ما هي حالة تلك المهمة؟ إنه سؤال بسيط.
لكن الحصول على إجابة واضحة قد يكون أمراً صعباً في فريق مزدحم: فالتحديثات مبعثرة عبر سلاسل الدردشة ورسائل البريد الإلكتروني والملاحظات المكتوبة على عجل. وتقترب المواعيد النهائية دون أن تشعر، وتُهمل المهام، وقبل أن تدرك ذلك، تجد نفسك تقضي وقتاً أطول في متابعة العمل بدلاً من إنجازه.
يساعدك Microsoft Planner في Teams على إنشاء مساحة منظمة ومشتركة تكون فيها المهام والمواعيد النهائية والمسؤوليات واضحة.
في هذه المقالة، سنتعرف على كيفية استخدام Microsoft Planner في Teams للحفاظ على تنظيم فريقك. 📊
❗️يتم بلوغ السعة القصوى لـ Planner بسرعة. Monday.com هو الخيار التالي المعتاد.
الفرق التي انتقلت من Planner إلى Monday.com واجهت نفس العقبات في غضون 6 أشهر: ارتفاع الأسعار، وتقارير محدودة، وغياب التسلسل الهرمي الفعلي. توضح لك قائمة المراجعة هذه كيفية تخطي الخطوة الوسطى. 👇🏼
كيف تستخدم Microsoft Planner داخل Microsoft Teams؟
اتبع هذه الخطوات لإعداد المهام وتنظيمها وإدارتها باستخدام Microsoft Planner مباشرةً في Teams.
- أضف Planner إلى Teams من قائمة التطبيقات
- إنشاء خطة أو ربطها داخل قناة الفريق
- نظم عملك باستخدام المجموعات والتصنيفات
- قم بتعيين المهام مع تحديد المسؤولين ومواعيد الاستحقاق والإشعارات
- قم بتصفية المهام وتجميعها وعرض التقدم المحرز باستخدام المخططات
- قم بتحديث المهام بسهولة مع تغير الأولويات
يمكن لـ Microsoft Planner المساعدة في تنظيم سير عمل فريقك.
سواء كنت تقوم بإعداده للمرة الأولى أو تبحث عن طرق لتحسين سير العمل الحالي لديك، فإن هذا الدليل التفصيلي سيرشدك خطوة بخطوة إلى الجوانب العملية لاستخدام Planner داخل Teams.
لنبدأ! 💪
الخطوة رقم 1: البحث عن Microsoft Planner وإضافته في Teams
أولاً، دعنا نضيف Planner إلى Teams.
افتح Microsoft Teams وانظر إلى القائمة الموجودة على اليسار. انقر على أيقونة التطبيقات (النقاط الثلاث) للوصول إلى تكاملات Microsoft Teams. اكتب Tasks by Planner and To Do (أو Planner فقط) *في شريط البحث.
انقر فوق "إضافة" لدمجه في Teams. بمجرد القيام بذلك، سيصبح Planner متاحًا مباشرةً داخل Teams، ولن تضطر إلى التنقل بين التطبيقات المختلفة لإدارة المهام.
🔍 هل تعلم؟ كان الاسم الرمزي لـ Microsoft Planner هو «Project Work Tracker» قبل إطلاقه رسميًا في عام 2016. وقد تم تطويره استجابةً للحاجة المتزايدة إلى أداة خفيفة الوزن لإدارة المهام ضمن Microsoft 365.
الخطوة رقم 2: إنشاء خطة جديدة في قناة الفريق
انقر فوق علامة التبويب Teams في القائمة اليسرى واختر القناة التي تريد إضافة Planner إليها. في الجزء العلوي من القناة، انقر فوق رمز + (زائد) لإضافة علامة تبويب جديدة. حدد Planner من قائمة التطبيقات.
اختر إنشاء خطة جديدة، وأطلق عليها اسمًا مثل "سبرينت التسويق" أو "خريطة طريق المشروع"، وحدد ما إذا كنت تريد إخطار الفريق عن طريق تحديد خيار "نشر في القناة حول علامة التبويب هذه".
انقر على حفظ، وبذلك تكون خطتك الجديدة جاهزة للتنفيذ.
الخطوة رقم 3: إضافة خطة موجودة إلى قناة الفريق (اختياري)
هل تستخدم Microsoft Planner بالفعل في مكان آخر؟ لا مشكلة، يمكنك استيراده إلى Teams في بضع خطوات فقط.
