10 طرق تستخدم بها الشركات الصغيرة الذكاء الاصطناعي لتتفوق على منافسيها

هل سئمت من البحث عن "نصائح لتحسين الإنتاجية باستخدام الذكاء الاصطناعي للشركات الصغيرة"؟ نحن هنا لمساعدتك!

الشركات الصغيرة لا تفتقر إلى الطموح. إنها تفتقر إلى المرونة.

كل دور وجلسة عمل وتأخير له تأثير مباشر ومركب على الآخرين. عندما يحدث عطل ما، نادرًا ما يكون هناك شخص بديل أو وقت إضافي لتخفيف الأثر.

لهذا السبب غالبًا ما تفشل نصائح الإنتاجية الموجهة للشركات الصغيرة. توظيف المزيد من الأشخاص ليس خيارًا متاحًا. إضافة خمسة أدوات جديدة يخلق مشاكل أكثر مما يحل. حتى "أفضل الممارسات" يمكن أن تبدو غير واقعية عندما تحاول إرضاء العملاء والحفاظ على تدفق النقد.

لا يغير الذكاء الاصطناعي المعادلة إلا عندما يعمل ضمن سير العمل الحالي. لا كإجراء مستقل، بل كطبقة عملية تزيل الاحتكاك من العمل الموجود بالفعل.

تستكشف هذه المقالة 10 حيل للإنتاجية باستخدام الذكاء الاصطناعي تستخدمها فرق الشركات الصغيرة اليوم لتتفوق على منافسيها. يبدأ كل قسم بمشكلة عملية حقيقية، ويشرح كيف يساعد الذكاء الاصطناعي في الممارسة العملية، ويوضح كيف يتكامل ClickUp بسلاسة مع هذا الحل دون إضافة تعقيدات.

الحيلة رقم 1: إنشاء تحديثات حالة المشروع تلقائيًا

تعد تحديثات الحالة من أكثر الأمور التي تستنزف الوقت ولا تحظى بالتقدير الكافي.

تبدو بسيطة من الخارج. لكن من الداخل، تتطلب جمع السياق والتحقق من الصحة والصياغة الدقيقة. في الشركات الصغيرة، غالبًا ما تخلق تحديثات الحالة هذه المشاكل:

التكلفة الحقيقية ليست الوقت فحسب، بل التركيز أيضًا. كل تحديث يخرج الشخص من عمقه في العمل ويجبره على إعادة بناء ما حدث بالفعل. يساعد الذكاء الاصطناعي في هذا الأمر من خلال تلخيص العمل مباشرة من المصدر. بدلاً من مطالبة الأشخاص بشرح التقدم المحرز، يقرأ الإشارات الموجودة بالفعل في النظام.

🛠️ مجموعة الأدوات: في مساحة عمل الذكاء الاصطناعي المتقاربة مثل ClickUp، يتم تنظيم عمل المشروع إلى مهام وتعليقات وتواريخ استحقاق وحالات. يمكن لـ ClickUp Brain مسح هذه الأنشطة وإنشاء تحديثات حالة واضحة ودقيقة تتضمن:

نظرًا لأن التحديث يتم إنشاؤه من البيانات الحية، فإنه يظل محدثًا. لم تعد الفرق بحاجة إلى إعادة كتابة نفس المعلومات لجمهور مختلف. يكتسب القادة رؤية واضحة دون الحاجة إلى متابعة التحديثات. توفر الشركة ساعات كل أسبوع يمكن توجيهها إلى العمل الحقيقي.

الحيلة رقم 2: جداول اجتماعات ومتابعات مدعومة بالذكاء الاصطناعي

الاجتماعات ليست غير فعالة بطبيعتها. ما يفسدها هو ما يحدث بعد انتهاء المحادثة.

في الفرق الصغيرة، يظهر هذا في العديد من أنواع الاجتماعات، من الاجتماعات الأسبوعية إلى مراجعات العملاء. الاجتماعات الاستراتيجية هي مثال واضح على ذلك، لأن تكلفة عدم متابعة هذه الاجتماعات يمكن أن تكون عالية بشكل خاص.

