Khoảng 77% các nhóm hoạt động hiệu quả sử dụng hệ thống lập kế hoạch dự án hoặc công việc để quản lý và lập kế hoạch công việc.
Nhưng hầu hết các công cụ lập kế hoạch vẫn yêu cầu bạn là người thực hiện việc cần làm khó khăn nhất: biến những ý tưởng mơ hồ thành công việc rõ ràng, có cấu trúc.
Bảng lập kế hoạch GPT mang lại sự thay đổi. Thay vì bắt đầu từ một bảng trống, bạn bắt đầu với mục tiêu. Hệ thống giúp tạo ra ý tưởng và định hình kế hoạch.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ phân tích chi tiết về bảng lập kế hoạch GPT, cách nó hoạt động trong thực tế, những lĩnh vực mà nó thực sự hữu ích và những lĩnh vực mà nó không phù hợp. Mục tiêu của chúng tôi? Giúp bạn dễ dàng quyết định liệu nó có phù hợp với quy trình công việc của bạn hay không.
Bảng lập kế hoạch GPT là gì?
Bảng lập kế hoạch GPT là không gian làm việc trực quan hoặc kỹ thuật số sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) được hỗ trợ bởi GPT để giúp bạn lập kế hoạch cho các công việc, mục tiêu và dự án một cách thông minh hơn. Thay vì định nghĩa thủ công từng công việc và mối quan hệ phụ thuộc, bạn chỉ cần mô tả kết quả mong muốn. AI sẽ giúp tạo ra cấu trúc – công việc, công việc con, dòng thời gian và tóm tắt – dựa trên bối cảnh đó.
Bạn có thể lựa chọn giữa:
- Bảng theo phong cách Kanban cho việc theo dõi quy trình làm việc và trạng thái.
- Chế độ xem dòng thời gian hoặc Gantt để sắp xếp thứ tự và quản lý phụ thuộc.
- Chế độ xem bảng hoặc xem dạng danh sách cho việc lập kế hoạch chi tiết và ưu tiên hóa.
👀 Bạn có biết? GPT là viết tắt của Generative Pre-trained Transformer. "Generative" có nghĩa là mô hình có thể tạo ra nội dung mới. "Pre-trained" có nghĩa là nó đã được đào tạo trên một lượng lớn văn bản, do đó nó hiểu các mẫu ngôn ngữ. "Transformer" đề cập đến kiến trúc mạng thần kinh cơ bản giúp mô hình hiểu ngữ cảnh, mối quan hệ và ý nghĩa trong các đoạn văn bản dài.
Bảng lập kế hoạch truyền thống so với bảng lập kế hoạch GPT
Chúng tôi biết bạn đang nghĩ gì.
Tại sao bảng lập kế hoạch GPT tốt hơn? Dưới đây là so sánh nhanh với bảng lập kế hoạch truyền thống để bạn có cái nhìn tổng quan:
| Bảng lập kế hoạch truyền thống | Bảng lập kế hoạch GPT |
| Bạn tự quyết định và ghi chép từng công việc một cách thủ công. | Bạn mô tả kết quả mong muốn, và các công việc sẽ được tạo tự động. |
| Phạm vi được xác định từ đầu và khó thay đổi. | Phạm vi có thể được điều chỉnh nhanh chóng bằng các lệnh nhắc. |
| Các phụ thuộc được thêm vào thủ công, nếu có. | Các phụ thuộc được đề xuất dựa trên ngữ cảnh |
| Lập kế hoạch lại có nghĩa là viết lại các công việc và dòng thời gian của dự án. | Việc lập kế hoạch lại được thực hiện bằng cách điều chỉnh các đầu vào. |
| Kế hoạch diễn ra trước khi công việc bắt đầu. | Kế hoạch tiếp tục khi công việc phát triển |
| Các công cụ giúp tổ chức những gì bạn đã biết | Các công cụ giúp phát hiện những điều bạn có thể đã bỏ qua |
Nói một cách đơn giản, phần mềm quản lý dự án truyền thống có thể mang tính phản ứng và thủ công. Bảng lập kế hoạch GPT thì mang tính chủ động.
