قام أحد ممثلي خدمة العملاء الأسبوع الماضي بإحالة مشكلة فنية كانت قد حيرت ثلاثة أعضاء مختلفين في الفريق. وفي الوقت نفسه، كان هناك تعليق على GitHub منذ بضعة أشهر يحتوي على توثيق من أحد المهندسين يوضح الحل الدقيق للمشكلة.
كانت المعرفة موجودة، والحل موجودًا. ولكن ربط هذه النقاط كان يتطلب أن يتذكر شخص ما محادثة جرت قبل أشهر في سياق مختلف تمامًا.
يغير الذكاء الاصطناعي هذا الوضع، حيث يعامل نظام المعرفة بأكمله كشبكة متصلة بدلاً من صوامع معزولة.
في هذا المنشور على المدونة، سوف نستكشف كيفية استخدام الذكاء الاصطناعي لإدارة المعرفة باستخدام ClickUp لتبسيط العملية برمتها.
⭐ قالب مميز
يوفر نموذج قاعدة المعرفة ClickUp الأساس المنظم الذي يحتاجه فريقك لتنظيم الوثائق بشكل فعال، مثل مقالات المعرفة والأسئلة الشائعة والموارد. بمجرد تنظيم المحتوى الخاص بك داخل أداة إدارة المعرفة هذه، يمكنك تطبيق تقنيات البحث والاسترجاع الذكية المدعومة بالذكاء الاصطناعي.
ما هي إدارة المعرفة المدعومة بالذكاء الاصطناعي؟
تتضمن إدارة المعرفة المدعومة بالذكاء الاصطناعي استخدام الذكاء الاصطناعي لتنظيم المعلومات وتصنيفها واسترجاعها تلقائيًا من الوثائق الموجودة لديك.
على سبيل المثال، عندما يبحث شخص ما عن "تصعيد شكوى العميل"، يعرض نظام إدارة المعرفة الخاص بك كل ما يتعلق بهذه الكلمة الرئيسية. ويشمل ذلك مخطط تدفق التصعيد الخاص بك، ودراسة حالة العميل الصعبة في الربع الأخير، وموضوع الدردشة الذي أوضح فيه رئيس الدعم كيفية التعامل مع العملاء الغاضبين.
تدرك أنظمة الذكاء الاصطناعي أن هذه المعلومات الثلاث تعالج نفس المشكلة الأساسية، على الرغم من وجودها في أنظمة إدارة معرفة تقليدية مختلفة واستخدامها لغات مختلفة.
بفضل إمكانيات البحث والتعلم الآلي المتاحة لك، تصبح قاعدة المعرفة الداخلية التي كانت مبعثرة في السابق مترابطة وقابلة للبحث.
🔍 هل تعلم؟ يمكن لمعالجة اللغة الطبيعية اكتشاف السخرية أو التهكم أو الإحباط في استفسارات العملاء. وهذا يساعد قواعد المعرفة على تصنيف المشكلات "العاجلة" بشكل أكثر دقة.
لماذا تستخدم الذكاء الاصطناعي لإدارة المعرفة؟
يُزيل الذكاء الاصطناعي في إدارة المعرفة العديد من نقاط الاحتكاك الشائعة في قواعد المعرفة التقليدية:
- البحث الدلالي: يفهم المقصود من الاستعلام ويعرض نتائج البحث ذات الصلة. على سبيل المثال، عندما يبحث شخص ما عن "الجدول الزمني للمشروع"، قد يعرض مستندات بعنوان "جدول التسليم" أو "متتبع المراحل".
- تخطيط العلاقات: يربط تقرير الأخطاء بحلوله والمناقشات ذات الصلة والمشكلات المماثلة تلقائيًا.
- تصنيف لا يحتاج إلى صيانة: ينظم المحتوى دون الحاجة إلى تذكر قواعد التصنيف أو أنظمة الملفات.
