Einen effektiven Sitzungsbericht verfassen: Produktive Tipps für die Teamzusammenarbeit [mit Vorlagen]

Wenn Ihr Arbeitstag wie eine endlose Saga erscheint, in der Sie von einem Meeting zum nächsten hetzen, werden Sie die lebensrettende Kunst des Verfassens einer guten Zusammenfassung zu schätzen wissen. Es handelt sich um einen einfachen Text, aber wenn er geschickt verfasst ist, kann er die wichtigsten Informationen aus geschäftigen Meetings aller Art und Größenordnung wunderbar zusammenfassen.

Für viele Teams kann das Verfassen aufschlussreicher Zusammenfassungen eine enorme Herausforderung darstellen. Das Problem ist, dass die Teammitglieder den ganzen Tag mit E-Mails, Meetings und Slack-Nachrichten überhäuft werden, was zu einer Informationsüberflutung führt. Und wenn es dann endlich an der Zeit ist, die Besprechungsnotizen zu schreiben, ist ihr Gehirn völlig überlastet und sie können sich nicht einmal mehr an den vollständigen Kontext der Ereignisse erinnern.

In diesem Leitfaden besprechen wir, wie Sie Zusammenfassungen von Meetings angehen sollten und wie Sie diese am besten zeitnah verfassen.

Bonus: Wir stellen Ihnen außerdem ClickUp vor, ein KI-gestütztes Tool für das Meeting-Management und das Erstellen von Notizen, das Ihnen und Ihrem Team das Leben erleichtern kann. 🤩

Der Prozess des Verfassens einer effektiven Zusammenfassung eines Meetings: 5 Schritte

Die Erstellung einer Zusammenfassung beim Meeting ist keine Raketenwissenschaft – sie muss lediglich klar und prägnant sein, ähnlich wie eine Projektgrundlage oder ein Briefing-Dokument, mit dem Ziel:

Das Problem beim Verfassen einer effektiven Zusammenfassung eines Meetings ist oft nur ein menschliches oder verfahrenstechnisches Limit. Dies muss jedoch keine schwierige Aufgabe sein, wenn Sie unseren einfachen Fünf-Schritte-Ansatz unten befolgen. 🔽

Schritt 1: Legen Sie die Logistik für das Verfassen von Zusammenfassungen fest

Mit Logistik meinen wir die Wer, Wann und Was der Zusammenfassung des Meetings, die für das gesamte Unternehmen gilt. Sie sollten:

Schritt 2: Machen Sie sich während des gesamten Meetings ausführliche Notizen

Um eine gute E-Mail mit einer Zusammenfassung des Meetings zu erstellen, sollte der designierte Protokollführer seine Notizen während des Meetings machen – nicht danach. Die Idee dahinter ist, die wichtigsten Gesprächspunkte wie ausgetauschte Schlüsselinformationen, Entscheidungen und vorgeschlagene Aufgaben in Echtzeit festzuhalten.

Es ist nicht nur wichtig, das Gesagte aufzuschreiben – bei manchen Meetings müssen Sie auch Notizen machen zu dem, was von wem zu wem gesagt wurde. Außerdem müssen Sie hier intuitiv vorgehen und alle während des Meetings angesprochenen Probleme oder Informationen notieren, die die Beteiligten wissen sollten, z. B. wer für eine Maßnahme verantwortlich ist, welches Fälligkeitsdatum gilt und ähnliche wichtige Details.

Der Protokollführer muss während des gesamten Meetings aufmerksam sein, um sicherzustellen, dass er dem Leser des Protokolls ein vollständiges Bild vermittelt, da dieser möglicherweise nicht immer während des Meetings anwesend ist oder sich nicht an die Live-Diskussion erinnert.

Noch besser wäre es, wenn die Rohnotizen in diesem Schritt nach Themen geordnet würden, damit die Details später leichter zu bearbeiten sind. 🔍

Schritt 3: Entwerfen Sie die E-Mail mit der Zusammenfassung des Meetings

Stellen Sie sich vor, Sie befinden sich auf einer ereignisreichen Reise. Wenn Sie Ihre Erfahrungen mit einem Freund teilen, werden Sie wahrscheinlich die wichtigsten Höhepunkte erwähnen und ihn nicht mit stündlichen Updates langweilen. Genau darum geht es in diesem Schritt!

