Quy trình quản lý chi phí của bạn không nên giống như công việc điều tra. Tuy nhiên, đối với nhiều nhóm, cuối tháng vẫn đồng nghĩa với việc lướt qua các chủ đề email, tìm kiếm hóa đơn và đoán xem khoản chi tiêu nào thuộc về chuyến công tác hay chi phí nào.
Nghiên cứu của American Express cho thấy các doanh nghiệp vừa và nhỏ lãng phí trung bình 11 giờ mỗi tháng cho việc nộp hoặc quản lý chi phí. Điều đó tương đương với hơn ba tuần công việc mỗi năm dành cho quản trị viên thay vì phân tích.
Đó chính là nơi AI trong quản lý chi phí thực sự tạo ra sự khác biệt. Thay vì phụ thuộc vào bảng tính thủ công và trí nhớ, AI có thể đọc hóa đơn, phát hiện chi tiêu vi phạm chính sách và cung cấp dữ liệu sạch hơn cho các công cụ tài khoản của bạn một cách tự động.
Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ tìm hiểu AI có thể làm gì cho quản lý chi phí và các trường hợp sử dụng chính mà các nhóm tài chính quan tâm. Chúng ta cũng sẽ đề cập đến các tính năng cần thiết trong các công cụ hiện đại và cách tích hợp mọi thứ vào quy trình làm việc hiện tại của bạn.
⭐ Tính năng mẫu
Mẫu Báo cáo Chi phí ClickUp cung cấp cho nhóm của bạn một cách thức có cấu trúc để thu thập, xem xét và tổng hợp chi phí kinh doanh mà không cần phải theo dõi các bảng tính hoặc chuỗi email. Thay vì mỗi người tự tạo định dạng riêng, bạn sẽ có một bố cục nhất quán cho ngày tháng, danh mục, số tiền, phương thức thanh toán và phê duyệt tại một nơi duy nhất.
Trí tuệ nhân tạo (AI) trong quản lý chi phí là gì?
AI cho quản lý chi phí sử dụng học máy và tự động hóa để giảm thiểu công việc thủ công trong toàn bộ quy trình quản lý chi phí. Điều này bao gồm tất cả các bước từ thu thập hóa đơn, phê duyệt, đối chiếu đến báo cáo.
Hầu hết các công cụ đều dựa trên sự kết hợp của các tính năng:
- Nhận dạng ký tự quang học (OCR) để đọc dữ liệu hóa đơn từ hình ảnh hoặc tệp PDF và chuyển đổi thành văn bản có cấu trúc
- Trích xuất và phân loại dữ liệu để đề xuất mã chi phí phù hợp (ví dụ: chi phí đi lại so với chi phí đăng ký) dựa trên các mẫu chi tiêu trong quá khứ.
- Thực thi chính sách để phát hiện các chi phí vi phạm chính sách ngay khi bài nộp/gửi thay vì sau khi đã xảy ra.
- Phát hiện bất thường để phát hiện các khoản chi phí trùng lặp hoặc các mẫu chi tiêu bất thường cần được xem xét kỹ lưỡng
Một cách tiếp cận hữu ích: Quản lý chi phí được hỗ trợ bởi AI giúp loại bỏ các bước lặp lại, từ đó cho phép các nhóm tài chính tập trung vào việc kiểm soát, phân tích và tìm kiếm cơ hội tiết kiệm chi phí.
Lợi ích của AI trong quản lý chi phí
AI loại bỏ công việc lặp đi lặp lại trong quản lý chi tiêu và cung cấp cho nhóm tài chính chế độ xem rõ ràng hơn về tình hình chi tiêu thực tế của công ty. Một số lợi ích nổi bật bao gồm:
- Giảm thiểu nhập liệu thủ công và lỗi: AI có thể tự động thu thập dữ liệu hóa đơn và điền sẵn các trường thông tin chi tiêu, giúp giảm bớt công việc mục nhập thủ công và công việc dọn dẹp mà nhóm tài chính cần làm sau này. Công nghệ OCR là nền tảng phổ biến ở đây, vì nó chuyển đổi hình ảnh quét hóa đơn thành dữ liệu có thể sử dụng.
- Tăng tốc quá trình bài nộp/gửi và phê duyệt chi phí: Nhân viên có thể tải lên hóa đơn, nộp chi phí với các trường thông tin chính đã được điền sẵn, và hoàn tất quy trình phê duyệt với ít yêu cầu bổ sung hơn. Người phê duyệt nhận được thông tin rõ ràng hơn, giúp họ phê duyệt chi phí nhanh hơn thay vì yêu cầu chỉnh sửa.
- Nâng cao khả năng hiển thị chi tiêu của công ty theo thời gian thực: Thay vì phải chờ đến cuối tháng để tổng hợp dữ liệu, các nhà lãnh đạo tài chính có thể phát hiện xu hướng sớm hơn: các nhóm nào đang vượt ngân sách, chi tiêu cho du lịch và chi phí đang tăng ở đâu, và các nhà cung cấp nào đang gây ra những bất ngờ.
