Agile Kapazitätsplanung: Techniken, Vorteile und Rationalisierung

„Auf Veränderungen reagieren statt einem Plan folgen“ ist die vierte Säule des Agilen Manifests. Sie fasst zusammen, was es bedeutet, „agil“ zu sein, und erwartet von Teams, dass sie Veränderungen begrüßen und sich dynamisch mit den sich ändernden Geschäftsanforderungen weiterentwickeln.

Das bedeutet, dass Sie Mitglieder der Teams und Manager benötigen, die sich an Veränderungen anpassen können und über die Fähigkeiten und Kompetenzen verfügen, sich anzupassen, wenn es die Situation erfordert. Agile Kapazitätsplanung hilft dabei.

Was ist agile Kapazitätsplanung?

Agile Kapazitätsplanung ist der Prozess der Bewertung der verfügbaren produktiven Zeit in jedem Sprint. Projektmanager nutzen agile Kapazitätsplanung, um die Arbeit zu planen und die Softwarebereitstellung zu verwalten.

Ein agiler Plan für die Kapazität ist eine Funktion der folgenden Faktoren.

Wenn Sie von all den Fachbegriffen überwältigt sind, finden Sie hier ein praktisches Glossar mit Begriffen aus dem Bereich Agile Scrum.

Agile begann als Methodik zwar als Praxis der Softwareentwicklung, wird aber in letzter Zeit von Teams aus allen Bereichen genutzt. Digitale Agenturen, Teams für das Schreiben von Inhalten, E-Commerce-Unternehmen usw. verwenden agile Methodiken wie Kanban oder Scrum für eine effektive Servicebereitstellung.

Wenn Sie als Projektmanager außerhalb der Softwareentwicklung agile Methoden einführen möchten, ist die Vorlage „Agiles Projektmanagement” von ClickUp ein guter Ausgangspunkt.

Mit dem enthaltenen Formular können Sie Anfragen im Backlog optimieren, die Sprints zur Ausführung von Aufgaben nutzen und agile Zeremonien wie StandUps und Retrospektiven durchführen – alles innerhalb von ClickUp.

Teamkapazität vs. Teamgeschwindigkeit in agilen Projekten

Teamkapazität und Teamgeschwindigkeit sind zwei wichtige Metriken, die agile Softwareentwicklungsteams verwenden.

Die Teamkapazität bezieht sich auf die Anzahl der verfügbaren Entwicklungsstunden pro Sprint. Die Teamgeschwindigkeit bezieht sich auf die Anzahl der Story Points, die ein Team in jedem Sprint entwickeln kann.

Auf der Grundlage der in der Vergangenheit erzielten Teamgeschwindigkeit schätzt ein agiler Projektmanager oder Scrum Master die zukünftige Kapazität und plant User Stories für Entwickler.

Vorteile und Bedeutung einer agilen Planung der Kapazität

Agile Softwareentwicklung erfordert Klarheit im Chaos. Selbst wenn sich die Geschäftsanforderungen weiterentwickeln, passt sich ein Scrum-Team an und arbeitet ohne Schwungverlust weiter. Die kapazitätsbasierte Sprint-Planung sorgt dafür.

Zuverlässige Softwarebereitstellung: Mit einer genauen Planung der Kapazität können agile Teams den Entwicklungsaufwand besser prognostizieren und so für mehr Vorhersehbarkeit sorgen. So gehen sie realistische Verpflichtungen ein und liefern, was sie versprochen haben.

Verbessertes Vertrauen: Wenn die Softwarebereitstellung zuverlässig und vorhersehbar ist, entsteht ein höheres Vertrauen zwischen den Teams des Geschäfts und der Entwicklung. Dies fördert die Zusammenarbeit und Innovation.

Bessere Softwarequalität: Die agile Kapazitätsplanung schafft eine Struktur für das, was in jedem Sprint realistisch erreicht werden kann. So wird sichergestellt, dass Teams keine Abstriche machen und Best Practices befolgen.

