Điều gì thực sự bị phá vỡ khi nhóm phát triển? Đó là văn hóa hay sự thiếu hụt cấu trúc?
Khi có 10 người, sự đồng nhất diễn ra một cách tự nhiên. Bối cảnh được chia sẻ, quyết định được hiển thị, và văn hóa được củng cố thông qua công việc hàng ngày. Bạn không cần hệ thống vì sự gần gũi đã làm tốt công việc đó.
Mô hình đó sẽ không còn hiệu quả khi nhóm phát triển.
Khi có từ 30 đến 40 nhân viên, bối cảnh không được phân phối đều đặn. Các nhóm bắt đầu thực hiện công việc theo những cách khác nhau. Nhân viên mới học hỏi bằng cách quan sát, chứ không phải vì mọi thứ được định nghĩa rõ ràng. Không có gì bị hỏng, nhưng tính nhất quán bắt đầu suy giảm.
Đây là lúc văn hóa ngừng là một trải nghiệm được chia sẻ và bắt đầu trở thành một vấn đề vận hành.
Mở rộng quy mô từ 10 lên 50 nhân viên đòi hỏi một sự thay đổi cấu trúc. Các quy tắc ngầm phải được chuyển thành hệ thống rõ ràng. Quyết định cần có tính hiển thị bền vững. Giao tiếp cần có các kênh dự đoán được. Kiến thức phải được lưu trữ ở nơi đáng tin cậy hơn trí nhớ.
Bài viết này phân tích cách thiết kế các hệ thống này trong các lĩnh vực tuyển dụng, giao tiếp, quản lý kiến thức và cơ sở hạ tầng cốt lõi, để văn hóa không bị suy yếu khi số lượng nhân viên tăng lên.
Tại sao việc mở rộng quy mô từ 10 lên 50 nhân viên lại khiến hầu hết các startup thất bại?
Khi đạt 50 nhân viên, bạn không thể dựa vào những cuộc hội thoại ngẫu nhiên trong hành lang để giữ mọi người đồng lòng.
Chỉ đơn giản là vì mọi người không còn làm việc chung một phòng nữa. Nhóm kỹ thuật đang giải quyết các vấn đề mà bạn không biết đến. Bộ phận marketing đang triển khai các chiến dịch mà bộ phận bán hàng không hề hay biết. Một nhân viên mới hỏi: “Chúng ta xử lý các trường hợp khiếu nại của khách hàng như thế nào?” và nhận được ba câu trả lời khác nhau tùy thuộc vào người họ hỏi.
Đây chính là điểm mà hầu hết các startup thường gặp khó khăn.
✅ Kiểm chứng sự thật: Nghiên cứu của Jordana Valencia trên Harvard Business Review cho thấy các công ty mở rộng quy mô nhanh chóng sẽ mất đi sự gắn kết văn hóa trừ khi lãnh đạo chủ động thiết kế lại cách truyền tải văn hóa khi nhóm phát triển. Vấn đề là các cơ chế đã xây dựng văn hóa ban đầu không còn hoạt động hiệu quả.
3 Lý do chính khiến văn hóa startup bị phá vỡ khi nhóm mở rộng
Văn hóa thường không thất bại một cách ồn ào. Nó thất bại trong những khoảnh khắc nhỏ bé, hàng ngày mà mọi người không còn để ý. Một bản cập nhật bị bỏ lỡ. Một quyết định mà không ai nhớ đã đưa ra. Một nhân viên mới phải đoán mò thay vì tự tin biết nơi cần tìm. Khi nhóm mở rộng, những khoảnh khắc này tích tụ lại.
Ba mô hình sau đây là nơi văn hóa startup thường bắt đầu suy giảm.
1. Sự lan rộng của công việc chiếm ưu thế
Khi có 10 người, bạn có thể sử dụng 3-4 công cụ: Slack cho giao tiếp, Tài liệu Google cho hợp tác và có thể là một công cụ theo dõi dự án nhẹ nhàng. Mọi người đều biết mọi thứ nằm ở đâu vì hiện tại chưa có nhiều thứ.
Khi đạt 30-40 người, số này tăng theo cấp số nhân. Bộ phận Kỹ thuật sử dụng Jira. Marketing hoạt động trên Asana. Bán hàng xây dựng mọi thứ trên HubSpot. Tài chính sử dụng công cụ lập ngân sách riêng. Nhân sự giới thiệu hệ thống quản lý nhân sự (HRMS) thường có giá cao.
Mỗi công cụ đều có ý nghĩa khi sử dụng riêng lẻ. Khi kết hợp lại, chúng tạo ra Work Sprawl. Đó chính là sự phân mảnh công việc trên các nền tảng không kết nối, dẫn đến việc tạo ra các "hộp đen thông tin" và làm giảm năng suất.
Đây là cách nó được áp dụng trong thực tế:
- Một tính năng mới của sản phẩm được thảo luận trong một chủ đề tin nhắn Slack mà chỉ có năm người xem.
- Biên bản cuộc họp được lưu trữ trong một tài liệu Google Doc không được liên kết với bất kỳ nơi nào khác.
- Công việc thực tế được quản lý trên Jira, nơi bộ phận marketing không bao giờ kiểm tra.
- Ba tuần sau, bộ phận marketing khởi động một chiến dịch cho một tính năng đã bị trì hoãn, và không ai thông báo cho họ.
Thông tin có sẵn, nhưng nó không được kết nối với các quyết định, chủ sở hữu và các bước tiếp theo. Mọi người dành nhiều thời gian hơn để tìm kiếm các tóm tắt thay vì sử dụng chúng để thúc đẩy công việc tiến triển.