- Tăng cường thực thi chính sách và đảm bảo tuân thủ: AI có thể phát hiện các hóa đơn thiếu, chi tiêu vượt quá giới hạn hoặc chi phí đáng ngờ ngay tại thời điểm nộp. Điều này giúp giảm thiểu việc trao đổi qua lại và duy trì sự nhất quán trong việc phê duyệt giữa các nhóm và các đơn vị khác nhau.
- Bảo vệ sức khỏe tài chính với dữ liệu tốt hơn: Dữ liệu chi tiêu sạch sẽ dẫn đến báo cáo đáng tin cậy hơn. Khi dữ liệu đang theo dõi chi tiêu đáng tin cậy, việc phân tích chi tiêu, xác định cơ hội tiết kiệm chi phí và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu trở nên dễ dàng hơn.
👀 Thú vị: Trước khi có các công cụ quản lý chi phí bằng AI, các doanh nhân đã cố gắng đơn giản hóa cách thanh toán cho các bữa ăn và chuyến công tác với khách hàng. Năm 1950, Diners Club ra mắt thẻ tín dụng đa năng đầu tiên trên thế giới, cho phép các chuyên gia thanh toán chi phí giải trí và du lịch mà không cần mang theo tiền mặt.
Các trường hợp sử dụng AI hàng đầu trong quản lý chi phí
Dưới đây là một số trường hợp sử dụng thực tiễn nhất với AI mà bạn có thể tin cậy để quản lý chi phí của mình:
1. Tự động hóa việc thu thập hóa đơn
Việc quét hóa đơn thường là điểm bắt đầu của những vấn đề trong quản lý chi phí. AI giúp bằng cách chuyển đổi việc quét hóa đơn thành dữ liệu hóa đơn có cấu trúc (ngày, nhà cung cấp, số tiền, thuế) sẵn sàng để kiểm tra.
📌 Ví dụ: Một nhân viên bán hàng chụp ảnh hóa đơn sau bữa tối với khách hàng. Hệ thống trích xuất các trường thông tin khóa, đề xuất "Bữa ăn và giải trí" và đính kèm tệp hóa đơn vào báo cáo chi tiêu.
Tại sao nó hữu ích:
- Giảm bớt các báo cáo chi phí thủ công và các mục nhập thủ công
- Cải thiện việc thu thập dữ liệu chính xác từ hóa đơn
- Giảm thời gian dành cho việc tìm kiếm tài liệu thiếu sót
2. Áp dụng chính sách theo thời gian thực
Thay vì phải chờ bộ phận tài chính phát hiện vấn đề sau khi báo cáo chi phí được nộp, AI có thể áp dụng các quy tắc tùy chỉnh trong quá trình nộp và kích hoạt cảnh báo khi có điều gì đó vượt quá giới hạn.
📌 Ví dụ: Chi phí khách sạn vượt quá giới hạn chi tiêu. Công cụ sẽ cảnh báo ngay lập tức và yêu cầu lý do trước khi đưa vào quy trình phê duyệt.
Tại sao nó hữu ích:
- Phát hiện sớm các vấn đề liên quan đến việc tuân thủ chính sách
- Hướng dẫn các chi phí có rủi ro thấp qua quy trình phê duyệt tự động hóa
- Giúp quản lý phê duyệt chi phí với bối cảnh rõ ràng hơn
👀 Thực tế thú vị: AI không chỉ giúp phát hiện gian lận chi tiêu mà còn tạo ra nó. Năm 2025, nền tảng quản lý chi tiêu AppZen báo cáo rằng 14% tài liệu gian lận mà họ phát hiện là hóa đơn giả do AI tạo ra, tăng từ 0% so với năm trước.
3. Nâng cao khả năng hiển thị chi tiêu
AI tổng hợp dữ liệu chi tiêu từ thẻ, khoản thanh toán và công cụ du lịch, sau đó phân tích các mẫu chi tiêu. Đó là lúc "hiển thị chi tiêu tức thì" trở thành hiện thực thay vì chỉ là một bảng tính vào cuối tháng.
📌 Ví dụ: Bộ phận tài chính phát hiện ra rằng một nhà cung cấp phần mềm duy nhất đang được thanh toán cho ba nhóm khác nhau, cho thấy có thể có các công cụ trùng lặp và cơ hội tiết kiệm chi phí.
Tại sao nó hữu ích:
- Hỗ trợ khả năng hiển thị chi tiêu theo thời gian thực cho các nhà lãnh đạo tài chính
- Giúp dễ dàng kiểm soát chi tiêu trước khi nó tích lũy.
- Nâng cao hiệu quả cuộc hội thoại với chủ sở hữu ngân sách thông qua các thông tin thời gian thực
4. Tăng tốc quá trình đóng sổ cuối tháng
Quá trình đóng sổ cuối tháng bị chậm trễ khi chi phí bị trễ, chưa được phân loại hoặc thiếu hóa đơn. AI có thể giảm bớt khối lượng công việc tồn đọng bằng cách duy trì dữ liệu chi phí sạch sẽ ngay từ khi nhập liệu và hỗ trợ đối chiếu thẻ tín dụng sớm hơn.
📌 Ví dụ: Các giao dịch thẻ doanh nghiệp được khớp với hóa đơn đã tải lên trong tháng. Đến cuối kỳ, số lượng trường hợp ngoại lệ còn lại ít hơn.
