Agile Kapazitätsplanung: Techniken, Vorteile und Rationalisierung
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Agile Kapazitätsplanung: Techniken, Vorteile und Rationalisierung

"Die vierte Säule der Strategie ist die Reaktion auf den Wandel und nicht die Befolgung eines Plans agilen Manifests . Es fasst zusammen, was es bedeutet, "agil" zu sein, und erwartet von den Teams, dass sie Veränderungen annehmen und sich dynamisch mit den sich ändernden Anforderungen des Geschäfts weiterentwickeln.

Das bedeutet, dass Sie Teammitglieder und Manager brauchen, die sich an Veränderungen anpassen können und über die Fähigkeiten und Fertigkeiten verfügen, sich umzustellen, wenn die Situation es erfordert. Agile Planung der Kapazitäten hilft dabei.

Was ist agile Kapazitätsplanung?

Bei der agilen Kapazitätsplanung geht es darum, die in jedem Sprint verfügbare Produktivität zu ermitteln. Projektmanager verwenden agile kapazitätsplanung zur Planung der Arbeit und Verwaltung der Softwarelieferung.

Ein agiler Plan für die Kapazität ist eine Funktion der folgenden Punkte.

  • Länge des Sprints: In der Regel zwei Wochen oder zehn Arbeitstage
  • Größe des Teams: Nummer der Mitglieder des Teams, die für den Sprint zur Verfügung stehen
  • Verfügbarkeit des Teams: Nummer der Stunden, in denen die Mitglieder des Teams verfügbar sind, abzüglich Urlaub und Feiertage
  • Auslastungsgrad: Zeit, in der das Team an den Zielen des Sprints arbeiten kann, typischerweise 0,6-0,8

Wenn Sie von der ganzen Terminologie überwältigt sind, finden Sie hier ein praktisches Glossar mit agiler Scrum-Begriffe .

Die agile Methodik, die ursprünglich für die Softwareentwicklung entwickelt wurde, hat sich in letzter Zeit bei Teams aus allen Bereichen durchgesetzt. Digitale Agenturen , Teams für die Erstellung von Inhalten, E-Commerce-Geschäfte usw. nutzen agile Methoden wie Kanban oder Scrum für eine effektive Leistungserbringung.

ClickUp Vorlage für agiles Projektmanagement

clickUp's Vorlage für agiles Projektmanagement

Wenn Sie ein Nicht-Softwareunternehmen sind entwicklungsprojekt manager, die agile Praktiken einführen möchten, ClickUp's Vorlage für agiles Projektmanagement ist ein hervorragender Startpunkt.

Sie können das mitgelieferte Formular verwenden, um Anfragen in das Backlog einzutragen, die Sprints zur Ausführung von Aufgaben zu nutzen und die agile Zeremonien wie Standups und Retrospektiven, alle innerhalb von ClickUp.

Kapazität des Teams vs. Geschwindigkeit des Teams in Agile

Kapazität und Geschwindigkeit des Teams sind zwei wichtige Metriken agile Software-Entwicklung teams verwenden.

Die Kapazität des Teams bezieht sich auf die Nummer der Entwicklungsstunden, die pro Sprint zur Verfügung stehen. Die Team-Geschwindigkeit bezieht sich auf die Nummer der Story-Points, die ein Team in jedem Sprint entwickeln kann.

Auf der Grundlage der in der Vergangenheit erreichten Teamgeschwindigkeit schätzt ein agiler Projektmanager oder Scrum Master die zukünftige Kapazität und plant die Benutzer-Storys für die Entwickler.

Vorteile und Bedeutung der agilen Kapazitätsplanung

Agile Softwareentwicklung erfordert Klarheit im Chaos. Auch wenn sich die Business-Anforderungen weiterentwickeln, muss ein scrum Team passt sich an und macht weiter, ohne den Schwung zu verlieren. Kapazitätsbasiert sprint planung gewährleistet dies.

Zuverlässige Softwarebereitstellung: Mit einer genauen Planung der Kapazitäten können agile Teams den technischen Aufwand besser vorhersagen, was zu einer höheren Vorhersagbarkeit führt. So können sie erreichbare Zusagen machen und liefern, was sie versprochen haben.

Verbessertes Vertrauen: Wenn die Softwarelieferung zuverlässig und vorhersehbar ist, wächst das Vertrauen zwischen Business- und Engineering-Teams. Dies fördert die Zusammenarbeit und Innovation.

