Eine aktuelle Studie hat ergeben, dass Manager jährlich 683 Stunden durch Ablenkungen verlieren – das entspricht einem Drittel ihrer Arbeitszeit! 42 % der Befragten gaben an, dass sie kaum eine Stunde lang ohne Unterbrechung produktiv arbeiten können, und im Durchschnitt verbringen die Menschen fast 127 Stunden pro Jahr damit, sich von Ablenkungen zu erholen. Dies kostet die US-Wirtschaft jährlich 468 Milliarden Dollar.
Experten aus verschiedenen Branchen arbeiten ständig daran, die Produktivität der Mitarbeiter zu verbessern. Unternehmen probieren moderne Tools, Automatisierung, generative KI usw. aus, um ihre Mitarbeiter zu unterstützen. Allerdings kann der Einsatz zusätzlicher Technologien ohne eine Änderung der zugrunde liegenden Verhaltensweisen zu unterdurchschnittlichen Ergebnissen führen.
Eine der am häufigsten verwendeten Verhaltenstaktiken, um Spitzenleistungen zu erzielen, sind Produktivitäts-Sprints. Aber was ist ein Produktivitäts-Sprint? Wie funktioniert er? Wie implementiert man einen Produktivitäts-Sprint?
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Produktivitäts-Sprints verstehen
Genau wie das agile Entwicklungsmodell große, komplexe Projekte in kleinere Sprints unterteilt, verbessern Produktivitätssprints die Konzentration und Effizienz, indem sie Aufgaben in kurze, intensive Phasen der Arbeit unterteilen, auf die kurze Pausen folgen.
Lassen Sie uns ins Detail gehen.
Was sind Produktivitätssprints?
Ein Produktivitäts-Sprint ist eine kurze Phase der Arbeit, auf die eine noch kürzere Pause folgt. Er ähnelt der Pomodoro-Technik, die 25 Minuten Arbeit gefolgt von einer fünfminütigen Pause empfiehlt.
Der einzige Unterschied besteht darin, dass Sie bei einem Sprint zur Steigerung der Produktivität selbst entscheiden, wie lange Sie sich konzentrieren möchten und wie lange Sie eine Pause benötigen, je nach Ihrer Aufmerksamkeitsspanne. Im Gegensatz zu einem agilen Sprint, der in der Regel zwei Wochen dauert, kann ein Sprint zur Steigerung der Produktivität so lange dauern, wie Sie möchten: eine Stunde, ein paar Tage, eine Woche oder einen Monat. Es ist jedoch ratsam, die Sprints nicht zu lang zu gestalten, da sie sonst kontraproduktiv sein könnten.
Vorteile von Produktivitäts-Sprints
Produktivitätssprints bieten, genau wie die in Scrum-Ereignissen geplanten Sprints, außergewöhnliche Vorteile für die anstehende Arbeit. Sehen wir uns die wichtigsten davon an.
Fokus
Bevor der Sprint beginnt, treffen die Teams gemeinsam Entscheidungen über die zu bearbeitenden Aufgaben, die erwarteten Ergebnisse, die geschätzte Zeit, Abhängigkeiten und so weiter. Ein gut konzipierter Produktivitätssprint bietet also eine klare, kleine, überschaubare Liste von Ergebnissen, die in einem begrenzten Zeitrahmen abgeschlossen werden müssen.
Diese Klarheit schafft die perfekten Bedingungen dafür, dass sich jeder Einzelne auf jeweils eine Aufgabe konzentrieren kann. Unabhängig davon, ob sie einzeln oder gemeinsam arbeiten, wissen sie, wann und wo sie erscheinen müssen und was zu erledigen ist.
Geschwindigkeit
Ein Sprint ist in der Regel ein Zeitraum, in dem ungestört produktiv gearbeitet werden kann. Das bedeutet, dass es keine Meetings, Teambuilding-Aktivitäten, dringenden Probleme usw. gibt, die den Zeitplan beeinträchtigen könnten. Als Ergebnis können Teams ihre Aufgaben schneller erledigen.
