Cách mở rộng quy mô từ 10 lên 50 nhân viên mà không làm mất đi văn hóa doanh nghiệp

Điều gì thực sự bị phá vỡ khi một nhóm phát triển? Là văn hóa hay sự thiếu cấu trúc?

Khi chỉ có 10 người, sự đồng lòng diễn ra một cách tự nhiên. Mọi người cùng chia sẻ bối cảnh, các quyết định được hiển thị, và văn hóa được củng cố thông qua công việc hàng ngày. Bạn không cần đến các hệ thống vì sự gần gũi đã đảm nhiệm vai trò đó.

Mô hình đó sẽ không còn hiệu quả khi nhóm phát triển.

Khi có từ 30 đến 40 nhân viên, thông tin được truyền đạt không đồng đều. Các nhóm dần hình thành những cách làm việc khác nhau. Nhân viên mới học hỏi qua quan sát, chứ không phải vì mọi thứ đã được định nghĩa rõ ràng. Mọi thứ vẫn hoạt động bình thường, nhưng tính nhất quán bắt đầu suy giảm.

Đây chính là lúc văn hóa không còn là trải nghiệm được chia sẻ mà bắt đầu trở thành một vấn đề vận hành.

Việc mở rộng quy mô từ 10 lên 50 nhân viên đòi hỏi một sự thay đổi về mặt cấu trúc. Các quy tắc ngầm phải được chuyển hóa thành các hệ thống rõ ràng. Các quyết định cần được hiển thị một cách bền vững. Giao tiếp cần có các kênh dự đoán được. Kiến thức phải được lưu trữ ở một nơi đáng tin cậy hơn là chỉ dựa vào trí nhớ.

Bài viết này phân tích cách thiết kế các hệ thống đó trong các lĩnh vực tuyển dụng, giao tiếp, quản lý kiến thức và cơ sở hạ tầng cốt lõi, để văn hóa doanh nghiệp không bị suy yếu khi số lượng nhân viên tăng lên.

Tại sao việc mở rộng quy mô từ 10 lên 50 nhân viên lại khiến phần lớn các startup thất bại

Khi quy mô đội ngũ đạt 50 người, bạn không thể chỉ dựa vào những cuộc hội thoại ngẫu nhiên trong hành lang để đảm bảo mọi người đều đồng lòng.

Đơn giản là vì mọi người không còn làm việc chung một phòng nữa. Nhóm kỹ thuật đang giải quyết những vấn đề mà bạn không hề hay biết. Bộ phận tiếp thị đang triển khai các chiến dịch mà bộ phận bán hàng thậm chí không biết đến. Một nhân viên mới hỏi: “Chúng ta xử lý các khiếu nại của khách hàng như thế nào?”, và nhận được ba câu trả lời khác nhau tùy thuộc vào người họ hỏi.

Đây chính là giai đoạn mà phần lớn các startup thường gặp khó khăn.

✅ Kiểm chứng thông tin: Nghiên cứu của Jordana Valencia trên Harvard Business Review cho thấy các công ty mở rộng quy mô nhanh chóng sẽ mất đi sự gắn kết văn hóa trừ khi các nhà lãnh đạo chủ động thiết kế lại cách thức truyền tải văn hóa khi nhóm phát triển. Vấn đề nằm ở chỗ các cơ chế đã giúp xây dựng văn hóa đó ngay từ đầu sẽ ngừng hoạt động.

3 lý do chính khiến văn hóa startup bị phá vỡ khi nhóm mở rộng quy mô

Văn hóa doanh nghiệp thường không sụp đổ một cách ồn ào. Nó sụp đổ qua những khoảnh khắc nhỏ nhặt, diễn ra hàng ngày mà mọi người dần không còn để ý. Một thông báo bị bỏ sót. Một quyết định mà không ai còn nhớ là đã đưa ra. Một nhân viên mới phải tự mò mẫm thay vì đủ tự tin để biết nên tìm kiếm thông tin ở đâu. Khi nhóm mở rộng quy mô, những khoảnh khắc này sẽ tích tụ dần.

