Tiếp thị sự kiện mang lại ROI ấn tượng. 52% nhà tiếp thị cho rằng sự kiện đóng góp phần lớn vào các giao dịch của họ, và 72% cho biết các giao dịch được hoàn tất nhanh hơn sau khi khách hàng tiềm năng tham dự sự kiện.
Tuy nhiên, chiến lược tiếp thị sự kiện truyền thống vẫn phụ thuộc vào danh sách kiểm tra thủ công và các công cụ không liên kết. Đến khi bạn hoàn thành các cuộc khảo sát sau sự kiện và gửi email theo dõi, thời điểm vàng đã trôi qua.
Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn cách xây dựng một phễu sự kiện được hỗ trợ bởi AI. Và nếu bạn muốn đạt được ROI cao, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng ClickUp làm trung tâm tiếp thị và kế hoạch sự kiện của mình.
Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn qua tất cả các giai đoạn của phễu tiếp thị sự kiện, chỉ ra những lỗ hổng thường gặp và cung cấp cho bạn một bản thiết kế để khắc phục chúng.
Phễu tiếp thị sự kiện là gì?
Phễu tiếp thị sự kiện là hành trình mà khách hàng tiềm năng của bạn trải qua để tương tác với các sự kiện của bạn. Nó bắt đầu khi họ lần đầu tiên nghe về sự kiện của bạn. Nó kết thúc khi họ thực hiện hành động — đăng ký, tham dự hoặc trở thành khách hàng tiềm năng. Hãy nghĩ về nó như một hành trình của người mua.
Phễu này thực hiện bốn chức năng chính:
- Tập trung thông điệp của bạn để nâng cao nhận thức một cách có mục tiêu, không ngẫu nhiên.
- Tự động hóa các chuỗi giao tiếp để chuyển đổi sự quan tâm thành đăng ký.
- Tối ưu hóa các bước để đăng ký trở thành sự tham gia thực tế.
- Thu thập dữ liệu cần thiết để chứng minh ROI.
Khi mỗi giai đoạn hoạt động hiệu quả, sự kiện sẽ tạo ra dòng chảy khách hàng tiềm năng và xây dựng mối quan hệ. Khi hệ thống gặp trục trặc, chi phí của bạn sẽ trở nên lãng phí.
Các giai đoạn của phễu tiếp thị sự kiện truyền thống
Một phễu tiếp thị sự kiện tiêu chuẩn bao gồm bốn giai đoạn chính:
- Nhận thức (đưa vào tầm ngắm)
- Sự quan tâm (tăng lượt truy cập và đăng ký)
- Quyết định (chuyển đổi người đăng ký, xác nhận tham dự), và
- Hành động (số lượng tham dự, mức độ tương tác và chuyển đổi sau sự kiện)
🤝 Lưu ý thân thiện: Mỗi giai đoạn cần nội dung, hệ thống và chỉ số đo lường khác nhau. Giai đoạn Nhận thức dựa vào phạm vi tiếp cận rộng và hiệu suất quảng cáo/chiến dịch. Giai đoạn Quan tâm phụ thuộc vào trang đích và email nuôi dưỡng. Giai đoạn Quyết định cần quy trình đăng ký đơn giản và nhanh chóng cùng các lời nhắc nhở. Cuối cùng, giai đoạn Hành động yêu cầu trải nghiệm tại sự kiện tuyệt vời và phản hồi kịp thời.
Nơi các phễu thủ công thất bại
Hầu hết các nhóm vẫn thực hiện các giai đoạn này bằng các công cụ không liên kết và chuyển giao thủ công. Sử dụng bảng tính cho danh sách mời. Một nền tảng riêng biệt cho bán vé. Công cụ email không đồng bộ với hệ thống CRM của bạn. Và các cuộc khảo sát sau sự kiện được gửi đi quá muộn, thường là sau vài tuần.
Điều này tạo ra bốn vấn đề:
- Dữ liệu bị mất: Không có nguồn dữ liệu chính xác duy nhất.
- Các công việc bị bỏ sót: Các nhắc nhở thủ công thường bị bỏ qua.
- Định danh kém: Bạn không thể liên kết sự kiện với doanh thu.
- Theo dõi chậm: Các khách hàng tiềm năng trở nên không còn quan tâm trước khi bộ phận bán hàng tiếp cận họ.