Die E-Mail mit der Zusammenfassung des Meetings sollte einen schnellen und aussagekräftigen Überblick über das gesamte Meeting bieten, ohne den Leser mit jedem einzelnen Detail zu überfordern. 🧐

Schreiben Sie nach Ende des Meetings alle wichtigen Details, die besprochen wurden, in zusammenhängender Form auf. Im Wesentlichen geht es darum, Ihre umfangreichen Notizen zu überarbeiten, irrelevante Teile zu streichen und die wichtigsten Punkte in der richtigen Reihenfolge mit leicht verständlichen Sätzen anzuordnen.

Schritt 4: Fügen Sie Ihrer E-Mail Begleitdokumente bei

Angenommen, Sie befinden sich in einem Meeting des Teams, in dem ein neuer Projektvorschlag diskutiert wird, und während der gesamten Diskussion verweist der Teamleiter auf Dokumente wie Projektpläne, Datendiagramme und Marketingstrategien.

Diese Dokumente enthalten wichtige Erkenntnisse und Details, die für das Verständnis des Umfangs des Projekts und der Anforderungen unerlässlich sind. Eine Zusammenfassung des Meetings ohne diese Dokumente zu erstellen, ist daher ein absolutes No-Go! ❌

Durch Hinzufügen dieser Dokumente kann Ihr Team Kontextdaten einfacher finden, ohne eine Vielzahl von E-Mails oder Dateien durchsuchen zu müssen. Außerdem erhalten alle Mitarbeiter gleichen Zugriff auf Informationen, sodass alle auf dem gleichen Stand sind.

Sie haben zwei Möglichkeiten: Fügen Sie Links zu den Online-Speicherorten der Dateien ein oder erstellen Sie einen Anhang mit den relevanten Ressourcen für die Zusammenfassung. 🔗

Schritt 5: Planen Sie im Voraus, wer die E-Mail mit der Zusammenfassung des Meetings erhalten soll.

Nachdem Sie sichergestellt haben, dass alle relevanten Dokumente in Ihrer Zusammenfassung enthalten sind, besteht der nächste wichtige Schritt darin, zu entscheiden, wer diese Zusammenfassung erhalten soll. Denken Sie darüber nach:

Die Rolle der KI bei der Erstellung einer guten Zusammenfassung eines Meetings

Sprechen wir das Offensichtliche an. 🐘

Ist es sinnvoll, Zusammenfassungen mit Hilfe künstlicher Intelligenz (KI) zu schreiben? Ja!

Heutzutage finden die meisten Meetings online statt, und der Einsatz von KI ist eine hervorragende Möglichkeit, Ihren Zusammenfassungsprozess effizienter zu gestalten. In Kombination mit Meeting-Software können KI-Tools Kommunikationsaufgaben vereinfachen und Schreibprozesse automatisieren, sodass sich die Mitglieder des Teams auf wichtigere Brainstorming- oder Problemlösungsaktivitäten konzentrieren können.

Hier sind fünf Möglichkeiten, wie KI den Prozess der Zusammenfassung von Meetings verbessert hat:

KI-gestützte Zusammenfassungen sind kein futuristisches Konzept mehr, sondern bereits Realität. Viele Technologiegiganten wie Microsoft setzen KI erfolgreich ein, um Meeting-Protokolle zu erstellen.

6 Tipps zur Steigerung der Effektivität von Meeting-Zusammenfassungen

Wir wiederholen uns vielleicht, aber der beste Tipp ist, Zusammenfassungen von Meetings kurz und prägnant zu halten. Wenn Sie sich auf die Klarheit des Textes konzentrieren, stellen Sie sicher, dass alle Mitglieder des Teams die wichtigsten Punkte leicht verstehen können.