Bessere Softwarequalität: Die agile Kapazitätsplanung gibt eine Einstellung dafür vor, was in jedem Sprint vernünftigerweise erreicht werden kann. Dadurch wird sichergestellt, dass die Teams keine Abstriche machen und sich an Best Practices halten.

Budgeterstellung auf ClickUp

budgeterstellung auf ClickUp_

Genaue Budgetverwaltung: Wenn Projektmanager die Kapazität des Teams genau vorhersagen können, können sie auch ihre Ressourcen und Budgets effizienter verwalten. Wenn Sie mit einem projektmanagement tool wie ClickUp können Budgets und Berichterstellungen auch auf der Grundlage von Daten zur Auslastung der Kapazitäten automatisch berechnet werden.

Verbesserte Moral im Team: Die Kapazitätsplanung erfolgt auf der Grundlage der Verfügbarkeit der Mitglieder des Teams während jedes Sprints. Die Mitglieder des Teams zeigen ein höheres Engagement für das Projekt, da sie selbst entscheiden, wie viel Arbeit sie zu erledigen haben.

Prozessverbesserung: Die Erkenntnisse aus der Kapazitätsplanung dienen auch verschiedenen methoden zur Prozessverbesserung . Sie helfen dabei, die Leistung, Produktivität und Qualität der Arbeit des Teams zu bewerten und im Laufe der Zeit kumulative Effizienzsteigerungen zu erzielen.

Eine gute Planung der agilen Kapazitäten kommt allen am Projekt beteiligten Akteuren zugute. Sie hilft den Projektmanagern, die Lieferung in die richtige Richtung zu lenken und das Commitment aufrechtzuerhalten. Sie unterstützt die Mitglieder des Teams dabei, ihr volles Potenzial zu entfalten. Vor allem aber schafft sie bei den Beteiligten im Geschäft Vertrauen und Abhängigkeit für das technische Team.

Eine Tätigkeit, die für den Erfolg eines Softwareentwicklungsprojekts so entscheidend ist, ist nicht ohne Herausforderungen. Lassen Sie uns einige davon erkunden und herausfinden, wie Sie sie überwinden können.

Herausforderungen der agilen Kapazitätsplanung

Auch wenn es auf den ersten Blick einfach aussieht, umfasst die agile Kapazitätsplanung einen großen Bereich von Faktoren, die im Vorfeld genau abgeschätzt werden müssen. Einige Schlüsselvariablen, die die agile Kapazitätsplanung beeinflussen können, sind folgende

Stabilität des Teams: Für eine effektive agile Kapazitätsplanung benötigen Sie ein stabiles Team. Wenn Sie in einem Sprint eine Kapazität von 40 Stunden und in einem anderen Sprint von 400 Stunden haben, kann keiner der Vorteile realisiert werden.

Individuelle Produktivität: Die Fähigkeiten und die Produktivität der Mitglieder eines Teams können sehr unterschiedlich sein. Ein Auszubildender braucht vielleicht 10 Stunden, um eine Aufgabe abzuschließen, die ein erfahrener Mitarbeiter in 10 Minuten erledigen kann. Im Grunde genommen sind nicht alle Ingenieurstunden oder individuellen Kapazitäten gleich.

Auslastungsgrad: Die Auslastungsrate - manchmal auch als Fokusfaktor bezeichnet - gibt an, welcher Teil der Arbeit des Teams auf den Sprint konzentriert bleibt. Auch wenn dies eine vernünftige Schätzung ist, kann sie variieren. Instanz, der letzte Sprint des Kalenderjahres könnte angesichts der bevorstehenden Ferienzeit eine geringere Auslastung aufweisen.

Skalierbarkeit: In einem kleinen Team ist die Planung der Kapazität sehr einfach. In einem großen Unternehmen, das die Kapazität für mehrere Teams planen muss, kann es jedoch schwierig sein, die richtigen Daten zu sammeln und Prognosen zu erstellen.

Relative Werte: Die Kapazität wird in der Regel in Stunden gemessen, was ein absoluter Wert ist. Die Geschwindigkeit des Teams und die Zuteilung von Aufgaben werden jedoch häufig in relativen Werten erledigt, z. B. in Story Points. Wenn man diese beiden Werte miteinander in Einklang bringt, kommt es zu Meinungsverschiedenheiten.

Agile Teams benötigen die richtige Kombination aus Tools und Prozessen, um diese Herausforderungen zu meistern. Hier sind einige Frameworks, die dabei helfen.