Ba mô hình sau đây là những điểm mà văn hóa của hầu hết các startup bắt đầu suy giảm.

1. Tình trạng mở rộng công việc mất kiểm soát

Khi chỉ có 10 người, bạn có lẽ chỉ sử dụng 3-4 công cụ: Slack để liên lạc, Tài liệu Google để cộng tác, và có thể là một công cụ theo dõi dự án nhẹ. Mọi người đều biết mọi thứ nằm ở đâu vì hiện tại vẫn chưa có nhiều thứ gì cả.

Khi quy mô đạt 30-40 người, số này tăng theo cấp số nhân. Bộ phận Kỹ thuật sử dụng Jira. Bộ phận Tiếp thị hoạt động trên Asana. Bộ phận Bán hàng xây dựng mọi thứ trên HubSpot. Bộ phận Tài chính sử dụng một công cụ lập ngân sách riêng biệt. Bộ phận Nhân sự triển khai một hệ thống quản lý nhân sự (HRMS) thường có giá quá cao.

Mỗi công cụ đều có ý nghĩa khi xem xét riêng lẻ. Tuy nhiên, khi kết hợp lại, chúng tạo ra Work Sprawl. Đây không gì khác hơn là sự phân mảnh công việc trên các nền tảng không kết nối với nhau, dẫn đến sự hình thành các "hộp đen thông tin" và làm suy giảm năng suất.

Dưới đây là cách thức thực hiện trong thực tế:

Thông tin thì có sẵn, nhưng lại không được kết nối với các quyết định, người chịu trách nhiệm và các bước tiếp theo. Mọi người dành nhiều thời gian hơn để tìm kiếm các bản tóm tắt thay vì sử dụng chúng để thúc đẩy công việc tiến triển.

Giá trị thực sự không chỉ nằm ở việc thu thập thông tin. Nó đến từ việc gắn kết thông tin đó với công việc mà nó hỗ trợ. Khi bối cảnh luôn gắn liền với các công việc và kết quả, các nhóm có thể hành động một cách rõ ràng thay vì phải phỏng đoán.

2. Các mô hình giao tiếp sụp đổ

Ban đầu, khi tổ chức của bạn chỉ có 10 người, việc giao tiếp rất đơn giản. Bạn chỉ cần một buổi họp đứng. Có thể thêm một buổi đồng bộ hóa hàng tuần. Các thông tin cập nhật quan trọng được đăng trên kênh Slack chính, nơi mọi người đều có thể xem được.

Khi đạt đến 40 người, mọi thứ sẽ nhanh chóng trở nên hỗn loạn.

Giờ đây, bạn có nhiều nhóm với lịch trình, ưu tiên và quy tắc giao tiếp khác nhau. Luồng thông tin suôn sẻ mà bạn từng có khi chỉ có 10 người? Nó đã không còn nữa. Thay vào đó là:

Những nhân viên mới là những người cảm nhận điều này rõ rệt nhất. Họ đang cố gắng tìm hiểu cách thức hoạt động của công ty, nhưng thông tin họ cần lại nằm rải rác, đã lỗi thời hoặc chỉ tồn tại trong đầu ai đó. Giải pháp là xây dựng các nhịp điệu giao tiếp một cách nhất quán và có thể dự đoán được để thông tin được truyền tải hiệu quả trong công ty.

🛠️ Bộ công cụ: ClickUp hỗ trợ bằng cách tập trung hóa giao tiếp ngay tại nơi công việc thực sự diễn ra. Điều đó có nghĩa là các cuộc hội thoại quan trọng sẽ không còn bị chìm trong các chủ đề trên Slack nữa; chúng sẽ được lưu trữ trong ClickUp Chat, kết nối trực tiếp với các công việc và dự án liên quan.

3. Kiến thức nội bộ bị mai một

Những nhân viên đầu tiên của bạn chính là những "cơ sở dữ liệu sống". Họ hiểu rõ lý do đằng sau các quyết định, những phản hồi từ khách hàng nào đã định hình sản phẩm của bạn, và những quy tắc ngầm quy định cách công ty thực sự vận hành.

