Das Syndrom "Dieses Meeting hätte auch eine E-Mail sein können" grassiert in der Geschäftswelt. Nehmen Sie uns nicht beim Wort - Statistiken sagen mehr aus als Worte:
- Eine Umfrage unter 182 leitenden Angestellten ergab, dass 71 % der Befragten Meetings für ineffizient und unproduktiv halten
- Über die Hälfte der Mitarbeiter checken während Meetings E-Mails, schreiben Texte oder machen Multitasking
- Im Durchschnitt,werden monatlich 31 Stunden verschwendet für unproduktive Meetings
Positiv zu vermerken ist, dass Stand-up Meetings als zeitsparender als die meisten daher ist ihre Anwendung eine ausgezeichnete Möglichkeit, um Schläfrigkeit zu vermeiden. 🥱
In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie täglich kurze und angenehme Stand-ups durchführen können, die Ihr Team synchronisieren, ohne wertvolle Arbeitszeit zu vergeuden.
Was ist ein Stand-Up Meeting?
Ein Stand-up Meeting ist ein kurzes Check-in, bei dem Sie sich mit Ihrem Team austauschen und fertiggestellte und anstehende Aufgaben sowie Herausforderungen besprechen können. Es wurde populär gemacht durch software-Entwicklung teams, die den agilen Methodik -eine Reihe von Projekten management-Grundsätze fokussiert auf funktionsübergreifende Zusammenarbeit und ein iterativer Ansatz zur kontinuierlichen Verbesserung . 📈
Stand-ups werden normalerweise täglich durchgeführt, aber Sie können die Kadenz anpassen an Ihren Workflow an. Das Meeting kann zwischen fünf und 15 Minuten dauern, was ausreichen sollte, um die notwendigen Schritte zügig und effektiv zu erledigen.
Wie man ein Stand-Up Meeting durchführt
Der Mechanismus der täglichen Stand-up-Meetings ist einfach: Sie versammeln Ihr Team und lassen es abwechselnd drei Fragen beantworten:
- "Was haben Sie gestern zu erledigen?"
- "Was werden Sie heute zu erledigen haben? "
- "Gibt es etwas, das Ihren Fortschritt blockiert?"
Dies ist die so genannte "Round Robin"-Methode, aber Sie können auch die "Walk the Board"-Methode anwenden, bei der das gesamte Team jede Aufgabe auf dem Board in einer bestimmten Reihenfolge (normalerweise von links nach rechts) bespricht.
Stellen Sie sich die obigen Fragen als Schritte vor, die jedes Mitglied des Teams durchlaufen muss, damit das Meeting die gewünschten Ergebnisse bringt. Lassen Sie uns die einzelnen Schritte näher erläutern, damit Sie wissen, worauf Sie bei den Antworten achten müssen.
Frage 1: "Was haben Sie gestern zu erledigen?"
Diese Frage dient neben dem offensichtlichen Aufzählen der fertiggestellten Aufgaben mehreren wichtigen Zwecken. Sie zeigt, ob ein Mitglied des Teams in der Lage ist zeitkritische Aufgaben zu priorisieren gegenüber solchen, die warten können, was in einem schnelllebigen Umfeld von entscheidender Bedeutung ist. 🏃
Ansicht des Workloads eines Teams mit der Zeitleiste-Ansicht zur Nachverfolgung des Fortschritts und zur Anpassung der Fälligkeitsdaten von Aufgaben
In dieser Phase können Sie auch potenzielle Ineffizienzen und Fehler in der Planung aufdecken. Wenn zum Beispiel ein Mitglied des Teams sagt, dass es nicht viel zu erledigen hatte, während ein anderes mit Aufgaben überhäuft wurde, ist das ein klares Zeichen dafür, dass Sie den Workflow neu ausbalancieren und die Workload entsprechend anpassen sollten.
Schließlich kann der Austausch von Infos über fertiggestellte Aufgaben Ihrem Team helfen effizienter zusammenzuarbeiten und erhalten wertvolle Einblicke, die sie für ihre künftige Arbeit benötigen.
Vielleicht hat jemand eine Aufgabe abgeschlossen, die derjenigen ähnelt, an der ein anderes Mitglied des Teams als Nächstes arbeiten wird, und kann so seine Hilfe anbieten.
Frage 2: "Was werden Sie heute zu erledigen haben?"
Einer der wichtigsten Punkte eines täglichen Stand-ups ist es, die Weichen für den kommenden Tag zu stellen und sicherzustellen, dass die anstehenden Aufgaben mit dem übergeordneten Ziel in Einklang stehen. Mit diesem Schritt können Sie proaktiv wenig wertvolle Arbeit herausfiltern und die Effizienz Ihres Teams steigern.