افتح لوحة Planner الحالية في متصفح الويب أو تطبيق Planner، وانقر على … (النقاط الثلاث) في الأعلى، ثم حدد نسخ رابط الخطة. بعد ذلك، انتقل إلى Teams، وانتقل إلى القناة ذات الصلة، وانقر على رمز + (علامة الزائد) لإضافة علامة تبويب جديدة.
حدد علامة التبويب الموقع الإلكتروني، وأعطها اسمًا، والصق رابط Planner الذي نسخته، ثم اضغط على حفظ. وبهذه البساطة، أصبحت خطتك الحالية مدمجة الآن بسلاسة في Teams لتسهيل الوصول إليها.
الخطوة رقم 4: تنظيم المهام باستخدام المجموعات
تُعد المجموعات بمثابة فئات تساعد في تنظيم المهام. فبدلاً من وضع كل شيء في قائمة واحدة طويلة، يمكنك تقسيم المهام حسب المرحلة أو القسم أو الأولوية.
داخل لوحة Planner الخاصة بك، انقر فوق إضافة مجموعة جديدة على اليمين.
قم بتسميتها، مثل "المهام المطلوبة" أو "قيد التنفيذ" أو "مكتملة". كرر هذه الخطوة لتنظيم مخططك إلى أي عدد تريده من المجموعات. وبهذه الطريقة، سيكون لديك هيكل واضح لإدارة العمل.
📮نصائح من ClickUp: يستخدم 92% من الموظفين أساليب غير متسقة لتتبع بنود العمل، مما يؤدي إلى إغفال اتخاذ القرارات وتأخير التنفيذ.
سواء كنت ترسل ملاحظات متابعة أو تستخدم جداول البيانات، غالبًا ما تكون العملية مشتتة وغير فعالة. يضمن حل إدارة المهام من ClickUp تحويل المحادثات إلى مهام بسلاسة — حتى يتمكن فريقك من التصرف بسرعة والحفاظ على التنسيق.
الخطوة رقم 5: إضافة المهام وتوزيعها
حان الوقت الآن لبدء إضافة المهام وتوزيعها على أعضاء الفريق. انقر فوق + إضافة مهمة أسفل الفئة المناسبة. قم بتسمية المهمة، وحدد تاريخ الاستحقاق، وقم بتوزيعها على أحد أعضاء فريقك. انقر فوق إضافة مهمة، وستظهر في القائمة.
🧠 حقيقة ممتعة: يستخدم Planner لوحة على غرار Kanban لمساعدة المستخدمين على نقل المهام عبر مراحل مختلفة، مما يجعله أداة رائعة للفرق التي تعمل بنظام Agile لإدارة سير العمل. يمكن أيضًا مزامنة المهام مع Microsoft To Do، مما يتيح للمستخدمين إدارة المهام الشخصية وأهداف الفريق في مكان واحد.
الخطوة رقم 6: إعداد الإشعارات
هل تريد أن يبقى فريقك على اطلاع دائم بأحدث المستجدات؟ قم بإعداد الإشعارات في Planner.
انقر على الإعدادات (رمز الترس)، وانتقل إلى الإشعارات، واختر التنبيهات التي تحتاجها (مثل: تخصيص المهام وتغييرات مواعيد الاستحقاق)، ثم اضغط على حفظ. لن يكون هناك مبرر بعد الآن لقول "لم أرَ تلك المهمة".
🧠 حقيقة ممتعة: تأتي كلمة "plan" من الكلمة اللاتينية planum، التي تعني سطحًا مستويًا أو مخططًا، وترمز إلى مسار واضح يجب اتباعه.
