Waren Sie sich schon einmal im Unklaren darüber, wer was in einem Projekt zu erledigen hat?
Standardmäßig würden Sie dann ein Meeting einberufen und hoffen, dass alles klappt. Da alle Beteiligten das gleiche Ziel verfolgen, verschwimmen die Zuständigkeiten oft. Die Verwischung der Zuständigkeiten, insbesondere in Feuerwehreinsätzen oder Ad-hoc-Situationen, führt zu einer Überschneidung der Ressourcen.
Die perfekte Lösung für diesen Wahnsinn ist eine Vereinbarung über die Arbeit im Team.
Von der Verfügbarkeit bis zur Fokussierung des individuellen Aufwands schaffen diese Dokumente Vertrauen und strategische Ausrichtung.
Möchten Sie Struktur schaffen und die Produktivität steigern? In diesem Artikel erfahren Sie alles darüber, warum Sie eine Vereinbarung über die Arbeit im Team brauchen und wie Sie eine solche erstellen können.
Was ist eine Arbeitsvereinbarung für Teams?
Eine Arbeitsvereinbarung ist ein Teamvertrag, den eine Führungskraft erstellt, um festzulegen, wie mitglieder zusammenarbeiten werden effektiv zusammenarbeiten. Sie setzt die Erwartungen für Kommunikation, Entscheidungsfindung und Verantwortlichkeiten
Effektive Team-Arbeitsvereinbarungen erfüllen die folgenden Zwecke:
- Sie umreißen die spezifischen Prozesse und Verfahren, die das Team befolgen wird, um Folgendes zu erreichenprojekt-Ergebnissealles von Kommunikationsprotokollen bis hin zu Entscheidungsfindungsmethoden
- Sicherstellen, dass alle Beteiligten die Ziele, Werte und den allgemeinen Ansatz der Arbeit des Teams verstehen und sich darüber einig sind
- Bereitstellung eines Rahmens fürumgang mit potenziellen Konflikten und Herausforderungen, bevor sie eskalieren
Schlüsselkomponenten einer Arbeitsvereinbarung im Team
Nachdem die Grundlagen geklärt sind, folgen nun die wichtigsten Bestandteile einer effektiven Vereinbarung für die Arbeit im Team, die Sie verwenden können, um effiziente und agile Teams zu bilden :
Rollen und Verantwortlichkeiten
Sobald die projektumfang ist, besteht der erste Schritt darin, die Rolle und die Zuständigkeiten der einzelnen Mitglieder des Teams innerhalb des Projekts oder des Teams zu definieren. Dies ist vor allem während des Onboarding-Prozesses hilfreich, um sicherzustellen, dass jeder seine Ziele versteht, und um Verwirrung oder Überschneidungen zwischen bestehenden und neuen Teammitgliedern zu vermeiden.
Fügen Sie außerdem ein Verfahren zur Neuzuweisung von Aufgaben oder ein Vertretungssystem hinzu, damit die Verfügbarkeit die Leistung nicht beeinträchtigt.
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Kommunikations- und Arbeitsprotokolle
Der zweite Teil jeder Arbeitsvereinbarung eines Teams ist die Festlegung der Art und Weise, wie man miteinander kommuniziert. Dazu gehören bevorzugte Kommunikationskanäle, Reaktionszeiten und Eskalationsverfahren für dringende Angelegenheiten.
Team-Arbeitsvereinbarungen müssen auch einen detaillierten Abschnitt für Arbeitszeiten, Verfügbarkeit und Urlaubsplanung enthalten, um Ihr Geschäft bei der Verwaltung der Ressourcen zu unterstützen.
In den Arbeitsvereinbarungen sollten außerdem Kommunikationsetiketten wie Tonfall und Sprache festgelegt werden, damit die Mitglieder die Werte Ihres Unternehmens auf derselben Seite sehen.
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Entscheidungsfindungsprozess
Projektteams sehen sich im Laufe des Fortschritts des Projekts häufig mit Veränderungen konfrontiert: Kosten müssen genehmigt, Prozesse optimiert und Ressourcen neu ausgerichtet werden.
Um dies reibungslos zu bewältigen, werden in Team-Vereinbarungen folgende Punkte festgelegt entscheidungsfindung methoden. Diese können einen Konsens, eine Mehrheitsabstimmung oder die Benennung eines Entscheidungsträgers beinhalten.
