Können Sie sich angesichts geografisch verteilter Teams und Fachkräften, die von überall aus remote arbeiten können, einen modernen Arbeitsplatz ohne eine Videokonferenzplattform wie Zoom vorstellen?
Angesichts der sich wandelnden Dynamik der Arbeit ist Zoom mittlerweile genauso unverzichtbar wie die Kaffeemaschine. Genauso wichtig ist es, zu wissen, wie man sich in diesen Meetings verhält – also die virtuelle Etikette zu beherrschen.
Bei der Beherrschung der Zoom-Meeting-Etikette geht es nicht nur darum, höflich zu sein. Es geht darum, eine professionelle, produktive und letztendlich erfolgreichere Kommunikationserfahrung für alle Beteiligten zu fördern.
Best Practices wie Pünktlichkeit und Augenkontakt sind Teil der allgemeinen Meeting-Etikette, egal ob virtuell oder nicht. Bei einer Video-Konferenz-Plattform müssen wir jedoch noch einige weitere unausgesprochene Regeln beachten.
Was sind Zoom-Meeting-Etikette?
Die Zoom-Meeting-Etikette umfasst eine Reihe von Richtlinien für angemessenes Verhalten während Video-Meetings. Sie deckt alles ab, von Ihrer Kleidung und Ihrem Hintergrund bis hin zu Ihrer Art der Kommunikation.
Die Beherrschung dieser Grundsätze fördert eine positive und produktive Umgebung und maximiert die Vorteile virtueller Meetings. ⭐
Betrachten Sie die Zoom-Etikette als unausgesprochene Regeln, die eine respektvolle, konzentrierte Umgebung schaffen, in der sich jeder gehört fühlt und Ideen frei fließen können. Dabei können Sie das Potenzial der einzigartigen Features der Plattform voll ausschöpfen.
Die Bedeutung der Zoom-Meeting-Etikette
Die richtige Zoom-Meeting-Etikette ist entscheidend für eine effektive und respektvolle Interaktion. Sie minimiert Ablenkungen, fördert aktives Zuhören und sorgt für eine klare, prägnante Kommunikation. Dadurch können Sie ein besseres Verständnis und eine bessere Zusammenarbeit innerhalb des Teams erwarten.
Hier sind einige der Vorteile, die sich aus der Einhaltung der Zoom-Etikette ergeben:
- Gesteigerte Produktivität: Wenn sich alle an die festgelegten Verhaltensregeln halten, laufen Meetings reibungsloser ab und ermöglichen konzentrierte Diskussionen. Das führt zu schnelleren Entscheidungen und einer effizienten Nutzung der Zeit 📈.
- Verbesserte Professionalität: Wenn Sie auf Ihre Kleidung und Ihren Hintergrund achten und sich aktiv an dem Gespräch beteiligen, können Sie ein professionelles Image bewahren. Die Einhaltung der richtigen Zoom-Etikette zeugt auch von Respekt gegenüber den anderen Meeting-Teilnehmern.
- Positive Teamdynamik: Respektvolle Kommunikation und achtsames Verhalten während virtueller Meetings fördern das Vertrauen und den Teamgeist innerhalb des Teams, auch wenn die Mitglieder kilometerweit voneinander entfernt sind.
- Weniger Stress: Wenn sich alle an die festgelegten Richtlinien halten, verringern sich Ängste im Zusammenhang mit virtuellen Interaktionen, wodurch eine angenehmere und stressfreiere Umgebung für Meetings für alle entsteht.
In diesem Zusammenhang wollen wir uns nun ansehen, was Sie während eines Zoom-Anrufs nicht zu erledigen haben.
Häufige Fehler bei der Zoom-Meeting-Etikette
Hier sind einige häufige Fallstricke, die Sie bei einem virtuellen Meeting vermeiden sollten:
1. Multitasking
Das Checken von E-Mails, das Surfen in sozialen Medien oder das Erledigen anderer Aufgaben während eines Meetings ist respektlos und unproduktiv. Seien Sie voll und ganz präsent und nehmen Sie aktiv an der Unterhaltung teil.
