Hầu hết các doanh nghiệp nhỏ thất bại không phải vì thiếu tham vọng, mà vì thiếu hệ thống — chỉ 57,3% startup tồn tại qua 5 năm. Khi bạn đạt 10 nhân viên, các quy trình không chính thức đã giúp bạn đạt 5 nhân viên sẽ trở thành hỗn loạn cản trở bạn đạt 50.
Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn qua 7 quy trình làm việc cốt lõi mà mọi doanh nghiệp đang phát triển cần để xây dựng một hệ thống vận hành doanh nghiệp nhỏ có khả năng mở rộng, cùng với cách triển khai chúng trong ClickUp mà không bị quá tải bởi sự phức tạp của các công cụ.
Hệ thống vận hành cho doanh nghiệp kinh doanh nhỏ là gì?
Khi doanh nghiệp nhỏ của bạn phát triển, bạn sẽ gặp phải rào cản. Các quy trình tạm bợ và kiến thức nội bộ từng hoạt động hiệu quả cho nhóm 3 người bắt đầu trở nên bất cập khi nhóm lên 10 người. Bạn, người sáng lập, trở thành nút thắt cổ chai cho mọi quyết định, và việc chuyển đổi liên tục giữa các công cụ phân tán dẫn đến sai sót và kiệt sức. Đây chính là nỗi đau của việc mở rộng quy mô mà không có hệ thống.
Hệ thống vận hành cho doanh nghiệp nhỏ là tập hợp các quy trình làm việc được tài liệu hóa, công cụ và quy tắc giao tiếp cho phép công ty của bạn hoạt động một cách nhất quán — ngay cả khi bạn không có mặt tại văn phòng. Đây là nền tảng vận hành được thiết kế cho các nhóm từ 5 đến 50 người, những người đã vượt qua giai đoạn sử dụng ghi chú nhưng chưa sẵn sàng cho hệ thống quan liêu cấp doanh nghiệp. Hãy nghĩ về nó như hệ điều hành (OS) của máy tính. Đó là lớp nền tảng vô hình giúp tất cả các chương trình của bạn hoạt động trơn tru mà bạn không cần phải suy nghĩ về nó.
Nếu thiếu khung làm việc này, mỗi công việc sẽ trở thành một quyết định riêng lẻ, lãng phí thời gian quý báu. Sự kém hiệu quả này là điều mà các doanh nghiệp nhỏ không thể chấp nhận. Vấn đề trở nên nghiêm trọng hơn khi hệ thống vận hành của bạn bị phân mảnh trên hàng chục ứng dụng khác nhau—một hiện tượng được gọi là "tool sprawl". Khi kế hoạch dự án nằm trong một công cụ, tài liệu trong công cụ khác và giao tiếp trong công cụ thứ ba, nhóm của bạn sẽ mất đi bối cảnh và động lực.
ClickUp giải quyết vấn đề này bằng cách thống nhất các quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) và quy trình kinh doanh của bạn trong một nền tảng duy nhất. Nó cung cấp một nguồn thông tin duy nhất, biến bộ sưu tập ứng dụng phân tán của bạn thành một hệ thống vận hành thống nhất và có thể mở rộng.
📮 ClickUp Insight: 83% nhân viên văn phòng chủ yếu dựa vào email và trò chuyện để giao tiếp trong nhóm. Tuy nhiên, gần 60% thời gian làm việc của họ bị lãng phí do phải chuyển đổi giữa các công cụ này và tìm kiếm thông tin.
Với một ứng dụng toàn diện cho công việc như ClickUp, quản lý dự án, tin nhắn, email và trò chuyện của bạn đều được tập trung tại một nơi! Đã đến lúc tập trung và tạo động lực!
📮 ClickUp Insight: 83% nhân viên văn phòng chủ yếu dựa vào email và trò chuyện để giao tiếp trong nhóm. Tuy nhiên, gần 60% thời gian làm việc của họ bị lãng phí do phải chuyển đổi giữa các công cụ này và tìm kiếm thông tin.
Với một ứng dụng toàn diện cho công việc như ClickUp, quản lý dự án, tin nhắn, email và trò chuyện của bạn đều được tập trung tại một nơi! Đã đến lúc tập trung và tạo động lực!