- التعرف على الأنماط: يحدد متى تطرح الفرق نفس الأسئلة بشكل متكرر ويظهر المعرفة ذات الصلة
- ذكاء التحكم في الإصدارات: يبحث عن أحدث المعلومات عند وجود إصدارات متعددة عبر المنصات
🧠 حقيقة ممتعة: تعود إدارة المعرفة إلى 5000 عام إلى السومريين وأهرامات الجيزة (2560 قبل الميلاد) وحتى مكتبة الإسكندرية (التي كانت تضم أكثر من 500000 عمل مكتوب بخط اليد).
سير العمل خطوة بخطوة لاستخدام الذكاء الاصطناعي في إدارة المعرفة
ClickUp هو التطبيق الشامل للعمل الذي يجمع بين إدارة المشاريع والوثائق والتواصل بين أعضاء الفريق، كل ذلك في منصة واحدة — مدعومًا بأحدث تقنيات الأتمتة والبحث بالذكاء الاصطناعي.
إليك سير عمل عملي، مليء بالنصائح القابلة للتطبيق والأمثلة الواقعية، لإدارة المعرفة المدعومة بالذكاء الاصطناعي بمساعدة بسيطة من ClickUp.
الخطوة رقم 1: قم بتدقيق النظام البيئي الحالي للمعرفة وتحديد نقاط الضعف
قبل أن تتمكن من التحسين، يجب أن تفهم المرحلة الحالية للمعرفة في مؤسستك:
- تحديد المعرفة الخفية: تحقق من سلاسل المحادثات والرسائل الإلكترونية والملاحظات اللاصقة على مكاتب الموظفين لاكتشاف المعلومات العملية الحقيقية.
- اسأل "من يعرف؟ أين يوجد؟": تكشف المقابلات أو الاستطلاعات السريعة عن المعرفة التي يستخدمها الناس فعليًا مقابل تلك التي يتم تجاهلها
- اكتشف العقبات الهيكلية: ابحث عن المستندات المكررة وقيود الوصول والملفات القديمة وسلاسل الموافقات الطويلة التي تبطئ مشاركة المعرفة
كيف يساعدك ClickUp
يمكن أن تساعدك إدارة المعرفة بالذكاء الاصطناعي من ClickUp في إبراز التكرارات وربط الملفات ذات الصلة.
يتيح لك برنامج إدارة المعرفة بالذكاء الاصطناعي استيراد المستندات من أدوات أخرى تابعة لجهات خارجية يعتمد عليها فريقك بالفعل، مثل Google Drive أو Confluence أو Notion.
العملية بسيطة: ما عليك سوى اختيار المصدر وتكوين أداة الاستيراد ونقل تلك الملفات إلى ClickUp دون فقدان هيكلها. وهذا يعني أن عملك الحالي يظل كما هو، ولكنه أصبح الآن جزءًا من نظام مركزي يمكن للجميع الوصول إليه.
قالب قاعدة المعرفة من ClickUp
ثم قم ببناء هيكل حول هذا المحتوى باستخدام نموذج قاعدة المعرفة ClickUp. يوفر لك هذا النموذج إطار عمل جاهزًا يتضمن أقسامًا للتدريب والتوجيه والسياسات ووثائق المنتج ومواد التدريب.
لنفترض أن فريق الموارد البشرية لديك يقوم بإعداد الموارد للموظفين الجدد. يقومون بإحضار قائمة مراجعة التعيين القديمة من Google Docs ومواد التدريب من PowerPoint. ضمن قالب قاعدة المعرفة هذا، يمكنهم إنشاء فئات مثل "المزايا" و"إعداد تكنولوجيا المعلومات" و"جدول الأسبوع الأول" لتسهيل عملية التعيين.
📮 ClickUp Insight: لا ينبغي أن يكون العمل لعبة تخمين، ولكنه غالبًا ما يكون كذلك. أظهر استطلاعنا حول إدارة المعرفة أن الموظفين غالبًا ما يضيعون الوقت في البحث في المستندات الداخلية (31٪) وقواعد المعرفة الخاصة بالشركة (26٪) أو حتى الملاحظات الشخصية ولقطات الشاشة (17٪) لمجرد العثور على ما يحتاجون إليه. مع ميزة البحث المتصل من ClickUp، يمكن الوصول إلى كل ملف ومستند ومحادثة على الفور من صفحتك الرئيسية — بحيث يمكنك العثور على الإجابات في ثوانٍ وليس دقائق.