📚 Xem thêm: Cách sử dụng AI trong quản lý dự án
Các hàm chính của bảng lập kế hoạch GPT
Hãy xem bảng lập kế hoạch GPT như một lớp lập kế hoạch thông minh nằm trên các chế độ xem dự án tiêu chuẩn. Chúng có thể hỗ trợ nhiều việc, bao gồm:
- Chuyển đổi mục tiêu cấp cao thành các công việc cụ thể và cột mốc.
- Tư duy phản biện và phân chia các dự án phức tạp thành các bước logic theo thứ tự.
- Tổng hợp kế hoạch, tiến độ và rủi ro bằng ngôn ngữ đơn giản
- Thích ứng kế hoạch khi đầu vào thay đổi, mà không cần xây dựng lại từ đầu.
- Giảm thiểu rào cản trong lập kế hoạch cho các nhóm đa chức năng hoặc không chuyên về kỹ thuật
Họ không tự động hóa việc lập kế hoạch dự án chỉ để tự động hóa. Thay vào đó, họ tạo ra giá trị bằng cách làm rõ kế hoạch và biến chúng thành các hành động cụ thể.
🧠 Thú vị: Theo cuốn sách The Busy Person’s Guide to the Done List, 41% các mục trong danh sách việc cần làm không bao giờ được hoàn thành!
Tại sao nên sử dụng bảng lập kế hoạch dựa trên GPT?
Bạn đã bao giờ cảm thấy mệt mỏi vì suy nghĩ quá nhiều? Lập kế hoạch quá nhiều? Và sau đó phải thay đổi kế hoạch khi nhu cầu của dự án thay đổi?
Tất cả chúng ta đều đã từng.
Đó là lý do tại sao bảng lập kế hoạch dựa trên GPT có thể mang lại cảm giác… nhẹ nhõm. Trí tuệ nhân tạo (AI) sẽ đảm nhận những phần vất vả trong quá trình lập kế hoạch. Vì vậy, bạn không còn phải gánh vác toàn bộ gánh nặng tinh thần trong việc cấu trúc công việc trước khi bất kỳ điều gì có thể tiến triển.
GPT giúp bạn chuyển từ “Việc cần làm là gì?” sang “Đây là một kế hoạch khả thi” nhanh hơn nhiều.
Đối với quản lý công việc cụ thể, điều này có nghĩa là:
- Tiết kiệm thời gian cho việc thiết lập và sửa chữa lại.
- Phạm vi rõ ràng hơn và ít bước bị bỏ sót hơn
- Đảm bảo sự đồng bộ tốt hơn khi nhiều người tham gia vào quá trình lập kế hoạch.
- Tăng tốc quá trình lặp lại khi ưu tiên hoặc hạn chế thay đổi
Khi được sử dụng đúng cách, GPT không thay thế phán đoán - nó hỗ trợ phán đoán. Kết quả? Lập kế hoạch trở thành một quá trình hợp tác, linh hoạt thay vì là điểm nghẽn.
📚 Xem thêm: Phần mềm quản lý công việc
So sánh các mô hình GPT khác nhau cho ứng dụng bảng lập kế hoạch
Được rồi, bạn đã thuyết phục. Việc cần làm là thử sử dụng bảng lập kế hoạch GPT. Nhưng bắt đầu từ đâu?
Ngay cả trước khi đăng ký sử dụng công cụ, bạn đã phải đối mặt với câu hỏi phức tạp về việc lựa chọn mô hình AI phù hợp.
Dưới đây là so sánh nhanh để giúp bạn quyết định:
| Mô hình | Ưu điểm | Nhược điểm | Các trường hợp sử dụng tốt nhất |
| GPT-3.5 | Nhanh chóng, tiết kiệm chi phí; phù hợp cho các phân tích đơn giản. | Cửa sổ ngữ cảnh nhỏ hơn, khả năng suy luận yếu hơn | Tạo công việc nhẹ nhàng; tóm tắt cơ bản |
| GPT-4 | Lý luận lập kế hoạch tốt hơn; kết quả chi tiết hơn | Vẫn còn giới hạn về ngữ cảnh so với các mô hình mới nhất. | Bảng lập kế hoạch có kích thước trung bình; cấu trúc công việc phức tạp |
| GPT-4o (và các phiên bản mới hơn) | Bối cảnh rộng hơn; tính nhất quán cao hơn; tiềm năng đa phương thức. | Chi phí tính toán cao hơn | Các lộ trình phức tạp nhiều giai đoạn; các kế hoạch động, liên tục phát triển. |
| Được tinh chỉnh/ GPT tùy chỉnh | Kết quả cụ thể theo lĩnh vực; phù hợp với quy trình làm việc nội bộ. | Yêu cầu dữ liệu đào tạo và thiết lập. | Lập kế hoạch theo ngành (pháp lý, kỹ thuật, v.v.) |
Nếu bạn đang thực hiện các kế hoạch phức tạp, có rủi ro cao với nhiều yếu tố thay đổi, các mô hình mới như GPT-4o cung cấp các kế hoạch rõ ràng và đáng tin cậy hơn.
