Představte si, že se účastníte třetí schůzky s klientem a zjistíte, že jejich projekt vůbec není takový, jak jste si představovali.
Zůstali jste s otevřenou pusou? V duchu křičíte? 😱
Z toho se těžko vzpamatováváte… zvláště pokud je vaše agentura známá svou pozorností k detailům!
Této trapné (a potenciálně kariéru ohrožující) situaci se můžete vyhnout díky úvodní schůzce k projektu. Tato úvodní schůzka je příležitostí pro všechny zúčastněné strany, aby se již v rané fázi projektu sjednotily na společném postupu.
Zajistěte úspěch projektů svých klientů tím, že se v tomto průvodci seznámíte se základy úvodních schůzek. Provedeme vás tím, co je to úvodní schůzka k projektu, jak ji vést a představíme vám některé zdroje, které můžete využít pro začátek.
Jste připraveni? Pojďme tedy zahájit tento průvodce schůzkou (slovní hříčka zamýšlena)!
Co je úvodní schůzka k projektu?
Úvodní schůzka projektu je schůzka, která se koná na začátku každého nového projektu. Ve fázi řízení projektu se úvodní schůzka koná po fázi plánování a signalizuje začátek fáze realizace.
⭐ Doporučená šablona
Vzhledem k tolika proměnným faktorům se může správné uspořádání úvodní schůzky k projektu jevit jako náročný úkol. Ale nemusí to tak být. Bezplatná šablona pro úvodní schůzku k projektu od ClickUp vám pomůže s hotovým kontrolním seznamem, který zajistí, že vaše diskuse bude směřovat správným směrem, bude produktivní a přinese konkrétní výsledky.
Typy úvodních schůzek k projektu
Ačkoli se tento blogový příspěvek zaměřuje na úvodní schůzky s klienty, můžete uspořádat úvodní schůzky také pro interní týmy, dodavatele, vedoucí pracovníky a dokonce i pro agilní sprinty. Zde je stručný přehled různých typů úvodních schůzek k projektu a toho, k čemu se hodí:
| Typ úvodní schůzky | Účel | Hlavní účastníci | Kdy použít |
|---|---|---|---|
| Interní zahájení | Sjednoťte interní týmy ohledně rozsahu, rolí, časového harmonogramu a očekávání. | Projektoví manažeři, interní zainteresované strany, vedoucí týmů | Než oslovíte externí klienty nebo dodavatele |
| Úvodní schůzka s klientem | Představte týmy, potvrďte cíle, zkontrolujte rozsah projektu a navážte vztah s klientem. | Projektový manažer, zainteresované strany na straně klienta, interní vedoucí | Po schválení projektu a podpisu smlouvy |
| Úvodní schůzka s dodavateli | Zajistěte, aby externí partneři rozuměli výstupům, časovým harmonogramům a závislostem. | Projektový manažer, nákup, dodavatelé | Než na projektu začnou pracovat externí dodavatelé |
| Mezifunkční úvodní schůzka | Koordinujte spolupráci mezi odděleními s překrývajícími se rolemi nebo výstupy. | Zástupci všech zúčastněných oddělení | Na začátku komplexních projektů zahrnujících více obchodních jednotek |
| Úvodní schůzka pro vedoucí pracovníky | Představte strategický přehled a získejte souhlas a podporu vedení. | Vedení na úrovni C, sponzor projektu, PMO | Pro projekty s vysokými sázkami, které vyžadují zapojení vedení nebo sponzorství |
| Technické zahájení | Ponořte se do detailů systémů, integrací a technických požadavků. | Vývojáři, architekti, QA, IT | Před vytvořením nebo implementací technických řešení |
| Zahájení agilního sprintu/inception | Stanovte cíle pro sprint, sjednoťte se na backlogu a definujte priority. | Scrum tým, produktový vlastník, scrum master | Na začátku každého sprintu nebo iterace v agilních projektech |
| Úvodní schůzka k řízení změn | Připravte se na organizační změny, komunikaci a strategii zavádění. | Manažeři změn, personální oddělení, vedoucí oddělení | Pro projekty zahrnující nové procesy, nástroje nebo kulturní změny |
Jaký je účel úvodní schůzky k projektu?
