Khi thực hiện công việc trên nhiều dự án, các rào cản là điều không thể tránh khỏi ở một thời điểm nào đó.
Mặc dù bạn không thể luôn ngăn chặn mọi rào cản, bạn có thể kiểm soát tác động của nó bằng cách đảm bảo báo cáo kịp thời và hiệu quả.
Dữ liệu theo dõi của Microsoft cho thấy nhân viên bị gián đoạn công việc khoảng hai phút một lần, đó là lý do tại sao một cập nhật về vấn đề cản trở có thể biến mất nhanh chóng nếu không được ghi chép lại ở nơi quản lý có thể theo dõi.
Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách báo cáo các rào cản cho quản lý một cách hiệu quả mà không khiến bạn nghe có vẻ phản ứng. Bạn sẽ học cách nêu rõ vấn đề bị chặn, giải thích tác động, chia sẻ những gì bạn đã thử và đề xuất một số giải pháp khả thi để quản lý có thể hành động nhanh chóng.
Bạn cũng sẽ thấy cách ClickUp giúp bạn ghi chép các rào cản và theo dõi tiến độ dễ dàng hơn trên toàn nhóm.
🧠 Bạn có biết? Nghiên cứu của Google về hiệu quả làm việc của nhóm nhấn mạnh an toàn tâm lý là yếu tố quan trọng quyết định liệu mọi người có cảm thấy an toàn khi chấp nhận rủi ro trong giao tiếp, như nêu lên lo ngại hoặc thừa nhận mình đang gặp khó khăn hay không. Khi văn hóa nhóm của bạn hỗ trợ điều đó, bạn sẽ có khả năng phát hiện các rào cản sớm hơn thay vì bảo vệ hiện trạng.
⭐Mẫu nổi bật
Khi báo cáo vấn đề cản trở trong một chủ đề trò chuyện, dễ dàng mất đi bối cảnh. Điều đó dẫn đến việc trao đổi qua lại nhiều lần và có thể khiến bạn mất rất nhiều thời gian.
Mẫu theo dõi vấn đề ClickUp cung cấp một không gian chung để báo cáo, theo dõi và ưu tiên các vấn đề, giúp quản lý của bạn có thể xem những gì đang bị chặn và hỗ trợ cần thiết. Với mẫu này, nhóm của bạn có thể hợp tác nhanh chóng hơn bằng cách lưu trữ tất cả báo cáo vấn đề trong một cơ sở dữ liệu duy nhất.
Điều gì được coi là "vấn đề cản trở" trong công việc?
Khi bạn thông báo với quản lý rằng bạn đang gặp "vấn đề cản trở", bạn cần làm rõ liệu đó là vấn đề phụ thuộc hay một vấn đề cản trở thực sự.
Mỗi trường hợp này đòi hỏi một phản ứng khác nhau từ lãnh đạo và nhóm của bạn, vì vậy điều quan trọng là phải hiểu rõ những gì thực sự được coi là rào cản công việc.
✅ Dưới đây là một số loại rào cản:
Rào cản (những trở ngại làm chậm tiến độ công việc)
Các rào cản có thể làm công việc của bạn trở nên khó khăn hơn, nhưng chúng không hoàn toàn ngăn cản tiến độ. Chúng thường được xem là những trở ngại làm giảm tốc độ làm việc thay vì hoàn toàn ngăn chặn công việc.
📌 Ví dụ về các rào cản:
- Bạn đang chờ thông tin bối cảnh, nhưng bạn có thể soạn thảo các phương án và yêu cầu phản hồi.
- Yêu cầu không rõ ràng, nhưng bạn có thể ghi chép các giả định và đề xuất hướng giải quyết.
- Bộ dữ liệu chưa hoàn chỉnh, nhưng bạn có thể xác minh những gì đã có và đánh dấu các lỗ hổng sớm.
Phụ thuộc (công việc bạn không thể hoàn thành mà không có đầu vào từ bên khác)
Các phụ thuộc xuất hiện khi kết quả công việc của bạn phụ thuộc vào một nhóm hoặc hệ thống khác. Các phụ thuộc giữa các nhóm hoặc từ bên ngoài thường là nguyên nhân chính gây trì hoãn vì chúng tạo ra thời gian chờ đợi và gánh nặng phối hợp.
📌 Ví dụ về các yếu tố phụ thuộc:
- Bạn cần được phê duyệt quyền truy cập trước khi có thể hoàn thành một công việc.
- Một nhóm khác cần hoàn thành bản thiết kế hoặc API trước khi công việc của bạn có thể bắt đầu.
- Quản lý của bạn cần xác nhận phạm vi công việc để tránh lãng phí sức chứa vào những công việc không cần thiết.
Các rào cản thực sự (công việc không thể tiến triển cho đến khi có sự thay đổi)
Một vấn đề cản trở là một rào cản khiến bạn không thể tiến hành công việc cho đến khi vấn đề đó được khắc phục hoặc loại bỏ. Đó là lý do tại sao bạn nên báo cáo nó sớm và với bối cảnh rõ ràng, thay vì chờ đến lần cập nhật trạng thái tiếp theo.
📌 Ví dụ về các rào cản thực sự
- Sự cố hệ thống hoặc lỗi công cụ khiến bạn không thể hoàn thành các công việc.
- Một bước tuân thủ hoặc mua sắm đang chờ xử lý, do đó dự án không thể tiếp tục.
- Bạn không có quyền truy cập hoặc sự chấp thuận cần thiết, và không có giải pháp thay thế an toàn nào.
📮ClickUp Insight: Đối với 34% số người tham gia khảo sát của chúng tôi, sự chậm trễ trong quyết định xuất phát từ việc phải chờ phê duyệt của quản lý, biến các phê duyệt đơn giản thành các rào cản.
Càng chờ lâu, việc cần làm càng lâu hơn. ⏳
Với quy trình phê duyệt tự động của ClickUp, các công việc có thể được tự động chuyển đến người phê duyệt phù hợp và tiến hành ngay lập tức.
