Wie stellen Sie eine enge Zusammenarbeit zwischen allen Teams und verschiedenen Tools sicher, wenn Ihr Unternehmen und Ihr Kundenstamm wachsen? Genau vor dieser Herausforderung stand DataAutomation im Jahr 2020, bevor es mit ClickUp eine All-in-One-Arbeitslösung zur Steigerung der Produktivität entwickelte!
Die Geschichte von DataAutomation
DataAutomation wurde 2016 gegründet und ist eine SaaS-Plattform, die Software integriert und Prozesse automatisiert, um Unternehmen dabei zu helfen, ihre Leistung zu optimieren, Zeit zu sparen und menschliche Fehler zu eliminieren.
Heute wird DataAutomation von über 186 Unternehmen weltweit eingesetzt und hat sich zu einem führenden Anbieter von Lösungen für die Automatisierung von Massenprozessen und die Integration von Apps entwickelt. Das Unternehmen hat es sich zur Aufgabe gemacht, Software anzupassen und zu verbinden, damit sich Kunden auf das effiziente Wachstum ihres Geschäfts konzentrieren können.
Die Herausforderung
Die Lösungen von DataAutomation erfordern eine sorgfältige Koordination zwischen den Teams für Implementierung, Vertrieb und Marketing.
Um die Anforderungen seiner Kunden und seiner wachsenden Teams zu unterstützen, benötigte DataAutomation eine einzige, gemeinsame Arbeitsplattform, die die funktionsübergreifende Zusammenarbeit, die Arbeitsprozesse und die Sichtbarkeit innerhalb des Unternehmens verbesserte.
Die Lösung
Wir glauben, dass die Ersetzung traditioneller Workflows durch klare, automatisierte Prozesse der Schlüssel zu effizienten Geschäftsabläufen ist. Unsere Kunden verlassen sich auf ausgeklügelte Lösungen, die eine sorgfältige Zusammenarbeit zwischen allen Teams bei DataAutomation erfordern. Mit ClickUp können wir endlich an einem Ort mit gemeinsamen Tools zusammenarbeiten, was die internen Prozesse verbessert und unser Geschäft vorantreibt. Diese Lösung vereint nicht nur unsere Teams, sondern wir haben auch einen zuverlässigen Partner gefunden, der unsere Philosophie teilt, effizienteres Arbeiten zu ermöglichen!
Wir glauben, dass der Ersatz traditioneller Workflows durch klare, automatisierte Prozesse der Schlüssel zu effizienten Geschäftsabläufen ist. Unsere Kunden verlassen sich auf ausgeklügelte Lösungen, die eine sorgfältige Zusammenarbeit zwischen allen Teams bei DataAutomation erfordern. Mit ClickUp können wir endlich an einem Ort mit einer Reihe gemeinsamer Tools zusammenarbeiten, was die internen Prozesse verbessert und unser Geschäft vorantreibt. Diese Lösung vereint nicht nur unsere Teams, sondern wir haben auch einen zuverlässigen Partner gefunden, der unsere Philosophie teilt, effizienteres Arbeiten zu ermöglichen!
Alles an einem Ort
Renee kam 2020 zu DataAutomation und übernahm sofort eine gewaltige Aufgabe: die Tools und Prozesse des Implementierungsteams auf Ineffizienzen zu überprüfen – und dann ein System zu ihrer Verbesserung zu entwickeln.
Renees Vision für die Zukunft der Arbeit bei DataAutomation, die sie als „Umbrella Philosophy“ bezeichnet, ist, dass jedes Team und seine Arbeit an einem Ort zusammengeführt werden sollten, an dem alle unabhängig von ihrer Rolle oder ihrem Tech-Stack zusammenarbeiten können.
„Informationssilos sind ein großes Hindernis für funktionsübergreifende Arbeit, insbesondere in einer Remote-Umgebung, in der man nicht einfach nebenbei etwas über die Initiativen anderer Abteilungen erfahren kann, während man auf seinen Kaffee wartet“, sagt Renee.
„Jedes Mal, wenn Sie Ihre Tools öffnen können, um die Sichtbarkeit und Zugänglichkeit von Informationen zu verbessern, sparen Sie Zeit und mindern Opportunitätskosten. “
Tools konsolidieren
Die Tools von DataAutomation waren in den ersten Jahren zwar ausreichend, wurden jedoch mit zunehmender Größe der Teams zu einer Belastung, da unzusammenhängende Workflows zu Produktivitätsverlusten und mehr Stress führten.