Wir haben sechs Tipps und Best Practices für die Erstellung besserer Meeting-Zusammenfassungen zusammengestellt. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie diese unvermeidliche Aufgabe mit den Meeting- und Kommunikationsfunktionen in ClickUp um ein Vielfaches einfacher werden kann. 💯

1. Nutzen Sie die Tagesordnung für jedes bevorstehende Meeting optimal

Die Grundlage für eine gute Zusammenfassung ist oft eine solide Tagesordnung für das Meeting.

Ihre Meeting-Agenda ist Ihr zuverlässiger Leitfaden für das Anfertigen von Notizen während eines Meetings. Sie enthält bereits alle wichtigen Themen, Kernpunkte, Fragen und Ziele, die besprochen werden sollen, übersichtlich an einem Ort zusammengefasst. Das macht es viel einfacher, den Überblick zu behalten, insbesondere wenn Sie das Meeting leiten und gleichzeitig Notizen machen möchten.

ClickUp bietet eine Reihe von Vorlagen für Tagesordnungen, mit denen Sie vor dem Meeting eine ausgewogene Tagesordnung erstellen können. Die ClickUp-Vorlage für Meeting-Tagesordnungen beispielsweise verfügt über eine universelle Struktur, die für jedes Meeting geeignet ist. Die ClickUp-Vorlage für All-Hands-Meetings hingegen eignet sich ideal für unternehmensweite Meetings.

Wenn Sie Notizen machen, können Sie ClickUp Docs verwenden, um die Punkte schneller aufzuschreiben. Dabei handelt es sich um das zentralisierte Dokumentenmanagementsystem der Plattform, mit dem Sie Elemente der Tagesordnung, Notizen und Aktionspunkte für Meetings in Echtzeit erstellen und gemeinsam bearbeiten können. Sie können:

2. Unvorbereitet? Machen Sie sich mit einem Notepad oder einer Vorlage für Zusammenfassungen der Meetings Notizen.

Es ist nicht immer möglich, Google Docs oder ähnliche Dokumente zu öffnen, um Notizen zu machen, insbesondere wenn Sie gerade telefonieren oder völlig unvorbereitet in ein spontanes Online-Meeting geraten. Wenn Sie schnell Notizen machen oder Ihre Ideen festhalten müssen, sollten Sie traditionelle Notepad-Blöcke oder Notepad-Tools in Betracht ziehen.

Sie können beispielsweise den ClickUp Notepad auf Desktop- und Mobilgeräten verwenden, um auf unkomplizierte Weise Meeting-Protokolle zu erstellen. Sie können Ihre Notizen jederzeit bearbeiten. 📝

Der ClickUp Notepad bietet einige großartige Features zum Erstellen schneller Zusammenfassungen, darunter:

ClickUp bietet auch eine Sammlung kostenloser Vorlagen für Besprechungszusammenfassungen. Sie müssen diese nur zu Ihrem ClickUp-Workspace hinzufügen und können dann in den dafür vorgesehenen Abschnitten Notizen hinzufügen. Wenn Sie beispielsweise eine Gruppe von Bauarbeitern sind, können Sie die ClickUp-Vorlage für Baubesprechungsprotokolle verwenden, um Ihren Fortschritt und Projektbeschlüsse zu verfolgen.

Sehen Sie sich einige unserer bevorzugten Vorlagen für Zusammenfassungen von Meetings an:

3. Erstellen Sie eine Liste mit Aktionspunkten und weisen Sie sie zu, damit alle auf dem gleichen Stand sind.

Viele Protokollführer haben Schwierigkeiten, Aktionspunkte aus dem Meeting herauszuarbeiten. Die Lösung hierfür besteht darin, eine Liste aller Aktionspunkte anzulegen und die für die Umsetzung verantwortlichen Personen zu benennen. Im Wesentlichen setzen wir so Worte in Taten um.

Dies kann in drei Schritten erfolgen:

Mit ClickUp Aufgaben können Sie schnell Aufgaben oder Unteraufgaben aus den Meeting-Notizen erstellen. Dazu müssen Sie lediglich den relevanten Teil der Notizen mit einem Rechtsklick auswählen, Aufgabe erstellen/Unteraufgabe erstellen wählen und einen oder mehrere Mitarbeiter hinzufügen.