Giá trị thực sự không chỉ nằm ở việc thu thập thông tin. Nó đến từ việc giữ cho thông tin đó gắn liền với công việc mà nó hỗ trợ. Khi bối cảnh luôn gần gũi với các công việc và kết quả, các nhóm có thể hành động một cách rõ ràng thay vì phỏng đoán.
📮ClickUp Insight: Theo Báo cáo Tình hình Năng suất của chúng tôi, nhân viên trí thức thường xuyên chuyển đổi giữa các ứng dụng đến mức mỗi tuần họ mất hàng giờ tập trung, do việc chuyển đổi ngữ cảnh liên tục buộc họ phải liên tục "khởi động lại" sự chú ý của mình.
Đối với một nhóm 30 người, sự cản trở đối với năng suất sẽ tích tụ nhanh chóng. Thay vì thêm một công cụ nữa vào hệ thống, giải pháp là một không gian làm việc duy nhất nơi các công việc, tài liệu và giao tiếp được tích hợp chặt chẽ.
Là không gian làm việc AI tích hợp đầu tiên trên thế giới, ClickUp mang mọi thứ vào một nơi duy nhất cho các doanh nghiệp nhỏ, với bộ công cụ dành riêng cho doanh nghiệp nhỏ. Vì vậy, khi ai đó hỏi “bản mô tả dự án ở đâu?”, sẽ có một nguồn thông tin duy nhất, không phải 12 tab khác nhau. Xem cách ClickUp tích hợp hơn 20 ứng dụng vào một nền tảng duy nhất, đồng thời giữ nguyên văn hóa doanh nghiệp của bạn! 👇🏼
📖 Đọc thêm: Cách giảm thiểu việc chuyển đổi ngữ cảnh
2. Mô hình giao tiếp sụp đổ
Ban đầu, với chỉ 10 người trong tổ chức, việc giao tiếp rất đơn giản. Bạn có một buổi họp đứng. Có thể có một buổi họp đồng bộ hàng tuần. Các cập nhật quan trọng được thông báo trong kênh Slack chính, nơi mọi người đều có thể xem.
Khi đạt 40 người, mọi thứ sẽ nhanh chóng thay đổi.
Bây giờ bạn có nhiều nhóm với lịch trình, ưu tiên và quy tắc giao tiếp khác nhau. Luồng thông tin trôi chảy mà bạn từng có với 10 người? Nó đã biến mất. Thay vào đó là:
- Các cập nhật bị ẩn trong các phản hồi trong chủ đề thảo luận
- Các quyết định được đưa ra trong tin nhắn riêng tư (DMs)
- “Chờ đã, chúng ta đã quyết định điều đó khi nào?” – những khoảnh khắc như vậy xuất hiện trong mọi cuộc họp.
Những nhân viên mới cảm nhận điều này rõ ràng nhất. Họ đang cố gắng hiểu cách công ty hoạt động, nhưng thông tin họ cần lại phân tán, lỗi thời hoặc chỉ tồn tại trong đầu ai đó. Giải pháp là xây dựng các nhịp điệu giao tiếp một cách nhất quán và dự đoán được để thông tin có thể lưu thông trong công ty.
🛠️ Bộ công cụ: ClickUp giúp tập trung giao tiếp tại nơi công việc thực sự diễn ra. Điều đó có nghĩa là các cuộc hội thoại quan trọng không còn biến mất trong các chủ đề tin nhắn Slack; chúng được lưu trữ trong ClickUp Chat, kết nối trực tiếp với các công việc và dự án liên quan.
3. Kiến thức nội bộ bị mất đi
Những nhân viên đầu tiên của bạn là những kho dữ liệu sống. Họ biết lý do tại sao các quyết định được đưa ra, phản hồi của khách hàng nào đã định hình sản phẩm của bạn, và những quy tắc không thành văn định hình cách công ty của bạn thực sự hoạt động.
Khi mở rộng quy mô, nhân viên sẽ bị quá tải. Họ tham gia các cuộc họp, quản lý nhóm, giải quyết các vấn đề cấp bách. Họ không thể trả lời mọi câu hỏi "Làm thế nào để..." nữa.
Sau đây là những gì bạn sẽ thấy:
- Sự pha loãng kiến thức: Nhân viên mới học hỏi từ nhau, chứ không phải từ những người đã có mặt từ trước.
- Mất bối cảnh: Nửa nhóm của bạn không hiểu tại sao bạn làm việc theo cách nhất định; họ chỉ đang sao chép những gì họ đã thấy.
- Thực thi không nhất quán: Khi không có sự hiểu biết chung, các nhóm sẽ hiểu "cách chúng ta làm công việc" theo những cách khác nhau.
- Quyết định bị tắc nghẽn: Mọi thứ vẫn phải qua 10 người ban đầu vì không ai khác có đủ bối cảnh.
Giải pháp là chuyển đổi kiến thức truyền miệng thành các quy trình được tài liệu hóa và cơ sở kiến thức có thể tìm kiếm.
🤖 Lưu ý: Văn hóa sẽ bị phá vỡ ngay khi quá trình onboarding trở thành tùy chọn
Khi một nhân viên mới phải hỏi ba người khác cách thức thực hiện công việc gì đó, văn hóa của bạn đã bị phân mảnh. Một Super Agent trong ClickUp đảm bảo tính nhất quán mà con người không thể làm được, biến quá trình onboarding thành một hệ thống thay vì một ân huệ.
Mọi vai trò đều học hỏi theo cùng một cách, từ cùng một nguồn, thông qua cùng một quy trình làm việc. Văn hóa không còn phụ thuộc vào trí nhớ mà bắt đầu phát triển theo thiết kế.
