10 kostenlose Run of Show-Vorlagen in Excel & ClickUp
Vorlagen

10 kostenlose Run of Show-Vorlagen in Excel & ClickUp

Die Planung einer Veranstaltung erfordert einen erheblichen Zeit- und Energieaufwand, da Sie mit zahlreichen Terminen jonglieren, Anbieter und Lieferanten ausfindig machen und mit der Ungewissheit und den Änderungen in letzter Minute am Tag der Veranstaltung umgehen müssen.

Die richtigen Werkzeuge können Ihnen helfen, den Zeitplan einzuhalten. Wie wäre es, wenn Sie jeden wichtigen Meilenstein, jedes Detail und jede Leistung in einer Roadmap für Ihre Veranstaltung skizzieren könnten, vom ersten Kick-off-Planungstreffen bis zu den Aufräumarbeiten nach der Veranstaltung?

Mit einer Vorlage für den Ablauf der Veranstaltung können Sie genau das tun! Wir haben eine Liste kostenloser Vorlagen für den Ablauf der Veranstaltung zusammengestellt, die sofort einsatzbereit sind und dafür sorgen werden, dass Ihre nächste Veranstaltung für Gastgeber und Gäste gleichermaßen reibungslos verläuft.

Was ist eine Vorlage für den Ablauf einer Veranstaltung?

Eine Vorlage für den Ablauf der Show kann das Rückgrat der Veranstaltungsplanung sein. Es handelt sich dabei um einen Zeitplan, der die Veranstaltung von Anfang bis Ende umreißt und die Merkmale, Teilnehmer und Daten der Veranstaltung bis ins kleinste Detail abdeckt. Ziel ist es, einen nahtlosen Ablauf der Veranstaltung zu gewährleisten und sicherzustellen, dass Sie alle wichtigen Elemente berücksichtigen.

Bei persönlichen Veranstaltungen können die Informationen den Veranstaltungsort, den Standort, die Sitzordnung, die Zugangspunkte und vieles mehr umfassen. Für eine virtuelle Veranstaltung können die Informationen die digitale Plattform, Zugangsanweisungen und technische Anforderungen umfassen.

Vorlagen für den Ablauf der Veranstaltung können einfache Tabellen in Microsoft Excel oder Google Sheets oder komplexe Workflows in spezieller Software sein.

Was macht eine gute Run-of-Show-Vorlage aus?

Eine gute Run-of-Show-Vorlage ist mehr als nur ein Zeitplan; sie ist ein dynamisches Dokument, das sich an die Bedürfnisse des Veranstaltungsteams anpasst. Bei der Auswahl Ihrer Optionen sollten Sie auf einige wichtige Merkmale einer Vorlage für den Ablauf einer Veranstaltung achten:

  • Klare Struktur: Die Vorlage muss die gesamte Veranstaltung abbilden. Sie sollte so aufgebaut sein, dass es für das Veranstaltungsteam einfach ist, wichtige Details zu notieren
  • Detaillierte Agenden: Eine Vorlage für den Ablauf der Veranstaltung kann einen reibungslosen Ablauf der Veranstaltung gewährleisten, indem sie eine detaillierte Aufschlüsselung der Reiseroute, einschließlich der Verantwortlichkeiten der einzelnen Teammitglieder, enthält
  • Flexibilität: Veranstaltungen sind dynamisch und ändern sich ständig. Eine Vorlage für den Ablauf der Veranstaltung sollte flexibel genug sein, um sich an geänderte Pläne anzupassen
  • Rednerübersicht: Wenn eine Veranstaltung mehrere Redner hat, hilft ein detaillierter Zeitplan dem Produktionsteam, den Zeitplan und das Thema einzuhalten, was zu einem reibungslosen Ablauf der Veranstaltung beiträgt
  • Zusammenarbeit im Team: Vorlagen für den Ablauf der Veranstaltung sollten die Teammitglieder aufeinander abstimmen und die Zusammenarbeit ermöglichen, um Stress und Verwirrung zu verringern
  • Risikobewertung: Der Erfolg der Veranstaltung hängt stark von der Planung für Unvorhergesehenes ab. Eine Run-of-Show-Vorlage sollte Risikobewertungen enthalten, mit denen Probleme angegangen werden können, bevor sie auftreten
  • Visuelle Darstellung des Zeitplans: Visuelle Elemente, wie z. B. Farbkodierung, können Veranstaltungsplanern helfen, ihr Run-of-Show-Dokument auf einen Blick zu verstehen
  • Zugang für die Teilnehmer: Eine Vorlage, die auch eine vereinfachte Version der Veranstaltungsagenda enthält, hilft dabei, Besucher und andere Teilnehmer über den Ablauf der Veranstaltung zu informieren

Mehr erfahren über_ KlickUp Events zur Unterstützung bei der Planung von persönlichen und virtuellen Veranstaltungen!

