Wie können Sie angesichts der Größe Ihres Unternehmens und Ihres Kundenstamms eine enge Zusammenarbeit zwischen allen Teams und verschiedenen Tools aufrechterhalten? Genau vor dieser Herausforderung stand DataAutomation im Jahr 2020, bevor es mit ClickUp eine All-in-One-Arbeitslösung zur Steigerung der Produktivität entwickelte!
Die Geschichte von DataAutomation
DataAutomation wurde 2016 gegründet und ist eine SaaS-Plattform, die Software integriert und Prozesse durch Automatisierung optimiert, um Unternehmen dabei zu helfen, ihre Leistung zu optimieren, Zeit zu sparen und menschliche Fehler zu vermeiden.
Heute wird DataAutomation von über 186 Unternehmen weltweit genutzt und hat sich zu einem führenden Anbieter von Lösungen für die Massenautomatisierung und App-Integration entwickelt. Das Unternehmen hat es sich zur Aufgabe gemacht, Software benutzerdefiniert anzupassen und zu verbinden, damit sich Kunden effizienter auf das Wachstum ihres Geschäfts konzentrieren können.
Die Herausforderung
Die Lösungen von DataAutomation erfordern eine sorgfältige Koordination zwischen den Teams für Implementierung, Vertrieb und Marketing.
Um den Anforderungen seiner Kunden und seiner wachsenden Teams gerecht zu werden, benötigte DataAutomation eine einzige, gemeinsame Arbeitsplattform, die die funktionsübergreifende Zusammenarbeit, die Arbeitsprozesse und die Sichtbarkeit innerhalb des Unternehmens verbesserte.
Die Lösung
Wir glauben, dass die Ersetzung traditioneller Workflows durch klare, automatisierte Prozesse der Schlüssel zur Geschäftseffizienz ist. Unsere Kunden verlassen sich auf ausgeklügelte Lösungen, die eine sorgfältige Zusammenarbeit zwischen allen unseren Teams bei DataAutomation erfordern. Mit ClickUp können wir endlich an einem Ort mit gemeinsamen Tools zusammenarbeiten, was die internen Prozesse verbessert und unser Geschäft vorantreibt. Diese Lösung vereint nicht nur unsere Teams, sondern wir haben auch einen zuverlässigen Partner gefunden, der unsere Philosophie teilt, effizienter zu arbeiten!
Wir glauben, dass die Ersetzung traditioneller Workflows durch klare, automatisierte Prozesse der Schlüssel zur Geschäftseffizienz ist. Unsere Kunden verlassen sich auf ausgeklügelte Lösungen, die eine sorgfältige Zusammenarbeit zwischen allen unseren Teams bei DataAutomation erfordern. Mit ClickUp können wir endlich an einem Ort mit gemeinsamen Tools zusammenarbeiten, was die internen Prozesse verbessert und unser Geschäft vorantreibt. Diese Lösung vereint nicht nur unsere Teams, sondern wir haben auch einen zuverlässigen Partner gefunden, der unsere Philosophie teilt, effizienteres Arbeiten zu ermöglichen!
Alles an einem Ort zusammenführen
Renee kam 2020 zu DataAutomation und übernahm sofort eine gewaltige Aufgabe: die Tools und Prozesse des Implementierungsteams auf Ineffizienzen zu überprüfen – und dann ein System zu ihrer Verbesserung zu entwickeln.
Renees Vision für die Zukunft der Arbeit bei DataAutomation, die sie als „Umbrella Philosophy“ bezeichnet, besteht darin, dass jedes Team und seine Arbeit an einem Ort zusammengeführt werden sollten, an dem alle gemeinsam koordinieren können, unabhängig von ihrer Rolle oder ihrem Tech-Stack.
„Informationssilos sind ein großes Hindernis für funktionsübergreifende Arbeit, insbesondere in einer Remote-Umgebung, in der man nicht einfach nebenbei etwas über die Initiativen anderer Abteilungen erfahren kann, während man darauf wartet, dass der Kaffee fertig wird“, sagt Renee.
„Jedes Mal, wenn Sie Ihre tools öffnen, um die Sichtbarkeit und Zugänglichkeit von Informationen zu verbessern, sparen Sie Zeit und reduzieren Opportunitätskosten. “
Konsolidierung von tools
Während die Tools von DataAutomation in früheren Jahren ausreichend waren, wurden sie mit zunehmender Größe der einzelnen Teams immer mehr zu einer Belastung, da unzusammenhängende Workflows zu Verlusten an Produktivität und mehr Stress führten.