Am besten ist es, auch ein Verfahren für die Überprüfung von Entscheidungen zu skizzieren, falls erforderlich. Eine ideale Vereinbarung betont auch, wie wichtig es ist, die endgültige Entscheidung zu respektieren, selbst wenn es unterschiedliche Meinungen gibt.
Konfliktlösung
Einer der wichtigsten Bestandteile einer Vereinbarung über die Arbeit im Team ist ein Verfahren zur Behandlung und Lösung von Konflikten. Dazu können benannte Vermittler, offene Kommunikationskanäle oder festgelegte Verfahren zur Deeskalation gehören.
Ermutigen Sie dazu, Konflikte frühzeitig und direkt anzusprechen. Fördern Sie eine Kultur des Respekts, in der sich alte und neue Mitglieder wohl fühlen, wenn sie ihre Bedenken ohne Angst vor Vergeltung äußern, um Missverständnisse zu vermeiden.
Meeting-Richtlinien
Niemand will ein Meeting, das ins Leere läuft. Arbeitsvereinbarungen im Team legen fest, wie Team-Meetings ablaufen sollen, einschließlich Häufigkeit, Kommunikation der Tagesordnung, Zeitmanagement und Teilnahmeetikette, um produktive und konzentrierte Meetings zu gewährleisten.
Überlegen Sie, ob Sie Rollen wie Zeitwächter, Scrum-Master oder Notizenmacher zuweisen wollen.
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Wie man eine Arbeitsvereinbarung für ein Team erstellt
Hier finden Sie eine Anleitung in sechs Schritten zur Erstellung von Arbeitsvereinbarungen im Team, um die Zusammenarbeit und ein gemeinsames Verständnis der Team-Normen zu fördern. Wir gehen auch darauf ein, wie ClickUp's Ressourcenmanagement-Lösung macht diesen Prozess nahtlos.
Schritt 1: Sammeln von Input
Um Arbeitsvereinbarungen zu erstellen, sollten Sie zunächst die Meinung aller Mitglieder des Teams einholen. Das Sammeln dieser Informationen hilft den Teammanagern, die Perspektiven und Anliegen aller zu berücksichtigen und das Gefühl der Eigentümerschaft zu fördern
Im Folgenden finden Sie einige Fragen, die Sie beantworten sollten, um den Prozess zu vereinfachen:
- Welche Kommunikationsmethoden sind für alle am besten geeignet?
- Was sind die bevorzugten Arbeitszeiten und die Verfügbarkeit?
- Haben Sie bestimmte Ziele für das Projekt oder das Profil?
- Wie will das Team mit Konflikten oder Unstimmigkeiten umgehen?
- Was sind die bevorzugten Entscheidungsprozesse?
- Welche Unterstützung brauchen die Mitglieder des Teams voneinander, um die Ziele des Teams erfolgreich zu erledigen?
Input sollte durch Einzelchats oder Feedback Formulare gesammelt werden. ClickUp bietet dafür spezielle Tools an, die dies mühelos ermöglichen.
mit ClickUp Chat können Sie sofort Kontakt aufnehmen, Notizen erstellen und jedes Mitglied Ihres Teams taggen ClickUp Chat ist eine hervorragende Chat-Plattform, die das Sammeln von Beiträgen von Mitgliedern des Teams vereinfacht. Wenn Sie eine ausführliche Stellungnahme wünschen, taggen Sie die betreffende Person und beginnen Sie sofort eine Diskussion.
Auch das Starten einer Gruppendiskussion oder das Erstellen einer Aufgabe zur Nachverfolgung ist in ClickUp Chats einfach und eignet sich ideal für die Überprüfung oder Verhandlung spezifischer Arbeitsvertragsklauseln.
verwenden Sie zugewiesene Kommentare in ClickUp, um sicherzustellen, dass jedes Feedback des Teams beantwortet und gelöst wird
Mitglieder des Teams können Zugewiesene Kommentare in ClickUp um ihre Gedanken zu bestimmten Bedingungen oder Einschlüssen in der Vereinbarung freizugeben. Die Teamleiter klären dann das Problem und stellen einen Konsens her.
vereinfachen Sie die Erfassung von Eingaben und visualisieren Sie alle Antworten sofort mit ClickUp Forms ClickUp Formulare ist die ideale Lösung für Manager, die klare und einfache Eingaben wünschen. Mit diesem Tool können Sie ein gemeinsam nutzbares Formular mit standardisierten Fragen erstellen. Das macht die Datenerfassung relativ einfach und hilft Ihnen, die Eingaben zu visualisieren.