Tại sao nó hữu ích:
- Giảm thiểu công việc làm lại và các công việc thủ công trong quá trình sổ đã đóng.
- Nâng cao độ tin cậy của dữ liệu chi tiêu
- Giảm thời gian giữa việc chi tiêu và báo cáo
📖 Xem thêm: Ví dụ và mẫu bảng điều khiển quản lý dự án
Các tính năng cần tìm kiếm trong phần mềm quản lý chi phí bằng AI
Khi đã xác định được những lĩnh vực mà AI có thể hỗ trợ, bước tiếp theo là lựa chọn giải pháp quản lý chi phí có tích hợp các tính năng phù hợp. Dưới đây là những tính năng quan trọng nhất giúp nhóm tài chính tối ưu hóa hoạt động hàng ngày.
Nhận dạng ký hiệu quang học (OCR) cho hóa đơn và tự động hóa ghi chú
OCR là nền tảng cơ bản cho việc tự động hóa quy trình làm việc. Nếu phần mềm không thể trích xuất dữ liệu hóa đơn một cách đáng tin cậy, phần còn lại của hệ thống tự động hóa thường trở nên không ổn định. OCR được thiết kế để nhận diện và chuyển đổi văn bản từ hình ảnh hoặc tài liệu quét thành văn bản có thể đọc được bởi máy tính.
✅ Những điều cần kiểm tra:
- Hỗ trợ quét hóa đơn từ thiết bị di động, email và tải lên.
- Khả năng trích xuất dữ liệu mạnh mẽ cho thông tin thuế, tiền tệ và nhà cung cấp
- Xử lý nhanh các trường hợp ngoại lệ khi hóa đơn không đọc được
💲 Tại sao điều này quan trọng đối với các nhóm tài chính:
- Giảm thiểu việc mục nhập thủ công bằng cách chuyển đổi hình ảnh hóa đơn thành dữ liệu có cấu trúc và có thể sử dụng được
- Tăng cường việc lập hồ sơ và chứng minh cho các chi phí kinh doanh (đặc biệt khi cần hóa đơn, như chi phí lưu trú hoặc chi tiêu có giá trị cao)
- Nâng cao độ chính xác của báo cáo chi tiêu bằng cách thu thập các trường thông tin khóa trên hóa đơn một cách nhất quán (tên cửa hàng, ngày, số tiền, thuế)
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Bạn đang tìm kiếm cách dễ dàng để theo dõi chi tiêu hàng tháng mà không cần xây dựng quy trình từ đầu? Mẫu Báo cáo Chi tiêu Hàng tháng của ClickUp có thể giúp bạn theo dõi và báo cáo chi tiêu hàng tháng trong một định dạng dễ tùy chỉnh.
Dưới đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Báo cáo chi phí hàng tháng một cách chính xác và tự tin
- Dễ dàng xác định các khu vực tiềm năng để tiết kiệm chi phí
- Phân tích xu hướng chi tiêu theo thời gian để cải thiện dự báo.
Phân loại và mã bằng AI
Sau khi hóa đơn được nhập vào, vấn đề tiếp theo thường là gắn thẻ chính xác cho mọi mục. Mỗi dòng cần được phân loại vào đúng danh mục, dự án hoặc tài khoản sổ cái tổng hợp.
Tìm kiếm tính năng phân loại AI có khả năng học hỏi theo thời gian và hỗ trợ mã nhất quán, đặc biệt nếu bạn cần phân loại theo trung tâm chi phí, dự án hoặc thẻ liên quan đến sổ cái tổng hợp (GL).
✅ Những điều cần kiểm tra:
- Khả năng tự động phân loại các nhà cung cấp thông dụng
- Các quy tắc kiểm soát cho phép bộ phận tài chính phê duyệt hoặc vô hiệu hóa các quy tắc mã.
- Danh sách theo dõi thay đổi trong phân loại chi phí
💲 Tại sao điều này quan trọng đối với các nhóm tài chính:
- Nâng cao tính chính xác của dữ liệu tài chính bằng cách duy trì sự nhất quán trong phân loại chi phí
- Giúp phân tích các mẫu chi tiêu dễ dàng hơn vì các danh mục và mã được áp dụng thống nhất giữa các nhóm và đơn vị. Giảm thiểu rắc rối trong kiểm toán bằng cách duy trì lý do rõ ràng đằng sau các quyết định mã hóa.
Thực thi chính sách và cảnh báo theo thời gian thực
Việc áp dụng chính sách quan trọng nhất là khi được thực hiện trong quá trình bài nộp/gửi, chứ không phải vài tuần sau đó. Các công cụ mạnh mẽ kết hợp quy tắc, cảnh báo và định tuyến quy trình làm việc.
✅ Những điều cần kiểm tra:
- Quy tắc tùy chỉnh theo nhóm, địa điểm hoặc đơn vị
- Cảnh báo về hóa đơn thiếu, chi tiêu vượt giới hạn và giao dịch trùng lặp
- Hỗ trợ quy trình làm việc cho việc phê duyệt, nâng cấp và xử lý trường hợp ngoại lệ
💲 Tại sao điều này quan trọng đối với các nhóm tài chính:
- Hỗ trợ các biện pháp kiểm soát nội bộ mạnh mẽ hơn bằng cách áp dụng quy trình phê duyệt và kiểm tra ngay khi chi tiêu diễn ra
- Bảo vệ tài sản của công ty và giảm thiểu rủi ro mất mát hoặc vi phạm quy định bằng cách phát hiện sớm các trường hợp ngoại lệ.