7 Quy trình làm việc cho doanh nghiệp nhỏ
Bảy quy trình vận hành này là hệ thống vận hành tối thiểu cần thiết cho bất kỳ công ty đang phát triển nào. Chúng là lớp nền tảng bạn cần có trước khi thêm các quy trình phức tạp, chuyên ngành hơn.
Mỗi quy trình làm việc đều liên kết với nhau. Việc onboarding khách hàng thành công sẽ kích hoạt quy trình tiếp nhận dự án, sau đó dẫn đến việc ưu tiên các công việc. Quản lý các bước chuyển giao giữa các công cụ không kết nối sẽ gây ra ma sát và làm chậm tiến độ. Bằng cách xây dựng chúng trong một Không gian Làm việc tích hợp duy nhất, bạn sẽ tạo ra một luồng công việc liền mạch từ giai đoạn này sang giai đoạn khác.
Trước khi đi sâu vào các quy trình làm việc cụ thể, việc hiểu cách áp dụng các nguyên tắc agile cho các nhóm không phải phần mềm có thể giúp bạn xây dựng các hệ thống linh hoạt và hiệu quả hơn. Video này giải thích cách triển khai các phương pháp agile trong bất kỳ bối cảnh kinh doanh nào:
Quy trình 1: Quy trình onboarding khách hàng
Quy trình onboarding khách hàng là chuỗi các bước từ khi ký hợp đồng đến khi giao sản phẩm đầu tiên. Khi quy trình này không nhất quán, bạn sẽ phải dành vài tuần đầu tiên để thu thập thông tin, trả lời lại những câu hỏi tương tự và khiến khách hàng cảm thấy bị bỏ quên. Điều này làm suy giảm niềm tin ngay từ trước khi dự án bắt đầu.
Một quy trình onboarding tiêu chuẩn hóa đảm bảo mọi khách hàng đều nhận được trải nghiệm chuyên nghiệp như nhau. Nó thiết lập tone cho toàn bộ mối quan hệ và ngăn chặn những chi tiết quan trọng bị bỏ sót.
Các bước quan trọng để quá trình onboarding diễn ra suôn sẻ bao gồm:
- Chào mừng tự động hóa: Một email chào mừng giới thiệu nhóm và nêu rõ những gì sẽ diễn ra tiếp theo.
- Thu thập thông tin tập trung: Một biểu mẫu thu thập thông tin ban đầu để ghi lại tất cả chi tiết dự án và thông tin khách hàng cần thiết.
- Buổi khởi động có cấu trúc: Một cuộc họp khởi động với chương trình nghị sự rõ ràng bao gồm mục tiêu, dòng thời gian và các điểm liên hệ.
- Quy trình truy cập hệ thống: Một quy trình lặp lại để cấp quyền truy cập cho khách hàng vào các công cụ hoặc nền tảng cần thiết.
Ngừng việc phải liên tục yêu cầu khách hàng cung cấp thông tin và thu thập tất cả thông tin cần thiết chỉ trong một lần với ClickUp Forms. Mỗi bài nộp/gửi biểu mẫu sẽ tự động tạo một công việc trong ClickUp, đảm bảo không có thông tin nào bị mất. Kích hoạt email chào mừng, giao nhiệm vụ onboarding cho nhóm của bạn và đảm bảo quá trình chuyển giao diễn ra suôn sẻ mỗi lần với ClickUp tự động hóa. Tạo một trung tâm thông tin trung tâm cho nhóm của bạn bằng cách lưu trữ tất cả tài liệu chào mừng và danh sách kiểm tra onboarding trong ClickUp Docs.
Quy trình 2: Tiếp nhận và xác định phạm vi dự án
Nếu không có quy trình tiếp nhận dự án chính thức, nhóm của bạn có thể đang đồng ý với mọi yêu cầu đến tay. Điều này dẫn đến việc mở rộng phạm vi dự án một cách âm thầm, thành viên quá tải và phỏng đoán khi lập kế hoạch sức chứa. Kết quả là bạn phải thực hiện công việc trên các dự án không sinh lời chỉ vì không có cơ chế đánh giá chúng.