Das ist noch nicht alles: Sie können die Meeting-Teilnehmer als Beobachter zur Aufgabe hinzufügen, damit sie über den Fortschritt der Aufgabe oder neue Entwicklungen auf dem Laufenden bleiben. 👀

4. Verwenden Sie Aufzeichnungen und Transkripte von Meetings

Sie können Transkriptionstools verwenden, um die Unterhaltungen während des Meetings in Text umzuwandeln. Anstatt sich ausschließlich auf schriftliche Notizen zu verlassen, kann Ihr Protokollführer auch Bildschirmaufzeichnungen nutzen, um eine visuelle und akustische Aufzeichnung des Meetings zu erhalten und sicherzustellen, dass nichts übersehen oder missverstanden wird.

Mit Clip, dem kostenlosen Bildschirmaufzeichnungstool von ClickUp, können Sie ganz einfach Ihren Desktop-Bildschirm aufzeichnen und die Aufzeichnung sofort ansehen, ohne sie herunterladen zu müssen. Egal, ob Sie einen komplexen Prozess erklären oder Details aus einem Client-Meeting speichern möchten, Clip ist genau das Richtige für Sie. 🎬

Sie können wählen, ob Sie Folgendes aufzeichnen möchten:

Sobald Ihre Aufzeichnung fertiggestellt ist, teilen Sie sie über einen freigegebenen Link mit dem Protokollführer oder Ihren Clients.

5. Fassen Sie wichtige Momente und Entscheidungen mit ClickUp AI zusammen.

ClickUp AI kann beim Verfassen von Meeting-Zusammenfassungen eine große Hilfe sein. Es kann Ihre groben Notizen formatieren, um Grammatik, Tonfall und Stil zu korrigieren und alles für ein professionelles Erscheinungsbild zu strukturieren. Es kann sogar Aktionspunkte für Sie herausziehen, sodass Sie keine Zeit damit verschwenden müssen, diese manuell zu suchen.

Darüber hinaus nutzt das Feature „ClickUp Meeting Summaries” fortschrittliche Technologie, um die Zusammenfassung von Meetings zum Kinderspiel zu machen. Sobald das Meeting erledigt ist, übernimmt ClickUp die mühsame Arbeit, indem es die Aufzeichnung oder das Transkript mithilfe von KI analysiert und wichtige Details wie Aktionspunkte, Entscheidungen und Kernpunkte festhält.

ClickUp erstellt dann eine Zusammenfassung des Meetings mit allen notwendigen Informationen und Aufgaben. Sie können die Zusammenfassung bei Bedarf anpassen und sofort mit dem gesamten Team freigeben.

Wenn Sie eine Zusammenfassung eines vergangenen Meetings erneut aufrufen, können Sie diese auch mithilfe von KI zusammenfassen, um schneller darin zu navigieren.

6. Verwenden Sie eine Folge-E-Mail oder einen Text

Bei der Zusammenarbeit mit Teams aus verschiedenen Abteilungen und Zeitzonen kann es schwierig sein, nach einem Meeting den Überblick darüber zu behalten, wer für was verantwortlich ist. Eine Zusammenfassung des Meetings kann nur als Momentaufnahme dessen dienen, was besprochen wurde. Möglicherweise müssen Sie zusätzliche Schritte unternehmen, um den Status der vorgeschlagenen Aufgaben zu überprüfen.

Wenn Sie nicht für alles eine E-Mail versenden möchten, nutzen Sie einfach die direkteren Kommunikationswerkzeuge innerhalb von ClickUp, wie z. B. die Features Chat-Ansicht, @mentions und Zugewiesener Kommentar. Mit ihnen können Sie die Mitarbeiter, die für eine Aufgabe zuständig sind, für schnelle Updates taggen und so sicherstellen, dass sie keine wichtigen Termine oder Erinnerungen verpassen.