Không còn thông báo trò chuyện, không còn tìm kiếm trong hộp thư đến — chỉ còn tiến độ trơn tru, không cần thao tác tay. ✅
📖 Xem thêm: Báo cáo trạng thái blog
Tại sao việc báo cáo các rào cản sớm giúp bảo vệ công việc (và danh tiếng) của bạn
Báo cáo vấn đề cản trở có thể cảm thấy như một cuộc hội thoại khó khăn, và điều đó là bình thường. Nghiên cứu về tâm lý học cho thấy một không gian làm việc lành mạnh tạo ra niềm tin chung rằng bạn có thể nêu lên lo ngại và chỉ ra sai sót mà không phải chịu hậu quả tiêu cực. Khi niềm tin đó thấp, mọi người sẽ giữ im lặng, ngay cả khi họ có kiến thức liên quan có thể ngăn chặn các vấn đề lớn hơn sau này.
Nhưng càng để vấn đề tồn tại lâu, nó càng dẫn đến việc phải làm lại và đưa ra quyết định vội vàng.
Khi bạn báo cáo sớm, bạn cho quản lý của mình cơ hội công bằng để loại bỏ các rào cản và tái phân bổ sức chứa, đồng thời thu hút các nhà lãnh đạo phù hợp tham gia trước khi vấn đề trở thành yếu tố quyết định ảnh hưởng đến việc giao hàng.
Cũng có tác động rõ ràng đến nhóm. Các rào cản hiếm khi chỉ ảnh hưởng đến một người và có thể ảnh hưởng đến việc chuyển giao công việc và thứ tự thực hiện công việc.
Hiệp hội Quản lý Dự án (PMI) đã báo cáo rằng giao tiếp kém là một trong những nguyên nhân chính dẫn đến hơn một nửa số dự án thất bại. Điều này là lời nhắc nhở rằng các cập nhật trễ hoặc không rõ ràng có thể biến các vấn đề có thể kiểm soát thành các trì hoãn sau này.
Bạn nên báo cáo sớm kèm theo bối cảnh và một số giải pháp khả thi. Một nhà quản lý giỏi không mong đợi tất cả câu trả lời trong một tin nhắn. Họ cần một báo cáo rõ ràng để có thể hành động, giúp nhóm giải quyết vấn đề và duy trì tiến độ dự đoán được.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Các Super Agents trong ClickUp có thể xử lý các cập nhật hàng ngày về dự án và công việc cho bạn.
Công cụ Project Status Summarizer tạo ra một bản tóm tắt trạng thái dự án ngắn gọn, có ngày tháng, ghi lại tiến độ dự án, thành công và các rào cản, giúp cải thiện khả năng hiển thị trạng thái của các bên liên quan và quá trình ra quyết định.
Nếu bạn liên hệ với Agent từ một công việc trong Danh sách công việc của dự án hoặc một công việc cụ thể mà bạn muốn tóm tắt, nó sẽ sử dụng bối cảnh đó. Bạn cũng có thể nhắn tin riêng cho Agent, @đề cập đến nó hoặc gán nó cho một công việc. Giống như cách bạn làm với bất kỳ thành viên nào khác trong đội.
Khám phá danh mục Super Agents để tìm hiểu thêm!
Cách báo cáo các vấn đề cản trở cho quản lý một cách hiệu quả (Bước bằng bước)
Khi các cập nhật dự án được quản lý trong một công cụ, trong khi các quyết định lại nằm trong công cụ khác, bạn sẽ phải đối mặt với nhiều công việc diễn ra đồng thời. Điều này khiến báo cáo vấn đề trở thành một quá trình trao đổi kéo dài và tiến độ chậm lại, và hiện tượng này được gọi là " work sprawl".
Để làm mọi việc phức tạp hơn, bạn phải đối mặt với một lớp phức tạp thêm từ sự phát triển không kiểm soát của AI. Ở đây, các nhóm khác nhau lấy thông tin từ các công cụ AI không kết nối, không có bối cảnh về các công việc hoặc quyết định thực tế của bạn. ClickUp giải quyết vấn đề này bằng cách cung cấp một không gian làm việc AI tích hợp, giúp công việc của bạn và hỗ trợ AI tồn tại trong cùng một nơi.
Điều này rất quan trọng khi báo cáo các rào cản vì quản lý của bạn không thể kiểm soát những gì họ không thể nhìn thấy. Khi cập nhật về rào cản của bạn được liên kết trực tiếp với công việc, việc nhận được phản hồi nhanh chóng và đồng bộ hóa nhóm để đẩy nhanh quá trình khắc phục sẽ dễ dàng hơn.
Bước 1: Mô tả vấn đề cản trở trong một dòng, sau đó bổ sung đủ thông tin cần thiết.
Việc báo cáo vấn đề thường thất bại vì không cung cấp ngay cho quản lý những thông tin quan trọng về tác động, thời gian và quyết định cần đưa ra. Khi báo cáo vấn đề, bạn nên bắt đầu bằng một câu trả lời cho câu hỏi "điều gì đang bị chặn" và "điều đó có nghĩa là gì".
Sau đó, bạn nên ghi chép lại bối cảnh hỗ trợ tối thiểu để dễ dàng tham khảo sau này. ClickUp Docs hỗ trợ điều này vì bạn có thể giữ lý do (why) gần với công việc, đồng thời có thể kiểm tra lịch sử trang để xem những thay đổi đã được thực hiện và thời điểm thực hiện. Điều này giúp duy trì sự đồng bộ về kỳ vọng khi yêu cầu thay đổi.
✅ Dưới đây là cách ClickUp Tài liệu có thể hỗ trợ bạn báo cáo các rào cản cho quản lý:
- Tập trung thông tin về các vấn đề cản trở trong một tài liệu duy nhất, để quản lý của bạn không phải theo dõi cập nhật qua các công cụ khác nhau.
- Giữ lại bản ghi chính xác với lịch sử phiên bản để các thay đổi về yêu cầu hoặc quyết định được ghi nhận rõ ràng theo thời gian.