10 Run of Show-Vorlagen für das Jahr 2024

Wenn Sie Ihre nächste Veranstaltung bestätigen, sollten Sie eine dieser Vorlagen verwenden, um die Details zu planen und zu terminieren, damit es die bestmögliche Erfahrung wird.

1. ClickUp-Vorlage für den Ablauf einer Show

ClickUp Run of Show mögliche Veranstaltungsorte Screenshot

Die ClickUp Run of Show-Vorlage sorgt für einen reibungslosen Ablauf Ihrer Veranstaltung

Für einen reibungslosen Ablauf einer Veranstaltung brauchen Sie eine Vorlage, die alle Bereiche abdeckt. Die ClickUp-Vorlage für den Showablauf macht genau das. Diese Vorlage für Fortgeschrittene hilft bei der Organisation von Veranstaltungen und stellt sicher, dass Sie keine Details vergessen. Sie ermöglicht es Ihnen, Aufgaben zu planen, sie den richtigen Teams zuzuweisen und ihren Fortschritt zu verfolgen.

Sie können Ihre Veranstaltungsinformationen in einer übersichtlichen Zeitleiste zusammenfassen. Details wie Aufgaben der Lieferanten, Materiallogistik sowie Aufgaben und Zuständigkeiten des Personals helfen Ihnen, Ihre Veranstaltung im Zeitplan zu halten. Diese Vorlage ist ein detailreiches Dokument mit Platz für Teammodule, Zeitmanagement, Öffentlichkeitsarbeit und vieles mehr.

Mit dieser Vorlage für den Ablauf der Veranstaltung maximieren Sie den Erfolg Ihrer Veranstaltung. Durch die einfache Anpassung des Zeitplans können Sie sich auf veränderte Bedingungen einstellen. Kommunikationsfunktionen ermöglichen die Synchronisierung von Mitarbeitern und Anbietern, um sicherzustellen, dass alles nach Plan läuft und alle Beteiligten für den Tag gerüstet sind. Funktionen zur Verfolgung von Ausgaben und verwaltung von Projektbudgets stakeholder bei Laune halten. Diese Vorlage herunterladen

2. ClickUp Veranstaltungsplanung Vorlage

ClickUp Veranstaltungsplanungsvorlage

ClickUp's Event Planning Template rationalisiert Ihre Event-Management-Aufgaben

Erfolgreiche Veranstaltungsplanung bedeutet, Details effizient zu organisieren. Die ClickUp-Vorlage für die Veranstaltungsplanung bietet Ihnen die nötigen Werkzeuge dafür.

Diese Vorlage ist ein Eckpfeiler für Veranstaltungsorganisatoren. Sie hilft bei der Suche nach dem Veranstaltungsort, Informationen zum Veranstaltungsort, Budgets, Angeboten, Gästelisten und Teilnehmerzahlen. Sie können alles rund um die Veranstaltung planen und visualisieren. Sie verfügt über Tools für die Zusammenarbeit, um Ihr Team zu koordinieren, und stellt Ressourcen bereit, um eine Veranstaltung innerhalb des Zeitplans und des Budgets zu ermöglichen. Vorlagen für die Veranstaltungsplanung sollten eine Vielzahl von Ansichten bieten, und diese hier bietet eine Listenansicht für die Organisation des Veranstaltungsplanungsprozesses, eine Tafelansicht zur Visualisierung von Prioritäten und Arbeitsabläufen und eine Kalenderansicht zur Verwaltung von Veranstaltungszeitplänen. Mit vorgespeicherten Listen für Aktivitäten, Einrichtungen, Aufgaben im Vorfeld der Veranstaltung und Abrechnung hilft Ihnen die ClickUp-Vorlage für die Veranstaltungsplanung, eine großartige Veranstaltung zu organisieren. Diese Vorlage herunterladen

3. ClickUp Event Brief Vorlage

ClickUp Event Brief Bildschirmfoto

Die ClickUp Event Brief-Vorlage gliedert den Produktionsplan einer Veranstaltung in ein übersichtliches Dokument

Ein Veranstaltungsplaner ist oft auf ein umfassendes Briefing angewiesen, um die Details der Veranstaltung zu organisieren. Die ClickUp Event Brief Vorlage erlaubt Ihnen genau das zu tun.

