كيفية جدولة اجتماع Microsoft Teams بشكل فعال

يمتد فريقك عبر القارات والمناطق الزمنية والثقافات، ومع ذلك يجب أن تتعاونوا جميعاً كما لو كنتم جميعاً في نفس الغرفة. هذا هو واقع العديد من أماكن العمل الحديثة.

ومع ذلك، تواجه فرق العمل عن بُعد تحديات مثل البقاء على اتصال واتخاذ قرارات سريعة. توفر أدوات الاجتماعات عبر الإنترنت مثل Microsoft Teams مكالمات الفيديو والدردشة ومشاركة الملفات وعمليات التكامل لتبسيط سير العمل.

ستوضح لك هذه المقالة كيفية استخدام Microsoft Teams للاجتماعات، بدءاً من الجدولة إلى إدارة المشاركين.

كيفية بدء اجتماع Microsoft Teams

إن إنشاء اجتماع جديد عبر الإنترنت في Microsoft Teams سريع ومباشر. يمكنك القيام بذلك من خلال ميزتي الدردشة أو التقويم. يتيح لك خيار الدردشة جدولة اجتماع مباشرةً ضمن محادثة جارية.

بدلاً من ذلك، توفر ميزة التقويم عرضاً أكثر شمولاً، مما يتيح لك جدولة اجتماعات الفيديو وإدارتها بسهولة عبر فريقك.

يتطلب بدء اجتماع ناجح عبر الإنترنت في Microsoft Teams إعداداً مناسباً وآداب الاجتماع الافتراضي المناسب.

هل يبدو لك الكثير من العمل؟ يعمل تطبيق ClickUp، وهو تطبيق كل شيء للعمل، على تبسيط إدارة قوائم المراجعة قبل الاجتماعات للتحضير للاجتماعات بكفاءة.

مهام ClickUp

باستخدام مهام ClickUp Tasks، يمكنك إنشاء قوائم مخصصة لتركيز المهام مثل جمع المواد وتوزيع جداول الأعمال وتعيين عناصر الإجراءات. قم بتعيين المهام لأعضاء الفريق، وحدد المواعيد النهائية، واستخدم الحقول المخصصة لتحديد الأولويات.

كيفية الاجتماع الآن في Microsoft Teams

في المكتب الفعلي، غالباً ما تثير الاجتماعات العفوية أفضل الأفكار. يقوم Microsoft Teams بتكرار ذلك من خلال ميزة "الاجتماع الآن"، مما يتيح عقد اجتماعات فورية للتعاون السريع والفعال بين أعضاء الفريق.

فيما يلي الطرق المختلفة التي يمكنك من خلالها بدء اجتماع فوري في Microsoft Teams:

بمجرد تعيين الاجتماع، يمكنك تخصيص إعدادات الاجتماع هذه.

كيفية جدولة اجتماع Microsoft Teams

جدولة اجتماع في Microsoft Teams بسيطة ويمكن إجراؤها مباشرةً من التطبيق.

لجدولة اجتماع في Microsoft Teams:

يمكنك أيضاً جدولة اجتماع من محادثة عن طريق:

كيفية بدء اجتماع Microsoft Teams المتكرر

تعد الاجتماعات المتكررة في Microsoft Teams ملائمة للأحداث المجدولة بانتظام. ينضم المشاركون إلى اجتماع الفريق باستخدام نفس رابط الاجتماع والتفاصيل في كل مرة. يمكنك تخصيص خيارات التكرار اليومية أو الأسبوعية أو الشهرية أو إنشاء جدول زمني مخصص. بالإضافة إلى ذلك، يمكن تعيين الاجتماعات في قناة، مما يتيح لجميع أعضاء القناة المشاركة.

لإعداد اجتماع متكرر في Microsoft Teams:

كيفية تحرير اجتماع مجدول في Microsoft Teams

سواء أكنت تقوم بتعديل خيارات الاجتماع أو مجرد تغيير الوقت، يوفر لك Teams مجموعة من الميزات لتخصيص اجتماعات الفيديو لتناسب احتياجاتك.

تسمح لك نُهج الاجتماعات في Microsoft Teams بالتحكم في الميزات المتاحة للمشاركين، مثل:

في تطبيق Teams، انقر على التقويم وحدد اجتماعاً لعرض تفاصيله. إذا كنت المنظِّم، فانقر على تعديل لإجراء تغييرات.