Khi công ty mở rộng quy mô, những người này sẽ phải gánh vác quá nhiều công việc. Họ phải tham gia các cuộc họp, quản lý nhóm, giải quyết các vấn đề khẩn cấp. Họ không thể trả lời mọi câu hỏi kiểu “Làm thế nào để…?” nữa.

Sau đây là những nội dung bạn sẽ được tìm hiểu:

Giải pháp là biến kiến thức nội bộ thành các quy trình được tài liệu hóa và cơ sở kiến thức có thể tìm kiếm được.

🤖 Lưu ý: Văn hóa doanh nghiệp sẽ sụp đổ ngay khi quá trình hòa nhập trở thành tùy chọn

Khi một nhân viên mới phải hỏi ba người khác nhau để biết cách thức hoạt động của một công việc gì đó, văn hóa của bạn đã bắt đầu bị phân mảnh. Một Super Agent trong ClickUp đảm bảo tính nhất quán ở những nơi con người không thể làm được, biến quá trình onboarding thành một hệ thống thay vì chỉ là một ân huệ.

Mọi vai trò đều được đào tạo theo cùng một cách, từ cùng một nguồn thông tin và thông qua cùng một quy trình làm việc. Văn hóa doanh nghiệp không còn phụ thuộc vào trí nhớ mà bắt đầu được củng cố một cách có chủ đích.

Cách xây dựng nền tảng cho văn hóa có khả năng mở rộng

Bạn đã thấy những gì có thể gây ra vấn đề. Giờ đây, đây là cách để ngăn chặn điều đó: xây dựng cơ sở hạ tầng trước khi bạn thực sự cần đến nó.

Khi nhóm còn nhỏ, văn hóa tồn tại trong suy nghĩ của từng thành viên. Mọi người tiếp thu văn hóa thông qua sự gần gũi. Khi công ty phát triển, cách thức này không còn hiệu quả nữa. Bạn cần một nền tảng vững chắc: các hệ thống được ghi chép rõ ràng, quy trình làm việc tập trung và kiến thức dễ tiếp cận, có thể mở rộng cùng với quy mô nhân sự.

Cơ sở hạ tầng đó bắt đầu từ nơi lưu trữ thông tin của bạn.

Dưới đây là cách khắc phục những khoảng trống và áp dụng một hệ thống mang lại tác động rõ rệt đến cách thức hoạt động của tổ chức bạn.

Tập hợp kiến thức vào một nền tảng duy nhất

Khi thông tin được lưu trữ ở quá nhiều nơi, văn hóa doanh nghiệp sẽ mặc định trở nên không nhất quán. Mọi người hành động khác nhau không phải vì họ không đồng tình với các giá trị, mà vì họ đang hoạt động dựa trên những thông tin khác nhau.

Bước đầu tiên là tập trung công việc, quá trình ra quyết định và tài liệu tại một nơi. Trên thực tế, điều này có nghĩa là tập trung hóa:

Khi các công việc, tài liệu và giao tiếp được kết nối với nhau, các quyết định sẽ gắn liền với kết quả thay vì bị chìm vào lịch sử trò chuyện. Đây chính là cách bối cảnh được duy trì khi nhóm phát triển.

Giải pháp ở đây là tập trung mọi thứ vào một không gian làm việc duy nhất, nơi các công việc, tài liệu và giao tiếp được kết nối với nhau.

Đối với các công ty đang mở rộng quy mô từ 10 lên 50 nhân viên, điều này có nghĩa là các thông tin quan trọng liên quan đến văn hóa được tập trung tại một trung tâm duy nhất có thể tìm kiếm được, thay vì bị phân tán trên nhiều công cụ khác nhau.

Biến văn hóa thành tài liệu sống

Hầu hết các công ty đều ghi chép lại văn hóa doanh nghiệp quá muộn, và khi họ làm việc cần làm, họ lại đóng băng nó trong một cuốn cẩm nang tĩnh mà không ai thèm xem lại.