Das Tool ist einfach zu bedienen und visuell ansprechend, so dass das Freigeben von Daten für alle Beteiligten zu einem angenehmen Erlebnis wird.
Schritt 2: Erwartungen definieren
Mit dem gesammelten Input müssen im nächsten Schritt klare Erwartungen definiert werden.
Warum? Die Einstellung von Grenzen in Bezug auf Kommunikation, reibungslosere Zusammenarbeit und Leistung hilft dem Team, sich zu konzentrieren und stellt sicher, dass sein Aufwand zum Gesamtbild beiträgt.
Kommunizieren Sie die Erwartungen transparent an das Team und erläutern Sie das 'Warum', um vertrauen zu schaffen und verhindern künftige Missverständnisse.
In dieser Phase wird deutlich, ob die Einzelziele des Geschäfts das Team wahrscheinlich überfordern werden. Berücksichtigen Sie zusätzliche Vorschläge zur Personalplanung oder Ausbildung, die Sie den Entscheidungsträgern vorlegen können.
Bei diesem Schritt geht es auch darum, die Erwartungen in einen Entwurf einer Arbeitsvereinbarung für das Team zu übertragen. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, ein Tool zur kollaborativen Dokumentation bereitzuhalten. Das spezielle Tool von ClickUp nimmt diese Aufgabe in Angriff.
mit ClickUp Docs einen Vertragsentwurf zuordnen, Folgeaufgaben erstellen und Inhalte bearbeiten
Wenn Sie auf der Suche nach gemeinsamer Bearbeitung, umfangreichen Formatierungsoptionen und umfassender Dokumentation sind, ClickUp Dokumente ist das tool.
Mit seiner Markdown-Sprache ermöglicht ClickUp die Erstellung klarer Banner, Beschreibungen und formatierter Texte, die jede Klausel Ihrer Vereinbarung leicht verständlich machen. Mit den Features zur Live-Bearbeitung können Sie gemeinsam mit Ihrem Team die Erwartungen kartieren und auf eine gemeinsame Vision hinarbeiten.
Delegieren Sie Arbeit, indem Sie Aufgaben direkt dem Team zuweisen oder sie in einem Kommentar erwähnen
Wenn Sie Folgepunkte haben, wandeln Sie Notizen in Aufgaben um in ClickUp Aufgaben und delegieren Sie sie. Außerdem können Sie mit ClickUp Docs Unterseiten innerhalb desselben Dokuments hinzufügen, um Ihre endgültige Arbeitsvereinbarung für das Team strukturiert und übersichtlich zu halten.
Wenn es Ihnen leicht fällt, Erwartungen zu notieren, aber Sie Ihre Texte verfeinern möchten, bietet ClickUp auch ein spezielles KI-Tool.
erwartungen zusammenfassen, Vertragsklauseln verfeinern und sofort Erkenntnisse gewinnen mit ClickUp Brain ClickUp Gehirn ist der ultimative KI-Schreib- und Bearbeitungsassistent für die Erstellung von Verträgen und Zusammenfassungen. Das Tool ist in ClickUp Docs integriert und hilft, Ihre Erwartungen und Notizen zu verfeinern.
Die KI gibt außerdem Informationen darüber frei, welche Aufgaben oder Komponenten Ihrer Team-Vereinbarungen noch offen sind. Dies vereinfacht Ihren Follow-up-Prozess und hilft Ihnen, Engpässe frühzeitig zu erkennen.
Schritt 3: Dokumentieren Sie die Vereinbarung
Nachdem die Erwartungen kartiert und der Entwurf fertig ist, besteht der dritte Schritt darin, die Vereinbarung zu dokumentieren, damit sie überprüft und abgeschlossen werden kann.
Geben Sie den Entwurf dem Team zur Prüfung und Diskussion frei. Geben Sie Ihrem Team die Möglichkeit, Fragen zu stellen und Feedback zu geben. Wenn einige Ideen nicht umsetzbar sind, erläutern Sie die Gründe dafür und schlagen Sie mögliche Überprüfungstermine vor, um dem Team zu zeigen, dass seine Bedenken anerkannt werden.
Wenn Sie die Vereinbarung nach dem Überprüfungsprozess in einem formellen Dokument abschließen, zeigen Sie damit Ihr Commitment, allen Mitgliedern des Teams entgegenzukommen. Außerdem sorgt es für Transparenz und Struktur in dem Prozess.