Zu dieser Zeit nutzten die Teams von Data Automation mehrere Plattformen, um ihre Teamfunktionen zu unterstützen:
- Trello für das Projektmanagement
- Tettra für die Dokumentation von Prozessen (SOP)
- Streak für Vertriebs-CRM
- Google Docs für Wissensdatenbanken
- Google Forms für Projektuntersuchungen und Fehlerformulare
- Google Tabellen für Datenbanken
- …und mehr
Nach einem Zeitraum der Recherche und des Vergleichs verschiedener Projektplattformen kam Renee in Zusammenarbeit mit anderen zu dem Schluss, dass ClickUp das einzige Tool war, das alle Kriterien erfüllte und gleichzeitig eine benutzerfreundliche und anpassbare Benutzeroberfläche bot, die flexibel auf die Bedürfnisse aller Benutzer zugeschnitten werden konnte, von Ingenieuren bis hin zu Vertriebsmitarbeitern.
Mit ClickUp sind die Kernteams von DataAutomation nicht mehr durch unterschiedliche Tools voneinander getrennt. Alle Backlogs, Workflows und Projekte befinden sich nun in einem einzigen ClickUp-Workspace.
Schaffung einer Infrastruktur, um alle Teams zu unterstützen
Der erste Schritt zur Schaffung einer effizienten Arbeitsorganisation ist die Infrastruktur. Teams müssen zwar zusammenarbeiten, benötigen aber auch separate Räume, um ihre Arbeit zu organisieren.
DataAutomation erreicht dies, indem es sein gesamtes Unternehmen mithilfe der Hierarchie von ClickUp organisiert, die sich über Spaces, Ordner, Listen und Aufgaben erstreckt.
Projektmanager und Teamleiter können endlich sehen, wie alle ihre Arbeiten miteinander verbunden sind und zu den unternehmensweiten Zielen beitragen.
Diese einzige, gemeinsam genutzte Infrastruktur trägt zu mehreren wichtigen Vorteilen für DataAutomation bei:
- Die gesamte Organisation ist nun übersichtlich in Spaces, Ordner und Listen gegliedert.
- Projektmanager haben nun eine Ansicht auf Unternehmensebene, Funktionen auf Team-Ebene und spezifische Projekte und Aufgaben auf individueller Ebene.
- Mithilfe von Widgets und Dashboards können Teams nun Schwachstellen und Engpässe erkennen, z. B. Zeitaufwand für Fehlerbehebung, Updates und Verwaltungsaufgaben, Doppelarbeit, Kommunikationsverzögerungen usw.
- Die Mitarbeiter genießen ein neues Gefühl der Ruhe, da sie wissen, dass Elemente der Arbeit nicht mehr verloren gehen und sie nicht mehr jeden Tag zusätzliche Stunden damit verbringen müssen, Elemente der Arbeit zu organisieren oder zu suchen.
Aufbau eines Systems zur Organisation von Aufgaben und Backlogs
Vor ClickUp nutzten die Marketing- und Implementierungsteams von DataAutomation Trello als Grundlage für alle Aufgaben (Tickets), Backlogs und die funktionsübergreifende Zusammenarbeit zwischen den Teams.
Während Trello-Boards zu einem bestimmten Zeitpunkt ideal waren, erkannten Renee und Addison Clearwood, ihr Kollege im Bereich des Projektmanagements bei DataAutomation, dass die Anforderungen der einzelnen Teams längst die Möglichkeiten des Tools überstiegen hatten:
- Aufgaben blieben häufig stecken oder gingen in Überprüfungsprozessen verloren, ohne dass es eine klare Möglichkeit zur Nachverfolgung gab.
- Die Priorisierung von Backlogs war aufgrund mehrerer widersprüchlicher Status, die von verschiedenen Teams verwendet wurden, schwierig.
- Die Statusangaben für Marketing und Implementierung stimmten nicht mit dem CRM überein, sodass zusätzlicher Aufwand erforderlich war, um die Statusangaben über verschiedene tools hinweg abzugleichen.
- Das Fehlen von Unteraufgaben bedeutete, dass es keine einfache Möglichkeit gab, größere Projekte aufzuteilen und unter den Mitgliedern des Teams zu freigeben, was zu Ineffizienzen und Informationssilos führte.
Mit ClickUp verfügen die Teams von DataAutomation endlich über ein All-in-One-System für das Projektmanagement, das die Zusammenarbeit an Projekten (sowohl großen als auch kleinen) zwischen allen Teams nahtlos macht.
Kanban-Boards eignen sich zwar hervorragend zur Visualisierung von Workflows, aber es gibt auch andere Ansichten, die die Organisation von Arbeitsrückständen und Kundentickets erleichtern.