📖 Đọc thêm: Cách tổ chức cuộc họp toàn thể hiệu quả
Cách Xây Dựng Nền Tảng Cho Văn Hóa Có Khả Năng Mở Rộng
Bạn đã thấy những gì có thể gây ra vấn đề. Giờ đây, đây là cách để ngăn chặn điều đó: Xây dựng hạ tầng trước khi bạn cần đến nó.
Khi nhóm của bạn còn nhỏ, văn hóa tồn tại trong suy nghĩ của mọi người. Mọi người tiếp thu nó thông qua sự gần gũi. Khi công ty phát triển, cách tiếp cận này không còn hiệu quả. Bạn cần một nền tảng: các hệ thống được tài liệu hóa, quy trình làm việc tập trung và kiến thức dễ tiếp cận, có thể mở rộng theo quy mô nhân sự.
Hạ tầng đó bắt đầu từ nơi thông tin của bạn được lưu trữ.
Dưới đây là cách khắc phục những khoảng trống và áp dụng hệ thống tạo ra tác động thực tế đến cách tổ chức của bạn hoạt động.
Tập trung kiến thức vào một nền tảng duy nhất
Khi thông tin được lưu trữ ở quá nhiều nơi, văn hóa sẽ trở nên không nhất quán mặc định. Mọi người không hành động khác biệt vì họ không đồng ý với giá trị - họ hành động khác biệt vì họ đang làm việc với thông tin khác nhau.
Bước đầu tiên là tập trung công việc, ra quyết định và lưu trữ tài liệu. Trên thực tế, điều này có nghĩa là tập trung hóa:
- Thực thi dự án
- Tài liệu
- Quyết định và cập nhật
- Các cuộc thảo luận liên tục liên quan đến công việc
Khi các công việc, tài liệu và giao tiếp được kết nối, các quyết định sẽ gắn liền với kết quả thay vì bị lạc vào lịch sử trò chuyện. Đây là cách bối cảnh được duy trì khi nhóm phát triển.
Giải pháp ở đây là tập trung mọi thứ vào một không gian làm việc duy nhất, nơi các công việc, tài liệu và giao tiếp được kết nối với nhau.
Đối với các công ty mở rộng quy mô từ 10 lên 50 nhân viên, điều này có nghĩa là thông tin quan trọng về văn hóa được lưu trữ trong một nền tảng tìm kiếm duy nhất thay vì phân tán trên nhiều công cụ khác nhau.
📺 Xem: Là không gian làm việc AI tích hợp đầu tiên trên thế giới, ClickUp thống nhất các ứng dụng công việc, dữ liệu và quy trình công việc của bạn thành một nền tảng duy nhất.
ClickUp Docs trở thành cơ sở kiến thức sống động của bạn, thay thế các tài liệu phân tán trong Tài liệu Google. Với Enterprise Search + ClickUp Brain, thông tin bối cảnh có thể tìm kiếm được trên các công việc, cuộc hội thoại và tài liệu, giúp kiến thức nội bộ không bị mất đi khi nhóm phát triển. Kết nối trực tiếp tài liệu và cuộc hội thoại với Nhiệm vụ ClickUp giúp các quyết định được hiển thị tại nơi công việc thực sự diễn ra, ngăn chặn bối cảnh ẩn và bối cảnh bị mất làm gián đoạn sự đồng bộ. CEO của chúng tôi, Zeb Evans, giải thích cách xây dựng hệ thống giao tiếp có thể mở rộng trong video 8 phút này.
Biến văn hóa thành tài liệu sống động
Hầu hết các công ty ghi chép văn hóa quá muộn, và khi họ làm vậy, họ đóng băng nó trong một cuốn sổ tay tĩnh mà không ai xem lại.
Văn hóa có thể mở rộng đòi hỏi tài liệu sống. Điều đó có nghĩa là ghi chép mọi thứ theo cách khuyến khích sử dụng, cập nhật và thảo luận, chứ không phải chỉ để tiêu thụ một cách thụ động.
Ở giai đoạn này, các nhóm nên ghi chép rõ ràng:
- Giá trị với các ví dụ hành vi thực tế
- Khung quyết định (ai quyết định điều gì và cách thức quyết định)
- Quy tắc giao tiếp (khi nào nên sử dụng giao tiếp không đồng bộ so với cuộc họp)
- Các quy trình xử lý sự cố và thực hành phản hồi
Khi tài liệu này được sử dụng song song với công việc hàng ngày, nó trở thành một tài liệu tham khảo thay vì một thủ tục hình thức.
📖 Đọc thêm: Cách tạo tài liệu hiệu quả
Làm cho kiến thức trở nên dễ dàng tìm kiếm ngay lập tức
Những nhân viên đầu tiên mang theo lượng kiến thức ngầm khổng lồ. Khi nhóm mở rộng, việc mong đợi họ chuyển giao bối cảnh đó một cách thủ công là không thực tế và không bền vững.
Khả năng tìm kiếm là cầu nối giữa trải nghiệm và quy mô. Thay vì chuyển mọi câu hỏi "Làm thế nào để..." qua các nhà sáng lập hoặc nhân viên đầu tiên, các nhóm cần có cách để tự tìm ra câu trả lời từ các nguồn thông tin chính xác và đáng tin cậy.
ClickUp Brain giúp lưu trữ kiến thức tổ chức của nhóm một cách có thể tìm kiếm. Nhân viên mới có thể đặt câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên, ví dụ: “Chúng ta xử lý các trường hợp ngoại lệ về giá như thế nào?”, và nhận được câu trả lời được trích xuất từ toàn bộ không gian làm việc: tài liệu, công việc, bình luận, mọi thứ.