Účelem úvodní schůzky k projektu je sjednotit všechny členy týmu agentury a klienta ohledně klíčových detailů projektu. Mezi ně patří zejména:
- Projektový plán: Popis projektu, který zahrnuje, co je třeba provést a jak
- Cíl projektu: Co projekt přinese a jak pomůže vašemu klientovi dosáhnout úspěchu
- Výstupy projektu : Položka nebo soubor položek, které musí vaše agentura vytvořit a dodat
- Časový plán projektu: Harmonogram projektu, v jehož rámci budete klientovi předávat výstupy
- Řízení zdrojů: Jak rozdělíte členy projektového týmu a nástroje na projekt
🔑 Klíčová informace: Pokud máte malý projekt, pravděpodobně vám bude stačit jediná úvodní schůzka. U velkého projektu s více fázemi se však obvykle koná úvodní schůzka na začátku každé etapy. Dlouhodobý, průběžný projekt může také vyžadovat více úvodních schůzek, aby se členové týmu mohli sladit s novými pokyny od klienta.
Kdo se účastní úvodní schůzky k projektu?
Na úvodní schůzce by měli být přítomni všichni, kdo se na projektu podílejí – včetně členů vašeho týmu a kontaktních osob ze strany klienta. Obvykle se jedná o:
- Projektový manažer: Osoba, která bude projekt koordinovat a nést za něj odpovědnost
- Vedoucí týmů: Lidé, kteří budou vést týmy zapojené do projektu
- Členové projektového týmu: Lidé ve vaší agentuře, kteří budou pracovat na produkci a zpracování výstupů
- Klienti a sponzoři projektu: Kontaktní osoby zastupující společnost, která zadala svůj projekt vaší agentuře
🤝 Připomínka: Kromě výše uvedených účastníků pozvěte i další zainteresované strany projektu, jako jsou jednotliví dodavatelé a kontaktní osoby v partnerských agenturách.
Je nutné pořádat úvodní schůzku k projektu?
Rozhodně! Úvodní schůzka zajistí, že vaše agentura a klient budou mít stejné informace o pozadí projektu, a připraví váš projekt na úspěch.
Můžete sdílet všechny klíčové informace o projektu s členy projektového týmu a klientem prostřednictvím centrálního dokumentu a tím to uzavřít. To by však mohlo vést k nejednoznačnému výkladu některých detailů a k tomu, že důležité otázky zůstanou nezodpovězeny.
Úvodní schůzka minimalizuje nedorozumění a problémy s řízením projektu tím, že umožňuje všem zúčastněným stranám diskutovat o projektu v reálném čase. Je to příležitost nastavit očekávání ohledně projektu – co bude dodáno, kdy to bude dodáno a jakým způsobem. ✅
Jak naplánovat a hladce uspořádat úvodní schůzku k projektu
Na efektivitě vaší úvodní schůzky závisí mnoho, proto ji proměňte v úspěch díky pečlivému plánování a spolehlivému softwaru pro řízení schůzek, jako je ClickUp.
Co dělá úvodní schůzku k projektu úspěšnou? Máte štěstí, sestavili jsme seznam kroků, které zajistí, že program vaší úvodní schůzky k projektu proběhne hladce!
Krok 1: Než svoláte zúčastněné strany, připravte si vše potřebné
Příprava je klíčem k úspěšnému zahájení projektu.
Než odešlete pozvánku, připravte se na ideální úvodní schůzku pomocí těchto čtyř kroků:
- Vytvořte seznam pozvaných: Určete, kteří lidé z vaší agentury, klienti a další klíčové zainteresované strany by se schůzky měli zúčastnit. Získejte jejich e-mailové adresy, pokud je ještě nemáte, a zajistěte, aby měli přístup k potřebným dokumentům.