Zu dieser Zeit waren die Teams von Data Automation auf mehrere Plattformen angewiesen, um die Funktionen des Teams zu unterstützen:
- Trello für Projektmanagement
- Tettra für die Dokumentation von Prozessen (SOP)
- Streak für Vertriebs-CRM
- Google Docs für Wissensdatenbanken
- Google-Formulare für Projektuntersuchungen und Fehlerformulare
- Google Tabellen für Datenbanken
- …und mehr
Nach einem Zeitraum der Recherche und des Vergleichs verschiedener Projektplattformen entschied Renee in Zusammenarbeit mit anderen, dass ClickUp das einzige Tool war, das alle Kriterien erfüllte und gleichzeitig eine benutzerfreundliche und anpassbare Benutzeroberfläche bot, die flexibel an die Bedürfnisse aller, von Ingenieuren bis hin zu Vertriebsmitarbeitern, angepasst werden konnte.
Mit ClickUp sind die Kernteams von DataAutomation nicht mehr durch unterschiedliche Tools voneinander getrennt. Alle Backlogs, Workflows und Projektinitiativen befinden sich nun in einem einzigen Workspace.
Schaffung einer Infrastruktur zur Unterstützung aller Teams
Der erste Schritt zur Schaffung einer effizienten Arbeitsorganisation ist die Infrastruktur. Teams müssen zwar zusammenarbeiten, benötigen aber auch separate Spaces, um ihre Arbeit zu organisieren.
DataAutomation erreicht dies, indem es sein gesamtes Unternehmen mithilfe der Hierarchie von ClickUp organisiert, die Spaces, Ordner, Listen und Aufgaben umfasst.
Projektmanager und Teamleiter können endlich sehen, wie all ihre Arbeit miteinander verbunden ist und zu den unternehmensweiten Zielen beiträgt.
Diese einzige, freigegebene Infrastruktur trägt zu mehreren wichtigen Erfolgen für DataAutomation bei:
- Die gesamte Organisation ist nun übersichtlich in Spaces, Ordnern und Listen strukturiert
- Projektmanager haben nun einen Überblick auf Unternehmensebene, Funktionen auf Teamebene und spezifische Projekte und Aufgaben auf individueller Ebene
- Teams können nun mithilfe von Widgets und Dashboards Schwachstellen und Engpässe erkennen, die Zeit für Fehlerbehebung, Updates und Verwaltungsarbeit, Doppelarbeit, Kommunikationsverzögerungen usw. aufzeigen
- Die Mitarbeiter genießen ein neues Gefühl der Ruhe, da sie wissen, dass Arbeitselemente nicht mehr verloren gehen und sie nicht jeden Tag zusätzliche Stunden mit der Organisation oder Suche nach Arbeitselementen verbringen müssen
Aufbau eines Systems zur Organisation von Aufgaben und Backlogs
Vor ClickUp nutzten die Marketing- und Implementierungsteams von DataAutomation Trello als Grundlage für alle Aufgaben (Tickets), Backlogs und die funktionsübergreifende Zusammenarbeit zwischen den Teams.
Während Trello-Boards zu einem bestimmten Zeitpunkt ideal waren, erkannten Renee und Addison Clearwood, ihre Kollegin im Projektmanagement bei DataAutomation, dass die Anforderungen der einzelnen Teams längst die Möglichkeiten des Tools überstiegen hatten
- Ohne klare Nachverfolgungsmöglichkeiten konnten Aufgaben leicht stecken bleiben oder in Überprüfungsprozessen verloren gehen
- Die Priorisierung von Backlogs war aufgrund mehrerer widersprüchlicher Status, die von verschiedenen Teams verwendet wurden, schwierig
- Die Status für Marketing und Implementierung stimmten nicht mit dem CRM überein, sodass zusätzliche Arbeit erforderlich war, um die Status in verschiedenen Tools aufeinander abzustimmen
- Da es keine Unteraufgaben gab, war es nicht einfach, größere Projekte aufzuteilen und für die Teammitglieder freizugeben, was zu Ineffizienzen und Informationssilos führte.
Mit ClickUp verfügen die Teams von DataAutomation endlich über ein All-in-One-Projektmanagementsystem, das die Zusammenarbeit an Projekten (egal ob groß oder klein) teamübergreifend nahtlos macht.
Kanban-Boards eignen sich zwar hervorragend zur Visualisierung von Workflows, aber es gibt auch andere Ansichten, die die Organisation von Arbeitsrückständen und Kundentickets erleichtern.