Điều đó có nghĩa là:
- Nhân viên mới có thể tìm thấy câu trả lời trong vài giây, không phải vài giờ.
- Những nhân viên có kinh nghiệm của bạn sẽ không còn là điểm nghẽn.
- Văn hóa được duy trì nhất quán vì mọi người đều nhận được cùng một thông tin.
Học hỏi không nên đòi hỏi phải xin quyền truy cập.
Khi nhóm mở rộng, việc học tập bị gián đoạn khi phụ thuộc vào thông báo Slack, cuộc họp hoặc ai đang trực tuyến. ClickUp Brain MAX là ứng dụng máy tính độc lập cung cấp cho mỗi nhân viên một nơi duy nhất để suy nghĩ, hỏi đáp và hành động.
Nó thống nhất các hệ thống của bạn thành một giao diện duy nhất, cho phép mọi người nói thay vì gõ với tính năng Talk-to-Text, và tìm kiếm khắp công việc ngay lập tức mà không cần mở 5 công cụ. Học tập trở nên liên tục, tự phục vụ và luôn sẵn sàng, không bị trì hoãn bởi phân cấp hay sự sẵn có. Khi kiến thức chỉ cách một lệnh, việc mở rộng quy mô không còn làm chậm tiến độ của mọi người.
Hiển thị quy trình làm việc
Văn hóa không chỉ là những gì bạn nói. Đó là những gì mọi người quan sát. Khi quy trình làm việc bị ẩn, mọi người sẽ đoán mò. Khi quy trình làm việc được hiển thị, họ học hỏi bằng cách quan sát cách công việc thực sự di chuyển qua công ty.
Hiển thị có nghĩa là mọi người có thể tra cứu ngay lập tức:
- Ai chịu trách nhiệm về điều gì
- Cách ra quyết định
- “Đã xong” thực sự trông như thế nào
- Tình trạng các dự án hiện tại
Loại sự rõ ràng này là cơ sở hạ tầng, không phải quản lý vi mô. Khi công việc diễn ra trong một hệ thống duy nhất, tính hiển thị trở thành mặc định. Các thành viên mới không cần phải giải thích văn hóa cho họ; họ thấy nó được thể hiện qua các công việc, cập nhật và quyết định diễn ra theo thời gian thực.
📖 Đọc thêm: Cách xây dựng quy trình làm việc minh bạch
Cách xác định các giá trị cốt lõi thực sự phát triển cùng với nhóm của bạn
Giá trị mơ hồ không thể mở rộng. Nếu giá trị của công ty bạn chỉ là những câu nói sáo rỗng như “Chúng tôi coi trọng sự xuất sắc” hoặc “Hãy sáng tạo”, chúng sẽ vô dụng khi một nhân viên mới cần đưa ra quyết định mà bạn không có mặt.
“Sự xuất sắc” có nghĩa là gì khi phải lựa chọn giữa việc triển khai nhanh chóng hay thêm một tính năng nữa? “Sự đổi mới” trông như thế nào khi khách hàng yêu cầu một điều mà bạn chưa từng hoàn thành trước đây?
Những giá trị vốn dĩ hiển nhiên và được hấp thụ một cách tự nhiên bởi 10 người cần được diễn giải rõ ràng cho một nhóm 50 người. Những nhân viên mới không có mặt trong giai đoạn hình thành ban đầu, vì vậy họ cần bạn giải thích cụ thể những giá trị đó được thể hiện như thế nào trong hành động. Đây chính là khóa để ngăn chặn sự pha loãng văn hóa.
Giá trị có thể mở rộng là khác biệt. Chúng đủ cụ thể để hướng dẫn quyết định và đủ rõ ràng để thể hiện trong hành vi hàng ngày.
Để biến giá trị của bạn thành hành động, hãy định nghĩa chúng bằng những ví dụ hành vi cụ thể.
- Các điểm neo hành vi: Xác định cách mỗi giá trị được thể hiện trong thực tế. Ví dụ, nếu giá trị là “sự minh bạch”, một điểm neo hành vi có thể là “Chúng tôi chia sẻ cập nhật dự án trong các kênh công khai, không qua tin nhắn riêng tư.”
- Các bộ lọc ra quyết định: Giá trị của bạn nên đóng vai trò như một khung khổ giúp mọi người đưa ra quyết định đúng đắn một cách độc lập, củng cố tính tự chủ và niềm tin.
- Tiêu chí đánh giá: Bạn nên có thể liên kết trực tiếp các giá trị của mình với cách bạn kỷ niệm thành công và thăng tiến cho các thành viên trong nhóm, biến chúng thành một phần cụ thể của sự phát triển sự nghiệp.
Đừng để giá trị của bạn chỉ tồn tại trong một cuốn sổ tay bị lãng quên mà bộ phận Nhân sự gửi cho nhân viên mới và không ai đọc lại. Dưới đây là quy trình từng bước:
- Xây dựng tài liệu giá trị của bạn trong ClickUp Docs, nơi công việc thực sự diễn ra, chứ không phải trong một tệp tĩnh mà mọi người sẽ quên sau khi onboarding.
- Ghi lại các ví dụ thực tế, câu chuyện khởi nguồn và kỳ vọng về hành vi để giá trị hướng dẫn các quyết định hàng ngày, không chỉ là những cuộc trò chuyện về văn hóa.
