هل سبق لك أن أنهيت يومك معتقدًا أن كل شيء قد انتهى، فقط لتتلقى رسالة من عميل توقفك عن العمل: "لم نستلم تقريرك بعد؟"
فجأة، تشعر بأن كل شيء لم يتم إنجازه. والجزء الأسوأ؟ لقد انسحبت عقلياً، والآن أنت تجاهد لإصلاح ما فاتك.
هذا بالضبط ما تساعدك مهام ChatGPT على تجنبه. تُسهِّل أحدث ميزة من OpenAI تعيين تذكيرات لمرة واحدة وتذكيرات متكررة، حتى لا تفوتك أي متابعة أو مهمة أو موعد نهائي مهم مرة أخرى.
في منشور المدونة هذا، سنشرح لك كيفية استخدام مهام ChatGPT، وسنشارك أمثلة من واقع الحياة، وسنوضح لك كيفية التغلب على قيودها مع حلول إدارة المهام الأكثر قوة مثل ClickUp.
لنجعل ذعر اللحظة الأخيرة شيئًا من الماضي! 🙌
⏰ ملخص 60 ثانية
- تسمح لك خاصية المهام المجدولة في ChatGPT بتعيين تذكيرات بسهولة لكل من المهام لمرة واحدة والمهام المتكررة، مما يبقيك على المسار الصحيح
- سوف تتلقى إشعارات في الوقت المناسب، مما يضمن لك عدم تفويت أي مهمة مهمة، حتى عندما تكون غير متصل بالإنترنت
- تأتي مهام ChatGPT مع قيود. وللتغلب عليها، يمكنك إقران ChatGPT مع مدير مهام للتتبع في الوقت الفعلي، وكن محدداً في المطالبات، وقم بتعيين تذكيرات يدوية للمساءلة
- استخدام أدوات بديلة أكثر قوة مثلClickUp يمكن أن يساعدك أيضًا. فهو يوفر قوالب وأدوات قابلة للتخصيص بالكامل لتناسب احتياجاتك الخاصة
- معClickUp، يمكنك تنظيم المهام بكفاءة باستخدام قوائم معدة مسبقًا وعروض ديناميكية وحقول مخصصة، وكلها مصممة خصيصًا لأي مجال أو سير عمل
كيفية استخدام مهام ChatGPT
هل شعرت يومًا بأنك لا تقوم بما يكفي، حتى عندما تحقق أهدافك يمينًا ويسارًا ووسطًا؟ هذا هو ذنب الإنتاجية يتسلل إليك. ولكن إليكم الأمر: أن تكون منتجًا لا يعني أن تكون منتجًا أن تعمل باستمرار؛ بل أن تعمل بذكاء.
هذا هو المكان الذي يمكن أن تساعد فيه مهام ChatGPT المجدولة. إليك كيفية عمل ChatGPT لمساعدتك في التحقق من تلك المهام من قائمة مهامك وإدارة الجداول الزمنية المعقدة:
الخطوة 1: الوصول إلى مهام ChatGPT
لجدولة مهمة باستخدام ChatGPT، انقر على أيقونة ملفك الشخصي في الزاوية العلوية اليمنى. ثم، اختر 'المهام' من القائمة المنسدلة. سترى قائمة بجميع مهامك المجدولة والتذكيرات القادمة.
عبر ChatGPT ملاحظة: مهام ChatGPT متاحة فقط لمستخدمي ChatGPT Plus الذين لديهم إمكانية الوصول إلى نموذج GPT-4. إذا لم تكن مشتركاً في Plus بعد، ستحتاج إلى الترقية لاستخدام هذه الميزة.
الخطوة 2: قم بإعداد تذكير أو مهمة
إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي تقوم فيها بإعداد تذكير أو مهمة، فلديك خيارات! يمكنك اتباع أحد اقتراحات ChatGPT المفيدة، أو إذا كنت تشعر ببعض المغامرة، انقر على "جرّب بنفسك" وتولَّ زمام الأمور.