„Früher haben wir unseren Backlog in mehreren Systemen organisiert: Zunächst auf einer hohen Ebene in Tabellen, in denen wir den Aufwand im Verhältnis zur Wirkung nachverfolgt haben, und dann haben wir ihn in Trello verschoben, um ihn in detailliertere Maßnahmen aufzuteilen. Mit den benutzerdefinierten Feldern von ClickUp konnten wir den Backlog an einen einzigen Speicherort verschieben. “
„Früher haben wir unseren Backlog in mehreren Systemen organisiert: zunächst auf einer übergeordneten Ebene in Tabellen, in denen wir den Aufwand im Verhältnis zur Auswirkung nachverfolgt haben, und dann haben wir die Daten in Trello verschoben, um sie dort in detailliertere Maßnahmen aufzuteilen. Mit den benutzerdefinierten Feldern von ClickUp konnten wir den Backlog an einem einzigen Speicherort zusammenführen. “
Die Teams von DataAutomation können nun mit den Listen-, Tabellen- und Kalenderansichten von ClickUp Backlogs visualisieren und organisieren .
Jede Ansicht ist hochgradig anpassbar und kann relevante Informationen (z. B. Benutzerdefinierte Felder ) auf einem einzigen Bildschirm anzeigen, sodass jede Art von Backlog auf einen Blick leichter zu verstehen und zu priorisieren ist.
Schaffung von Eigentümerschaft und Transparenz
Dank der Funktion „Mehrere Mitarbeiter“ kann jeder bei DataAutomation sofort erkennen, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist. Und diese Aufgabe kann mit einer beliebigen Anzahl von Personen über Beobachter freigegeben werden, sodass jeder Benachrichtigungen zu Aufgaben erhalten kann.
Dank detaillierter Berechtigungen und Ansichten kann jedes Team seine Arbeit in separaten Ordnern organisieren, während alle Mitarbeiter an mehreren Stellen Sichtbarkeit erhalten, was zu mehr Transparenz bei den Projekten aller Teams beiträgt.
Reibungslose Kommunikation im Team
Darüber hinaus verfügt jedes Projekt nun über eine klare Kommunikation und Fortschrittsberichte mit Kommentaren und zugewiesenen Kommentaren.
Jeder kann seinen Fortschritt durch Hinzufügen von Kommentaren (oder deren Zuweisung, damit sie nicht verloren gehen) aktualisieren, um Aufgaben und Arbeitsunterhaltungen voranzubringen. Und wenn Aufgaben vorankommen, bleiben alle mit dem gleichen Status innerhalb jeder Space-Ebene synchronisiert, sodass jeder einen konsistenten Überblick hat, ohne dass es zu Verwirrung durch zu viele Status kommt.
„Dank dieser übergreifenden Philosophie kann jeder einzelne Mitarbeiter den Workflow aus seiner Perspektive sehen: Administratoren sehen nur, was in allen Abteilungen gerade läuft, während Entwickler einen Drilldown zu den spezifischen Aufgaben ihres Bereichs durchführen können und der Kundensupport sogar noch weiter herunterbrechen kann, um nur Fehlerberichte anzuzeigen“, erklärt Renee.
„Durch die richtige Dimensionierung von Informationen lassen sich Muster leichter erkennen und Engpässe oder Überlastungen bestimmter Teams identifizieren. “
Automatisierung von Workflows mit Vorlagen und Automatisierungen
DataAutomation kennt die Leistungsfähigkeit automatisierter Prozesse aus erster Hand: Es ist eine Lösung, die sie ihren Clients anbieten und die auch das Herzstück ihrer Organisation bildet. Als kleines, aber hocheffizientes Team, das in vielen verschiedenen Workflows arbeitet, sind Vorlagen für Prozesse ein Muss, um manuelle Arbeit zu reduzieren und Zeit zu sparen.
Nutzung von Arbeitsvorlagen für Ansichten, Listen, Aufgaben und Dokumente
DataAutomation verfügt nun über Vorlagen für Ansichten, Listen, Aufgaben und Dokumente – eine enorme Zeitersparnis, die Inkonsistenzen und Fehler auf allen Ebenen des Workspace reduziert.
„Vorlagen für sich wiederholende Aufgaben, wie z. B. CRM-Aufgaben, sind von unschätzbarem Wert, um relevante Daten schnell zu erfassen und zu organisieren. Das Erstellen von Vorlagen selbst hilft dabei, wirklich wichtige Informationen zu identifizieren und Unwichtiges auszusortieren“, sagt Renee.
Mit den Aufgabenvorlagen von ClickUp verfügen Renee und ihre Teams über Vorlagen für sich wiederholende oder ähnliche Arbeitsprojekte, die sie in Sekundenschnelle erstellen können. Alles, von Mitarbeitern und Beschreibungen bis hin zu Unteraufgaben und Abhängigkeiten, kann in Vorlagen festgelegt werden, wodurch sich der Arbeitsaufwand für die Erfassung eines neuen Projekts reduziert.
