Mit Teams an verschiedenen Orten und Fachleuten, die von überall aus arbeiten können, können Sie sich den modernen Arbeitsplatz ohne ein Video vorstellen? plattform für Videokonferenzen wie Zoom?
Im Zuge der sich entwickelnden Arbeitsdynamik ist Zoom so wichtig wie die Kaffeemaschine. Ebenso wichtig ist es, zu wissen, wie man sich in diesen Meetings verhält - Ihr virtueller Knigge.
Zoom beherrschen meeting-Etikette geht es nicht nur darum, höflich zu sein. Es geht darum, eine professionelle, produktive und letztendlich erfolgreichere Kommunikationserfahrung für alle Beteiligten zu fördern.
Best Practices wie Pünktlichkeit und Augenkontakt sind Teil der allgemeinen Meeting-Etikette, ob virtuell oder nicht. Aber ein plattform für Videokonferenzen erfordert auch die Kenntnis einiger anderer unausgesprochener Regeln.
Was ist Zoom Meeting Etiquette?
Die Zoom Meeting-Etikette ist eine Reihe von Richtlinien für angemessenes Verhalten bei Videoanrufen. Sie decken alles ab, von Ihrer Kleidung und Ihrem Hintergrund bis hin zur Art und Weise, wie Sie kommunizieren.
Die Beherrschung dieser Grundsätze fördert ein positives und produktives Umfeld und maximiert die Vorteile virtueller Meetings. ⭐
Betrachten Sie die Zoom-Etikette als unausgesprochene Regeln, die ein respektvolles, konzentriertes Umfeld schaffen, in dem sich jeder gehört fühlt und Ideen frei fließen können. Und das alles, während Sie die einzigartigen Features der Plattform voll ausnutzen.
Bedeutung von Zoom Meeting Knigge
Die richtige Etikette für Zoom Meetings ist entscheidend für eine effektive und respektvolle Interaktion. Sie minimieren Ablenkungen, fördern aktives Zuhören und sorgen für eine klare, präzise Kommunikation. Als Ergebnis können Sie Folgendes erwarten besseres Verständnis und bessere Zusammenarbeit innerhalb des Teams.
Hier sind einige der Vorteile der Einhaltung der Zoom-Etikette:
- Gesteigerte Produktivität: Wenn sich alle an den Knigge halten, verlaufen Meetings reibungsloser und ermöglichen konzentrierte Diskussionen. Das führt zu schnellerer Entscheidungsfindung und effizienter Zeitnutzung 📈
- Verbesserte Professionalität: Wenn Sie auf Ihre Kleidung und Ihren Hintergrund achten und sich aktiv am Gespräch beteiligen, können Sie ein professionelles Erscheinungsbild wahren. Die Einhaltung der Zoom-Etikette zeugt auch von Respekt gegenüber den anderen Teilnehmern des Meetings
- Positive Teamdynamik: Respektvolle Kommunikation und achtsames Verhalten während virtueller Meetings fördern ein Gefühl des Vertrauens und der Kameradschaft innerhalb des Teams, selbst wenn die Mitglieder meilenweit voneinander entfernt sind
- Reduzierter Stress: Wenn sich jeder an die festgelegten Richtlinien hält, werden Ängste im Zusammenhang mit virtuellen Interaktionen abgebaut, was eine angenehmere und stressfreiere Meeting-Umgebung für alle schafft
In diesem Sinne, lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, was man während eines Zoom-Anrufs nicht zu erledigen hat.
Häufige Fehler bei Zoom Meeting Etikette
Hier sind einige häufige Fallstricke, die Sie während eines virtuellen Meetings vermeiden sollten:
1. Multitasking
Das Abrufen von E-Mails, das Surfen in den sozialen Medien oder die Arbeit an anderen Aufgaben während eines Meetings ist respektlos und unproduktiv. Seien Sie voll und ganz präsent und nehmen Sie an der Unterhaltung teil.