Muốn biến sự kiện thành nguồn thu nhập? Hãy để chúng tôi hướng dẫn bạn cách khắc phục những lỗ hổng đó bằng AI.
Phễu tiếp thị sự kiện AI so với phễu tiếp thị sự kiện truyền thống
Phễu tiếp thị truyền thống có thể không đủ để tối đa hóa ROI của sự kiện. Dưới đây là lý do tại sao bạn cần một phễu tiếp thị được điều khiển bởi AI:
| Việc cần làm | Phễu tiếp thị được hỗ trợ bởi AI | Phễu truyền thống |
| Quản lý dữ liệu | AI tự động tổng hợp dữ liệu hành vi của người tham dự và dữ liệu CRM. | Dữ liệu được lưu trữ trong các công cụ riêng biệt, yêu cầu hợp nhất và làm sạch thủ công. |
| Định hướng đối tượng mục tiêu | Các mô hình AI dự đoán ai sẽ chuyển đổi và thời điểm thích hợp để tiếp cận họ. | Các nhóm thường sử dụng các quy tắc chung chung, bỏ qua các tín hiệu quan trọng. |
| Tạo nội dung | Trí tuệ nhân tạo tạo ra các email và tin nhắn tùy chỉnh cho từng phân khúc. | Email chung cho tất cả mọi người |
| Chạy chiến dịch | AI xử lý việc tiếp cận, nhắc nhở và theo dõi. | Công việc thủ công nặng nhọc |
| Trải nghiệm tại chỗ | Gợi ý thời gian thực dựa trên dữ liệu trực tiếp | Lịch trình in sẵn và tin nhắn tạm thời |
| Đo lường kết quả + xác định nguồn gốc | Các mô hình kết nối sự kiện với doanh thu một cách nhanh chóng | Hệ thống đang theo dõi không đồng nhất không thể chứng minh ROI |
| Tốc độ và chi phí | Thực hiện nhanh hơn với ít nhân lực hơn | Các quy trình chậm chạp và tốn nhiều công sức |
Lợi ích của việc sử dụng AI trong phễu tiếp thị sự kiện
AI giải quyết chính xác những vấn đề khiến sự kiện trở nên tốn kém và khó mở rộng quy mô. Dưới đây là những gì nó khắc phục:
Định hướng mục tiêu chính xác hơn và tỷ lệ chuyển đổi cao hơn ở các giai đoạn sớm hơn.
AI xác định những người có khả năng đăng ký và chuyển đổi cao nhất dựa trên các mẫu tương tác. Điều đó có nghĩa là ít quảng cáo lãng phí hơn và kết quả tốt hơn từ cùng một ngân sách.
Tự động hóa công việc lặp đi lặp lại giúp nhóm tập trung vào chiến lược.
Các công việc như soạn thảo email, chạy chuỗi nhắc nhở, chuyển tiếp ghi chú tại sự kiện và cập nhật hồ sơ CRM có thể được tự động hóa bằng AI tạo sinh và các tác nhân quy trình làm việc. Điều này giúp giảm thiểu lỗi thủ công và tăng tốc độ thực hiện. Nhóm của bạn có thể tập trung vào chiến lược thay vì các công việc này.
Đo lường ROI nhanh hơn và đáng tin cậy hơn
🧠 Thông tin thú vị: Trong giai đoạn 2024–25, 95% nhóm tổ chức sự kiện cho biết việc tập trung vào ROI và đo lường hiệu quả là ưu tiên hàng đầu.
AI có thể kết hợp dữ liệu đăng ký, tham dự, tương tác và hành vi sau sự kiện vào một mô hình quy thuộc duy nhất. Nhờ đó, bạn có thể liên kết sự kiện với quy trình bán hàng và doanh thu một cách nhanh chóng.
Trải nghiệm cá nhân hóa tại sự kiện giúp tăng cường tương tác.
Gợi ý thời gian thực cải thiện sự hài lòng. Nên tham gia các phiên nào? Nên tham dự cuộc họp với ai? AI đề xuất các lựa chọn tốt nhất – biến người tham dự thông thường thành các khách hàng tiềm năng có thể hành động.
Mở rộng quy mô mà không cần tăng nhân sự.
Khi AI đảm nhận các công việc nặng nhọc—phân đoạn đối tượng, soạn thảo nội dung, giao tiếp cơ bản, xác định nguồn gốc—bạn có thể tổ chức nhiều sự kiện hơn mà không cần thuê thêm nhân viên.