Các phiên bản cũ như GPT-3.5 phù hợp hơn cho danh sách công việc đơn giản. Chúng gặp khó khăn với kế hoạch sâu hơn và bối cảnh có phạm vi dài hạn.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Tại sao phải trả thêm tiền để truy cập nhiều mô hình AI trong một công cụ? ClickUp Brain, trí tuệ nhân tạo tích hợp sẵn của ClickUp, cho phép bạn truy cập nhiều mô hình AI, giúp bạn chọn mức độ suy luận phù hợp cho công việc cụ thể.
Sử dụng các mô hình nhanh hơn cho việc phân tích công việc nhanh chóng hoặc tóm tắt, và các mô hình nâng cao hơn khi bạn cần phân tích sâu hơn cho các kế hoạch phức tạp hoặc lộ trình với phạm vi dài hạn—mà không cần rời khỏi ClickUp.
Cách cài đặt bảng lập kế hoạch GPT (Bước bằng bước)
Bảng lập kế hoạch GPT chỉ hoạt động hiệu quả nếu bạn thiết kế nó dựa trên các quyết định thực tế, các ràng buộc thực tế và quá trình thực thi thực tế. Dưới đây là cách thiết lập một bảng lập kế hoạch GPT một cách thực tiễn.
Chúng tôi sử dụng ClickUp làm hệ thống lưu trữ chính để thực hiện việc cần làm.
Tại sao?
Bởi vì với tư cách là không gian làm việc AI tích hợp đầu tiên trên thế giới, ClickUp là công cụ duy nhất cung cấp AI tích hợp, nhận thức ngữ cảnh, có thể hiểu, nắm bắt và truy cập toàn bộ công việc của bạn!
Điều này khiến nó mạnh mẽ và hiệu quả gấp 10 lần so với một GPT thông thường.
Hãy bắt đầu cài đặt bảng GPT hiệu suất cao của bạn trên nền tảng quản lý dự án ClickUp:
1. Xác định kết quả bằng ngôn ngữ đơn giản
Trước khi tạo bất kỳ bảng nào, hãy ghi lại kết quả mong muốn bằng ngôn ngữ đơn giản.
Bạn nên có thể trả lời: Mục tiêu của tôi là gì?
Không phải "lập kế hoạch tốt hơn", mà là một điều cụ thể như: “Lập kế hoạch cho việc ra mắt sản phẩm trong sáu tuần với các chủ sở hữu rõ ràng, thời hạn và các điểm kiểm tra rủi ro.”
Câu này trở thành lời nhắc chính của bạn. Và nó cung cấp cho GPT bối cảnh cần thiết để đào sâu và tạo ra các kết quả có cấu trúc.
Dán lời nhắc này vào ClickUp Brain, trợ lý AI bối cảnh của ClickUp. Yêu cầu nó soạn thảo một bản phác thảo cho kế hoạch dự án của bạn: các giai đoạn, tác vụ, cột mốc quan trọng và giả định. Vì ClickUp Brain hoạt động dựa trên bối cảnh từ không gian làm việc của bạn, kế hoạch sẽ liên kết với các nhóm và không gian hiện có của bạn trong ClickUp.
Bước này alone cung cấp cho bạn một bản phác thảo kế hoạch có ý nghĩa để bắt đầu, thay vì một bảng trống.
2. Chọn loại bảng phù hợp
Quyết định xem bảng lập kế hoạch của bạn sẽ là Kanban, dòng thời gian, bảng hoặc kết hợp. Điều này phụ thuộc vào tính chất công việc của bạn (quy trình làm việc so với lịch trình so với lộ trình).