- Giữ cho các giá trị luôn hợp tác và cập nhật bằng cách cho phép các nhóm bình luận, đặt câu hỏi và hoàn thiện chúng khi công ty phát triển thông qua tính năng bình luận theo chủ đề và các tính năng hợp tác của ClickUp.
- Kết nối giá trị trực tiếp với các dự án, công việc onboarding và quy trình làm việc, để nhân viên mới có thể thấy cách giá trị đó được thể hiện trong công việc thực tế ngay từ ngày đầu tiên.
- Sử dụng quyền truy cập và lịch sử phiên bản để duy trì sự rõ ràng đồng thời vẫn khuyến khích sự tham gia.
Thay vì dựa vào trí nhớ, hãy làm cho các giá trị trở nên dễ tìm kiếm và hiển thị trong không gian làm việc của bạn để chúng được tham khảo một cách tự nhiên trong công việc hàng ngày.
Khi các giá trị được ghi chép, thảo luận và luôn hiển thị một cách nhất quán trong các công cụ mà nhóm của bạn sử dụng hàng ngày, chúng sẽ có khả năng tồn tại cao hơn trong quá trình mở rộng quy mô.
📊 Nghiên cứu trường hợp: Mở rộng hệ thống mà không làm mất đi văn hóa
Chúng tôi đã dành quá nhiều thời gian để cập nhật các hệ thống khác nhau không tương thích với nhau. Điều này làm chậm tiến độ và tăng nguy cơ bỏ sót công việc.
Chúng tôi đã dành quá nhiều thời gian để cập nhật các hệ thống khác nhau không tương thích với nhau. Điều này làm chậm tiến độ và tăng nguy cơ bỏ sót công việc.
Đối với path8 Productions, việc hợp nhất công cụ không chỉ đơn thuần là về tốc độ. Họ muốn duy trì sự rõ ràng và nhất quán khi nhóm phát triển. Khi mọi người làm việc trên cùng một hệ thống, văn hóa không phụ thuộc vào những người có mặt trong phòng. Nó thể hiện qua chính công việc.
Điều gì đã thay đổi
- Thay thế 6 công cụ rời rạc bằng ClickUp như một hệ thống duy nhất cho dự án, trò chuyện, theo dõi thời gian và tài sản.
- Giảm các cuộc họp trạng thái và chi phí quản lý xuống 60%, mà không làm mất đi sự hiển thị.
- Hoàn thành quá trình chuyển đổi trong dưới 8 tuần, mà không gây gián đoạn đến cách các nhóm làm việc.
Tác động văn hóa
- Một nguồn thông tin chung đã thay thế kiến thức không chính thức và các cập nhật qua kênh phụ.
- Các nhóm đồng lòng về cách công việc được thực hiện, chứ không chỉ về những công việc tồn tại.
- Ít cuộc họp hơn đồng nghĩa với việc ít giải thích hơn và tin tưởng hơn vào tiến độ hiển thị.
Đọc thêm tại đây: Cách path8 Productions tích hợp 6 công cụ trong 1 với ClickUp
Các cách duy trì văn hóa trong giai đoạn tăng trưởng nhanh chóng
Bạn đã xây dựng cơ sở hạ tầng. Bạn đã xác định các giá trị có thể thực hiện được. Bây giờ là lúc thực thi: đảm bảo văn hóa không bị suy giảm khi bạn thêm 20, 30, 40 nhân viên mới chưa từng tham gia từ khi startup bắt đầu.
Hạ tầng và giá trị tạo nên nền tảng, nhưng văn hóa không tự duy trì; nó đòi hỏi những thực hành hàng ngày để củng cố những điều quan trọng. Dưới đây là năm thực hành thực sự hiệu quả, không phải vì chúng nghe có vẻ hay, mà vì chúng giải quyết chính những thời điểm văn hóa bị phá vỡ trong quá trình mở rộng.
Làm cho văn hóa trở thành một phần của mọi quyết định tuyển dụng
Khi bạn đang tuyệt vọng để lấp đầy một vai trò, thật dễ dàng để hạ thấp thanh tiêu chuẩn về sự phù hợp văn hóa. “Chúng ta cần một kỹ sư cấp cao NGAY LẬP TỨC” trở thành “Hồ sơ của người này rất tuyệt vời, và họ có thể bắt đầu vào Monday.”
Đó chính là bẫy.
Một nhân viên không phù hợp không chỉ không đóng góp được gì; họ còn làm chậm tiến độ của cả nhóm. Họ đặt ra những câu hỏi cho thấy họ không hiểu cách ra quyết định ở đây. Họ phản đối những quy tắc mà mọi người khác đã đồng ý. Họ tạo ra sự cọ xát lan rộng khắp nhóm.
Giải pháp? Hệ thống hóa việc đánh giá văn hóa trong quy trình tuyển dụng của bạn.
Việc cần làm:
- Viết các câu hỏi phỏng vấn có cấu trúc để đánh giá sự phù hợp về giá trị thay vì chỉ đánh giá năng lực. Nếu "quyền sở hữu" là một giá trị, hãy hỏi: "Hãy kể cho tôi nghe về một lần bạn đã giải quyết một vấn đề không thuộc trách nhiệm của bạn."
- Hãy mời những "người đại diện văn hóa" của bạn tham gia phỏng vấn, những người tự nhiên thể hiện giá trị của công ty.
- Xác định tiêu chí từ chối đối với sự không phù hợp, ngay cả khi kỹ năng của ứng viên mạnh.
💡Danh sách kiểm tra ClickUp: Tạo quy trình tuyển dụng nhất quán. Đây là cách thực hiện:
- Sử dụng ClickUp biểu mẫu để tiêu chuẩn hóa phản hồi phỏng vấn.