انقر فوق التقويم وعرض التقويم

ClickUp Calendar عبارة عن أداة مدعومة بالذكاء الاصطناعي تتكيف مع أولوياتك وتتكامل بسلاسة مع مساحة العمل الخاصة بك. فهو يعرض جميع المهام والأحداث والتذكيرات في مكان واحد، ويقوم تلقائياً بحظر المهام ذات الأولوية القصوى والتكامل مع التقويمات الخارجية مثل تقويم Google.

يمكنك أيضاً استخدام طريقة عرض ClickUp Calendar لتنظيم وإدارة جدول اجتماعاتك. فهو يتيح لك جدولة الاجتماعات وتتبعها وتخصيص التقويم الخاص بك ليناسب احتياجات فريقك.

باستخدام عرض التقويم، يمكنك:

كيفية إنشاء رابط اجتماع Microsoft Teams

سواء كنت تنظم اجتماعاً تلقائياً أو تحتاج إلى إرسال رابط دعوة مسبقاً، يوفر Microsoft Teams عملية بسيطة لإنشاء الرابط ومشاركته مع المشاركين.

لإنشاء رابط اجتماع Microsoft Teams ومشاركته:

كيفية جدولة اجتماع Microsoft Teams من Outlook

يتكامل Microsoft Teams مع Microsoft Outlook من خلال وظيفة إضافية، مما يتيح لك إنشاء اجتماعات Microsoft Teams جديدة مباشرةً من Outlook. يمكنك عرض اجتماعات Microsoft Teams وقبولها والانضمام إليها من أي من التطبيقين.

بمجرد جدولة الاجتماع، سيظهر الاجتماع تلقائياً في التقويمات الخاصة بك في كل من Microsoft Teams وOutlook، وسيكون لديك حق الوصول إلى رابط الانضمام إلى الاجتماع ورقم الاتصال ومعرف المؤتمر الصوتي.

لجدولة اجتماع Microsoft Teams من Outlook:

يؤدي دمج ClickUp مع Outlook إلى جعل سير عملك مركزياً من خلال الاحتفاظ بالمحادثات والمهام في مكان واحد. يمكنك إرسال واستقبال رسائل البريد الإلكتروني مباشرةً من المهام، مما يضمن بقاء جميع الاتصالات مرتبطة بالعمل ذي الصلة. يتم عرض ردود البريد الإلكتروني كتعليقات منفصلة أو مترابطة مما يسهل متابعة المحادثات.

كيفية تخصيص خلفية Microsoft Teams الخاصة بك

يساعد تخصيص خلفية اجتماعك عبر الإنترنت في Microsoft Teams على تقليل عوامل تشتيت الانتباه من خلال التستر على الفوضى أو أي مقاطعات مرئية في بيئتك، مما يسمح للمشاركين بالحفاظ على تركيزهم.

إنها طريقة رائعة للتعبير عن شخصيتك وإظهار أسلوبك الفريد أثناء الاجتماعات.

لتغيير خلفياتك الافتراضية في Microsoft Teams:

مستندات ClickUp

يعد استخدام ClickUp Docs لمشاركة أفضل الممارسات لإعدادات الخلفية طريقة رائعة لإبقاء الجميع على نفس الصفحة. يمكنك إنشاء مستند يغطي جميع الأساسيات، مثل كيفية تأطير الكاميرا، وأفضل نصائح الإضاءة، وطرق تقليل الضوضاء، واختيار خلفيات احترافية لإبعاد المشتتات.

بالإضافة إلى ذلك، تتيح لك الميزة التعاونية الحصول على مدخلات من الآخرين حتى تتمكن من تنقيح أفكارك قبل وضع اللمسات الأخيرة عليها

كيفية إضافة أعضاء إلى اجتماعات Microsoft Teams

أنت جاهز تماماً لاجتماع تسويقي مهم على Microsoft Teams، وعلى استعداد لتبادل الأفكار حول الحملة الكبيرة التالية. ولكن عندما تنظر حولك، تدرك أن المصمم الرئيسي واستراتيجي وسائل التواصل الاجتماعي غير موجودين!

لم يتلقوا الدعوة، والآن لم يتبق لديك نصف الفريق. لا داعي للذعر! من السهل جداً إضافة أعضاء إلى اجتماعات MS Teams الخاصة بك.

لدعوة الأشخاص إلى اجتماع Microsoft Teams:

قبل الاجتماع

أثناء الاجتماع الجاري

إذا كنت قد بدأت اجتماعاً دون إضافة مشارك أو كنت بحاجة إلى تضمين شخص ما بشكل سريع، يمكنك القيام بذلك أيضاً.