Zeitmanagement
Sprints sind naturgemäß zeitlich begrenzt. Diese Eigenschaft schafft ein Gefühl der Dringlichkeit. Die Mitglieder des Teams wissen, was sie während ihrer Arbeitszeit zu tun haben, was sie dazu motiviert, ihre Tage effektiv zu gestalten.
Ressourcennutzung
Als Team ermöglicht ein Produktivitäts-Sprint eine bessere Ressourcennutzung. Er hilft Einzelpersonen dabei, ihre Arbeit auf der Grundlage von Abhängigkeiten und ihrer Phase im Workflow zu planen.
Beispielsweise kann ein Qualitätsanalyst seine Arbeit in einem Sprint zwei Tage nach Fertigstellung der Arbeit des Entwicklers planen.
Energiepegel der Mitarbeiter
Ein wichtiger Teil jedes Sprints ist die Pause. Am Ende einer intensiven Phase der Arbeit empfehlen Produktivitätssprints eine Pause, die manchmal halb so lang ist wie der Sprint selbst.
Dadurch erhält jedes Team-Mitglied Zeit, sich von der Intensität der anstehenden Arbeit zu erholen. Es würdigt ihren Aufwand und fördert die Regeneration.
Wenn Sie Softwareentwickler sind, sind Sie wahrscheinlich mit Sprintplanung und der Scrum-Methodik vertraut. Sprints müssen jedoch nicht auf Agile/Scrum beschränkt sein. Sie können auf jede Art von Rolle oder Arbeit angewendet werden. Sehen wir uns an, wie das funktioniert.
So planen und führen Sie einen Sprint für die Produktivität durch
Die Idee eines Produktivitätssprints besteht nicht darin, jeden Tag des Jahres unangemessen hohe Leistungen zu erbringen. Stattdessen hilft Ihnen ein guter Produktivitätssprint dabei, Ihre Arbeit auf die effektivste und burnoutfreie Weise zu planen.
Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für den Einstieg mit Support eines robusten Tools für das Projektmanagement wie ClickUp Sprints.
1. Klare Ziele setzen
Bevor Sie einen Sprint starten, müssen Sie wissen, was Sie erreichen möchten. Die Festlegung der richtigen Ziele hilft dabei, alle während des Sprints durchgeführten Arbeiten in die richtige Richtung zu lenken.
Machen Sie Ihre Ziele SMART. Setzen Sie sich spezifische, messbare, erreichbare, relevante und zeitgebundene Ziele.
Denken Sie daran, dass die beste Vorgehensweise bei der Zielsetzung zwar ergebnisorientiert ist, dies bei Produktivitäts-Sprints jedoch etwas anders ist. Hier konzentrieren Sie sich darauf, Ziele für die Aufgaben festzulegen, die Sie abschließen müssen, um Ihre organisatorischen Ziele zu erreichen.
Wenn Ihr Ziel beispielsweise darin besteht, eine Marketingkampagne für die Einführung eines neuen Produkts zu starten, könnten Ihre SMART-Ziele wie folgt lauten:
- Erstellen Sie bis zum zweiten Tag einen Slogan für die Kampagne.
- Verfassen Sie bis zum dritten Tag kreative Briefings für 20 Social-Media-Inhalte.
- Schließen Sie das Budget für digitale Werbung bis zum 5. Tag ab.
Mit diesen Zielen können Sie Ihre Arbeit effektiv planen. Sie könnten beispielsweise am ersten Tag eine Brainstorming-Sitzung mit dem Marketingteam planen, am zweiten Tag 2–3 Stunden für das Verfassen von Briefings einplanen und am fünften Tag 2–3 Stunden für die Budgetierung. Wenn Sie Schwierigkeiten mit der Zielsetzung haben, kann Ihnen die SMART-Vorlage von ClickUp helfen.
2. Aufschlüsselung der Ziele in konkrete Aufgaben
Sobald Sie Ihre Ziele festgelegt haben, legen Sie die Aufgaben fest, die zur Erreichung dieser Ziele erforderlich sind. Sie müssen nicht jedes Mal bei Null anfangen. Probieren Sie die agile Sprint-Planungsvorlage von ClickUp aus, um Ihr Team auf Erfolgskurs zu bringen.