- Tiêu chuẩn hóa định dạng báo cáo vấn đề cản trở để nhóm của bạn báo cáo một cách nhất quán trên các dự án, và các nhà lãnh đạo có thể so sánh tác động nhanh hơn.
- Sử dụng ClickUp Docs Hub để lưu trữ các tài liệu quan trọng một cách dễ dàng truy cập trên toàn tổ chức, giúp thông tin về các rào cản và quyết định mới nhất luôn sẵn sàng cho tất cả các bên liên quan.
📖 Xem thêm: Công cụ giao tiếp nội bộ
Bước 2: Chuyển đổi cuộc hội thoại thành công việc có thể theo dõi
Trong hầu hết các môi trường làm việc, các vấn đề cản trở thường xuất hiện đầu tiên trong các tin nhắn. Bạn nên chuyển đổi cuộc hội thoại thành công việc có thể theo dõi để quản lý của bạn có cái nhìn rõ ràng về những gì đã được thỏa thuận.
Trong ClickUp Chat, bạn có thể tạo công việc từ tin nhắn trò chuyện hoặc kết nối tin nhắn với công việc hiện có. Điều này giúp giữ nguyên bối cảnh ban đầu của công việc, giúp quản lý và nhóm của bạn tránh được những câu hỏi lặp lại.
✅ Đây là cách ClickUp Trò chuyện có thể hỗ trợ báo cáo các rào cản cho quản lý của bạn:
- Chuyển đổi tin nhắn chướng ngại vật thành công việc để yêu cầu có chủ sở hữu, trạng thái và ngày đáo hạn.
- Kết nối tin nhắn trò chuyện với một công việc hiện có để quản lý của bạn có thể xem xét toàn bộ bối cảnh mà không cần yêu cầu lại.
- Giữ các cuộc thảo luận và thực hiện các vấn đề cản trở trong cùng một không gian làm việc, để ít cập nhật bị bỏ lỡ hơn khi ưu tiên thay đổi.
Bước 3: Giao công việc và tạo trách nhiệm
Ngay cả khi quản lý của bạn phản hồi nhanh chóng, các vấn đề cản trở vẫn có thể tồn tại nếu không ai có quyền sở hữu đối với tiến độ. Đây là lúc các cập nhật bắt đầu bảo vệ trạng thái hiện tại, vì mọi người đều cho rằng ai đó khác sẽ thực hiện bước tiếp theo. Bạn nên làm rõ quyền sở hữu của từng người.
ClickUp Assign Comments cho phép bạn chuyển một bình luận thành một nhiệm vụ bằng cách giao nó cho một người được giao. Điều này tạo ra một mục bắt buộc mà người được giao phải hoàn thành trước khi công việc có thể được đóng, giúp bạn duy trì trách nhiệm rõ ràng.
✅ Đây là cách ClickUp Assign Comments có thể hỗ trợ báo cáo các rào cản cho quản lý của bạn:
- Chuyển bình luận của quản lý thành một mục cụ thể để việc theo dõi trở nên rõ ràng.
- Giảm thiểu việc trao đổi qua lại bằng cách giữ yêu cầu, phản hồi và hoàn thành trong một nơi duy nhất.
- Giải quyết các vấn đề cản trở nhanh hơn bằng cách xử lý các bình luận được giao ngay khi bước đó hoàn thành.
Bước 4: Chuẩn hóa việc báo cáo các vấn đề cản trở bằng các mẫu có sẵn.
Nếu mỗi vấn đề cản trở được báo cáo theo cách khác nhau, quản lý của bạn không thể so sánh mức độ nghiêm trọng hoặc quản lý sức chứa giữa các dự án. Bạn nên tiêu chuẩn hóa định dạng báo cáo để ban lãnh đạo có thể hành động nhanh hơn và nhóm của bạn có thể duy trì sự đồng bộ về ưu tiên.
Đó chính là nơi mẫu theo dõi vấn đề ClickUp phát huy tác dụng. Nó cung cấp cho bạn một nơi nhất quán để báo cáo các vấn đề kèm theo quyền sở hữu và trạng thái, giúp quản lý của bạn có thể xem xét những gì cần hỗ trợ mà không cần yêu cầu "tất cả câu trả lời" trong mỗi bản cập nhật.
🌻 Dưới đây là cách mẫu này có thể hỗ trợ việc báo cáo các rào cản cho quản lý của bạn:
- Ghi lại chi tiết các vấn đề cản trở theo một định dạng nhất quán để quản lý của bạn có thể xem xét và đưa ra quyết định nhanh chóng.
- Theo dõi trạng thái và quyền sở hữu trong một chế độ xem chung để nhóm của bạn luôn đồng bộ về những vấn đề đang bị chặn và những vấn đề đang được xử lý.
- Phát hiện các vấn đề lặp lại trong các dự án để các nhà lãnh đạo có thể giải quyết nguyên nhân gốc rễ, chứ không chỉ triệu chứng.
📖 Xem thêm: Mẫu quản lý dự án miễn phí cho mọi loại dự án
Bước 5: Hiển thị các mối quan hệ phụ thuộc cho tất cả mọi người.
Nhiều vấn đề cản trở thực chất là vấn đề phụ thuộc. Quản lý của bạn không thể giải quyết những gì họ không nhìn thấy, đặc biệt khi vấn đề phụ thuộc nằm ở phía bên kia của tổ chức. Bạn nên làm rõ mối quan hệ này để tác động của nó trở nên rõ ràng.
ClickUp cho phép bạn đặt các công việc vào trạng thái “chặn” hoặc “chờ” nhau thông qua Mối quan hệ phụ thuộc. Điều này giúp quản lý của bạn hiển thị chuỗi công việc, từ đó có thể can thiệp sớm và ngăn chặn các trì hoãn sau này.