Văn hóa có khả năng mở rộng đòi hỏi phải có tài liệu sống. Điều đó có nghĩa là ghi chép mọi thứ theo cách khuyến khích việc sử dụng, cập nhật và thảo luận, chứ không phải chỉ là tiếp nhận một cách thụ động.

Ở giai đoạn này, các nhóm nên ghi chép rõ ràng:

Khi tài liệu này được áp dụng song song với công việc hàng ngày, nó sẽ trở thành một điểm tham chiếu thay vì chỉ là một thủ tục hình thức.

Giúp kiến thức có thể tìm kiếm ngay lập tức

Những nhân viên đầu tiên sở hữu một lượng kiến thức ngầm khổng lồ. Khi nhóm mở rộng quy mô, việc kỳ vọng họ truyền đạt những kiến thức đó một cách thủ công là không thực tế và không bền vững.

Khả năng tìm kiếm là cầu nối giữa trải nghiệm và quy mô. Thay vì phải chuyển mọi câu hỏi kiểu “Làm thế nào để…?” qua các nhà sáng lập hoặc nhân viên kỳ cựu, các nhóm cần có cách tự tìm ra câu trả lời một cách độc lập, từ các nguồn thông tin thực tế và đáng tin cậy.

ClickUp Brain giúp biến ký ức tổ chức của nhóm bạn thành nguồn thông tin có thể tìm kiếm được. Nhân viên mới có thể đặt câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên, chẳng hạn như “Chúng ta xử lý các trường hợp ngoại lệ về giá như thế nào?”, và nhận được câu trả lời được tổng hợp từ toàn bộ không gian làm việc của bạn: tài liệu, công việc, bình luận, v.v.

Điều này có nghĩa là:

Hiển thị quy trình làm việc

Văn hóa không chỉ là những gì bạn nói. Đó là những gì mọi người quan sát được. Khi quy trình làm việc bị che giấu, mọi người sẽ phải đoán mò. Khi quy trình làm việc được hiển thị, họ sẽ học hỏi bằng cách quan sát cách công việc thực sự diễn ra trong công ty.

Hiển thị có nghĩa là mọi người có thể dễ dàng tra cứu:

Sự rõ ràng này chính là cơ sở hạ tầng, chứ không phải là quản lý vi mô. Khi công việc được tổ chức trong một hệ thống duy nhất, tính hiển thị trở thành tiêu chuẩn mặc định. Các thành viên mới trong nhóm không cần phải được giải thích về văn hóa; họ trực tiếp chứng kiến văn hóa đó được thể hiện qua các công việc, cập nhật và quyết định diễn ra theo thời gian thực.

👉🏽 Cuốn Cẩm nang AI cho Doanh nghiệp Nhỏ của chúng tôi giải thích chi tiết cách sử dụng AI để giảm bớt sự phức tạp trong quy trình làm việc của bạn.

Cách xác định các giá trị cốt lõi thực sự có thể mở rộng cùng với nhóm của bạn

Những giá trị mơ hồ không thể mở rộng quy mô. Nếu các giá trị của công ty bạn chỉ là những câu nói sáo rỗng như “Chúng tôi coi trọng sự xuất sắc” hay “Hãy sáng tạo”, thì chúng sẽ vô dụng khi một nhân viên mới cần đưa ra quyết định mà bạn lại không có mặt tại đó.

“Sự xuất sắc” có ý nghĩa gì khi phải lựa chọn giữa việc ra mắt sản phẩm nhanh chóng hay thêm một tính năng nữa? “Sự đổi mới” trông như thế nào khi khách hàng yêu cầu một điều mà bạn chưa từng làm trước đây?

Những giá trị từng được coi là hiển nhiên và được 10 người tiếp thu một cách tự nhiên cần phải được diễn giải rõ ràng cho một nhóm 50 người. Những nhân viên mới của bạn không có mặt từ những ngày đầu, vì vậy họ cần bạn giải thích cụ thể những giá trị đó được thể hiện như thế nào trong thực tế. Đây chính là khóa để ngăn chặn sự pha loãng văn hóa.

