Wie man exakte Projektannahmen trifft und verwaltet [Vollständiger Leitfaden mit über 30 Beispielen]

In unserem Alltag gehen wir von Annahmen oder Vermutungen aus - zum Beispiel gehen Sie davon aus, dass Ihr Auto morgens funktioniert und Sie pünktlich zur Arbeit bringen wird. Oder Ihr Telefon wird nicht aufhören zu funktionieren, während Sie versuchen, mit Google Maps einen Speicherort zu finden.

Stellen Sie sich nun vor, Sie würden diese Annahmen als Projektleiter treffen - plötzlich steht viel mehr auf dem Spiel. Mit dem Ziel, ein Projekt pünktlich abzuliefern, müssen Sie bei der Erstellung eines Projektplans viele Annahmen treffen, z. B. Verfügbarkeit von Ressourcen oder rechtzeitige Genehmigung des beantragten Budgets.

**Sie können sich nicht auf Vermutungen verlassen, denn falsche Annahmen können die Projektabwicklung zum Scheitern bringen, insbesondere wenn Sie keine Backup-Pläne haben und nicht auf die damit verbundenen Risiken vorbereitet sind.

In diesem Artikel geht es darum, wie man Projektannahmen identifiziert und verwaltet, um die Ergebnisse des Projektmanagements besser einschätzen zu können. Wir erfahren mehr über:

• Arten von Projektannahmen mit Beispielen
• Die Beziehung zwischen Projektannahmen, Abhängigkeiten und Risiken
• Tipps und Strategien für das Management von Projektannahmen

Projektannahmen verstehen

Projektannahmen sind Faktoren, Ereignisse und Umstände, die von Projektmanagern und ihren Teams als wahr angenommen werden, auch wenn es keine empirischen Beweise gibt, die sie stützen.

Alle Projektmanager stützen sich bei der Durchführung eines Projekts auf bestimmte Annahmen

gesamten Lebenszyklus eines Projekts

. Von der Planung des Projekts bis zur

entwicklung und Durchführung

die richtigen Annahmen helfen ihnen, den Erfolg des Projekts zu visualisieren und Hindernisse zu vermeiden:

• Blockierte Zeitpläne und Verzögerungen
• Verspätete Lieferungen
• Budgetknappheit
• Ungesunde Dynamik im Team

Trotz des Aspekts, dass es keine Beweise gibt, basieren die meisten Annahmen in Projekten auf Datentrends und Erfahrungen aus der Vergangenheit oder sind eine fundierte Vermutung. Sie erscheinen wie gesunder Menschenverstand - bis sie es nicht mehr sind und zu einem Projektrisiko werden. 🥲

Warum jede Projektannahme ein potenzielles Risiko darstellen kann und wie man mit der Unsicherheit umgeht

Annahmen heißen so, weil sie auf Unbekannten und Ungewissheiten beruhen.

Es gibt also immer eine Verbindung zwischen Annahmen und Risiken. **Viele Dinge können schief gehen, Ihre Annahmen ungültig machen und Ihr Projektmanagement ins Wanken bringen. Deshalb brauchen Sie einen Plan, der Ihnen hilft, die potenziellen Risiken zu berücksichtigen, die auftreten können, wenn Ihre Annahmen aus dem Ruder laufen.

Erfolgreiche Projektmanager gehen in der Regel mit diesen Unwägbarkeiten um, indem sie:

• Identifizierung von Projektannahmen und Dokumentation der nächsten Schritte für den Fall, dass sich eine oder mehrere Annahmen als falsch erweisen
• Sich auf umfangreiche Recherchen und Expertenkonsultationen stützen, um heikle Annahmen zu notieren
• Die volatileren Annahmen (z. B. Preisschwankungen) in regelmäßigen Abständen beobachten

Pro-Tipp: Bei der Ermittlung der Schlüssel-Annahmen ist es immer ratsam, dass der Projektleiter das Risikopotenzial nebeneinander notiert. Eine schnelle Möglichkeit, dies zu erledigen, ist die Verwendung des

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Risiken, die mit unzuverlässigen Projektannahmen zusammenhängen, landen oft in der oberen rechten Ecke der Karte und müssen ständig überwacht werden.