Một nguyên tắc chung là sử dụng:
- Xem dạng danh sách nếu bạn cần chi tiết và ưu tiên rõ ràng.
- Chế độ xem Bảng nếu công việc di chuyển qua các giai đoạn rõ ràng
- Gantt hoặc dòng thời gian nếu thứ tự và mối quan hệ phụ thuộc là quan trọng
Trong ClickUp, bạn không cần phải chọn chỉ một.
Nhận hơn 15 chế độ xem ClickUp trên cùng một công việc cơ bản. Các công việc do GPT tạo ra sẽ tự động xuất hiện trên tất cả các chế độ xem, mang lại sự linh hoạt mà không gây trùng lặp.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Hãy yêu cầu ClickUp Brain đề xuất chế độ xem tốt nhất cho loại dự án của bạn. Ví dụ, lịch nội dung thường được hưởng lợi từ chế độ xem Bảng + Lịch, trong khi việc ra mắt sản phẩm thường dựa nhiều vào chế độ xem Gantt.
3. Tạo công việc, công việc con và các mục hành động bằng trí tuệ nhân tạo (AI)
Bây giờ, bước này là nơi bảng lập kế hoạch GPT bắt đầu có sự khác biệt.
Nhập các mục tiêu cấp cao của bạn vào công cụ GPT. Yêu cầu nó chia nhỏ các mục tiêu đó thành các công việc, công việc con, cột mốc và sản phẩm đầu ra — sử dụng các trường cụ thể như người chịu trách nhiệm và dòng thời gian.
Trong ClickUp, bạn có thể yêu cầu Brain trực tiếp từ một tài liệu hoặc tác vụ với các hướng dẫn như:“Phân chia kế hoạch này thành các công việc và công việc con với người chịu trách nhiệm, ước tính nỗ lực và thời hạn trong 30 ngày tới.”
ClickUp Brain sẽ:
- Tự động tạo công việc và các công việc con lồng nhau
- Điền mô tả với ngữ cảnh, và
- Đề xuất ngày đáo hạn dựa trên các dòng thời gian bạn đã đề cập.
📌 Ví dụ, trong bảng chiến dịch tiếp thị, Brain có thể chuyển đổi mục tiêu cấp cao như “phát hành chuỗi email” thành các công việc cho nội dung, thiết kế, lịch trình và kiểm tra.
Một lợi ích khác khi thực hiện điều này trong ClickUp? Kết quả không phải là văn bản tĩnh—nó trở thành các mục công việc trực tiếp, có thể chỉnh sửa trong một tài liệu ClickUp được liên kết với không gian làm việc của bạn.
4. Tự động phát hiện và cài đặt các mối quan hệ phụ thuộc
Các mối quan hệ phụ thuộc xác định thứ tự công việc. Điều gì phải xảy ra trước tiên, điều gì có thể thực hiện song song và điều gì sẽ cản trở tiến độ. Trong bảng lập kế hoạch được hỗ trợ bởi GPT, bước này làm rõ các mối quan hệ đó ngay từ đầu. Nhờ vậy, dòng thời gian vẫn hợp lý và việc chuyển giao công việc không làm gián đoạn quá trình thực hiện.
ClickUp hỗ trợ các mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc (ví dụ: “khối”, “đang chờ”) để các nhóm biết bước tiếp theo là gì. Sau khi có các công việc, hãy yêu cầu Brain xác định các mối quan hệ phụ thuộc logic hoặc tự thêm chúng trong chế độ xem biểu đồ Gantt của ClickUp. Điều này giúp sắp xếp thứ tự các công việc một cách chặt chẽ mà không cần phỏng đoán.
5. Thêm các ràng buộc và tinh chỉnh một cách lặp đi lặp lại
Kế hoạch tốt phải phù hợp với thực tế. Sau khi có bản nháp đầu tiên, hãy tinh chỉnh nó bằng các câu hỏi tiếp theo để tính đến các tình huống bất ngờ:
- “Chỉnh sửa kế hoạch này giả sử có hai nhà thiết kế thay vì bốn”
- “Nhấn mạnh các mối quan hệ phụ thuộc có thể làm chậm quá trình ra mắt”
- “Tóm tắt các rủi ro trong một đoạn văn cho ban lãnh đạo”
ClickUp Brain có thể tóm tắt các nhóm công việc, phát hiện rủi ro và chỉnh sửa kế hoạch mà không làm mất bối cảnh — vì nó hiểu các công việc, tài liệu và mối quan hệ bên trong không gian làm việc của bạn.