Nutzen Sie die ClickUp Meetings Suite für Ihr nächstes Meeting

Die ClickUp Meetings Suite ist nicht nur eine Hilfe für Besprechungszusammenfassungen, sondern unterstützt Sie beim gesamten Besprechungsprozess. Zunächst einmal können Sie damit mithilfe der Kalender-Ansicht Besprechungen für das gesamte Team planen.

Sie können Ihren Google Kalender mit ClickUp synchronisieren , um sicherzustellen, dass alle Meeting-Details wie Meeting-Termin, Ziel-Punkte und geschätzte Zeit für jedes Element in Ihrem Kalender-Ereignis enthalten sind. 📆

Für Meetings, die regelmäßig stattfinden, z. B. jeden Montag um 9:00 Uhr, können Sie wiederholende Aufgaben einrichten. Auf diese Weise erstellt ClickUp automatisch Aufgaben für den nächsten Meeting-Termin, was Ihnen Zeit und Mühe spart. Sie können auch Tools wie Zoom verbinden, um Meetings direkt von der Plattform aus zu starten.

Um den Überblick zu behalten, empfehlen wir Ihnen, einen speziellen Ort für alle Meetings Ihrer Teams zu schaffen – beispielsweise einen Ordner.

In diesem Besprechungs-Ordner können Sie separate Listen für verschiedene Arten von Besprechungsinhalten anlegen. Sie könnten beispielsweise eine Liste für große Teambesprechungen und eine weitere für Einzelgespräche erstellen. Jede Liste enthält Aufgaben, die einzelne Meetings repräsentieren, sodass Sie Aktualisierungen und Notizen direkt in der Aufgabe verfolgen können.

Ihre Meeting-„Aufgaben“ können viel mehr leisten, als nur präsent zu sein. Sie können Features wie die folgenden nutzen:

Probieren Sie während des Meetings das ClickUp Whiteboard für die Zusammenarbeit in Echtzeit aus – brainstormen Sie mit den Meeting-Teilnehmern und erstellen Sie direkt auf der Leinwand umsetzbare Aufgaben!

Effektive Zusammenfassungen von Meetings schreiben: Notieren Sie Ihr nächstes Meeting mit ClickUp

Verabschieden Sie sich von langwierigen Meetings, nach denen sich alle verloren fühlen! Mit deneffektiven Tools und Vorlagen von ClickUp zur Organisation und Zusammenfassung von Meetings erhalten Sie einen übersichtlichen Überblick über jedes Meeting, einschließlich klarer Aktionspunkte und neuer Fristen. Keine Verwirrung mehr – nur eine kurze Zusammenfassung, damit alle auf dem Laufenden bleiben.

Melden Sie sich bei ClickUp an und Sie müssen sich nie wieder über unproduktive Meetings ärgern. 🌻

Häufig gestellte Fragen erneut aufgreifen

1. Wie nennt man es, wenn man ein Meeting zusammenfasst?

Die meisten Teams würden es als Meeting-Zusammenfassung bezeichnen – andere Begriffe sind Meeting-Rückblick, tägliches StandUp-Meeting (in agilen Teams), Meeting-Protokoll, Diskussionszusammenfassung und Diskussionsmemorandum (sehr formell).

2. Wie fasst man nach einem Meeting zusammen?

Beginnen Sie damit, den Grund für das vorherige Meeting zu skizzieren. Notieren Sie dann kurz die Tagesordnungspunkte. Verwenden Sie Aufzählungspunkte oder Listen, um die besprochenen Themen und wichtigen Entscheidungen festzuhalten. Achten Sie darauf, Aufgaben oder Maßnahmen aufzunehmen, die nach dem Meeting weiterverfolgt werden müssen.

3. Wie verfasst man nach einem Meeting eine E-Mail mit einer Zusammenfassung?

Hier sind einige Hinweise, die Sie in Ihre E-Mail mit der Zusammenfassung des Meetings aufnehmen können:

Beziehen Sie sich auf die zuvor erwähnten detaillierten Schritte, um eine hochwertige Zusammenfassung zu erstellen.