Quy trình tiếp nhận và xác định phạm vi dự án là cách bạn thu thập các yêu cầu công việc mới và xác định phạm vi của chúng trước khi commit nguồn lực. Đây là biện pháp phòng ngừa hỗn loạn của bạn. Quy trình này bao gồm quy trình yêu cầu tiêu chuẩn, tiêu chí xác định phạm vi rõ ràng, đánh giá tính khả thi và cổng phê duyệt chính thức.
Loại bỏ các yêu cầu ngẫu nhiên từ Slack và email, và tạo một điểm tiếp nhận duy nhất, tiêu chuẩn hóa cho tất cả các dự án mới với ClickUp Forms. Thu thập và theo dõi các chi tiết quan trọng về phạm vi dự án như ngân sách, dòng thời gian và độ phức tạp bằng cách sử dụng Trường Tùy chỉnh của ClickUp sau khi yêu cầu được gửi. Tổ chức các phiên thảo luận hợp tác về phạm vi dự án và vẽ sơ đồ ý tưởng và yêu cầu theo thời gian thực với ClickUp Bảng trắng cho các dự án phức tạp hơn.
Tăng tốc quy trình bằng cách tự động tóm tắt các bản mô tả dự án dài dòng và trích xuất các yêu cầu chính với ClickUp Brain, biến một khối văn bản thành những thông tin có thể hành động. ✨
Quy trình làm việc 3: Kiểm tra và phê duyệt nội bộ
Khi quy trình đánh giá của bạn là sự kết hợp lộn xộn giữa các chủ đề email, tin nhắn Slack và bình luận trong Tài liệu Google, phản hồi bị bỏ sót và các trì hoãn tích tụ. Các thành viên trong nhóm phải băn khoăn không biết phiên bản nào là phiên bản cuối cùng, dẫn đến sự nhầm lẫn và phải làm lại. Nút thắt cổ chai này không chỉ làm chậm tiến độ giao hàng mà còn ảnh hưởng tiêu cực đến tinh thần của đội ngũ.
Quy trình kiểm tra và phê duyệt nội bộ đảm bảo công việc đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng trước khi đến tay khách hàng. Nó thiết lập một lộ trình rõ ràng cho phản hồi và phê duyệt.
Một quy trình đánh giá mạnh mẽ bao gồm:
- Các giai đoạn kiểm duyệt rõ ràng: Mọi người đều biết một công việc đang ở trạng thái Tiến độ, Đang kiểm duyệt hoặc Đã phê duyệt.
- Người phê duyệt được chỉ định: Không còn phải đoán xem ai cần phê duyệt cho từng công việc.
- Phản hồi tổng hợp: Tất cả ý kiến và đề xuất đều được tập trung tại một nơi, kèm theo tệp đính kèm liên quan đến công việc.
- Xác nhận cuối cùng: Một sự chấp thuận rõ ràng và cuối cùng cho biết công việc đã hoàn thành.
Chấm dứt cơn ác mộng quản lý phiên bản và tạo ra một quy trình làm việc trực quan với ClickUp Custom Statuses. Loại bỏ sự mơ hồ về tài sản sáng tạo bằng cách để lại bình luận được giao trực tiếp trên hình ảnh, video và PDF với ClickUp Proofing. Tự động chuyển công việc đến người phê duyệt đúng ngay khi trạng thái của nó thay đổi thành "Đang xem xét" với ClickUp tự động hóa.
Quy trình làm việc 4: Cập nhật trạng thái của nhóm
Nhóm của bạn hoặc là dành hàng giờ mỗi tuần cho các cuộc họp cập nhật trạng thái mà có thể chỉ cần một email, hoặc là không biết ai đang làm công việc gì cho đến khi hạn chót bị bỏ lỡ. Cả hai tình huống đều kém hiệu quả. Tình huống đầu tiên lãng phí thời gian tập trung quý giá, trong khi tình huống thứ hai khiến lãnh đạo hoàn toàn mù tịt về các rào cản và rủi ro.
