ما هي شبكة الإنترنت الداخلية للاتصالات الداخلية؟ الأدوات وأفضل الممارسات

قد تعتقد أنه مع توفر جميع الأدوات اللازمة — البريد الإلكتروني وتطبيقات الدردشة ومحركات الأقراص المشتركة — سيكون من السهل الحفاظ على تنسيق الموظفين عن بُعد. ولكن بطريقة ما، لا تزال التحديثات المهمة تضيع. ولا يتم تطبيق سياسات الموارد البشرية. ولا يتم قراءة تنبيهات قسم تكنولوجيا المعلومات.

يتساءل الناس: "أين تمت مشاركة ذلك؟"

توفر شبكة الإنترانت الداخلية للاتصالات الداخلية لمؤسستك مصدرًا واحدًا للمعلومات الصحيحة حيث يتم مشاركة التحديثات، ويسهل العثور على الموارد، ويعرف الجميع مكان البحث.

في هذا المنشور على المدونة، سنشرح ما هي شبكة الإنترانت الداخلية الجيدة للاتصالات الداخلية وكيفية إنشاء شبكة يمكن أن يستخدمها الأشخاص بالفعل باستخدام ClickUp. 🧰

ما هي شبكة الإنترانت للاتصالات الداخلية؟

فكر في إعلانات الشركة وتغييرات السياسات وتحديثات الفريق والروابط السريعة للأدوات في مكان واحد.

على عكس محرك الأقراص المشترك أو سلسلة المحادثات، تعمل شبكة الإنترنت الداخلية للاتصالات الاجتماعية على تنظيم تدفق المعلومات عبر المؤسسة، مما يقلل من الالتباس وتكرار الأسئلة.

لماذا تستخدم شبكة إنترانت للاتصالات الداخلية؟

يمكن لشبكة إنترانت مركزية للاتصالات أن تحل بعض المشكلات الأكثر شيوعًا (والمكلفة) في المؤسسات النامية.

إليك كيف تضيف حلول الإنترانت الحديثة قيمة عبر الفرق والأقسام. ⚓

مركز معلومات موحد

عندما تكون المعلومات المهمة مبعثرة في مجلدات متفرقة ومحادثات دردشة وسلاسل بريد إلكتروني، يضيع الموظفون الوقت في محاولة العثور عليها.

توفر استراتيجية الاتصالات الداخلية هيكلًا تنظيميًا في هذا المجال. تعرف الفرق أين تبحث، وما تجده هناك يكون دائمًا محدثًا.

تحسين التعاون بين الفرق

غالبًا ما تعمل الفرق المختلفة وفقًا لجداول زمنية وأولويات وأدوات مختلفة. يساعد برنامج الإنترانت الفرق على البقاء على دراية بما يفعله الآخرون، مما يقلل من العوائق والازدواجية.

تعزيز مشاركة الموظفين وتماسكهم

عندما تبدو التحديثات الداخلية مشتتة أو سطحية، تفقد الفرق تركيزها. تساعد شبكة الإنترنت الداخلية المتسقة والمدارة جيدًا على الحفاظ على تفاعل الموظفين، وتتيح لهم الوصول إلى سياق مهم: كيف تسير أعمال الشركة، ولماذا يتم اتخاذ القرارات، وأين يقع دورهم فيها.

تقليل عبء البريد الإلكتروني الزائد

البريد الإلكتروني ليس هو المشكلة؛ بل الإفراط في الاعتماد عليه في التحديثات الروتينية. تقلل شبكة الإنترانت من الرسائل المتكررة والمتابعات، مما يجعل المعلومات الصحيحة متاحة عند الطلب.

تسهيل عملية التعيين والتدريب

غالبًا ما يعتمد الموظفون الجدد على زملائهم في العمل للتأقلم. وهذا يؤدي إلى إبطاء عمل الجميع. توفر شبكة الإنترانت لهم مسارًا واضحًا للتطور بسرعة وبشكل مستقل.

الميزات الرئيسية التي يجب البحث عنها في شبكة إنترانت للاتصالات الداخلية

الميزات التالية ضرورية عند اختيار برنامج إنترانت حديث يناسب فرقك. 🧑‍💻

نشر الأخبار والإعلانات 📢

تحتاج كل مؤسسة إلى مكان مركزي لنشر التحديثات وتغييرات السياسات وملخصات الاجتماعات ورسائل الرئيس التنفيذي. تعمل ميزة الإعلانات المدمجة على التخلص من مخاطر تشتت الاتصالات عبر منصات متعددة.