Nếu bạn muốn có chế độ xem rõ ràng hơn về quy trình làm việc rộng hơn, mẫu bản đồ phụ thuộc ClickUp giúp bạn xác định mối quan hệ sớm, trước khi áp lực giao hàng buộc phải đưa ra quyết định vội vàng.
🌻 Dưới đây là cách mẫu bản đồ phụ thuộc ClickUp có thể hỗ trợ báo cáo các rào cản cho quản lý của bạn:
- Xác định các phụ thuộc chức năng chéo từ sớm để tác động đến các giai đoạn sau được làm rõ trước khi áp lực giao hàng gia tăng.
- Ghi chú ai là người chịu trách nhiệm cho từng phụ thuộc để quản lý của bạn biết nơi cần can thiệp.
- Đồng bộ hóa thứ tự thực hiện giữa các dự án, giúp nhóm của bạn tránh được thời gian chờ đợi không cần thiết.
Bước 6: Giữ cho quản lý của bạn luôn cập nhật thông qua các công cụ người theo dõi công việc và người theo dõi.
Quản lý của bạn cần hiển thị các dự án, nhưng việc kiểm tra thêm sẽ tạo ra nhiều công việc hơn và làm giảm sự tập trung. Bạn nên giữ cho họ được thông tin một cách nhẹ nhàng mà không thêm nhiều cập nhật trạng thái.
Trong ClickUp, bạn có thể thêm quản lý của mình làm người theo dõi công việc để họ nhận được thông báo cập nhật công việc. Điều này rất hữu ích khi vấn đề cản trở đang diễn ra và thay đổi nhanh chóng, vì quản lý của bạn có thể theo dõi tình hình mà không cần tổ chức thêm cuộc họp.
✅ Dưới đây là cách người theo dõi công việc (người theo dõi) có thể hỗ trợ báo cáo các rào cản cho quản lý của bạn:
- Thêm quản lý của bạn làm người theo dõi để họ nhận được thông báo khi trạng thái, ngày tháng hoặc người chịu trách nhiệm thay đổi.
- Giảm thiểu việc cập nhật trạng thái thủ công vì công việc trở thành nguồn thông tin chính xác.
- Giữ sự hiển thị chặt chẽ đối với các rào cản có tác động lớn mà không cần thêm các cuộc họp.
Bước 7: Ngăn chặn các rào cản phê duyệt bằng tự động hóa
Một số rào cản lặp lại vì quy trình không rõ ràng, và việc phê duyệt là một ví dụ điển hình. Khi không ai biết điều gì đang chờ xử lý hoặc ai là người chịu trách nhiệm cho bước tiếp theo, công việc của bạn sẽ bị chậm lại và bạn sẽ phải báo cáo cùng một rào cản nhiều lần.
Tính năng Tự động hóa của ClickUp có thể giúp bạn duy trì quá trình phê duyệt diễn ra suôn sẻ mà không cần theo dõi thủ công. Điều này giúp quản lý của bạn dễ dàng đưa ra quyết định hơn.
✅ Đây là cách ClickUp tự động hóa có thể hỗ trợ báo cáo các rào cản cho quản lý của bạn:
- Kích hoạt thông báo khi một công việc chuyển sang giai đoạn phê duyệt để người xem xét biết cần phản hồi.
- Thêm nhắc nhở hoặc thay đổi trạng thái khi các phê duyệt quá hạn để việc theo dõi được nhất quán trong nhóm.
- Giảm thiểu sự chậm trễ liên quan đến việc phê duyệt bằng cách làm cho quy trình trở nên dự đoán được hơn, đặc biệt là khi làm việc qua các múi giờ khác nhau.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Tránh để các quyết định về vấn đề cản trở bị lãng quên với ClickUp AI Notetaker .
Các rào cản phê duyệt thường lặp lại vì quyết định được đưa ra trong cuộc họp, nhưng các bước tiếp theo không bao giờ được ghi chép một cách rõ ràng để quản lý và nhóm có thể thực hiện. Bạn nên sử dụng ClickUp AI Notetaker để ghi lại cuộc thảo luận, sau đó chia sẻ tóm tắt rõ ràng và các mục hành động trực tiếp bên cạnh công việc, để lãnh đạo có thể phản hồi với đầy đủ bối cảnh và đẩy mạnh việc giải quyết rào cản.
✅ Đây là những việc cần làm:
- Ghi chú cuộc họp tự động để cuộc thảo luận được ghi lại khi nó vẫn còn mới mẻ.
- Chia sẻ tóm tắt ngắn gọn và các mục cần thực hiện để quản lý của bạn có được câu trả lời cần thiết mà không cần phải theo dõi thêm.
- Giữ các quyết định liên kết với các công việc và tài liệu, để nhóm của bạn luôn đồng bộ và cùng một vấn đề cản trở không tái xuất hiện trong bản cập nhật trạng thái tiếp theo.
🎥 Xem video này để nhận các mẹo sử dụng ClickUp nhằm cải thiện giao tiếp và hợp tác trong nhóm.
Các phương pháp tốt nhất để báo cáo các vấn đề cản trở một cách chuyên nghiệp
Bạn nên xem việc cập nhật vấn đề cản trở như một bản cập nhật công việc. Mục tiêu là giúp quản lý của bạn đưa ra quyết định nhanh chóng, đồng thời giữ cho nhóm của bạn đồng bộ về những thay đổi trong ưu tiên. Harvard Business Review ghi chú rằng việc thông báo tin xấu cho sếp sẽ dễ dàng hơn khi bạn trực tiếp và tập trung vào những gì sẽ xảy ra tiếp theo.
Bạn cũng cần có một quy trình lặp lại để báo cáo các rào cản, kèm theo cơ chế nâng cấp tích hợp sẵn.
✅ Dưới đây là một số nguyên tắc tốt nhất để báo cáo các vấn đề cản trở một cách chuyên nghiệp:
- Tập trung vào tác động và thời gian để quản lý của bạn có thể ưu tiên nhanh chóng.
- Tách biệt sự thật khỏi diễn giải để báo cáo của bạn duy trì tính đáng tin cậy.