2. Den Hintergrund ignorieren
Ein unordentlicher oder ablenkender Hintergrund kann den Fokus von der Unterhaltung ablenken. Wählen Sie einen sauberen, neutralen Hintergrund oder verwenden Sie bei Bedarf virtuelle Hintergründe. Ist dies nicht möglich, können Sie Ihren Hintergrund unscharf stellen.
3. Diskussionen dominieren
Andere zu unterbrechen, die Aufmerksamkeit auf sich zu ziehen oder ständig zu unterbrechen, kann die Teilnahme behindern und eine feindselige Atmosphäre schaffen. Üben Sie sich im aktiven Zuhören und lassen Sie andere zu Wort kommen.
4. Essen vor der Kamera
Auch wenn es harmlos erscheint, können Kaugeräusche und Schluckgeräusche ablenkend und störend sein. Vermeiden Sie es, während Videoanrufen zu essen.
5. Unangemessene Kleidung
Unprofessionelle Kleidung lässt Sie nachlässig wirken, unabhängig von der Art des Meetings. Kleiden Sie sich für Ihre Arbeitsgespräche professionell, auch wenn Sie von zu Hause aus arbeiten.
6. Kein Augenkontakt
Stellen Sie sich vor, Sie würden eine persönliche Unterhaltung mit jemandem führen, ohne ihm in die Augen zu schauen. Das ist unmöglich, oder? Und doch vergessen wir dies oft in virtuellen Meetings und verbringen mehr Zeit damit, unser Bild oder die allgemeine Richtung des Bildschirms anzuschauen. Oder schlimmer noch – wir lassen die Kamera ausgeschaltet.
Tipps zur Etikette bei Zoom-Meetings für eine effektive Kommunikation
Nachdem wir nun die Fallstricke angesprochen haben, finden Sie hier einige praktische Tipps, wie Sie sich elegant und effizient in der Welt der Zoom-Anrufe bewegen können:
Bereiten Sie sich wie ein Profi vor
Durch die Vorbereitung vor dem Meeting bleiben Sie während des Meetings selbstbewusst und stressfrei. Genau wie Sie sich auf eine traditionelle Präsentation oder eine Board-Sitzung vorbereiten würden, sollten Sie eine professionelle Checkliste als Teil Ihrer Zoom-Meeting-Etikette befolgen. Dies ist für Meeting-Gastgeber sogar noch wichtiger.
- Beachten Sie Ihre Zeitzone: Planen Sie Meetings zu Zeiten, die für alle Teilnehmer günstig sind.
- Legen Sie eine Tagesordnung fest und geben Sie Materialien frei: Wenn Sie der Gastgeber sind, stellen Sie sicher, dass Sie die Tagesordnung des Meetings im Voraus kommunizieren. Alle Eingeladenen müssen wissen, was sie erwartet und welche Rolle sie im Meeting spielen. Ebenso wichtig ist es, nur relevante Personen einzuladen. Die Einladung von Kollegen, die nicht teilnehmen oder Entscheidungen treffen müssen, kann die Qualität des Meetings beeinträchtigen. Wenn Sie zu einem Zoom-Meeting eingeladen wurden, lesen Sie die Tagesordnung sorgfältig durch und stellen Sie vor dem Meeting Fragen, um eventuelle Unklarheiten zu beseitigen.
- Testen Sie Ihre Technik: Überprüfen Sie Ihre Geräte und Ihre Internetverbindung, bevor Sie dem Meeting beitreten, um technische Probleme zu vermeiden. Dies ist zwar für den Gastgeber des Meetings besonders wichtig, aber jeder Teilnehmer sollte sein Mikrofon und seine Kamera testen, um Ablenkungen und Verzögerungen zu vermeiden.