Verwenden Sie ClickUp-Berechtigungen, um den Zugriff auf Daten und Assets vertrauensvoll und sicher freizugeben
Mit ClickUp Docs können Sie den Vertragsentwurf sofort mit sicheren Links und benutzerdefinierten Berechtigungen freigeben. Sie können kostenlos mehrere Überprüfungs- und Aktualisierungsrunden durchlaufen, bis der bestmögliche Konsens erreicht ist.
Die Erstellung eines Standards von Grund auf ist jedoch mühsam. ClickUp spart Ihnen Zeit mit seinen gebrauchsfertigen Vorlagen für Team-Arbeitsvereinbarungen.
Mit der ClickUp Vorlage für Arbeitsvereinbarungen können Sie Erwartungen in einer Vereinbarung abbilden und Informationen durch Visualisierungen verdeutlichen
ClickUp's Vorlage für eine Arbeitsvereinbarung ist ein vorgefertigter Rahmen, um Zeit zu sparen und eine umfassende Vereinbarung zu erstellen. Sie bietet ausfüllbare Spaces, die auf kreative Weise Arbeitszeiten, Karrierewünsche und mehr im Zusammenhang mit den Zielen des Teams darstellen.
Ein weiteres Highlight ist, dass die Vorlage über eine integrierte Legende verfügt, die es neuen Mitgliedern des Teams leicht macht, sie zu verstehen.
Das vorgefertigte Framework verfügt außerdem über benutzerdefinierte Status für Aufgaben und benutzerdefinierte Ansichten, um das Abschließen von Aufgaben, Synergien und die Zusammenarbeit zu vereinfachen.
Schritt 4: Überprüfung und Überarbeitung
Sobald Ihre Arbeitsvereinbarung abgeschlossen ist, sollten Sie sie im Hinblick auf eine kontinuierliche Verbesserung überprüfen. Eine regelmäßige Überprüfung der Vereinbarung ist unerlässlich, wenn Ihr Team offene Punkte anzusprechen hat oder wenn es Änderungen in team-Dynamik oder der Belegschaft.
Die Überprüfung hilft Ihnen, die Bedürfnisse Ihres Teams im Auge zu behalten, und sorgt für eine Anpassung an die organisatorischen Ziele.
Führen Sie regelmäßige Meetings durch, um sicherzustellen, dass die Dinge wie geplant ablaufen. Sie können eine wiederholende Aufgabe in ClickUp einrichten, um sicherzustellen, dass dies nicht im Stress des Tagesgeschäfts vergessen wird.
Im Folgenden finden Sie einige Schritte, die Sie in diesen Meetings unternehmen können, um Verbesserungen zu erzielen:
- Legen Sie eine klare Tagesordnung fest und geben Sie diese im Vorfeld frei, damit die Diskussionen konzentriert bleiben
- Besprechen Sie alle offenen Punkte aus dem vorangegangenen Meeting
- Sammeln Sie Feedback darüber, was funktioniert und was angepasst werden muss
- Ermutigen Sie die Mitglieder des Teams, ihre Erkenntnisse und Vorschläge freizugeben
- Dokumentieren Sie Handlungselemente und weisen Sie Verantwortlichkeiten zu, um die Verantwortlichkeit zu gewährleisten
zusammenarbeit in Echtzeit, um Änderungen an Arbeitsvereinbarungen gleichzeitig in ClickUp Docs vorzunehmen
Nachverfolgung von Änderungen an der Arbeitsvereinbarung nach solchen Meetings mit Hilfe der Versionshistorie in ClickUp Docs.
Schritt 5: Überwachung der Einhaltung
Nun, da Ihre Arbeitsvereinbarung fertiggestellt und der Überprüfungsmechanismus eingerichtet ist, ergibt sich der wahre Nutzen aus der Überwachung ihrer Auswirkungen und ihrer Leistung.
Der fünfte Schritt konzentriert sich auf die Einhaltung der Arbeitsvereinbarung. Verwenden Sie Dashboards, um den Fortschritt visuell zu verfolgen und Einblicke in die Leistung des Einzelnen und des Teams zu gewinnen.
Richten Sie außerdem Benachrichtigungen ein, um das gesamte Team über Fristen und Aktualisierungen zu informieren. Die Überwachung fördert auch die Zuverlässigkeit und die Eigentümerschaft der Mitglieder des Teams für ein Thema.