الخطوة رقم 7: استخدم عوامل التصفية والتجميع لتتبع العمل
مع ازدياد عدد المهام في خطتك، يصبح العثور على المهام بسرعة أمرًا ضروريًا. وهنا يأتي دور المرشحات والتجميع. إليك كيفية استخدام ميزات Microsoft Teams هذه:
- في الجزء العلوي من لوحة Planner الخاصة بك، استخدم زر التصفية لفرز المهام حسب: تاريخ الاستحقاق (ما الذي تجاوز موعده؟ ما هي المهام التي ستحل قريبًا؟) الأولوية (ما هي المهام العاجلة؟ وما هي المهام التي يمكن تأجيلها؟) التقدم (ما هي المهام الجارية أو المكتملة؟) العضو المكلف (من يعمل على ماذا؟)
- تاريخ الاستحقاق (ما هي المهام المتأخرة؟ وما هي المهام القادمة قريبًا؟)
- الأولوية (ما هو العاجل؟ وما الذي يمكن تأجيله؟)
- التقدم (ما هي المهام الجارية أو المكتملة؟)
- العضو المكلف (من يعمل على ماذا؟)
- يمكنك أيضًا استخدام ميزة التجميع حسب لتنظيم المهام حسب: الفئة (المهام المطلوبة، قيد التنفيذ، المكتملة) المكلف بها (ميزة رائعة لمعرفة من لديه أعباء عمل زائدة) تاريخ الاستحقاق (لإلقاء نظرة سريعة على المواعيد النهائية)
- المجموعات (المهام المطلوبة، قيد التنفيذ، المكتملة)
- المكلف (ميزة رائعة لمعرفة من لديه أعباء عمل كثيرة)
- موعد الاستحقاق (لإلقاء نظرة سريعة على المواعيد النهائية)
- تاريخ الاستحقاق (ما هي المهام المتأخرة؟ وما هي المهام القادمة قريبًا؟)
- الأولوية (ما هو العاجل؟ وما الذي يمكن تأجيله؟)
- التقدم (ما هي المهام الجارية أو المكتملة؟)
- العضو المكلف (من يعمل على ماذا؟)
- المجموعات (المهام المطلوبة، قيد التنفيذ، المكتملة)
- المكلف (ميزة رائعة لمعرفة من لديه أعباء عمل كثيرة)
- موعد الاستحقاق (لإلقاء نظرة سريعة على المواعيد النهائية)
تساعدك هذه الأدوات على التركيز على ما هو أهم دون الحاجة إلى التمرير عبر قائمة طويلة من المهام.
الخطوة رقم 8: تتبع التقدم المحرز باستخدام المخططات المرئية
للحصول على نظرة عامة سريعة على تقدم الفريق، انتقل إلى عرض المخططات. في علامة التبويب Planner، انقر فوق المخططات في الجزء العلوي. سترى تفاصيل المهام حسب الحالة ومعلومات رئيسية أخرى.
إذا كنت من محبي العناصر المرئية، فهذه طريقة رائعة لاكتشاف نقاط الاختناق وتعديل أحمال العمل قبل أن تخرج الأمور عن مسارها.
📖 اقرأ أيضًا: ClickUp مقابل Teams: أي أداة تعاون تناسبك؟
الخطوة رقم 9: قم بتحرير المهام أو نقلها حسب الحاجة واستخدم الميزات المتقدمة (اختياري)
المهام ليست ثابتة — يمكنك تحديثها أو نقلها بسهولة مع تقدم العمل. انقر فوق مهمة ما لتحرير التفاصيل أو إضافة ملاحظات أو إرفاق ملفات أو تحديث قائمة المراجعة الخاصة بها.
لنقل مهمة بين المجموعات، ما عليك سوى سحبها وإفلاتها. يمكنك أيضًا فتح المهمة وتغيير مجموعتها يدويًّا. وهذا يسهل التكيف مع تغير الأولويات.
هل تريد الارتقاء بإعدادات Planner إلى مستوى أعلى؟ جرب هذه الميزات الإضافية:
- إرفاق الملفات: قم بتحميل المستندات مباشرةً إلى المهام بحيث يكون كل شيء في مكان واحد
- استخدم العلامات: قم بترميز المهام بالألوان لتنظيمها بصريًّا بسرعة (على سبيل المثال، أولوية عالية، أولوية منخفضة)
- نسخ المهام: قم بتكرار المهام إذا كان لا بد من تكرارها عبر خطط مختلفة
🔍 هل تعلم؟ تم تطوير Microsoft Teams ليحل محل Skype for Business، وتم إطلاقه في عام 2017 كرد مباشر على Slack.
ما هي قيود Microsoft Planner في Teams؟
على الرغم من أن Microsoft Planner أداة موثوقة لإدارة المهام داخل Teams، إلا أنها تنطوي على بعض العيوب. وبناءً على احتياجات فريقك، قد تواجه قيودًا تؤثر على سير العمل أو التخصيص أو قابلية التوسع.