💫 نتائج حقيقية: يمكن للفرق استعادة أكثر من 5 ساعات كل أسبوع باستخدام ClickUp — أي ما يزيد عن 250 ساعة سنويًا لكل شخص — من خلال التخلص من عمليات إدارة المعرفة القديمة. تخيل ما يمكن لفريقك إنجازه بفضل أسبوع إضافي من الإنتاجية كل ثلاثة أشهر!
⚡ أرشيف القوالب: يساعدك قالب خريطة رحلة العميل من ClickUp على تصور كل مرحلة من مراحل تجربة العميل وتحسينها. يجمع قالب رحلة العميل هذا البيانات ذات الصلة من فرق المبيعات والتسويق والدعم لضمان توثيق المعرفة الضمنية.
الخطوة رقم 2: حدد الأهداف وعيّن المسؤولين عنها
تؤدي الأهداف الواضحة والملكية إلى تقليل الفوضى وتسريع عملية التبني. حدد أهدافًا ذكية عن طريق استبدال عبارة "تحسين البحث" الغامضة بعبارة "تقليل متوسط وقت البحث بنسبة 40٪ باستخدام وضع العلامات بمساعدة الذكاء الاصطناعي بحلول الربع الثاني"
بالإضافة إلى ذلك، يجب عليك أيضًا تعيين مالك تقني واحد (يتولى عمليات التكامل) ومتخصص في المعرفة (يمثل احتياجات المستخدمين). هذه الملكية المزدوجة تدفع إلى اعتماد النظام.
كيف يساعدك ClickUp
تتيح لك أهداف ClickUp تحديد أهداف عالية المستوى وتقسيمها إلى أهداف أصغر قابلة للقياس.
لنفترض أن هدفك هو تحسين كفاءة استرجاع المعرفة. في ClickUp، يمكنك إنشاء هدف بعنوان "تحسين كفاءة استرجاع المعرفة بنسبة 40٪ في الربع الثاني". تحت هذا الهدف، حدد أهدافًا محددة مثل:
- تنفيذ وضع العلامات بمساعدة الذكاء الاصطناعي على 80% من المستندات بحلول نهاية الربع الأول
- قلل متوسط وقت البحث بنسبة 40٪ باستخدام وضع العلامات بمساعدة الذكاء الاصطناعي بحلول الربع الثاني
- حقق نسبة رضا المستخدمين بنسبة 90% من خلال وظيفة البحث الجديدة بحلول الربع الثاني من العام
كل هدف قابل للقياس ومحدد زمنياً، بما يتوافق مع معايير SMART. قم بتعيين هذه الأهداف لأعضاء الفريق المعنيين وتتبع التقدم المحرز من خلال لوحات معلومات ClickUp.
🚀 ميزة ClickUp: ClickUp Docs هي مساحات عمل حية حيث يمكنك التعليق وتعيين المهام الروتينية وتحديث أصول المعرفة على الفور.
لنفترض أن فريق المنتج الخاص بك أدرك أن العملاء يواجهون صعوبة في إحدى خطوات الإعداد. بدلاً من انتظار التحديث الربع سنوي للدليل، يمكنك الانتقال إلى مستند التهيئة وتعديل الخطوات. يمكنك أيضًا @الإشارة إلى فريق الدعم لمراجعته وربطه مباشرة بمشروع التدريب.
الآن أصبحت قاعدة معارف الذكاء الاصطناعي الخاصة بك تعكس الواقع.