„Früher haben wir unseren Backlog in mehreren Systemen organisiert: Zunächst auf hoher Ebene in Tabellenkalkulationen, in denen die Nachverfolgung des Aufwands im Verhältnis zur Wirkung durchgeführt wurde, und dann wurden die Daten in Trello übertragen, um sie in detailliertere Maßnahmen aufzuteilen. Dank der benutzerdefinierten Felder von ClickUp konnten wir den Backlog an einem einzigen Ort zusammenführen.“
„Früher haben wir unseren Backlog in mehreren Systemen organisiert: Zunächst auf hoher Ebene in Tabellenkalkulationen, bei der die Nachverfolgung des Aufwands im Verhältnis zur Wirkung durchgeführt wurde, und dann haben wir die Daten in Trello übertragen, um sie in detailliertere Maßnahmen aufzuteilen. Dank der benutzerdefinierten Felder von ClickUp konnten wir den Backlog an einem einzigen Speicherort zusammenführen.“
Die Teams von DataAutomation können nun Backlogs mit den Listen-, Tabelle- und Kalenderansichten von ClickUp visualisieren und organisieren .
Jede Ansicht ist in hohem Maße anpassbar und kann relevante Informationen (wie Benutzerdefinierte Felder ) auf einem einzigen Bildschirm anzeigen, sodass jede Art von Backlog auf einen Blick leichter zu verstehen und zu priorisieren ist.
Schaffung von Eigentümerschaft und Transparenz
Dank der Funktion „Multiple Assignees” (Mehrere Bearbeiter) kann jeder Mitarbeiter bei DataAutomation sofort erkennen, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist. Und diese Aufgabe kann mit beliebig vielen Personen freigegeben werden, indem man die Funktion „Watchers” (Beobachter) nutzt, mit der jeder Benachrichtigungen zu Aufgaben erhalten kann.
Dank detaillierter Berechtigungen und Ansichten kann jedes Team seine Arbeit in separaten Ordnern organisieren, während alle Mitarbeiter weiterhin an mehreren Stellen Sichtbarkeit haben, was zu mehr Transparenz bei den Projekten aller Teams beiträgt.
Flüssige Teamkommunikation gewährleisten
Darüber hinaus verfügt jedes Projekt nun über eine klare Kommunikation und Fortschrittsberichte mit Kommentaren und zugewiesenen Kommentaren.
Jeder kann seinen Fortschritt aktualisieren, indem er Kommentare hinzufügt (oder diese zuweist, damit sie nicht verloren gehen), um Aufgaben und Arbeitsunterhaltungen voranzubringen. Und wenn Aufgaben vorankommen, bleiben alle mit dem gleichen Status innerhalb jeder Space-Ebene synchronisiert, sodass jeder eine einheitliche Übersicht hat, ohne dass es zu Verwirrung durch zu viele Status kommt.
„Die übergreifende Philosophie ermöglicht es jedem Einzelnen, den Workflow aus der für ihn relevanten Perspektive zu betrachten: Administratoren sehen nur, was in allen Abteilungen gerade läuft, während Entwickler sich auf die spezifischen Aufgaben ihres Bereichs konzentrieren können und der Kundensupport sich noch weiter auf Fehlerberichte beschränken kann“, erklärt Renee.
„Durch die richtige Größe der Informationen lassen sich Muster leichter erkennen und Engpässe oder Überlastungen bestimmter Teams identifizieren. “
Automatisierung von Workflows mit Vorlagen und Automatisierungen
DataAutomation weiß aus erster Hand, wie leistungsfähig automatisierte Prozesse sind. Diese Lösung bieten sie ihren Clients an, und sie ist auch das Herzstück ihres Unternehmens. Als kleines, aber hocheffizientes Team, das viele verschiedene Workflows bewältigt, sind Vorlagen ein Muss, um manuelle Arbeit zu reduzieren und Zeit zu sparen.
Nutzung von Vorlagen für Ansichten, Listen, Aufgaben und Dokumente
DataAutomation verfügt nun über Vorlagen für Ansichten, Listen, Aufgaben und Dokumente – eine enorme Zeitersparnis , die Inkonsistenzen und Fehler auf allen Ebenen ihres Workspace reduziert.
„Vorlagen für sich wiederholende Aufgaben, wie z. B. CRM-Aufgaben, sind von unschätzbarem Wert, um relevante Daten schnell zu erfassen und zu organisieren. Das Erstellen von Vorlagen selbst kann dabei helfen, zu erkennen, welche Informationen wirklich wichtig sind und was nur Unklarheit stiftet“, sagt Renee.
Mit den Aufgabenvorlagen von ClickUp verfügen Renee und ihre Teams über Vorlagen für sich wiederholende oder ähnliche Projekte, die sie in Sekundenschnelle erstellen können. Von den Mitarbeitern und Beschreibungen bis hin zu Unteraufgaben und Abhängigkeiten kann alles als Vorlage gespeichert werden, wodurch sich der Aufwand für die Erfassung eines neuen Projekts reduziert.