6. Tự động hóa các phần nhàm chán của quy trình lập kế hoạch
Lập kế hoạch không dừng lại sau khi các công việc được tạo ra. Cập nhật trạng thái, công việc lặp lại và đánh giá tiến độ tốn nhiều thời gian.
Sử dụng ClickUp tự động hóa, bạn có thể:
- Tự động hóa các quy trình lập kế hoạch lặp lại (kế hoạch hàng tuần, thiết lập sprint)
- Kích hoạt tạo tóm tắt khi trạng thái công việc thay đổi
- Sử dụng AI để tạo các bản cập nhật tiến độ hàng tuần hoặc hàng tháng (chi tiết hơn về điều này trong bước tiếp theo)
Vì các tính năng GPT được tích hợp sẵn trong ClickUp, bạn không cần cài đặt plugin hay công cụ bên ngoài. Bảng của bạn sẽ phát triển cùng với công việc của bạn.
7. Tạo tóm tắt và cập nhật tiến độ
Kế hoạch không phải là một quá trình tĩnh. Nó liên tục phát triển.
Vào các khoảng thời gian định kỳ (hàng tuần/hàng tháng), hãy để GPT đánh giá lại tiến độ và đề xuất các bước tiếp theo dựa trên các cập nhật thực tế.
Trong ClickUp, điều này cực kỳ đơn giản. Thay vì phải viết báo cáo trạng thái thủ công mỗi khi có thay đổi, hãy để Brain:
- Tóm tắt các thay đổi trong tài liệu thành các điểm chính.
- Tổng hợp các chủ đề bình luận về công việc thành các bản cập nhật.
- Tạo báo cáo tiến độ hàng tuần cho các bên liên quan
Các tóm tắt này có thể được lưu trữ trực tiếp trong ClickUp Tài liệu hoặc mô tả công việc, giúp mọi người luôn đồng bộ mà không cần nỗ lực thêm.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng AI Fields để tự động hiển thị tóm tắt hoặc thông tin chi tiết trong danh sách công việc. Dưới đây là video giải thích cách nó hoạt động.
Khi tiến độ công việc tăng lên, các Trợ lý AI ClickUp cũng trở nên hữu ích.
Super Agents là các trợ lý AI của bạn, bạn có thể @đề cập, giao nhiệm vụ hoặc nhắn tin trực tiếp cho họ. Họ có thể theo dõi độc lập trạng thái công việc, hạn chót hoặc các thay đổi, sau đó thực hiện hành động — 24/7. Họ có thể tổng hợp cập nhật trạng thái, đánh dấu các trễ hẹn hoặc chuyển công việc sang giai đoạn tiếp theo dựa trên các quy tắc bạn định nghĩa.
Ví dụ, giao nhiệm vụ cho một Super Agent để:
- Theo dõi các rào cản và thông báo cho chủ sở hữu
- Tạo báo cáo đơn giản từ bảng điều khiển
- Lập danh sách các công việc theo dõi sau cuộc họp
- Chia sẻ báo cáo tiến độ hàng tuần
- Giữ bảng của bạn luôn được cập nhật tự động
📮 ClickUp Insight: 59% số người tham gia khảo sát của chúng tôi cho biết họ không có hệ thống reset hoặc đánh giá hàng tuần.
Khi các cập nhật được phân tán khắp các công việc, bình luận, tài liệu và tin nhắn, việc tổng hợp tất cả lại có thể cảm thấy như một dự án riêng biệt. Đến khi bạn thu thập thông tin về những gì đã thay đổi, những gì bị trễ và những gì cần chú ý, năng lượng để thực sự lập kế hoạch cho tuần tiếp theo đã cạn kiệt.
Nếu một trợ lý có thể thay bạn làm điều này thì sao? Trợ lý AI của ClickUp có thể tự động tổng hợp hoạt động trên các công việc và tóm tắt những gì cần theo dõi. Thay vì mất thời gian tái tạo lại quá khứ, bạn có thể đưa ra quyết định rõ ràng hơn về những gì cần làm tiếp theo.
