Autoren, die Notion den Rücken kehren, tun dies, nachdem sie einen Sonntag damit verbracht haben, eine Inhaltsdatenbank mit Tags, Statusangaben und verknüpften Entwürfen aufzubauen. Die Autoren, die Google Docs den Rücken kehren, tun dies jedoch aus dem gegenteiligen Grund: Es wurde nie etwas aufgebaut. Eine Datei namens „final-v3-EDITED“ liegt neben vier fast identischen Geschwistern, und man hat keine Ahnung, welche davon die tatsächlichen Änderungen enthält.
Docs eignet sich besser zum Schreiben und zur Bearbeitung. Notion ist besser geeignet, um einen Entwurf mit einem Eigentümer, einem Status und einer Frist als Anhang zu verknüpfen. Beide bieten mittlerweile KI-Funktionen, die beim Schreiben mitkorrigieren, wobei die von Google für Autoren relevanter ist – allerdings ist keine der beiden Funktionen im ersten Bezahl-Plan enthalten.
Hier erfahren Sie, wie Notion und Google Docs bei den einzelnen Aufgaben abschneiden und was die jeweiligen Tools kosten.
TL;DR: Docs ist besser für Entwürfe und Überprüfungen geeignet. Notion ist die bessere Wahl, wenn das Dokument einen Eigentümersitz, einen Status und ein begleitendes System benötigt. KI liegt bei beiden Diensten eine Stufe über dem Einstiegspreis.
Notion vs. Google Docs auf einen Blick
| Was wir verglichen haben | Notion | Google Docs |
|---|---|---|
| Am besten geeignet für | Autoren, die auch die Nachverfolgung ihrer Arbeit gewährleisten müssen: Redaktionskalender, Wikis und Projektdatenbanken am selben Ort wie die Entwürfe | Autoren, die Entwürfe erstellen, diese durch Bearbeitung überarbeiten lassen und das fertige Dokument an andere weiterleiten |
| Free-Plan | Free für eine Person ohne Limit an Seiten; Team-Workspaces sind auf 1.000 Blöcke begrenzt | Kostenlos mit jedem privaten Google-Konto, 15 GB Speicher, der auf Gmail, Drive und Fotos freigegeben wird |
| Bezahlter Plan | Außerdem: 10 $ pro Mitglied und Monat | Business Starter, 7 $ pro Benutzer und Monat |
| Besondere Stärken | Seiten und Datenbanken funktionieren als ein System, sodass ein Entwurf einen Eigentümer, einen Status und ein Fälligkeitsdatum enthalten kann. | Gemeinsame Bearbeitung in Echtzeit mit einem Vorschlagsmodus für die Nachverfolgung von Änderungen, den externe Mitwirkende auch ohne kostenpflichtiges Konto nutzen können |
| Änderungen nachverfolgen | Änderungsvorschläge: Notion Agent kann Ihnen nun Änderungsvorschläge unterbreiten, die Sie einzeln genehmigen können. | Der Vorschlagsmodus ist ausgereift und funktioniert mit jedem, den Sie den Link freigeben. |
| Bewertung der KI-Fähigkeiten | Notion Agent, benutzerdefinierte Agenten, die nach einem Zeitplan ausgeführt werden, KI-Meeting-Protokolle | Gemini in Google Docs kann Entwürfe erstellen, sich Ihrem Schreibstil anpassen, auf Kommentare von Lektoren reagieren und Bilder generieren |
| KI im Plan für den Einstieg? | Nein. Für „Plus“ gibt es nur eine Testversion; die volle Notion-KI ist ab dem „Business“-Tarif für 20 $ verfügbar. | Teilweise. Mit dem „Starter“-Tarif gibt es Gemini in Gmail; Gemini in Docs ist ab dem „Business Standard“-Tarif für 14 $ erhältlich. |
| Wo es an seine Grenzen stößt | Jemand muss die Struktur entwerfen und für Ordnung sorgen, sonst wird der Workspace unübersichtlich. | Nirgendwo im Produkt wird angezeigt, welche Version eines Dokuments die aktuelle ist |
Wofür eignet sich Notion am besten?
Notion ist ein Workspace, in dem du an ein und demselben Ort aus denselben Bausteinen Seiten verfasst und Datenbanken erstellst. Jeder Absatz, jede Überschrift, jedes Kontrollkästchen, jedes Bild und jede Zeile einer Tabelle ist ein Block. Ziehe einen Block an eine beliebige Stelle, wandle ihn in einen anderen Typ um oder filtere ihn innerhalb einer Datenbankansicht.
Für einen Autor ist es besonders praktisch, dass ein Entwurf in Notion einen Status, einen Eigentümer, ein Fälligkeitsdatum und einen Link zum zugrunde liegenden Briefing enthalten kann – und zwar alles direkt auf der Seite selbst. In einem herkömmlichen Textverarbeitungsprogramm befinden sich diese Informationen in einer Tabelle oder einem E-Mail-Thread an anderer Stelle.
Für wen eignet sich Notion?
Notion eignet sich für Autoren, die sowohl ihre Arbeitsabläufe als auch die darin enthaltenen Texte verwalten:
- Inhalt-Leiter, die einen Redaktionskalender mit Entwürfen in verschiedenen Phasen verwalten
- Technische Redakteure, die eine Reihe von Dokumenten pflegen, die untereinander und mit technischen Tickets verknüpft sind
- Texter in Agenturen, die die Nachverfolgung zahlreicher Client-Aufträge mit jeweils eigenem Briefing, eigener Frist und eigener Freigabe durchführen
- Forscher und Studierende, die Notizen, Quellen und Entwürfe an einem Ort speichern
- Einzelautoren, die eine kostenlose App für ein persönliches Wiki, eine Leseliste und Schreibprojekte suchen
Fazit: Der rote Faden ist der Wunsch, dass Wiki, Tracker und Editor in einem einzigen tool vereint sind, statt in drei verschiedenen tools. Wenn Ihre Arbeit Prosa ist, die an einen Lektor geht und dann veröffentlicht wird, bleiben die meisten Funktionen von Notion ungenutzt.
Die wichtigsten Features von Notion für Autoren
So sieht der Alltag in Notion tatsächlich aus, beginnend mit den Features, die Autoren am häufigsten nutzen.
- Erstellen Sie einmalig eine Datenbank in Notion und greifen Sie überall darauf zu: Ihre Notion-Datenbank kann jeden Artikel oder jedes Projekt des Clients enthalten, an dem Sie gerade arbeiten. Fügen Sie dann gefilterte Ansichten in beliebige Seiten ein: ein Board „Fällig diese Woche“ auf Ihrem Dashboard und eine Liste „Wartet auf Überprüfung“ auf der Seite Ihres Editors. Ändern Sie einen Status an einer Stelle, und jede Ansicht wird automatisch aktualisiert.
- Änderungen mit Änderungsvorschlägen nachverfolgen: Ein Mitwirkender wechselt in den Vorschlagsmodus, nimmt seine Änderungen vor, und der Eigentümer der Seite akzeptiert oder lehnt jede einzelne ab. Notion Agent funktioniert auf die gleiche Weise: Bitten Sie ihn, Änderungen vorzuschlagen, und er schlägt Ihnen Änderungen auf Zeilenebene vor, die Sie von oben nach unten genehmigen können – was nützlich ist für eine Grammatikprüfung, der Sie noch nicht ganz vertrauen.
- Schreiben Sie in Markdown und verzichten Sie auf die Symbolleiste: Geben Sie # für eine Überschrift, - für einen Aufzählungspunkt oder / ein, um das Blockmenü zu öffnen. Autoren, die sich mit Markdown auskennen, können eine ganze Seite entwerfen, ohne die Maus zu berühren. Seiten lassen sich zudem wieder als Markdown exportieren, sodass ein Entwurf ohne Neuformatierung in ein CMS oder auf eine statische Website übertragen werden kann.