الخطوة رقم 3: تحديد حالات استخدام الذكاء الاصطناعي وترتيبها حسب الأولوية
ركز على المجالات التي يمكن أن يحقق فيها الذكاء الاصطناعي أكبر تأثير بسرعة. فيما يلي تفصيل لذلك:
- ابدأ بمهام منخفضة المخاطر وعالية التأثير مثل أتمتة وضع العلامات، وطلب اقتراح مستندات ذات صلة، والإجابة على الأسئلة الشائعة
- قم بتجربة المحتوى الأساسي، واختبر الذكاء الاصطناعي على المعرفة التي تؤثر بشكل مباشر على سير العمل
- رتب حالات الاستخدام باستخدام مصفوفة قرارات مع تقييم الجدوى والتأثير والضرورة من قبل مجموعة من أصحاب المصلحة
اسأل: ما هي المهام البطيئة أو المعرضة للأخطاء أو المتكررة؟ اختر مهمتين لتعطيهما الأولوية للحصول على دعم الذكاء الاصطناعي المتصل.
كيف يساعدك ClickUp
بمجرد اختيار مجالات تركيزك، يساعدك ClickUp Brain، المساعد الذكي المدمج في المنصة، على تحويل هذه الأولويات إلى سير عمل قابل للتنفيذ. يقوم مدير المشاريع الذكي بتحليل مساحة العمل الخاصة بك تلقائيًا، واقتراح الخطوات التالية، وحتى إنشاء المهام أو تعيين المالكين بناءً على أهدافك.
لنفترض أنك قررت البدء في استخدام الذكاء الاصطناعي للإجابة على الأسئلة التي يطرحها الفريق غالبًا. يمكن أن يكون ClickUp Brain، بفضل وصوله إلى مساحة العمل الخاصة بك، مساعد الذكاء الاصطناعي الدائم الذي يرد على مثل هذه الاستفسارات.
على سبيل المثال، يمكن لمدير المبيعات الذي يحتاج إلى استراتيجية تسعير المشتريات قبل مكالمة مع العميل أن يسأل ClickUp Brain ويحصل على القسم المطلوب على الفور، مما يوفر وقتًا ثمينًا.
✅ جرب هذه التلميحات: ما هي خطط التسعير الخاصة بنا لاستراتيجية الشراء؟
🚀 ميزة ClickUp: تتغير السياسات وتتطور العمليات وتحتاج المحتويات إلى مراجعات منتظمة. قم بإعداد ClickUp Automations للتعامل مع هذا الدورة.
على سبيل المثال، يمكنك إنشاء أتمتة تضع علامة على مستند الامتثال لمراجعته كل ستة أشهر، وتعيينه إلى المالك المناسب، وإخطار الفريق عند حلول موعد التحديثات. يتولى النظام مهمة التذكير، مما يضمن موثوقية قاعدة المعرفة المدعومة بالذكاء الاصطناعي.
الخطوة رقم 4: اختر الأداة المناسبة وقم بتشغيل نسخة تجريبية
يؤدي اختيار الذكاء الاصطناعي واختباره بشكل صحيح إلى تجنب الإحباط لاحقًا. ابحث عن أدوات جاهزة لواجهة برمجة التطبيقات (API) يسهل توصيلها بويكي أو إنترانت أو منصة التعاون الحالية لديك بدلاً من البدء من الصفر. بعد ذلك، يمكنك إجراء تجربة تجريبية باستخدام مستندات حقيقية (مجهولة المصدر إذا لزم الأمر) للحصول على نتائج حقيقية.