- Giảm thời gian chu kỳ phê duyệt bằng cách tự động chuyển các yêu cầu tuân thủ chính sách và không có sai sót.
📽️ Xem video: Nếu ngân sách dự án của bạn luôn vượt quá dự kiến (hoặc bạn thường xuyên bất ngờ với các chi phí phát sinh vào phút chót), video này sẽ giúp bạn.
Hướng dẫn từng bước này sẽ giúp bạn tự tin quản lý ngân sách dự án, từ việc ước tính chi phí đến đang theo dõi chi tiêu theo thời gian thực và tránh vượt ngân sách.
Tích hợp ERP và đồng bộ hai chiều
Một giải pháp quản lý chi phí chỉ thực sự hữu ích nếu dữ liệu chi phí được nhập chính xác vào hệ thống kế toán. Đồng bộ hai chiều giúp giảm công việc trùng lặp và ngăn chặn sự không khớp giữa các con số.
✅ Những điều cần kiểm tra:
- Đồng bộ hóa chi phí, danh mục và phê duyệt trở lại phần mềm ERP/tài khoản.
- Hỗ trợ thiết lập đa thực thể và biểu đồ tài khoản chia sẻ
- Xử lý rõ ràng các chỉnh sửa sau khi nộp (để các thay đổi không bị mất)
💲 Tại sao điều này quan trọng đối với các nhóm tài chính:
- Bạn có thể tiếp cận dữ liệu thời gian thực trong các công cụ tài chính chính của mình
- Các chế độ xem quản lý chi tiêu dựa trên cùng một số mà tất cả mọi người đều nhìn thấy
- Các quy trình cuối tháng và kiểm toán diễn ra trơn tru hơn vì có một nguồn dữ liệu chính xác duy nhất thay vì phải đối chiếu thủ công giữa các hệ thống phân tán.
Hỗ trợ toàn cầu và kiểm soát đa thực thể
Nếu bạn hoạt động trên nhiều quốc gia hoặc nhiều đơn vị, việc hỗ trợ tiền tệ, quy định địa phương và báo cáo tổng hợp trở nên thiết yếu.
✅ Những điều cần kiểm tra:
- Xử lý thuế đa tiền tệ và theo khu vực cụ thể
- Quy trình phê duyệt riêng biệt cho từng đơn vị
- Báo cáo tổng hợp giúp các nhà lãnh đạo tài chính so sánh chi tiêu của công ty trên các khu vực khác nhau
💲 Tại sao điều này quan trọng đối với các nhóm tài chính:
- Các hoạt động kinh doanh toàn cầu được vận hành dựa trên một quy trình quản lý chi phí thống nhất thay vì các quy trình riêng lẻ theo khu vực.
- Chi tiêu của công ty trở nên dễ dàng so sánh giữa các khu vực vì dữ liệu được cấu trúc theo cùng một cách.
- Các nhà lãnh đạo tài chính có chế độ xem rõ ràng hơn về tình hình tài chính ở cả cấp độ đơn vị và cấp độ tập đoàn, mà không cần thực hiện thêm công việc thủ công để tổng hợp báo cáo.
Tất cả các tính năng tự động hóa này hoạt động hiệu quả nhất khi có một quy trình công việc có cấu trúc xung quanh nó. Đó chính là lúc ClickUp trở thành hệ điều hành cho việc phê duyệt và hiển thị.
Các rủi ro và biện pháp phòng ngừa mà các nhóm tài chính cần lập kế hoạch
AI giúp tăng tốc quy trình quản lý chi phí, nhưng các nhóm tài chính cần bảo vệ ba yếu tố: độ chính xác, tuân thủ và niềm tin.
Dưới đây là những rủi ro phổ biến – và cách giảm thiểu chúng:
- Hóa đơn giả do AI tạo ra: Thêm các quy tắc xác minh hóa đơn nghiêm ngặt hơn (trùng lặp, mẫu nhà cung cấp, kiểm tra metadata) và yêu cầu phê duyệt của người kiểm tra đối với các danh mục có rủi ro cao.
- Sai sót phân loại: Duy trì các biện pháp kiểm soát thủ công và giữ lại nhật ký kiểm tra cho các thay đổi trong quá trình mã hóa.
- Sự thay đổi chính sách: Cập nhật quy tắc khi giới hạn chi tiêu cho chuyến công tác hoặc mức chi tiêu hàng ngày thay đổi, và ghi chép các trường hợp ngoại lệ một cách nhất quán.
- Bảo mật dữ liệu: Xác nhận nơi lưu trữ dữ liệu hóa đơn, ai có quyền truy cập và thời gian lưu trữ dữ liệu.
- Quá trình tự động hóa quá mức: Hãy để AI chuẩn bị và định tuyến — nhưng vẫn giữ con người chịu trách nhiệm cho các quyết định phê duyệt quan trọng và xử lý trường hợp ngoại lệ.