Các giai đoạn của phễu tiếp thị sự kiện được điều khiển bởi AI
Hãy cùng tìm hiểu cách từng giai đoạn của phễu sự kiện hoạt động với AI. Bạn sẽ thấy các ví dụ cụ thể về tiếp thị sự kiện mà bạn có thể áp dụng ngay vào kế hoạch tổ chức sự kiện của mình.
Giai đoạn 1: Nhận thức
Ở giai đoạn đầu của phễu, mục tiêu của bạn là đạt được phạm vi tiếp cận rộng và thu hút sự chú ý. Tuy nhiên, bạn không thể chỉ tung tin nhắn khắp nơi và hy vọng điều gì đó sẽ thành công. AI giúp bạn tạo nội dung được tối ưu hóa cho giai đoạn nhận thức.
Sử dụng các công cụ AI tạo nội dung như ClickUp Brain để soạn thảo bài viết blog, đoạn trích trên mạng xã hội hoặc nội dung quảng cáo được tối ưu hóa SEO cho các từ khóa mà đối tượng mục tiêu của bạn tìm kiếm. ClickUp Brain là trợ lý AI làm việc toàn diện nhất thế giới, dựa trên kiến thức của công ty bạn – vì vậy tất cả các đề xuất của nó đều được tùy chỉnh cho các công việc của bạn.
Trong khi đó, các công cụ nhắm mục tiêu quảng cáo AI phân tích các tín hiệu hành vi (thời gian trong ngày, thiết bị, lịch sử tiêu thụ nội dung) để hiển thị thông điệp phù hợp cho đúng đối tượng.
📌 Ví dụ, AI có thể dự đoán các phân khúc đối tượng quan tâm đến hội nghị về AI Sprawl của bạn. Sau đó, nó tạo ra các biến thể của nội dung sáng tạo và phân phối chúng qua các kênh tiếp thị. Bạn có thể tích hợp tất cả vào công cụ như ClickUp cho nhóm tiếp thị.
Giai đoạn 2: Lãi suất
Khi mọi người đã biết về sự kiện của bạn, hãy khuyến khích họ tham gia.
Một số tùy chọn được hỗ trợ bởi AI bao gồm:
- Chatbot AI trên trang đích sự kiện của bạn. Chúng đặt các câu hỏi sàng lọc như “Bạn quan tâm nhất đến track nào?” Chúng đề xuất các phiên và thu thập dữ liệu. Dữ liệu đó được chuyển vào hệ thống CRM của bạn.
- Trang đích được hỗ trợ bởi AI. Chúng thay đổi dựa trên hành vi của người truy cập. Nếu ai đó đã tham gia webinar về AI Agents của bạn vào năm ngoái, họ sẽ thấy nội dung được cá nhân hóa.
- Công cụ phân tích cảm xúc AI theo dõi hoạt động trên mạng xã hội và hành vi đăng ký. Bạn có thể phát hiện sớm sự mất hứng thú hoặc sự quan tâm mạnh mẽ.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Chuyển đổi mọi cuộc hội thoại chatbot thành một công việc trong ClickUp.
- Kết nối chatbot hoặc biểu mẫu ClickUp của bạn để mỗi khách hàng tiềm năng mới tự động tạo một công việc trong danh sách sự kiện của bạn.
- Sử dụng Trường Tùy chỉnh để thu thập thông tin chi tiết như sở thích tham gia phiên họp, vai trò hoặc điểm đánh giá ý định.
- Thêm thẻ dựa trên đề xuất của chatbot.
- Sau đó, cài đặt các quy trình tự động hóa đơn giản để phân công các khách hàng tiềm năng có ý định cao cho bộ phận Bán hàng, thông báo cho chủ sở hữu sự kiện hoặc kích hoạt các công việc theo dõi.
Điều này giúp các khách hàng tiềm năng tiếp tục tiến triển.
Giai đoạn 3: Xem xét
Đây là giai đoạn mà khách hàng tiềm năng quyết định liệu có commit hay không.
AI thực sự là yếu tố tạo nên sự khác biệt ở đây.
Mô hình đánh giá tiềm năng khách hàng dự đoán phân tích hành vi thời gian thực (các trang đã truy cập, mức độ quan tâm trong phiên, câu trả lời từ chatbot) và gán xác suất đăng ký hoặc tham dự.