إليك استبيان قصير للإجابة عليه:
- هل يتكامل مع منصات المعرفة الحالية لدي (مثل ويكي، والإنترانت)؟
- هل يمكنه التعامل مع أنواع المحتوى التي نستخدمها (المستندات وملفات PDF وتعليقات الكود وسجلات الدردشة)؟
- ما مدى قابلية تخصيص اقتراحات الذكاء الاصطناعي أو قواعد وضع العلامات؟
- هل يمكنه فرض ضوابط الأمان والوصول للمحتوى الحساس؟
- هل يوفر تحليلات أو ملاحظات حول استخدام الذكاء الاصطناعي ودقته؟
- ما مدى سهولة استخدامه للمستخدمين غير التقنيين؟
- هل يمكن أن تتوسع الأداة مع نمو المعرفة وحجم الفريق؟
إليك ما قاله توماس كليفورد، مدير المنتجات في TravelLocal:
نستخدم ClickUp في إدارة جميع مشاريعنا ومهامنا، وكذلك كقاعدة معرفية. كما تم اعتماده لمراقبة وتحديث إطار عمل OKR الخاص بنا والعديد من الحالات الاستخدامية الأخرى، بما في ذلك مخططات التدفق ونماذج طلبات الإجازة وسير العمل. من الرائع أن نتمكن من توفير كل ذلك في منتج واحد، حيث يمكن ربط الأمور ببعضها البعض بسهولة بالغة.
نستخدم ClickUp في إدارة جميع مشاريعنا ومهامنا، وكذلك كقاعدة معرفية. كما تم اعتماده لمراقبة وتحديث إطار عمل OKR الخاص بنا والعديد من الحالات الاستخدامية الأخرى، بما في ذلك مخططات التدفق ونماذج طلبات الإجازة وسير العمل. من الرائع أن نتمكن من توفير كل ذلك في منتج واحد، حيث يمكن ربط الأمور ببعضها البعض بسهولة بالغة.
📖 اقرأ أيضًا: أفضل أمثلة على أنظمة إدارة المعرفة
الخطوة رقم 5: اختبر، واجمع التعليقات، وحسّن، ووسّع
إذا كنت تتكرر بسرعة، فستتعلم بشكل أفضل. لا تنسى:
- حدد مواعيد متكررة لتلقي التعليقات، مثل الاستطلاعات المصغرة أو الزيارات السريعة، للحصول على رؤى قابلة للتنفيذ.
- قم بتضمين الحالات الشاذة مثل المستخدمين المتميزين والمتشككين لكشف النقاط العمياء
- كرر العملية في مراحل صغيرة، مثل تطبيق إدارة المعرفة حسب القسم أو الوظيفة، للتكيف بسرعة وتقليل المخاطر.
🚀 ميزة ClickUp: يعمل الذكاء الاصطناعي بشكل أفضل عندما يكون متاحًا وجاهزًا للمساعدة دون الحاجة إلى التفكير فيه. هذا هو دور ClickUp Brain MAX. اعتبره بمثابة مساعد مكتبي متاح دائمًا.
لنفترض أنك انتهيت للتو من مكالمة مراجعة مشروع. مع Brain MAX، لن تضطر إلى التبديل بين علامات التبويب. اضغط على الشريط العائم، وانطق ملخصك، وسيقوم Brain MAX بتدوين صوتك، وصقل النص، ويسمح لك بلصقه مباشرة في ClickUp Docs أو كمهمة جديدة.
وهذا يعني أنه يمكن توثيق كل رؤية وقرار وإجراء من اجتماعاتك في برنامج إدارة المعرفة قبل أن تغادر مكتبك.
🤩 خطوة إضافية: حافظ على دقة المعرفة وسهولة العثور عليها
لا تعمل قاعدة المعرفة إلا إذا كان الناس يثقون بها.
وهذا يعني أمرين: يجب أن يظل المحتوى محدثًا، ويجب أن يكون من السهل العثور على الإصدار الصحيح. تؤدي المستندات القديمة إلى إرباك المستخدمين، كما أن أدوات البحث الضعيفة تجبرهم على سؤال زملائهم بدلاً من العثور على الإجابات بأنفسهم.
يساعد الذكاء الاصطناعي في كلا الجانبين من خلال الإشارة إلى المحتوى القديم وتوجيه الأشخاص إلى المصادر الأكثر موثوقية.
كيف يساعدك ClickUp
يدعم ClickUp AI Enterprise Search ذلك: فهو يبحث في مساحة العمل الخاصة بك والتطبيقات المتصلة مثل Google Drive و Slack و Gmail. تفهم الأداة سياق عملك وتوجهك مباشرة إلى القسم المهم.