- Fügen Sie einen Link ein und erhalten Sie eine Live-Vorschau: Figma-Dateien, GitHub-Pull Requests, Google Docs und Jira-Tickets werden als Vorschau angezeigt, die sich aktualisiert, sobald sich die Quelle ändert. Ein Briefing, das auf ein Design verweist, bleibt auf dem neuesten Stand, ohne dass jemand neue Screenshots einfügen muss.
- Externe Arbeitsinhalte in eine Notion-Datenbank einbinden: Ab dem Business-Plan werden Elemente aus Jira, GitHub, Asana und Gitlab als Zeilen in einer Notion-Datenbank angezeigt und automatisch aktualisiert. Die Synchronisierung erfolgt nur in Richtung Notion, mit Ausnahme von Jira, das im Enterprise-Plan in beide Richtungen synchronisiert wird. Änderungen werden weiterhin im Quelltool vorgenommen, aber die Nachverfolgungsansicht befindet sich direkt neben Ihren Notion-Seiten.
- Eine Seite als verifizierte Version kennzeichnen: Ein Workspace-Eigentümer kann jede Seite als „bestätigt und aktuell“ kennzeichnen, und die Suche sowie die KI von Notion priorisieren verifizierte Seiten. Für ein Team, das mit fünf nahezu identischen Entwürfen zu kämpfen hat, klärt dies, welcher Entwurf aktuell ist.
- Offline auf dem Desktop und auf Mobilgeräten arbeiten: Schalten Sie auf einer beliebigen Seite die Option „Offline verfügbar“ um, und die Seite wird auf das jeweilige Gerät heruntergeladen. Bei kostenpflichtigen Plänen werden Ihre zuletzt aufgerufenen und als Favoriten markierten Seiten automatisch heruntergeladen. Es erfolgt eine Synchronisierung der Änderungen, sobald Sie wieder online sind. Der Offline-Modus funktioniert in den Desktop- und Mobil-Apps; eine Registerkarte des Browsers benötigt weiterhin eine Verbindung.
Wie gut ist die KI von Notion?
Notion Agent ist die Funktion, die Sie am häufigsten nutzen werden. Bitten Sie ihn, aus drei Recherche-Notizen einen Entwurf für eine Seite zu erstellen, aus einer von Ihnen hochgeladenen Tabelle eine Datenbank aufzubauen oder eine Frage mithilfe Ihrer Notion-Seiten, verbundener Apps wie Slack und Google Drive sowie des Internets zu beantworten.
Bei einer mehrstufigen Aufgabe kann der Agent bis zu 20 Minuten lang arbeiten und mehrere Seiten gleichzeitig bearbeiten. Sie wählen das Modell (Optionen von OpenAI, Anthropic, Google und xAI stehen zur Verfügung) aus einer Auswahlliste aus, in der jedes Modell hinsichtlich Geschwindigkeit, Qualität und Kosten bewertet wird. Der Agent kann außerdem Word-, PowerPoint-, Excel- und PDF-Dateien lesen, die Sie als Anhänge anhängen.
Drei weitere Features, die Notion KI für Autoren nützlich machen:
- KI Meeting Notes transkribiert und fasst ein Meeting von Ihrem eigenen Gerät aus zusammen – mit Beschreibungen der Sprecher und ohne dass ein Bot an dem Meeting teilnimmt. Eine fertige Notiz kann einen benutzerdefinierten Agenten als Auslöser nutzen, der einen Tracker aktualisiert oder eine Zusammenfassung veröffentlicht.
- Benutzerdefinierte Agenten werden nach einem Zeitplan oder einem Auslöser ausgeführt, ohne dass Sie sie dazu auffordern müssen. Ein gängiges Setup: Wenn sich der Status eines Entwurfs auf „Zur Überprüfung bereit“ ändert, veröffentlicht ein Agent ihn in Slack und weist ihn dem Editor zu.
- Enterprise Search, noch in der Beta-Phase, beantwortet Fragen quer durch Slack, Microsoft Teams, Google Drive, GitHub und Notion
Einschränkungen der Notion-KI: Der volle Umfang der Notion-KI ist nur im Business-Tarif und höheren Tarifen enthalten; die kostenlose Version bietet eine eingeschränkte Testversion. Business-Tarife haben zudem ein Nutzungslimit. Das bedeutet, dass bei intensiver Nutzung der KI-Agenten die Funktion für bis zu sechs Stunden oder bis zum nächsten Abrechnungszyklus unterbrochen werden kann, es sei denn, ein Administrator gewährt den Mitgliedern die Nutzung von Guthaben. Benutzerdefinierte KI-Agenten werden immer mit Guthaben betrieben, die als separates Add-On erhältlich sind.
Wo Notion Schwächen zeigt
- Die Struktur können Sie selbst gestalten: Notion öffnet sich als leere Seite ohne Ordner oder voreingestellte Hierarchie. Diese Freiheit spricht Teams an, die ein benutzerdefiniertes System wünschen, und bedeutet, dass jeder selbst bestimmen kann, wie Seiten verschachtelt werden und wie Datenbanken miteinander verbunden sind, während der Workspace wächst.
- Die Formatierungsmöglichkeiten beschränken sich auf das, was eine Webseite benötigt: Überschriften, Callouts, Spalten und Umschaltfelder decken den Großteil des Textes am Bildschirm ab. Es gibt kein Lineal, kein Layout und keinen Blocksatz – alles, was auf Papier eine bestimmte Optik haben muss, wird daher in einem Textverarbeitungsprogramm fertiggestellt.
- Für den PDF-Export ist ein manueller Nachbearbeitungsschritt erforderlich, um kundenfertige Dateien zu erhalten: Einzelne Seiten lassen sich zwar als PDF exportieren, allerdings verschieben sich dabei häufig Abstände und Seitenumbrüche. Wenn ein Client ein makelloses PDF erwartet, sollten Sie 10 Minuten einplanen, um es in einem anderen tool zu überarbeiten, bevor Sie es versenden.
- Offline-Verfügbarkeit gilt pro Seite und pro Gerät: Schalten Sie „Offline verfügbar“ um auf den Seiten, die Sie benötigen, und auf jedem Gerät, das Sie verwenden. Unterseiten und Datenbankzeilen, die über die ersten 50 hinausgehen, werden nicht mitgenommen, und alles, was einen Server benötigt (Einbettungen, Formulare, KI-Blöcke), wartet auf eine Verbindung.
- Änderungsvorschläge sind für Teamkollegen gedacht: Die Nachverfolgung von Änderungen funktioniert für Personen, die bereits im Workspace sind oder als Gäste eingeladen wurden. Ein externer Editor, der mit Google Docs arbeitet, wird den Flow ungewohnt finden, sodass Überprüfungen durch Clients und Verlage meist in Google Docs bleiben.
- Der Free-Plan hat eine Größe für eine Person: Als Einzelnutzer erhalten Sie unbegrenzt viele Seiten und Blöcke. Fügen Sie einen Teamkollegen hinzu, ist der gemeinsame Workspace auf 1.000 Blöcke begrenzt – eine Grenze, die ein aktives Projekt bereits innerhalb weniger Wochen überschreitet. Zweiköpfige Teams sollten von Anfang an einen kostenpflichtigen Platz einplanen.
Am besten geeignet für: Autoren und Teams, deren Dokumente Struktur, Verantwortlichkeiten und Status widerspiegeln müssen und die jemanden haben, der bereit ist, die Eigentümerschaft für den Workspace zu übernehmen.
Überspringen Sie diesen Abschnitt, wenn: Ihre Entwürfe verfasst, überprüft und veröffentlicht werden und Sie es lieber nicht für die Verwaltung eines Ablagesystems erledigen möchten.
Wie viel kostet Notion?