تُعد إدارة أدوار الحاضرين في اجتماعات Microsoft Teams أمراً بالغ الأهمية للحفاظ على التحكم في ديناميكيات الاجتماع عبر الإنترنت وضمان بيئة مثمرة. لإدارة ما يمكن للحاضرين رؤيته:

أتمتة ClickUp

تعمل أتمتة ClickUp Automations على تبسيط إدارة الدعوات والمتابعة، مما يضمن بقاء فريقك على اطلاع دائم بالأحداث القادمة.

باستخدام الأتمتة، يمكنك:

كيفية رؤية الجميع في Microsoft Teams

يوفر Microsoft Teams العديد من خيارات العرض للاجتماعات، بما في ذلك:

لوحات معلومات ClickUp

توفر لوحات معلومات ClickUp Dashboards طريقة فعالة لمراقبة مشاركة الفريق في الاجتماعات من خلال تقديم أدوات شاملة للتتبع والتنظيم.

باستخدام قالب تعقب الاجتماعات، يمكنك تسجيل تفاصيل الاجتماع الرئيسية مثل التاريخ والوقت والموقع والحضور والمواضيع التي تمت مناقشتها.

احصل على قالب مجاني

اختيار ما تريد مشاهدته في اجتماع Teams

في اجتماعات Microsoft Teams، يمكنك تثبيت موجز فيديو لإبقائه مرئياً لك أو تسليط الضوء على موجز فيديو لجميع المشاركين:

يوفر Microsoft Teams العديد من خيارات التخصيص لتحسين تجربة اجتماع الفيديو. من ضبط إطارات الفيديو إلى إدارة النطاق الترددي، يمكن أن تساعد إعدادات الاجتماع في تحسين الوضوح المرئي وكفاءة الاجتماع.

إليك بعضاً منها:

عناصر التحكم في الاجتماعات وما يمكنك القيام به باستخدام Microsoft Teams

في بعض الأحيان، تكون أحياناً في منتصف اجتماع Microsoft Teams مفعم بالحيوية، وتصبح الأمور فوضوية. يشارك الأشخاص شاشاتهم، ويتحادثون في الشريط الجانبي، ويحاولون إدارة الصوت، كل ذلك مع الحفاظ على تدفق المحادثة.

يوفر Microsoft Teams مجموعة من عناصر التحكم في الاجتماعات التي تسهّل إدارة كل شيء بدءاً من إعدادات الفيديو إلى أدوار المشاركين. يمكنك ذلك:

كيف يمكنك إنشاء غرف فرعية في اجتماعات Microsoft Meetings؟

تمكّن غرف الاستراحة في Microsoft Teams المشاركين من التعاون في مجموعات أصغر أثناء الاجتماع، مما يجعلها مثالية للدروس التعليمية أو الجلسات الجماعية أو الأنشطة التعاونية.

لاستخدام الغرف الفرعية في Microsoft Teams:

حسِّن تواصل الفريق باستخدام ClickUp

ClickUp هو تطبيق العمل المتكامل، الذي يعمل على تبسيط إدارة قوائم المراجعة قبل الاجتماعات للتحضير للاجتماعات بكفاءة. دعنا نستكشف ميزاته.

التعاون والتنظيم باستخدام مستندات ClickUp Docs

يوفر ClickUp Docs إمكانات تخزين ومشاركة أكثر قوة، مما يسهل على الفرق إنشاء المستندات وتنظيمها والتعاون في مكان مركزي واحد.

باستخدام المستندات، يمكنك:

التقط رؤى الاجتماعات باستخدام ClickUp Brain

يوفر ClickUp Brain إمكانات النسخ دون عناء، مما يجعل تسجيل المناقشات المهمة وتوثيقها أثناء الاجتماعات أمراً سهلاً.

يساعدك Brain في::

تعرَّف على ClickUp AI Notetaker، أفضل صديق جديد لك في الاجتماعات! على عكس أدوات تدوين الملاحظات التقليدية، والتي غالبًا ما تجعلك تتدافع لتدوين النقاط المهمة، يتيح لك ClickUp التركيز على المحادثة التي تجريها. فهو يلتقط كل ما هو مهم - من بنود العمل إلى القرارات الرئيسية - حتى تتمكن من الاستمرار في المشاركة دون القلق بشأن تفويت أي شيء.

بعد كل مكالمة، تحصل على ملخص واضح ومنظم لما تمت مناقشته. إن ما يميز ClickUp AI Notetaker حقاً هو كيفية تكامله بسلاسة مع بقية أعمالك في ClickUp. فبدلاً من مجرد تسجيل الاجتماع وترك الأفكار تتراكم عليها الأفكار التي تتراكم عليها الغبار، يمكنك الخروج بملاحظات قابلة للتنفيذ تمكّن فريقك من الغوص مباشرةً في مهامهم.