- Suchen Sie sich einen ruhigen Ort: Hintergrundgeräusche können störend und ablenkend sein. Wählen Sie einen ruhigen Ort, der kostenlos ist und an dem Sie nicht gestört werden, damit Sie und Ihre Kollegen sich auf die Diskussion konzentrieren können.
- Kommen Sie frühzeitig: Geben Sie den Ton an, indem Sie sich einige Minuten vor der geplanten Zeit einloggen.
- Halten Sie es kurz oder planen Sie Pausen ein: Zoom-Meetings müssen selten länger als 45 bis 60 Minuten dauern. Wenn Sie ein langes Meeting planen müssen, legen Sie kurze Pausen ein, damit die Teilnehmer nicht erschöpft sind.
Bonus-Tipp: Erstellen Sie Checklisten, die Sie teamübergreifend verwenden können, und speichern Sie diese als Vorlagen mit ClickUp Checklists.
Vorstellungen
Als Gastgeber ist es Ihre Aufgabe, sich selbst und alle anderen zu Beginn des Meetings vorzustellen. Dadurch vermeiden Sie lang anhaltende unangenehme Stille und Verwirrung.
Alternativ können Sie die Teilnehmer dazu ermutigen, sich selbst vorzustellen.
- Kamera eingeschaltet lassen: Als Gastgeber gehört es zum guten Ton, die Kamera eingeschaltet und das Mikrofon aktiviert zu lassen, wenn der Anruf beginnt. Sie leiten das Meeting, daher ist es unhöflich, wenn alle Teilnehmer auf einen leeren rechteckigen Fleck auf dem Computerbildschirm starren. Wenn Sie ein Gast sind, ist es akzeptabel, die Kamera ausgeschaltet zu lassen, wenn die anderen Teilnehmer dies ebenfalls tun.
- Gestalten Sie Ihre Umgebung mit einem Zoom-Hintergrund: Wenn Sie von zu Hause, einem Café oder einem anderen Ort außerhalb Ihres Büros an dem Anruf teilnehmen, sind Best Practices, einen professionelleren oder neutraleren virtuellen Hintergrund einzustellen. So vermeiden Sie Ablenkungen durch Bewegungen oder Personen in Ihrer Umgebung.
Seien Sie ein aufmerksamer Teilnehmer
Legen Sie Ihr Telefon beiseite, schließen Sie unnötige Registerkarten und beteiligen Sie sich aktiv an der Unterhaltung. Zeigen Sie Interesse durch Mimik und Körpersprache, auch wenn Sie nicht vor der Kamera sitzen.
- Sprechen Sie klar und prägnant: Artikulieren Sie Ihre Worte deutlich, vermeiden Sie Füllwörter wie „ähm“ und „äh“ und halten Sie Ihre Beiträge prägnant und themenbezogen.
- Schalten Sie Ihr Mikrofon stumm, wenn Sie nicht sprechen: Dadurch werden Hintergrundgeräusche eliminiert und unbeabsichtigte Audio-Unterbrechungen verhindert, was einen reibungslosen Flow der Unterhaltung gewährleistet.
- Achten Sie auf Ihre Körpersprache: Achten Sie auf eine gute Körperhaltung, vermeiden Sie Unruhe und halten Sie Augenkontakt mit der Kamera (oder dem Namen des Sprechers). Nicken, Lächeln und Augenkontakt (mit der Kamera) vermitteln aktives Zuhören und Engagement.
- Entdecken Sie Features wie Reaktionen und Chat: Reaktionsschaltflächen bieten Ihnen eine akzeptable Möglichkeit, Ihre Meinung zu äußern oder eine Frage zu stellen, während jemand anderes spricht. Sie können beispielsweise „Ihre Hand heben“, damit der Sprecher weiß, dass er pausieren und Ihnen das Wort erteilen soll. Oder Sie können eine Leistung oder einen Erfolg mit „Klatschen“ oder „Herz“-Reaktionen würdigen. Ebenso ist die Chat-Funktion eine großartige Möglichkeit, Links und Ideen freizugeben, ohne den Flow des Meetings zu unterbrechen.