Angenommen, Sie haben eine Schwachstelle in der Authentifizierung entdeckt, die dringend behoben werden muss. Wenn ein Mitglied Ihres Teams sagt, dass sein ursprünglicher Plan für den Tag darin bestand, eine weniger zeitkritische Aufgabe wie das Refactoring von Legacy Code abzuschließen, können Sie ihm sagen, dass es diese Aufgabe zurückstellen und an dem Sicherheitsproblem arbeiten soll.
Schnelle Ansicht, Hinzufügen, Zuweisen oder Kommentieren von Abhängigkeiten direkt in einer ClickUp Aufgabe
Das Sprechen über anstehende Arbeiten verhindert auch alle Arten von Missverständnissen. Es vermeidet Überschneidungen von Aufgaben, klärt Abhängigkeiten und stellt sicher, dass kritische Aufgaben erledigt werden. ✅
Frage 3: "Gibt es etwas, das Ihren Fortschritt blockiert?"
Die letzte Phase der Stand-up Meetings ist dem Aufdecken und Beseitigen von Blockaden gewidmet, wie z. B:
- Ein Mitglied des Teams hat keinen Zugang zu Informationen oder Tools, die es benötigt, um seine täglichen Aufgaben abzuschließen
- Sie müssen warten, bis eine Aufgabe, die jemand anderem zugewiesen wurde, abgeschlossen ist
- Eine Aufgabe muss erst genehmigt werden, bevor sie abgeschlossen werden kann
Ermutigen Sie Ihr Team, proaktiv auf Blocker zu reagieren, damit die gesamte notwendige Kommunikation findet während des Stand-ups statt. So vermeiden Sie unnötiges Hin und Her und weitere Meetings und machen den Weg frei, damit Ihr Team seine Ziele erreichen kann. 🎯
6 Tipps für effektive tägliche Stand-up-Meetings
Wenn Sie kurze Meetings wie tägliche Stand-ups durchführen, sollten Sie jede Minute zählen lassen . ⏱️
Nachfolgend finden Sie einige umsetzbare Tipps, wie Sie Verschwendung minimieren und sicherstellen können, dass jeder einen Wert aus dem Meeting zieht. Außerdem erfahren Sie, wie Sie Ihre Besprechungen auf die nächste Stufe heben können mit ClickUp -eine All-in-One-Plattform für Projektmanagement für agile Teams jeder Größe.
Tipp 1: Einfach halten
Stand-ups sollten schnell und dynamisch sein - versammeln Sie alle an einem Ort, lassen Sie sie die drei Schlüssel-Fragen beantworten, und lassen Sie sie ihrer täglichen Arbeit nachgehen. Um wendig zu bleiben, halten Sie sich an eine transparenten Prozess gepaart mit ein oder zwei einfachen Tools zur Verwaltung von Meetings.
Sie haben keine Zeit, sich durch Dokumente oder Tabellen zu wühlen, um sicherzustellen, dass nichts übersehen wird und die Nachverfolgung des Fortschritts des Projekts zu gewährleisten -Sie benötigen einen zentralisierten hub, um die Sichtbarkeit der wichtigsten Informationen für Ihre Mitglieder im Team zu gewährleisten. ClickUp Meetings lässt Sie diese Übersichtlichkeit genießen und minimiert die manuelle Arbeit während Ihrer Besprechungen. Sie können Checklisten für jedes Mitglied des Teams erstellen und kommentare zuweisen zu, um sicherzustellen, dass wichtige Details nicht unter den Tisch fallen.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Kommentare gesehen werden, indem Sie den Benutzern Kommentare direkt in Aufgaben zuweisen und eine schnelle Ansicht der zugewiesenen Kommentare in einer Checkliste erhalten
Mit der Option Super Rich Editing von ClickUp können Sie Notizen zu Meetings machen, wichtige Punkte hervorheben und verschiedene Arten von Inhalten einbetten, um alle Schlüsselideen an einem Ort zu halten. Wenn Ihr Workflow sich wiederholende Aufgaben wie Backlog-Verfeinerung und Code-Reviews umfasst, können Sie diese zu wiederkehrenden Aufgaben machen, so dass sie automatisch in Ihren Stand-ups erscheinen. 🔄
Wiederholende Aufgaben einrichten, um sich wiederholende Arbeiten bei der Erstellung von Meeting-Agenden zu vermeiden
Tipp 2: Legen Sie eine Zeit fest (und halten Sie sich daran)
Legen Sie eine bestimmte Zeit für Ihre Stand-up Meetings fest und halten Sie diese ein. Das sorgt für Struktur und Vorhersehbarkeit, was Ihrem Team hilft, organisiert zu bleiben und die Anwesenheit zu verbessern.