Notion bietet vier Pläne an. Die unten angegebenen Kosten gelten pro Mitglied und Monat bei jährlicher Abrechnung; bei monatlicher Abrechnung fallen etwa 17 % höhere Kosten an.
| Plan | Preis | Das erhalten Sie |
|---|---|---|
| Free | 0 $ | Unbegrenzte Anzahl an Seiten und Blöcken für eine Person. Team-Workspaces sind auf 1.000 Blöcke begrenzt. Datei-Uploads bis zu 5 MB, 7-tägiger Seitenverlauf, 10 Gäste, Testversion von Notion KI |
| Außerdem | 10 $ (12 $ monatlich) | Unbegrenzte Blöcke für Teams, unbegrenzte Datei-Uploads, 30-tägiger Seitenverlauf, unbegrenzte Gäste, benutzerdefinierte Formulare und Websites, Diagramme, grundlegende Verbindungen. Nach wie vor nur eine Testversion von Notion KI |
| Business | 20 $ (24 $ monatlich) | Vollständige Notion-KI (Notion Agent, KI -Meeting-Notizen, Enterprise Search (Beta)), Synchronisierung der Datenbanken, SAML-SSO, private Teamspaces, verifizierte Seiten, 90-tägiger Seitenverlauf |
| Enterprise | Benutzerdefinierte Preisgestaltung | Unbegrenzte Seitenhistorie, Prüfprotokoll, SCIM-Benutzerverwaltung, keine Datenspeicherung bei KI-Anbietern, bidirektionale Jira-Synchronisierung, erweiterte Sicherheitskontrollen |
Ein paar Dinge, die in der Plan-Tabelle nicht aufgeführt sind:
- Gäste sind in jedem Plan kostenlos: Wer zu einer einzelnen Seite eingeladen wird, zählt nicht als Mitglied. So können viele kleine Teams beim kostenlosen Plan oder beim „Plus“-Tarif bleiben und trotzdem ihre Arbeit mit Clients freigeben.
- Benutzerdefinierte Agenten kosten extra: Sie werden mit Notion-Guthaben abgerechnet, die 10 US-Dollar pro 1.000 Guthaben im Monat kosten und als Add-On zu den Tarifen „Business“ und „Enterprise“ verkauft werden. Nicht genutzte Guthaben werden nicht übertragen. „Workers“, die Beta-Funktion von Notion zur Ausführung von benutzerdefiniertem Code, wird ab 2026 Guthaben verwenden.
- Schüler, Studenten und Lehrkräfte erhalten „Plus“ kostenlos für einen Workspace mit einem Mitglied, wenn sie eine Schul-E-Mail-Adresse angeben.
- Neue Teams mit einer Unternehmensdomain erhalten eine 30-tägige Business-Testversion – dies ist die einzige Möglichkeit, die KI in vollem Umfang zu testen, ohne dafür zu bezahlen.
Wir haben alle Angaben im September 2026 anhand der Preisseite von Notion überprüft.
Bewertungen und Rezensionen zu Notion
- G2: 4,6/5 (über 13.700 Bewertungen)
- Capterra: 4,7/5 (über 2.750 Bewertungen)
Ein G2-Rezensent sagt:
Was mir an Notion am besten gefällt, ist, wie es mehrere Tools in einem flexiblen Workspace vereint. Dank des Datenbank- und Beziehungssystems kann ich Projekt-Tracker mit Aufgabenlisten und Dokumenten verknüpfen, ohne Informationen doppelt zu speichern, und der Wechsel zwischen Tabellen-, Board- und Kalenderansicht für dieselben Daten ist wirklich nützlich, wenn verschiedene Teammitglieder in unterschiedlichen Formaten denken. Für mich persönlich hat es ein unübersichtliches Setup aus Google Docs und separaten Aufgabenverfolgern ersetzt – ich nutze es, um Projektnotizen, Auftragsumfänge für freiberufliche Clients und kurze technische Dokumentationen an einem Ort zu sammeln, die miteinander verknüpft sind, sodass ich nicht in verschiedenen Tools suchen muss.
Was mir an Notion am besten gefällt, ist, wie es mehrere Tools in einem flexiblen Workspace vereint. Dank des Datenbank- und Beziehungssystems kann ich Projekt-Tracker mit Aufgabenlisten und Dokumenten verknüpfen, ohne Informationen doppelt zu erfassen, und der Wechsel zwischen Tabellen-, Board- und Kalenderansicht für dieselben Daten ist wirklich nützlich, wenn verschiedene Teammitglieder in unterschiedlichen Formaten denken. Für mich persönlich hat es eine verstreute Konfiguration aus Google Docs und separaten Aufgabenverfolgern ersetzt – ich nutze es, um Projektnotizen, Auftragsumfänge für freiberufliche Clients und kurze technische Dokumentationen an einem Ort zu speichern, die miteinander verknüpft sind, sodass ich nicht in verschiedenen Tools suchen muss.
Was mir an Notion am besten gefällt, ist, wie es mehrere Tools in einem flexiblen Workspace vereint. Dank des Datenbank- und Beziehungssystems kann ich Projekt-Tracker mit Aufgabenlisten und Dokumenten verknüpfen, ohne Informationen doppelt zu speichern, und der Wechsel zwischen Tabellen-, Board- und Kalenderansicht für dieselben Daten ist wirklich nützlich, wenn verschiedene Teammitglieder in unterschiedlichen Formaten denken. Für mich persönlich hat es eine verstreute Konfiguration aus Google Docs und separaten Aufgabenmanagern ersetzt – ich nutze es, um Projektnotizen, Auftragsumfänge für freiberufliche Clients und kurze technische Dokumentationen an einem Ort zu speichern, die miteinander verknüpft sind, sodass ich nicht in verschiedenen Tools suchen muss.
Wofür eignet sich Google Docs am besten?
Google Docs ist ein browserbasiertes Textverarbeitungsprogramm, das jeden Tastenanschlag in Google Drive speichert. Das gesamte Design dient einem einzigen Zweck: einen Text vom ersten Entwurf bis zum überarbeiteten, fertigen Dokument zu bringen, wobei mehrere Personen gleichzeitig daran arbeiten können.
Drive-Ordner und Ihr Gedächtnis sind das einzige Ablagesystem, das Google Docs Ihnen bietet. Es gibt keine Datenbankebene, keine Hierarchie der Seiten und keine Möglichkeit, einem Entwurf einen Status hinzuzufügen. Deshalb lässt es sich zwar sofort loslegen, aber Teams mit Hunderten von Dokumenten haben irgendwann Schwierigkeiten, das aktuelle Dokument zu finden.
Für wen ist Google Docs geeignet?
Docs eignet sich für alle, deren Arbeit in einem Dokument mündet, das jemand anderes lesen, mit Anmerkungen versehen oder abzeichnen muss:
- Freiberufliche Autoren, die Entwürfe an Editors senden, die die Nachverfolgung nutzen
- Marketing- und Kommunikationsteams, die Texte einer rechtlichen oder markenrechtlichen Prüfung unterziehen
- Journalisten, die ihre Artikel an eine Redaktion senden, die diese in derselben Datei bearbeitet
- Studierende und Wissenschaftler, die Arbeiten bei einem Betreuer einreichen
- Jeder, der regelmäßig Dokumente mit Personen außerhalb seines Unternehmens freigibt, da ein Prüfer lediglich einen Link benötigt
Fazit: Wenn die größte Herausforderung bei Ihrer Arbeit darin besteht, Feedback in einen Entwurf einzearbeiten und anschließend sauber wieder herauszunehmen, ist Docs genau dafür gemacht. Wenn die größte Herausforderung die Nachverfolgung von 40 Dokumenten in verschiedenen Phasen ist, wird Ihnen Docs nicht weiterhelfen.
Die wichtigsten Features von Google Docs für Autoren
Die für Autoren wichtigste Funktion von Google Docs ist der Vorschlagsmodus, der Nachverfolgung besser handhabt als jeder andere browserbasierte Editor. Aber das ist noch nicht alles:
- Änderungen im Vorschlagsmodus vorschlagen: Ein Editor wechselt vom Modus der Bearbeitung in den Modus des Vorschlags, und jede von ihm vorgenommene Änderung erscheint als farbiger Vorschlag am Rand. Der Verfasser kann jeden Vorschlag mit einem Klick annehmen oder ablehnen – oder alle auf einmal. Jeder, der über einen Link und Bearbeitungsrechte verfügt, kann Vorschläge einreichen, sodass ein externer Editor oder Client kein Google Workspace-Konto benötigt.