في هذه الجلسات، تحاول الفرق تحديد الاتجاه، ومواءمة الأولويات، واتخاذ القرارات التي تشكل العمل القادم. ومع ذلك، تميل نفس المشاكل إلى الظهور:

أثناء الاجتماع، يبدو التوافق حقيقياً. ولكن بمجرد انتهاء الاجتماع، يبدأ التنفيذ في الانحراف. يتذكر كل شخص استنتاجات مختلفة. وتصبح الأولويات غير واضحة. وتعود الاستراتيجية تدريجياً إلى العمل اليومي.

تساعد الذكاء الاصطناعي في تحويل نتائج الاجتماعات إلى عمل منظم تلقائيًا.

🛠️ مجموعة الأدوات: بفضل أدوات مثل ClickUp AI Notetaker و ClickUp Brain، يتم تسجيل الاجتماعات مع السياق الكامل. يركز الذكاء الاصطناعي على ما يهم للتنفيذ، بما في ذلك:

تصبح هذه الإجراءات مهام على الفور، مرتبطة بالمشاريع والوثائق ذات الصلة. بمرور الوقت، تتحسن جداول الأعمال أيضًا. تشكل ملاحظات الاجتماعات السابقة والأسئلة التي لم يتم حلها والأعمال المفتوحة أساسًا لجداول الأعمال المستقبلية. يصبح التحضير للاجتماعات أسهل وأكثر تركيزًا عند بدئها. شاهد سير العمل أثناء التنفيذ. 👇🏼

الحيلة رقم 3: مسودات اتصالات العملاء الآلية

تعد التواصل مع العملاء أحد أكثر الجوانب التي تتطلب جهدًا عاطفيًا في إدارة الأعمال الصغيرة. فكل رسالة تحمل توقعات. وكل تأخير يبدو أمرًا شخصيًا، خاصةً عندما لا تزال العلاقات قيد البناء.

لا يظهر هذا الضغط في تحديثات العملاء فحسب، بل في التواصل مع العملاء المحتملين أيضًا. غالبًا ما تتطلب متابعة العملاء المحتملين نفس الجهد الذهني. عليك أن تتذكر أين توقفت المحادثة، وما الذي تم الوعد به، وكيفية المضي قدمًا دون أن تبدو متكررًا أو متسلطًا.

عادة ما تنشأ الخلافات من:

بالنسبة للتواصل مع العملاء المحتملين، يجب أن تعكس رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة الحالة الفعلية للصفقة. بدلاً من الرسائل العامة، تشير الرسائل إلى المحادثات السابقة أو الخطوات التالية المتفق عليها أو الإجراءات المعلقة. يبدو التواصل مستنيرًا ومقصودًا، وليس آليًا.

يمكن للذكاء الاصطناعي أن يتدخل هنا للتأكد من أن التواصل يستند إلى عمل حقيقي وسياق حقيقي.

🛠️ مجموعة الأدوات: داخل ClickUp، يمكن للذكاء الاصطناعي إنشاء مسودات موجهة للعملاء أو العملاء المحتملين باستخدام:

هذه المسودات مستندة إلى الواقع، وليست قوالب. فهي توفر للفرق نقطة انطلاق قوية. لا يزال الإنسان يراجع الرسالة ويعدل نبرتها ويخصصها قبل إرسالها.

هذا النهج يزيل مشكلة الصفحة الفارغة دون التخلي عن الحكم البشري. في الواقع، يمكنك حتى إنشاء وكيل مخصص لإنشاء تلك المسودات الأولى. لقد فعلنا ذلك!

إليك كيفية عملها:

الحيلة رقم 4: تحديد أولويات المهام بناءً على حجم العمل

في الشركات الصغيرة، نادرًا ما تكون الأولويات ثابتة. طلب عاجل من عميل، أو خطأ واحد، أو تغيير واحد في التبعية يمكن أن يغير مجرى اليوم بأكمله.

خذ على سبيل المثال سير العمل المرن. عادة ما تبدأ المشكلة بنوايا حسنة. يتم إضافة العمل إلى خطة سريعة أو أسبوعية دون صورة واضحة عن من يعمل بالفعل بأقصى طاقته. تنتقل المهام بسرعة من قائمة الأعمال المتأخرة إلى "قيد التنفيذ"، بينما تتراكم المواعيد النهائية المتنافسة عبر المشاريع.

