So erstellen Sie eine Ressourcenaufgliederung

Anthony Bourdain, Starkoch und Verfasser, leitete seine Küchen nach dem Brigade-System. Er teilte die Küche in Stationen auf, die die einzelnen Komponenten der Mahlzeit zubereiteten. Jede Station verfügte über Sous-Chefs, Köche und Assistenten mit eigenen Zutaten, Tools und Workspaces.

Mit dieser Struktur, so sagt er, „könnten die vielen, vielen Aufgaben einer großen, geschäftigen Küche selbst in der Hektik des Abendansturms von einer einzigen Person – dem Küchenchef – verwaltet und koordiniert werden.“

In der Business-Welt würde eine solche Hierarchie als Ressourcenaufschlüsselungsstruktur bezeichnet werden. Was ist das, fragen Sie sich? Finden wir es heraus.

Die Ressourcenaufschlüsselung verstehen

Eine Ressourcenaufgliederung (RBS) ist eine hierarchisch gegliederte Liste aller Ressourcen, die zum Abschließen eines Projekts benötigt werden. Bei diesen Ressourcen kann es sich um personelle, materielle, finanzielle, informationsbezogene und sogar zeitliche Ressourcen handeln.

Es handelt sich um ein tool für das Ressourcenmanagement, das in der Regel über mehrere Ebenen hinweg organisiert ist, wobei das Ziel des Projekts an oberster Stelle steht und sich verschiedene Ressourcenkategorien auf jeder Phase verzweigen. Es umfasst alle Ressourcen, die Kosten verursachen, mit Ausnahme des Geldes selbst.

Vor allem aber ist eine RBS kein isoliertes Element. Sie ist eng mit verschiedenen Aktivitäten der Projektplanung verknüpft, wie beispielsweise der Work Breakdown Structure (WBS) oder der Risk Breakdown Structure usw. Und so funktioniert es.

Die Projektstrukturplanung (WBS) ist das Dokument, das die Arbeit in kleine, überschaubare Aufgaben unterteilt. Eine gute RBS entspricht diesem Dokument und legt dar, welche Ressourcen in jeder Phase benötigt werden.

Wenn beispielsweise ein Softwareentwicklungsprojekt in die MVP-Phase (Minimum Viable Product), die Phasen 1, 2 usw. unterteilt wird, erstellt die RBS eine Liste der in jeder Phase benötigten Ressourcen. In der MVP-Phase benötigen Sie möglicherweise:

Sobald das MVP abgeschlossen ist und das Produkt nun live ist, benötigen Sie möglicherweise zusätzliche Ressourcen, wie zum Beispiel:

Ein weiterer Aspekt, auf den sich die RBS abstimmt, ist die Risikostrukturplanung. In jeder Phase der Arbeit sind Risiken zu berücksichtigen. Mehrere ERP-Tools verbinden RBS, WBS und die Risikostrukturplanung, um eine vollständige Ansicht zu bieten.

Beispielsweise können in der MVP-Phase Probleme mit der Leistung auftreten. Wenn mehrere Mitglieder des Teams am MVP arbeiten, können Sicherheitsrisiken entstehen. Wenn Sie Benutzerdaten erfassen, können Datenschutzrisiken bestehen.

Die Ressourcenaufschlüsselung umfasst die Komponenten, die erforderlich sind, um diese Risiken in jeder Phase zu minimieren. In der MVP-Phase wird die RBS wahrscheinlich zusätzliche Ressourcen für die Cloud-Infrastruktur enthalten. Bei deutlicher Marktakzeptanz könnte die Liste der Ressourcen Sicherheitsingenieure oder Berater umfassen.

Nachdem wir nun die Grundlagen der Ressourcenaufschlüsselung erläutert haben, wollen wir uns ansehen, wie sie im Projektmanagement eingesetzt wird.

Die Rolle und Bedeutung der RBS im Projektmanagement

Die Ressourcenaufschlüsselung ist eines der vielen Rahmenwerke, die im Projektmanagement für die Planung und Durchführung genutzt werden. Sie spielt während des gesamten Projektlebenszyklus eine entscheidende Rolle. Und so funktioniert es.

Ressourcenzuweisung

Wenn Sie wissen, welche Ressourcen Sie zum Abschließen eines Projekts benötigen, können Sie die richtigen Mitarbeiter zum richtigen Zeitpunkt einstellen, schulen und einsetzen. Die RBS dient als Leitfaden für die Ressourcenzuweisung während des gesamten Projekts.

Wenn die RBS beispielsweise angibt, dass für den dritten Sprint zusätzliche Entwickler benötigt werden, kann der Projektmanager rechtzeitig im Voraus Wege finden, um Ressourcen einzustellen bzw. einzubinden.