Wie man Kapazität in Agile berechnet

In seiner einfachsten Form ist die agile Kapazität = Dauer des Sprints x Verfügbarkeit des Teams x Auslastungsrate. A kostenlose Projektmanagement-Software oder eine Tabellenkalkulation kann Ihnen bei dieser Berechnung helfen.

Sie ist jedoch nicht immer einfach. Zu jeder dieser Variablen können andere Faktoren beitragen. Wir gehen im Folgenden auf sie ein und zeigen Beispiele.

Sprint Dauer: Die Dauer eines Sprints ist die Zahl der Tage, die für jede Iteration vorgesehen sind. Ein typischer Sprint kann zwei oder vier Wochen lang sein, wobei zwei Wochen beliebter sind. Ohne Berücksichtigung von Feiertagen und anderen externen Faktoren hat ein typischer Sprint zehn Arbeitstage.

ClickUp Workload-Ansicht

automatische Aufteilung eines 8-Stunden-Workloads auf zwei Tage in ClickUp

Verfügbarkeit des Teams: Die Verfügbarkeit des Teams ist eine Funktion der Nummer der Teammitglieder, der Arbeitsstunden pro Tag, des Engagements in anderen Projekten, Meetings und anderen Aktivitäten außerhalb der Arbeit sowie eventueller Abwesenheiten.

Verfügbarkeit = Anzahl der Teammitglieder x (Arbeitsstunden - arbeitsfreie Zeit - Abwesenheiten)

Auslastungsrate: Es ist unzumutbar, von den Mitgliedern eines Teams zu erwarten, dass sie 100% der Zeit an den ihnen zugewiesenen Benutzer-Stories arbeiten. Sie brauchen ihre kreativen Pausen, kollaborative Meetings, etc. Projektleiter gehen von einer Auslastung von 80 % bei einem erfahrenen Team bzw. von 60 % bei Hochschulabsolventen oder neuen Mitgliedern des Teams aus.

Schauen wir uns an, wie diese Formel in der Praxis funktioniert.

Beispielszenario eins

Nehmen wir an, Sie haben ein Team von 10 Personen, die in einem 10-tägigen Sprint 8 Stunden pro Tag arbeiten.

Ihre agile Kapazität für den nächsten Sprint wäre 10 (Dauer des Sprints) x 10 (Größe des Teams) x 8 (Verfügbarkeit des Teams) x 80 % (Auslastungsrate), also 640 Stunden.

Beispielszenario zwei

Nehmen wir an, Sie haben ein Team von fünf Vollzeit-Entwicklern, die 8-Stunden-Tage arbeiten, und fünf Teilzeit-Berater, die 3-Stunden-Tage arbeiten. Von ihnen ist ein Vollzeitentwickler eine Woche lang im Urlaub.

In diesem Fall würde Ihre agile Kapazität für einen zweiwöchigen Sprint wie folgt aussehen.

  • Verfügbarkeit des Teams: [4 (Vollzeitentwickler) x 8 (Stunden) + 5 (Teilzeitentwickler) x 3 (Stunden) x 10 (Arbeitstage)]
    • [1 (Vollzeitentwickler) x 8 (Stunden) x 5 (Arbeitstage)]
  • Auslastungsrate: 80%

Kapazität = 408 Stunden

Je größer das Team wird, desto mehr wird die Verfügbarkeit von anderen Faktoren beeinflusst, und die Planung der Kapazität kann unendlich komplex werden. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie mit den richtigen Tools eine effektive agile Kapazitätsplanung durchführen können.

Wie Sie eine effektive agile Kapazitätsplanung durchführen

Eine effektive agile Kapazitätsplanung umfasst mehrere Schritte, die je nach Nummer sehr unterschiedlich ausfallen können. Im Folgenden finden Sie ein Framework, das Ihnen den Einstieg in ein agiles Projektmanagement-Tool erleichtert.

Sind Sie neu im agilen Projektmanagement? Hier sind zehn agile Vorlagen für Ihre Projekte, um Ihnen die Grundlage und die Daten für eine effektive Kapazitätsplanung zu liefern.

Vorbereitung auf den nächsten Sprint

Der beste Zeitpunkt für die Planung der Kapazität ist das Meeting zur Planung des Sprints. Bevor Sie die Kapazität planen, sollten Sie die Elemente im Backlog identifizieren, an denen Sie arbeiten wollen, und diese nach Prioritäten ordnen. Sie können Ihren Prozess auf der grünen Wiese beginnen oder eine der vielen vorlagen für die Kapazitätsplanung um Sie durch den Prozess zu führen.