يحدث هذا لأن تحديد الأولويات يدويًا يعتمد غالبًا بشكل كبير على عمليات التحقق والحدس. يسأل المديرون عن سير الأمور. ويقول أعضاء الفريق إن الأمور على ما يرام. وبحلول الوقت الذي يصبح فيه الحمل الزائد واضحًا، يكون قد فات الأوان لإصلاحه دون حدوث اضطراب.

يقلب الذكاء الاصطناعي الطاولة هنا من خلال فهم أنماط عبء العمل عبر الفريق، وليس فقط قوائم المهام. فهو ينظر إلى المواعيد النهائية، والجهد المقدر، والتبعيات، والمهام الحالية معًا. بدلاً من الاستجابة للمشاكل، يمكن للفرق رؤيتها وهي تتشكل.

🛠️ مجموعة الأدوات: تعمل الأتمتة في ClickUp على تغيير قواعد اللعبة لسد هذه الفجوة. بفضل خيارات مثل AI Assign و AI Prioritize، يمكن توجيه العمل بشكل أكثر ذكاءً مع تغير الظروف.

عندما تدخل مهمة ذات أولوية عالية إلى النظام، يمكن للذكاء الاصطناعي اقتراح المالك المناسب بناءً على حجم العمل الحالي والتوافر. عندما تتغير الأولويات في منتصف السباق، يمكن للذكاء الاصطناعي المساعدة في إعادة ترتيب المهام بحيث تظل الأعمال الأكثر أهمية مرئية.

يؤدي ذلك إلى إنشاء سير عمل أكثر مرونة ومرونة. تصبح عملية تحديد الأولويات عملية مشتركة ومستندة إلى البيانات بدلاً من أن تكون عملية تفاعلية. يقضي المديرون وقتًا أقل في حل المشكلات الطارئة. تحافظ الفرق على تركيزها وطاقتها. يتقدم العمل بوتيرة مستدامة، حتى مع تطور الخطط.

الحيلة رقم 5: إعادة استخدام المحتوى

يعد إنشاء المحتوى أحد أكثر الاستثمارات تكلفة التي تقوم بها الشركات الصغيرة، حتى لو لم يبدو الأمر كذلك على الورق. فكل مشاركة واحدة على المدونة تمثل ساعات من البحث والكتابة والمراجعة والتنسيق.

ومع ذلك، في العديد من الفرق، يتم نشر هذا العمل مرة واحدة، ومشاركته لفترة وجيزة، ثم يتم نسيانه بهدوء.

يأتي التوتر من كيفية ملاءمة هذا العمل مع اليوم. إعادة الاستخدام تبدو وكأنها مشروع إضافي مع عائد غير واضح. القنوات المختلفة تتطلب نغمات وأشكال مختلفة. وبدون مالك واضح، فإن المهمة تضيع لصالح أعمال أكثر إلحاحًا.

والنتيجة هي المزيد من الجهد والضغط وتناقص العائدات على العمل المنجز.

يمكنك إعادة استخدام العمل الأصلي باستخدام الذكاء الاصطناعي كاستمرار للعمل الأصلي. بدلاً من البدء من الصفر لكل قناة، يمكن للذكاء الاصطناعي تكييف المحتوى الحالي إلى تنسيقات تناسب المكان الذي تريده.

🛠️ مجموعة الأدوات: إذا كنت تستخدم ClickUp Docs، فإن الذكاء الاصطناعي الخاص بك يعمل مباشرة من المصدر الأصلي للمعلومات. يمكن إعادة صياغة منشور واحد على المدونة إلى تعليقات على مواقع التواصل الاجتماعي تسلط الضوء على الأفكار الرئيسية، أو ملخصات جاهزة للإرسال عبر البريد الإلكتروني تجذب الزوار إلى المقال الكامل، أو تحديثات قصيرة للنشرات الإخبارية والإعلانات.

يظل الهدف كما هو، بينما يتغير الشكل ليتناسب مع القناة. ونظرًا لأن سير العمل يتم في نفس مساحة العمل التي يتم فيها إنشاء المحتوى ومراجعته، فلا يتم تكرار أو فقدان أي شيء.