Wann das Meeting stattfinden soll, hängt von Ihrem Workflow ab. Im Idealfall führen Sie die Besprechung am Morgen durch, damit Ihr Team am Ende der Besprechung für den Tag gerüstet ist. Es muss nicht das erste sein, was Sie erledigen, aber stellen Sie sicher, dass das Meeting abgehalten wird, bevor Ihr Team bereit ist, die Ärmel hochzukrempeln.
Das ist leichter gesagt als erledigt in einem einstellung aus der Ferne besonders dann, wenn Ihre Teammitglieder weltweit verstreut sind. Es kann sein, dass Ihr Morgen für jemanden die Nacht ist, was die Dinge ziemlich verkompliziert.
Wenn Sie keine Zeit finden, die für alle passt, ist ein async stand-up vielleicht die einzige Möglichkeit. Das ist zwar nicht so effektiv wie ein Meeting in Echtzeit, aber immer noch besser, als ein Mitglied des Teams ganz aus dem Stand-up herauszuhalten.
Tipp 3: Verschaffen Sie sich einen umfassenden Überblick über Ihre Stand-ups
Unabhängig davon, ob Ihr Team vor Ort, hybrid oder vollständig dezentral arbeitet, ist das Letzte, was Sie wollen, dass Sie sich merken, was während eines Stand-ups passiert - oder erwarten, dass Ihr Team das erledigt. Es sollte ein Protokoll über alles Besprochene geben, um sicherzustellen, dass alle auf der gleichen Seite stehen.
Zumindest sollten Sie eine Tabelle erstellen, in der Sie die Anwesenheit, Aufgaben, Blocker und andere relevante Informationen jedes Mitglieds des Teams nachverfolgen können.
Es ist zwar nicht verkehrt, eine einfachen Tabellenkalkulation benötigen Sie eine robustere, intuitivere Lösung, bei der Sie nicht ein ganzes System von Grund auf neu erstellen müssen. Wenn Sie eine helfende Hand brauchen, ist die ClickUp Vorlage für tägliche StandUp Meetings kann eine unschätzbare Ergänzung zu Ihren Besprechungen sein.
Mit der ClickUp Daily StandUp Meeting-Vorlage können Sie Ihr Meeting mit Optionen wie benutzerdefinierten Status, benutzerdefinierten Feldern und benutzerdefinierten Ansichten strukturieren
Sie enthält alles, was Sie brauchen, um Ihre Meetings zu systematisieren und übersichtlich zu gestalten. Sie können Listen mit Aufgaben mit benutzerdefinierten Status und benutzerdefinierten Beschreibungen für Prioritäten erstellen, um eine klare Hierarchie zu definieren und dringende Arbeiten sofort zu erledigen. ⚡
Eine robuste Ansicht des Boards lässt Sie die Anwesenheit erfassen und sehen Sie die Aufgaben der einzelnen Mitglieder Ihres Teams, damit Sie immer den Überblick über den Fortschritt des Projekts behalten. Geben Sie diese umfassende Übersicht für Ihr Team frei, und Sie müssen sich keine Sorgen mehr über Projektsilos oder Missverständnisse machen.
Sie können das Team auch dazu ermutigen, seine Felder selbständig auszufüllen, was das bereits erwähnte Limit von Stand-ups in verschiedenen Zeitzonen etwas behebt.
Sagen Sie denjenigen, die nicht teilnehmen können, sie sollen es zu erledigen, sobald sie ihren Tag beginnen, und sie werden auf dem Laufenden bleiben.
Tipp 4: Behalten Sie eine klare Führung und Struktur bei
Bevor Sie mit der Durchführung von Stand-ups beginnen, sollten Sie einen Leiter bestimmen, der tagesordnungen erstellt und moderieren die Meetings. Wenn Sie die Scrum-Methodik -wie viele agile Teams- wird dies höchstwahrscheinlich die Scrum-Master .
Wenn nicht, kann es ein Produktmanager oder eine andere Führungskraft in einer ähnlichen Kapazität sein.
Die Tagesordnung sieht in der Regel etwa so aus:
- Ein Eisbrecher oder eine kurze lockere Unterhaltung zur Einstimmung
- Die drei Stand-up-Fragen (wenn Sie die Round-Robin-Methode verwenden)
- Verschiedenes zum Projekt
- Ziele und Elemente der Aktion
Natürlich ist dies nur ein Vorschlag, und es steht Ihnen frei, das Meeting so zu strukturieren, wie es Ihrem Team und Ihrem Workflow entspricht.