Diese anfängerfreundliche Vorlage hilft Ihnen, Veranstaltungen zu organisieren, ohne die Komplexität anderer Vorlagen. Obwohl sie einfacher ist, ermöglicht sie Ihnen, wichtige Details zu verfolgen, von der anfänglichen Budgetierung bis zur endgültigen Durchführung. Sie umreißt klare Veranstaltungsziele und ermöglicht die Einbeziehung von Interessengruppen, damit Sie eine organisierte und gemeinschaftliche Strategie für den Erfolg Ihrer Veranstaltung entwickeln können. Fokussierung auf zusammenarbeit im Team hilft dabei, alle Beteiligten zusammenzubringen, um sicherzustellen, dass Sie alle Details berücksichtigen.

Die Kontaktdaten Ihres Veranstaltungsteams werden mit benutzerdefinierten Feldern organisiert, um Veranstaltungsdetails zu kategorisieren und zu verwalten, und mit benutzerdefinierten Ansichten, um den Workflow an Ihre Präferenzen und Bedürfnisse anzupassen. Mit Echtzeit-Bearbeitung und umfangreicher Formatierung können diese Dokumente Ihren Tag organisieren und Ihre Veranstaltungszeitpläne verwalten. Diese Vorlage herunterladen

4. ClickUp Event Management Vorlage

Die ClickUp-Vorlage für das Veranstaltungsmanagement hilft Ihnen, die wichtigsten Details der Laufzettel an einem Ort zu erfassen

Ein effektives Veranstaltungsmanagement kann dazu beitragen, dass Ihre Veranstaltung planmäßig abläuft. Die ClickUp-Vorlage für Veranstaltungsmanagement organisiert die Informationen, die Sie für ein tadelloses Management benötigen.

Diese Vorlage hilft Ihnen, die gesamte Veranstaltung zu verfolgen und jedes Detail genau zu planen. Sie halten Ihr Team organisiert und bei der Stange mit ressourcenauslastung und Zeitmanagement. Das Veranstaltungspersonal kennt seine individuellen Verantwortlichkeiten, und Anbieter und Teilnehmer wissen, wie der Zeitplan aussieht. Die Vorlage schafft eine stressfreie Umgebung für interne und Produktionsteams, sodass Gäste und Teilnehmer die Veranstaltung genießen können.

Die Vorlage unterteilt den Prozess in mehrere Schritte. Sie legen einige anfängliche ziele und Vorgaben erstellen Sie dann einen Zeitplan, in dem alle Aufgaben detailliert aufgeführt sind, z. B. die Festlegung eines Budgets und die Zusammenstellung eines Teams. Der nächste Schritt ist die Veranstaltungswerbung, einschließlich eines Marketingplans. Sie können dann die Fortschritte bis zur Veranstaltung verfolgen und Änderungen in letzter Minute einleiten. Diese Vorlage herunterladen

5. ClickUp Programm-Management Vorlage

ClickUp Programm-Management Projekt-Gantt

ClickUp's Programm-Management-Vorlage hat alles, was Sie brauchen, um Ihr Programm erfolgreich zu machen!

Programmmanagement kann ein chaotischer Prozess sein. Ein Plan kann helfen, wenn Sie Ihre Strategie anpassen müssen. Die ClickUp-Programm-Management-Vorlage bietet Ihnen die Hilfe, die Sie brauchen, um Ihr Programm auf Erfolgskurs zu halten.

Mit dieser Vorlage können Sie komplexe Programme mit mehreren Komponenten und Beteiligten verwalten. Mit benutzerdefinierten Status können Sie Aufgaben erstellen, mit denen Sie den Fortschritt des Programms leicht verfolgen können, und benutzerdefinierte Felder helfen Ihnen bei der Koordinierung und Visualisierung des Projekts.