- Theo dõi ứng viên thông qua nhiệm vụ ClickUp và Trường Tùy chỉnh
- Hãy chắc chắn thêm "điểm phù hợp văn hóa" để có chế độ xem tổng quan rõ ràng về sự đồng nhất.
- Yêu cầu ClickUp Brain thực hiện phân tích sâu hơn và so sánh các ứng viên sau khi hoàn thành quá trình phỏng vấn.
Và bạn sẽ được cung cấp những thông tin hữu ích sẵn sàng áp dụng cho yếu tố con người trong quá trình này!
Biến giá trị thành thói quen hàng ngày hiển thị
Giá trị của công ty bạn sẽ trở nên vô nghĩa nếu chúng chỉ tồn tại dưới dạng những lời nói trên tường. Để giá trị có tác động thực sự, chúng cần thể hiện qua hành vi hàng ngày của nhóm, điều này có nghĩa là bạn cần cụ thể hóa giá trị bằng cách tích hợp chúng trực tiếp vào quy trình làm việc.
Nếu bạn coi trọng tính minh bạch, ví dụ, bạn nên hiển thị các cập nhật dự án cho toàn bộ nhóm theo mặc định. Khi bạn thấy ai đó thể hiện một giá trị cốt lõi, hãy công nhận họ công khai để mọi người đều có thể thấy.
Xây dựng giá trị cốt lõi vào các quy trình chính của bạn, từ cách tổ chức cuộc họp, cách đưa ra phản hồi cho đến việc đưa ra các quyết định quan trọng sớm hơn:
- Họp toàn thể hàng tuần: Giữ mọi người kết nối với bức tranh tổng thể.
- Họp đứng nhóm: Định dạng nhất quán, nhịp độ dự đoán được.
- Cập nhật không đồng bộ: Dành cho các nhóm làm việc từ xa không thể đồng bộ hóa theo thời gian thực.
Biến giá trị của bạn thành một phần hiển thị, có thể lọc được trong công việc hàng ngày bằng cách gắn thẻ các công việc và dự án với giá trị cụ thể mà chúng thể hiện. Để tích hợp điều này vào quy trình làm việc, hãy tổ chức các buổi đánh giá nhóm để thảo luận cụ thể về cách các giá trị của bạn đã được thể hiện hoặc không trong một dự án gần đây. ClickUp Bảng trắng là công cụ tuyệt vời cho việc này!
💡Mẹo chuyên nghiệp: Tự động hóa các phần quan trọng nhưng lặp đi lặp lại của quy trình với ClickUp Automations.
- Các bản cập nhật hàng tuần và lịch trình cuộc họp được tạo và phân công tự động; không có gì bị bỏ sót.
- Tự động nhận diện các hành vi phù hợp với giá trị thông qua thông báo kích hoạt hoặc xác nhận khi các hành động cụ thể xảy ra.
Tạo điều kiện cho những người truyền tải văn hóa trong toàn tổ chức
Bạn không thể là người duy nhất truyền tải văn hóa. Khi mở rộng quy mô, bạn sẽ trở thành nút thắt cổ chai.
Những người mang văn hóa không phải là những người có từ "văn hóa" trong tiêu đề công việc. Họ là những cá nhân tự nhiên thể hiện giá trị của bạn trong công việc hàng ngày. Họ là những người mà nhân viên mới tự nhiên tìm đến để xin lời khuyên. Những người đặt tone trong các cuộc họp. Những người lên tiếng khi có điều gì đó không ổn.
Cách nhận diện chúng:
- Họ luôn thể hiện giá trị của bạn mà không cần nhắc nhở.
- Những nhân viên mới tự nhiên sẽ tìm đến họ để được hướng dẫn.
- Họ lên tiếng khi các quyết định hoặc hành vi không phù hợp với các tiêu chuẩn của công ty.
- Họ được tôn trọng trên toàn bộ các bộ phận, không chỉ trong nhóm của mình.
Nếu bạn không chính thức trao quyền cho những người đại diện văn hóa, văn hóa của bạn sẽ trở nên không nhất quán. Các nhóm khác nhau sẽ phát triển những cách hiểu khác nhau về cách công việc nên được thực hiện. Nhân viên mới sẽ nhận được những tín hiệu mâu thuẫn về những gì thực sự quan trọng. Theo thời gian, những người đại diện văn hóa sẽ kiệt sức vì phải là những người được tin cậy một cách không chính thức mà không được công nhận hoặc có quyền hạn. Dưới đây là cách để trao quyền cho họ một cách đúng đắn:
- Công nhận họ một cách chính thức Giao cho họ các vai trò chính thức trong quá trình onboarding, thảo luận về văn hóa và quyết định tuyển dụng. Đây không phải là danh hiệu danh dự. Đó là trách nhiệm thực sự với sự đóng góp thực sự.
- Cho họ có tiếng nói Hãy bao gồm họ trong các cuộc hội thoại ảnh hưởng đến văn hóa công ty, như thay đổi tổ chức, quyết định chính sách và điều chỉnh giá trị. Quan điểm của họ rất quan trọng vì họ là những người trực tiếp trải nghiệm nó hàng ngày.
- Hỗ trợ ảnh hưởng của họ Đảm bảo họ có bối cảnh, tài nguyên và quyền hạn để định hình các quy tắc của nhóm. Điều này bao gồm quyền truy cập vào thông tin toàn công ty, quyền đóng góp vào tài liệu văn hóa và sự ủng hộ từ lãnh đạo khi họ nêu ra các vấn đề văn hóa.