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6 Häufige Arten von Projektannahmen

Wir können Projektannahmen in verschiedene Kategorien einteilen, je nachdem, worauf sie abzielen. Die Kategorisierung bleibt Ihnen überlassen, aber hier sind die sechs häufigsten Arten mit Beispielen:

1. Betriebsbezogene Annahmen für Projekte

Jeder Projektleiter kennt die inhärenten Risiken im Tagesgeschäft, wie z. B. schleichende Ausweitung des Projektumfangs, Ausfälle von Geräten, Konflikte im Team oder Missverständnisse mit den Projektbeteiligten.

Im Folgenden finden Sie eine Reihe von Aussagen zu betriebsbezogenen Projektannahmen, die Sie in Betracht ziehen können:

1. Keine unerwarteten Umstände werden zusätzliche Kosten, Verzögerungen oder Probleme mit der Belegschaft verursachen
2. es wird keine internen oder externen Kommunikations- und Kooperationsprobleme geben
3. die Software, die wir für die Produktentwicklung und das Projektmanagement verwenden, wird keine Verzögerungen oder Fehler aufweisen, die die Dauer des Projekts beeinträchtigen könnten
4. dem Team werden nicht die notwendigen Ressourcen ausgehen, um die Aufgaben abzuschließen
5. wir werden keine Probleme bei der Reihenfolge und Beschaffung der benötigten Materialien und Hilfsmittel haben
6. die Mitglieder des Teams werden gesund und produktiv bleiben, um ihre Aufgaben zu erfüllen

Viele der hier implizierten Annahmen können potenzielle Verbindlichkeiten sein und zu Verzögerungen oder sogar zum Scheitern des Projekts führen, daher sollten Sie mit Ihren Schätzungen vorsichtig sein. Anstatt beispielsweise von einer 100%igen Verfügbarkeit des Teams auszugehen, ist es klüger, eine Verfügbarkeit von 80% zu veranschlagen, um Krankheits- und Urlaubszeiten zu berücksichtigen.

2. Umweltbezogene Annahmen für das Projekt

Umweltbezogene Projektannahmen, auch Speicherortannahmen genannt, konzentrieren sich auf Umweltfaktoren, auf die Sie keinen Einfluss haben. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für Projektannahmen im Zusammenhang mit Umweltszenarien:

1. Es gibt keine unerwarteten geopolitischen Ereignisse, die den Erfolg des Projekts beeinträchtigen könnten
2. etwaige Naturkatastrophen werden sich nicht auf die Verfügbarkeit der benötigten Materialien auswirken
3. die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften bleibt unverändert
4. der Betrieb wird keine kurz- oder langfristigen Umweltrisiken mit sich bringen
5. die Fabrik wird bei starken Regenfällen nicht überflutet
6. die Marktnachfrage nach dem Produkt wird in absehbarer Zukunft stabil bleiben

Tipp: Verwenden Sie die

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um alternative Lösungen für schiefgelaufene Umweltannahmen zu entwickeln.

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3. Zeitliche Annahmen für das Projekt

Zeitbasierte oder planerische Projektannahmen konzentrieren sich auf die Projektdauer und zielen darauf ab, vorherzusagen, wie lange die einzelnen Aktivitäten und Aufgaben dauern werden. Sie dienen dazu, eine realistische Zeitleiste für das Projekt zu erstellen, an die man sich halten kann. ⌛

Ein paar Beispiele für gängige Projektannahmen in diesem Space:

1. Das Team ist kompetent genug, um die Aufgaben gemäß dem Projektplan abzuschließen
2. die geplante_ projekt-Abhängigkeiten werden sich nicht ändern und den Zeitplan des Projekts stören
3. die Projektbeteiligten stehen für rechtzeitige Meetings und Konsultationen zur Verfügung
4. es wird keine Verzögerungen bei Rückmeldungen und Genehmigungsverfahren geben
5. der tägliche Workflow des Teams ist auf den Termin abgestimmt
6. es gibt keine Verzögerungen aufgrund von nicht verfügbaren Ressourcen oder Unterbesetzung

4. Ressourcenbezogene Annahmen für das Projekt

Diese Annahmen beziehen sich auf die Verfügbarkeit und das Management aller für die Durchführung von Projekten erforderlichen Ressourcen, von Materialien und Technologie bis hin zum Humankapital.