Mit dieser Vorlage können Sie Ihren Ansatz organisieren und zeit sparen durch die Rationalisierung von Prozessen und die Eliminierung der manuellen Dateneingabe. Überwachung des Projektfortschritts wird einfacher, und Sie können jedes Teammitglied verfolgen. Wenn Sie sich genau an die Vorlage halten und die Berichtsfunktionen von ClickUp nutzen, können Sie die wichtigsten Beteiligten auf dem Laufenden halten und das Projekt auf Kurs halten. Ihr Team kann sogar innerhalb der Vorlage Kommentare abgeben, so dass es einfach ist, wichtiges Feedback zu geben. Diese Vorlage herunterladen

6. ClickUp Veranstaltungsplaner Checkliste Vorlage

ClickUp Veranstaltungsplaner Checkliste

ClickUp's Event Planner's Checklist Template macht die Eventplanung zum Kinderspiel

Veranstaltungsorganisatoren müssen eine Menge im Auge behalten. Die ClickUp Veranstaltungsplaner Checkliste Vorlage macht Ihre Arbeit ein wenig einfacher. Es ist eine zuverlässige Checkliste, die Ihnen hilft, sich an alle wichtigen Aufgaben für Ihre nächste Veranstaltung zu erinnern. Die strukturierte Herangehensweise baut Stress ab, fokussiert die Teammitglieder und hilft, dass Ihre Veranstaltung reibungslos abläuft.

Mit dieser Vorlage können Sie Aufgaben nach Prioritäten ordnen, den Fortschritt in Echtzeit verfolgen und sich ändernde Details mit den Teammitgliedern teilen. Erstellen von Teilnehmer- und lieferantenlisten informiert Ihr Team über die wichtigsten Teilnehmer der Veranstaltung.

Die Vorlage führt Sie durch alle Phasen der Veranstaltung, einschließlich der anfänglichen Planung, der Festlegung des Datums und des Veranstaltungsortes, der Aufräumarbeiten nach der Veranstaltung und der Entlassung der Mitarbeiter. Durch die schrittweise Vorgehensweise in der Vorlage können Sie alle wichtigen Details berücksichtigen. Diese Vorlage herunterladen

7. ClickUp Unternehmen Event Vorlage

ClickUps Firmenevent-Vorlage

Die ClickUp-Vorlage für Firmenveranstaltungen sorgt dafür, dass Teams und Anbieter während des gesamten Prozesses auf der gleichen Seite stehen

Firmenveranstaltungen können stressig sein, und die Organisatoren fühlen sich oft unter Beobachtung. Die ClickUp-Vorlage für Firmenveranstaltungen können ein positives Ergebnis unterstützen, Vertrauen schaffen und einen reibungslosen Ablauf der Veranstaltung gewährleisten.

Die Vorlage trägt dazu bei, dass die Arbeitsmoral aller Beteiligten, einschließlich der Organisatoren, hoch bleibt, während sie das Datum festlegen, mit der Planung beginnen und die Mitarbeiter für die Veranstaltung zusammenbringen. Sie können schnell benutzerdefinierte Veranstaltungspläne erstellen, Aufgaben delegieren, Rollen zuweisen und Erwartungen verfolgen, um eine problemlose Veranstaltung zu gewährleisten.

Die Vorlage verwendet mehrere Elemente, um ein vollständiges Bild zu vermitteln. Die Schnellstartanleitung hilft Ihnen, sich mit der Funktionsweise der Vorlage vertraut zu machen. Benutzerdefinierte Status helfen Ihnen bei der Erstellung von Aufgaben, die zum Workflow Ihres Unternehmens passen. Die robusten Projektmanagement-Tools von ClickUp ermöglichen es Veranstaltern, Folgendes zu verfolgen projekt-Meilensteine und geben Sie den Mitarbeitern klare Zuständigkeiten und einen Zeitplan für die ihnen zugewiesenen Aufgaben. Diese Vorlage herunterladen

8. ClickUp Vorlage für die Planung einer Großveranstaltung

ClickUps Vorlage für die Planung großer Veranstaltungen

ClickUps Planungsvorlage für Großveranstaltungen wurde entwickelt, um Sie bei der Verwaltung und Verfolgung des Fortschritts von Großveranstaltungen zu unterstützen

Größere Veranstaltungen erzeugen noch längere To-Do-Listen. Wenn Sie einen strukturierten Rahmen für die Organisation und Durchführung Ihrer nächsten Veranstaltung benötigen, wenden Sie sich an die ClickUp-Vorlage für die Planung von Großveranstaltungen die über Tools verfügt, mit denen Sie jedes Detail im Auge behalten und jedem seine Aufgaben zuweisen können.

Die Vorlage unterteilt die Aufgaben in kleinere Abschnitte und hilft so, die Planung überschaubarer und effizienter zu gestalten. Sie hilft Ihnen dabei, Veranstaltungsziele, Aufgaben und Termine zu identifizieren und gibt Ihnen Werkzeuge an die Hand, um diese zu verfolgen. Mithilfe der leistungsstarken Collaboration-Funktionen von ClickUp hilft die Vorlage den Organisatoren, Erwartungen für die Veranstaltung festzulegen, und erleichtert die Kommunikation zwischen allen Aktionären und Teammitgliedern.