الحيلة رقم 6: تحليل البيانات وأتمتة إعداد التقارير

تمتلك معظم الشركات الصغيرة بالفعل البيانات التي تحتاجها. ما لا تمتلكه هو الوقت أو المساحة اللازمة لفهمها. عادةً ما تصبح إعداد التقارير مهمة تفاعلية، يتم الضغط عليها بين المواعيد النهائية والاجتماعات وعمل العملاء.

من الأمثلة الشائعة على ذلك المراجعة الأسبوعية للعمليات أو القيادة. الهدف من ذلك هو فهم تقدم التنفيذ وقدرة الفريق والمخاطر المرتقبة. بدلاً من ذلك، تتعثر المحادثة في أسئلة أساسية، مثل:

بحلول الوقت الذي تظهر فيه الإجابات، يكون الاجتماع قد أوشك على الانتهاء. يزيل الذكاء الاصطناعي التوتر هنا من خلال تلخيص الأمور المهمة دون إجبار الفرق على أن تصبح محللة.

على سبيل المثال، يمكن للذكاء الاصطناعي أن يسلط الضوء على انخفاض سرعة التسليم خلال الأسبوعين الماضيين بسبب توقف العديد من المهام أثناء المراجعة. يمكنه الكشف عن العلامات المبكرة للمخاطر، مثل تجاوز المواعيد النهائية للمشاريع ذات الصلة أو تركيز عبء العمل على عضو واحد في الفريق.

أو يمكنه إنشاء تحليلات تفصيلية، مما يساعد الفرق على فهم المشكلات بشكل أفضل.

🛠️ مجموعة الأدوات: تعمل لوحات معلومات ClickUp، المزودة ببطاقات الذكاء الاصطناعي المدمجة، على تجميع بيانات المشاريع والمهام والأداء في مكان واحد. ويضيف الذكاء الاصطناعي طبقة من التفسير فوق تلك البيانات. بدلاً من فحص المخططات يدويًا، يمكن للقادة الاطلاع على تفسيرات واضحة للتغيرات التي طرأت بمرور الوقت، وأين تتشكل الاتجاهات، وأي الحالات الشاذة تستحق الاهتمام.

الحيلة رقم 7: إنشاء وثائق التوجيه

عادةً ما تتأخر وثائق التهيئة لأنها تعامل على أنها أداة ثابتة. يتم كتابة الدليل مرة واحدة، وتخزينه في مكان ما، ثم يتباطأ تدريجياً مع تطور العمليات.

في الشركات الصغيرة، تحدث التغييرات بسرعة كبيرة بحيث يتعذر مواكبتها من خلال التحديثات اليدوية.

الأعراض مألوفة. يعتمد الموظفون الجدد على تعليمات قديمة. يتم طرح الأسئلة نفسها مرارًا وتكرارًا في الدردشة. يستغرق التجهيز وقتًا أطول من المتوقع، ليس لأن الموظفين يفتقرون إلى القدرة، ولكن بسبب عدم الوضوح.

يغير الذكاء الاصطناعي عملية التهيئة عندما ينتقل من إنشاء المستندات إلى الدعم المستمر.

🛠️ مجموعة الأدوات: في ClickUp، تعكس المهام والوثائق والعمليات بالفعل كيفية إنجاز العمل، ويمكن تكوين وكلاء الذكاء الاصطناعي للمراقبة المستمرة لتلك الأنشطة. بدلاً من انتظار قيام شخص ما بتحديث دليل ما، يمكن للوكيل المساعدة في إنشاء محتوى تدريبي لأعضاء فريقك والحفاظ عليه استنادًا إلى سير العمل الفعلي.

على سبيل المثال، يمكن للوكلاء:

هذا يحول عملية التهيئة إلى نظام حيوي. تتطور وثائقك جنبًا إلى جنب مع العمل بدلاً من أن تتخلف عنه.

الحيلة رقم 8: اقتراحات استجابة دعم العملاء

غالبًا ما تتولى فرق الدعم في الشركات الصغيرة أكثر من مجرد تذاكر الدعم. فهي تمتلك معرفة بالمنتجات وتاريخ العملاء وتوقعاتهم، كل ذلك مع الاستجابة تحت ضغط الوقت.