2. Den Hintergrund ignorieren
Ein unordentlicher oder ablenkender Hintergrund kann die Aufmerksamkeit von der Unterhaltung ablenken. Entscheiden Sie sich für einen sauberen, neutralen Hintergrund oder verwenden Sie bei Bedarf virtuelle Hintergründe. Wenn dies nicht möglich ist, können Sie den Hintergrund unscharf machen.
3. Dominante Diskussionen
Wenn Sie andere übergehen, das Rampenlicht für sich beanspruchen oder ständig unterbrechen, kann dies die Teilnahme behindern und eine feindselige Atmosphäre schaffen. Üben Sie sich im aktiven Zuhören und lassen Sie andere zu Wort kommen.
4. Essen vor der Kamera
Kau- und Schluckgeräusche sind zwar scheinbar harmlos, können aber ablenkend und unangenehm sein. Vermeiden Sie es, während eines Videoanrufs zu essen.
5. Unangemessene Kleidung
Unprofessionelle Kleidung lässt Sie nachlässig wirken, egal, worum es in dem Meeting geht. Kleiden Sie sich professionell für Ihre Arbeitsgespräche, auch wenn Sie von zu Hause aus arbeiten.
6. Kein Augenkontakt
Stellen Sie sich vor, Sie führen eine Unterhaltung von Angesicht zu Angesicht mit jemandem, ohne ihm in die Augen zu sehen. Unmöglich, oder? Und doch vergessen wir oft, dies in einem virtuellen Meeting zu erledigen und verbringen mehr Zeit damit, auf unser Bild oder die allgemeine Richtung des Bildschirms zu schauen. Oder noch schlimmer - wir schalten die Kamera aus.
Zoom Meeting Etiquette Tipps für eine effektive Kommunikation
Nachdem wir uns nun mit den Fallstricken befasst haben, finden Sie hier einige praktische Tipps, wie Sie sich in der Welt der Zoom-Anrufe mit Anmut und Effizienz bewegen können:
Bereiten Sie sich wie ein Profi vor
Die Vorbereitung auf ein Meeting sorgt dafür, dass Sie selbstbewusst und stressfrei an Meetings teilnehmen können. Genauso wie Sie sich auf eine herkömmliche Präsentation oder Board-Diskussion vorbereiten würden, sollten Sie eine professionelle Checkliste als Teil Ihrer Zoom Meeting-Etikette befolgen. Dies ist sogar noch wichtiger für Meeting-Gastgeber.
- Achten Sie auf Ihre Zeitzone: Planen Sie Meetings zu Zeiten, die für alle Teilnehmer günstig sind
- Stellen Sie eine Tagesordnung auf und geben Sie Materialien frei: Wenn Sie der Gastgeber sind, stellen Sie sicher, dass Sie die meeting-Agenda im Voraus. Alle Eingeladenen müssen wissen, was sie erwartet und welche Rolle sie in dem Meeting spielen werden. Ebenso wichtig ist es, Einladungen nur an relevante Personen zu senden. Die Einladung von Mitarbeitern, die nicht teilnehmen oder Entscheidungen treffen müssen, kann die Qualität des Meetings beeinträchtigen. Wenn Sie zu einem Zoom-Meeting eingeladen wurden, lesen Sie die Tagesordnung sorgfältig durch und stellen Sie Fragen, um etwaige Zweifel vor dem Meeting zu klären.
- Testen Sie Ihre Technik: Überprüfen Sie Ihre Ausrüstung und Ihre Internetverbindung, bevor Sie am Meeting teilnehmen, um technische Störungen zu vermeiden. Auch wenn dies für den Gastgeber des Meetings wichtig ist, muss jeder Teilnehmer sein Mikrofon und seine Kamera testen, um Ablenkungen und Verzögerungen zu vermeiden
- Suchen Sie einen ruhigen Ort auf: Hintergrundgeräusche können störend und ablenkend wirken. Wählen Sie einen ruhigen Speicherort, der frei von Unterbrechungen ist, damit Sie und Ihre Kollegen sich auf die Diskussion konzentrieren können
- Frühes Erscheinen: Geben Sie den Ton an, indem Sie sich ein paar Minuten vor der geplanten Zeit einfinden
- Machen Sie es kurz, oder planen Sie Pausen ein: Zoom Meetings müssen selten länger als 45-60 Minuten dauern. Wenn Sie ein langes Meeting planen müssen, planen Sie kurze Pausen dazwischen, damit die Teilnehmer sich nicht erschöpft fühlen.