على سبيل المثال، يمكن لفريق الموارد البشرية في المؤسسة نشر "تحديث السياسة الفصلية" كل ثلاثة أشهر باستخدام أداة النشر في شبكة الإنترنت الداخلية. يمكنهم تثبيت هذا التحديث في أعلى الصفحة الرئيسية وتتبع مدى ظهوره حسب القسم.

💡نصيحة للمحترفين: يدعم ClickUp Chat المحادثات الفورية بين أعضاء الفريق في مكان عملك. داخل كل قناة، يمكنك إنشاء منشور واختيار تنسيق مثل "إعلان" أو "تحديث" وإضافة عنوان ورسالة. يتم وضع المنشور في علامة التبويب "المنشورات" حتى يتمكن الجميع من الاطلاع عليه بسرعة، ويمكنك تثبيت المنشورات المهمة لإبقائها ظاهرة في أعلى سلسلة المحادثات.

بالإضافة إلى ذلك، تعمل ميزة FollowUps على تحويل العناصر التي تتطلب اتخاذ إجراء إلى مهام، وتسهل ميزة SyncUps تنفيذ عمليات تسجيل الدخول غير المتزامنة، بينما تساعد ميزة Catch Me Up المدعومة بالذكاء الاصطناعي زملاء الفريق على الاطلاع على آخر المستجدات بسرعة.

إدارة المستندات والبحث 🔍

لا ينبغي أن يستغرق العثور على الملف المناسب أكثر من بضع ثوانٍ. تتيح شبكة الإنترانت القوية للفرق تخزين المستندات وتنظيمها واسترجاعها دون عناء.

على سبيل المثال، يمكن لمسؤول الامتثال العثور على سجل التدقيق الخاص بالعام الماضي عن طريق كتابة "تدقيق الموردين" في شريط البحث دون الحاجة إلى تذكر مسار المجلد.

💡نصيحة احترافية: يوفر ClickUp Docs للفرق طريقة مرنة لإنشاء وتنظيم الملفات مثل السياسات أو الكتيبات أو ملاحظات الاجتماعات. يمكنك تضمين الصفحات في مستند واحد وإضافة علامات وربطها مباشرة بالمهام ذات الصلة.

التحكم في الوصول بناءً على الدور 🎮

لا ينبغي أن يطلع كل موظف على كل مستند. يضمن التحكم في الوصول أن يظل المحتوى الحساس مقصورًا على الفرق والأفراد المناسبين.

على سبيل المثال، يمكن لفريق الشؤون المالية إعداد مقترح ميزانية العام المقبل في مستند خاص لا يمكن رؤيته إلا من قبل رؤساء الأقسام والمدير المالي.

💡نصيحة احترافية: في ClickUp، يمكن للفرق تقييد قوالب العقود على أقسام الشؤون القانونية والمشتريات فقط. ويمكنهم إضافة حق الوصول للقراءة فقط للفرق الأخرى لطلب التعديلات أو توضيح المصطلحات عند الحاجة.

ميزات اجتماعية 👥

لا يحدث التفاعل إلا عندما يشعر الموظفون بأنهم مسموعون. توفر الميزات الاجتماعية في أداة التواصل الجماعي مساحة للمحادثات والتعليقات دون الحاجة إلى الانتقال إلى تطبيقات خارجية.

على سبيل المثال، بعد نشر سياسة سفر جديدة، يمكن لفريق الإدارة تمكين التعليقات حتى يتمكن الموظفون من طرح الأسئلة مباشرة في سلسلة الرسائل الخاصة بالوثيقة.

لنفترض أن فريق الاتصالات يريد فهم مدى كفاءة أداء تصميم الشبكة الداخلية الجديدة. يمكنهم إنشاء نموذج ClickUp سريع بعنوان "ما مدى سهولة العثور على ما تحتاجه اليوم؟" وتضمينه وجمع الردود المجهولة في الوقت الفعلي. يتم تحويل هذه الردود إلى مهام ClickUp مباشرةً داخل برنامج بوابة الموظفين.