Terminplanung

Obwohl die Terminplanung stärker von der Projektstrukturplanung (WBS) als von der RBS beeinflusst wird, spielt letztere dennoch eine Schlüsselrolle. Durch die gemeinsame Betrachtung von WBS und RBS können Projektmanager die Arbeit auf der Grundlage der Ressourcenverfügbarkeit planen.

Wenn Sie beispielsweise nur einen Scala-Entwickler haben, der gerade mit einem anderen Projekt beschäftigt ist, wenn Sie ihn benötigen, können Sie mithilfe der RBS die Arbeit entsprechend seiner Verfügbarkeit neu planen, anstatt zusätzliche Mitarbeiter einzustellen.

Verteilung des Workload

Die Ressourcenaufschlüsselung ermittelt im Voraus, was das Projekt benötigt: Wie viele Mitarbeiter, für wie lange, in welchem Zeitraum usw. Wenn in der Entwicklungsphase ein maximaler Ressourceneinsatz erforderlich ist, können Sie zusätzliche Fachkräfte einstellen und die Workload gleichmäßig verteilen.

Risikomanagement

Im Wesentlichen ist eine Ressourcenaufschlüsselung eine Prognose. Sie gibt den zukünftigen Bedarf auf der Grundlage der aktuellen Anforderungen an. Dies mindert verschiedene Risiken im Projektmanagement, wie zum Beispiel:

Eine gute RBS antizipiert diese Eventualitäten und hilft dabei, Notfallpläne zu erstellen, falls sie eintreten sollten.

Kritische-Pfad-Analyse

Die Methode des kritischen Pfades ist eine Technik des Projektmanagements, die die längste Abfolge abhängiger Aufgaben ermittelt, um die minimale Dauer des Projekts zu berechnen. Eine RBS tut dasselbe, um den minimalen Ressourcenbedarf zu ermitteln.

Um Ihre Projektplanung, Workload-Verteilung, Ihr Risikomanagement und vieles mehr zu optimieren, benötigen Sie eine solide Ressourcenaufschlüsselung. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung einer solchen.

Erstellung einer Ressourcenaufgliederung

Eine RBS ist eine Liste der Ressourcen, die benötigt werden, um ein Projekt abzuschließen. Klingt einfach, nicht wahr? Nun, je nach Art Ihres Projekts kann dies jedoch sehr komplex sein. Um gründlich vorzugehen, befolgen Sie die folgenden Schritte, die von der Ressourcenmanagement-Software von ClickUp geschickt unterstützt werden.

1. Projektleistungen identifizieren

Beginnen Sie damit, die Projektziele und die entsprechenden Ergebnisse klar zu definieren. Wenn Ihr Ziel darin besteht, bis zu einem bestimmten Termin ein MVP mit x Features zu liefern, legen Sie die Aufgaben und Unteraufgaben fest, die Sie abschließen müssen. Falls bereits eine WBS vorhanden ist, nutzen Sie diese.

Falls nicht, definieren Sie den Umfang des Projekts. Bringen Sie alle wichtigen Projektbeteiligten zusammen, um Erwartungen und Ergebnisse zu besprechen.

Probieren Sie für einen schnellen Einstieg die ClickUp-Vorlage „Projektumfang-Whiteboard“ aus. Nutzen Sie sie, um Informationen zu Aktivitäten, Aufgaben und Terminen von verschiedenen Beteiligten zu sammeln. Fassen Sie die Informationen zusammen und ordnen Sie sie visuell, damit Sie später darauf zurückgreifen können.

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2. Ressourcenkategorien identifizieren

Beginnen Sie damit, die Hauptkategorien der Ressourcen zu bestimmen, die die obersten Bereiche Ihrer RBS bilden werden. Dies könnten sein:

Denken Sie daran, dass die RBS eine Hierarchie ist. Unterteilen Sie die Ressourcen daher in spezifische Komponenten unter jeder primären Ressourcenkategorie. So würden beispielsweise die personellen Ressourcen weiter unterteilt in:

Wenn das Projekt groß genug ist, können Sie noch weiter ins Detail gehen. Beispielsweise könnten Sie einen UX-Leiter haben, der ein UX-Team leitet, das aus einem UI-Designer, einem Animationsdesigner, einem Markendesigner usw. besteht.

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Wenn Sie noch Anfänger in der Ressourcenplanung sind, haben wir genau das Richtige für Sie. Probieren Sie die ClickUp-Vorlage für die Ressourcenplanung aus, um Aufgaben und Ressourcen an einem Ort zu visualisieren. Mit dieser Vorlage können Sie außerdem Arbeitszeiten nachverfolgen, Subunternehmer verwalten und die Workflows Ihrer Teams überwachen.