Hệ thống tự động hóa email của bạn có thể sử dụng AI để gửi các chuỗi nuôi dưỡng siêu nhắm mục tiêu: nếu ai đó nhấp vào phiên thảo luận về “Xu hướng ngành”, hãy gửi một video teaser ngắn 60 giây về diễn giả chính của bạn kèm theo một đoạn trích “tại sao bạn nên tham gia”.
Nhóm của bạn chỉ can thiệp khi các khách hàng tiềm năng đã sẵn sàng. Không lãng phí nỗ lực.
Giai đoạn 4: Quyết định/Chuyển đổi
Giảm thiểu rào cản và tối đa hóa sự liên quan. Đó là phương châm tại điểm chuyển đổi, dù là đăng ký hay thanh toán.
Trí tuệ nhân tạo (AI) cung cấp sức mạnh cho các hệ thống đề xuất, giúp điều này trở nên khả thi. Nếu ai đó muốn nội dung về "thành công của khách hàng", hệ thống sẽ đề xuất phiên phù hợp. Nó thậm chí còn thêm một giảm giá có thời hạn - "Đăng ký trong 48 giờ để nhận quyền truy cập VIP."
Tại sao? AI phát hiện hành vi gần chuyển đổi và tự động thêm các ưu đãi có ngữ cảnh. Do đó, tỷ lệ bỏ giỏ hàng của bạn sẽ giảm.
Giai đoạn 5: Sau sự kiện/Giữ chân khách hàng
Phễu không kết thúc sau sự kiện. Việc duy trì, theo dõi và xây dựng cộng đồng quyết định liệu sự kiện của bạn có tạo ra dòng khách hàng tiềm năng và mối quan hệ lâu dài hay chỉ là chi phí một lần.
AI phân tích phản hồi từ khảo sát. Nó phát hiện cảm xúc và đánh dấu những người tham dự có nguy cơ. Các khiếu nại lặp lại về "các phiên họp chung chung" được tự động chuyển hướng. Những người tham dự có giá trị cao nhận được sự tiếp cận cá nhân hóa. Những người không hài lòng nhận được lời xin lỗi và đề xuất.
AI cũng xác định những người tham dự có sở thích được chia sẻ. Sau đó, nó tạo ra các lời mời kết nối hoặc gợi ý thảo luận để tăng tỷ lệ đăng ký từ sự kiện này sang sự kiện khác.
Khi kết hợp tất cả các giai đoạn này, phễu sự kiện của bạn trở thành một hệ thống kết nối. Bạn chuyển từ việc sử dụng danh sách kiểm tra thủ công sang tác động chiến lược.
📮 ClickUp Insight: Chỉ 10% số người tham gia khảo sát của chúng tôi thường xuyên sử dụng công cụ tự động hóa và tích cực tìm kiếm cơ hội mới để tự động hóa.
Điều này nhấn mạnh một yếu tố quan trọng chưa được khai thác để nâng cao năng suất — hầu hết các nhóm vẫn đang phụ thuộc vào công việc thủ công có thể được tối ưu hóa hoặc loại bỏ.
Các Trợ lý AI của ClickUp giúp việc xây dựng quy trình làm việc tự động trở nên dễ dàng, ngay cả khi bạn chưa từng sử dụng tự động hóa trước đây. Với các mẫu sẵn sàng sử dụng và lệnh dựa trên ngôn ngữ tự nhiên, việc tự động hóa công việc trở nên dễ dàng cho mọi thành viên trong nhóm!
💫 Kết quả thực tế: QubicaAMF đã giảm thời gian báo cáo xuống 40% bằng cách sử dụng bảng điều khiển động và biểu đồ tự động hóa của ClickUp—biến hàng giờ công việc thủ công thành thông tin thời gian thực.
Công cụ AI cho quảng bá và quản lý sự kiện
AI biến việc quảng bá và quản lý sự kiện từ một chuỗi các bước thực hiện thủ công thành một hệ thống được phối hợp chặt chẽ.
Nhiều nhóm tiếp thị đã sử dụng các công cụ sự kiện AI như Cvent hoặc Bizzabo cho đăng ký, HubSpot hoặc Marketo cho email, và chatbot để trả lời câu hỏi và đánh giá khách hàng tiềm năng. Một số khác sử dụng công cụ phân tích để theo dõi tương tác và ROI.
Vấn đề là các công cụ này không tương tác tốt với nhau. Công việc bị phân tán trên các nền tảng khác nhau, và các nhóm mất thời gian di chuyển dữ liệu, gây ra chi phí khổng lồ do sự phân tán công việc.