Quy trình cập nhật trạng thái nhóm là một quy trình lặp lại giúp mọi người luôn được thông tin mà không cần tổ chức cuộc họp. Điểm mấu chốt là thực hiện cập nhật theo hướng async-first, tức là thông tin sẽ sẵn sàng khi các thành viên trong nhóm cần.
Loại bỏ các cuộc họp hàng ngày và các cuộc họp trạng thái kéo dài bằng cách có được tầm nhìn thời gian thực về dự án với Bảng điều khiển ClickUp. Chia sẻ các bản tóm tắt video hoặc văn bản không đồng bộ mà các thành viên trong nhóm có thể xem xét vào thời gian rảnh của họ với ClickUp Updates để có các cuộc kiểm tra chi tiết hơn.
Tiết kiệm thời gian trong việc tổng hợp báo cáo thủ công bằng cách để ClickUp Brain tự động tạo báo cáo tiến độ tóm tắt hoạt động của các công việc. 🙌
Quy trình làm việc 5: Quy trình giao tiếp với khách hàng
Khi giao tiếp với khách hàng bị phân tán qua email, tin nhắn riêng trên Slack, tin nhắn văn bản và cuộc gọi điện thoại, bối cảnh bị mất và thời gian phản hồi trở nên không thể dự đoán. Nhóm của bạn lãng phí thời gian tìm kiếm thông tin, và khách hàng cảm thấy bị bỏ rơi. Sự hỗn loạn trong giao tiếp này khiến kinh doanh của bạn trông thiếu tổ chức và thiếu chuyên nghiệp.
Quy trình giao tiếp với khách hàng là một quy trình làm việc quy định cách thức, thời điểm và kênh giao tiếp mà nhóm của bạn sử dụng để trao đổi với khách hàng. Nó thiết lập các kỳ vọng rõ ràng và các kênh giao tiếp được chỉ định.
- Kênh chính thức: Xác định các kênh chính thức để giao tiếp diễn ra.
- Kỳ vọng về thời gian phản hồi: Đặt các thỏa thuận cấp độ dịch vụ (SLAs) rõ ràng về thời gian khách hàng có thể mong đợi nhận được phản hồi.
- Quy trình xử lý vấn đề khẩn cấp: Tạo quy trình rõ ràng để xử lý các vấn đề khẩn cấp.
Tập trung tất cả các cuộc hội thoại với khách hàng bằng cách sử dụng tích hợp email ClickUp để gửi và nhận email trực tiếp từ bên trong một nhiệm vụ. Điều này giúp tất cả các cuộc hội thoại được liên kết với công việc liên quan, loại bỏ nhu cầu tìm kiếm trong hộp thư đến riêng biệt. Giữ các chủ đề thảo luận nội bộ và ngoại bộ được tổ chức gọn gàng tại một nơi với ClickUp Chat.
Gửi các cập nhật nhanh chóng và cá nhân hóa bằng cách ghi lại màn hình và giọng nói của bạn với ClickUp Clips thay vì viết email dài dòng.
Quy trình làm việc 6: Quản lý phiên bản tài liệu
Tên tệp “final_v2_FINAL_revised.docx” là dấu hiệu điển hình của một quy trình làm việc tài liệu bị hỏng. Khi nhóm của bạn liên tục hỏi “phiên bản mới nhất ở đâu?”, bạn đang lãng phí thời gian và đối mặt với nguy cơ phải làm lại. Các tệp đính kèm lỗi thời trôi nổi trong chuỗi email và các chỉnh sửa xung đột ghi đè lên công việc tốt là kết quả trực tiếp của việc không có hệ thống kiểm soát phiên bản.
Quy trình kiểm soát phiên bản tài liệu đảm bảo mọi người luôn thực hiện công việc trên phiên bản chính xác và mới nhất của bất kỳ tài liệu hoặc tài sản nào. Quy trình này yêu cầu một nguồn thông tin duy nhất.
Hết cảnh tìm kiếm file với ClickUp Docs. Vì nó cho phép hợp tác thời gian thực, tài liệu luôn là phiên bản mới nhất, kèm theo lịch sử phiên bản đầy đủ để theo dõi mọi thay đổi. Gắn các tài liệu trực tiếp vào các công việc liên quan để các file quan trọng không bị lạc trong các thư mục lưu trữ đám mây không kết nối với ClickUp File Management.