ما يجعل هذا النظام قويًا هو كيفية اندماجه في الدورة الأكبر:
- تظل المستندات محدثة في الوقت الفعلي أثناء قيام الفرق بتحرير السياسات أو الأدلة
- يضمن ClickUp Brain ظهور هذه التحديثات في إجابات سريعة أثناء العمل اليومي.
- يضمن البحث المؤسسي سهولة الوصول إلى أحدث إصدار دائمًا، حتى إذا كان المستند الأصلي موجودًا في مجلد عميق.
مطالبات الذكاء الاصطناعي لإدارة المعرفة
فيما يلي نماذج موجهات الذكاء الاصطناعي التي أثبتت فعاليتها والتي تساعدك على تنظيم واسترجاع وتحسين المعرفة الجماعية لفريقك. 🧑💻
تحليل المستندات وتنظيمها
- افحص هذه المراجعات الـ 50 للمشاريع وحدد أهم 10 مشكلات تظهر في عدة مشاريع. بالنسبة لكل مشكلة، أرني الفرق التي واجهتها والحلول التي نجحت
- راجع وثائق التهيئة لدينا وقارنها بالأسئلة التي طرحها الموظفون الجدد في الدردشة خلال الأشهر الستة الماضية. في أي جانب من جوانب وثائقنا لا يتم معالجة المخاوف الحقيقية؟
- قم بتحليل نماذج التواصل مع عملائنا وحدد أنماط اللغة التي ترتبط بنتائج المشاريع الناجحة مقابل العلاقات التي تنطوي على مشاكل
🚀 ميزة ClickUp: يمكن تحويل المستندات في ClickUp إلى مواقع ويكي، مما يمنحك مصدرًا واحدًا للمعلومات المنظمة وسهلة الاستخدام. يمكنك إنشاء فئات للسياسات أو التدريب أو المعرفة بالمنتجات، وتحديثها في الوقت الفعلي مع تغير الظروف.
📖 اقرأ أيضًا: أفضل برامج مكتب المساعدة لفرق تكنولوجيا المعلومات
استرجاع المعلومات المتقدم
- ابحث عن جميع القرارات التي تم اتخاذها بشأن [ميزة معينة] خلال العام الماضي. قم بتضمين ملاحظات الاجتماعات والمناقشات النصية وسلسلة رسائل البريد الإلكتروني ووثائق المواصفات. أرني ما إذا تم لاحقًا إلغاء أو تعديل أي قرارات
- عندما تذكر الفرق "مشكلات التكامل" في تقاريرها، ما هي المشكلات التقنية المحددة التي تشير إليها؟ قم بتجميع المشكلات المتشابهة وأظهر لي أنماط الحلول
- استخرج جميع الإشارات المتعلقة بالمخاوف المتعلقة بالميزانية والتغييرات في الجدول الزمني وقيود الموارد من وثائق المشروع. أرني العوامل التي غالبًا ما تعرقل مشاريعنا
🚀 ميزة ClickUp: تضيع الفرق الوقت في الإجابة على نفس الأسئلة مرارًا وتكرارًا في الدردشة. يحل وكيل الإجابات التلقائية هذه المشكلة من خلال الرد مباشرةً داخل قنواتك عندما يطرح شخص ما سؤالاً.
على سبيل المثال، إذا كتب أحد أعضاء الفريق "من المسؤول عن إطلاق المشروع؟"، فإن وكيل ClickUp Prebuilt Autopilot يرد في غضون ثوانٍ باسم مدير المشروع ويستشهد بالوثيقة المصدر. وهذا يعني أن الأشخاص يحصلون على إجابات فورية، ولا يضطر خبراؤك إلى الرد على نفس الأسئلة مرارًا وتكرارًا.