- Chia sẻ những gì bạn đã thử để quản lý của bạn thấy rằng bạn đang quản lý quy trình, không phải nâng cấp vấn đề quá sớm.
- Đề xuất các giải pháp tiềm năng để ban lãnh đạo có thể lựa chọn con đường nhanh nhất để giải quyết vấn đề và thúc đẩy tiến độ.
- Đưa ra yêu cầu rõ ràng để quản lý của bạn biết chính xác hỗ trợ mà bạn cần.
- Xác nhận người chịu trách nhiệm theo dõi và thời gian kiểm tra tiếp theo để vấn đề không tái xuất hiện trong bài đăng hoặc cuộc họp tiếp theo.
- Giữ giọng điệu trung lập và chuyên nghiệp để cuộc hội thoại vẫn có năng suất, ngay cả trong những cuộc hội thoại khó khăn.
📖 Xem thêm: Các công cụ quản lý dự án tốt nhất
Những sai lầm phổ biến mà mọi người thường mắc phải khi báo cáo các rào cản
Hầu hết các cập nhật về vấn đề cản trở đều thất bại vì những lý do có thể dự đoán được. Thông điệp có thể quá mơ hồ, hoặc cập nhật được gửi quá muộn để quản lý có thể thực hiện bất kỳ việc cần làm nào. Kết quả là việc kiểm tra trạng thái nhiều hơn và thời gian tập trung của nhóm bị giảm sút.
Hướng dẫn về việc nâng cấp dự án từ PMI nhấn mạnh rằng công việc nâng cấp chỉ hiệu quả khi được thực hiện kịp thời và được tổ chức xung quanh việc giải quyết vấn đề.
Một người quản lý giỏi có thể giúp bạn giải quyết các rào cản, nhưng họ không thể hành động dựa trên thông tin chưa đầy đủ. Khi báo cáo thiếu điểm mấu chốt, người quản lý của bạn phải yêu cầu tất cả các câu trả lời trong các cuộc họp tiếp theo. Điều này làm chậm tiến độ và có thể khiến bạn trông như chưa chuẩn bị kỹ, ngay cả khi bạn đã chuẩn bị đầy đủ.
✅ Dưới đây là một số sai lầm phổ biến mà mọi người thường mắc phải khi báo cáo các vấn đề cản trở cho quản lý:
- Chờ đến phút chót mới báo cáo, khiến quản lý của bạn không thể quản lý rủi ro kịp thời.
- Báo cáo “Tôi bị khối” mà không có ví dụ cụ thể về những gì bị khối và ảnh hưởng đến điều gì.
- Nâng cấp vấn đề mà không có bất kỳ giải pháp khả thi nào, việc cần làm là ban lãnh đạo tự mình chẩn đoán vấn đề cho bạn.
- Định hình bản cập nhật một cách cảm xúc, điều này có thể kích hoạt phản ứng phòng thủ từ phía đối phương và làm chậm quá trình giải quyết.
- Xem việc chậm trễ do phụ thuộc là một thất bại cá nhân thay vì một vấn đề quy trình mà nhóm có thể giải quyết.
- Yêu cầu "xem qua nhanh" thay vì đưa ra yêu cầu rõ ràng về quyết định, phê duyệt hoặc quyền truy cập.
- Quên ghi chép quyết định và các bước tiếp theo, điều này dẫn đến việc cùng một vấn đề cản trở quay trở lại sau này.
Cách thông báo các rào cản trong các môi trường công việc khác nhau
Cách cập nhật chướng ngại vật phù hợp phụ thuộc vào cách nhóm của bạn thực hiện công việc. Trong một số trường hợp, rủi ro thực sự là thiếu bối cảnh. Trong những trường hợp khác, đó là vấn đề thời gian. Bạn nên điều chỉnh quy trình báo cáo chướng ngại vật sao cho phù hợp với cách ra quyết định, để quản lý có thể phản hồi nhanh chóng và nhóm có thể duy trì tiến độ dự đoán được.
✅ Đây là cách bạn có thể thông báo về các rào cản tùy thuộc vào công việc của bạn:
Nhóm làm việc không đồng bộ
Công việc không đồng bộ sẽ gặp khó khăn khi các cập nhật bị phân tán và mọi người thiếu bối cảnh để thực hiện bước tiếp theo. Loại công việc này dựa trên tài liệu rõ ràng và quy trình minh bạch.
Trong môi trường thiết lập không đồng bộ, bạn nên xem mỗi cập nhật về vấn đề cản trở như một bản tóm tắt ngắn gọn. Quản lý của bạn cần đủ thông tin để hành động mà không cần phải tổ chức thêm cuộc họp. Dưới đây là việc cần làm:
- Ghi chép chi tiết về vấn đề cản trở kèm theo bối cảnh đầy đủ để quản lý của bạn có thể phản hồi mà không cần hỏi thêm.
- Ghi chú tác động đến dòng thời gian của dự án để nhóm có thể điều chỉnh kế hoạch phù hợp.
- Đề xuất các giải pháp khả thi để quản lý của bạn có thể lựa chọn con đường nhanh nhất để giải quyết vấn đề.
- Đã đóng vòng lặp bằng một cuộc theo dõi ngắn gọn ngay khi rào cản thay đổi, để mọi người luôn nắm rõ tình hình.
Nhóm làm việc kết hợp
Công việc hybrid thường tạo ra hai phiên bản thực tế khác nhau. Một nhóm nghe cập nhật trực tiếp, trong khi nhóm khác chỉ thấy những mảnh thông tin rời rạc. Đó là lúc các vấn đề trở nên phức tạp do sự chênh lệch về bối cảnh.
Bạn nên cài đặt các thỏa thuận làm việc rõ ràng về thời điểm làm việc theo chế độ async so với đồng bộ, để làm rõ kỳ vọng thay vì giả định rằng mọi người đều hiểu quy trình. Trên thực tế, các nhóm làm việc kết hợp hoạt động hiệu quả nhất khi bạn ghi chép lại vấn đề cản trở trước tiên, sau đó sử dụng một cuộc họp ngắn để quyết định bước tiếp theo.