قم بإعداد تذكيرات أو مهام باستخدام اقتراحات ChatGPT، أو جرب بنفسك
إليك ما يمكنك فعله بدلاً من ذلك:
- حدد 'ChatGPT مع المهام المجدولة' (ستجده في القائمة المنسدلة)
- اطلب من ChatGPT إنشاء مهام مثل: 'ذكّرني بعيد ميلاد أمي في 13 مارس'
بمجرد إرسال المهمة، سيظهر لك هذا الإشعار:
تذكير يظهر بعد إنشاء مهمة جديدة
💡 نصيحة احترافية: كن محددًا في تذكيراتك! بدلاً من مجرد "ذكّرني بمراسلة جون عبر البريد الإلكتروني"، جرّب "ذكّرني بمراسلة جون حول تقرير الربع الثاني بحلول الساعة 3 مساءً."_ كلما كنت أكثر وضوحاً، كلما كان ChatGPT أفضل، كلما كان بإمكان ChatGPT إبقائك على المسار الصحيح. الأمر كله يتعلق بإعطائه السياق الصحيح للعمل معه!
الخطوة 3: تحديث المهمة أو إيقافها مؤقتًا أو حذفها
أولاً، افتح المهام المجدولة من "صفحة المهام" في ChatGPT على الويب. من أيقونة ملفك الشخصي، انتقل إلى القائمة المنبثقة. تصفح وحدد المهمة التي ترغب في تحديثها، وانقر على أيقونة القلم الرصاص.
لإيقاف تلك المهمة أو حذفها، انقر على "النقاط الأفقية الثلاث (علامة الحذف)"
إدارة أو تحديث المهام المجدولة لمرة واحدة أو المهام المتكررة
إذا كنت تقوم بتحديث المهمة، سيتطلب منك إدخال التفاصيل التالية:
- اسم المهمة: الأخبار المالية اليومية
- التعليمات: البحث في المصادر الرائدة وتقديم رؤى إخبارية ملخصة
- إعدادات الجدول الزمني: يوميًا في الساعة 9:00 صباحًا بتوقيت المحيط الهادي (حدد هنا أيضًا المهام لمرة واحدة، إن وجدت)
الخطوة 4: تمكين الإشعارات
بمجرد تعيين التذكير، قم بتمكين الإشعارات لتبقى على اطلاع دائم. من سطح المكتب أو تطبيق الهاتف المحمول، انتقل إلى "إعدادات الإشعارات" على الويب ChatGPT.
سيكون لديك خيار الاختيار بين البريد الإلكتروني أو الإشعارات الفورية أو كليهما. ستظهر الإشعارات على الشاشة، سواء كان ChatGPT يعمل في الخلفية أم لا.
الإشعارات والإعدادات الأخرى في ChatGPT عند تعيين التذكيرات
قد تحتاج إلى تحديث إعدادات المتصفح الإضافية لتمكين إشعارات سطح المكتب. إذا اكتشف ChatGPT أن الأذونات الضرورية معطّلة، فقد ترى ذلك:
إذن الإشعارات لتلقي التحديثات اليومية لجميع مهامك
انقر على زر السماح لتمكين الأذونات اللازمة. إذا كنت تستخدم متصفح كروم، سيظهر شيء كهذا على شاشتك:
إدارة الإشعارات لتلقي التحديثات اليومية على شاشة سطح المكتب
اقرأ المزيد: أفضل أدوات برامج إدارة المهام للارتقاء بسير عملك
كيفية استخدام مهام ChatGPT Tasks لتحقيق أقصى استفادة ممكنة
سواء كنت تقوم بمشاريع متعددة أو تحتاج فقط إلى القليل من التنظيم، إليك كيفية استخدام ChatGPT لزيادة الإنتاجية :
- قسّم الأهداف الكبيرة: بدلًا من الشعور بالإرهاق، دع مهام ChatGPT تساعدك على تقسيم المشاريع الكبرى إلى خطوات أصغر قابلة للتنفيذ من أجلإبقاء المهام على المسار الصحيح
- قلل من الإفراط في التفكير: لست متأكدًا من أين تبدأ؟ اطلب من ChatGPT اقتراح الخطوات المنطقية التالية لأي مهمة
- حدد الأولويات كالمحترفين: احصل على اقتراحات مدعومة بالذكاء الاصطناعي بشأن ما يجب معالجته أولاً بناءً على مدى إلحاحه أو أهميته أو الجهد المبذول فيهتنظيم الأهداف بشكل أفضل