💡نصيحة احترافية: ClickUp مصمم للتعاون بين أعضاء الفريق. تتيح التعليقات والرموز التعبيرية لأعضاء الفريق التواصل مباشرةً داخل الملفات والمهام، بينما تساعد وكلاء الذكاء الاصطناعي في الرد على استفسارات الموظفين في ثوانٍ.

قال Seequent، أحد عملاء ClickUp، ما يلي:

إن وجود وثائق عمليات فريقنا وإدارة المهام في مكان واحد يساعدنا على توفير الوقت في البحث عن الأشياء. كما يوفر لنا مصدرًا واحدًا موثوقًا للمعلومات

مساعدة الذكاء الاصطناعي في الإجابات والملخصات 🤖

يقضي الموظف العادي أكثر من 30 دقيقة يوميًا في البحث عن المعلومات المتعلقة بالعمل، أي ما يزيد عن 120 ساعة في السنة تضيع في البحث في رسائل البريد الإلكتروني ومواضيع Slack والملفات المتناثرة. يمكن لمساعد ذكي يعمل بالذكاء الاصطناعي مدمج في شبكة الإنترانت الخاصة بالاتصالات الداخلية تغيير ذلك.

وهذا مفيد بشكل خاص عندما تحاول توضيح سياسة ما أو إعداد رسالة على مستوى الشركة أو الحصول على ملخص سريع لوثيقة طويلة.

💡نصيحة احترافية: يربط ClickUp Brain كل جزء من مساحة العمل الخاصة بك — المستندات والمهام والتعليقات والويكي — حتى تتمكن من طرح سؤال والحصول على إجابة واضحة دون الحاجة إلى البحث.

لنفترض أن فريقك القانوني يقوم بمراجعة اتفاقيات الموردين. يمكنهم ببساطة أن يسألوا: "ما هي أحدث بند بشأن تخزين البيانات للموردين الخارجيين؟" يعرض ClickUp Brain المستند ذي الصلة ويبرز آخر تحديث. يمكنك أيضًا استخدامه لكتابة إعلانات أو تلخيص ملفات wiki المعقدة داخل برنامج التعاون في المستندات.

مقاييس التحليلات والمشاركة 📊

يساعد تتبع ما يتفاعل معه الأشخاص الفرق الداخلية على تحسين استراتيجيات الاتصال وفهم موثوقية المنصة. بينما توفر بعض الأدوات تحليلات مدمجة، تدعم أدوات أخرى سير عمل التقارير المخصصة.

على سبيل المثال، قد يرغب مدير العمليات في معرفة إجراءات التشغيل القياسية التي يتم الوصول إليها بشكل متكرر وتلك التي يتم تجاهلها، بينما قد يرغب مدير الموارد البشرية في تقييم مشاركة الموظفين.

💡نصيحة احترافية: تتيح لك لوحات معلومات ClickUp القابلة للتخصيص إنشاء تقارير مخصصة لتصور التفاعل ومشاهدات المحتوى والمزيد.

طرق عرض مخصصة 🗂️

لكي تكون منصة التواصل الداخلي التي تختارها ذات قيمة حقيقية، يجب أن توفر لكل موظف شاشة رئيسية مخصصة.

من خلال جمع كل ما يهمهم في مكان واحد وإزالة المعلومات غير ذات الصلة، تعمل المنصة على تحسين الكفاءة وتصبح أسهل في الاستخدام.

💡نصيحة احترافية: يمنح ClickUp Home كل مستخدم عرضًا شخصيًا لعمله.

توفر الأداة الشاملة لكل عضو في مساحة العمل نظرة عامة على المهام المخصصة والمستندات والإعلانات والتذكيرات. يمكنك أيضًا تثبيت المستندات الداخلية وإضافة أدوات مصغرة للصفحات الرئيسية ومراقبة الأهداف أو التحديثات.

الوصول عبر الهاتف المحمول والإشعارات 📱

لم تعد الفرق مقيدة بمكاتبها. غالبًا ما يحتاج الموظفون الميدانيون والعاملون عن بُعد والمديرون التنفيذيون إلى الوصول إلى المعلومات الداخلية من هواتفهم.