Việc cần làm: Tạo các không gian ClickUp chuyên dụng để nhân viên có quyền sở hữu rõ ràng đối với các dự án và tài nguyên liên quan đến văn hóa, giúp họ trở thành những thành viên tích cực trong quá trình mở rộng văn hóa công ty. Bằng cách này, bạn có thể trao quyền cho những người mang văn hóa công ty để định hình văn hóa doanh nghiệp bằng cách hiển thị các sáng kiến toàn công ty và khả năng đóng góp vào tài liệu văn hóa trung tâm thông qua các tính năng quyền truy cập và chia sẻ của ClickUp.
Tập trung các công cụ trước khi chúng trở nên phân tán
Các công cụ khác nhau tạo ra các quy trình công việc khác nhau. Các quy trình công việc khác nhau tạo ra các chuẩn mực khác nhau. Trước khi bạn nhận ra, bạn đã có ba nền văn hóa con hoạt động dựa trên những giả định hoàn toàn khác nhau về “cách chúng ta làm việc ở đây”.
| Thách thức | Công cụ phân mảnh | ClickUp Converged Không gian Làm việc |
| Quy trình onboarding cho nhân viên mới | Tìm kiếm thông tin trong nhiều ứng dụng khác nhau. | Tất cả thông tin có thể tìm kiếm trong một nơi duy nhất |
| Hợp tác giữa các nhóm | Mất kết nối giữa các công cụ | Công việc và giao tiếp được kết nối |
| Kiến thức tổ chức | Bị mắc kẹt trong đầu từng cá nhân hoặc rải rác trong các tài liệu | ClickUp Brain cung cấp câu trả lời ngay lập tức. |
| Sự nhất quán trong quy trình | Mỗi nhóm làm việc theo cách riêng của mình. | Mẫu và tự động hóa tiêu chuẩn hóa quy trình làm việc |
Đây là sự phát triển không kiểm soát của các công cụ và nền tảng mà không có sự giám sát, dẫn đến lãng phí tiền bạc, nỗ lực trùng lặp và rủi ro bảo mật. Nếu các nhóm khác nhau sử dụng các công cụ AI khác nhau, kiến thức tổ chức của bạn sẽ bị phân mảnh, không nhất quán và khó quản lý.
Để thành công trong việc mở rộng quy mô từ 10 lên 50 nhân viên mà không làm mất đi văn hóa doanh nghiệp, bạn cần xây dựng hạ tầng giúp mọi người kết nối và đồng nhất. Một không gian làm việc thống nhất tạo ra một cách làm việc thống nhất.
📖 Đọc thêm: Tool Sprawl là gì và làm thế nào để tránh nó?
6 Bẫy văn hóa phổ biến cần tránh khi mở rộng quy mô
Khi bạn đối mặt với sự tăng trưởng nhanh chóng từ 10 lên 50 nhân viên, rất dễ rơi vào những cạm bẫy phổ biến có thể vô tình làm suy yếu chính văn hóa mà bạn đang cố gắng bảo vệ.
Nhận thức được những rủi ro này là bước đầu tiên để tránh chúng:
- Giả định rằng văn hóa sẽ tự duy trì: Văn hóa của bạn cần được duy trì một cách chủ động và có chủ đích. Những thực hành không chính thức đã hiệu quả với nhóm nhỏ sẽ không đủ khi bạn phát triển; bạn cần thích nghi và xây dựng các hệ thống mới.
- Tuyển dụng dựa trên tốc độ thay vì sự phù hợp: Việc vội vàng tuyển dụng những nhân viên không phù hợp sẽ làm loãng văn hóa doanh nghiệp và tạo ra mâu thuẫn nội bộ, điều này cuối cùng sẽ làm chậm tiến độ của bạn nhiều hơn so với việc để vị trí trống.
- Viết quá nhiều tài liệu mà không thực hành: Một cuốn cẩm nang văn hóa 50 trang sẽ vô dụng nếu nhóm lãnh đạo không thể hiện các giá trị đó trong hành động và quyết định hàng ngày của họ.
- Tập trung quyền sở hữu văn hóa: Nếu văn hóa trở thành "nhiệm vụ của bộ phận Nhân sự", nó sẽ trở nên quan liêu và tách biệt với nhóm. Mọi thành viên trong tổ chức cần cảm thấy có trách nhiệm với quyền sở hữu văn hóa.
- Bỏ qua các văn hóa con: Khi các nhóm mới hình thành, họ sẽ tự nhiên phát triển các quy tắc và nghi thức riêng biệt. Mặc dù điều này có thể lành mạnh, nhưng nếu không được kiểm soát, nó có thể dẫn đến sự phân mảnh tổ chức và thiếu sự đồng nhất với các giá trị cốt lõi của công ty.
- Để các công cụ làm phân mảnh nhóm của bạn: Khi các nhóm khác nhau sử dụng các công cụ khác nhau, họ không thể tránh khỏi việc phát triển các cách làm việc khác nhau. Sự phân mảnh công nghệ này là con đường trực tiếp dẫn đến sự phân mảnh văn hóa.
Việc mở rộng văn hóa doanh nghiệp thành công phụ thuộc vào việc tài liệu hóa có chủ đích, nhịp độ giao tiếp nhất quán, những người mang văn hóa được trao quyền và hệ thống thống nhất. Những công ty duy trì được bản sắc độc đáo của mình trong quá trình phát triển nhanh chóng là những công ty coi văn hóa là một hệ thống cần được thiết kế, chứ không phải là một không khí cần hy vọng.