📚 Xem thêm: Trợ lý AI cho Quản lý Dự án
8. Kiểm tra mọi thứ (với sự tham gia của con người)
Trí tuệ nhân tạo (AI) giúp tăng tốc quá trình lập kế hoạch — nhưng các nhóm vẫn tự quyết định ưu tiên và cam kết. Trước khi thực thi:
- Xác nhận ước tính công việc và sức chứa của người chịu trách nhiệm.
- Xác minh các phụ thuộc và thời hạn
- Đồng bộ hóa kế hoạch với các bên liên quan
Điểm mạnh của ClickUp ở đây là sự tích hợp: công việc, tài liệu, thảo luận và trí tuệ nhân tạo (AI) đều được tích hợp trong cùng một nền tảng, giúp quá trình lập kế hoạch không bị phân tán giữa các công cụ khác nhau.
9. Lập kế hoạch lại nhanh hơn
Khi ưu tiên thay đổi—như thường lệ—bạn không cần bắt đầu lại từ đầu. Với bảng GPT đã được thiết lập, bạn chỉ cần nhập lại yêu cầu.
Ví dụ về lời nhắc:
“Kế hoạch lại bảng này cho một sự chậm trễ hai tuần và tóm tắt những thay đổi.”
ClickUp Brain có thể điều chỉnh công việc, tạo lại tóm tắt và giúp bạn truyền đạt các thay đổi một cách rõ ràng. Và bạn không cần phải xây dựng lại bảng một cách thủ công.
Điều này trông như thế nào trong thực tế
Prompt: “Lập kế hoạch lịch nội dung cho tháng tới với người chịu trách nhiệm, hạn chót và các đầu ra.” → ClickUp Brain tự động tạo các công việc và công việc con với người chịu trách nhiệm, liên kết chúng với các ngày trong lịch, đề xuất các mối quan hệ phụ thuộc và hiển thị chúng trong chế độ xem Bảng và Lịch — tất cả đều trong Không gian Làm việc của bạn.
📚 Xem thêm: Cách tạo kế hoạch dự án tổng quan
Dưới đây là một video hướng dẫn nhanh về cách tạo kế hoạch dự án tổng quan mà bạn có thể thấy hữu ích:
Ví dụ mẫu bảng lập kế hoạch GPT
Cần các mẫu gợi ý có thể sử dụng ngay lập tức như bảng lập kế hoạch GPT? Dưới đây là một số mẫu kế hoạch dự án từ ClickUp:
Mẫu Kế hoạch Công việc Hàng tuần
Mẫu Kế Hoạch Công Việc Đơn Giản ClickUp giúp bạn tổ chức công việc, đặt hạn chót, phân công ưu tiên và thống nhất về việc thực hiện hàng tuần. Đây là lựa chọn lý tưởng làm bảng kế hoạch GPT cơ bản, nơi bạn có thể nhập mục tiêu hàng tuần và để ClickUp Brain mở rộng công việc, xác định các rào cản và đề xuất ưu tiên.
🔑 Phù hợp cho: Kế hoạch hoạt động thường xuyên với ngày bắt đầu/ngày kết thúc rõ ràng và trách nhiệm cụ thể.
Bảng lập kế hoạch chiến dịch tiếp thị
Mẫu Quản lý Chiến dịch Tiếp thị ClickUp được thiết kế để lập kế hoạch, theo dõi và quản lý các chiến dịch tiếp thị từ ý tưởng đến triển khai. Nó bao gồm dòng thời gian, công việc và cột mốc quan trọng đang được theo dõi rõ ràng. Đây là điểm khởi đầu hợp lý cho ClickUp Brain’s GPT để tạo ra các kế hoạch chiến dịch, lịch nội dung đề xuất và phân công tài nguyên.
🔑 Phù hợp cho: Điều phối các chiến dịch đa kênh với danh sách công việc tích hợp và đang theo dõi trạng thái.
Lộ trình ra mắt sản phẩm
Mẫu danh sách kiểm tra ra mắt sản phẩm ClickUp bao quát các giai đoạn chính của quá trình ra mắt sản phẩm – từ phân tích thị trường ban đầu đến triển khai và đánh giá sau khi ra mắt. Kết hợp với ClickUp Brain, nó giúp bạn chia nhỏ các giai đoạn ra mắt thành các bước hành động cụ thể. Bạn cũng có thể xác định các phụ thuộc và đề xuất thứ tự ra mắt.