Bonustipp: Erstellen Sie Checklisten, die Sie in Ihrem Team verwenden können, und speichern Sie sie als Vorlagen mit
Streamline Zoom meeting Agendas und Vorbereitung mit Checklisten-Vorlagen in ClickUp
Einführungen
Als Gastgeber ist es Ihre Aufgabe, sich selbst und alle anderen Teilnehmer zu Beginn des Meetings vorzustellen. Zu erledigen hilft, langes Schweigen und Verwirrung zu vermeiden.
Alternativ können Sie die Teilnehmer auch auffordern, sich selbst vorzustellen.
- Kamera eingeschaltet lassen: Als Gastgeber sollten Sie zu Beginn der Besprechung die Kamera einschalten und das Mikrofon nicht stumm schalten. Sie leiten das Meeting, daher ist es unhöflich, wenn alle Teilnehmer auf ein leeres rechteckiges Feld auf dem Computerbildschirm starren. Wenn Sie eingeladen sind, ist es akzeptabel, die Kamera auszuschalten, wenn die anderen Teilnehmer ebenfalls ausgeschaltet sind.
- Stellen Sie Ihre Umgebung mit einem Zoom-Hintergrund ein: Wenn Sie von zu Hause aus, in einem Café oder in einer anderen Einstellung an dem Gespräch teilnehmen, empfiehlt es sich, einen professionellen oder neutralen virtuellen Hintergrund einzustellen. Dadurch werden Ablenkungen durch Bewegungen oder Personen um Sie herum vermieden.
Seien Sie ein aufmerksamer Teilnehmer
Legen Sie Ihr Handy weg, schließen Sie unnötige Registerkarten, und nehmen Sie aktiv an der Unterhaltung teil. Zeigen Sie Interesse durch Mimik und Körpersprache, auch wenn Sie nicht vor der Kamera stehen.
- Sprechen Sie klar und deutlich: Sprechen Sie deutlich, vermeiden Sie Füllwörter wie "ähm" und "äh" und halten Sie Ihre Beiträge kurz und relevant für das jeweilige Thema
- Schalten Sie Ihr Mikrofon stumm, wenn Sie nicht sprechen: Dadurch werden Hintergrundgeräusche eliminiert und unbeabsichtigte Tonunterbrechungen vermieden, was einen reibungslosen Flow der Unterhaltung gewährleistet
- Achten Sie auf Ihre Körpersprache: Achten Sie auf eine gute Körperhaltung, vermeiden Sie Zappeln und stellen Sie Blickkontakt mit der Kamera (oder dem Namen des Sprechers) her. Nicken, Lächeln und Augenkontakt (mit der Kamera) vermitteln aktives Zuhören und Engagement
- Erforschen Sie Features wie Reaktionen und Chatten: Reaktionsschaltflächen bieten Ihnen eine akzeptable Methode, Ihre Meinung zu äußern oder eine Frage zu stellen, während jemand anderes spricht. Sie können zum Beispiel "die Hand heben", damit der Sprecher weiß, dass er eine Pause machen und Ihnen das Wort erteilen soll. Oder Sie können eine Leistung oder eine Feier mit "Klatschen" oder "Herz"-Reaktionen anerkennen. Auch die Chat-Funktion ist eine gute Möglichkeit, Links und Ideen freizugeben, ohne den Flow des Meetings zu unterbrechen.