Các giá trị có thể mở rộng là khác biệt. Chúng đủ cụ thể để định hướng các quyết định và đủ rõ ràng để thể hiện trong hành vi hàng ngày.

Để biến các giá trị của bạn thành hành động cụ thể, hãy định nghĩa chúng bằng những ví dụ hành vi rõ ràng.

Đừng để các giá trị của bạn chỉ tồn tại trong một cuốn cẩm nang bị lãng quên mà bộ phận Nhân sự gửi cho nhân viên mới và không ai đọc lại nữa. Dưới đây là quy trình từng bước:

Thay vì chỉ dựa vào trí nhớ, hãy làm cho các giá trị trở nên dễ tìm kiếm và hiển thị rõ ràng trong không gian làm việc của bạn, để chúng được áp dụng một cách tự nhiên trong công việc hàng ngày.

Khi các giá trị được ghi chép, thảo luận và luôn được hiển thị một cách nhất quán trong các công cụ mà nhóm của bạn sử dụng hàng ngày, chúng sẽ có khả năng tồn tại qua quá trình mở rộng quy mô cao hơn rất nhiều.

📊 Nghiên cứu điển hình: Mở rộng quy mô hệ thống mà không làm mất đi văn hóa doanh nghiệp

Chúng tôi đã dành quá nhiều thời gian để cập nhật các hệ thống khác nhau mà không thể kết nối với nhau. Điều này làm chậm tiến độ công việc và tăng nguy cơ bỏ sót các vấn đề.

Chúng tôi đã dành quá nhiều thời gian để cập nhật các hệ thống khác nhau mà không thể kết nối với nhau. Điều này làm chậm tiến độ công việc và tăng nguy cơ bỏ sót các vấn đề.

Đối với path8 Productions, việc hợp nhất các công cụ không chỉ đơn thuần là để tăng tốc độ. Họ muốn duy trì sự rõ ràng và nhất quán khi nhóm mở rộng quy mô. Khi mọi người đều làm việc trên cùng một hệ thống, văn hóa doanh nghiệp không còn phụ thuộc vào những người có mặt trong phòng. Văn hóa đó thể hiện ngay trong chính công việc.

Điều gì đã thay đổi

• Thay thế 6 công cụ rời rạc bằng ClickUp như một hệ thống duy nhất cho các dự án, trò chuyện, theo dõi thời gian và tài sản
• Giảm các cuộc họp trạng thái báo cáo tiến độ và chi phí quản lý xuống 60%, mà vẫn đảm bảo tính hiển thị
• Hoàn tất quá trình chuyển đổi trong dưới 8 tuần, mà không gây ra bất kỳ gián đoạn nào đối với công việc của các nhóm

Tác động văn hóa

• Một nguồn thông tin chia sẻ đã thay thế kiến thức không chính thức và các cập nhật qua kênh bên lề
• Các nhóm thống nhất về cách thức công việc diễn ra, chứ không chỉ là những công việc cụ thể nào tồn tại
• Ít cuộc họp hơn đồng nghĩa với việc ít phải giải thích hơn và tăng cường sự tin tưởng vào những tiến độ hiển thị rõ rệt

Thành quả lớn nhất của họ không chỉ là hiệu quả. Đó chính là khả năng duy trì tốc độ làm việc nhanh chóng của nhóm mà không làm tăng gánh nặng vận hành.

Các cách duy trì văn hóa doanh nghiệp trong giai đoạn tăng trưởng nhanh

Bạn đã xây dựng xong cơ sở hạ tầng. Bạn đã xác định được những giá trị có thể áp dụng vào thực tiễn. Giờ là lúc thực thi: đảm bảo văn hóa doanh nghiệp không bị mai một khi bạn tuyển thêm 20, 30, 40 nhân viên mới, những người chưa có mặt từ khi công ty mới thành lập.