Một quy tắc đơn giản nhưng hiệu quả: Tự động hóa các tác vụ thường xuyên. Xử lý các trường hợp ngoại lệ.
Danh sách kiểm tra triển khai: Cách triển khai tự động hóa chi phí bằng AI mà không gây rối loạn
Bạn không cần một dự án chuyển đổi quy mô lớn. Bạn cần một quá trình triển khai có kiểm soát.
Sử dụng trình tự này:
- Tiêu chuẩn hóa các trường trước tiên (loại chi phí, trung tâm chi phí, nhà cung cấp, dự án, yêu cầu hóa đơn)
- Bắt đầu với một quy trình làm việc (ví dụ: thanh toán chi phí hoặc chi phí đi lại)
- Định nghĩa quy tắc "tự động phê duyệt" (các danh mục có giá trị thấp, tuân thủ chính sách)
- Định nghĩa quy tắc "luôn kiểm tra" (giao dịch giá trị cao, thanh toán bằng tiền mặt, nhà cung cấp bất thường, thiếu hóa đơn)
- Thử nghiệm với một nhóm trong 2–4 tuần và đánh giá tỷ lệ ngoại lệ.
- Đo lường kết quả: Thời gian nộp, thời gian phê duyệt, tỷ lệ chi phí được mã hóa tự động, các trường hợp ngoại lệ cuối tháng
- Mở rộng dần dần theo đơn vị, khu vực hoặc bộ phận
Mục tiêu không phải là phê duyệt nhanh hơn bằng mọi giá. Mục tiêu là phê duyệt chính xác hơn và hoàn tất sớm hơn.
Cách ClickUp sử dụng AI để tối ưu hóa quy trình quản lý chi phí
ClickUp không phải là công cụ hoàn trả chi phí truyền thống, nhưng nó hoạt động hiệu quả như "lớp công việc" xung quanh phần mềm quản lý chi phí: thu thập, tài liệu, phê duyệt, theo dõi và hiển thị.
Điều này đặc biệt hữu ích khi các yêu cầu chi tiêu được lưu trữ ở quá nhiều nơi (hộp thư đến, trò chuyện, bảng tính) và quy trình phê duyệt trở nên khó theo dõi. Đây là tình trạng phân tán công việc, và nó tốn kém thời gian và tiền bạc cho kinh doanh.
ClickUp giải quyết thách thức này bằng cách trở thành một không gian làm việc AI tích hợp. Mục tiêu đơn giản: giữ yêu cầu chi tiêu, bối cảnh chính sách, phê duyệt và hiển thị trong một nơi duy nhất, sau đó sử dụng ClickUp Brain để xử lý phần "rắc rối ở giữa" (các ghi chú không rõ ràng và quyết định cuộc họp không bao giờ được thực hiện).
Dưới đây là luồng điển hình:
Tạo chính sách chi tiêu và quy trình phê duyệt trong ClickUp
Hầu hết các vấn đề về quản lý chi phí bắt đầu từ hai nguyên nhân: chính sách được lưu trữ trong file PDF mà không ai đọc và quy trình phê duyệt diễn ra qua các chủ đề thảo luận trên nhiều nền tảng khác nhau.
Trong ClickUp, bạn có thể kết nối chính sách và quy trình phê duyệt bằng cách chuyển mỗi yêu cầu chi tiêu thành một công việc có thể theo dõi, sau đó liên kết trở lại tài liệu chính sách để tham khảo ngay lập tức.
Cách cài đặt trong ClickUp (thực tiễn, thân thiện với tài chính):
- Lưu chính sách quản lý chi phí của bạn trong ClickUp Tài liệu, sau đó liên kết trực tiếp vào công việc yêu cầu chi phí thông qua nhiệm vụ ClickUp
- Thêm các Trường Tùy chỉnh như số tiền, danh mục, trung tâm chi phí, nhà cung cấp, ngày thanh toán và “đính kèm hóa đơn” để việc phê duyệt dựa trên dữ liệu có cấu trúc.
- Sử dụng ClickUp Automations để giảm bớt các thao tác theo dõi thủ công, ví dụ: Kích hoạt phê duyệt khi một công việc được tạo hoặc khi trường tùy chỉnh thay đổi. Tự động thay đổi người được giao nhiệm vụ, áp dụng mẫu, thiết lập trường tùy chỉnh, tạo công việc con hoặc di chuyển công việc đến danh sách phù hợp cho bước tiếp theo.
- Kích hoạt phê duyệt khi một công việc được tạo hoặc khi một Trường Tùy chỉnh thay đổi
- Tự động thay đổi người được giao nhiệm vụ, áp dụng mẫu, cài đặt Trường Tùy chỉnh, tạo công việc con hoặc di chuyển công việc đến danh sách công việc phù hợp cho bước tiếp theo
- Kích hoạt phê duyệt khi một công việc được tạo hoặc khi một Trường Tùy chỉnh thay đổi
- Tự động thay đổi người được giao nhiệm vụ, áp dụng mẫu, thiết lập Trường Tùy chỉnh, tạo công việc con hoặc di chuyển công việc đến danh sách phù hợp cho bước tiếp theo
ClickUp AI hỗ trợ như thế nào: ClickUp Brain có thể giúp nhân viên chỉnh sửa các ghi chú chi tiêu không rõ ràng trong các nhiệm vụ ClickUp và tài liệu. Nó cũng có thể giúp đội ngũ tài chính tóm tắt các chuỗi bình luận dài để người phê duyệt có thể xem các chi tiết quan trọng cho quyết định nhanh hơn.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng ClickUp Super Agents để tự động hóa quy trình phê duyệt chi phí.