3. Fügen Sie Details zu den Ressourcen hinzu

Gehen Sie ins Detail. Nutzen Sie die Projektstrukturplanung (WBS) oder das Projektumfangs-Dokument, um Fragen dazu zu stellen, wer welche Aufgaben zu erledigen hat. Achten Sie darauf, dass Sie nichts übersehen.

Zu den am häufigsten benötigten Informationen gehören Fähigkeiten, Erfahrung, Vergütung, Verfügbarkeit usw. Beispiel:

Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie die Zahlen parat haben. Ermitteln Sie, wie viele Business-Analysten, Entwickler oder Tester Sie benötigen, und dokumentieren Sie dies.

4. Finden Sie die richtigen Personen für die Rolle

Nun sind Sie bereit, von dem theoretischen Plan zur Erstellung praktischer Szenarien überzugehen. Wählen Sie für jede Rolle den richtigen Mitarbeiter entsprechend seiner Verfügbarkeit aus.

Die Workload-Ansicht von ClickUp ist eine hervorragende Möglichkeit, die Verfügbarkeit aller Teammitglieder an einem Ort zu überblicken. In dieser Ansicht können Sie auch sehen, woran jemand gerade arbeitet. Wenn Sie also eine Ressource benötigen, die bereits anderweitig zugewiesen ist, können Sie mit dem Projektmanager sprechen, um sie neu zuzuweisen oder freizugeben.

Wenn Sie etwas mehr Struktur bevorzugen, probieren Sie die ClickUp-Vorlage für die Mitarbeiter-Workload-Auslastung aus. Diese Vorlage für Fortgeschrittene hilft bei der Planung der Kapazität, der Visualisierung von Arbeitsaufgaben, dem Vergleich von Zeitschätzungen mit Ist-Werten und vielem mehr.

Machen Sie Ihr Workload-Management zum Kinderspiel mit der ClickUp-Vorlage für den Workload von Mitarbeitern.

5. Verbinden Sie die Punkte

Eine gute Ressourcenaufschlüsselung ist mehr als nur eine Liste. Sie bietet eine Ansicht darüber, wie alle Ressourcen miteinander interagieren, um das Projekt abzuschließen. Wie wir bereits gesehen haben, geschieht dies auf hierarchische Weise und unterstützt den Ressourcenausgleich.

Organisieren Sie die Ressourcen also hierarchisch, wobei die allgemeinsten Kategorien ganz oben stehen und spezifischere Unterkategorien weiter unten in der Struktur folgen. Ein Beispiel für eine Ressourcenaufschlüsselungsstruktur könnte wie folgt aussehen:

6. Richten Sie das Projekt ein

Richten Sie das Projekt in einem Ressourcenmanagement-Tool wie ClickUp ein, um eventuelle Probleme aus dem Weg zu räumen. Nutzen Sie ClickUp-Aufgaben, um die Projektstrukturplanung übersichtlich darzustellen. Fügen Sie dann jeder Aufgabe Ressourcen hinzu, legen Sie Fälligkeitstermine fest und fügen Sie Beschreibungen hinzu. Bei Bedarf können Sie auch Anhänge oder Links zu externen Dateien einfügen.

Erfinden Sie das Rad nicht neu. Nutzen Sie die ClickUp-Vorlage zur Ressourcenzuweisung, um den Überblick über alle Materialien und Arbeitskräfte zu behalten, die Sie für Ihr Projekt benötigen. Machen Sie sich detaillierte Notizen zu jeder Ressource, verwalten Sie deren Verfügbarkeit, visualisieren Sie die Teamstruktur und vieles mehr mit dieser Vorlage für Fortgeschrittene.

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Freigeben Sie nun die RBS und das Projekt-Setup den Stakeholdern, darunter dem Client, den Sponsoren, den Teamleitern und den Teammitgliedern. Bitten Sie sie, auf etwaige Unstimmigkeiten in den Prognosen hinzuweisen.

Nutzen Sie die ClickUp-Listenansicht, um alle beteiligten Aufgaben und Ressourcen zu sehen. Die ClickUp-Board-Ansicht eignet sich hervorragend, um die Arbeit nach verschiedenen Phasen zu organisieren. Und die ClickUp-Gantt-Ansicht hilft dabei, Abhängigkeiten und Zeitleisten zu visualisieren.

Das klingt einfach – und ist es auch. Denken Sie jedoch daran, dass einfach nicht immer gleichbedeutend mit leicht ist. Bei der Erstellung einer Ressourcenaufschlüsselung können Herausforderungen auf Sie zukommen.

Hier sind einige Herausforderungen, denen Projektmanager regelmäßig gegenüberstehen, sowie Schritte zu deren Bewältigung.

Herausforderungen und Lösungen bei der Umsetzung der RBS

Projekte können komplex werden, es kann zu Scope Creep kommen, und die Ziele, auf die Sie das Projekt ausgerichtet haben, können sich verschieben. Schauen wir uns an, was in solchen Fällen zu erledigen ist.