- Ghi chép vấn đề cản trở trước cuộc họp standup để quản lý và nhóm của bạn có thể xem xét nhanh chóng.
- Sử dụng cuộc họp đứng để đưa ra quyết định và đánh đổi, không phải để tái hiện lại câu chuyện.
- Xác nhận người chịu trách nhiệm tiếp theo và thời gian kiểm tra tiếp theo để vấn đề không tái diễn trong bài đăng tiếp theo.
- Chia sẻ cùng một bản cập nhật bằng văn bản sau cuộc họp standup để các thành viên làm việc từ xa nhận được cùng một thông tin.
Nhóm Agile và Scrum
Khi thực hiện công việc trong môi trường Agile và Scrum, việc báo cáo các rào cản trở thành một phần của nhịp độ công việc hàng ngày. Cuộc họp Daily Scrum giúp cải thiện sự phối hợp và xác định các trở ngại, chính là lúc các rào cản cần được phát hiện sớm. Điều đó có nghĩa là bạn không nên chờ đến cuộc họp nâng cấp riêng biệt.
- Đưa vấn đề cản trở ra trong cuộc họp Daily Scrum với một câu mô tả tác động và một câu mô tả những gì bạn cần.
- Kết nối vấn đề cản trở với Mục tiêu sprint để nhóm có thể ưu tiên đúng cách.
- Tạo một công việc theo dõi rõ ràng để công việc loại bỏ rào cản đang được theo dõi, không chỉ thảo luận.
- Xem lại rủi ro trong quá trình lập kế hoạch sprint nếu sự phụ thuộc ảnh hưởng đến công việc sắp tới.
Các nhóm làm việc trực tiếp với khách hàng
Các vấn đề cản trở liên quan đến khách hàng cần được tiếp cận theo cách khác vì báo cáo của bạn có hai mục tiêu. Bạn cần sự hỗ trợ nội bộ để giải quyết công việc và cần sự tin tưởng từ phía khách hàng để mối quan hệ được duy trì ổn định. Đây chính là lúc "tin xấu" trở thành kỹ năng lãnh đạo. Hãy tập trung vào việc truyền đạt thông điệp xây dựng một cách rõ ràng.
Bạn nên tránh hứa hẹn quá mức và các cập nhật mơ hồ như “chúng tôi gặp phải một số thách thức”. Thay vào đó, hãy cung cấp một cập nhật ngắn gọn, chính xác, giải thích những thay đổi cụ thể và đề xuất lộ trình giải pháp kèm theo dòng thời gian thực hiện mà quản lý của bạn có thể tin tưởng.
- Chia sẻ tác động một cách rõ ràng, sau đó nêu rõ những gì vẫn đang tiến triển để bảo vệ uy tín.
- Đề xuất giải pháp và kế hoạch điều chỉnh, không chỉ nêu vấn đề, để khách hàng thấy được sự kiểm soát.
- Xác nhận những gì bạn cần từ quản lý của mình trước khi gửi bản cập nhật cho khách hàng, đặc biệt là về các thay đổi về phạm vi hoặc dòng thời gian.
- Ghi chép lại thỏa thuận sau cuộc gọi để nhóm của bạn không hiểu sai về các kỳ vọng mới.
🎥 Xem cách các Super Agents trong ClickUp có thể giúp bạn tự động hóa các bản cập nhật cho ban lãnh đạo!
Mẫu báo cáo các vấn đề cản trở
Khi báo cáo các vấn đề cản trở, phần khó khăn nhất là duy trì tính nhất quán. Nếu bạn thay đổi định dạng mỗi lần, người quản lý của bạn phải giải thích lại cập nhật của bạn, ngay cả khi vấn đề đơn giản.
✅ Dưới đây là bốn mẫu phù hợp với các tình huống báo cáo vấn đề phổ biến nhất. Bạn có thể tích hợp các mẫu này vào ClickUp Brain để nhận cập nhật vấn đề tùy chỉnh theo các thay đổi trong không gian làm việc của bạn:
Cập nhật thông tin về các vấn đề cản trở qua Slack hoặc email.
Nếu quản lý của bạn tham gia vào nhiều dự án, họ thường muốn có một bản tóm tắt nhanh chóng để có thể hành động. Mẫu báo cáo trạng thái cung cấp cho bạn cấu trúc để truyền đạt rủi ro và yêu cầu mà không cần giải thích quá chi tiết.
📌 Dưới đây là một ví dụ bạn có thể tham khảo:
Tiêu đề: Vấn đề cản trở: [sản phẩm cần giao] cần [quyết định/quyền truy cập/phê duyệt] trước ngày [ngày]
Chào [Tên quản lý], Tôi đang gặp khó khăn với [công việc/kết quả] vì [lý do trong một câu].
Tác động:
– Những gì bị chặn: [cột mốc / công việc phụ thuộc / cam kết của khách hàng]
– Nếu không được giải quyết trước: [ngày/giờ], rủi ro là [trễ X ngày / giảm phạm vi / làm lại].
Những gì tôi đã thử:
– [Hành động 1]
– [Hành động 2]
Các giải pháp khả thi:
1) [Tùy chọn A] với sự đánh đổi [chi phí/rủi ro]
2) [Tùy chọn B] với sự đánh đổi [chi phí/rủi ro]
Yêu cầu:
– Vui lòng [phê duyệt/quyết định/nâng cấp/giới thiệu] trước [ngày/giờ].
Cập nhật tiếp theo: Tôi sẽ đăng lại vào [thời gian/ngày] hoặc sớm hơn nếu có thay đổi.
Cập nhật vấn đề cản trở trong cuộc họp đứng
Trong cuộc họp hàng ngày, bạn nên giữ cho phần cập nhật ngắn gọn. Bạn cần chỉ ra những vấn đề đang cản trở tiến độ và những hỗ trợ cần thiết sau cuộc họp.