- Shromážděte základní informace: Spolupracujte s klientem a dalšími zúčastněnými stranami a shrnujte všechny známé podrobnosti o projektu – účel, rozsah projektu, očekávané výstupy a plán řízení – do projektové charty. Tímto způsobem nebudete muset během schůzky přepínat mezi záložkami
💡 Tip od profesionálů: Udržujte klienty a zainteresované strany na stejné vlně tím, že sjednotíte klíčové cíle projektu, časové plány, přidělení úkolů, rozpočty atd. v bezplatné šabloně projektové charty od ClickUp!
- Vyberte si zapisovatele: Nezapomeňte někomu přidělit odpovědnost za pořizování zápisu ze schůzky pro váš tým. Použití Notepadu v ClickUp jim pomůže zaznamenat zápis ze schůzky. A pokud to raději nechcete dělat ručně (chytré!), doporučujeme použít ClickUp AI Notetaker. Automaticky zaznamenává a přepisuje vaše schůzky – a dokonce uvádí seznam úkolů, aby byly produktivnější!
- Vytvořte program úvodní schůzky: Sepište seznam všech bodů k projednání a každému z nich vyhraďte dostatek času
Psst…pomocí těchto funkcí můžete v ClickUp snadno vytvářet profesionální programy schůzek v Docs:
- Šablony: Ušetřete čas a využijte jednu z našich profesionálních šablon pro zahájení projektu k vytvoření programu schůzky
- Možnosti úprav formátovaného textu: Formátování textu může zpřehlednit váš program a omezit nedorozumění. Můžete upravit velikost písma (malé, normální, velké), přidat nadpisy, použít různé barvy písma, zvýraznit důležité detaily a mnoho dalšího!
- Vnořené stránky: Vnořte více stránek (například projektovou chartu) do nadřazeného dokumentu, abyste měli vše na jednom místě
- Vložení obsahu: Vložte do svých dokumentů interaktivní odkazy, jako jsou videa z YouTube, tabulky Google a další obsah z jiných platforem.
A to nejlepší? I tento krok můžete automatizovat!
Stačí požádat ClickUp Brain, nativní kontextově orientovaného AI asistenta ClickUp, aby to za vás udělal pomocí příkazů v přirozeném jazyce!
Až budete připraveni, sdílejte program přímo nebo jej připojte k e-mailu pomocí aplikace Email ClickApp a odešlete jej účastníkům.
📮ClickUp Insight: 37 % našich respondentů využívá AI k tvorbě obsahu, včetně psaní, úprav a e-mailů. Tento proces však obvykle vyžaduje přepínání mezi různými nástroji, jako je nástroj pro generování obsahu a váš pracovní prostor. S ClickUp získáte asistenci při psaní založenou na AI v celém pracovním prostoru, včetně e-mailů, komentářů, chatů, dokumentů a dalších funkcí – a to vše při zachování kontextu z celého vašeho pracovního prostoru.
Krok 2: Připravte si představení
Provedli jste všechny nezbytné přípravy. Nyní je čas rozjet to a zahájit schůzku!
Začněte tím, že představíte svůj tým klientovi (a případně i jeho sponzorům) a stručně popíšete, za co budou jednotliví členové týmu zodpovědní. Klient tak dostane příležitost představit se zbytku vašeho týmu a vysvětlit, jaký má na projektu podíl.
💡 Tip od profesionála: Zvažte, zda na začátku schůzky nepoložit nějakou otázku na prolomení ledů, abyste zmírnili nervozitu a všichni účastníci se cítili pohodlně. Tato zábavná otázka také pomůže vašemu týmu navázat s klientem dobrý vztah.
Krok 3: Projděte si důvody projektu
Cesta bez jasného cíle je receptem na katastrofu. Dalším krokem je vyjasnit, proč klient do tohoto projektu investuje čas a prostředky.
Požádejte klienta, aby vám sdělil hlavní cíle projektu – jde o klíčovou součást rozsahu projektu. Měl by jasně uvést, čeho se tím dosáhne a jak to pomůže posunout věci kupředu.