1. Unzureichende Ermittlung der Ressourcen

Eine der größten Herausforderungen im Projektmanagement besteht darin, die benötigten Ressourcen nicht genau zu ermitteln. Dies kann auf mangelnde Sichtbarkeit im Projekt, einen falsch definierten Arbeitsumfang oder eine Unterschätzung des Aufwands zurückzuführen sein.

In jedem Fall besteht die Gefahr von Budgetüberschreitungen und Verzögerungen, wenn Ihre RBS nicht alle benötigten Ressourcen enthält. Um dies zu vermeiden:

2. Sich ändernde Anforderungen des Projekts

Agile Projekte sind von Natur aus anpassungsfähig an Veränderungen. Die RBS, die Sie zu Beginn des Projekts erstellen, kann nach einigen Sprints bereits unzureichend sein. Das ist zwar für das Ressourcenmanagement unpraktisch, aber auch unvermeidbar.

Um sich darauf einzustellen:

Wenn Sie hierfür ein Tool wie ClickUp Docs verwenden, können Sie die Änderungen hervorheben und mit den Beteiligten freigeben, sodass diese die Bearbeitung gemeinsam durchführen oder Feedback in Form von Kommentaren hinterlassen können. Sie können beispielsweise die Änderungen bei den Projektkosten anzeigen, damit der Projektsponsor oder der Finanzleiter diese genehmigen kann.

3. Mangelnde Akzeptanz bei den Stakeholdern

Projektmanager, die noch in der frühen Phase ihres Projektmanagements stehen, begehen möglicherweise den Fehler, die Ressourcenaufgliederung zu erstellen, ohne andere zu konsultieren. Trotz bester Absichten kann eine isolierte Arbeitsweise später zu Ressourcenengpässen führen.

Ein Projektmanager könnte beispielsweise davon ausgehen, dass ein UI-Designer ausreicht. Der UX-Leiter verfügt jedoch möglicherweise nicht über einen UI-Designer, der sich auch mit Mikroanimationen auskennt, was bedeutet, dass nun zwei Personen benötigt werden.

Um dies zu vermeiden, sollten Sie die Zustimmung der Stakeholder auf allen Ebenen einholen. Ermutigen Sie alle Stakeholder, die RBS zu prüfen und ihre Zustimmung zu erteilen, um eine optimale Ressourcennutzung sicherzustellen.

4. Verwirrte Team-Mitglieder

Die Ressourcenaufgliederungsstruktur spielt auch die Rolle, die Managementstruktur des Projekts zu definieren. Dazu gehört, wer wem unterstellt ist, wer wessen Arbeit überprüft usw.

Ohne eine klare Hierarchie und aktive Bestätigung kann das Teammanagement chaotisch werden. Beispielsweise haben Sie vielleicht den Frontend-Entwickler der UX-Hierarchie hinzugefügt, während die Ressource möglicherweise glaubt, sie berichte an den Entwicklungsleiter.

Beugen Sie solchen Situationen durch Transparenz vor. Veröffentlichen Sie Ressourcenaufgliederungen und laden Sie alle Mitglieder des Teams ein, einen Blick darauf zu werfen. Gestalten Sie diese übersichtlich und anschaulich, damit sie für alle leicht verständlich sind. Halten Sie Kommunikationskanäle offen, falls jemand Bedenken oder Feedback hat.

Strukturieren Sie Ihre Projekte und legen Sie mit ClickUp eine Stufe höher

Agile Softwareprojekte legen heute Wert auf Autonomie und Selbstmanagement, was bedeutet, dass Bourdains Brigade-System zur Arbeitsorganisation kontraproduktiv sein könnte. Dennoch gibt es eine tiefere, grundlegendere Lektion zu lernen.

Bourdains Küche zeigt, dass man für ein effektives und konsistentes Projekt unter hohem Druck eine klare Aufschlüsselung benötigt, wer für was verantwortlich ist und wie die Arbeit von einem Schritt zum nächsten übergeht – auch bekannt als Ressourcenaufschlüsselungsstruktur.

Ein leistungsstarkes Tool für das Projektmanagement wie ClickUp kann die Ressourcenaufschlüsselung in Ihren Planungsprozess integrieren. Ohne ein weiteres Google Doc oder eine weitere Tabelle erstellen zu müssen, können Sie mit ClickUp alle projektbezogenen Unterlagen an einem Ort zusammenfassen.

Und das Beste daran? Sie können direkt innerhalb der Plattform mit verschiedenen Stakeholdern freigeben, bearbeiten und zusammenarbeiten. Sie können auch Ihre eigene, benutzerdefinierte Vorlage für eine Ressourcenaufschlüsselungsstruktur für die zukünftige Verwendung erstellen.

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