Hướng dẫn chi tiết về việc xây dựng Kế hoạch hành động mở rộng văn hóa doanh nghiệp
Mở rộng văn hóa từ 10 đến 50 nhân viên đòi hỏi những lựa chọn nhất quán và có chủ đích trong việc xây dựng hạ tầng, xác định giá trị, tuyển dụng nhân sự và tổ chức công việc. Dưới đây là danh sách kiểm tra để hỗ trợ bạn:
Nếu bạn đang ở giai đoạn 10-15 người (xây dựng nền tảng):
- Ghi chép lại các giá trị của bạn kèm theo ví dụ hành vi trước khi bạn quên lý do tại sao bạn đưa ra các quyết định quan trọng.
- Hợp nhất vào một không gian làm việc duy nhất trước khi sự phân tán công cụ trở thành điều bình thường.
- Tạo ra các nhịp độ giao tiếp đầu tiên (họp toàn thể hàng tuần, định dạng họp đứng)
- Xác định những người đại diện cho văn hóa của bạn và giao cho họ các vai trò chính thức trong quá trình tuyển dụng.
Nếu bạn có từ 15-30 nhân viên (ngăn chặn sự phân mảnh):
- Kiểm tra nơi thông tin được lưu trữ, nếu nó được phân tán trên 8 công cụ trở lên, hãy hợp nhất ngay lập tức.
- Thêm đánh giá văn hóa vào mọi quyết định tuyển dụng với quy trình đánh giá có cấu trúc.
- Xây dựng tài liệu sống động được tích hợp trực tiếp vào công việc, không bị lãng quên trong các thư mục.
- Xác định các tiêu chí từ chối rõ ràng đối với sự không phù hợp về văn hóa, ngay cả khi kỹ năng của ứng viên rất tốt.
Nếu bạn có từ 30-50 nhân viên (tăng cường quy mô):
- Tạo điều kiện cho những người đại diện văn hóa ở tất cả các bộ phận, không chỉ lãnh đạo.
- Hiển thị giá trị trong các quy trình làm việc hàng ngày thông qua việc công nhận và quy trình.
- Kiểm tra và cập nhật sách hướng dẫn văn hóa của bạn hàng quý thông qua việc phân phối sự đóng góp từ các thành viên trong tổ chức.
- Sử dụng tự động hóa để củng cố nhịp độ, đảm bảo mọi thứ không phụ thuộc vào trí nhớ của nhà sáng lập.
Văn hóa không biến mất. Nó chỉ bị lạc trong tiếng ồn.
Khi nhóm phát triển, văn hóa không thất bại vì mọi người quên đi giá trị. Nó thất bại khi các tín hiệu về cách công việc được thực hiện trở nên không nhất quán. Quyết định trở nên khó khăn hơn. Bối cảnh bị mất. Nhân viên mới không chắc chắn phiên bản nào của "cách chúng ta làm việc" là đúng.
Các nhóm mở rộng quy mô một cách suôn sẻ giải quyết vấn đề này bằng cách thiết kế sự rõ ràng từ sớm. Họ hiển thị công việc, làm cho quyết định bền vững và kiến thức dễ tiếp cận, từ đó các hành vi đúng đắn được củng cố một cách tự nhiên, mà không cần giải thích liên tục.
Đó chính là nơi ClickUp phát huy tác dụng. Bằng cách tích hợp các công việc, tài liệu, giao tiếp và kiến thức vào một không gian làm việc duy nhất, ClickUp giúp các nhóm đang phát triển biến các nguyên tắc hoạt động thành thói quen hàng ngày.
Khi cách công việc của bạn rõ ràng, văn hóa không cần phải bảo vệ. Nó tự duy trì và phát triển cùng với sự lớn mạnh của công ty. Sẵn sàng xây dựng văn hóa của riêng bạn? Bắt đầu với ClickUp miễn phí!
Câu hỏi thường gặp
Sự tiến hóa là quá trình thích nghi có chủ đích của văn hóa doanh nghiệp, giữ nguyên các giá trị cốt lõi đồng thời cập nhật các quy trình cho bối cảnh mới và nhóm lớn hơn. Sự pha loãng là quá trình suy yếu không chủ đích của văn hóa doanh nghiệp, khi các giá trị trở nên mơ hồ hoặc không nhất quán vì không được duy trì tích cực trong quá trình phát triển.
Các nhóm làm việc từ xa và kết hợp phải chú trọng hơn vào việc tài liệu hóa và nhịp độ giao tiếp, vì văn hóa không thể truyền tải qua khoảng cách vật lý. Một nền tảng tập trung như ClickUp, kết hợp công việc, giao tiếp và kiến thức, trở thành cơ sở hạ tầng thiết yếu cho một văn hóa phân phối mạnh mẽ.
Mặc dù cả hai đều quan trọng, bạn nên ưu tiên sự phù hợp văn hóa cho các vai trò yêu cầu tương tác nhóm đáng kể hoặc quyền quyết định, vì giá trị văn hóa khó truyền đạt hơn kỹ năng. Đối với các vai trò kỹ thuật chuyên môn cao và độc lập, kỹ năng có thể được ưu tiên trong một số trường hợp, nhưng đây là sự đánh đổi cần được xem xét cẩn thận.
Đúng vậy, việc tái xây dựng một văn hóa bị tổn thương là có thể, nhưng nó khó khăn hơn nhiều so với việc duy trì nó ngay từ đầu. Điều này đòi hỏi phải thừa nhận công khai các vấn đề, cam kết mạnh mẽ với các giá trị cụ thể từ phía lãnh đạo, và thực hiện các thay đổi cấu trúc như hợp nhất công cụ hoặc thiết lập nhịp độ giao tiếp mới để hỗ trợ văn hóa mong muốn.