- أتمتة العمل الروتيني: استخدم ChatGPT لصياغة رسائل البريد الإلكتروني أو تلخيص ملاحظات الاجتماع أو إنشاء قوالب قابلة لإعادة الاستخدام
- تتبع التقدم المحرز وضبطه: راجع مهامك المنجزة بانتظام لتحديد الأنماط,تفويض مهامك بفعاليةوتجنب الإرهاق
✍️مقترحات لتبدأ بها
- _قسّم مشروعي على [الموضوع] إلى خطوات صغيرة يمكن التحكم فيها
- _حدد أولويات هذه المهام بناءً على مدى إلحاحها وأهميتها: [ضع قائمة بمهامك]
- _اقترح سير عمل بسيط لإدارة مهامي اليومية بكفاءة
- _قم بصياغة رسالة متابعة بالبريد الإلكتروني لعميل حول [الموضوع]
- _ساعدني في وضع خطة أسبوعية لتحقيق التوازن بين العمل وإدارة المهام الشخصية ## محدودية استخدام مهام ChatGPT
في حين أن مهام ChatGPT يمكن أن تعزز الإنتاجية، إليك بعض القيود التي يجب وضعها في الاعتبار:
- لا يوجد تتبع في الوقت الحقيقي: على عكس تطبيقات إدارة المهام، لا يقوم ChatGPT بالمزامنة عبر الأجهزة أو إرسال تذكيرات
- يفتقر إلى التكامل: لن يتصل بالتقويم أو البريد الإلكتروني أو أدوات إدارة المشاريع، لذا ستحتاج إلى تتبع المهام يدويًا
- احتفاظ محدود بالسياق: إذا لم تقدم تفاصيل كافية، فقد تكون الردود فضفاضة جدًا أو قد تفوتك الفروق الدقيقة الرئيسية
- لا توجد ميزات مساءلة: يمكن ل ChatGPT اقتراح المهام، لكنه لن يقوم بمتابعتها أو ضمان إكمالها
- ليست مصممة لإدارة المشاريع المعقدة: بالنسبة لمهام سير العمل المعقدة ذات التبعيات، قد تكون الأدوات المخصصة أكثر فعالية
كيفية التغلب على هذه القيود؟ 🤔 📊 استخدم ChatGPT جنبًا إلى جنب مع مدير المهام للتتبع في الوقت الفعلي 💬 كن محددًا في مطالباتك للحصول على اقتراحات أكثر ملاءمة 🕰️ قم بتعيين تذكيرات يدوية لإبقاء نفسك مسؤولاً عن نفسك
اقرأ المزيد: كيفية التعامل مع قيود ChatGPT بشكل فعال
استخدام المهام مع ClickUp
هل سبق لك أن شعرت بالإحباط عند تخطيط مهامك مع ChatGPT لتنساها بعد ساعات قليلة؟ لا يوجد تكامل أو متابعة أو إحساس بالملكية.
مجرد قائمة تجلس هناك بينما تقترب مواعيدك النهائية. قيود ChatGPT: نقص التتبع وانعدام المساءلة يمكن أن يجعلك تشعر بأنك عالق بدلاً من أن تكون منتجاً.
وهنا يأتي دور انقر فوق يمكن أن يساعدك. باعتباره تطبيق كل شيء للعمل، فهو مصمم للحفاظ على تنظيمك وتركيزك وتجاوز المواعيد النهائية.
بفضل الذكاء الاصطناعي المدمج لمساعدتك على التخطيط بذكاء أكبر، والمهام للحفاظ على تنظيم عملك، والمستندات لتخزين أفكارك، والتذكيرات حتى لا يفوتك أي موعد نهائي، والدردشة المدمجة لإبقاء فريقك على اتصال، يمنحك ClickUp كل ما تحتاجه للعمل - في مكان واحد. وهذه هي البداية فقط.
دعنا نلقي نظرة على كيفية مهام النقر فوق المهام تبسيط إدارة المهام بالنسبة لك.
إدارة المهام المركزية الشاملة
هل تتنقل بين عدة أدوات فقط لتتبع المهام؟ لست وحدك. يمكن للتبديل المستمر بين المنصات إهدار ما يصل إلى 32 يوم عمل في السنة وهو الوقت الذي يمكن أن تقضيه في إنجاز الأمور فعليًا.