ClickUp Board-Ansicht

ansicht auf ClickUp für die Sprint-Planung _Backlog

Wenn Sie ein Projektmanagement-Tool wie ClickUp verwenden, haben Sie den gesamten Produktlebenszyklus einschließlich aller Stories auf der Karte abgebildet. Sie können sich Ihre Backlog-Elemente ansehen, ihren Status bewerten und die richtigen Elemente für Ihren nächsten Sprint auswählen. So erhalten Sie eine Vorstellung von der gesamten Kapazität, die Sie wahrscheinlich benötigen werden.

Vorlage zur Erfassung des Workloads von Mitarbeitern in einem agilen Team

Mit ClickUp's Vorlage für den Workload der Mitarbeiter können Sie Erwartungen festlegen und Aufgaben planen, damit niemand überfordert oder unzureichend vorbereitet ist. Effizient team managen workload und planen Sie kommende Sprints mit dieser Vorlage.

Identifizieren Sie die benötigten Fähigkeiten

Bevor Sie sehen, welche Kapazitäten Sie haben, sollten Sie ermitteln, was Sie brauchen. Je nachdem, welche Themen Sie ausgewählt haben, benötigen Sie vielleicht x Nummern von Entwicklern, y Qualitätsanalysten und z Business-Analysten.

Führen Sie diese Berechnungen durch und ermitteln Sie die genauen Profile der benötigten Teammitglieder.

Sichern Sie die Dauer des Sprints

Legen Sie auf der Grundlage der identifizierten Backlog-Elemente fest, wie lange der nächste Sprint dauern soll. Ziehen Sie Feiertage oder andere team- bzw. unternehmensweite freie Tage aus dieser Berechnung heraus.

Verstehen Sie die Verfügbarkeit des Teams

Kein Sprint ist ein Neuanfang. Bei laufenden Projekten gibt es immer Übertragungen aus früheren Sprints, und die Mitglieder des Teams müssen möglicherweise an anderen Projekten arbeiten. Berechnen Sie die Verfügbarkeit des Teams für den nächsten Sprint genau.

ClickUp Workload-Ansicht

ClickUp Workload view

Wenn Sie ClickUp verwenden, um die Arbeit Ihres Teams zu verwalten, haben Sie sofortigen Zugriff auf die bisherige Produktivität und die zukünftige Verfügbarkeit. In der Workload-Ansicht können Sie Zeitschätzungen, fertiggestellte Aufgaben, offene Aufgaben, Sprint-Punkte usw. einsehen.

Wenn jedes Mitglied des Teams seine Urlaubs-/Abwesenheitspläne in ClickUp eingibt, können Sie auch seine Verfügbarkeit für die Projektplanung genau erfassen.

Erweiterte Formeln in ClickUp Benutzerdefinierten Feldern

erweiterte Formeln in ClickUp benutzerdefinierten Feldern

Auch in benutzerdefinierten Feldern von ClickUp können Sie die Verfügbarkeit von Teams mit erweiterten Formeln automatisch berechnen.

Einrichten des Sprints in ClickUp

Verwenden Sie ClickUp Aufgaben, um jedes Element als Teil Ihres Sprints einzustellen. Verwenden Sie die Ansicht der Aufgabe, um die Benutzer-Story zu detaillieren, Kommentare zu hinterlassen, Prioritäten zuzuweisen, Tags hinzuzufügen oder jedes andere benutzerdefinierte Feld, das Sie benötigen.

Ansicht für die wöchentliche Berichterstellung

Wöchentliche Ansicht der Berichterstellung auf ClickUp

Fügen Sie auf der Grundlage der Daten aus der Vergangenheit für jede Aufgabe eine Zeitschätzung hinzu, um sicherzustellen, dass sie innerhalb des Sprints abgeschlossen werden kann. Legen Sie dann Start-/Enddatum und Abhängigkeiten fest.

Commitment des Teams einholen

Selbstorganisiert agile Teams wie Autonomie. Anstatt also Ihren Teammitgliedern Aufgaben zuzuweisen, sollten Sie ein Meeting einberufen und sie ermutigen, ihre Verfügbarkeit zu committen. Lassen Sie sie sich selbst Aufgaben zuweisen und lösen Sie dabei alle Probleme.