خلال فترات الذروة، تظهر الأسئلة نفسها مرارًا وتكرارًا، ويصبح الرد عليها بشكل متكرر استنزافًا خفيًا للوقت والتركيز.

تظهر الاحتكاكات بطرق يمكن التنبؤ بها. يبحث الموظفون البشريون في التذاكر السابقة للعثور على الصياغة المناسبة. يحاولون الحفاظ على نبرة متسقة في الردود المكتوبة من قبل أشخاص مختلفين. وعندما يرتفع حجم العمل، تبدأ السرعة في التنافس مع الجودة.

🛠️ مجموعة الأدوات: يمكن لوكلاء الذكاء الاصطناعي في ClickUp أيضًا الاهتمام بهذا الأمر نيابة عنك. عند ورود طلب جديد، يمكن للوكيل أن يعرض تلقائيًا السياق ذي الصلة ويقترح ردًا يستند إلى ما تم تحقيقه بالفعل من نجاح.

بدلاً من البدء من رد فارغ، يتلقى موظفو الدعم مسودة تعكس:

الحيلة رقم 9: تحديد مخاطر المشروع

نادرًا ما تظهر مخاطر المشاريع من العدم. في الشركات الصغيرة، تبدأ هذه المخاطر عادةً عند بدء العمل.

يبدأ المشروع بمعلومات جزئية أو افتراضات غير دقيقة أو ملكية غير محددة. في البداية، يبدو كل شيء قابلاً للإدارة. ولكن مع مرور الوقت، تتفاقم هذه الفجوات.

غالبًا ما يظهر النطاق غير المكتمل بشكل غير ملحوظ. تعمل فرقك على تعويض ذلك، وتستوعب الغموض حتى تبدأ المواعيد النهائية في التأخر.

عندما يصبح الخطر واضحًا، تكون التكلفة قد ارتفعت بالفعل.

تساعد الذكاء الاصطناعي في اكتشاف هذه الإشارات مبكرًا، قبل أن تتحول إلى مشاكل حقيقية.

🛠️ مجموعة الأدوات: في ClickUp، يتم قبول المشاريع جنبًا إلى جنب مع التنفيذ. عند إنشاء مشروع، يمكن للذكاء الاصطناعي + الوكلاء مراجعة النطاق الأولي بحثًا عن العناصر المفقودة، مثل المخرجات غير الواضحة أو الجداول الزمنية غير المحددة أو المالكين غير المعينين. إذا كان هناك شيء مهم مفقود، يتم الإبلاغ عنه على الفور.

بفضل هذا، يمكن للفرق تصحيح المسار في وقت مبكر. وتبقى المشاريع متوافقة. ولا تتحول المشاكل الصغيرة أبدًا إلى مشاكل مكلفة.

إليك كيف يمكن لوكيل الذكاء الاصطناعي لمراجعة جاهزية المشروع أن يساعد في تحديد المخاطر مبكرًا. 👇🏼

الحيلة رقم 10: تخطيط قدرات الفريق

نادرًا ما يؤدي النمو إلى تفكك الفرق دفعة واحدة. بل إنه يضغط على الأنظمة بهدوء.

يعد تخطيط السعة أمرًا صعبًا للشركات الصغيرة لأن الإشارات سهلة التجاهل. يتغير حجم العمل من أسبوع لآخر. تميل التقديرات إلى أن تكون متفائلة. غالبًا ما تكون الرؤية حول من يعمل بالفعل بكامل طاقته في أذهان الأشخاص بدلاً من نظام مشترك.

ونتيجة لذلك، تتحمل الفرق الضغط بصمت. يساعد الذكاء الاصطناعي في جعل القدرات مرئية وقابلة للقياس، بدلاً من افتراضها.

🛠️ مجموعة الأدوات: في ClickUp، توفر طريقة عرض حجم العمل صورة في الوقت الفعلي للقدرة على العمل عبر المشاريع والفترات الزمنية. يمكن للمديرين رؤية كيفية توزيع العمل، وأين تتركز الجهود، ومتى يتحمل شخص واحد مسؤولية كبيرة في المسار الحرج.