فيما يلي بعض التحديات الرئيسية التي يجب أخذها في الاعتبار:
- قيود المهام والخطط: يمكن أن تحتوي الخطة الواحدة على 3,000 مهمة نشطة و9,000 مهمة فقط، بما في ذلك المهام المكتملة. يمكن للمستخدمين أو المجموعات امتلاك ما يصل إلى 400 خطة فقط
- عدد محدود من المجموعات والمكلفين: يقتصر كل خطة على 200 مجموعة، ولا يمكن تعيين مهمة إلا لـ 20 مستخدمًا كحد أقصى، مما يجعل من الصعب عليك استيعاب سير العمل المعقد
- يفتقر إلى أدوات متقدمة لإدارة المشاريع: لا يدعم Planner مخططات جانت، ويفتقر إلى سجل التدقيق، ولا يحتوي على ميزة مدمجة لتتبع الوقت المستغرق في المهام
- لا توجد خيار التراجع: إذا حذفت مهمة أو خطة، فستُحذف نهائيًا — ولا توجد سلة محذوفات لاستعادتها
- متطلبات Microsoft 365: Planner ليس أداة مستقلة. لا يمكنك استخدامه إلا من خلال اشتراك في Microsoft
🔍 هل تعلم؟ يعود تاريخ أول مخطط معروف في العالم إلى الصين في القرن العاشر، حيث كان المسؤولون يستخدمون ألواحًا خشبية لتتبع المواعيد والجداول الزمنية.
كيف يُعد ClickUp بديلاً أقوى من Microsoft Planner؟
عندما تتجاوز الفرق سعة لوحات المهام الأساسية، يحل ClickUp محل Planner بسير عمل مرن وأتمتة وتعاون في الوقت الفعلي.
- أنشئ مهامًا تفصيلية تتضمن مهام فرعية وأولويات ومُكلفين متعددين
- استخدم طرق العرض (القائمة، اللوحة، التقويم، الخط الزمني) لتتبع العمل بصريًّا
- أتمتة المهام والتحديثات والمتابعات
- قم بإنشاء مهام فرعية وملخصات وتحديثات باستخدام ClickUp Brain
- تعاون في الوقت الفعلي باستخدام الدردشة وSyncUps والتعليقات
أصبح العمل اليوم غير منظم. فمشاريعنا ومعارفنا واتصالاتنا مشتتة عبر أدوات منفصلة عن بعضها، مما يؤدي إلى إبطاء عملنا.
يُحل ClickUp هذه المشكلة من خلال التطبيق الشامل للعمل الذي يجمع بين المشاريع والمعرفة والدردشة في مكان واحد — وكل ذلك مدعوم بالذكاء الاصطناعي الذي يساعدك على العمل بشكل أسرع وأكثر ذكاءً.
إليك كيفية البدء في استخدام ClickUp! 🤩
إدارة المهام
يحافظ ClickUp Tasks على تنظيم مهامك، بحيث لا تشعر أبدًا بأن إدارة المهام أمر مرهق. ستحصل على المرونة والتحكم اللازمين لتقسيم العمل، وتتبع التقدم المحرز، والحفاظ على كل شيء في مكان واحد. أضف أوصافًا تفصيلية، ومواعيد استحقاق، ومرفقات، وأولويات، ومُكلفين متعددين حتى لا يفوتك أي شيء.
هل تحتاج إلى تقسيم المشاريع الكبيرة إلى أجزاء أصغر؟ تساعدك المهام الفرعية على تحويل الأهداف الضخمة إلى خطوات يمكن إدارتها في ثوانٍ معدودة.
بالإضافة إلى ذلك، يتجاوز هذا البرنامج نطاق إدارة المهام بفضل " طرق عرض ClickUp " و "أتمتة ClickUp" المدعومة بالذكاء الاصطناعي. يمكنك التبديل بين طرق العرض لمعرفة المهام العاجلة، وأتمتة الأعمال المتكررة، وحتى استخدام "ClickUp Brain"، المساعد المدمج المدعوم بالذكاء الاصطناعي، لإنشاء تحديثات للمهام أو مهام فرعية.
على سبيل المثال، لنفترض أنك بصدد إطلاق حملة تسويقية جديدة. في Planner، يمكنك إنشاء مهمة أساسية لها، وتعيين عدد قليل من أعضاء الفريق، و... هذا كل شيء.
ولكن مع ClickUp، يمكنك الاستفادة من جميع مهاراتك في إدارة المهام! أنشئ مهمة إطلاق حملة التسويق للربع الثاني، وأضف مهام فرعية مثل تصميم قوالب البريد الإلكتروني وصياغة منشورات وسائل التواصل الاجتماعي. بعد ذلك، يمكنك تحديد المواعيد النهائية وتعيين الفرق والمتابعة.
🔍 هل تعلم؟ كان المصريون القدماء يخططون لسنتهم بأكملها وفقًا لدورات فيضان نهر النيل، مما أدى إلى إنشاء أحد أقدم أنظمة التقويم المعروفة القائمة على الأحداث الطبيعية.
لضمان تغطية كل التفاصيل، اعتمد على قوائم مراجعة المهام في ClickUp. تساعد هذه الميزة الفرق على الحفاظ على التنظيم وتضمن عدم إغفال أي شيء.