- Mit dem Versionsverlauf zu jedem früheren Entwurf zurückkehren: Docs speichert alle paar Minuten einen Schnappschuss und gibt eine Beschreibung an, wer was geändert hat. Du kannst eine Version benennen, den Bearbeitungsverlauf nachverfolgen, eine alte Version wiederherstellen oder eine Kopie erstellen. Das macht es sicher, ein Dokument freizugeben: Niemand kann deinen Entwurf so überschreiben, dass du die Änderung nicht rückgängig machen kannst.
- Lange Dokumente in Registerkarten aufteilen: Ein einzelnes Dokument kann mehrere Registerkarten und Unterregisterkarten enthalten, jede mit eigenem Titel und Link. Ein Kampagnenbriefing kann Ziele, Budget und Kreativkonzepte in einer Datei statt in drei verschiedenen zusammenfassen, und Sie können einem Mitwirkenden einen Link senden, der direkt zu dessen Registerkarte führt. Für Autoren ist dies die beste Möglichkeit, in Docs eine Struktur zu schaffen, ohne das Dokument zu verlassen.
- Im seitenlosen Modus schreiben: Im seitenlosen Modus wird die simulierte Seite ausgeblendet. Text und Tabellen füllen die gesamte Breite Ihres Fensters aus. Breite Tabellen, Skripte mit Spalten für Bild- und Audiomaterial sowie Titelbilder lassen sich hier besser darstellen. Wechseln Sie dazu unter Datei > Setup
- Entwürfe in Markdown erstellen und beliebig verschieben: Aktivieren Sie Markdown unter Extras > Einstellungen und formatieren Sie während des Schreibens mit #, * und -. Sie können Markdown-Text auch einfügen, Docs-Inhalte als Markdown kopieren und eine gesamte Datei über das Download-Menü als .md exportieren. Autoren, die ihre Texte in einem CMS oder auf einer statischen Website veröffentlichen, können den Schritt der Neuformatierung überspringen.
- Öffne in einer Sekunde eine leere Seite: Gib docs. new in die Adressleiste ein, und ein neues Dokument öffnet sich. Die Spracheingabe unter „Tools“ ermöglicht das Diktieren, und durch Eingabe von @ kannst du eine Person, eine Datei, ein Datum oder einen Block einfügen, beispielsweise ein Layout für Notizen zu Meetings.
- Word-Dateien bearbeiten, ohne sie zu konvertieren: A. docx-Dateien lassen sich direkt in Docs öffnen und für die Bearbeitung verwenden und anschließend wieder als Word-, PDF-, EPUB- oder Markdown-Datei exportieren.
- Offline in Chrome oder Edge arbeiten: Installieren Sie die Erweiterung „Google Docs Offline“, aktivieren Sie den Offline-Zugriff in den Drive-Einstellungen, und Ihre zuletzt verwendeten Dokumente werden automatisch heruntergeladen. Änderungen werden während der Synchronisierung durchgeführt, sobald Sie wieder eine Verbindung herstellen. Mobile Apps kümmern sich selbstständig um den Offline-Betrieb, sobald Sie ein Dokument als verfügbar markieren.
Lesen Sie auch: So überprüfen Sie Google Docs auf KI: 5 Methoden
Wie gut ist Gemini in Google Docs?
Gemini in Docs ist ein Editor. Es arbeitet direkt an dem Dokument, das gerade vor Ihnen liegt, und genau dieser Fokus macht es während des Entwurfs so nützlich.
Dies sind die Befehle, die Sie während des Entwurfs und der Überprüfung über Gemini verwenden können:
- „Help me write“ überarbeitet vorhandenen Text; „Help me create“ erstellt anhand einer Eingabeaufforderung einen vollständig formatierten Entwurf und bezieht dabei Dateien aus Ihrem Drive, E-Mails aus Gmail und Inhalte aus dem Internet ein, wenn Sie Gemini darauf verweisen.
- „Schreibstil anpassen“ liest Ihr Dokument und schlägt Änderungen vor, um den Ton durchgehend einheitlich zu halten, und gleicht so Sprache und Tonfall in einem Entwurf an, an dem mehrere Personen mitgearbeitet haben. „Dokument-Format anpassen“ übernimmt die Struktur und Formatierung eines Referenzdokuments in Ihr Dokument.
- Workflows für Kommentare: Bitten Sie Gemini, alle Kommentare eines Prüfers zusammenzufassen, eine Liste der noch offenen Threads aufzustellen, eine Antwort zu entwerfen oder die Notiz eines Prüfers in einen Änderungsvorschlag umzuwandeln, den Sie mit einem Klick akzeptieren können.
- Bilder und Diagramme werden anhand einer Beschreibung direkt im Dokument generiert. Du kannst eine vorhandene Bild- oder Diagramm-Bearbeitung durchführen, indem du Gemini mitteilst, was geändert werden soll.
- Audioversionen lesen ein Dokument mit einer natürlichen Stimme vor – viele Autoren nutzen diese Version, um Fehler zu entdecken, die sie beim Überfliegen auf dem Bildschirm nicht eingefügt haben.
- Gemini Notebook (ehemals NotebookLM) übernimmt die Recherche: Laden Sie Quellen hoch und stellen Sie Fragen mit Quellenangaben, um die Antworten anschließend in Dokumenten zu übernehmen.
Außerhalb des Dokuments können Sie mit Google Workspace Studio ohne Code einfache automatisierte Flows über Gmail, Drive und Docs hinweg erstellen. Verwandeln Sie eine Reihe von Anweisungen, die in einem Dokument geschrieben sind, in eine wiederverwendbare „Fähigkeit“, der Gemini folgt.
Einschränkungen von Gemini in Docs: Bei Business-Plänen ist Gemini AI in Docs ab dem Tarif „Business Standard“ verfügbar. Starter-Kunden erhalten Gemini in Gmail, die Gemini-App und Workspace Studio, jedoch kein Seitenpanel in Docs. Bei Privatkonten benötigen Sie ein Google AI Pro-Abonnement. Für einige Features gelten zudem Limite; „Schreibstil anpassen“ ist beispielsweise bei den Tarifen „Standard“ und „Plus“ auf fünf Nutzungen pro Monat begrenzt.
Wo Google Docs Schwächen zeigt
- Es gibt keine Struktur jenseits von Ordnern: Ein Dokument erhält einen Titel und einen Speicherort in Drive. Es kann keinen Status, kein Eigentümerfeld und keine Beziehungen zu anderen Dokumenten enthalten. Wenn ein Projekt viele Entwürfe umfasst, hängt das Auffinden des aktuellen Entwurfs von den Dateinamen und dem Gedächtnis ab.
- Für die Offline-Nutzung sind Chrome oder Edge sowie eine Erweiterung erforderlich: Die Offline-Bearbeitung auf einem Computer funktioniert nur in diesen beiden Browsern, sofern die Erweiterung „Google Docs Offline“ zuvor installiert und aktiviert wurde. Benutzer von Safari und Firefox haben auf dem Desktop keine Offline-Option.
- Die Formatierungsmöglichkeiten sind geringer als bei Word: Docs unterstützt Überschriften, Tabellen, Fußnoten und Spalten. Es fehlt jedoch die detaillierte Kontrolle über das Layout, Formatvorlagen und Tools für lange Dokumente wie Querverweise, die Word bietet. Druckfertige Dokumente und komplexe Berichte werden in der Regel mit einem anderen Tool fertiggestellt.
- Berechtigungen zum Freigeben von Dateien werden bei großem Umfang kompliziert: Dateien können einzeln, über Ordner oder über gemeinsam genutzte Laufwerke freigegeben werden, und für jede Ebene gelten eigene Regeln. In großen Teams kommt es häufig vor, dass jemand eine Datei entweder nicht öffnen kann oder eine Datei sieht, die er eigentlich nicht sehen sollte.