اجعل التعاون سهلاً مع تعليقات ClickUp

يسمح لك ClickUp Comments بتعيين تعليقات لمهام محددة، مما يسهل تتبع المحادثات وضمان المساءلة. يمكنك أيضًا حل التعليقات للإشارة إلى أنك قمت بمعالجتها وإعادة تعيين التعليقات إلى أعضاء فريق مختلفين إذا لزم الأمر.

بالإضافة إلى ذلك، تساعدك سلاسل المناقشة على تنظيم محادثات ما بعد الاجتماع من خلال بدء مناقشات مترابطة ضمن التعليقات، مما يسهل الوضوح والتعاون.

استخدام Microsoft Teams مع ClickUp

تخيل إدارة المهام أثناء الدردشة مع فريقك في الوقت الفعلي - كل ذلك في مكان واحد!

دعنا ندرس كيف يمكنك تحسين تواصل فريقك باستخدام تكامل ClickUp مع Microsoft Teams للحفاظ على تواصل الجميع وإنتاجيتهم.

فيما يلي ملخص لتكامل ClickUp وMicrosoft Teams:

على الرغم من أن Microsoft Teams يتميز بالعديد من الميزات، إلا أنه يحتوي على بعض القيود، مثل العدد المحدود من القنوات، وإعدادات الأذونات الصارمة، والإشعارات غير الموثوقة وتسليم الرسائل.

إدارة اجتماعات أفضل باستخدام ClickUp

ClickUp Meetings هو أحد بدائل Microsoft Teams الذي يمكن أن يحول تعاون فريقك وتواصله. فمع وجود كل شيء مركزي في مكان واحد، يمكنك جدولة الاجتماعات ومشاركة جداول الأعمال وتدوين الملاحظات دون عناء. قم بتعيين مهام قابلة للتنفيذ مع ملكية واضحة ومواعيد نهائية لضمان متابعة القرارات.

يقول عميلنا ماركوس فينيسيوس كوستا دي كارفالهو، محلل تحليلات الأعمال في شركة ACE، ما يلي حول استخدام اجتماعات ClickUp.

نستخدمه لمساعدة وتسريع اجتماعاتنا اليومية من طقوس سكروم الخاصة بنا. فهو يساعدني في التعرف على التقدم المحرز في سباق السرعة الخاص بي، والتقدم المحرز في مهامي والاحتفاظ بتراكم منظم لجميع مهامي.

اجعل المحادثات قابلة للتنفيذ باستخدام ClickUp Chat

يجعل ClickUp Chat التواصل سهلاً من خلال دمج محادثات ومهام الفريق في مساحة عمل واحدة سلسة. ويمكنك تحويل الرسائل إلى مهام - يدوياً أو باستخدام الذكاء الاصطناعي - واستخدام عمليات المتابعة لضمان عدم تفويت أي عناصر عمل.

تقوم الدردشات أيضاً بمزامنة المهام والتحديثات في الوقت الفعلي، مما يتيح لك عرض الحالات وإجراء التحديثات والتعاون دون مغادرة الدردشة.

شارك الأفكار بسهولة باستخدام مقاطع وقوالب ClickUp ClickUp

يوفر ClickUp تسجيل الشاشة مجاناً باستخدام ClickUp Clips، والذي يسمح لك بتسجيل شاشتك مباشرةً دون الحاجة إلى تطبيقات الطرف الثالث. وهذا يجعل من السهل مشاركة تعليمات الفيديو مع فريقك.

يتكامل ClickUp مع Slack وZoom. يمكنك تخصيص الإشعارات وإنشاء المهام من Slack وإدارة اجتماعات Zoom مباشرةً داخل ClickUp.

قالب محضر اجتماع ClickUp

علاوةً على ذلك، يقلل قالب ClickUp Meeting Minutes من الجهد والوقت اللازمين لإنشاء محاضر الاجتماعات وإدارتها.

احصل على قالب مجاني

يتضمن هذا القالب أقساماً ل:

تحسين التواصل في مشاريعك باستخدام ClickUp

Microsoft Teams هو نظام أساسي قوي للاجتماعات الافتراضية الفعالة.

يتيح لك دمج ClickUp مع Microsoft Teams الانتقال بسهولة من مناقشات الاجتماعات إلى إدارة المهام، مما يضمن تسجيل المهام ومتابعتها بكفاءة.

يمكنك إنشاء المهام مباشرةً من محادثات Teams وتتبع التقدم المحرز والبقاء منظماً دون مغادرة النظام الأساسي.

اشترك في ClickUp اليوم وشاهد الفرق.