Đảm bảo những người phù hợp có quyền truy cập phù hợp và kiểm soát ai có thể xem, bình luận hoặc chỉnh sửa các tài liệu nhạy cảm với Quyền truy cập ClickUp.
Quy trình 7: Khung ưu tiên công việc
Khi bạn phải quản lý quá nhiều ưu tiên cạnh tranh, không có gì được ưu tiên. Nếu không có khung làm việc rõ ràng để ưu tiên, nhóm của bạn sẽ hoặc là tập trung vào những công việc ồn ào nhất, hoặc là bị tê liệt vì không thể đưa ra quyết định. Điều này dẫn đến các dự án chiến lược quan trọng, dài hạn bị đẩy sang một bên để giải quyết những vấn đề cấp bách nhưng ít tác động.
Khung ưu tiên công việc là một quy trình làm việc xác định những công việc cần ưu tiên thực hiện trước. Nó loại bỏ yếu tố chủ quan và đồng bộ hóa toàn bộ nhóm về những công việc quan trọng nhất.
- Tiêu chí ưu tiên: Xác định những yếu tố làm cho một công việc trở nên quan trọng (ví dụ: tác động, tính cấp bách, nỗ lực).
- Cấp độ ưu tiên: Tạo các chỉ báo trực quan rõ ràng cho từng cấp độ ưu tiên.
- Nhận thức về sức chứa: Đảm bảo bạn không giao công việc cho một thành viên trong nhóm đã quá tải.
Thêm các cờ ưu tiên trực quan (Urgent, High, Normal, Low) cho mọi công việc bằng ClickUp Priorities để xây dựng khung làm việc của bạn. Tạo ma trận ưu tiên đánh giá công việc dựa trên tiêu chí cụ thể của bạn bằng ClickUp Trường Tùy chỉnh cho hệ thống đánh giá nâng cao. Trước khi giao công việc, kiểm tra chế độ xem Khối lượng công việc của ClickUp để xem ai có sức chứa để đảm nhận. Để quản lý và theo dõi các ưu tiên này một cách có cấu trúc, hãy thử mẫu danh sách công việc (List Template).
Nhận đề xuất ưu tiên công việc dựa trên ngày đáo hạn, mối quan hệ phụ thuộc và sức chứa của nhóm với ClickUp Brain. 🤩
📮ClickUp Insight: Bạn nghĩ danh sách việc cần làm của mình đang hoạt động hiệu quả? Hãy suy nghĩ lại. Khảo sát của chúng tôi cho thấy 76% chuyên gia sử dụng hệ thống ưu tiên riêng của họ để quản lý công việc. Tuy nhiên, nghiên cứu gần đây xác nhận rằng 65% nhân viên có xu hướng tập trung vào những công việc dễ dàng thay vì những công việc có giá trị cao mà không có hệ thống ưu tiên hiệu quả. Tính năng Ưu tiên Công việc của ClickUp thay đổi cách bạn hình dung và xử lý các dự án phức tạp, giúp nổi bật các công việc quan trọng một cách dễ dàng. Với các quy trình làm việc được hỗ trợ bởi AI và các cờ ưu tiên tùy chỉnh của ClickUp, bạn luôn biết nên ưu tiên xử lý công việc nào trước.
📮ClickUp Insight: Bạn nghĩ danh sách việc cần làm của mình đang hoạt động hiệu quả? Hãy suy nghĩ lại. Khảo sát của chúng tôi cho thấy 76% chuyên gia sử dụng hệ thống ưu tiên riêng của họ để quản lý công việc. Tuy nhiên, nghiên cứu gần đây xác nhận rằng 65% nhân viên có xu hướng tập trung vào những công việc dễ dàng thay vì những công việc có giá trị cao mà không có hệ thống ưu tiên hiệu quả. Tính năng Ưu tiên Công việc của ClickUp thay đổi cách bạn hình dung và xử lý các dự án phức tạp, giúp nổi bật các công việc quan trọng một cách dễ dàng. Với các quy trình làm việc được hỗ trợ bởi AI và các cờ ưu tiên tùy chỉnh của ClickUp, bạn luôn biết nên ưu tiên xử lý công việc nào trước.