- Etikette für das Freigeben von Bildschirmen beachten: Das Freigeben von Bildschirmen ist ein leistungsstarkes Tool, aber achten Sie darauf, was sichtbar ist. Schließen Sie unnötige Registerkarten und vermeiden Sie es, ablenkende persönliche Dateien zu zeigen
- Etikette für Bildschirmaufzeichnungen: Wenn Sie das Meeting für spätere Zwecke aufzeichnen möchten, sollten Sie immer eine Berechtigung einholen und einen triftigen Grund angeben. Alle Teilnehmer sollten sich darüber im Klaren sein, dass das Meeting aufgezeichnet wird und welchen Zweck die Aufzeichnung hat
Bonustipp: Unterschätzen Sie nicht die Wirkung eines Lächelns! Auch wenn Sie vor der Kamera stehen, kann ein echtes Lächeln Wärme, Engagement und positive Energie vermitteln und so den Ton für ein angenehmeres und produktiveres Meeting setzen.
Maximieren Sie das Potenzial des Meetings mit technischen Upgrades
Entdecken Sie die verschiedenen Features und Integrationen von Zoom, von Umfragen und Nebenräumen bis zum Freigeben von Bildschirmen. Finden Sie
tools zur Verbesserung Ihrer Meetings
und gleichzeitig auf Ihre speziellen Bedürfnisse eingehen. Zum Beispiel können Sie ClickUp als umfassende
tool.
ClickUp Kalender Ansicht
Zeigen Sie alle Meetings, Aufgaben und Fristen Ihres Teams an einem Ort an - mit der
. Sie müssen nicht mehr zwischen verschiedenen Plattformen wechseln oder den Überblick über wichtige Termine verlieren. Sie können ganz einfach nach Team, Projekt oder Person filtern, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
verwalten und organisieren Sie Projekte und planen Sie Aufgaben in der flexiblen Ansicht des ClickUp Kalenders, um Teams auf dem gleichen Stand zu halten
ClickUp Meetings
geht über einfache Videokonferenzen hinaus, indem es sich nahtlos in die ClickUp-Plattform für Projektmanagement integriert.
Seine Features umfassen
- Zentrale Terminplanung:: Einladen von Meeting-Teilnehmern und Verwalten von RSVPs in ClickUp
- Automatisierte Erinnerungen: Für rechtzeitige Benachrichtigungen und um alle im Zeitplan zu halten
- Meeting Notizen und Action Elements: Zur Erfassung von Schlüsseln und zur Zuweisung von Aufgaben direkt während des Gesprächs
ClickUp Whiteboards
ClickUp bietet eine
eingebautes Whiteboard Feature
die Ihren Zoom-Anruf in eine
. Ideen brainstormen, Diagramme skizzieren oder
zeitleisten in Echtzeit erstellen
und verbessern so die visuelle Kommunikation und das Engagement.
visuelle Zusammenarbeit mit Teammitgliedern in ClickUp Whiteboards zum Brainstorming und zur Umsetzung von Ideen in umsetzbare Elemente
ClickUp Aufgaben
Verwenden Sie dieses Feature, um
elemente in umsetzbare Aufgaben umzuwandeln
innerhalb der Plattform. Dies strafft die Kommunikation, fördert die Verantwortlichkeit und sorgt dafür, dass alle Beteiligten auch nach dem Meeting auf der gleichen Seite stehen.
einfaches und schnelles Festlegen von Start- und Fälligkeitsdaten innerhalb einer Aufgabe in ClickUp oder Verwendung von bedingten Einstellungen, um Termine zu wiederholen oder eine neue Aufgabe nach Abschluss zu erstellen_
Mit einer guten Notiz enden
Ein guter Abschluss besteht nicht nur aus dem Abhaken von Boxen. Hinterlassen Sie einen bleibenden Eindruck durch Persönlichkeit oder Humor (je nach Ton des Meetings).
Ein kurzes "Ich freue mich darauf, zu sehen, was wir als Nächstes erreichen" oder ein freigegebener Witz können die Vorfreude auf zukünftige
.