Nếu danh sách công việc của bạn có các điểm tắc nghẽn dự đoán được (thiếu hóa đơn, phê duyệt bị trì hoãn, ghi chú không rõ ràng), hãy cài đặt một Siêu Trợ lý hoạt động trong danh sách đó và chỉ thực hiện hành động khi được kích hoạt bởi các sự kiện và điều kiện đã định.
Vì các Trợ lý AI này có thể sử dụng ClickUp AI (như cập nhật công việc, thay đổi trạng thái hoặc đăng bình luận), bạn có thể biến "ai đó nên theo dõi" thành một bước tự động.
- Đăng bình luận nhắc nhở khi một công việc chi tiêu chuyển sang trạng thái “Cần hóa đơn”.
- Cập nhật công việc (hoặc bình luận) với danh sách kiểm tra ngắn gọn về những gì còn thiếu trước khi được phê duyệt
- Thay đổi trạng thái công việc sau khi các trường thông tin/tệp đính kèm cần thiết đã được điền đầy đủ, để người phê duyệt chỉ xem xét các bài nộp/gửi hoàn thành.
Nếu bạn cũng muốn có câu hỏi và trả lời nhanh chóng trong kênh trò chuyện ClickUp của bộ phận tài chính (“Những khoản thanh toán nào đang bị tắc?”), trợ lý Ambient Answers của ClickUp có thể trả lời với các câu trả lời có ngữ cảnh từ các nguồn kiến thức mà bạn cho phép.
Tự động hóa việc thu thập và định tuyến với ClickUp Forms
Quá trình nhập liệu là nơi quản lý chi phí thủ công thường gặp vấn đề: các định dạng khác nhau, thiếu dữ liệu hóa đơn và các trường thông tin không nhất quán, buộc bộ phận tài chính phải mục nhập thủ công.
ClickUp Form giải quyết vấn đề này bằng cách thu thập các trường thông tin bắt buộc mỗi lần, sau đó chuyển mỗi bài nộp/gửi thành một công việc để nó có thể đi qua quy trình phê duyệt.
Bạn có thể làm cho các biểu mẫu của mình thông minh hơn (và giảm bớt việc trao đổi qua lại) thông qua các bước sau:
- Trong cài đặt biểu mẫu, bạn có thể áp dụng mẫu công việc cho các bài nộp/gửi hoặc gán tự động các bài nộp/gửi, để mỗi yêu cầu bắt đầu với cấu trúc và chủ sở hữu phù hợp.
- Nếu bạn sử dụng gói Business Plus hoặc doanh nghiệp, bạn có thể thêm lógica điều kiện để biểu mẫu chỉ yêu cầu thông tin liên quan (ví dụ: nếu lựa chọn "chi phí đi lại", thêm các trường cho ngày đi lại hoặc tên khách hàng)
- Nếu bạn cần kiểm soát chặt chẽ hơn, ClickUp hỗ trợ biểu mẫu được xác thực tài khoản, chỉ những người trong không gian làm việc của bạn mới có thể chế độ xem và gửi biểu mẫu.
Ý tưởng định tuyến (đơn giản nhưng hiệu quả): Sử dụng ClickUp Automations để khi trường tùy chỉnh “Số tiền” vượt quá ngưỡng, công việc sẽ được chuyển giao hoặc nâng cấp. Khi trạng thái thay đổi thành “Được phê duyệt”, công việc sẽ được chuyển vào hàng đợi hoàn trả.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng ClickUp Brain để hoàn thiện các biểu mẫu của bạn. Khi có yêu cầu chi tiêu, bạn có thể yêu cầu ClickUp Brain tóm tắt chi tiết, chỉnh sửa các ghi chú không rõ ràng hoặc tạo các câu hỏi theo dõi nhanh trong nhiệm vụ ClickUp, giúp người phê duyệt không phải tìm kiếm thông tin qua trò chuyện. Điều này giúp mọi thông tin đầu vào được sắp xếp gọn gàng và dễ dàng kiểm tra.
Xem trạng thái phê duyệt và thanh toán bồi hoàn theo thời gian thực với bảng điều khiển ClickUp (cùng với thẻ AI)
Bảng điều khiển ClickUp chuyển đổi dữ liệu tác vụ thời gian thực (trạng thái, người được giao, ngày tháng, Trường Tùy chỉnh) thành báo cáo trực quan, giúp bạn không phải chờ đợi bảng tính cuối tháng để biết những tác vụ nào đang bị tắc nghẽn.
Đối với quy trình quản lý chi phí, đây là lớp hiển thị của bạn: những gì đang chờ xử lý, những gì bị khối, những gì đã được phê duyệt và những gì đang chờ hóa đơn.