هذه الرؤية تغير طريقة اتخاذ القرارات. بدلاً من الاستجابة للمواعيد النهائية التي لم يتم الوفاء بها، يمكن للفرق رؤية تراكم العمل الزائد في وقت مبكر.

تضيف الذكاء الاصطناعي طبقة أخرى من خلال تحديد المهام المعرضة للخطر بسبب تغير الأولويات أو زيادة عبء العمل، مما يساعد المديرين على فهم ليس فقط من هو مشغول، ولكن أيضًا أين ستسبب الضغوط مشاكل في المستقبل.

بفضل هذه الوضوح، يمكن للفرق توقع حجم العمل بشكل أكثر دقة. يعرف القادة متى يجب إعادة توازن المهام، أو تأجيل الأعمال الجديدة، أو البدء في إجراء محادثات التوظيف في وقت مبكر. يصبح تخطيط السعة استباقيًا بدلاً من رد الفعل.

أمثلة على الشركات الصغيرة التي تستخدم الذكاء الاصطناعي والأتمتة بنجاح

غالبًا ما تتعامل الشركات الصغيرة مع الذكاء الاصطناعي بتشكك، ولسبب وجيه. فالوعود الغامضة لا تؤتي ثمارها. ما يحدث فرقًا هو رؤية كيف تستخدم الفرق الحقيقية الأتمتة لإزالة عقبات محددة من عملها اليومي.

توضح الأمثلة أدناه كيف توفر الفرق الصغيرة والمتوسطة الحجم الوقت من خلال الأتمتة العملية.

1. Red Sky: أتمتة عمليات الموارد البشرية وتلبية النفقات العامة

استخدمت Red Sky، وهي شركة ناشئة تعمل مع مؤسسين وفرق في مراحلها الأولى، ClickUp Automation لتبسيط العمليات الداخلية التي كانت تستغرق وقتًا طويلاً في السابق.

بفضل أتمتة المهام الروتينية للموارد البشرية، أصبح 42% من عمليات الموارد البشرية لا تتطلب تدخلًا، مما خفف العبء على المديرين وسمح لهم بالتركيز على الأعمال عالية القيمة. كما شهدت الشركة انخفاضًا بنسبة 80% في إجمالي الاجتماعات و50% في مدة الاجتماعات، حيث ساعدت الأتمتة الفرق على مواكبة آخر المستجدات دون الحاجة إلى عمليات مراجعة متزامنة مستمرة. T

انخفضت مدة دورة التوظيف من 21 يومًا إلى 7 أيام، مما أدى إلى زيادة سرعة التوظيف بثلاثة أضعاف وتحرير قسم الموارد البشرية للتركيز على جودة المرشحين بدلاً من التنسيق.

2. Brandtegic: تقليل وقت إعداد المهام وتدريب الموظفين الجدد

حقق فريق Brandtegic توفيرًا كبيرًا في الوقت باستخدام الوكلاء لأتمتة الأعمال المتكررة في مشاريع العملاء.

ما كان يستغرق أكثر من 20 دقيقة لتكوينه يدويًا لكل مشروع تم تقليصه إلى 2-3 دقائق، وهو انخفاض بنسبة 90% في وقت إعداد المهام، مما أدى إلى توفير 15-25 ساعة كل أسبوع. كما قلصوا وقت استقبال العملاء الجدد وإعداد العروض بنسبة 60% من خلال الملخصات وعروض الأسعار الآلية.

3. CEMEX: القضاء على عمليات التسليم اليدوية في سير عمل التسويق

في فريق التسويق بشركة CEMEX، أزالت الأتمتة تأخيرًا في التواصل مدته 36 ساعة بين إنجاز المهمة وإبلاغ أصحاب المصلحة. قبل الأتمتة، عندما ينتهي كاتب الإعلانات من عمله، كان على شخص ما أن يخطر الآخرين يدويًا، وهي عملية كانت تستغرق غالبًا حتى يوم العمل التالي.

باستخدام عرض النماذج وقوالب الأتمتة في ClickUp لتشغيل خطوات المشروع والتحديثات، أصبحت عملية التواصل تلقائية وفورية.