- Sehr lange Dokumente verlangsamen den Arbeitsablauf: Docs ist für Artikel, Berichte und Angebote konzipiert. Bei Dateien in Buchlänge mit vielen Bildern wird das Scrollen und die Bearbeitung langsam, weshalb Autoren bei umfangreichen Projekten dazu neigen, diese in Kapitel aufzuteilen.
Am besten geeignet für: Autoren und Teams, deren Hauptaufgabe darin besteht, Entwürfe zu erstellen, diese begutachten zu lassen und das fertige Dokument zu versenden – insbesondere, wenn die Prüfer außerhalb des Unternehmens sitzen.
Überspringen Sie diesen Abschnitt, wenn: Ihre Dokumente Statusangaben, Eigentümerschaft und Verknüpfungen zu verwandten Arbeiten enthalten müssen oder wenn Sie mehrere Entwürfe verwalten und einen besser organisierten Ansatz benötigen
Im weiteren Feld behandelt dieser Leitfaden 11 Editoren, die mit Docs konkurrieren, darunter auch Notion:
Wie viel kostet Google Docs?
Docs ist mit jedem privaten Google-Konto kostenlos nutzbar. Unternehmen erwerben es über Google Workspace. Die unten angegebenen Preise gelten pro Benutzer und Monat bei einem Jahresabonnement; bei monatlicher Abrechnung fallen etwa 17 % höhere Kosten an.
| Plan | Preis | Das erwartet Sie |
|---|---|---|
| Persönliches Google-Konto | 0 $ | Vollständige Versionen von Dokumenten, Tabellen und Präsentationen. 15 GB Speicher, der freigegeben wird und von Gmail, Drive und Fotos genutzt wird. Kein Gemini in Dokumenten |
| Business Starter | 7 $ (8,40 $ monatlich) | Benutzerdefinierte geschäftliche E-Mail-Adressen, 30 GB gemeinsamer Speicher pro Benutzer, Gemini in Gmail und die Gemini-App, Workspace Studio. Kein Gemini in Docs |
| Business Standard | 14 $ (16,80 $ monatlich) | 2 TB gemeinsamer Speicher pro Benutzer, Gemini in Dokumenten, Sheets, Slides, Drive und Meet, Aufzeichnungen von Meetings |
| Business Plus | 22 $ (26,40 $ monatlich) | 5 TB gemeinsamer Speicher pro Benutzer, derselbe Gemini-Zugriff wie bei „Standard“, „Vault“ für Aufbewahrung und eDiscovery, strengere Kontrollen zur Sicherheit |
| Enterprise | Benutzerdefinierte Preisgestaltung | Keine Benutzerbeschränkung, erweiterte Funktionen für Sicherheit und Compliance, Zugriff auf KI für Unternehmen |
Ein paar Dinge, die in der Plan-Tabelle nicht aufgeführt sind:
- Business-Pläne sind auf 300 Benutzer begrenzt. Darüber hinaus gilt der Enterprise-Tarif.
- Gemini in Docs kostet für ein Privatkonto 19,99 $ pro Monat. Dabei handelt es sich um den Google AI Pro-Plan, der zudem 5 TB Speicher und höhere Limits in der Gemini-App umfasst. Workspace-Konten können diesen Plan nicht erwerben; sie erhalten Gemini über ihre jeweilige Tarifstufe.
- Intensive KI-Benutzer können mehr erwerben. Das Add-On „AI Expanded Access“ erhöht die monatlichen Obergrenzen für Business-Pläne.
- Neukunden erhalten im ersten Jahr einen Rabatt auf die Business-Pläne für bis zu 20 Benutzer. Der Prozentsatz variiert je nach Region, daher sollten Sie die Seite für Ihr Land überprüfen.
- Studierende erhalten Google KI Pro ein Jahr lang kostenlos mit einem verifizierten Hochschulkonto
Wir haben alle Zahlen im September 2026 anhand der Preisseite von Google Workspace und der Seite mit den Google-KI-Plänen überprüft.
Bewertungen und Rezensionen zu Google Docs
- G2: Zu wenige Bewertungen
- Capterra: 4,7/5 (über 29.100 Bewertungen)
Ein Capterra-Rezensent sagt:
Mit Google Docs ist es ganz einfach, ein Dokument zu erstellen und sofort mit anderen zusammenzuarbeiten. Die Benutzeroberfläche ist übersichtlich, bietet aber dennoch die meisten Features, die ich für das tägliche Schreiben und die Arbeit mit Clients benötige. Die Bearbeitung in Echtzeit sowie Kommentare und Vorschläge sind besonders nützlich, wenn ich Feedback einhole. Mir gefällt auch, dass alles automatisch in der Cloud gespeichert wird, sodass ich mir selten Gedanken über Versionen oder das manuelle Speichern von Dateien machen muss.
Mit Google Docs ist es ganz einfach, ein Dokument zu erstellen und sofort mit anderen zusammenzuarbeiten. Die Benutzeroberfläche ist übersichtlich, bietet aber dennoch die meisten Features, die ich für das tägliche Schreiben und die Arbeit mit Clients benötige. Die Bearbeitung in Echtzeit sowie Kommentare und Vorschläge sind besonders nützlich, wenn ich Feedback einhole. Mir gefällt auch, dass alles automatisch in der Cloud gespeichert wird, sodass ich mir selten Gedanken über Versionen machen oder Dateien manuell speichern muss.
Notion vs. Google Docs – Preisvergleich
Beide Tools sind für eine Person kostenlos, und beide berechnen eine Gebühr pro Platz, sobald ein Team hinzukommt. Der eigentliche Unterschied liegt darin, was in den einzelnen Plänen nicht enthalten ist – und für Autoren ist das am häufigsten das Fehlen von KI.
| Preispläne | Notion | Google Docs (über Google Workspace) |
|---|---|---|
| Free-Plan | 0 $. Unbegrenzte Anzahl an Seiten und Blöcken für eine Person; Team-Workspaces sind auf 1.000 Blöcke begrenzt. 5 MB Upload-Volumen, 7-tägiger Seitenverlauf | 0 $ mit einem privaten Google-Konto. Vollständige Funktionalität von Google Docs, 15 GB Speicher, freigegeben für Gmail und Fotos |
| Bezahlter Plan | Außerdem: 10 $ pro Mitglied und Monat. Hebt die Team-Obergrenzen auf, bietet unbegrenzte Uploads und einen 30-tägigen Verlauf. KI befindet sich noch in der Testversion. | Business Starter, 7 $ pro Benutzer und Monat. 30 GB gemeinsamer Speicher, Gemini in Gmail. Kein Gemini in Docs |
| Planen Sie, wann die KI zum Einsatz kommt | Geschäft, 20 $ pro Mitglied und Monat. Notion Agent, KI-Meeting-Notizen, Enterprise-Suche | Business Standard, 14 US-Dollar pro Benutzer und Monat. Gemini in Docs, Sheets, Slides, Drive und Meet |
| Top-Selbstbedienung-Plan | Enterprise, benutzerdefiniertes Angebot | Business Plus, 22 $ pro Benutzer und Monat. 5 TB gemeinsamer Speicher, Vault, erweiterte Funktionen für Administratoren |
| KI für private Konten | Die Versionen „Free“ und „Plus“ bieten nur eine begrenzte Testversion. | Google AI Pro für 19,99 $ pro Monat bietet Gemini in Google Docs sowie 5 TB Speicher. |
| Jährlich vs. monatlich | Etwa 17 % günstiger im Jahresplan (10 $ gegenüber 12 $; 20 $ gegenüber 24 $) | Etwa 17 % günstiger im Jahresplan (7 $ gegenüber 8,40 $; 14 $ gegenüber 16,80 $) |
| Nutzungsabhängige Gebühren | Benutzerdefinierte Agenten und Worker werden mit Notion-Guthaben betrieben, 10 $ pro 1.000 Guthaben pro Monat, nur für Business und höhere Tarife | Einige Gemini-Features unterliegen monatlichen Obergrenzen; das Add-On „KI Expanded Access“ erhöht diese. |
| Limit für die Teamgröße | Keine veröffentlicht | 300 Benutzer bei den Tarifen „Starter“, „Standard“ und „Plus“; darüber hinaus „Enterprise“ |
Zwei Dinge, die Sie wissen sollten, bevor Sie die Nummern vergleichen.