Cơ sở hạ tầng và các giá trị tạo nên nền tảng, nhưng văn hóa không tự duy trì được; nó đòi hỏi những thói quen hàng ngày để củng cố những điều quan trọng. Dưới đây là năm thói quen thực sự hiệu quả, không phải vì chúng nghe có vẻ hay, mà vì chúng giải quyết chính xác những thời điểm mà văn hóa bị phá vỡ trong quá trình mở rộng quy mô.

Hãy biến văn hóa doanh nghiệp thành một phần của mọi quyết định tuyển dụng

Khi bạn đang rất cần tuyển dụng cho một vai trò, bạn dễ bị cám dỗ hạ thấp tiêu chuẩn về sự phù hợp với văn hóa công ty. “Chúng tôi cần một kỹ sư cấp cao NGAY LẬP TỨC” bỗng chốc biến thành “Sơ yếu lý lịch của người này rất ấn tượng, và họ có thể bắt đầu làm việc vào thứ Hai.”

Đó chính là cái bẫy.

Một nhân viên không phù hợp không chỉ không đóng góp được gì mà còn chủ động làm chậm tiến độ của cả nhóm. Họ đặt ra những câu hỏi cho thấy họ không hiểu cách ra quyết định tại đây. Họ phản đối những quy tắc mà mọi người khác đã đồng thuận. Họ tạo ra những mâu thuẫn tích tụ dần trong toàn nhóm.

Giải pháp là gì? Hệ thống hóa việc đánh giá văn hóa trong quy trình tuyển dụng của bạn.

Việc cần làm:

Biến các giá trị thành những thói quen hàng ngày hiển thị

Các giá trị của công ty bạn sẽ trở nên vô nghĩa nếu chúng chỉ tồn tại dưới dạng những dòng chữ trên tường. Để các giá trị đó thực sự phát huy tác dụng, chúng cần được thể hiện qua hành vi hàng ngày của nhóm, điều này có nghĩa là bạn cần đưa các giá trị đó vào thực tiễn bằng cách tích hợp trực tiếp chúng vào quy trình làm việc.

Ví dụ, nếu bạn coi trọng tính minh bạch, bạn nên thiết lập mặc định để toàn bộ nhóm đều có thể hiển thị các cập nhật về dự án. Khi thấy ai đó thể hiện một giá trị cốt lõi, hãy công khai khen ngợi họ để mọi người đều có thể thấy.

Hãy lồng ghép các giá trị của bạn vào các quy trình cốt lõi, từ cách tổ chức cuộc họp đến cách đưa ra phản hồi và đưa ra các quyết định quan trọng sớm hơn:

Hãy biến các giá trị của bạn thành một phần hiển thị và có thể lọc được trong công việc hàng ngày bằng cách gắn thẻ các công việc và dự án với giá trị cụ thể mà chúng thể hiện. Để tích hợp điều này một cách toàn diện vào quy trình làm việc, hãy tổ chức các buổi tổng kết nhóm để thảo luận cụ thể về cách các giá trị của bạn đã được thể hiện hoặc chưa được thể hiện trong một dự án gần đây. ClickUp Bảng trắng là công cụ tuyệt vời cho việc này!

💡Mẹo chuyên nghiệp: Tự động hóa các phần quan trọng nhưng lặp đi lặp lại của quy trình bằng ClickUp Automations.

• Các bản cập nhật hàng tuần và chương trình cuộc họp được tạo và phân công tự động; không có việc nào bị bỏ sót
• Tự động nhận diện các hành vi phù hợp với giá trị thông qua thông báo kích hoạt hoặc lời xác nhận khi các hành động cụ thể xảy ra

Trao quyền cho những người truyền tải văn hóa trong toàn tổ chức

Bạn không thể là người duy nhất truyền tải văn hóa. Khi quy mô công ty mở rộng, bạn sẽ trở thành điểm nghẽn.

Những người truyền tải văn hóa không phải là những người có từ “văn hóa” trong tiêu đề công việc. Họ là những cá nhân tự nhiên thể hiện các giá trị của công ty trong công việc hàng ngày. Họ là những người mà nhân viên mới bản năng tìm đến để xin lời khuyên. Những người định hình không khí trong các cuộc họp. Những người lên tiếng khi cảm thấy có điều gì đó không ổn.