Genaue Budgetverwaltung: Wenn Projektmanager die Kapazität des Teams genau vorhersagen können, können sie auch ihre Ressourcen und Budgets effizienter verwalten. Wenn Sie ein Projektmanagement-Tool wie ClickUp verwenden, können Budgets und Spesenabrechnungen auch automatisch auf der Grundlage von Kapazitätsauslastungsdaten berechnet werden.

Verbesserte Teammoral: Die Kapazitätsplanung erfolgt auf der Grundlage der Verfügbarkeit der Teammitglieder während jedes Sprints. Die Teammitglieder zeigen ein höheres Engagement für das Projekt, da sie selbst entscheiden können, wie viel Arbeit sie leisten möchten.

Prozessverbesserung: Erkenntnisse aus der Kapazitätsplanung dienen auch verschiedenen Methoden zur Prozessverbesserung. Sie helfen dabei, die Leistung, Produktivität und Qualität der Arbeit des Teams zu bewerten und im Laufe der Zeit kumulative Effizienzsteigerungen zu erzielen.

Eine gute agile Kapazitätsplanung kommt allen am Projekt beteiligten Stakeholdern zugute. Sie hilft Projektmanagern, die Umsetzung in die richtige Richtung zu lenken und das Engagement aufrechtzuerhalten. Sie unterstützt die Teammitglieder dabei, ihr volles Potenzial auszuschöpfen. Vor allem aber schafft sie Vertrauen und Verlässlichkeit für das Engineering-Team bei den Stakeholdern aus der Wirtschaft.

Eine Aktivität, die für den Erfolg eines Softwareentwicklungsprojekts so entscheidend ist, ist nicht ohne Herausforderungen. Lassen Sie uns einige davon untersuchen und sehen, wie Sie sie bewältigen können.

Herausforderungen der agilen Planung der Kapazität

Auch wenn es auf den ersten Blick einfach erscheint, umfasst die agile Kapazitätsplanung einen breiten Bereich von Faktoren, die im Voraus genau abgeschätzt werden müssen. Einige Schlüssel-Variablen, die die agile Kapazitätsplanung beeinflussen können, sind im Folgenden aufgeführt.

Teamstabilität: Damit eine agile Kapazitätsplanung effektiv ist, benötigen Sie ein beständiges Team. Wenn Sie in einem Sprint über eine Kapazität von 40 Stunden und in einem anderen über 400 Stunden verfügen, können Sie keinen der Vorteile realisieren.

Individuelle Produktivität: Die Fähigkeiten und die Produktivität von Team-Mitgliedern können sehr unterschiedlich sein. Ein Auszubildender benötigt möglicherweise 10 Stunden, um eine Aufgabe abzuschließen, die ein erfahrener Mitarbeiter in 10 Minuten erledigen kann. Im Wesentlichen sind nicht alle Ingenieursstunden oder individuellen Kapazitäten gleich.

Auslastungsrate: Die Auslastungsrate – manchmal auch als Fokusfaktor bezeichnet – gibt an, wie viel Prozent der Arbeitszeit des Teams auf den Sprint konzentriert werden. Dies ist zwar eine vernünftige Schätzung, kann jedoch variieren. So kann beispielsweise die Auslastung im letzten Sprint des Kalenderjahres aufgrund der bevorstehenden Feiertage geringer ausfallen.

Skalierbarkeit: In einem kleinen Team ist die agile Planung der Kapazität einfach. In einem großen Unternehmen, das die Kapazitäten über mehrere Teams hinweg planen muss, kann es jedoch schwierig sein, die richtigen Daten zu sammeln und Prognosen zu erstellen.

Relative Werte: Die Kapazität wird in der Regel in Stunden gemessen, was ein absoluter Wert ist. Die Teamgeschwindigkeit und die Aufgabenverteilung werden jedoch häufig in relativen Werten wie Story Points erledigt. Bei der Abstimmung dieser beiden Werte kommt es zu Meinungsverschiedenheiten.