ClickUp bietet ein anpassbares Dashboard-Tool, um die Visualisierung zu verbessern und die Nachverfolgung zu rationalisieren.
fortschritte visualisieren und Verbesserungen vorantreiben mit ClickUp Dashboards_ ClickUp Dashboards ist ein leistungsstarkes Visualisierungstool für Teams zur Nachverfolgung von Fortschritt und Leistung in Echtzeit. Bilden Sie die wichtigsten Metriken mit beeindruckenden Visualisierungen ab und machen Sie es so einfach, die wesentlichen Aspekte der Arbeitsvereinbarung zu überwachen.
Neben anpassbaren Diagrammen und Grafiken, die Ihrem Team einen schnellen Überblick über den Fortschritt verschaffen, hebt das ClickUp Dashboard die Verantwortlichkeit hervor und zeigt verbesserungswürdige Bereiche auf.
Schritt 6: Erleichtern Sie die Kommunikation
Der letzte Schritt zu einer effektiven Arbeitsvereinbarung im Team ist die Förderung einer offenen Kommunikation.
Ermutigen Sie die anderen Mitglieder des Teams, regelmäßig Feedback freizugeben und Herausforderungen zu besprechen. Legen Sie bei Bedarf jede Woche einen Kalender-Blocker fest.
Nahtlose Zusammenarbeit mit Echtzeit-Kommentaren und @Mentions in ClickUp Comments & Mentions
Kollaborative tools wie ClickUp Kommentare und Erwähnungen tragen dazu bei, dass sich jeder gehört und in den laufenden Verbesserungsprozess einbezogen fühlt, und fördern ein transparentes Umfeld.
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Vorteile einer Vereinbarung über die Arbeit im Team
Sie wissen jetzt, wie man eine Team-Vereinbarung erstellt. Hier sind die Vorteile, die sich aus der Umsetzung einer wirksamen Vereinbarung ergeben:
Gesteigerte Effizienz und Produktivität
Wie bereits erwähnt, sorgen Teamvereinbarungen für klare Erwartungen und gestraffte Workflows . Die Klärung von Rollen, Zuständigkeiten und bevorzugten Kommunikationsmethoden trägt dazu bei, Missverständnisse und Ablenkungen für eine effektive Zusammenarbeit zu vermeiden.
Eine solche Abstimmung erhöht die Effizienz und stellt sicher, dass alle auf gemeinsame Ziele hinarbeiten, was die produktivität insgesamt .
Verbessertes Vertrauen und Zusammenarbeit
Grundregeln für eine respektvolle Kommunikation und Zusammenarbeit fördern den offenen Dialog innerhalb des Teams. Sie schaffen Vertrauen, indem sie klären, was die Mitglieder des Teams voneinander erwarten sollten, und fördern so teambildung .
Ein Arbeitsvereinbarungsdokument fördert auch das gegenseitige Verständnis und ein unterstützendes Umfeld, in dem sich jeder wertgeschätzt fühlt.
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Größere Autonomie und Eigentümerschaft
Wenn die Zuständigkeiten auf einer Karte verzeichnet sind, erhält jedes Mitglied des Teams die Eigentümerschaft für seinen Arbeitsbereich. Sie schaffen Autonomie, was zu erhöhter Motivation und einer proaktiven Denkweise führt. Mit klaren Richtlinien, mehrere Teams arbeiten unabhängig voneinander und sind gleichzeitig auf die Gesamtziele ausgerichtet.
Verbesserte Leistung
Neben der Eigentümerschaft und der Autonomie wird auch der Bedarf an Mikromanagement reduziert. Die spezifischen Standards und Erwartungen schaffen auch klare Einzelziele, definieren Rollen und verstärken den Fokus.
Wenn dieser Aufwand fokussiert ist, können die Mitglieder des Teams ihren Einfluss auf das kollektive Ergebnis visualisieren. Dieses Wissen anspornt jeden zu Höchstleistungen, was zu einer verbesserten Leistung und dem Antrieb führt, die Ziele des Geschäfts zu erreichen.
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Synergie und Teamarbeit mit ClickUp fördern
Teamarbeitsvereinbarungen lenken agile Teams auf die richtigen Ziele und die richtige Richtung. Der verbesserte Fokus treibt das Wachstum des Geschäfts, die Kontinuität und die Produktivität des Teams in neue Höhen.
Wir haben zwar die Schritte zur Erstellung von Arbeitsvereinbarungen skizziert, aber die Verwendung der richtigen Tools ist ebenso wichtig. Arbeitsvereinbarungen für Teams leben von der Zusammenarbeit und der Überwachung - Bereiche, in denen sich ClickUp auszeichnet.
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