Sử dụng bảng điều khiển tài chính để theo dõi các thông tin như kích thước hàng đợi phê duyệt, hoàn trả có giá trị cao, yêu cầu thiếu hóa đơn và phê duyệt quá hạn thông qua các thẻ và bộ lọc trên bảng điều khiển. Bảng điều khiển ClickUp cũng hỗ trợ chia sẻ và xuất dưới dạng PDF khi bạn cần một chế độ xem nhanh chóng và sẵn sàng cho lãnh đạo.
Cách ClickUp AI hoạt động: Thêm AI Cards để tạo các cuộc họp đứng và báo cáo tóm tắt dựa trên ngữ cảnh từ công việc của nhóm.
Điều này rất hữu ích khi bạn muốn có một bản tóm tắt nhanh về những thay đổi so với tuần trước hoặc những vấn đề cần được chú ý ngay lập tức.
📖 Xem thêm: Cách viết bài viết dạng danh sách với ví dụ
Tóm tắt cuộc hội thoại về chi tiêu với ClickUp AI Notetaker
Quyết định về chính sách chi tiêu thường được đưa ra trong các cuộc họp, sau đó biến mất trong ghi chú của ai đó. ClickUp AI Notetaker được thiết kế để ghi lại những quyết định đó và biến chúng thành hành động cụ thể. ClickUp AI Notetaker có thể tham gia cuộc họp, tạo ra một bản tóm tắt có cấu trúc với các mục cần thực hiện và bản ghi chép, sau đó lưu trữ những ghi chú đó trở lại trong ClickUp.
Đối với các nhóm tài chính, điều này đặc biệt hữu ích cho:
- Ghi lại các quyết định như “chúng tôi đã phê duyệt nhà cung cấp này” hoặc “chúng tôi đã thay đổi giới hạn chi tiêu cho chuyến công tác” với bản ghi có dấu thời gian.
- Chuyển đổi các mục cần thực hiện thành các công việc có thể theo dõi, thay vì hy vọng ai đó sẽ nhớ sau cuộc gọi.
- Lưu trữ lịch sử thay đổi chính sách và quyết định ngân sách có thể tìm kiếm trong không gian làm việc
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Tăng tốc quá trình kiểm tra chi phí với ClickUp BrainGPT.
ClickUp BrainGPT giúp bạn duy trì các yêu cầu chi phí dễ đọc, dễ tìm kiếm và dễ phê duyệt, mà không biến mỗi bài nộp/gửi thành một chủ đề trao đổi qua lại. Đây là cách thức hoạt động:
Ghi lại thông tin chi tiết về chi phí bằng giọng nói: Sử dụng tính năng "Talk to Text" để nhập các thông tin khóa như nhà cung cấp, số tiền, mục đích, trung tâm chi phí và người phê duyệt trực tiếp vào BrainGPT hoặc bất kỳ ô văn bản nào. Giọng nói của bạn sẽ được chuyển đổi thành văn bản, được cải thiện bằng AI và dán vào vị trí cần thiết.
Hỏi ClickUp BrainGPT để tìm hiểu lý do đằng sau các khoản chi tiêu ngay lập tức: Mở tìm kiếm ClickUp BrainGPT và đặt câu hỏi như “Trạng thái phê duyệt gia hạn hợp đồng với nhà cung cấp hiện tại là gì?” hoặc “Hiển thị các khoản chi tiêu được gắn thẻ ‘du lịch’ vẫn đang chờ xử lý.” Tìm kiếm Doanh nghiệp sử dụng nội dung ClickUp cùng các ứng dụng kết nối (theo mặc định), vì vậy bạn không cần phải tìm kiếm qua nhiều công cụ để có cùng câu trả lời.
Tìm lại các quyết định trước đó trước khi xem xét lại: Sử dụng ClickUp BrainGPT để tìm kiếm các trò chuyện, tài liệu và ghi chú cuộc họp trước đó cho các cụm từ như “giới hạn chi tiêu du lịch”, “phí công tác” hoặc tên nhà cung cấp. Sau đó, kéo chủ đề thông tin liên quan vào công việc phê duyệt hiện tại để bộ phận tài chính không phải dựa vào trí nhớ.
Chuyển đổi mô hình AI khi bạn cần sự hỗ trợ khác: Trong ClickUp BrainGPT, bạn có thể thay đổi mô hình từ Brain sang ChatGPT (GPT-5.1/GPT-4.1), Claude hoặc Gemini
AI Quản lý Chi phí Phù hợp Nhất Cho Ai?
Quản lý chi phí bằng AI phát huy hiệu quả nhất khi:
- Bạn có số lượng lớn các khoản thanh toán bồi hoàn hoặc chi tiêu bằng thẻ tín dụng doanh nghiệp
- Quá trình phê duyệt diễn ra chậm do hóa đơn và biên bản không nhất quán
- Bạn quản lý nhiều đơn vị, tiền tệ hoặc khu vực
- Bộ phận tài chính dành quá nhiều thời gian cho việc làm sạch dữ liệu thay vì phân tích.
- Ban lãnh đạo mong muốn hiển thị chi tiêu theo thời gian thực, không phải những bất ngờ vào cuối tháng.