Cách nhận diện chúng:

Nếu bạn không chính thức trao quyền cho những người truyền tải văn hóa, văn hóa của bạn sẽ trở nên thiếu nhất quán. Các nhóm khác nhau sẽ hình thành những cách hiểu khác nhau về cách thức thực hiện công việc. Nhân viên mới nhận được những thông điệp mâu thuẫn về những gì thực sự quan trọng. Theo thời gian, những người truyền tải văn hóa sẽ kiệt sức vì phải đóng vai trò là những người được mọi người tìm đến một cách không chính thức mà không được công nhận hay trao quyền. Dưới đây là cách trao quyền cho họ một cách đúng đắn:

Việc cần làm: Tổ chức các Không gian ClickUp chuyên dụng để trao cho nhân viên quyền sở hữu rõ ràng đối với các dự án và tài nguyên liên quan đến văn hóa, giúp họ trở thành những người tham gia tích cực trong việc mở rộng văn hóa của bạn. Bằng cách này, bạn có thể trao quyền cho những người truyền tải văn hóa để định hình văn hóa công ty bằng cách hiển thị các sáng kiến trên toàn công ty và khả năng đóng góp vào tài liệu văn hóa trung tâm thông qua các tính năng quyền truy cập và chia sẻ của ClickUp.

Tối ưu hóa các công cụ trước khi chúng trở nên quá phức tạp

Các công cụ khác nhau tạo ra các quy trình công việc khác nhau. Các quy trình công việc khác nhau tạo ra các chuẩn mực khác nhau. Trước khi bạn nhận ra, bạn đã có ba nền văn hóa con hoạt động dựa trên những giả định hoàn toàn khác nhau về “cách chúng ta làm việc ở đây.”

Đây là tình trạng gia tăng không kiểm soát của các công cụ và nền tảng mà không có sự giám sát, dẫn đến lãng phí tiền bạc, nỗ lực trùng lặp và rủi ro bảo mật. Nếu các nhóm khác nhau sử dụng các công cụ AI khác nhau, kiến thức tổ chức của bạn sẽ bị phân mảnh, thiếu nhất quán và khó quản lý.

Để mở rộng quy mô thành công từ 10 lên 50 nhân viên mà không làm mất đi văn hóa doanh nghiệp, cần xây dựng cơ sở hạ tầng giúp mọi người luôn kết nối và đồng lòng. Một không gian làm việc thống nhất sẽ tạo ra một phương thức làm việc thống nhất.

6 cạm bẫy phổ biến về văn hóa cần tránh khi mở rộng quy mô

Khi bạn đối mặt với sự tăng trưởng nhanh chóng từ 10 lên 50 nhân viên, rất dễ rơi vào những cạm bẫy phổ biến có thể vô tình làm xói mòn chính văn hóa mà bạn đang cố gắng bảo vệ.

Nhận thức được những cạm bẫy này là bước đầu tiên để tránh chúng:

Việc mở rộng văn hóa doanh nghiệp thành công phụ thuộc vào việc ghi chép có chủ đích, nhịp điệu giao tiếp nhất quán, những người truyền tải văn hóa được trao quyền và các hệ thống thống nhất. Những công ty duy trì được bản sắc độc đáo của mình trong quá trình tăng trưởng nhanh chóng chính là những công ty coi văn hóa như một hệ thống cần được thiết kế, chứ không phải là một "không khí" chỉ mong đợi sẽ có được.

Hướng dẫn toàn diện để xây dựng kế hoạch hành động mở rộng văn hóa doanh nghiệp

Việc mở rộng văn hóa doanh nghiệp từ 10 lên 50 nhân viên đòi hỏi những lựa chọn nhất quán và có chủ đích trong cách bạn xây dựng cơ sở hạ tầng, xác định giá trị, tuyển dụng nhân sự và tổ chức công việc. Dưới đây là danh sách kiểm tra để hỗ trợ bạn:

Nếu công ty bạn hiện có 10-15 nhân viên (đang xây dựng nền tảng):

Nếu công ty bạn có từ 15 đến 30 nhân viên (ngăn chặn sự phân mảnh):

Nếu công ty bạn có từ 30 đến 50 nhân viên (củng cố văn hóa khi mở rộng quy mô):

Văn hóa không biến mất. Nó chỉ bị chìm trong những ồn ào xung quanh.