Cách AI thay đổi quy trình làm việc của doanh nghiệp kinh doanh nhỏ
Việc xây dựng và duy trì 7 quy trình làm việc này truyền thống là một nỗ lực thủ công, tốn nhiều thời gian. Bạn ghi chép quy trình, và nó đã lỗi thời chỉ sau một tháng. Trí tuệ nhân tạo (AI) thay đổi tình hình này bằng cách tích hợp trí tuệ trực tiếp vào chính các quy trình làm việc – tiết kiệm hơn 40% thời gian làm việc hàng ngày thông qua tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại.
Mục tiêu không phải là thêm một công cụ AI khác vào bộ công cụ của bạn — điều đó chỉ dẫn đến sự lan tràn của AI — sự phát triển không kiểm soát của các công cụ và nền tảng AI mà không có sự giám sát, dẫn đến việc lãng phí các gói đăng ký, nỗ lực trùng lặp và rủi ro bảo mật. Sự thay đổi có ý nghĩa xảy ra khi AI được tích hợp sẵn trong Không gian Làm việc của bạn và có ngữ cảnh về các công việc, tài liệu và giao tiếp của nhóm.
Đây chính là nơi ClickUp Brain mang lại giá trị thực sự. Với vai trò là lớp AI tích hợp xuyên suốt mọi công việc của bạn, nó có thể cung cấp hỗ trợ thông minh dựa trên ngữ cảnh mà các công cụ AI độc lập không thể sánh kịp.
- Tài liệu tự động hóa: Một trí tuệ nhân tạo theo dõi cách nhóm của bạn hoàn thành một dự án và sau đó tự động viết quy trình làm việc tiêu chuẩn (SOP) trong ClickUp Doc.
- Định tuyến thông minh: Một hệ thống AI phát hiện một công việc mới và phân công nó cho người phù hợp nhất dựa trên khối lượng công việc hiện tại và hiệu suất làm việc trước đây của họ.
- Nhận định dự đoán: Một hệ thống AI phát hiện các dự án có nguy cơ trước khi chúng gặp vấn đề bằng cách phân tích tiến độ và mô hình giao tiếp.
Đây chính là sức mạnh của một Không gian Làm việc Trí tuệ Nhân tạo Tích hợp — một nền tảng duy nhất nơi các dự án, tài liệu, cuộc hội thoại và phân tích của bạn được tích hợp cùng nhau, với trí tuệ nhân tạo bối cảnh được nhúng làm lớp trí tuệ giúp đẩy mạnh công việc.
Bạn có thể tương tác với hệ điều hành bằng ngôn ngữ tự nhiên, đặt câu hỏi như “Tóm tắt các quyết định chính từ tài liệu kế hoạch quý 3” hoặc “Soạn thảo bản cập nhật trạng thái cho dự án Acme”. Để có trải nghiệm mượt mà hơn,
ClickUp Brain MAX hoạt động như một ứng dụng độc lập trên desktop, cung cấp cho bạn một trợ lý AI luôn sẵn sàng để hỗ trợ giải đáp các câu hỏi về quy trình làm việc và lập công việc mà không cần phải chuyển đổi ngữ cảnh.
Cách xây dựng Hệ thống vận hành kinh doanh nhỏ của bạn trong ClickUp
Biết rằng bạn cần các hệ thống là một chuyện; xây dựng chúng lại là chuyện khác. Đừng cố gắng làm mọi việc cần làm cùng một lúc. 🛠️
- Kiểm tra các quy trình làm việc hiện tại của bạn: Xác định những quy trình nào trong số 7 quy trình đã tồn tại, ngay cả khi chỉ là tạm thời. Những điểm tắc nghẽn và khó khăn lớn nhất nằm ở đâu?
- Bắt đầu với một quy trình làm việc: Chọn quy trình mang lại kết quả tốt nhất với ít nỗ lực nhất. Đây thường là quy trình onboarding khách hàng hoặc ưu tiên công việc.