Wann immer eine Idee oder ein Client-Wunsch auftaucht, kann jeder innerhalb von Sekunden eine nachverfolgbare Aufgabe erstellen.
Jedes Team kann nun nachvollziehen, wer an welcher Aufgabe arbeitet, wer für die Überprüfung zuständig ist und was noch zu tun ist, bevor eine Aufgabe fertiggestellt werden kann.
Darüber hinaus kann Renees Team nun auch Vorlagen für Dokumente verwenden, wodurch die Erstellung interner Wissensdatenbanken und SOP-Dokumente vereinfacht wird.
Zeit sparen, um sich mit Automatisierungen auf das Wesentliche zu konzentrieren
Wie der Name schon vermuten lässt, nutzt DataAutomation die Automatisierungen von ClickUp voll aus, um jedem Mitarbeiter so viel Zeit wie möglich zu sparen.
Jetzt können Status, Mitarbeiter oder Fälligkeitsdatum automatisch auf Basis beliebiger Auslöser in ClickUp geändert werden.
Mit Dashboards und Zeiterfassung den Überblick behalten
Die Nachverfolgung des Arbeitsfortschritts und der Teamleistung ist für den Erfolg von DataAutomation als Unternehmen von entscheidender Bedeutung.
Vor ClickUp war es schwierig, den Überblick über die Arbeit zu behalten, da sie über eine Vielzahl verschiedener Projekt-Tools verteilt war. Jetzt, da die Arbeit jedes Teams größtenteils in ClickUp stattfindet, können Dashboards erstellt werden, um den Fortschritt von fast allem zu verfolgen.
Jedes Team verfügt über ein eigenes Dashboard, in dem es die Dauer offener Tickets, den Status von Fehlern, Engpässe im Workflow und vieles mehr an einem Ort überprüfen kann.
Das Management der Zeitressourcen ist eine weitere wichtige Funktion für Renee und jedes Team.
Mit der Zeiterfassung kann jeder Mitarbeiter (und Auftragnehmer) automatisch die Zeit erfassen, die für das Abschließen einer Aufgabe benötigt wird – von überall aus mit der globalen Zeiterfassung von ClickUp. Zeitschätzungen werden auch verwendet, um Benchmarks für neue Arbeiten festzulegen, um Erwartungen zu definieren und klare Benchmarks für ähnliche Arbeiten zu schaffen, deren Zeit erfasst wurde.
Durch die Implementierung von Dashboards und Zeiterfassung in die täglichen Workflows hat DataAutomation nun vollständige Sichtbarkeit über den Arbeitsfortschritt zu jedem Zeitpunkt und kann die Ressourcen des Teams besser als zuvor verwalten.
Ergebnisse und nächste Schritte
Durch die Einführung von ClickUp in den Marketing-, Implementierungs- und Vertriebsteams hat DataAutomation den Übergang von getrennten Tools in verschiedenen Abteilungen zu einer einzigen Plattform geschafft, auf der Teams an einem Ort zusammenarbeiten können.
Seit der schrittweisen Einführung von ClickUp in allen Teams Ende 2020 profitieren die Teams von DataAutomation von folgenden Vorteilen:
- Schnellere Reaktionszeiten und verbesserte Teamkommunikation
- Bessere Sichtbarkeit bei funktionsübergreifenden Projekten und deren Zusammenhang mit unternehmensweiten Zielen
- Möglichkeit, Engpässe in Workflows schnell zu erkennen und zu optimieren
- Weniger Stress und ein gemeinsames Gefühl der Ruhe
Was kommt als Nächstes für DataAutomation?
Innerhalb weniger Monate haben Renee und ihr Team DataAutomation dabei unterstützt, von mehreren, voneinander getrennten Plattformen zu einer einzigen, gemeinsamen Arbeitsplattform überzugehen, die bereits große Erfolge in Bezug auf Teamzusammenarbeit, Produktivität und Arbeitsqualität erzielt hat.
„Wir haben nun alle Teams in den ClickUp-Workspace integriert, einschließlich des Vertriebs. Wir haben innerhalb von ClickUp ein CRM erstellt, das alle Arbeiten aus den verschiedenen Spaces zusammenführt. Derzeit befindet es sich noch in der ersten Iteration, aber wir fügen in angemessenem Tempo Automatisierungen und Verfeinerungen hinzu“, erklärt Renee.
„Mit ClickUp haben wir Verbesserungen bei der Sichtbarkeit und den Reaktionszeiten festgestellt. Wir haben einen deutlichen Abwärtstrend bei den Trackern für die ‚Zeit im Status‘, was ein klares Zeichen dafür ist, dass Aufgaben weniger anfällig dafür sind, liegen zu bleiben. “
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