Khi nhóm phát triển, văn hóa không bị suy yếu vì mọi người quên đi các giá trị. Nó suy yếu khi các tín hiệu về cách thức thực hiện công việc trở nên không nhất quán. Việc đưa ra quyết định trở nên khó khăn hơn. Bối cảnh công việc bị mất đi. Nhân viên mới không chắc chắn phiên bản nào của “cách chúng ta làm việc” là đúng.

Các nhóm mở rộng quy mô một cách suôn sẻ giải quyết vấn đề này bằng cách thiết kế sự rõ ràng ngay từ đầu. Họ hiển thị công việc, làm cho các quyết định bền vững và kiến thức dễ tiếp cận, nhờ đó các hành vi đúng đắn được củng cố một cách tự nhiên, mà không cần phải giải thích liên tục.

Đó chính là lúc ClickUp phát huy tác dụng. Bằng cách tích hợp các công việc, tài liệu, giao tiếp và kiến thức vào một không gian làm việc duy nhất, ClickUp giúp các nhóm đang phát triển biến các nguyên tắc hoạt động của họ thành thói quen hàng ngày.

Khi cách công việc của bạn đã rõ ràng, văn hóa doanh nghiệp không cần phải được bảo vệ. Nó sẽ tự phát triển cùng với sự lớn mạnh của công ty. Sẵn sàng xây dựng văn hóa doanh nghiệp của riêng bạn chưa? Hãy bắt đầu với ClickUp miễn phí!

Câu hỏi thường gặp

Sự tiến hóa là quá trình thích ứng có chủ đích đối với văn hóa doanh nghiệp, nhằm bảo tồn các giá trị cốt lõi đồng thời cập nhật các phương thức hoạt động để phù hợp với bối cảnh mới và nhóm lớn hơn. Sự pha loãng là sự suy yếu vô tình của văn hóa doanh nghiệp, khi các giá trị trở nên mơ hồ hoặc không nhất quán do không được duy trì một cách chủ động trong quá trình phát triển.

Các nhóm làm việc từ xa và kết hợp (hybrid) cần phải chú trọng hơn nữa vào việc lập tài liệu và nhịp điệu giao tiếp, bởi vì văn hóa không thể được truyền tải thông qua sự gần gũi về mặt vật lý. Một nền tảng tập trung như ClickUp, nơi thống nhất công việc, giao tiếp và kiến thức, trở thành cơ sở hạ tầng thiết yếu cho một văn hóa phân tán vững mạnh.

Mặc dù cả hai yếu tố đều quan trọng, bạn nên ưu tiên sự phù hợp về văn hóa đối với các vai trò đòi hỏi sự tương tác nhiều với nhóm hoặc có quyền ra quyết định, vì giá trị khó truyền đạt hơn nhiều so với kỹ năng. Đối với các vai trò kỹ thuật chuyên môn cao và độc lập, kỹ năng đôi khi có thể được ưu tiên hơn, nhưng đây là sự đánh đổi cần được cân nhắc kỹ lưỡng.

Đúng là có thể tái thiết lập một văn hóa doanh nghiệp đã bị tổn thương, nhưng việc này khó khăn hơn rất nhiều so với việc duy trì nó ngay từ đầu. Điều này đòi hỏi phải thẳng thắn thừa nhận các vấn đề, sự cam kết mạnh mẽ từ ban lãnh đạo đối với các giá trị cụ thể, và thực hiện những thay đổi về mặt cấu trúc như hợp nhất các công cụ hoặc thiết lập nhịp điệu giao tiếp mới để hỗ trợ văn hóa doanh nghiệp mong muốn.