على سبيل المثال، قد يحتاج مشرف المناوبات إلى التحقق من قائمة مراجعة السلامة الجديدة أثناء جولة تفقدية في المنشأة، حتى عندما يكون غير متصل بالإنترنت.

أفضل الممارسات لتصميم شبكة إنترانت للاتصالات الداخلية

فيما يلي بعض أفضل ممارسات الشبكة الداخلية التي يجب مراعاتها عند تصميم شبكة الإنترانت الخاصة بشركتك من أجل اتصالات داخلية فعالة:

أنشئ مركز اتصالات داخلي حديث باستخدام ClickUp

العمل اليوم معطل. مشاريعنا ومعارفنا واتصالاتنا مبعثرة عبر أدوات غير متصلة ببعضها البعض، مما يبطئ عملنا.

ClickUp، التطبيق الشامل للعمل، يحل هذه المشكلة من خلال الجمع بين المشاريع والمعرفة والدردشة في مكان واحد — كل ذلك مدعوم بالذكاء الاصطناعي الذي يساعدك على العمل بشكل أسرع وأكثر ذكاءً.

في قلب هذه التجربة توجد إدارة المعرفة ClickUp، التي تربط الوثائق ومناقشات الفريق والمعرفة التنظيمية عبر مساحة العمل الخاصة بك.

وعندما يحتاج شخص ما إلى العثور على تلك المعلومات، لن يضطر إلى تذكر مكان تخزينها. تجلب ميزة البحث المتصل في ClickUp النتائج من جميع أنحاء مساحة العمل وأدوات الجهات الخارجية المدمجة.

احصل على نموذج مجاني

لا تريد البدء من الصفر؟

يساعدك قالب قاعدة المعرفة ClickUp على إنشاء وثائق منظمة وسهلة التصفح لفريقك. يتضمن أقسامًا للتأهيل وإجراءات التشغيل القياسية والسياسات والمزيد، حتى تتمكن من البدء في تنظيم قاعدة المعرفة الداخلية على الفور. كل قسم قابل للتحرير بالكامل ويربط المهام والعلامات والتعليقات عبر مساحة العمل الخاصة بك.

ClickUp هي منصة سهلة الاستخدام تعمل على تحويل الاتصالات الداخلية. من التمكين إلى الإعلانات، كل شيء موجود في نفس المنصة التي يستخدمها موظفوك بالفعل.

يمكنك إشراك الموظفين وإدارة المعرفة والمحادثات والتحديثات والمهام اليومية دون التنقل بين الأدوات أو فقدان تتبع القرارات. ينقل مؤسستك من الفوضى والفرق المنعزلة إلى الوضوح والتعاون.

اشترك في ClickUp اليوم! ✅

الأسئلة المتداولة (FAQ)

تساعد شبكة الإنترانت الداخلية للاتصالات الداخلية المؤسسات على مشاركة الأخبار والتحديثات والسياسات والموارد في مكان مركزي واحد. فهي تبقي الفرق على اطلاع وتناسق من خلال تسهيل العثور على المعلومات المهمة والوصول إليها.

تخزن شبكة الإنترانت وتُنظّم قنوات الاتصالات الداخلية مثل المستندات والإعلانات وسياسات الشركة لتسهيل الرجوع إليها ودعم المعرفة على المدى الطويل. من ناحية أخرى، يركز Slack على المراسلة الفورية والمحادثات اليومية السريعة.

نعم، يمكن لـ ClickUp أن يعمل كمنصة إنترانت من خلال الجمع بين المستندات والويكي والدردشة وأدوات التعاون وإدارة المهام في منصة واحدة. يمكن للفرق تخزين المعرفة ومشاركة التحديثات والتواصل عبر الشبكة الخاصة، مما يعود بالفائدة على استراتيجية الاتصالات الداخلية وتعزيز مشاركة الموظفين.

فيما يلي بعض الخطوات الأساسية لإنشاء شبكة إنترانت داخلية بنجاح: اجمع المعلومات الأساسية عن الشركة ونظمها بوضوح اختر أماكن عمل رقمية تتيح للفرق الوصول إلى المحتوى وتحديثه ومشاركته بسهولة شجع على الاستخدام المنتظم من خلال دمج المهام والمحادثات اليومية درب موظفي الاتصال الداخلي على كيفية العثور على المعلومات والمساهمة بها