- Beachten Sie die Etikette für die Bildschirmfreigabe: Die Bildschirmfreigabe ist ein leistungsstarkes tool, aber achten Sie auf die Sichtbarkeit. Schließen Sie unnötige Registerkarten und vermeiden Sie es, ablenkende persönliche Dateien zu zeigen.
- Beachten Sie die Etikette für Bildschirmaufzeichnungen: Wenn Sie das Meeting für spätere Referenzzwecke aufzeichnen müssen, holen Sie immer die Berechtigung ein und geben Sie einen triftigen Grund an. Alle Teilnehmer sollten wissen, dass das Meeting aufgezeichnet wird, und über den Zweck der Aufzeichnung informiert sein.
Bonus-Tipp: Unterschätzen Sie nicht die Kraft eines Lächelns! Auch wenn Sie vor der Kamera stehen, kann ein echtes Lächeln Wärme, Engagement und positive Energie vermitteln und die Einstellung für ein angenehmeres und produktiveres Meeting angeben.
Maximieren Sie das Potenzial des Meetings mit technischen Upgrades
Entdecken Sie verschiedene Zoom-Features und -Integrationen, von Umfragen und Breakout-Räumen bis hin zur Bildschirmfreigabe. Finden Sie Tools, die Ihre Meetings verbessern und gleichzeitig Ihren spezifischen Anforderungen gerecht werden. Sie können beispielsweise ClickUp als umfassendes Tool zur Planung von Meeting-Terminen verwenden.
ClickUp-Kalender-Ansicht
Zeigen Sie alle Meetings, Aufgaben und Termine Ihres Teams an einem Ort mit der ClickUp-Kalender-Ansicht an. Vermeiden Sie es, zwischen Plattformen zu wechseln oder wichtige Termine aus den Augen zu verlieren. Sie können ganz einfach nach Team, Projekt oder Person filtern, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
ClickUp-Meetings
ClickUp Meetings geht über einfache Video-Meetings hinaus, indem es sich nahtlos in die Plattform für Projektmanagement ClickUp integriert.
Zu den Features gehören
- Zentrale Terminplanung: Um Meeting-Teilnehmer einzuladen und RSVPs innerhalb von ClickUp zu verwalten
- Automatische Erinnerungen: Für zeitnahe Benachrichtigungen und die Einhaltung des Zeitplans durch alle Teilnehmer
- Meeting-Notizen und Aktionspunkte: Um wichtige Punkte festzuhalten und direkt während des Meetings Folgeaufgaben zuzuweisen.
ClickUp-Whiteboards
ClickUp bietet ein integriertes Whiteboard-Feature, das Ihren Zoom-Anruf in einen kollaborativen Workspace verwandelt. Brainstormen Sie Ideen, skizzieren Sie Diagramme oder erstellen Sie Zeitleisten in Echtzeit und verbessern Sie so die visuelle Kommunikation und das Engagement.
ClickUp-Aufgaben
Verwenden Sie dieses Feature, um Aktionspunkte in umsetzbare Aufgaben innerhalb der Plattform umzuwandeln. Dies optimiert die Kommunikation, fördert die Verantwortlichkeit und sorgt dafür, dass alle auch nach Ende des Meetings auf dem gleichen Stand sind.
Beenden Sie das Meeting mit einem positiven Eindruck
Ein guter Abschluss bedeutet mehr als nur das Abhaken von Punkten. Bringen Sie Persönlichkeit oder Humor ein (je nach Tonfall des Meetings), um einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen.
Ein kurzes „Ich freue mich darauf, zu sehen, was wir als Nächstes erreichen werden” oder ein gemeinsamer Witz können Vorfreude auf zukünftige Zoom-Meetings wecken.
- Der Gastgeber verlässt das Meeting als Letzter: Geben Sie den Teilnehmern die Möglichkeit, das Meeting in ihrem eigenen Tempo zu verlassen und noch ein paar abschließende Worte zu sagen, bevor sie die Verbindung trennen. Best Practices sind, dass der Gastgeber erst auflegt, nachdem alle anderen das Meeting verlassen haben.