Nếu công cụ quản lý chi phí của bạn xử lý các giao dịch, ClickUp trở thành hệ thống giúp duy trì tính hiển thị và tiến độ của các quy trình tiếp nhận, phê duyệt, ngoại lệ và trách nhiệm.
Quản lý chi phí thông minh hơn với ClickUp
Quản lý chi phí luôn quan trọng, nhưng nó không nhất thiết phải chiếm hết thời gian như tuần cuối cùng của mùa giải. Khi sử dụng AI cho quản lý chi phí một cách thông minh, những phần khó khăn sẽ dần được giải quyết.
Hóa đơn được ghi nhận tự động, báo cáo chi tiêu được sắp xếp gọn gàng hơn, kiểm tra chính sách diễn ra theo thời gian thực, và nhóm tài chính có thể theo dõi chi tiêu của công ty sớm hơn thay vì phản ứng sau khi sự việc đã xảy ra.
Sự thay đổi thực sự xảy ra khi dữ liệu chi tiêu của bạn không còn bị phân tán trên các cuộc trò chuyện, bảng tính và hộp thư đến.
Với một không gian làm việc duy nhất như ClickUp, bạn có thể quản lý quy trình, nhân sự và thông tin liên quan trong một nơi duy nhất. AI sau đó không còn tập trung vào việc sửa chữa dữ liệu bị hỏng mà chuyển sang hỗ trợ đưa ra quyết định hàng ngày tốt hơn.
Khi được sử dụng theo cách này, phần mềm quản lý chi phí không còn cảm giác như một cuộc kiểm tra đột xuất hàng tháng mà trở thành một hệ thống ổn định, âm thầm duy trì sự đồng bộ giữa số, bối cảnh và các phê duyệt.
Đăng ký ClickUp miễn phí và xây dựng quy trình quản lý chi phí nơi các yêu cầu và phân tích cuối cùng được tích hợp trong một không gian làm việc duy nhất.
Câu hỏi thường gặp (FAQs)
AI không chỉ giúp bạn xử lý báo cáo chi tiêu. Nó thu thập hóa đơn, trích xuất chi tiết, phân loại từng dòng vào đúng danh mục, kiểm tra chính sách của bạn và gửi yêu cầu đến người phê duyệt phù hợp. Nó thậm chí có thể xử lý một phần quá trình đối chiếu thẻ tín dụng một cách im lặng trong nền. Trong môi trường làm việc như Không gian Làm việc ClickUp, các bước này được chuyển thành các công việc rõ ràng và luồng phê duyệt. Bạn có thể xem ngay trạng thái của mỗi yêu cầu mà không cần phải lục lọi qua các chuỗi email dài hoặc các chủ đề trò chuyện cũ.
Một công cụ theo dõi chi tiêu bằng AI thường mang tính cá nhân. Nó ghi lại chi tiêu cho một người dùng hoặc thẻ và phân loại từng giao dịch vào các danh mục. AI cho quản lý chi tiêu có phạm vi rộng hơn. Nó xử lý việc nộp đơn, phê duyệt, kiểm tra chính sách và đồng bộ với hệ thống kế toán của bạn, giúp bộ phận tài chính theo dõi chi tiêu ngay khi xảy ra, chứ không phải vài tuần sau. Hầu hết các nhóm sử dụng công cụ quản lý chi tiêu cho dữ liệu thẻ và hoàn trả, sau đó thực hiện phê duyệt, chính sách và báo cáo xung quanh nó trong ClickUp để toàn bộ quy trình được kết nối.
Hầu hết các nhóm tích hợp công cụ quản lý chi phí vào ClickUp và sử dụng nó như trung tâm kiểm soát phê duyệt. Yêu cầu chi phí được gửi qua ClickUp biểu mẫu và ngay lập tức trở thành các công việc với các trường thông tin về số tiền, danh mục và trung tâm chi phí. Các công việc này sau đó di chuyển qua các quy trình tự động hóa đơn giản, tự động gắn thẻ cho người quản lý phù hợp dựa trên giới hạn của nhóm hoặc quyền phê duyệt. Các nhà lãnh đạo tài chính có thể mở bảng điều khiển ClickUp và xem các công việc đang chờ xử lý, đã được phê duyệt hoặc bị khối trong vài giây, thay vì phải theo dõi cập nhật qua email và trò chuyện.
Các chỉ số hữu ích nhất khá đơn giản. Hãy xem thời gian mất bao lâu để nhân viên nộp và phê duyệt chi phí, số lượng chi phí được tự động mã hóa, số lượng yêu cầu thanh toán vi phạm chính sách mà bạn phát hiện trước khi thanh toán, và số ngày cần thiết để hoàn tất sổ sách. Bạn cũng có thể đang theo dõi số giờ tiết kiệm được từ việc giảm công việc thủ công và chuyển đổi điều đó thành một con số ước tính về tăng năng suất cho nhóm tài chính của bạn. Nhiều nhóm theo dõi các xu hướng này trên bảng điều khiển ClickUp và sử dụng các công cụ như Máy tính Năng suất Nhân viên ClickUp miễn phí để định lượng giá trị thời gian họ đã tiết kiệm được nhờ tự động hóa chi phí bằng AI.