🔑 Phù hợp cho: Lập kế hoạch có cấu trúc cho việc phát hành sản phẩm với các chế độ xem trực quan như Gantt và Bảng được tích hợp sẵn trong quy trình làm việc.
Trình lập kế hoạch OKRs cá nhân
Mặc dù ClickUp có nhiều mẫu lập kế hoạch mục tiêu và OKR, mẫu ClickUp OKRs giúp cá nhân hoặc nhóm liên kết mục tiêu với các kết quả chính có thể đo lường được. GPT của ClickUp Brain có thể phân tích mục tiêu dự án của bạn và đề xuất các kết quả chính, nhiệm vụ hành động và các điểm kiểm tra.
🔑 Phù hợp cho: Đồng bộ hóa ưu tiên cá nhân hoặc của nhóm với kết quả đo lường được và kiểm tra tiến độ định kỳ.
Bằng cách bắt đầu với những mẫu sẵn sàng sử dụng, bạn sẽ có cả cấu trúc và tốc độ. Sau đó, Trí tuệ nhân tạo bối cảnh (Contextual AI) sẽ bổ sung các chi tiết tinh tế và thông minh.
Những giới hạn khi sử dụng GPT cho việc lập kế hoạch là gì?
Bảng lập kế hoạch GPT rất mạnh mẽ, nhưng chúng không phải là phép màu.
Lời khuyên của chúng tôi? Đừng tin tưởng mù quáng vào chúng.
Hãy lưu ý những giới hạn sau:
- GPT không hiểu bối cảnh kinh doanh của bạn trừ khi bạn cung cấp thông tin đóGPT hoạt động dựa trên thông tin bạn cung cấp. Nếu đầu vào của bạn mơ hồ hoặc không đầy đủ, kế hoạch sẽ phản ánh điều đó. Nó sẽ không tự động nhận biết các phụ thuộc nội bộ, ràng buộc chính trị hoặc quy tắc không thành văn trừ khi bạn rõ ràng nêu ra chúng (trừ khi bạn đang sử dụng ClickUp Brain, tất nhiên!)
- Nó có thể đề xuất cấu trúc, nhưng không đánh giá trách nhiệmGPT có thể chia công việc thành các công việc và dòng thời gian, nhưng nó không thể đánh giá liệu người chịu trách nhiệm có bị quá tải hay liệu thời hạn có thực sự khả thi hay không. Việc đánh giá của con người vẫn cần thiết để cân bằng sức chứa và trách nhiệm.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng chế độ xem Khối lượng công việc trong ClickUp để xác định những thành viên nào đang quá tải và ai có thể làm thêm. Bạn cũng có thể kết hợp với Brain để phân công công việc một cách thông minh.
- Kết quả có thể nghe có vẻ tự tin nhưng vẫn có thể saiGiống như bất kỳ mô hình sinh thành nào, GPT đôi khi có thể đề xuất các bước trông có vẻ hợp lý nhưng không áp dụng được cho lĩnh vực của bạn. Hãy cẩn thận với điều này, đặc biệt trong các quy trình làm việc được quy định chặt chẽ, kỹ thuật cao hoặc chuyên biệt.
- Chất lượng lập kế hoạch phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng của lời nhắcLời nhắc kém chất lượng dẫn đến các kế hoạch thiếu sâu sắc. Các nhóm không đầu tư vào việc học cách đưa ra lời nhắc rõ ràng có thể thấy giá trị giới hạn và cho rằng công cụ là vấn đề.
- GPT không thay thế việc ra quyết định hoặc ưu tiênGPT có thể giúp bạn khám phá các lựa chọn. Nhưng nó sẽ không đưa ra các quyết định thay thế cho bạn. Các quyết định chiến lược—những việc không cần làm, những việc nên hoãn lại và những việc cần cắt giảm—vẫn đòi hỏi sự phán đoán của con người.
Điều quan trọng là để GPT trở thành một đối tác lập kế hoạch mạnh mẽ thay vì nguồn gốc của sự tự tin sai lầm.