Agile Teams benötigen die richtige Kombination aus Tools und Prozessen, um diese Herausforderungen zu meistern. Hier sind einige hilfreiche Frameworks.

So berechnen Sie die Kapazität in Agile

In ihrer einfachsten Form lautet die Formel für agile Kapazität: Dauer des Sprints x Teamverfügbarkeit x Auslastungsrate. Eine kostenlose Software für Projektmanagement oder eine Tabellenkalkulation kann Ihnen bei dieser Berechnung helfen.

Allerdings ist dies nicht immer ganz einfach. Jede dieser Variablen kann weitere Einflussfaktoren haben. Im Folgenden werden wir diese untersuchen und Beispiele aufzeigen.

Sprint-Dauer: Die Sprint-Dauer ist die Anzahl der Tage, die für jede Iteration vorgesehen sind. Ein typischer Sprint kann zwei oder vier Wochen dauern, wobei zwei Wochen häufiger sind. Ohne Berücksichtigung von Feiertagen und anderen externen Faktoren umfasst ein typischer Sprint zehn Arbeitstage.

Verfügbarkeit des Teams: Die Verfügbarkeit des Teams hängt von der Anzahl der Teammitglieder, den täglichen Arbeitsstunden, dem Engagement für andere Projekte, Meetings und anderen Aktivitäten außerhalb der Arbeit sowie eventuellen Abwesenheiten ab.

Verfügbarkeit = Anzahl der Team-Mitglieder x (Arbeitszeit – Freizeit – Abwesenheiten)

Auslastungsrate: Es ist unrealistisch zu erwarten, dass Teammitglieder 100 % ihrer Arbeitszeit mit den ihnen zugewiesenen User Stories verbringen. Sie brauchen kreative Pausen, Meetings zur Zusammenarbeit usw. Projektmanager schätzen die Auslastung bei einem erfahrenen Team auf 80 % und bei Berufseinsteigern oder neuen Teammitgliedern auf 60 %.

Sehen wir uns an, wie diese Formel in der Praxis funktioniert.

Beispielszenario eins

Nehmen wir an, Sie haben ein Team von 10 Mitarbeitern, die 8 Stunden pro Tag an einem 10-tägigen Sprint arbeiten.

Ihre agile Kapazität für den nächsten Sprint würde 10 (Dauer des Sprints) x 10 (Größe des Teams) x 8 (Verfügbarkeit des Teams) x 80 % (Auslastungsrate) betragen, also 640 Stunden.

Beispielszenario zwei

Nehmen wir an, Sie haben ein Team von fünf Vollzeit-Entwicklern, die täglich 8 Stunden arbeiten, und fünf Teilzeit-Berater, die täglich 3 Stunden arbeiten. Von diesen ist ein Vollzeit-Entwickler für eine Woche beurlaubt.

In diesem Fall würde Ihre agile Kapazität für einen zweiwöchigen Sprint wie folgt aussehen.

Kapazität = 408 Stunden

Wenn das Team größer wird, wird die Verfügbarkeit von anderen Faktoren beeinflusst, und die Planung der Kapazität kann unendlich komplex werden. Hier erfahren Sie, wie Sie mit den richtigen tools eine effektive agile Kapazitätsplanung sicherstellen können.

So führen Sie eine effektive agile Planung der Kapazität durch

Eine effektive agile Kapazitätsplanung umfasst mehrere Schritte, die je nach einer Reihe von Faktoren sehr unterschiedlich sein können. Hier finden Sie ein Framework mit einem agilen Projektmanagement-Tool, das Ihnen den Einstieg erleichtert.

Sind Sie neu im agilen Projektmanagement? Hier finden Sie zehn agile Vorlagen für Ihre Projekte, die Ihnen die Grundlagen und Daten für eine effektive Planung der Kapazität liefern.