Wenn Sie eine Plattform für die Entwicklung einer effektiven Tagesordnung benötigen, können Sie Folgendes verwenden ClickUp Dokumente -an KI-gestütztes tool mit dem Sie alle Arten von Dokumenten erstellen können, von einfachen meeting-Notizen zu umfassenden Wikis. 📃
ClickUp Docs bietet unzählige Anpassungs- und Formatierungsmöglichkeiten. Mit den /Slash-Befehlen können Sie Code-Blöcke, Widgets, anklickbare Schaltflächen und andere interaktive Elemente hinzufügen, die zu dynamischen Agenden beitragen.
Verwenden Sie Slash-Befehle in ClickUp Docs, um Ihre Agenda mühelos zu formatieren und zu bearbeiten
Mit ClickUp Docs können Sie auch Elemente für Aktionen zuweisen, Meetings zusammenfassen und viele andere Aufgaben abschließen, die Sie mit ClickUp automatisieren können ClickUp AI . Die fähiges KI tool kann Ihnen viel Arbeit abnehmen, so dass Sie mehr Zeit haben, sich auf das eigentliche Meeting zu konzentrieren.
Tipp 5: Bleiben Sie auf Ihre Ziele fokussiert
Effektive Stand-up Meetings sind mehr als nur eine einfache Kontrolle - sie helfen Ihnen bei der Nachverfolgung Ihrer Ziele für den Sprint und sorgen dafür, dass Ihr Team nicht vom Kurs abweicht. Jedes Stand-up sollte Ihnen genau sagen, wie nah Sie dem Ziel sind und ob Sie noch etwas zu erledigen haben ihren Workflow zu optimieren .
Um dies zu erreichen, brauchen Sie eine Möglichkeit, den Fortschritt jenseits von Zahlen und Statusaktualisierungen darzustellen. Für eine umfassende, visuell ansprechende Übersicht können Sie Folgendes verwenden ClickUp Ziele .
Ob Sie nun ihre OKRs nachverfolgen (Objectives and Key Results), Sprint-Zyklen oder bestimmte Ziele zu verfolgen, bietet Ihnen ClickUp Goals ein interaktives Dashboard mit allen Features, die Sie brauchen, um den Überblick über Ihre Fortschritte zu behalten.
Verfolgen Sie mit ClickUp Goals ganz einfach Ihre Sprint-Zyklen, Meilensteine und den gesamten Fortschritt Ihres Projekts.
Zum Beispiel können Sie alle Aufgaben innerhalb eines Sprints mit einem übergreifenden Ziel verbinden, und die Leiste füllt sich automatisch, wenn Ihr Team Aufgaben als abgeschlossen markiert. Sie können auch Fortschritts-Rollups erstellen für meilensteine innerhalb des Ziels und erhalten einen detaillierten Einblick in die letzten Aktualisierungen. 🔔
Mit ClickUp Goals gibt es keinen Platz mehr für Rätselraten und Verwirrung. Legen Sie Ihre Einzelziele fest, weisen Sie Aufgaben und Fristen zu, und schon haben Sie eine festen Überblick über Ihr Backlog um sicherzustellen, dass er nicht aus dem Ruder läuft.
Tipp 6: Setzen Sie eine Nadel in komplexe Probleme
gestern > Heute > Blocker > Erledigt!_
So sollten Stand-up Meetings aussehen - nicht mehr und nicht weniger. Und doch können viele Themen auftauchen, die weitere Diskussionen erfordern. Das Letzte, was Sie tun sollten, ist, sich in ihnen zu verzetteln, denn das ist ein sicherer Weg, das Meeting in die Länge zu ziehen. 🐌
Legen Sie stattdessen das Problem auf die lange Bank und sagen Sie einem Mitglied Ihres Teams, dass Sie es separat besprechen können, sobald die Besprechung vorbei ist. Auf diese Weise hat jeder die Möglichkeit, alle notwendigen Fragen zu klären, und das Meeting geht zügig voran.