Die Vorlage bietet zwar eine Struktur, aber die Definition der Aufgaben und die Gestaltung des Projekts liegen bei Ihnen. Überlegen Sie sich also, wie Sie Ihre Aufgaben aufteilen würden. Die Aufgaben zur Erstellung eines Slogans könnten beispielsweise folgende sein:
- Brainstorming mit dem Kreativteam
- Erstellen einer Liste aller möglichen Slogans
- Auswahl der besten Slogans
- Experimentieren Sie mit der Anwendung des Slogans in verschiedenen Kanälen.
- Finalisierung des Slogans
Legen Sie Fälligkeitstermine für jede dieser Aktivitäten fest. Mit ClickUp Aufgaben haben Sie die Möglichkeit, einzelne Aufgaben oder Unteraufgaben einzurichten, wenn Sie dies bevorzugen. Sie können auch Beschreibungen hinzufügen, Benutzer zuweisen, Fristen festlegen und mit den beteiligten Teammitgliedern in den verschachtelten Kommentaren zusammenarbeiten. Und was noch? Verknüpfen Sie Aufgaben und verwalten Sie Abhängigkeiten – alles an einem Ort.
Sie sind neu in der Sprintplanung? Keine Sorge. Wählen Sie eine Sprintplanungsvorlage, die zu Ihnen passt, und passen Sie sie nach Ihren Bedürfnissen benutzerdefiniert an!
3. Erstellen einer realistischen Zeitleiste
Wenn Teams von Sprints als intensiver Arbeit sprechen, gehen sie oft davon aus, dass dies bedeutet, die Woche mit unzähligen Aufgaben zu überladen. Im Gegenteil, ein guter Produktivitätssprint setzt realistische Zeitleisten.
Überprüfen Sie Ihren Backlog: Verwenden Sie ClickUp-Listen, um Ihre Backlog-Elemente zu sammeln und zu ermitteln, was sinnvollerweise in den Sprint passt. Sie können auch die Sprint-Backlog-Vorlage von ClickUp benutzerdefiniert anpassen, um diesen Prozess wesentlich schneller und effektiver zu gestalten.
Zeitschätzungen für Aufgaben hinzufügen: In ClickUp Aufgaben können Sie für jede Aufgabe eine Zeitschätzung hinzufügen und diese zur Planung des Sprints verwenden.
Berücksichtigen Sie die Workload: Berücksichtigen Sie Urlaubstage Ihrer Teammitglieder, bestehende Verpflichtungen und die historische Sprintgeschwindigkeit. Die Workload-Ansicht von ClickUp ist hierfür ein guter Ausgangspunkt.
Beachten Sie Abhängigkeiten: Berücksichtigen Sie bei der Einstellung von Fristen, wie Aufgaben miteinander verknüpft sind. Sehen Sie sich den agilen Workflow an, um zu erkennen, welche Aufgaben fertiggestellt sein müssen, bevor die nächste beginnen kann.
Pufferzeit einplanen: Es ist einfach, Arbeiten direkt hintereinander zu planen, aber es kann immer etwas schiefgehen. Planen Sie daher Pufferzeit ein. So stellen Sie sicher, dass die im Sprint geplanten Arbeiten auf jeden Fall abgeschlossen werden können.
💡 Profi-Tipp: Verwenden Sie die ClickUp-Sprint-Vorlage, um loszulegen.
4. Vorbereitung des Workspace
Das Hauptziel eines Sprints zur Steigerung der Produktivität ist es, Ablenkungen zu minimieren. Der oben beschriebene Prozess beseitigt Ablenkungen, die durch den Prozess des Planens für ein Projekt verursacht werden. Aber andere Ablenkungen, einschließlich Ihrer persönlichen, liegen in Ihrer Verantwortung.
Entrümpeln Sie Ihren physischen Arbeitsbereich und entfernen Sie unnötige Elemente von Ihrem Schreibtisch. Schalten Sie Ihr Telefon während der Arbeit auf lautlos oder in den Fokusmodus und deaktivieren Sie alle Benachrichtigungen, die Sie nicht benötigen. Bereiten Sie dann Ihren Workspace für den Sprint vor.