Các thực hành tốt nhất khi sử dụng GPT trong kế hoạch dự án Agile
GPT phát huy hiệu quả tốt nhất trong môi trường Agile khi nó giúp tiết kiệm thời gian mà không làm mất quyền kiểm soát của nhóm. Những phương pháp này giúp bạn đạt được giá trị thực sự:
1. Sử dụng GPT trước khi lập kế hoạch sprint, không phải trong quá trình lập kế hoạch.
Yêu cầu GPT chuẩn bị bản nháp đầu tiên của các câu chuyện và công việc trước cuộc họp sprint. Như vậy, nhóm sẽ dành thời gian lập kế hoạch để quyết định những gì cần commit.
2. Tạo ra các câu chuyện hoàn chỉnh, không phải danh sách công việc rời rạc.
Khi yêu cầu GPT, hãy yêu cầu các câu chuyện người dùng có tiêu chí chấp nhận rõ ràng. Điều này dẫn đến các ước tính chính xác hơn và ít câu hỏi qua lại hơn.
3. Giữ ước tính do con người thực hiện
GPT có thể đề xuất mức độ phức tạp, nhưng con người cần xác định kích thước công việc. Kỹ sư và nhà thiết kế biết điều gì khó khăn, điều gì rủi ro và điều gì sẽ mất nhiều thời gian hơn so với dự kiến.
4. Yêu cầu GPT xác định các phụ thuộc sớm
Yêu cầu GPT đánh dấu các công việc phụ thuộc vào các nhóm khác, hệ thống hoặc sự phê duyệt. Phát hiện sớm những trường hợp này giúp tránh tình trạng các ticket bị đình trệ giữa chừng trong sprint.
5. Lập kế hoạch lại với các giới hạn thực tế trong tâm trí
Nếu có thay đổi trong quá trình sprint, hãy cung cấp cho GPT các số liệu thực tế: số ngày còn lại, số người có thể tham gia, các công việc bị chặn, v.v. Nhóm của bạn sẽ cảm ơn bạn.
6. Sử dụng GPT để tóm tắt, không phải để đánh giá
Sau một sprint, hãy yêu cầu GPT tóm tắt những gì đã hoàn thành, những gì chưa hoàn thành và các vấn đề phổ biến. Sử dụng bản tóm tắt đó để hướng dẫn buổi retro—và cải thiện các sprint trong tương lai.
7. Lưu lại các lời nhắc tốt và tái sử dụng chúng
Muốn duy trì sự nhất quán trong đầu ra và giúp các thành viên mới nhanh chóng thích nghi? Hãy hình thành thói quen ghi chép các lệnh. Bạn có thể tạo một tài liệu ClickUp Doc chung với nhóm hoặc lưu trữ các lệnh đã sử dụng riêng tư trực tiếp trong ClickUp Brain.
Điểm mấu chốt: Hãy để AI xử lý cấu trúc và tóm tắt. Hãy để con người xử lý các lựa chọn và quyền sở hữu.
📚 Xem thêm: Cách tạo kế hoạch dự án Agile
Khám phá giá trị thực sự của bảng lập kế hoạch GPT với ClickUp
Lập kế hoạch luôn ít liên quan đến công cụ mà chủ yếu là về sự rõ ràng. Bảng lập kế hoạch GPT không thay đổi điều đó. Chúng chỉ loại bỏ rào cản giữa một ý tưởng và một kế hoạch khả thi.
Khi được sử dụng hiệu quả, chúng giúp các nhóm làm việc nhanh hơn, điều chỉnh kế hoạch sớm hơn và tiết kiệm thời gian trong việc chuyển đổi ý tưởng thành cấu trúc.
Lợi thế thực sự đến khi lập kế hoạch, thực thi và trí tuệ nhân tạo (AI) được tích hợp trong cùng một nền tảng. Đó chính là nơi ClickUp phát huy thế mạnh. Với ClickUp Brain được xây dựng trên các công việc, tài liệu và chế độ xem của bạn, việc lập kế hoạch không chỉ dừng lại ở "việc cần làm" mà còn tiếp tục đến "ai sẽ làm gì và khi nào" - mà không cần chuyển đổi công cụ hay mất đi ngữ cảnh.
Khám phá giá trị thực sự của bảng lập kế hoạch GPT cho nhóm của bạn. Đăng ký ClickUp ngay hôm nay. Hoàn toàn miễn phí!