- Fassen Sie die wichtigsten Punkte und Maßnahmen zusammen: Fassen Sie die Diskussion kurz zusammen, heben Sie die wichtigsten Erkenntnisse hervor und weisen Sie klare Maßnahmen mit Fristen zu, um sicherzustellen, dass alle mit einem Gefühl der Zielstrebigkeit und Verantwortlichkeit aus der Besprechung gehen.
- Lassen Sie Raum für Fragen: Bevor Sie das Meeting offiziell beenden, nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit für letzte Fragen oder Klarstellungen. So stellen Sie sicher, dass alle Anliegen berücksichtigt werden und die Teilnehmer das Meeting mit einem positiven Eindruck verlassen.
- Heben Sie Erfolge hervor: Wenn das Meeting zu Fortschritten oder Durchbrüchen geführt hat, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um den gemeinsamen Aufwand anzuerkennen und den Erfolg zu feiern. Dies stärkt die positive Teamarbeit und motiviert zu weiterer Zusammenarbeit.
- Danken Sie Ihren Kollegen für ihre Teilnahme und ihre Zeit. Das fördert das Gefühl der Wertschätzung und motiviert zur aktiven Teilnahme an zukünftigen Meetings.
Bonus: Lustige Zoom-Eisbrecher!
Bonus-Tipps:
- Nutzen Sie gegebenenfalls die Dynamik des aktuellen Meetings, um vorläufig einen Termin für das nächste Meeting zu vereinbaren. Das spart Zeit und zeugt von Proaktivität im Projektmanagement.
- Verwenden Sie ClickUp Notes, um wichtige Punkte und Aktionselemente in Echtzeit festzuhalten, sodass alle Teilnehmer nach dem Meeting schnell darauf zurückgreifen können.
- Weisen Sie Aufgaben direkt in ClickUp zu, legen Sie Fristen fest und weisen Sie bestimmte Eigentümer für die Nachverfolgung zu.
- Reflektieren Sie Ihre Leistung und identifizieren Sie Bereiche, in denen Sie sich verbessern können. Haben Sie zu schnell gesprochen? War Ihr Hintergrund ablenkend? Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um Ihre virtuelle Präsenz für zukünftige Meetings zu verbessern.
Über den Anruf hinaus
Die Zoom-Meeting-Etikette gilt auch nach dem Meeting. Es ist wichtig, dass Sie nach dem Meeting umgehend eine Zusammenfassung und die zu ergreifenden Maßnahmen versenden. Außerdem sollten Sie die Teilnehmer dazu ermutigen, ihre Gedanken und Vorschläge für zukünftige Meetings freizugeben. ✏️
Bonus-Tipp: Dokumentieren Sie die Best Practices und Regeln für Zoom-Meetings. Geben Sie diese als Richtlinien in Ihrem Unternehmen frei, damit alle bei zukünftigen Videokonferenzen auf dem gleichen Stand sind.
Mit gutem Beispiel vorangehen: Zoom-Meeting-Etikette
Mit der Weiterentwicklung der Arbeitswelt ist Zoom zu unserem Wohnzimmer, Konferenzraum und sogar zum Ort für die Happy Hour geworden. Eine effektive Zoom-Etikette ist eine wechselseitige Angelegenheit.
Indem Sie sich selbst zur Verantwortung ziehen und anderen mit Respekt begegnen, können Sie zur höheren Produktivität, Ansprechbarkeit und letztendlich zum Erfolg der virtuellen Umgebung für alle beitragen.
Wenn Sie diese Zoom-Tipps beherzigen und die Leistungsfähigkeit von ClickUp nutzen, sind Sie auf dem besten Weg, sich sicher und professionell in der Welt der Zoom-Meetings zu bewegen. 🎉 Verschaffen Sie Ihren Zoom-Meetings noch heute einen ClickUp-Vorteil!