📌 Dưới đây là một ví dụ bạn có thể tham khảo:
Hôm qua: [những gì đã được tiến hành]
Hôm nay: [những gì trong kế hoạch hoàn thành]
Vấn đề khối: [điều gì bị cản trở + lý do, một câu]
Tác động: [những gì bị khối trong sprint/giao hàng]
Yêu cầu: Tôi cần [quyết định/quyền truy cập/sự chấp thuận] từ [người/nhóm] trước [thời gian].
Tiếp theo: Tôi sẽ chia sẻ cập nhật trong [kênh/công việc] sau cuộc họp standup.
Ghi chú về vấn đề cản trở trong phần bình luận của nhiệm vụ ClickUp
Nếu bạn muốn nhận phản hồi nhanh nhất, hãy báo cáo các rào cản tại nơi công việc đã tồn tại. Khi bạn ghi lại rào cản trong nhiệm vụ ClickUp, quản lý của bạn có thể xem toàn bộ lịch sử hoạt động và bối cảnh mới nhất mà không cần yêu cầu bạn giải thích lại.
Tương tự, nếu quản lý của bạn cần thực hiện hành động, bạn nên chuyển yêu cầu thành một mục có trách nhiệm bằng cách sử dụng ClickUp Assigned Comments, để nó không bị lạc trong chủ đề thảo luận.
📌 Dưới đây là một ví dụ bạn có thể tham khảo:
Tổng quan về vấn đề cản trở:
– Mục bị chặn: [tên công việc + liên kết nếu cần]
– Nguyên nhân: [phụ thuộc/phê duyệt/quyền truy cập / hạn chế từ bên ngoài]
Tác động:
– Khối: [kết quả đầu ra/công việc tiếp theo/đối tác liên quan]
– Rủi ro nếu không được giải quyết trước: [ngày/giờ]
Những gì tôi đã thử:
– [Hành động 1]
– [Hành động 2]
Các giải pháp khả thi:
1) [Tùy chọn A]
2) [Tùy chọn B]
Yêu cầu:
– @ [Tên quản lý], bạn có thể [duyệt/quyết định/nâng cấp] trước [thời gian] không?
Mẫu báo cáo sự cố
Việc nâng cấp vấn đề sẽ hiệu quả nhất khi bạn xem nó như một bản ghi nhớ quyết định. Quản lý của bạn nên có thể đọc nó một lần và chọn hướng giải quyết.
📌 Dưới đây là một ví dụ bạn có thể tham khảo:
Tiêu đề: Cần nâng cấp: [vấn đề cản trở] ảnh hưởng đến [dự án/sản phẩm]
Chào [Tên quản lý], tôi đang báo cáo một vấn đề cản trở tiến độ của [sản phẩm/dịch vụ].
Cần quyết định trước: [ngày/giờ]
Các tùy chọn quyết định:
1) [Tùy chọn A]
2) [Tùy chọn B]
Bối cảnh:
– Điều gì đã xảy ra: [2–3 dòng]
– Tại sao vấn đề này không thể giải quyết ở cấp độ của tôi: [hạn chế]
Tác động:
– Rủi ro dòng thời gian: [X ngày / không đạt được cột mốc thời gian]
– Rủi ro kinh doanh: [tác động đến khách hàng/tuân thủ/chi phí]
Gợi ý:
– Tôi khuyên dùng [A/B] vì [lý do]
Cập nhật tiếp theo: Tôi sẽ báo cáo lại vào [thời gian/ngày].
Tạo cập nhật về các vấn đề cản trở nhanh hơn với ClickUp Brain
Khi đã có một định dạng chuẩn, bạn không nên viết lại từ đầu mỗi lần. ClickUp Brain được thiết kế để hoạt động trên các công việc, tài liệu và kiến thức trong không gian làm việc của bạn, giúp bạn tạo ra bản nháp đầu tiên sạch sẽ và duy trì giọng điệu nhất quán.
Nó giúp bạn thu thập thông tin cần thiết một cách nhanh chóng, để bạn có thể gửi bản cập nhật về vấn đề cản trở mà quản lý của bạn có thể xử lý mà không cần phải tìm hiểu thêm về "phía bên kia" của câu chuyện.
✅ Dưới đây là cách ClickUp Brain giúp bạn cập nhật các rào cản nhanh hơn:
- Tạo bản nháp đầu tiên nhanh chóng cho bản cập nhật về vấn đề cản trở, sau đó hoàn thiện nó để phù hợp với kỳ vọng của quản lý.
- Tạo bản tóm tắt nhanh các vấn đề cản trở ở cấp độ danh mục đầu tư bằng Project Update, sau đó dán các dòng liên quan vào Slack hoặc bản cập nhật hàng ngày.
- Giữ các mẫu của bạn trong ClickUp Docs Hub , để nhóm của bạn có thể truy cập các phiên bản mới nhất mà không cần tìm kiếm qua các công cụ khác.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Xây dựng quy trình báo cáo các vấn đề cản trở có sự hỗ trợ của trí tuệ nhân tạo (AI) với ClickUp Brain MAX.
ClickUp Brain MAX giúp bạn duy trì tính nhất quán trong việc báo cáo các vấn đề cản trở vì bạn có thể soạn thảo cập nhật nhanh chóng, thu thập bằng chứng nhanh chóng và giảm thiểu sự lan rộng của AI từ các công cụ không hiểu bối cảnh công việc thực tế của bạn.
Điều này đặc biệt hữu ích khi quản lý của bạn yêu cầu làm rõ những thay đổi đã xảy ra, những yếu tố đang cản trở tiến độ hoặc hỗ trợ mà bạn cần tiếp theo.
✅ Đây là những việc cần làm:
- Ghi lại cập nhật chướng ngại vật ngay lập tức bằng giọng nói với Talk to Text: Sử dụng Talk to Text trong Brain MAX để soạn thảo cập nhật chướng ngại vật một cách rõ ràng mà không cần dùng tay, sau đó dán vào bình luận công việc, tin nhắn Slack hoặc báo cáo trạng thái.