Sehen Sie sich einige Beispiele für ressourcenbezogene Annahmen an:

1. Unser Lieferant wird die Materialien rechtzeitig liefern, um einen reibungslosen Produktionszyklus zu gewährleisten
2. die Fabrikanlagen werden regelmäßig inspiziert und gewartet, um plötzliche Störungen zu vermeiden
3. der Projektleiter hat dem Projekt genügend Mitglieder des Teams zugewiesen
4. der Projektleiter hat genügend Teammitglieder für das Projekt eingeteilt _Die Einzelheiten des Budgets sind in einem Konto erfasst
5. die Mitglieder des Teams nehmen keine zusätzlichen Tage frei oder kündigen, bevor das Projekt abgeschlossen ist
6. die in Betrieb befindliche Projektmanagement-Plattform wird keine Ausfallzeiten haben

Legen Sie diese Annahmen während der Projektplanung in Karten fest - in bestimmten Bereichen (z. B. bei der Budgetierung) benötigen Sie möglicherweise die Zustimmung der wichtigsten Beteiligten.

5. Finanzielle Annahmen für das Projekt

Einige Teams möchten die finanziellen Annahmen separat aufzeichnen, um detailliertere Projektkostenschätzungen zu erhalten - die Idee ist, Geld für jede Projektphase, jede Aufgabe oder jeden Meilenstein zurückzustellen.

Hier sind ein paar Beispiele für Budgetannahmen:

1. Die Arbeitskosten werden in den nächsten drei Monaten nicht steigen
2. die Beschaffungskosten bleiben innerhalb des geplanten Rahmens
3. die Kosten für die Anmietung der Ausrüstung werden nicht um mehr als 10 % steigen
4. die Versicherungskosten werden nicht mehr als 0,5 % der Gesamtkosten des Projekts betragen
5. die Kostenvoranschläge sind so erstellt, dass sie eine Standardabweichung der Inflationsraten von 5 % berücksichtigen

6. Annahmen zum Projektumfang

Ein Projektumfang beschreibt die Ziele, Anforderungen und Aufgaben, die Sie abschließen müssen, um ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen - zusätzliche Anforderungen machen Ihren ursprünglichen Plan unbrauchbar. Im Grunde genommen ist Ihr gesamter Projektumfang eine Annahme.

Hier sind einige Beispiele für Projektannahmen in Bezug auf den Umfang:

1. Der ursprüngliche Zeitplan des Projekts wird sich nicht ändern
2. es werden keine Anforderungen in letzter Minute in den Umfang aufgenommen
3. alle Mitglieder des Projekt Teams verstehen den Umfang und ihre Rolle im Gesamtbild_
4. die Projektcharta definiert den Umfang und die zu erbringenden Leistungen in klaren Worten
5. die wichtigsten Beteiligten stimmen der Projektcharta zu
6. keine externen Faktoren werden den Umfang beeinflussen

Bonus: Verwenden Sie die

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oder die

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um alle Daten zum Projektumfang zu organisieren, einschließlich Projektabhängigkeiten, Zeitpläne und Zeitleisten. Beide Vorlagen sind kollaborativ und ermöglichen es den Mitgliedern des Teams, Beiträge zu leisten und Änderungen am Umfang in Echtzeit vorzunehmen, um die Transparenz zu erhöhen.

Die Teilnehmer können eine Version ihres Business Model Canvas mit ClickUp's Project Scope Whiteboard Template vorbereiten

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Wie sind die Annahmen, Abhängigkeiten und Risiken eines Projekts miteinander verbunden?

Wir wissen, dass Projektannahmen, Abhängigkeiten und Risiken den Verlauf eines Projekts bestimmen und dazu beitragen, die Arbeitsabläufe effizient zu erledigen - aber wie beeinflussen sich diese Konzepte gegenseitig? Das wollen wir herausfinden.