Bereiten Sie sich auf den nächsten Sprint vor

Der beste Zeitpunkt für die Planung der Kapazität ist während des Meetings zur Sprint-Planung. Bevor Sie die Kapazität planen, identifizieren Sie die Backlog-Elemente, an denen Sie arbeiten möchten, und priorisieren Sie diese. Sie können Ihren Prozess von Grund auf neu beginnen oder eine der vielen Vorlagen für die Kapazitätsplanung verwenden, die Sie durch den Prozess führen.

Wenn Sie ein Projektmanagement-Tool wie ClickUp verwenden, haben Sie wahrscheinlich den gesamten Produktlebenszyklus einschließlich aller Stories abgebildet. Sie können sich Ihre Backlog-Elemente ansehen, ihren Status bewerten und die richtigen für Ihren nächsten Sprint auswählen. So erhalten Sie eine Vorstellung davon, wie viel Kapazität Sie insgesamt voraussichtlich benötigen werden.

Vorlage zur Erfassung der Workload von Mitarbeitern für ein agiles Team

Mit der Vorlage „Mitarbeiter-Workload” von ClickUp können Sie Erwartungen festlegen und Aufgaben planen, sodass niemand überfordert oder unvorbereitet ist. Verwalten Sie mit dieser Vorlage effizient die Workload Ihres Teams und planen Sie anstehende Sprints.

Identifizieren Sie die benötigten Fähigkeiten

Bevor Sie sich Ihre Kapazitäten ansehen, sollten Sie Ihren Bedarf ermitteln. Je nach den von Ihnen ausgewählten Stories benötigen Sie möglicherweise x Entwickler, y Qualitätsanalysten und z Business-Analysten.

Führen Sie diese Berechnungen durch und ermitteln Sie die genauen Profile der Mitglieder des Teams, die Sie benötigen.

Legen Sie die Dauer des Sprints fest

Entscheiden Sie anhand der von Ihnen identifizierten Backlog-Elemente, wie lange der nächste Sprint dauern soll. Berücksichtigen Sie dabei keine Feiertage oder andere Team- oder unternehmensweite freie Tage.

Verstehen Sie die Verfügbarkeit Ihres Teams

Kein Sprint ist ein Neuanfang. Laufende Projekte haben immer Überhänge aus früheren Sprints, und Teammitglieder müssen möglicherweise an anderen Projekten arbeiten. Berechnen Sie die Verfügbarkeit des Teams für den nächsten Sprint genau.

Wenn Sie ClickUp zur Verwaltung der Arbeit Ihres Teams verwenden, können Sie sofort auf die bisherige Produktivität und zukünftige Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter zugreifen. In der Workload-Ansicht sehen Sie Zeitschätzungen, fertiggestellte Aufgaben, offene Aufgaben, Sprint-Punkte usw.

Wenn jedes Teammitglied seinen Urlaubs-/Freizeit-Plan in ClickUp eingibt, können Sie auch deren Verfügbarkeit für die Planung von Projekten genau erfassen.

Sie können die Verfügbarkeit Ihres Teams auch automatisch mit erweiterten Formeln in den benutzerdefinierten Feldern von ClickUp berechnen.

Richten Sie den Sprint in ClickUp ein

Verwenden Sie ClickUp-Aufgaben, um jedes Element als Teil Ihres Sprints einzurichten. Verwenden Sie die Aufgabenansicht, um die User Story detailliert darzustellen, Kommentare zu hinterlassen, Prioritäten zuzuweisen, Tags hinzuzufügen oder andere benutzerdefinierte Felder zu erstellen, die Sie möglicherweise benötigen.

Fügen Sie auf der Grundlage der Daten aus der Vergangenheit eine geschätzte Zeit für jede Aufgabe ein, um sicherzustellen, dass sie innerhalb des Sprints abgeschlossen werden kann. Legen Sie dann Start-/Enddaten und Abhängigkeiten fest.