Vyzvěte je, aby byli co nejpřesnější, a sdílejte s nimi také klíčové ukazatele výkonnosti (KPI) nebo referenční hodnoty, které pomohou definovat, jak bude vypadat úspěch. To poslední, co váš tým potřebuje, jsou vágní cíle, které lze interpretovat různými způsoby.
👉🏼 Například jasně definovaným cílem projektu e-mailového marketingu by mohlo být zvýšení konverzí o 5 % do konce prvního čtvrtletí. Zní to jako ambiciózní cíl. Je však jasný (zvýšit konverze) a velmi konkrétní (o 5 % do konce prvního čtvrtletí)!
Budete potřebovat efektivní způsob, jak zaznamenávat a později sledovat své cíle. Zapomeňte na tabulky a data jednoduše vkládejte do softwaru pro řízení projektů ClickUp. Díky tomu bude sledování pokroku a plnění cílů po zahájení projektu naprosto jednoduché.
Jak? S ClickUp Goals!
Můžete si stanovit cíle, abyste dosáhli různých výsledků, například:
- Čísla: číselné hodnoty, jako je procentuální nárůst
- Měna: finanční cíle, jako je zvýšení zisku
- Pravda/Nepravda: hotovo nebo nehotovo, ano nebo ne
Jakmile splníte své cíle, ClickUp automaticky aktualizuje procento vašeho pokroku. Takto uvidíte, jak blízko jste k dosažení svého cíle.
Krok 4: Promluvte si o očekávaných výstupech
Všichni účastníci již chápou, o čem projekt je a jaké cíle pomůže dosáhnout. Dalším krokem je jasně definovat, co vaše agentura vytvoří a dodá klientovi, aby mu pomohla uspět.
Všechny výstupy projektu by měly být provázány s účelem projektu. Pokud tuto souvislost nedokážete vytvořit, daný úkol pravděpodobně nespadá do rozsahu projektu a neměl by být zvažován.
Při popisu výstupů buďte jasní a pro každý úkol si vyžádejte výslovný souhlas klienta.
Vrátíme-li se k výše uvedenému příkladu e-mailového marketingu, mezi potenciální výstupy by mohly patřit:
- Kompletní rozpis kampaně s pořadím a frekvencí e-mailů
- Propagační obsah, který bude sdílen prostřednictvím e-mailů
- Zprávy o výkonu kampaně
Popis výstupů pomůže vaší agentuře vyhnout se poskytování nadměrných služeb klientům bez dalšího zisku. Vašemu týmu také poskytne jasnou představu o tom, co přesně musí udělat, aby uspěl.
Krok 5: Přidělte role členům svého týmu
Nyní je čas projít si, kdo má co dělat.
Někteří nebo všichni členové vaší agentury možná již v této fázi znají své povinnosti. Jejich zdůraznění během úvodní schůzky k projektu však pomůže všem – klientovi, jeho sponzorům i vašemu týmu – pochopit, kdo je za co zodpovědný, a směřovat své dotazy na osoby, které jsou oprávněny na ně odpovědět.
💡 Tip od profesionálů: Snadno dokumentujte role a odpovědnosti tím, že přidáte příslušné členy týmu jako přiřazené osoby k vašim úkolům a přiřazeným komentářům v ClickUp, čímž zajistíte vyšší odpovědnost a zjednodušíte sledování!
Krok 6: Stanovte časový harmonogram projektu a milníky
Už jste si ujasnili proč (účel/cíl), co (výstupy) a kdo (role) v rámci vašeho projektu. Doplňte celkový obraz tím, že se zaměříte také na kdy – tedy na časový plán projektu.
Sdělte, jak plánujete rozvrhnout výstupy projektu do časového harmonogramu s jasnými termíny, a získejte souhlas klienta.
🤝 Přátelské připomenutí: Toto je vaše šance postavit se nereálným požadavkům klientů na termíny. Vysvětlete jim vaše interní procesy a seznámte je s oborovými standardy pro dodací lhůty.
Uveďte také přehled klíčových milníků projektu. Takto všichni účastníci pochopí, jak budou během realizační fáze měřit pokrok projektu.