Sowohl Annahmen als auch Projektabhängigkeiten können zu Risiken führen, allerdings auf unterschiedliche Weise. Wie wir bereits besprochen haben, birgt jede Annahme ein Risikopotenzial, da immer die Möglichkeit besteht, dass sie ungültig ist. In den meisten Fällen beziehen sich die Annahmen auf die Gesamtheit der Projekte. Sie gehen zum Beispiel davon aus, dass die Mitglieder Ihres Projektteams die Meilensteine ohne Verzögerung erreichen - die Wahrscheinlichkeit, dass dies nicht der Fall ist, stellt jedoch ein Risiko dar.

Abhängigkeiten hingegen bezeichnen das Risiko, das mit zwei oder mehr miteinander verbundenen Aktivitäten verbunden ist. Nehmen wir an, ein Projekt kann erst dann in die Startphase eintreten, wenn die endgültige Zustimmung der wichtigsten Interessengruppen vorliegt, und die Projektmanager gehen davon aus, dass sie diese rechtzeitig erhalten.

In diesem Fall ist die Aufgabe der Genehmigung eine "Abhängigkeit", da sich durch ihre Verzögerung die gesamte Zeitleiste für den Start des Projekts verschieben kann - das ist also ein ziemlich großes Risiko.

Annahmen, Risiken und Beschränkungen bei Projekten: Ein Vergleich

Projektannahmen, -risiken und -beschränkungen sind sich überschneidende Konzepte, die wir hier näher beleuchten wollen. 🔦

Betrachten wir die Risiken und Einschränkungen einzeln, um einen Vergleich zu ermöglichen.

Annahmen vs. Projektrisiken

Sowohl Annahmen als auch Risiken werden vor Beginn eines Projekts notiert. Der Unterschied besteht darin, dass Sie wollen, dass Ihre Annahmen für den Gesamterfolg des Projekts zutreffen. Das Gegenteil ist jedoch der Fall bei

projektrisiken

-Sie gefährden Ihr Projekt, wenn sie eintreten. Daher benötigen Sie einen Plan für das Risikomanagement, um die Wahrscheinlichkeit jedes dokumentierten Risikos zu verringern.

Annahmen vs. Projektbeschränkungen

Projektbeschränkungen sind vorhandene Limits, die Sie bei Ihren Annahmen für das Projekt berücksichtigen müssen. Im Gegensatz zu Annahmen, die wahr sein können oder auch nicht, sind Zwänge sicher. Nach Angaben des Project Management Institute gibt es

sechs Arten

von Projekt-Zwangsbedingungen:

1. Budget
2. Zeit
3. Umfang
4. Qualität
5. Nutzen
6. Risiken

Sie identifizieren Annahmen und Beschränkungen frühzeitig während der

initiierungsphase

. Jede Projektannahme hilft Ihnen beim Planen und bei der Ausrichtung des Projekts, während die Projektbeschränkungen wie Grenzen sind, die Sie auf der richtigen Spur halten.

3 beste Strategien für das Management von Projektannahmen

Hier finden Sie drei von Experten erprobte Tipps und Strategien, die Ihnen helfen, Projektannahmen während des gesamten Projektlebenszyklus zu verwalten. 🌻

1. Nutzen Sie hochwertige Tools für Aufgaben und Projektmanagement

Wenn Sie Annahmen wie ein Profi verwalten wollen, brauchen Sie ein Tool, das Ihnen hilft, Workflows zu visualisieren, um Risiken zu erkennen, eine Ansicht Ihres Projektbudgets und Ihrer Personalressourcen aus der Vogelperspektive zu haben und Anpassungen während der Laufzeit vorzunehmen.

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2. Führen Sie ein Protokoll der Annahmen

Betrachten Sie ein Annahmenprotokoll als Tagebuch des Projektleiters - hier halten Sie jede Annahme fest, die Sie von der Projektplanungsphase bis zum Abschluss des Projekts treffen

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.

Wenn Sie alle Projektannahmen an einem Ort haben, können Sie sie nachverfolgen, ihre Gültigkeit überwachen und bei Bedarf Änderungen vornehmen.