Sichern Sie sich das Engagement Ihres Teams

Selbstorganisierte agile Teams schätzen Autonomie. Anstatt Ihren Teammitgliedern Aufgaben zuzuweisen, sollten Sie daher ein Meeting einberufen und sie dazu ermutigen, sich zu ihrer Verfügbarkeit zu committen. Lassen Sie sie sich selbst Aufgaben zuweisen und eventuelle Probleme im Prozess lösen.

Vergewissern Sie sich, dass Sie bereit sind

Sobald Ihr gesamter Sprint in ClickUp eingerichtet und die Aufgaben zugewiesen sind, müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Team diese auch abschließen kann.

Rationalisieren Sie die Arbeitslast: Die Workload-Ansicht hilft Ihnen, die Ressourcenzuweisung für alle Teammitglieder zu sehen, und Sie können dort Aufgaben basierend auf der Auslastung hinzufügen oder entfernen. Wenn jemand rot markiert ist, d. h. überlastet ist, entfernen Sie Aufgaben aus seiner Liste und bewerten Sie seine Liefergeschwindigkeit. Für diejenigen, die unterausgelastet sind, können Sie Sprint-Aufgaben hinzufügen.

Optimieren Sie Zeitleisten: Nutzen Sie die ClickUp-Gantt-Ansicht, um Sprints zu organisieren und Meilensteine zu verwalten. Sehen Sie Abhängigkeiten und miteinander verbundene Aufgaben, um sicherzustellen, dass sie abgeschlossen werden können. Nehmen Sie ganz einfach Aktualisierungen vor, um Hindernisse zu beseitigen und Zeitleisten anzupassen.

Steigern Sie die Auslastung durch Automatisierung: Sie können die Kapazität Ihrer Ressourcen freisetzen, indem Sie repetitive Verwaltungsaufgaben aus deren Pipeline eliminieren. Verwenden Sie ClickUp Automations, um Aufgaben zuzuweisen, Kommentare zu posten und Status zu ändern. Wählen Sie aus über 100 anpassbaren Automatisierungen, darunter Integrationen mit Tools wie GitHub und Sentry.

Bleiben Sie stets agil

Es kommt häufig vor, dass neue Stories zu einem Sprint hinzugefügt werden oder ein Mitglied des Teams krank wird, was sich negativ auf die Kapazität auswirkt. Ein wirklich agiles Team kann sich an diese Ereignisse anpassen und dennoch qualitativ hochwertige Software termingerecht und innerhalb des Budgets liefern.

Um dies zu erreichen, müssen Projektmanager:

Entwickeln Sie mit ClickUp eine wirklich agile Praxis für die Kapazitätsplanung.

Agile Projekte verlaufen nicht immer wie geplant. Per Definition bevorzugen agile Methoden die Anpassung an Veränderungen gegenüber der strikten Einhaltung eines Plans. Dies gilt auch für die Kapazitätsplanung. Als Projektmanager eines agilen Teams müssen Sie bereit sein, Ihre Strategie zur Kapazitätsplanung zu ändern, weiterzuentwickeln oder anzupassen.

Ob es sich um einen persönlichen Notfall eines einzelnen Teammitglieds handelt oder um die vollständige Nichtverfügbarkeit eines Teams, das in einem anderen Krisenprojekt feststeckt – Sie müssen immer mit Alternativen vorbereitet sein.

Die umfassende Software für Projektmanagement von ClickUp bietet Ihnen die Flexibilität und Sichtbarkeit, die Sie benötigen, um agil zu bleiben. Mit ClickUp haben Sie jederzeit den Überblick über die Verfügbarkeit, Leistung, Produktivität, den Fortschritt und vieles mehr Ihres Teams. Planen und führen Sie Ihre agilen Projekte mühelos durch. Testen Sie ClickUp noch heute kostenlos.