- Xây dựng quy trình làm việc trong ClickUp: Tổ chức cấu trúc công việc (Không gian Làm việc → Không gian → Thư mục → Danh sách công việc) bằng ClickUp Phân cấp. Tự động hóa việc chuyển giao công việc thủ công bằng cách tạo mẫu công việc cho các quy trình lặp lại và cài đặt ClickUp Automations.
- Ghi chép quy trình làm việc: Tạo một tài liệu ClickUp Doc giải thích rõ ràng quy trình mới. Liên kết trực tiếp tài liệu này trong không gian liên quan để các thành viên mới dễ dàng tìm thấy. Để có giải pháp sẵn sàng sử dụng, hãy thử mẫu Hướng dẫn Công việc.
- Đào tạo và cải tiến: Triển khai quy trình làm việc mới cho nhóm của bạn, thu thập phản hồi từ họ và điều chỉnh dựa trên việc sử dụng thực tế.
- Mở rộng một cách có hệ thống: Sau khi quy trình làm việc đầu tiên hoạt động trơn tru, hãy chuyển sang quy trình tiếp theo.
Tăng tốc quá trình này bằng cách duyệt qua các quy trình làm việc đã được xây dựng sẵn mà bạn có thể tùy chỉnh cho kinh doanh của mình trong mẫu Quick Start Template. Tạo quy trình làm việc từ một mô tả bằng ngôn ngữ tự nhiên đơn giản với ClickUp Brain. Vì bạn đang xây dựng trong một Không gian Làm việc tích hợp, mỗi quy trình làm việc mới sẽ tự động kết nối với các quy trình hiện có của bạn — không cần tích hợp phức tạp.
Kết luận
Hệ thống vận hành cho doanh nghiệp nhỏ không phải là việc thêm thủ tục rườm rà. Đó là việc tạo ra sự tự do – giải phóng nhóm của bạn khỏi việc phải làm lại từ đầu và giải phóng bạn khỏi việc trở thành nút thắt cổ chai. Bảy quy trình làm việc mà chúng ta đã đề cập là nền tảng cho sự phát triển quy mô.
Các nhóm hệ thống hóa công việc từ sớm có thể mở rộng quy mô nhanh hơn và với ít rối ren hơn đáng kể. Những ai chần chừ sẽ tích lũy nợ vận hành, điều này trở nên khó khăn và tốn kém hơn để khắc phục với mỗi nhân viên mới. Xây dựng hệ thống này đòi hỏi nỗ lực ban đầu, nhưng nó mang lại lợi ích gấp bội về hiệu quả và sự an tâm.
Sẵn sàng xây dựng hệ thống vận hành cho doanh nghiệp nhỏ của bạn? Bắt đầu miễn phí với ClickUp và tích hợp tất cả 7 quy trình làm việc vào một không gian làm việc duy nhất.
Quy trình làm việc là một chuỗi các công việc cụ thể, có thể lặp lại, giúp đưa một công việc từ đầu đến cuối, trong khi quy trình kinh doanh là một tập hợp rộng hơn của các quy trình làm việc liên quan. Ví dụ, quy trình “quản lý khách hàng” của bạn sẽ bao gồm các quy trình làm việc cho việc onboarding, giao tiếp và giao hàng dự án.
Các dấu hiệu phổ biến bao gồm việc cùng một câu hỏi được lặp đi lặp lại, nhân viên mới mất hàng tuần để thích nghi, dự án bị đình trệ khi nhân viên quan trọng vắng mặt, và nhóm của bạn dành quá nhiều thời gian cho việc phối hợp công việc thay vì thực hiện nó.
Một không gian làm việc tích hợp như ClickUp được thiết kế để quản lý tất cả 7 quy trình làm việc cốt lõi trong một nền tảng duy nhất. Điều này loại bỏ việc chuyển đổi ngữ cảnh, các silo dữ liệu và việc duy trì tích hợp khi cố gắng kết hợp nhiều công cụ chuyên biệt.
Sử dụng mẫu, bạn có thể hệ thống hóa một quy trình làm việc duy nhất chỉ trong vài giờ. Xây dựng đầy đủ 7 quy trình làm việc cơ bản thường mất vài tuần nỗ lực tập trung, với việc tinh chỉnh liên tục khi kinh doanh phát triển và quy trình của bạn trở nên hoàn thiện hơn.