Bestätigen Sie, dass Sie bereit sind

Sobald Ihr gesamter Sprint in ClickUp eingestellt und die Aufgaben zugewiesen sind, müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Team sie auch abschließen kann.

workload-Ansicht ClickUp

workload-Ansicht auf ClickUp _Team

Rationalisieren Sie den Workload: Die Workload-Ansicht des Projekts hilft dabei, zu sehen ressourcenzuweisung über alle Mitglieder des Teams, von wo aus Sie Aufgaben auf der Grundlage der Auslastung hinzufügen/entfernen können. Wenn jemand im roten Bereich ist, d.h. eine zu hohe Kapazität hat, entfernen Sie Aufgaben von seiner Liste und bewerten Sie seine Liefergeschwindigkeit. Für diejenigen, die unter ihrer Kapazität liegen, können Sie Sprint-Aufgaben hinzufügen.

ClickUp Gantt-Diagramm-Ansicht

clickUp Gantt-Diagramm-Ansicht für die Planung der Kapazität eines Sprints

Zeitleisten vereinfachen: Verwenden Sie die ClickUp Gantt-Ansicht, um Sprints zu organisieren und Meilensteine zu verwalten. Sehen Sie Abhängigkeiten und verbundene Aufgaben, um sicherzustellen, dass sie abgeschlossen werden können. Nehmen Sie mühelos Aktualisierungen vor, um Blockaden und Verschiebungen in der Zeitleiste zu beseitigen.

Beispiel für die benutzerdefinierte Automatisierung von ClickUp

ClickUp-Automatisierungen

Steigern Sie die Auslastung durch Automatisierung: Sie können die Kapazität Ihrer Ressourcen kostenlos freisetzen, indem Sie sich wiederholende Aufgaben für Administratoren aus deren Pipeline entfernen. Verwenden Sie ClickUp Automatisierungen, um Aufgaben zuzuweisen, Kommentare zu veröffentlichen und Status zu verschieben. Wählen Sie eine der über 100 anpassbaren Automatisierungen, einschließlich Integrationen mit Tools wie GitHub und Sentry.

Bleiben Sie die ganze Zeit agil

Es kommt häufig vor, dass einem Sprint neue Stories hinzugefügt werden oder ein Mitglied des Teams krank wird, was sich negativ auf die Kapazität auswirkt. Ein wirklich agiles Team kann sich an diese Ereignisse anpassen und trotzdem qualitativ hochwertige Software im Zeit- und Kostenrahmen liefern.

Um dies zu erreichen, müssen die Projektleiter:

  • Täglich die fertiggestellte Arbeit überprüfen
  • Sicherstellen, dass die Kapazität wie geplant zur Verfügung steht oder den Workload entsprechend anpassen
  • Die Kommunikation zwischen den Mitgliedern des Teams erleichtern, um eine nahtlose Übergabe zu gewährleisten
  • Die Mitglieder des Teams dazu ermutigen, alle Daten zu aktualisieren, um die Berichterstellung auf dem neuesten Stand zu halten
  • Identifizierung weiterer Aufgaben/Aktivitäten, die zur Verbesserung der Effizienz automatisiert werden können
  • Sammeln Sie Ideen fürprozessoptimierung für den nächsten Sprint

Aufbau einer wirklich agilen Kapazitätsplanungspraxis mit ClickUp

Agile Projekte verlaufen nicht immer wie geplant. Per Definition bevorzugen agile Methoden die Anpassung an Veränderungen, anstatt einem Plan zu folgen. Das gilt auch für die Planung von Kapazitäten. Als Projektmanager eines agilen Teams müssen Sie bereit sein, Ihre Strategie für die Kapazitätsplanung zu ändern, weiterzuentwickeln oder neu auszurichten.

Ganz gleich, ob es sich um einen persönlichen Notfall eines einzelnen Mitglieds des Teams oder um die völlige Unverfügbarkeit eines Teams handelt, das in einem anderen Projekt in einer Krise steckt, Sie müssen immer mit Alternativen vorbereitet sein.

Die umfassende Projektmanagement-Software von ClickUp gibt Ihnen die Flexibilität und Sichtbarkeit, um agil zu bleiben. Mit ClickUp haben Sie immer eine Registerkarte für die Verfügbarkeit, Leistung, Produktivität, den Fortschritt und vieles mehr Ihres Teams. Planen und führen Sie Ihre agilen Projekte mühelos durch. Testen Sie ClickUp heute kostenlos .