4. Ovative Group: تقليل المهام المتكررة باستخدام أتمتة الذكاء الاصطناعي

قضت فرق Ovative Group جزءًا كبيرًا من اليوم في الأعمال الإدارية المتكررة مثل تحديثات الحالة والإشعارات وتوزيع المهام.

بعد تطبيق الأتمتة المدعومة بالذكاء الاصطناعي من ClickUp، أصبحت سير العمل الروتينية تعمل تلقائيًا، مما يوفر أكثر من 20 دقيقة لكل مهمة من خلال التخلص من الخطوات اليدوية وتقليل الأخطاء البشرية.

وهذا يسلط الضوء على كيفية قيام أتمتة الأعمال الشائعة والمتكررة بتوفير ساعات عمل حقيقية لجميع الفرق، ليس باستخدام تقنيات معقدة، بل من خلال تصميم أتمتة مدروس.

5. Pontica Solutions: توفير أكثر من 2000 ساعة بفضل الأتمتة

شركة Pontica Solutions، وهي شركة متخصصة في عمليات الأعمال وتكنولوجيا المعلومات، نمت بسرعة ولكنها وجدت أن الأعمال المتكررة تستهلك وقتًا ثمينًا.

من خلال أتمتة سير العمل وإدارة المهام، وفر الفريق أكثر من 2000 ساعة في عام واحد. قاموا بإنشاء أكثر من 60000 عملية أتمتة سنويًا عبر أكثر من 25 عملية، مما أدى إلى التخلص من الخطوات المتكررة مثل تحديثات الحالة، وتبادل الاتصالات بين الفرق، والتنسيق الإداري.

تُظهر هذه القصص مجتمعةً كيف يبدو الذكاء الاصطناعي والأتمتة الفعالان في الممارسة العملية.

لم تعتمد أي من هذه الفرق الأتمتة لمجرد اتباع الاتجاهات أو استبدال الموظفين. بل استخدموها لإزالة العقبات من العمل الذي كان موجودًا بالفعل، من عمليات التسليم والإعداد إلى إعداد التقارير والتنسيق.

لم يقتصر النتيجة على توفير الوقت فحسب، بل شملت أيضًا عمليات أكثر هدوءًا، وملكية أكثر وضوحًا، ومساحة أكبر للفرق للتركيز على العمل الهادف. بالنسبة للشركات الصغيرة، فإن هذا النوع من الاستفادة أكثر أهمية بكثير من الجدة.

أفضل الممارسات للشركات الصغيرة التي تستخدم أدوات الإنتاجية القائمة على الذكاء الاصطناعي

يمكن أن يكون الذكاء الاصطناعي أداة قوية للشركات الصغيرة، ولكن فقط عندما يتم تطبيقه بشكل مدروس. الهدف ليس استخدام المزيد من أدوات الذكاء الاصطناعي، بل تقليل المهام اليدوية، والحفاظ على التركيز، وتوفير مساحة لمزيد من العمل الاستراتيجي.

تعكس أفضل الممارسات التالية كيفية نجاح أصحاب الشركات الصغيرة في تطبيق الذكاء الاصطناعي دون زيادة التعقيد أو المخاطر.

ابدأ العمل بشكل أكثر ذكاءً باستخدام الذكاء الاصطناعي اليوم

لا يحتاج الذكاء الاصطناعي إلى إعادة هيكلة طريقة عملك ليكون فعالاً.

بالنسبة للشركات الصغيرة، فإنه يقدم أكبر قيمة عندما يدعم سير العمل الحالي بدلاً من استبداله. الهدف ليس التحول من أجل التحول نفسه، بل التخلص من العقبات التي تبطئ عمل الفرق يومياً.

عندما تكون المهام والمستندات والمحادثات والتقارير في مكان واحد، يصبح الذكاء الاصطناعي شريكك المحيط.

يمكنها تلخيص العمل دون الحاجة إلى متابعة التحديثات، وكشف المخاطر قبل أن تتفاقم، ومساعدة الفرق على اتخاذ قرارات أفضل بجهد أقل. تتلاشى التكنولوجيا في الخلفية، بينما تتقدم الوضوح والزخم.

احصل على دليل الذكاء الاصطناعي الكامل واب دأ في جعل عملك أسهل وأكثر وضوحًا واستدامة.