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3. Überprüfen Sie ständig Ihre Annahmen

Es reicht nicht aus, Annahmen zu dokumentieren. Im Laufe des Fortschritts Ihres Projekts werden sich einige Ihrer Annahmen als richtig erweisen, während sich einige andere als ungültig erweisen könnten. Das bedeutet, dass sich Ihr Plan für das Projekt ändern kann und dass Sie die Arbeitsabläufe im Team anpassen müssen.

Deshalb müssen Sie als Projektleiter Ihre Liste mit den Projektannahmen stetig nachverfolgen und auf unerwartete Ereignisse achten. So erkennen Sie auch kleinste Veränderungen und können Ihren Kurs entsprechend anpassen.

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ClickUp bietet einen Bereich von Lösungen, um Projektannahmen zu identifizieren, die sich als unwahr herausstellen. Instanz können Sie z.B. einstellen

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Nehmen wir an, Sie gehen davon aus, dass eine bestimmte Aufgabe 50 Stunden in Anspruch nimmt - Sie können eine einfache Automatisierung konfigurieren, die Ihnen eine Benachrichtigung sendet, wenn die Nachverfolgung der Aufgabe 50 Stunden überschreitet.

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Zusätzlich visualisieren Sie die Metriken des Projekts und führen Sie eine Annahmenanalyse mit

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**Wählen Sie aus über 50 Karten, um Ihr Dashboard zu benutzerdefinieren und die spezifischen numerischen oder visuellen Daten darzustellen, an denen Sie interessiert sind. Die Visualisierung von Annahmen aus früheren Projekten kann Ihnen helfen, zukünftige Projekte zu planen und Abweichungen zu minimieren.

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Überwindung von Herausforderungen bei der Projektannahme

Die Koordinierung von Projektannahmen ist kein leichtes Unterfangen - es gibt eine Reihe von Herausforderungen, die Sie ausbremsen und den Erfolg Ihres Projekts beeinträchtigen können.

Hier sind einige häufige Herausforderungen und Möglichkeiten, sie zu überwinden:

Ungewissheit

Dies ist das größte Problem bei der Einhaltung von Projektannahmen - man kann nicht sagen, ob sie sich bewahrheiten werden oder nicht. Leider gibt es keine Möglichkeit, die Ungewissheit zu überwinden, die jeder Projektannahme innewohnt.

Sie können jedoch besser mit Ungewissheiten umgehen, indem Sie Ihre Teams und Beteiligten über deren Auswirkungen informieren, jede getroffene Entscheidung und Maßnahme dokumentieren und die Zeitleiste des Projekts sorgfältig überwachen.

Schlechte Kommunikations-Flows

Mangelnde Kommunikation zwischen den Mitgliedern eines Teams kann zu Missverständnissen und Projektverzögerungen führen. Um dies zu vermeiden, müssen Sie dafür sorgen, dass sich Ihre Mitarbeiter nicht scheuen, ihre Bedenken zu äußern, insbesondere wenn es um Aspekte wie Ressourcenmanagement und Lieferzeiten geht. Wenn Sie aus der Ferne arbeiten, nutzen Sie Tools wie ClickUp, die eine transparente Kommunikation in Echtzeit ermöglichen, ohne dass angespannte und übermäßig formelle Meetings erforderlich sind.

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Mangelnde Bereitschaft zur Veränderung und Anpassung

Sowohl Projektleiter als auch Beteiligte müssen flexibel und bereit sein, Änderungen vorzunehmen, um neue Annahmen zu berücksichtigen. Fehlt es auf beiden Seiten an der Bereitschaft, dies zu erledigen, kann dies das Ergebnis des Projekts beeinträchtigen.

Wenn Sie im Projektmanagement mit Annahmen umgehen, sollten Sie sicherstellen, dass alle Beteiligten die Konsequenzen verstehen, die sich ergeben, wenn Sie sich nicht an Veränderungen anpassen. Halten Sie regelmäßige Meetings mit den Beteiligten ab, halten Sie sie auf dem Laufenden und erläutern Sie die Gründe für jede Aktion und Entscheidung.

Projektannahmen mit ClickUp verwalten

Die Koordination von Projektannahmen ist eine der Säulen des

erfolgreichen Projekt-Managements

. Ohne Annahmen kann man weder die Ergebnisse eines Projekts einschätzen noch die Ziele realistisch bestimmen.

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