Häufige Stand-Up-Herausforderungen (und wie man sie überwindet)
Auch bei sorgfältiger Planung und Organisation kann es vorkommen, dass Ihre Stand-ups nicht immer so verlaufen, wie Sie es sich wünschen. Gehen wir einige häufige Fallstricke und Taktiken für den Umgang mit ihnen durch. 💡
Unregelmäßige Teilnahme
Es ist zwar normal, dass ein Teammitglied in seltenen Fällen nicht zur Besprechung erscheint, wenn es nicht verfügbar ist, aber das sollte nicht zur Regel werden. Es macht den einzigen Zweck der täglichen Besprechungen zunichte, denn ohne Einblick in die Aufgaben, Fortschritte und potenziellen Hindernisse der einzelnen Teammitglieder können Sie nicht sicherstellen, dass Ihr Team aufeinander abgestimmt ist.
Um die Nichtteilnahme zu minimieren, sollten Sie dafür sorgen, dass Ihr Team die Bedeutung von Stand-ups versteht. Kommunizieren Sie ihren Wert klar und weisen Sie darauf hin, dass es sich nicht um eine weitere lästige Richtlinie handelt, sondern um etwas, das dem Team direkt zugute kommt und seinen Workflow vereinfachen kann.
Wenn das nicht klappt, können Sie Ihr Team durch Anreize und/oder Abschreckung motivieren. Es muss nichts Übertriebenes sein - denken Sie an etwas Einfaches wie ein Glas, in dem man nicht auftaucht, oder eine kleine token der Wertschätzung für regelmäßige Anwesenheit. 🎖️
Zeitliche Ineffizienzen
Es gibt viele Gründe, warum Ihre Meetings länger dauern können als geplant, vor allem
- Einige Mitglieder des Teams nehmen zu viel Zeit in Anspruch
- Der Schwerpunkt liegt zu sehr auf der Problemlösung
- Sie verwenden ein ineffizientes Meeting-Management oderplattform für die Kommunikation im Team Die Vermeidung oder Behebung solcher Probleme liegt in der Verantwortung des Moderators. Sie sollten nicht zögern, Teammitgliedern das Wort zu entziehen, wenn sie zu sehr ins Detail gehen und anderen die Zeit stehlen. Weisen Sie jedes Mitglied des Teams darauf hin, dass es eine festgelegte Zeitspanne hat, um die notwendigen Fragen zu beantworten, und dass es sich kurz fassen sollte. ⏲️
Erstellen Sie Timesheets, um die verfolgte Zeit über Aufgaben und Speicherorte hinweg zu sammeln und anzuzeigen und so einen schnellen Einblick in Ihren Fortschritt zu erhalten
Zu Beginn, wenn sich das Team noch an die Stand-ups gewöhnt, sind einige Abweichungen von den zugewiesenen Zeitfenstern zu erwarten. Achten Sie auf die Hauptursachen für Zeitverschwendung und passen Sie Ihre Meetings mit der Zeit an, um sie zu straffen.
Kommunikationsblöcke
Nicht jedem fällt es leicht, in einer Gruppe zu sprechen. Das ist besonders dann der Fall, wenn ein Mitglied des Teams Schwierigkeiten hat, eine Aufgabe abzuschließen, denn es könnte sich schämen oder befürchten, inkompetent zu wirken, wenn es um Hilfe bittet oder über Blockaden spricht.
Es gibt mehrere Möglichkeiten, mit diesem Problem umzugehen. Die oben erwähnten Eisbrecher können die Stimmung auflockern und dafür sorgen, dass sich Ihre Mitglieder im Team wohler fühlen. Wenn Sie bemerken, dass sich einer von ihnen immer noch unwohl fühlt, können Sie ihn als Letzten sprechen lassen, damit andere den Ton angeben und die Situation weniger beängstigend erscheinen lassen können.
Wenn Sie nicht alle Einzelheiten erfahren, fragen Sie explizit nach, um das Mitglied des Teams zu ermutigen, das Wort zu ergreifen. Durch Übung und Wiederholung sollte es ihnen leichter fallen, sich einzubringen und alle relevanten Informationen freizugeben. 🗣️
Steh auf, steh auf!
Die Beherrschung eines täglichen Stand-up Meetings ist eine lohnende Investition, denn es kann Ihren Workflow straffen und Ihre Sprints für das gesamte Team aufladen. Ein gut durchgeführter Stand-up kann Ihr Team auch für den kommenden Tag motivieren und ihm helfen, produktiv und motiviert zu bleiben - bis zum nächsten Stand-up. 🤩
Wie Sie gesehen haben, kann ClickUp Ihnen helfen, diese Vorteile zu nutzen, indem es Ihnen hilft, Ihre täglichen Stand-up Meetings mühelos zu strukturieren und durchzuführen.
Wenn Sie die vielen Features von ClickUp nutzen möchten, um sicherzustellen, dass bei Ihren Besprechungen keine Zeit verschwendet wird, melden Sie sich noch heute für ClickUp an !