Wann immer eine Idee oder ein Client-Anliegen auftaucht, kann jeder innerhalb von Sekunden eine nachverfolgbare Aufgabe erstellen.
Jedes Team kann nun nachvollziehen, wer an was arbeitet, wer für die Überprüfung zuständig ist und was noch zu tun ist, bevor eine Aufgabe als abgeschlossen markiert werden kann.
Darüber hinaus kann Renees Team nun auch Vorlagen für Dokumente verwenden, was die Erstellung interner Wissensdatenbanken und SOP-Dokumente vereinfacht.
Zeit sparen, um sich mit Automatisierungen auf das Wesentliche zu konzentrieren
Wie der Name schon sagt, nutzt DataAutomation die Automatisierungen von ClickUp voll aus, um jedem Mitarbeiter so viel Zeit wie möglich zu sparen.
Jetzt können Status, Mitarbeiter oder Fälligkeitsdatum automatisch auf Basis einer beliebigen Anzahl von Auslösern in ClickUp geändert werden.
Überblick behalten mit Dashboards und Zeiterfassung
Die Nachverfolgung des Arbeitsfortschritts und der Teamleistung ist für den Erfolg von DataAutomation als Unternehmen von entscheidender Bedeutung.
Vor ClickUp war es schwierig, den Überblick über die Arbeit zu behalten, da sie über eine Vielzahl verschiedener Projekt-Tools verteilt war. Da die Arbeit jedes Teams nun größtenteils in ClickUp gespeichert ist, können Dashboards erstellt werden, um den Fortschritt fast aller Aufgaben zu verfolgen.
Jedes Team verfügt über ein eigenes Dashboard, in dem es die Dauer offener Tickets, den Status von Bugs, Engpässe im Workflow und vieles mehr an einem Ort einsehen kann.
Die Verwaltung der Zeitressourcen ist eine weitere wichtige Funktion für Renee und jedes Team.
Mit der Zeiterfassung kann jeder Mitarbeiter (und Auftragnehmer) automatisch die Zeit erfassen, die er für die Erledigung einer Aufgabe benötigt – von überall aus mit der globalen Zeiterfassung von ClickUp. Zeitschätzungen werden auch verwendet, um Benchmarks für neue Arbeiten festzulegen, um Erwartungen zu definieren und klare Benchmarks für ähnliche Arbeiten zu schaffen, deren Zeit erfasst wurde.
Durch die Implementierung von Dashboards und Zeiterfassung in die täglichen Workflows hat DataAutomation nun vollständige Sichtbarkeit über den Fortschritt der Arbeit zu jedem Zeitpunkt und kann die Ressourcen des Teams besser als zuvor verwalten.
Ergebnisse und nächste Schritte
Durch die Einführung von ClickUp in den Marketing-, Implementierungs- und Vertriebsteams hat DataAutomation den Übergang von isolierten Tools in verschiedenen Abteilungen zu einer einzigen Plattform geschafft, auf der Teams an einem Ort zusammenarbeiten können.
Seit der schrittweisen Einführung von ClickUp in allen Teams Ende 2020 profitieren die Teams von DataAutomation von folgenden Vorteilen:
- Schnellere Reaktionszeiten und verbesserte Teamkommunikation
- Bessere Sichtbarkeit funktionsübergreifender Projekte und ihrer Beziehung zu unternehmensweiten Zielen
- Möglichkeit, Engpässe in Workflows schnell zu identifizieren und zu optimieren
- Weniger Stress und ein gemeinsames Gefühl der Ruhe
Was kommt als Nächstes für DataAutomation?
Innerhalb weniger Monate haben Renee und ihr Team DataAutomation dabei unterstützt, von mehreren, voneinander getrennten Plattformen auf eine einzige, gemeinsame Arbeitsplattform umzustellen, die bereits große Erfolge in Bezug auf die Zusammenarbeit im Team, die Produktivität und die Qualität der Arbeit erzielt hat.
„Wir haben jetzt alle Teams in den ClickUp-Workspace integriert, einschließlich des Vertriebs. Wir haben innerhalb von ClickUp ein CRM erstellt, das alle Arbeiten aus den verschiedenen Spaces zusammenführt. Derzeit befindet es sich noch in der ersten Iteration, aber wir fügen in angemessener Geschwindigkeit Automatisierungen und Verfeinerungen hinzu“, erklärt Renee.
„Mit ClickUp haben wir Verbesserungen bei der Sichtbarkeit und den Reaktionszeiten festgestellt. Wir haben einen deutlichen Abwärtstrend bei den Trackern für die „Zeit im Status“, was ein klares Zeichen dafür ist, dass Aufgaben weniger anfällig dafür sind, liegen zu bleiben. “
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