Wählen Sie eine agile Projektmanagement-Ansicht, die zu Ihnen passt. ClickUp für agile Teams bietet eine anpassbare Startansicht, in der Sie alles sehen, was Sie für den Start Ihres Sprints benötigen. Sie können auch eine Kalenderansicht oder eine Board-Ansicht wählen, je nach Ihren Vorlieben.
5. Durchführung eines Sprints zur Steigerung der Produktivität
Nachdem das Setup erledigt ist, ist es an der Zeit, den Sprint zur Steigerung der Produktivität durchzuführen. Das bedeutet lediglich, dass Sie nun wie im Plan vorgesehen vorgehen.
- Nehmen Sie die geplanten Aufgaben in Angriff
- Lesen Sie die Kurzbeschreibung oder Beschreibung jeder Aufgabe durch, um den Kontext vollständig zu verstehen.
- Erledigen Sie die intensive Arbeit an dieser bestimmten Aufgabe.
- Denken Sie daran, die dafür aufgewendete Zeit mit ClickUp Zeiterfassung zu erfassen.
- Machen Sie am Ende des Sprints eine Pause.
Falls Sie eine Aufgabe innerhalb dieses Sprints nicht wie geplant abschließen können, überlegen Sie sich, wie Sie weiter vorgehen möchten. Sie können sie wieder zum Backlog hinzufügen, für den nächsten Sprint neu planen oder eine andere Aufgabe an ihre Stelle setzen.
Treffen Sie diese Entscheidungen wohlüberlegt auf der Grundlage der Erkenntnisse, die Sie mit Ihren Product Backlog Management-Tools gewinnen.
6. Zeitmanagementtechniken nutzen
Um einen Sprint zur Steigerung der Produktivität erfolgreich umzusetzen, ist es ratsam, sich auf bewährte Best Practices zu stützen. Hier sind einige Zeitmanagement-Techniken, die Sie in Betracht ziehen sollten.
Pomodoro-Technik: Verrichten Sie 25 Minuten lang intensive Arbeit und machen Sie anschließend eine fünfminütige Pause. Sie können auch 50 Minuten lang arbeiten und dann eine zehnminütige Pause einlegen. Mit einer der heute verfügbaren Pomodoro-Apps bleiben Sie auf Kurs.
Zeitblockierung: Teilen Sie Ihren Tag in Blöcke mit Zeit ein, die jeweils bestimmten Aufgaben oder Aktivitäten gewidmet sind. Kombinieren Sie ähnliche Aufgaben, um Kontextwechsel zu vermeiden und die Effizienz zu steigern.
Zeiterfassung: Beobachten Sie, wie Sie Ihre Zeit über einen oder zwei Tage hinweg verbringen, um Zeitfresser, Verbesserungsmöglichkeiten und Ihre höchste Produktivität zu identifizieren.
7. Nachverfolgung des Fortschritts und Reflexion
Verfolgen Sie während des gesamten Sprints sorgfältig Ihren Fortschritt. Nehmen Sie sich am Ende des Sprints Zeit für eine Reflexion. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie dies erreichen können.
StandUps
Nutzen Sie tägliche Standup-Meetings, um Updates zum Fortschritt Ihres Teams auszutauschen, fertiggestellte Aufgaben zu besprechen und Hindernisse zu identifizieren. Arbeiten einige Teams remote? Kein Problem! Nutzen Sie die ClickUp-Chat-Ansicht für ein asynchrones Standup-Meeting.
Sie können StandUp-Notizen auch mit ClickUp Brain automatisieren, das alle am Vortag auf der Plattform vorgenommenen Aktualisierungen zusammenfasst.
Berichte
Erstellen Sie mit ClickUp Dashboards die Berichte, die Sie benötigen. Passen Sie die Karten an und wählen Sie die Zahlen aus, die Sie an einem Ort sehen möchten. Sie können auch spezifische Berichte wie Burn-up-/Burn-down-Diagramme, individuelle Berichte zur Produktivität, Aufgaben nach Status usw. in Ihren Sprint-Review-Meetings verwenden.