- Der Gastgeber geht als Letzter: Erlauben Sie den Teilnehmern, in ihrem eigenen Tempo zu gehen und letzte Worte zu sagen, bevor Sie die Verbindung trennen. Am besten ist es, wenn der Gastgeber auflegt, nachdem alle anderen das Meeting verlassen haben
- Zusammenfassung der Schlüsselpunkte und Elemente: Fassen Sie die Diskussion kurz zusammen, heben Sie die wichtigsten Erkenntnisse hervor und weisen Sie klare Elemente mit Fristen zu, um sicherzustellen, dass jeder mit einem Gefühl der Zielsetzung und Verantwortlichkeit nach Hause geht
- Räumen Sie Raum für Fragen ein: Bevor Sie das Meeting offiziell beenden, sollten Sie noch einige Minuten für letzte Fragen oder Klarstellungen einräumen. So wird sichergestellt, dass alle Anliegen angesprochen werden und die Teilnehmer das Meeting mit einer positiven Notiz verlassen
- Ergebnisse hervorheben: Wenn das Meeting zu Fortschritten oder Durchbrüchen geführt hat, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um den gemeinsamen Aufwand zu würdigen und den Erfolg zu feiern. Dies stärkt positive Teamarbeit und motiviert zur weiteren Zusammenarbeit
- Dankbarkeit ausdrücken: Danken Sie Ihren Kollegen für ihre Teilnahme und ihre Zeit. Es fördert das Gefühl der Wertschätzung und ermutigt zu aktivem Engagement in zukünftigen Meetings
Bonustipps:
- Nutzen Sie ggf. den Schwung des aktuellen Meetings, um das nächste Meeting vorläufig zu planen. Das spart Zeit in der Zukunft und demonstriert Proaktivität im Projektmanagement
- Verwenden Sie ClickUp Notizen um Schlüsselpunkte und Elemente in Echtzeit zu erfassen, so dass jeder nach dem Meeting schnell darauf zugreifen kann
- Weisen Sie Aufgaben direkt in ClickUp zu, legen Sie Fristen fest und weisen Sie bestimmte Eigentümer für Folgemaßnahmen zu
- Reflektieren Sie Ihre Leistung und identifizieren Sie verbesserungswürdige Bereiche. Haben Sie zu schnell gesprochen? War Ihr Hintergrund ablenkend? Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um Ihre virtuelle Präsenz für zukünftige Meetings zu verbessern
erfassen Sie Notizen und Ideen zu Meetings in ClickUp in Echtzeit
Jenseits des Anrufs
Die Etikette für Zoom-Meetings gilt auch nach dem Meeting. Es ist wichtig, dass
zusammenfassungen des Meetings zu versenden
und die Elemente, die in der Sitzung besprochen wurden, unverzüglich nach der Sitzung. Außerdem sollten Sie die Teilnehmer dazu ermutigen, ihre Gedanken und Vorschläge für künftige Meetings freizugeben. ✏️
Bonustipp: Dokumentieren Sie die Best Practices und Regeln für Zoom Meetings. Geben Sie diese als Richtlinien in Ihrem Unternehmen frei, damit alle bei künftigen Videokonferenzen auf derselben Seite stehen.
Starten Sie ein Zoom Meeting direkt aus einer ClickUp Aufgabe
Mit gutem Beispiel vorangehen: Zoom Meeting-Knigge
Im Zuge der Weiterentwicklung von Arbeitsplätzen ist Zoom zu unserem Wohnzimmer, Konferenzraum und sogar zum Treffpunkt für die Happy Hour geworden. Und eine effektive Zoom-Etikette ist eine Straße mit zwei Seiten.
Indem Sie sich selbst zur Verantwortung ziehen und andere mit Respekt behandeln, können Sie zu einer produktiveren, engagierteren und letztendlich erfolgreicheren virtuellen Umgebung für alle beitragen.
Wenn Sie diese Zoom-Tipps beherzigen und die Möglichkeiten von ClickUp nutzen, sind Sie auf dem besten Weg, sich in der Welt der Zoom Meetings mit Selbstvertrauen und Professionalität zu bewegen. 🎉
Geben Sie Ihren Zoom Meetings den ClickUp Vorteil
noch heute!