باستخدام مهام ClickUp Tasks، كل ما تحتاجه لتخطيط العمل وتعيينه وتتبعه في مكان واحد. لا مزيد من التنقل بين التطبيقات للتحقق من من يتولى ماذا أو البحث عن تحديثات التقدم. تظل مهامك متناسقة، ويظل عبء عملك منظمًا، مما يعزز الإنتاجية الإجمالية للفريق .
📌مثال: أنت تقود عملية إطلاق منتج مع فريق مكون من عشرة أشخاص، لكن الجميع يستخدمون أدوات مختلفة - شخص واحد يتتبع المهام في جدول بيانات، وآخر يدير المواعيد النهائية في تقويم، وتحديثات الفريق مبعثرة عبر Slack والبريد الإلكتروني. إنها فوضى.
قم بالتبديل إلى ClickUp، وسيصبح كل شيء - المهام وتواريخ الاستحقاق والمسؤوليات - في مكان واحد مشترك لوحة تحكم المهام . يمكن لأعضاء الفريق تعيين عناصر الإجراءات، والتعليق مباشرة على المهام، والحصول على تحديثات في الوقت الفعلي دون التنقل بين التطبيقات. لا مزيد من المواعيد النهائية الفائتة أو الرسائل المفقودة أو إرهاق الأدوات - فقط سير عمل مبسط يحافظ على سير عملية الإطلاق على المسار الصحيح. 🚀
مثال آخر يجب أخذه بعين الاعتبار قطعة الأشخاص وهي منظمة تدمج القيم الإنسانية في أماكن العمل. كانوا يعانون من عدم الكفاءة بسبب تشتت سير العمل عبر أدوات مثل Excel وSlack وWord Documents.
ومنذ اعتماد ClickUp، تمكنوا من تجميع كل شيء في مكان واحد. والآن، يساعدهم ClickUp على تنظيم العمل حسب المبادرات ومواءمته مع عملياتهم الحالية.
دعنا نستكشف جميع الطرق التي يمكنك من خلالها تخصيص المهام لتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية في ClickUp:
1. إضافة حالات مخصصة إلى المهام
يمكنك تخصيص حالات المهام في ClickUp وفقًا لسير عملك. على سبيل المثال، قد يقوم فريق المحتوى بتشغيل منشور مدونة من خلال مراحل "الصياغة" و"التنسيق" و"المراجعة التحريرية" قبل النشر، بينما قد يضع فريق البرمجيات جزءًا جديدًا من التعليمات البرمجية في انتظار الموافقة عليه في مرحلة "الاختبار" لاكتشاف أي أخطاء أو مشاكل، ثم مرحلة "النشر" عندما تكون التعليمات البرمجية جاهزة للنشر.
إنشاء حالات مهام مخصصة في ClickUp لتتبع تقدم المهام بالطريقة التي تريدها
2. تصنيف المهام إلى أنواع المهام الصحيحة
صنف المهام بناءً على فئاتها أو تعقيداتها. على سبيل المثال، يمكنك تصنيف مهام التطوير إلى "ملاحم" و"أخطاء" و"دعم" وما إلى ذلك.
رتب مهامك حسب الفئات الخاصة بكل منها لتحسين إمكانية الوصول والرؤية باستخدام أنواع المهام المخصصة في ClickUp
3. تعيين مستويات الأولوية
لتحديد أولويات مهامك بشكل أفضل، قم بتعيين مستويات أولوية مختلفة مرمزة بالألوان، مثل عاجل، وعالي، وعادي، ومنخفض.
وضع علامة على المهام العاجلة والمهمة بسهولة عبر ClickUp Task Priorities (أولويات المهام)
على سبيل المثال، ضع في اعتبارك وضع علامة على طلبات العميل على أنها "عاجلة" بينما تضع علامة على الاجتماعات الداخلية على أنها ذات أولوية "منخفضة" إذا كانت تتوافق مع سير عمل فريقك.