توليف المعرفة وخلقها
- أنشئ دليلًا لحل المشكلات من خلال تحليل تذاكر الدعم وتقارير الأخطاء ومناقشات الحلول. قم بالتنظيم حسب الأعراض بدلاً من الفئة التقنية، حتى يتمكن المستخدمون غير التقنيين من تصفحه
- قم ببناء مصفوفة قرارات لاختيار الموردين من خلال استخلاص المعايير والمفاضلات والنتائج من عمليات الشراء السابقة ومراجعات الموردين
- قم بإنشاء نموذج لتقييم المخاطر بناءً على المشكلات التي ظهرت في مشاريعنا المنجزة. قم بتضمين كل من المخاطر التي توقعناها وتلك التي فاجأتنا
🌟 مكافأة: تعمل الحقول المخصصة وحقول الذكاء الاصطناعي في ClickUp على تغيير الطريقة التي يلتقط بها فريقك المعرفة ويستفيد منها. تتيح لك الحقول المخصصة تتبع التفاصيل الأساسية — مثل نوع الحملة أو مالك المهمة أو ملاحظات العميل — مباشرةً من خلال سير عملك. تعزز حقول الذكاء الاصطناعي ذلك من خلال إنشاء رؤى وملخصات تلقائيًا، بحيث تظل قاعدة المعرفة الخاصة بك محدثة دائمًا.
على سبيل المثال، بعد أن ينتهي فريق التسويق لديك من حملة ما، يقوم حقل الذكاء الاصطناعي الملخص على الفور بإنشاء ملخص واضح وموجز لنتائج الحملة، مما يوفر عليك عناء الكتابة اليدوية.
وفي الوقت نفسه، يقوم حقل الذكاء الاصطناعي للعناصر الإجرائية بمسح تفاصيل المهمة والتعليقات، ثم يقوم بإنشاء قائمة بالخطوات التالية أو المتابعات للفريق. من خلال العمل المشترك بين الذكاء الاصطناعي والحقول المخصصة، يمكنك ضمان توثيق كل مشروع وجعله قابلاً للتنفيذ وسهل الرجوع إليه، مما يحافظ على معرفة مؤسستك منظمة وديناميكية.
إليك مقطع فيديو يقدم لك المزيد من المعلومات حول مجالات الذكاء الاصطناعي:
تحليل الفجوات والتحسين
- قارن الأسئلة المطروحة في اجتماعاتنا العامة بالمواضيع التي يتم تناولها في موقع الويكي الداخلي الخاص بنا. ما هي الثغرات المعرفية التي تسبب ارتباكًا متكررًا؟
- افحص تحليلات المشاريع الفاشلة ودراسات الحالات الناجحة للمشاريع. ما هي المعلومات التي توثقها الفرق الناجحة والتي تغفلها الفرق التي تعاني من صعوبات؟
- تتبع العمليات الداخلية التي تولد أكبر عدد من طلبات التوضيح وتذاكر الدعم. أين تفتقر إجراءاتنا إلى التفاصيل الكافية؟
🧠 حقيقة ممتعة: غالبًا ما يُشار إلى بيتر دراكر بـ"أبو الإدارة الحديثة". وقد صاغ مصطلح " العامل المعرفي " في ستينيات القرن الماضي، مما أدى إلى تحول إدارة المعرفة إلى مفهوم رسمي.
استخراج المعرفة عبر الفرق
- حدد الحلول التي طورها أحد الفرق، ولكن الفرق الأخرى تستمر في إعادة بنائها من الصفر. أين نكرر الجهود بسبب انعزال المعرفة؟
- ابحث عن أمثلة أدت فيها تعليقات العملاء إلى تغييرات في العمليات الداخلية. كيف يمكننا تنظيم حلقة التغذية الراجعة هذه؟
- قم بتحديد الخبرات عبر الفرق من خلال تحليل من يساهم في إيجاد حلول لمختلف أنواع المشكلات. بمن يجب أن نتواصل من أجل نقل المعرفة؟
📖 اقرأ أيضًا: أفضل برامج تجربة العملاء
تتبع الأداء والعائد على الاستثمار
- قم بقياس نجاح استرجاع المعرفة من خلال تتبع عدد المرات التي يعثر فيها الأشخاص على المعلومات ذات الصلة في بحثهم الأول مقارنةً بالحاجة إلى عدة محاولات أو سؤال الزملاء
- حدد الوثائق التي يتم الرجوع إليها بشكل متكرر وتلك التي لا يتم استخدامها. ما هي الأنماط التي تميز موارد المعرفة القيمة؟
🔍 هل تعلم؟ بحلول التسعينيات، أصبحت إدارة المعرفة سائدة بفضل مفكرين مثل توم ستيوارت. فقد سلط الضوء على أن المعرفة هي المحرك الرئيسي للميزة التنافسية. ورأى هذا المفكر البصير أن الاستثمار في رأس المال الفكري يخلق دورة من الابتكار والقيمة تعزز نفسها بنفسها.