تُعد كل قائمة مراجعة للمهام بمثابة قائمة مهام مدمجة داخل المهمة، مما يسهل تقسيم العمل إلى بنود عمل أصغر. هل تحتاج إلى تفويض المهام؟ يمكنك تخصيص بنود قائمة المراجعة لأعضاء الفريق المختلفين، بحيث تكون المسؤوليات واضحة تمامًا.
بالإضافة إلى ذلك، يمكن رؤية التقدم المحرز فورًا مع إتمام كل بند، مما يضمن تنسيق جهود الفرق العاملة عن بُعد.
لنفترض أنك تدير سير عمل نشر مدونة. قم بتعيين عناصر قائمة المهام مثل الصياغة والتصميم وتحسين محركات البحث (SEO) وتحديد مواعيد أعضاء الفريق، وتابع التقدم المحرز في الوقت الفعلي، وتخلص من المتابعات المتكررة.
⚙️ مكافأة: إليك الدليل الشامل لـ ClickUp! تعرف على كل ما تحتاج إلى معرفته عن هذه المنصة، بدءًا من إمكانياتها كبرنامج لإدارة المهام وصولًا إلى عمليات التكامل والميزات المتقدمة المدعومة بالذكاء الاصطناعي.
كما يمكنك مشاهدة هذا الفيديو حول كيفية البقاء على اطلاع بأولوياتك:
تعاون سلس بين أعضاء الفريق
تتيح لك ميزة ClickUp Chat التخلص من الحاجة إلى التنقل بين التطبيقات — وهذه الميزة تجعل ClickUp فريدًا من نوعه في مجال التعاون السلس بين أعضاء الفريق.
لنفترض أنك تعمل على إطلاق منتج، وأن قائمة المهام الخاصة بك تغطي كل شيء، ولكنك تتلقى تعليقات في اللحظة الأخيرة. بدلاً من إغراق Slack بالرسائل، انتقل إلى "الدردشة" (Chat)، التي ترتبط مباشرة بمهامك.
ناقش التغييرات في المساحات الخاصة أو قم بإجراء مكالمات صوتية أو مرئية سريعة باستخدام SyncUps. بفضل Brain المدمج، يمكنك تحويل الرسائل إلى مهام قابلة للتنفيذ بنقرة واحدة فقط. هل تحتاج إلى تحديث عاجل بشأن إحدى المهام؟ اطلب من ClickUp Brain داخل الدردشة تلخيص سلاسل الدردشة الطويلة وتحديد بنود العمل.
📖 اقرأ أيضًا: كيف تعزز Teams إنتاجيتها باستخدام ClickUp
قوالب تخطيط جاهزة
لا داعي لأن يكون متابعة مهامك اليومية أمرًا صعبًا. يساعدك قالب ClickUp Daily Planner على تنظيم كل شيء وتحديد أولوياته وتتبعه في مكان واحد — حتى تتمكن من التركيز على ما يهم.
باستخدام نموذج المخطط اليومي هذا، يمكنك تصنيف المهام إلى أقسام مثل «شخصي» أو «عمل» أو «أهداف»، مما يسهل عليك تحديد ما يحتاج إلى اهتمامك. تساعدك أدوات تحديد الأولويات على إنجاز المهام الأكثر أهمية وإلحاحًا أولاً، بينما تتيح لك أدوات التتبع المرئية مثل الرسوم البيانية والجداول مراقبة تقدمك بنظرة سريعة.
🔍 هل تعلم؟ مصفوفة أيزنهاور، وهي طريقة شائعة لإدارة الوقت، مستوحاة من الرئيس الأمريكي السابق دوايت دي أيزنهاور، الذي اشتهر بترتيب المهام حسب الأولوية بناءً على مدى إلحاحها وأهميتها.
متى يجب عليك الانتقال من Microsoft Planner إلى ClickUp؟
يُعد Microsoft Planner في Teams طريقة رائعة لتنظيم المهام والتعاون مع فريقك ومتابعة المواعيد النهائية.
ولكن إذا كنت بحاجة إلى مزيد من المرونة والأتمتة والميزات المتقدمة، فقد تبحث عن أداة أكثر قوة.
يقدم ClickUp، التطبيق الشامل للعمل، إدارة مهام قوية، وتعاونًا في الوقت الفعلي، وسير عمل قابل للتخصيص. ستحصل على كل ما تحتاجه لتخطيط عمل فريقك وتتبعه وتحسينه في مكان واحد.
لماذا تكتفي بالقليل؟ اشترك في ClickUp مجانًا اليوم! ✅