Rückblicke
Führen Sie schließlich am Ende jedes Sprints eine Retrospektive mit dem Team durch. Würdigen Sie die gute Arbeit, feiern Sie Erfolge und analysieren Sie die Herausforderungen, denen Sie während des Sprints begegnet sind. Die ClickUp-Vorlage für Sprint-Retrospektiven bietet einen visuellen und interaktiven Rahmen für die Durchführung Ihrer Retrospektiven.
Die Durchführung einer Retrospektive kann schwierig sein. Denn dabei werden sowohl emotionale als auch berufliche Aspekte der Arbeit diskutiert, und nicht alle davon sind unbedingt positiv. Die Durchführung solcher Meetings kann für Projektmanager, die noch am Anfang ihrer Karriere stehen, eine Herausforderung sein, aber ClickUp hilft Ihnen dabei:
Diese Beispiele für Sprint-Retrospektiven bieten Ihnen Inspiration. Und wenn Sie sich bereit fühlen, Ihre Meetings selbst durchzuführen, probieren Sie diese Vorlagen für Sprint-Retrospektiven aus, um Ihren Weg zu begleiten. Und als Krönung gibt es hier noch einen Bonusartikel darüber, wie sich Sprint-Reviews von Retrospektiven unterscheiden.
Wenn Ihnen die Umsetzung eines Sprints zur Steigerung der Produktivität dennoch zu kompliziert erscheint, nutzen Sie eine dieser agilen Vorlagen, um die Grundlagen zu schaffen.
Best Practices für erfolgreiche Sprints
Auf den Schultern von Giganten kann man weit sehen. Hier finden Sie einige bewährte Best Practices, die Ihnen die Planung Ihres Sprints zur Steigerung der Produktivität erleichtern.
Machen Sie Pausen: Stehen Sie vom Schreibtisch auf, strecken Sie sich oder gehen Sie spazieren. Vermeiden Sie während der Pausen Bildschirme oder soziale Medien, um eine bessere Wirkung zu erzielen. Nehmen Sie sich bei längeren Sprints einen Tag frei, um Ihren Kopf frei zu bekommen.
Feiern: Lassen Sie Erfolge nicht unbeachtet bleiben. Feiern Sie Erfolge gemeinsam mit Ihrem Team.
Priorisieren Sie Selbstfürsorge: Behalten Sie gesunde Gewohnheiten bei, wie ausreichend Schlaf, eine ausgewogene Ernährung und regelmäßige Bewegung.
Kommunizieren: Bitten Sie um Support, wenn Sie Schwierigkeiten haben oder sich überfordert fühlen. Nutzen Sie alle Vorteile und Möglichkeiten, die Ihnen zur Verfügung stehen.
Reflektieren und lernen: Nutzen Sie die Berichte und Rückblicke, um zu reflektieren. Überlegen Sie, was Sie persönlich verbessern könnten. Simulieren Sie Optimierungen für Prozesse, um bessere Ergebnisse zu erzielen.
Auf die Plätze, fertig, ClickUp!
Es ist mittlerweile allgemein anerkannt, dass es besser ist, sich in kurzen Zeiträumen hochkonzentriert zu arbeiten und dazwischen Pausen einzulegen, als sich über lange Zeiträume nur teilweise zu konzentrieren. Unabhängig davon, ob Sie alleine oder im Team arbeiten, sind Sprints eine hervorragende Methode, um Arbeit zu erledigen.
Die Umsetzung eines erfolgreichen Sprints erfordert jedoch mehr als nur gute Absichten. Dazu gehören ein klarer Plan, eine durchdachte Terminierung, Prognosen, Schätzungen und ein kontinuierliches Management.
Hier kann ein Sprint-Planungstool wie ClickUp helfen, das Features für alle Aspekte des Sprint-Managements bietet, darunter Aufgaben, Zeitleisten, Dashboards, Kommunikation, Automatisierung und vieles mehr.
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