Když už mluvíme o milnících, můžete je nastavit a sledovat v Ganttově zobrazení v ClickUp. Jedná se o přehledný graf, který vám pomůže:
- Vytvořte časový plán projektu
- Naplánujte úkoly
- Vypočítejte kritickou cestu
- Spravujte závislosti úkolů
Zobrazení časové osy je další možností, jak vizualizovat časový plán vašeho projektu. Představte si to jako Ganttův diagram, jen v lineárním formátu. Časovou osu můžete rychle vytvářet a přeskupovat pomocí funkce drag-and-drop.
Kromě toho můžete vždy nastavit termíny pro úkoly, aby pověření věděli, kdy mají svou práci dokončit. Pro důležité události ve vašem časovém plánu můžete v ClickUp vytvořit připomenutí.
📚 Přečtěte si také: Ganttův diagram vs. časová osa
Krok 7: Dohodněte se s klientem na plánu komunikace a podávání zpráv
Váš klient chce vědět, jak ho vaše agentura bude průběžně informovat o postupu a výsledcích projektu. Je zásadní vyjasnit si to hned nebo v rámci procesu zapojení klienta. To znamená odpovědět na otázky jako:
- Jak často bude klient informován o postupu prací? Bude to jednou týdně, dvakrát měsíčně nebo jednou za měsíc?
- Kde bude komunikace probíhat? Je váš klient ochoten připojit se k platformě, kterou vaše agentura používá?
- Kdo bude kontaktní osobou zastupující vaši agenturu? A co klient?
Dohodněte se na plánu, který nejlépe vyhovuje vašemu týmu i klientovi. Díky AI kalendáři ClickUp je plánování schůzek chytřejší a rychlejší. Navrhuje optimální časy schůzek na základě dostupnosti všech účastníků a automaticky se přizpůsobuje časovým pásmům, aby nikdo o nic nepřišel.
Navíc se můžete připojit k hovorům přes Zoom nebo Google Meet přímo z úkolů a událostí v kalendáři v ClickUp – nemusíte tak přepínat mezi aplikacemi a váš pracovní postup zůstane plynulý.
Máte málo času nebo pracujete s odlišnými časovými plány? Žádný problém!
ClickUp Chat nabízí výkonnou platformu pro asynchronní komunikaci, kde můžete vytvářet kanály zaměřené na konkrétní témata, posílat přímé zprávy kolegům, sdílet soubory a dokonce i zahajovat konverzace ve vláknech.
💡 Tip pro profesionály: V situacích, kdy textové zprávy nestačí, využijte ClickUp Clips. Nahrajte obrazovku a svůj hlasový komentář, abyste objasnili podrobnosti projektu, sdíleli rychlé aktualizace nebo brainstormovali nápady, aniž byste museli svolávat schůzku.
Navíc můžete sdílet přístup pouze pro čtení nebo s možností úprav k jakémukoli zobrazení v ClickUp, včetně zobrazení AI kalendáře, Ganttova diagramu nebo seznamu, takže všichni budou v reálném čase informováni o termínech a postupu. Tímto způsobem, i když se nemůžete setkat synchronně, zůstane celý váš tým i klienti informovaní, produktivní a zapojení.
📮ClickUp Insight: Data z průzkumu ClickUp o efektivitě schůzek naznačují, že téměř polovina všech schůzek (46 %) zahrnuje pouze 1–3 účastníky. I když mohou být tyto menší schůzky více zaměřené na dané téma, mohly by být nahrazeny efektivnějšími komunikačními metodami, jako je lepší dokumentace, zaznamenané asynchronní aktualizace nebo řešení pro správu znalostí.
Funkce „Přiřazené komentáře“ v úkolech ClickUp vám umožňuje přidávat kontext přímo do úkolů, sdílet krátké zvukové zprávy nebo nahrávat videozáznamy pomocí ClickUp Clips – tím pomáháte týmům ušetřit drahocenný čas a zároveň zajistit, že důležité diskuse proběhnou, aniž by zabíraly příliš času!