Die KI, die Sie erwerben möchten, kostet mehr als den Einstiegspreis. Der Plus-Plan von Notion und der Business Starter von Google sind die Tarife, die die meisten Nutzer vergleichen, und keiner von beiden enthält die KI-Features. Für Notion Agent ist der Business-Plan für 20 $ erforderlich. Für Gemini in Docs ist der Business Standard-Plan für 14 $ erforderlich. Wenn die KI- Unterstützung beim Schreiben ein Grund für Ihre Entscheidung ist, vergleichen Sie 20 $ mit 14 $ und nicht 10 $ mit 7 $.
Die Preise pro Platz decken nicht mehr alles ab. Die benutzerdefinierten „Agents“ von Notion laufen nach eigenem Zeitplan und verbrauchen zusätzlich zur Plan-Gebühr Guthaben. Auch die „Workers“-Funktion wird bald Guthaben verbrauchen. Google begrenzt einige Gemini-Features pro Monat und verkauft zusätzliche Kapazitäten als Add-On. Für ein Team aus fünf Personen ist die Plan-Gebühr vorhersehbar; schätzen Sie die Kosten für die KI-Nutzung, bevor Sie sich committen.
So entscheiden Sie sich zwischen Notion und Google Docs
Die Entscheidung hängt von einer Frage ab: Ist das Dokument das Endprodukt oder nur ein Teil eines größeren Systems der Arbeit?
Entscheiden Sie sich für Google Docs, wenn:
- Ihr Entwurf geht an einen Editor, einen Client oder einen Verlag, und diese Person wird ihn mit Nachverfolgung markieren.
- Sie geben Dokumente an Personen außerhalb Ihres Unternehmens frei und möchten nicht, dass diese dafür ein Konto oder eine Einweisung benötigen
- Du möchtest innerhalb einer Sekunde eine leere Seite haben und vor dem ersten Satz kein Setup vornehmen müssen
- Ihre Dokumente befinden sich bereits in Gmail und Drive, daher lässt sich Docs nahtlos integrieren, ohne dass Sie etwas verschieben müssen
- Ordner und Dateinamen reichen aus, um deine Arbeit zu organisieren
Entscheiden Sie sich für Notion, wenn:
- Jeder Entwurf benötigt einen Eigentümer, einen Status und ein Fälligkeitsdatum, die sichtbar sind, ohne dass eine Tabelle geöffnet werden muss.
- Sie führen einen Redaktionskalender, eine Dokumentationsbibliothek oder ein Forschungsarchiv, und das Schreiben ist ein Teil davon
- Ein Mitglied des Teams wird für das Layout des Workspaces verantwortlich sein und ihn auch bei zunehmendem Umfang übersichtlich halten
- Sie möchten eine KI, die gleichzeitig auf all Ihren Seiten und in verbundenen Apps funktioniert
- Sie möchten weniger Abonnements und Notizen, Aufgaben und Dokumente in einem Tool vereinen
Nutzen Sie beide, wenn Sie dies bereits tun, da jedes Programm die Lücken des anderen schließt. Eine praktikable Aufteilung besteht darin, Dokumente, die überprüft werden müssen, in Google Docs zu bearbeiten und die Nachverfolgung in Notion durchzuführen, wobei Google Docs in Notion-Seiten eingebettet wird.
Noch unentschlossen? Fangen Sie mit Google Docs an. Es ist kostenlos und es gibt nichts einzurichten. Wenn Sie feststellen, dass Sie eine Tabelle erstellen, um die Nachverfolgung Ihrer Docs zu gewährleisten, wechseln Sie zu Notion.
Können Notion und Google Docs zusammenarbeiten?
Ja, die gleichzeitige Nutzung beider Programme ist das gängigste Setup in Teams, die viel schreiben. Das funktioniert gut, solange man weiß, in welche Richtung die Inhalte weitergeleitet werden können.
Was heute funktioniert:
- Ein Google Doc in eine Notion-Seite einbetten. Geben Sie auf einer beliebigen Notion-Seite „/drive“ ein, fügen Sie den Link zum Dokument ein oder durchsuchen Sie Ihr Drive – das Dokument wird als Live-Vorschau angezeigt. Klicken Sie darauf, um es in Docs zu öffnen. Das Dokument verbleibt in Google Drive, und Notion informiert Sie darüber, wo es sich befindet und in welcher Phase es sich befindet.
- Fügen Sie ein Dokument zu einer Datenbankzeile hinzu. Ab der Plus-Version kann eine Notion-Datenbank eine Spalte „Google Drive-Datei“ enthalten. Jede Zeile in Ihrem Redaktionskalender kann direkt mit dem entsprechenden Entwurf in Docs verknüpft werden, sodass Status, Eigentümer und Fälligkeitsdatum in Notion vermerkt sind, während der Text selbst in Google verbleibt.
- Durchsuche Drive direkt aus Notion heraus. Im Business-Plan kannst du Drive mit Notion KI verbinden und Notion Agent Fragen stellen, die Antworten aus deinen Google Docs, Tabellen und Präsentationen abrufen. Neue Inhalte aus Drive werden etwa eine Stunde nach der Änderung in Notion angezeigt. Die Berechtigungen von Google gelten weiterhin, sodass niemand eine Datei sehen kann, die er in Drive nicht öffnen konnte.
- Importiere ein Google Doc in Notion. Einfüge einen Doc-Link und wähle „Aus Google Drive importieren“ oder gehe zu Einstellungen > Importieren > Google Docs. Jedes Dokument wird zu einer Notion-Seite. Text, Überschriften, Listen, Bilder und einfache Tabellen werden übernommen. Kommentare, Vorschläge, Farben, Kopf- und Fußzeilen sowie komplexe Layouts werden nicht übernommen, und Checklisten werden als einfache Aufzählungszeichen angezeigt. Es kann jeweils nur ein Dokument importiert werden.
Was nicht funktioniert:
- Es findet keine Synchronisierung in beide Richtungen statt. Ein eingebettetes Dokument bleibt live, ein importiertes Dokument ist jedoch eine Kopie. Bearbeiten Sie es in Notion, ändert sich das Original in Drive nicht und umgekehrt. Notion verfügt zudem über keine Exportoption, die ein Google Doc erzeugt.
- Das Übertragen von Notion-Inhalten in Google Docs erfolgt in zwei Schritten. Exportieren Sie die Notion-Seite als Markdown (oder HTML) und öffnen Sie sie anschließend in Google Docs, wo Markdown-Dateien direkt über „Datei > Öffnen“ geladen werden. Überschriften, Fettdruck, Listen und Links bleiben erhalten. Notion-Datenbanken werden als CSV-Dateien exportiert; öffnen Sie diese daher in Google Tabellen. Vermeiden Sie den Umweg über PDF: Dabei entsteht eine nicht bearbeitbare Datei, und Prüfer berichten regelmäßig von Fehlausrichtungen in der Ausgabe.
- Kommentare und Änderungsvorschläge werden niemals übertragen. Eine in Docs erledigte Überprüfung bleibt in Docs. Wenn Sie diesen Entwurf anschließend in Notion importieren, erhalten Sie den bereinigten Text und verlieren die damit verbundene Unterhaltung.
Betrachten Sie jeden Wechsel zwischen den beiden tools als einmalige Migration.
Das bewährte Setup
Weisen Sie jedem tool eine Aufgabe zu und vermeiden Sie Überschneidungen.
- In Google Docs wird alles gespeichert, was begutachtet wird. Entwürfe, die an einen Editor, die Rechtsabteilung, einen Client oder einen Verlag gehen, werden in Google Docs gespeichert, wo der Vorschlagsmodus und die Zusammenarbeit mit externen Mitwirkenden am besten funktionieren.