أفضل الممارسات لاستخدام الذكاء الاصطناعي في إدارة المعرفة
فيما يلي بعض أفضل الممارسات التي يجب وضعها في الاعتبار عند استخدام الذكاء الاصطناعي لإدارة المعرفة:
- قم بإنشاء حوكمة المعرفة، مع سياسات واضحة لملكية البيانات والتحقق من صحة المحتوى وتكرار التحديث
- وفر آلية بسيطة للمستخدمين لتقييم جودة الإجابات التي يولدها الذكاء الاصطناعي. يساعد ذلك في تحديد المجالات التي يحتاج الذكاء الاصطناعي إلى تحسينها
- اطلب من الخبراء في المجال مراجعة والتحقق من دقة الإجابات أو الملخصات التي يُنتجها
- راقب تحليلات الاستخدام لتتبع الموارد التي يتم استخدامها أو تحديثها أو تجاهلها — استخدم الذكاء الاصطناعي لاكتشاف الثغرات المعرفية
- أنشئ عملية واضحة للحالات التي لا يستطيع فيها الذكاء الاصطناعي الإجابة على استفسار ما. يجب أن يكون قادرًا على إحالة السؤال إلى خبير بشري. ثم يجب استخدام إجابة الخبير لتحديث قاعدة المعرفة
- تأكد من أن الذكاء الاصطناعي يحترم جميع الأذونات الحالية وضوابط الوصول في نظام إدارة المعرفة الخاص بك. تعد بروتوكولات خصوصية البيانات وأمنها القوية أمرًا بالغ الأهمية
- أعد تدريب نماذج الذكاء الاصطناعي بانتظام مع ظهور بيانات أو منتجات أو عمليات جديدة لمنع ظهور رؤى قديمة
🔍 هل تعلم؟ في الخمسينيات من القرن الماضي، كانت أجهزة الكمبيوتر جديدة جدًا لدرجة أن وكالة ناسا كانت تعتمد في كثير من الأحيان على "أجهزة كمبيوتر" بشرية. كانت هذه "فرقًا رائعة من النساء اللواتي كن يحسبن يدويًا مسارات إطلاق الصواريخ.
حوّل المعرفة إلى أفعال مع ClickUp
لا تكون المعرفة مفيدة إلا عندما يتمكن الناس من العثور عليها والثقة بها وتطبيقها دون عوائق. وتتيح أدوات إدارة المعرفة ذلك، حيث تحافظ على تنظيم المعلومات وتحديثها وإتاحتها دائمًا.
يجمع ClickUp جميع أجزاء سير عمل إدارة المعرفة في مركز واحد.
يمكنك إنشاء قاعدة معرفية باستخدام قوالب جاهزة للاستخدام، ومواصلة تطوير المستندات مع فريقك، والاعتماد على ClickUp Brain لتقديم إجابات فورية عند ظهور الأسئلة. يظل Brain MAX بجانبك طوال اليوم، بينما تحافظ Enterprise Search و Automations على دقة كل شيء دون الحاجة إلى القيام بأعمال روتينية مستمرة.
إذن، ماذا تنتظر؟ اشترك في ClickUp مجانًا اليوم! ✅