💫 Skutečné výsledky: Týmy jako Trinetrix zaznamenávají díky ClickUp 50% snížení počtu zbytečných konverzací a schůzek
Před zavedením ClickUp vedly schůzky a neustálá e-mailová komunikace k černé díře, kde některé položky zůstávaly přehlédnuté a bez povšimnutí. Z tohoto důvodu nebyly úkoly včas kontrolovány a nikdo nevěděl, jak probíhá tvůrčí vývoj. Nyní každý člen týmu jasně vidí, kdy jsou úkoly splatné, a může v rámci úkolů chatovat a spolupracovat.
Před zavedením ClickUp vedly schůzky a neustálá e-mailová komunikace k černé díře, kde některé položky zůstávaly přehlédnuté a bez povšimnutí. Z tohoto důvodu nebyly úkoly včas kontrolovány a nikdo nevěděl, jak probíhá tvůrčí vývoj. Nyní každý člen týmu jasně vidí, kdy jsou úkoly splatné, a může v rámci úkolů chatovat a spolupracovat.
📚 Přečtěte si také: Nástroje pro zapojení klientů
Krok 8: Nechť začne diskuse
Nezapomeňte ponechat prostor pro otázky.
Toto je příležitost pro všechny účastníky, aby si ujasnili vše, co bylo projednáno během úvodních schůzek k projektu. Vyzvěte všechny, aby tuto příležitost využili, zejména klienta.
Jakmile odpovíte na otázku, zeptejte se, zda je vše jasné. Nechcete přece, aby někdo odcházel ze schůzky s pochybnostmi!
Krok 9: Vytvořte úkoly a přiřaďte je členům svého týmu
Než všem poděkujete za jejich čas a schůzku ukončíte, připomeňte všem první úkol ve fázi realizace. Jakmile schůzka skončí, přiřaďte úkoly členům svého týmu ve svém softwaru pro řízení projektů, aby se věci daly do pohybu.
ClickUp usnadňuje přiřazení jakéhokoli úkolu jedné osobě nebo dokonce více příjemcům. Máte tým, který na něčem potřebuje pracovat? Žádný problém. Stačí přiřadit úkoly celému týmu v ClickUp.
Sledování všech úkolů však může být pro všechny zúčastněné velmi náročné. Naštěstí vám v tom mohou pomoci různé pohledy v ClickUp. Vizualizujte nejen aktivní úkoly a projekty, ale i celé pracovní postupy pomocí seznamů, kanbanových tabulek, pohledu na aktivity a dalších funkcí.
Teď už zbývá jen pustit se do práce a dodat fantastický projekt.
Hodně štěstí!
📖 Přečtěte si také: Více než 130 otázek pro týmové porady
5 šablon pro úvodní schůzky k projektu, které pokryjí všechny základní body
Plánování a vedení úvodní schůzky k projektu zní vyčerpávajícím, ale nemusí to tak být. Udělejte to jako profesionál (ale s polovičním úsilím) s našimi bezplatnými šablonami pro úvodní schůzky k projektu!
1. Šablona pro úvodní schůzku k projektu ClickUp
Vytvoření kontrolního seznamu před externí nebo interní úvodní schůzkou k projektu vám pomůže udržet se na správné cestě a pokrýt všechny podstatné body. Jeho vytvoření však zabere čas.
Naštěstí můžete využít šablonu pro úvodní schůzku k projektu od ClickUp, díky které budete hned připraveni.
Součástí je předem připravený kontrolní seznam zahrnující důležité body k projednání, jako například:
- Delegujte před schůzkou základní úkoly na všechny členy týmu a klienty
- Představení členů týmu klientovi a naopak
- Poskytnutí přehledu o projektu
- Zdůraznění klíčových výstupů
Kontrolní seznam si můžete přizpůsobit podle toho, jak chcete, aby schůzka probíhala, a podle dalších témat, která potřebujete probrat.
2. Šablona zápisu z jednání ClickUp
Přiznejme si to: tradiční kalendářové aplikace jsou k ničemu!