- Notion hat die Karte. Ein Redaktionskalender oder ein Projekt-Tracker befindet sich in einer Notion-Datenbank, wobei ein Spalte „Google Drive-Datei“ auf jeden Entwurf verweist.
- Einbetten, niemals kopieren. Wenn eine Notion-Seite ein Google Dokument anzeigen soll, betten Sie es ein. Sobald derselbe Entwurf in beiden tools vorhanden ist, weiß niemand mehr, welche Version aktuell ist. Genau dieses Problem soll dieses Setup lösen.
- Schreib die Regel auf. Ein Satz in deinem Team-Wiki: „Entwürfe kommen in Docs, Nachverfolgung in Notion.“ Keines der beiden Produkte wird dies für dich durchsetzen.
Lesen Sie auch: So erstellen Sie ein SOP-Managementsystem in Google Docs
Wo ordnet sich ClickUp zwischen Notion und Google Docs ein?
In beiden Tools befinden sich ein Dokument und die Arbeit, zu der es gehört, an unterschiedlichen Orten. Google Docs weiß nicht, ob ein Entwurf Teil einer Kampagne ist, die am Freitag veröffentlicht wird. Notion weiß es – aber nur, wenn jemand die entsprechende Datenbank erstellt hat und pflegt. So oder so muss eine Person die Antwort zusammenstellen.
ClickUp integriert das Dokument in denselben Workspace wie die Aufgabe. Ein Kurzbericht wird der Aufgabe als Anhang zugeordnet, der Entwurf wird der Überprüfungsaufgabe als Anhang zugeordnet, und wenn die Aufgabe verschoben wird, wird der Kontext mitverschoben. Die Zusammenarbeit an Dokumenten und das Wissensmanagement finden direkt neben der Arbeit statt, ohne dass es zu einer Überflutung mit Tools kommt.
Dokumente, die stets mit der Arbeit verbunden bleiben
Für Autoren funktioniert ClickUp Docs wie ein normaler Editor: verschachtelte Seiten, Überschriften, Tabellen, Einbettungen, gemeinsame Bearbeitung in Echtzeit, Kommentare und Versionshistorie. Der Unterschied zeigt sich in der Seitenleiste. Jedes Dokument kann mit den zugehörigen Aufgaben verknüpft werden, und jede Aufgabe kann zurück zu ihren Dokumenten verlinken. Beim Öffnen eines Entwurfs werden Status, Eigentümer und Fälligkeitsdatum angezeigt, ohne dass ein separater Tracker erforderlich ist. Markieren Sie einen Satz in einem Dokument und wandeln Sie ihn in eine ClickUp Aufgabe um; dabei bleibt der Link zur genauen Zeile erhalten, aus der er stammt.
Für das Team rund um den Autor: Docs Hub listet alle Dokumente im Workspace auf und bietet Such-, Sortier- und Filterfunktionen. Wird ein Dokument als Wiki markiert, wird es als verifizierte Version gekennzeichnet. Ein Redaktionskalender kann mit den Briefings, Entwürfen und veröffentlichten Beiträgen verknüpft werden, und in Benutzerdefinierten Feldern werden neben jedem Dokument die Wortzahl, das Einzelziel oder der Client-Name angezeigt. Editors hinterlassen Feedback in Form von Kommentaren, die einer bestimmten Person zugewiesen werden und später mit einem Fälligkeitsdatum im Posteingang des Mitarbeiters landen.
Kontextbezogene KI, die das Dokument und die Aufgabe liest
Brain² beantwortet Fragen, indem es Dokumente, Aufgaben, Kommentare und den Chat miteinander verknüpft. Fragen Sie „Was haben wir bezüglich der Preisseite beschlossen?“, und es werden gleichzeitig Informationen aus dem Briefing, dem Thread für Aufgaben und den Meeting-Notizen mit Quellenangaben abgerufen. Da Wikis bei den Antworten von Brain an erster Stelle stehen, hat ein verifiziertes Dokument Vorrang vor veralteten Entwürfen. Brain erstellt und bearbeitet außerdem Entwürfe direkt in Docs, verfasst Projekt-Updates und ermöglicht es Ihnen, während der Unterhaltung zwischen den Modellen ChatGPT, Claude und Gemini zu wechseln.
Super Agents sind KI-Teamkollegen, die wie ein echter Kollege mit Ihnen zusammenarbeiten. Beschreiben Sie die Aufgabe in einfacher Sprache, und der Builder wandelt diese Beschreibung in einen Agenten um, der über eigene Anweisungen, Tools und Zugriff auf bestimmte Bereiche des Workspace verfügt. Von da an können Sie ihn in einem Aufgabenkommentar, einem Dokument oder im Chat mit @erwähnen, ihm eine Direktnachricht senden, ihm eine Aufgabe zuweisen, ihn in einen Zeitplan einbinden oder eine Automatisierung als Auslöser nutzen, sobald sich etwas ändert.
Für ein Content-Team sieht das so aus, als würde ein Agent die Blog-Liste überwachen. Wenn ein neues Thema eintrifft, ruft er die Briefing-Vorlage und den Styleguide aus Ihren Docs ab, erstellt einen Entwurf des Briefings in einem neuen Dokument, füllt die Benutzerdefinierten Felder der Aufgabe aus und taggt den Autor im Chat mit einem Link. Ein zweiter Agent könnte jeden Montagmorgen eine Zusammenfassung der in dieser Woche fälligen Entwürfe veröffentlichen.
KI-Felder fassen ein Dokument zusammen oder klassifizieren es, während es den Überprüfungsprozess durchläuft, und die Enterprise-Suche indiziert ClickUp neben Google Drive, Notion, Slack und Gmail. Das bedeutet, dass ein Team, das während der Migration noch Entwürfe in Docs hat, alles über eine einzige Leiste durchsuchen kann.
So betreibt unser Team für Inhalt „Super Agents“:
ClickUp bietet einen „Free Forever-Plan“ an, und die kostenpflichtigen Tarife bieten zusätzliche KI- und Automatisierungsfunktionen.
Ehrliche Einschränkungen: ClickUp bietet weit mehr, als ein Einzelautor oder ein Zweierteam zum Verfassen und Versenden von Dokumenten benötigt. Für diese Aufgabe lässt sich Google Docs schneller einarbeiten. Teams, die von einem Einzweck-Editor kommen, müssen mit einer Lernkurve rechnen, und hier gilt dasselbe wie bei Notion: Ein Workspace mit so vielen Optionen erfordert jemanden, der entscheidet, wie er genutzt werden soll.
Weiterlesen: Wenn Sie einen ausführlichen Vergleich zwischen Notion und ClickUp durchführen möchten, sehen Sie sich unsere Analyse hier an: ClickUp vs. Notion: Welches Projektmanagement-Tool ist besser?
Ein G2-Rezensent sagt:
Was mir an ClickUp am besten gefällt, sind die unvergleichlichen Anpassungsmöglichkeiten und die schiere Bandbreite an Features. Es ist unglaublich leistungsstark, fast jeden Aspekt eines Workspaces an die spezifischen Bedürfnisse des Teams anpassen zu können – von benutzerdefinierten Status und Feldern bis hin zu einer Vielzahl von Ansichten wie Liste, Board, Kalender und Gantt-Ansicht. Diese Flexibilität bedeutet, dass wir die Plattform wirklich an unsere individuellen Workflows anpassen können, anstatt unsere Workflows an die Plattform anpassen zu müssen. Außerdem reduziert die Tatsache, dass alles – vom Aufgabenmanagement über die Zeiterfassung bis hin zu Dokumenten und Whiteboards – an einem Ort vereint ist, den Tool-Wildwuchs erheblich und macht unser Team deutlich effizienter.