- Tìm kiếm các quyết định và bối cảnh trước đây một cách nhanh chóng với Enterprise Search : Sử dụng Enterprise Search để trích xuất câu trả lời từ các công việc, tài liệu, trò chuyện và các nguồn kết nối khác, đảm bảo báo cáo chướng ngại vật của bạn bao gồm chính xác quyết định, người chịu trách nhiệm và lịch sử mà quản lý của bạn cần.
- Hỏi những câu hỏi giúp phát hiện các vấn đề mà quản lý của bạn quan tâm: Sử dụng Brain MAX với các câu hỏi như “Những phê duyệt nào đang quá hạn hiện tại?” hoặc “Những yếu tố phụ thuộc nào đang cản trở dự án này?”, sau đó tái sử dụng kết quả để tạo bản cập nhật ngắn gọn và đề xuất các giải pháp khả thi.
- Chuyển đổi giữa các mô hình AI khác nhau: Chọn giữa các mô hình AI như Gemini, ChatGPT hoặc Claude để nhận được kết quả khác nhau tùy theo yêu cầu của bạn.
Giữ cho việc báo cáo các vấn đề cản trở luôn nhất quán với ClickUp
Khi bạn báo cáo các rào cản sớm và rõ ràng, bạn bảo vệ tiến độ công việc của mình. Bạn cũng bảo vệ nhóm của mình khỏi các trì hoãn sau này xảy ra khi các phụ thuộc không được phát hiện kịp thời.
ClickUp hỗ trợ bằng cách tập trung các công việc, giao tiếp, tài liệu và ClickUp Brain vào một không gian làm việc kết nối. Điều này có nghĩa là các cập nhật về vấn đề cản trở luôn được liên kết với công việc thực tế, không bị phân tán qua các công cụ khác nhau. Với tính năng tự động hóa và ClickUp Super Agents sẵn sàng xử lý các công việc hàng ngày, bạn có thể quản lý mọi thứ một cách hiệu quả với ít nỗ lực hơn.
Khi bạn tiêu chuẩn hóa cách ghi chép các rào cản và đề xuất các giải pháp khả thi, bạn sẽ dành ít thời gian hơn cho việc thảo luận và nhiều thời gian hơn cho việc thực hiện các việc cần làm. Đăng ký ClickUp miễn phí ✅.
Câu hỏi thường gặp (FAQs)
Một vấn đề cản trở là một vấn đề khiến tiến độ của một công việc hoặc dự án bị đình trệ cho đến khi có sự thay đổi. Nó thường liên quan đến sự phụ thuộc, thiếu quyền truy cập, sự phê duyệt đang chờ xử lý hoặc một quyết định mà nhóm của bạn không thể tự đưa ra. Nếu bạn vẫn có thể tiếp tục bằng cách chuyển sang công việc khác hoặc tạo ra một giải pháp thay thế, đó có thể là một trở ngại, không phải là vấn đề cản trở. Điểm quan trọng là liệu nó có ngăn cản tiến độ có ý nghĩa hay không.
Bạn nên báo cáo ngay khi xác nhận rằng vấn đề đó đang cản trở tiến độ trên đường dẫn quan trọng hoặc sẽ ảnh hưởng đến hạn chót. Báo cáo sớm giúp quản lý có thời gian ưu tiên công việc, điều chỉnh sức chứa và loại bỏ rào cản trước khi việc khắc phục trở nên tốn kém. Nếu bạn không chắc chắn, hãy báo cáo khi đã thử một hoặc hai bước hợp lý mà vẫn không thể tiến triển. Điều này thể hiện trách nhiệm mà không cần báo cáo quá sớm.
Bạn nên giữ cho nội dung khách quan và chuyên nghiệp: những gì bị chặn, tác động của nó, những gì bạn đã thử và hai giải pháp khả thi. Điều này giúp cập nhật tập trung vào quy trình và kết quả, không phải hiệu suất cá nhân. Một nhà quản lý giỏi quan tâm đến kiểm soát rủi ro và thực thi, không phải đổ lỗi. Khi bạn giao tiếp rõ ràng và đưa ra yêu cầu cụ thể, bạn sẽ thể hiện sự chuẩn bị kỹ lưỡng.
Bạn nên giữ cho báo cáo ngắn gọn: những gì bạn đã hoàn thành, những gì trong kế hoạch, những gì đang bị chặn và những gì bạn cần tiếp theo. Thêm một câu tóm tắt tác động để nhóm của bạn hiểu rõ những rủi ro tiềm ẩn. Sau đó, hãy cập nhật bằng văn bản trong công việc hoặc công cụ theo dõi của bạn sau cuộc họp standup, để vấn đề cản trở không biến mất cho đến khi được giải quyết.
Bạn nên ghi chép các rào cản kèm theo bối cảnh đầy đủ để quản lý có thể phản hồi một cách linh hoạt. Điều đó có nghĩa là ghi lại nguyên nhân, tác động, những gì bạn đã thử và yêu cầu hỗ trợ trong một nơi duy nhất. Các nhóm làm việc từ xa cũng được hưởng lợi từ các mẫu tài liệu nhất quán vì ít người có thể dựa vào các cập nhật ngẫu nhiên. Khi bạn duy trì một tài khoản duy nhất về các quyết định, phía còn lại sẽ luôn đồng bộ.
Bạn nên gửi một email theo dõi ngắn gọn, trong đó nêu rõ tác động, thời hạn đưa ra quyết định và bước tiếp theo tốt nhất. Nếu thời gian là yếu tố quan trọng, hãy yêu cầu phản hồi trong thời gian cụ thể để quản lý của bạn có thể ưu tiên xử lý. Nếu vẫn không nhận được phản hồi, bạn nên nâng cấp vấn đề theo quy trình đã thỏa thuận trong tổ chức, đồng thời giữ giọng điệu trung lập và tập trung vào việc bảo vệ cam kết của dự án và nhóm.