Na první pohled neposkytují dostatek informací o vašich nadcházejících schůzkách. Abyste získali více kontextu, musíte buď kliknout na kartu, nebo obtěžovat organizátora schůzky.
Šablona zápisu z jednání od ClickUp vám poskytne přehled o všech vašich nadcházejících schůzkách s účastníky. Ti tak mohou vidět všechny důležité podrobnosti přehledně uspořádané.
Tato šablona zápisu z jednání vám navíc umožní přidělit členům týmu klíčové úkoly s termíny.
3. Šablona zápisu z jednání o řízení projektu ClickUp
Vaše poznámky z úvodní schůzky by měly poskytovat podstatné informace velmi stručně a přehledně. Jejich strukturování během úvodního hovoru je však náročné, zejména pokud musí zapisovatel držet krok s rychlým přednášejícím!
Využijte šablonu zápisu z jednání o řízení projektu od ClickUp a překonejte tuto výzvu. Obsahuje předem připravené tabulky pro zaznamenání úkolů, problémů a dalších důležitých informací k bodům programu. Snadno je přizpůsobte pro svou úvodní schůzku.
Navíc můžete přiřazovat úkoly přímo ve svých poznámkách označením příslušné osoby, místo abyste je museli vytvářet od nuly v jiném zobrazení. Pokud jste projektový manažer, věříme, že si to zamilujete.
📚 Přečtěte si také: Nejlepší software pro zápisy ze schůzek
4. Šablona profesionálních služeb ClickUp
Skvělá práce při úspěšném zahájení projektu. Nyní je čas dotáhnout ho do konce, abyste zajistili, že vaši klienti budou nejen spokojeni, ale také s vámi budou efektivně spolupracovat.
To se však snadněji řekne, než udělá, když má vaše agentura spoustu probíhajících projektů, které vyžadují vaši pozornost. Všechno to přepínání mezi jednotlivými klienty si jistě vybírá svou daň – a právě proto potřebujete přehledný přehled o svých projektech.
Šablona ClickUp Professional Services vám to usnadní jediným kliknutím! Stačí vytvořit přizpůsobitelný seznam a uspořádat všechny součásti projektu vašeho klienta a zároveň sledovat jeho průběh v reálném čase.
A to nejlepší? Formát, který si přizpůsobíte, můžete snadno použít i pro další klienty.
5. Šablona dokumentu ClickUp pro zjišťování potřeb agentury/klienta
Úvodní schůzky jsou nezbytné pro první setkání s klienty ještě předtím, než začnete diskutovat o vnitřním fungování vaší komunikace a spolupráce. Proto je důležité zaznamenat si vše z prvního hovoru, abyste měli dostatek podkladů pro další práci – ať už jde o návrh smlouvy nebo stanovení dalších kroků.
Šablona dokumentu ClickUp Agency/Client Discovery Doc vám pomůže zaznamenat a sledovat vše, co potřebujete k zahájení schůzky s novým nebo potenciálním klientem. Přizpůsobte si tento dokument tak, aby obsahoval nejdůležitější procesy vaší agentury, otázky a klíčové prodejní argumenty, které můžete klientům nabídnout, abyste nebyli zaskočeni, když se vás zeptají na návratnost investic, náklady nebo úspěšnost.
Tento dokument je skvělým pomocníkem pro interní úvodní schůzku k projektu nebo pro projektového manažera.
Začněte s ClickUp
Neexistuje žádná záruka, že po úvodní schůzce bude váš projekt probíhat zcela hladce. Ale mít plán zvýší šance na úspěšnou úvodní schůzku k projektu, což rozhodně sníží počet nedorozumění a překážek.
A s nástrojem pro schůzky, jako je ClickUp, je tento proces hračkou.
A to není vše…
Představte si, co může ClickUp jako univerzální aplikace pro práci udělat pro celý váš projekt. Díky funkcím pro správu úkolů, pracovních postupů, zdrojů, času a dokumentů je to perfektní nástroj pro zvýšení produktivity marketingových agentur!
Zazářte na úvodní schůzce a získejte ClickUp ještě dnes zdarma!