📮ClickUp Insight: هل تعتقد أن قائمة مهامك تعمل؟ فكر مرة أخرى. يُظهر استطلاعنا أن 76% من المحترفين يستخدمون نظام تحديد الأولويات الخاص بهم لإدارة المهام. ومع ذلك، تؤكد الأبحاث الحديثة أن 65% من العاملين يميلون إلى التركيز على المكاسب السهلة على حساب المهام ذات القيمة العالية دون تحديد الأولويات بشكل فعال. أولويات المهام في ClickUp تُغيّر طريقة تصورك ومعالجتك للمشاريع المعقدة، مع تسليط الضوء بسهولة على المهام المهمة. باستخدام مهام سير العمل المدعومة بالذكاء الاصطناعي وعلامات الأولوية المخصصة من ClickUp، ستعرف دائمًا ما يجب معالجته أولاً.
👉🏼Want للتحسن في تحديد الأولويات؟ شاهد نصائح الخبراء في الفيديو أدناه:
3. التقط التفاصيل في الحقول المخصصة
قم بإضافة حقول متخصصة مثل التواريخ أو الروابط أو الأرقام إلى كل مهمة للحفاظ على مركزية السياق وتسهيل الرجوع إليها. على سبيل المثال، يمكنك إضافة رابط مصدر إلى مهمة "بحث"، مما يسهل على زميل الفريق المعين الرجوع إلى المصدر.
إضافة الحقول المخصصة في ClickUp لالتقاط التفاصيل الرئيسية للمهام بسهولة
4. إدارة تبعيات المهام وتخطيط النتائج بشكل أفضل
إنشاء تبعيات المهام في ClickUp
6. إنشاء المهام والمهام الفرعية باستخدام الذكاء الاصطناعي ClickUp Brain وهو مساعد الذكاء الاصطناعي الأصلي في ClickUp، يساعد في إنشاء المهام وتنقيحها وأتمتتها بناءً على مدخلاتك.
اختر من بين مطالبات متعددة لإنشاء المهام، والبحث في مساحة العمل الخاصة بك، والحصول على تحديثات المشروع، والمزيد باستخدام ClickUp Brain
إليك طريقة عمله:
- ما عليك سوى وصف ما تحتاج إليه، وسيقوم ClickUp Brain بإنشاء مهمة منظمة بعنوان ووصف وتواريخ استحقاق ومهام فرعية ذات صلة
- يقوم بتحليل مهامك الحالية وسير عملك لاقتراح عناصر العمل ذات الصلة، مما يقلل من الإدخال اليدوي
- يتفهم ClickUp Brain التبعيات والأولويات والمواعيد النهائية، ويقترح تحسينات للمهام لتتناسب مع سير عملك بشكل أفضل
- هل تحتاج إلى تعديل مهمة ما؟ يمكن للذكاء الاصطناعي تنقيح أوصاف المهام، أو تلخيص التحديثات المطولة، أو إعادة تنسيق التفاصيل من أجل الوضوح
من خلال الاستفادة من ClickUp Brain، ستقضي وقتاً أقل في العمل الإداري ووقتاً أطول في تنفيذ المهام بكفاءة.
إنشاء المهام والمهام الفرعية وإضافة تفاصيل إلى أوصاف المهام باستخدام أوامر بسيطة في ClickUp Brain
🧠حقيقة ممتعة: عن طريق الاقتران أتمتة ClickUp باستخدام ClickUp Brain، يمكنك أتمتة المهام المتكررة باستخدام أوامر "إذا-ثم" باللغة الطبيعية!
7. تعيين تذكيرات مخصصة ومهام متكررة
تتمثل إحدى أكبر مزايا ClickUp مقارنةً ب ChatGPT (أو حتى أدوات إدارة المهام الأخرى) في قدرتها على تعيين تذكيرات مخصصة للغاية ومهام متكررة - لضمان عدم وقوع أي شيء في الثغرات.
يتيح لك ClickUp تعيين تذكيرات لأوقات محددة أو تشغيلها بناءً على ظروف معينة (على سبيل المثال، عندما تكون المهمة متأخرة أو عندما تقترب مرحلة مهمة في المشروع).