Was mir an ClickUp am besten gefällt, sind die unvergleichlichen Anpassungsmöglichkeiten und die schiere Bandbreite an Features. Es ist unglaublich leistungsstark, fast jeden Aspekt eines Workspaces an die spezifischen Bedürfnisse des Teams anpassen zu können – von benutzerdefinierten Status und Feldern bis hin zu einer Vielzahl von Ansichten wie Liste, Board, Kalender und Gantt-Diagramm. Diese Flexibilität bedeutet, dass wir die Plattform wirklich an unsere individuellen Workflows anpassen können, anstatt unsere Workflows an die Plattform anpassen zu müssen. Außerdem reduziert die Tatsache, dass alles – von der Aufgabenverwaltung über die Zeiterfassung bis hin zu Dokumenten und Whiteboards – an einem Ort vereint ist, den Tool-Wust erheblich und macht unser Team wesentlich effizienter.
Notion vs. Google Docs: Für welches Tool sollten Sie sich entscheiden?
Wenn Ihre Dokumente das Endprodukt sind, entscheiden Sie sich für Google Docs. Es ist kostenlos, es muss nichts eingerichtet werden, und der Vorschlagsmodus kommt mit externen Prüfern immer noch besser zurecht als jede andere browserbasierte Lösung. Wenn Ihre Dokumente Teil eines größeren Systems sind, mit Verantwortlichen, Fristen und einem Kalender im Hintergrund, entscheiden Sie sich für Notion und stellen Sie sicher, dass sich eine Person bereit erklärt, den Workspace ordentlich zu halten.
Viele Teams nutzen beide Programme, und das funktioniert gut, solange jedes Tool eine bestimmte Aufgabe übernimmt: Entwürfe und Überarbeitungen in Docs, Nachverfolgung in Notion, wobei jedes Dokument eingebettet wird, sodass alles an einem Ort verfügbar ist.
Die Entscheidung, die du nicht überspringen darfst, ist die Frage, wo die aktuelle Version gespeichert wird. Schreib dir diese Regel auf, denn weder Notion noch Google Docs werden sie für dich durchsetzen. Und wenn du es vorziehst, dass die Software dies übernimmt, probier ClickUp kostenlos aus und schau dir an, wie ein Dokument aussieht, wenn es als Anhang an die Aufgabe angehängt ist, zu der es gehört.
Häufig gestellte Fragen zu Notion vs. Google Docs (FAQs)
Google Docs eignet sich besser zum Verfassen und zur Bearbeitung eines Dokuments; Notion ist die bessere Wahl, wenn das Dokument in einem Tracker oder Wiki integriert werden soll. Im Vorschlagsmodus von Google Docs kann jeder, der über einen Link verfügt, Änderungsvorschläge einreichen, ohne ein Google Workspace-Konto zu benötigen. Dank der Datenbanken von Notion kann eine Seite einen Status, einen Eigentümer und ein Fälligkeitsdatum enthalten – eine Funktion, für die es in Google Docs keine Entsprechung gibt. Autoren, die ihre Entwürfe meist an Editoren weitergeben, entscheiden sich für Google Docs. Autoren, die einen Redaktionskalender führen, wählen Notion oder nutzen beide Tools.
Notion kann Google Docs für interne Texte, Notizen und Wikis ersetzen, eignet sich jedoch nur bedingt für die Begutachtung durch Personen außerhalb Ihres Teams. Notion bietet zwar Änderungsvorschläge an, allerdings müssen die Prüfer Mitglieder des Workspace oder eingeladene Gäste sein, und Seiten lassen sich als PDF, HTML oder Markdown statt als .docx exportieren. Google Docs öffnet und speichert Word-Dateien direkt und funktioniert mit jedem Prüfer, der über einen Link verfügt. Teams, die Entwürfe an Clients oder Verlage senden, nutzen für diesen Schritt in der Regel weiterhin Docs.
Was eignet sich besser zum Erstellen von Notizen: Notion oder Google Docs?
Notion ist das leistungsstärkere Tool zum Erstellen von Notizen, da Notizen miteinander verknüpft, mit Tags versehen und innerhalb einer Datenbank gefiltert werden können; Google Docs speichert jede Notiz als separate Datei in einem Drive-Ordner. Der Free-Plan von Notion bietet einer Person unbegrenzt viele Seiten und Blöcke. Google Docs ist schneller für einzelne Notizen, die Sie freigeben möchten, und die Spracheingabe sowie die neue Verknüpfung von Docs. sorgen für eine schnelle Erfassung. Verwenden Sie Notion für eine persönliche Wissensdatenbank. Verwenden Sie Docs für Notizen zu Meetings, die Sie weiterleiten.
Google Docs eignet sich besser für Hausarbeiten, die eingereicht und benotet werden; Notion eignet sich besser für die Organisation von Notizen, Lektüre und Terminen während eines Semesters. Beide sind für Studierende kostenlos. Google Docs ist mit jedem Google-Konto verfügbar, und Notion bietet Studierenden mit einer E-Mail-Adresse ihrer Hochschule den Plus-Plan für einen Workspace mit einem Mitglied kostenlos an. Studierende mit einem verifizierten Hochschulkonto erhalten außerdem ein Jahr lang kostenlos Google AI Pro, wodurch Gemini in Docs integriert wird. Viele Studierende erstellen ihre Entwürfe in Docs und verwalten ihr Lernsystem in Notion.
Keines der beiden Programme ist für Manuskripte in Buchlänge ausgelegt, aber Google Docs kommt damit besser zurecht, wenn Sie das Buch in eine Datei oder eine Registerkarte pro Kapitel aufteilen. Docs wird bei sehr langen, bildreichen Dateien langsam, und es fehlen die Querverweise und Steuerungsmöglichkeiten für das Layout von Word. Notion eignet sich für Gliederungen, Charakterdatenbanken und Recherchen, verfügt jedoch über kein Setup für das Seitenlayout, und der PDF-Export muss vor der Einreichung beim Verlag noch überarbeitet werden. Romanautoren, die eine Formatierung des Manuskripts benötigen, verfassen ihre Entwürfe in der Regel in Docs und finalisieren sie in Word oder Scrivener.
Was eignet sich besser für ein Team-Wiki: Notion oder Google Docs?
Notion ist das bessere Wiki-Tool, da sich Seiten verschachteln lassen, miteinander verknüpft werden können und als verifiziert markiert werden können, sodass die Suche die aktuelle Version anzeigt. Google Docs verfügt über keine Seiten-Hierarchie jenseits der Drive-Ordner und bietet keine Möglichkeit, ein Dokument als „Source of Truth“ zu kennzeichnen, sodass in Teams Duplikate entstehen. Das Feature für verifizierte Seiten in Notion ist nur im Business-Plan verfügbar. Kleine Teams, die bereits Google Workspace nutzen, kommen zwar mit einem gemeinsamen Laufwerk und einer Namenskonvention aus, doch ab einigen Dutzend Dokumenten stößt dieses System an seine Grenzen.
Bei der gemeinsamen Live-Bearbeitung und der formellen Überprüfung hat Google Docs dank des Vorschlagsmodus die Nase vorn: Prüfer schlagen Änderungen vor, die der Verfasser nacheinander akzeptiert oder ablehnt – darauf basieren Rechts-, Redaktions- und Kundenteams. Notion hat die Nase vorn, wenn Zusammenarbeit gemeinsamen Kontext bedeutet: Datenbanken, Statusangaben und Eigentümer, die mit dem Text verknüpft sind. Notion wickelt die Überprüfung über Kommentare ab, nicht über Änderungsverfolgung. Viele Teams nutzen Google Docs weiterhin für externe und zu überprüfende Dokumente und verlagern interne Wikis und Spezifikationen auf Notion.
Nicht von Haus aus. Google Docs ist ein Textverarbeitungsprogramm ohne Datenbankebene, daher kann es keine relationalen Tabellen, verknüpften Ansichten und Status-Nachverfolgung erstellen, wie sie für Notion charakteristisch sind. Man kann die Struktur zwar mithilfe von Drive-Ordnern, Tabellen und Namenskonventionen annähernd nachbilden, aber es gibt keine Kennzeichnung dafür, welches Dokument aktuell ist. Google schließt einen Teil dieser Lücke mit Gemini in Drive, das Dateien findet und zusammenfasst, doch damit wird lediglich die Abfrage aufgesetzt, anstatt eine echte Struktur hinzuzufügen.