Cài đặt phễu tiếp thị sự kiện được hỗ trợ bởi AI: Nền tảng Quản lý Sự kiện ClickUp
Đây chính là nơi ClickUp phát huy tác dụng. Hệ thống Quản lý Sự kiện ClickUp của bạn bao gồm Không gian Làm việc + Trợ lý AI + Tự động hóa + Biểu mẫu + Bảng điều khiển. Kết hợp chúng lại với nhau, bạn sẽ có một nền tảng duy nhất để lập kế hoạch, tổ chức và đo lường sự kiện từ đầu đến cuối.
Dưới đây là cách thực hiện:
Bạn bắt đầu bằng cách tạo một không gian ClickUp chuyên dụng cho các chiến dịch sự kiện của mình. Đây sẽ là trung tâm điều hành của bạn. Nó chứa tất cả danh sách công việc, tài liệu và giao tiếp liên quan đến sự kiện.
Mỗi việc cần làm trong chiến dịch tiếp thị sự kiện của bạn sẽ trở thành một nhiệm vụ ClickUp (ví dụ: mời diễn giả, tạo bài đăng trên mạng xã hội, v.v.). Bạn có thể nhóm các công việc liên quan vào một danh sách công việc ClickUp. Mỗi sự kiện có thể có danh sách công việc riêng để giữ mọi thứ gọn gàng.
Bạn có thể sử dụng các Trường Tùy chỉnh của ClickUp để theo dõi các chi tiết quan trọng như ngày sự kiện, địa điểm, chủ sở hữu chiến dịch và mức độ ưu tiên.
Xác định từng giai đoạn của phễu tiếp thị sự kiện của bạn dưới dạng Trạng thái Tùy chỉnh hoặc Trường Tùy chỉnh trong ClickUp — chẳng hạn như “Tiếp nhận,” “Kế hoạch,” “Quảng bá đang diễn ra,” “Thu thập RSVP,” “Ngày sự kiện” và “Theo dõi sau sự kiện.”
📚 Xem thêm: Cách sử dụng AI trong lập kế hoạch sự kiện
Tự động hóa quản lý chiến dịch: ClickUp AI và Tự động hóa
Trái tim của giải pháp quản lý sự kiện ClickUp là các Trợ lý AI Bối cảnh và tự động hóa. Chúng đảm nhận các công việc lặp đi lặp lại và giúp nhóm của bạn tập trung vào công việc có giá trị cao.
Khi các phễu của bạn đã sẵn sàng, hãy thiết lập các tự động hóa ClickUp không cần mã để di chuyển các công việc qua từng giai đoạn của phễu dựa trên các điều kiện kích hoạt.
📌 Ví dụ:
- Khi biểu mẫu ý tưởng sự kiện được gửi, tạo công việc sự kiện mới và cài đặt trạng thái thành “Tiếp nhận”.
- Khi tất cả các công việc con trước sự kiện hoàn thành, tự động chuyển nhiệm vụ cha sang trạng thái “Đang quảng bá”.
- Sau khi ngày sự kiện kết thúc, kích hoạt thay đổi trạng thái sang “Theo dõi sau sự kiện” và giao công việc thu thập phản hồi.
Trí tuệ nhân tạo (AI) của ClickUp có thể tự động phân công công việc dựa trên các tiêu chí như địa điểm sự kiện hoặc loại chiến dịch.
📌 Ví dụ, nếu nhóm của bạn quản lý sự kiện ở nhiều khu vực khác nhau, bạn có thể thiết lập tự động hóa để các công việc cho sự kiện tại Mỹ được giao cho một quản lý, trong khi sự kiện tại Anh được giao cho quản lý khác. Tương tự, AI có thể đặt ngày đáo hạn cho từng công việc hoặc công việc con. Điều này đảm bảo các ngày đáo hạn luôn đồng bộ với dòng thời gian sự kiện của bạn.
Xem video này để xem cách AI tự động điền thông tin công việc trong ClickUp:
Chia sẻ tiến độ theo thời gian thực: ClickUp AI Fields
Khi nhóm của bạn thực hiện các công việc chiến dịch, các trường AI của ClickUp có thể tạo ra các tóm tắt và mục hành động ngay lập tức cho từng công việc con khi nó được đánh dấu là "sẵn sàng". Các tóm tắt này được tự động thêm vào nhiệm vụ cha, giúp chủ sở hữu chiến dịch có cái nhìn tổng quan về tiến độ mà không cần phải đào sâu vào từng chi tiết.