Von der Planungsphase bis zum Abschluss der Veranstaltung ermöglichen die Projektmanagement-Tools von ClickUp den Organisatoren, Aufgaben zuzuweisen, Meilensteine zu setzen und den Fortschritt zu verfolgen. Der einfach zu befolgende Zeitplan stellt sicher, dass jeder seinen Zeitplan und seine Verantwortlichkeiten kennt. Diese Vorlage sorgt für das bestmögliche Erlebnis für Ihr Publikum. Diese Vorlage herunterladen

9. Hopin Run of Show Vorlage

Screenshot des Excel Run of Show Template von HopinEvents

Über Hopin

Als nächstes kommt eine kostenlose Vorlage für den Ablauf der Show von Hopin, die Ihnen helfen kann, Ihre nächste Live-Show nahtlos von Anfang bis Ende durchzuführen. Sie bietet ein zentrales Dokument, das die wichtigsten Informationen über die Veranstaltung enthält und somit ein wichtiges Instrument ist, um Ihre Show im Zeitplan zu halten. Mit diesem Dokument haben Sie gut informierte Teammitglieder, die ihre Rollen und Verantwortlichkeiten von Anfang an kennen.

Die anpassbare Vorlage versorgt Ihre Produktionsteams mit den notwendigen Details für die Organisation, Planung und Überwachung von Live-Veranstaltungen. Die strukturierte Agenda stellt den zeitlichen Ablauf der Veranstaltung einfach dar und macht die reiseplan klar und einfach zu verstehen.

Die Hopin Run of Show-Vorlage steht zum sofortigen Download bereit und eignet sich für persönliche, virtuelle oder hybride Live-Veranstaltungen. Diese Vorlage herunterladen

10. SpotMe Ultimative Event-Run of Show Vorlage

beispiel für die Verwendung von SpotMe's Run of Show Template

Über SpotMe

Die letzte kostenlose Run-of-Show-Vorlage auf unserer Liste stammt von SpotMe. SpotMe's Ultimate Event Run of Show Template beruhigt die Nerven vor der Veranstaltung. Sie umreißt das Wer, Was, Wann, Wo und Wie jedes Aspekts Ihrer nächsten Veranstaltung und macht es einfach, jedes Detail auf logische Weise zu organisieren und zu planen.

Die Vorlage enthält ein Beispiel, das zeigt, wie Ihr Team sie verwenden kann. Einige der führenden Biowissenschaftsunternehmen und Großunternehmen auf der Fortune-500-Liste verwenden diese Vorlage, und einige haben sie sogar mitentwickelt. Mit dieser Vorlage haben diese Unternehmen über 12.000 persönliche, virtuelle und gemischte Veranstaltungen durchgeführt. Jetzt können Sie ganz einfach einen detaillierten Zeitplan für Ihre nächste Veranstaltung erstellen. Diese Vorlage herunterladen

Erhöhen Sie Ihre Veranstaltungsplanung mit ClickUp-Vorlagens

In der Welt der Veranstaltungsplanung können die richtigen Werkzeuge den Ausschlag geben, und im Jahr 2024 ist die ClickUp-Vorlage "Run of Show" die beste Wahl. Diese vielseitige Vorlage bietet eine umfassende Lösung, um sicherzustellen, dass Ihre Veranstaltungen wie am Schnürchen laufen.

Die ClickUp-Vorlage bietet umfangreiche Funktionen, von der Aufgabenplanung und Fortschrittskontrolle bis hin zur Verwaltung von Ausgaben und Projektbudgets. Die klare Struktur, die detaillierten Tagesordnungen und die Flexibilität der Vorlage machen sie zu einer unschätzbaren Ressource für Veranstaltungsplaner. Mit visuellen Hilfsmitteln und teilnehmerfreundlichem Zugang vereinfacht es den Planungsprozess und sorgt dafür, dass alle Beteiligten an einem Strang ziehen.

Wenn Sie sich für ClickUp-Vorlagen entscheiden, treffen Sie eine Entscheidung, die den Erfolg Ihrer Veranstaltungen maximiert. Sie können sich leicht an veränderte Bedingungen anpassen, die Zusammenarbeit im Team erleichtern und unerwarteten Herausforderungen einen Schritt voraus sein. Machen Sie Ihre Veranstaltungsplanung einfacher und effizienter. Starten Sie noch heute mit ClickUp !