مع المهام المتكررة في ClickUp ، يمكنك جدولة المهام لتكرارها يوميًا أو أسبوعيًا أو شهريًا أو بناءً على الإنجاز. هذا مثالي لـ
- تسجيلات الفريق الأسبوعية
- التقارير الشهرية
- متابعة العملاء
- المراجعات الروتينية للمشروع
💡 نصيحة احترافية: على عكس قوائم المهام الثابتة، يقوم ClickUp بتحديث تاريخ استحقاق المهام المتكررة تلقائيًا ويسمح بالتخصيص الكامل - تعيين قواعد تكرار مختلفة، وتعيين أعضاء الفريق، وحتى إضافة التبعيات.
8. استمتع بالتوافق عبر الأجهزة وعبر المنصات
يتوافق ClickUp Tasks مع كل شيء - من Android إلى iOS و MacUp Tasks إلى Windows. يمكنك أيضًا الوصول إلى المهام وسير عمل المشروع على هاتفك الذكي وجهازك اللوحي وسطح المكتب.
👀 هل تعلم: باستخدام ClickUp، يمكنك أيضًا تضمين المحتوى في مهامك عن طريق لصق رابط إلى منصات مثل YouTube وVimeo وLoom وCloudApp وGoogle Drive وVideoPress وFigma.
لأي مؤسسة تعاني في كيفية إدارة مشاريعها، سيساعد ClickUp في التعاون في المهام. باستخدام هذا البرنامج، يمكن للأشخاص تتبع عناصر قائمة المهام والعمل على تلك المهام في الوقت المحدد. كما أنه يساعد فريق إدارة المشروع على تتبع التقدم العام للمشاريع لضمان الالتزام بالمواعيد النهائية. ألفريد تيتوس ، مدير الدعم الإداري، مؤسسة "سطع الروح
ابدأ مجاناً
تتوفر مهام ClickUp Tasks في كل من الإصدارين المتميز والمجاني. وبالتالي، يمكنك إنشاء عدد غير محدود من المهام المجدولة والمتكررة حتى تصل سعة التخزين إلى 100 جيجابايت.
بمجرد وصول سعة التخزين إلى الحد المحدد، سيتعين عليك ترقية الباقة.
يوفر الإصدار المدفوع من ClickUp ميزات ووظائف إضافية لإدارة مهام سير عمل واسعة النطاق و تتبع الوقت المستغرق في المهام والمشاريع . هذا ما قاله أحد عملاء ClickUp عن إمكانيات ClickUp:
توفير 50% من التكلفة من خلال دمج الأدوات: 3 أدوات في منصة واحدة قوية بنصف السعر (وميزات أفضل). RevPatners ، شركة خدمات واستشارات تكنولوجيا المعلومات
لتبسيط إدارة المهام، فإن قالب إدارة المهام ClickUp يوفر نهجًا منظمًا لترتيب أولويات العمل وتنظيمه.
قالب إدارة المهام ClickUp
يمكّنك هذا القالب من تحديد المهام الأكثر أهمية والتركيز عليها مع توفير خيارات عرض مرنة، بما في ذلك تنسيقات اللوحة والتقويم والقائمة.
استخدمه لـ
- صنف المهام حسب القسم والأولوية والحالة للإشراف الواضح
- مراقبة تقدم المهام وعرض النطاق الترددي للفريق لتعزيز الكفاءة
- جدولة المهام وتعيينها وإكمالها بسهولة لإبقاء المشاريع على المسار الصحيح
من خلال الاستفادة من هذا النموذج، يمكن للفرق الحفاظ على الوضوح وتحسين المساءلة وزيادة الإنتاجية.
تعزيز التعاون والإنتاجية باستخدام مهام النقر فوق المهام
الإدارة الفعالة للمهام هي جوهر كل ما تقوم به، سواء في العمل أو في الحياة. فباستخدام مهام ClickUp Tasks، يمكنك جدولة المهام وتعيينها وتخصيصها دون عناء لتحسين التعاون والإنتاجية في الفريق.
وتعد طرق عرضه المرنة وقوائمه القابلة للتخصيص مثالية لأي فريق، بغض النظر عن حجمه أو مجال عمله. إنه يشبه وجود كل ما تحتاجه في مكان واحد حتى تتمكن من التوقف عن القلق بشأن الأشياء الصغيرة والتركيز على ما يهم حقًا. اشترك في ClickUp اليوم واستعد السيطرة.