Bạn cũng có thể đặt câu hỏi cho ClickUp Brain bằng ngôn ngữ tự nhiên để cập nhật trạng thái mới nhất.
Viết nội dung cho các chiến dịch quảng bá sự kiện: ClickUp Người tạo nội dung
ClickUp’s Content Creator Agent có thể tạo nội dung sẵn sàng sử dụng cho bài đăng trên mạng xã hội, thông báo email và trang đích ngay trong các công việc chiến dịch của bạn. Điều này có nghĩa là nhóm của bạn có thể chuyển từ ý tưởng đến triển khai nhanh hơn, với ít thời gian lãng phí cho việc đối mặt với trang trắng.
Đây là một mẫu quy trình làm việc mà bạn có thể sử dụng để tạo ra đại lý của riêng mình. Và không, bạn không cần phải viết mã. Bạn có thể xây dựng nó bằng tiếng Anh thông thường:
- Tạo một công việc con cho mỗi kênh quảng cáo (ví dụ: “Soạn bài đăng LinkedIn”, “Viết email quảng cáo”)
- Đặt trạng thái thành “Đang lập kế hoạch” để kích hoạt Trợ lý AI, giúp soạn thảo nội dung ban đầu trong mô tả công việc.
- Xem lại, chỉnh sửa và hoàn thiện nội dung dựa trên phản hồi của nhóm, sau đó đánh dấu công việc là “Sẵn sàng” để triển khai.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Bạn có thể tùy chỉnh các lời nhắc/hướng dẫn của Trợ lý AI để phù hợp với giọng điệu thương hiệu hoặc mục tiêu chiến dịch của bạn, đảm bảo mọi nội dung đều chân thực và nhất quán với thông điệp.
Xem hướng dẫn hữu ích này để xây dựng đại lý đầu tiên của bạn trong ClickUp:
Đang theo dõi hiệu suất phễu: Bảng điều khiển ClickUp
Bảng điều khiển ClickUp cho phép bạn trực quan hóa mọi khía cạnh của phễu tiếp thị sự kiện. Theo dõi các chỉ số như lượng khách hàng tiềm năng, tỷ lệ xác nhận tham dự, mức độ tương tác của chiến dịch và tiến độ hoàn thành công việc—tất cả trong một nơi.
- Thêm thẻ cho trạng thái công việc, giá trị Trường Tùy chỉnh (như “Loại sự kiện” hoặc “Nguồn khách hàng tiềm năng”) và theo dõi thời gian.
- Sử dụng chúng để trực quan hóa tỷ lệ chuyển đổi của phễu hoặc so sánh hiệu suất giữa các sự kiện khác nhau.
- Chia sẻ bảng điều khiển với các bên liên quan để có khả năng hiển thị tức thì về tình trạng chiến dịch và ROI.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Cài đặt cảnh báo hoặc thông báo cho các chỉ số quan trọng (ví dụ: “Gửi tin nhắn cho tôi trong ClickUp Trò chuyện nếu tỷ lệ RSVP giảm xuống dưới 50%”) để luôn chủ động.
Thu thập thông tin khách hàng tiềm năng và phản hồi sau sự kiện: ClickUp Biểu mẫu
ClickUp Biểu mẫu là công cụ mạnh mẽ để thu thập thông tin người tham dự, quản lý xác nhận tham dự (RSVP) và thu thập phản hồi sau sự kiện. Điểm nổi bật? Chúng cũng có thể kích hoạt các quy trình tự động hóa trong suốt phễu tiếp thị của bạn.
Dưới đây là hướng dẫn thực tế:
- Tạo biểu mẫu RSVP tùy chỉnh cho từng sự kiện, bao gồm các trường thông tin về người tham dự, sở thích ẩm thực và sở thích tham gia các phiên họp.
- Cài đặt các quy trình tự động hóa để mỗi lần gửi biểu mẫu mới sẽ tạo ra một công việc theo dõi, cập nhật trạng thái khách hàng tiềm năng hoặc kích hoạt email cảm ơn.
- Sau sự kiện, gửi biểu mẫu phản hồi đến tất cả người tham dự.
- Tự động phân công các công việc theo dõi dựa trên phản hồi (ví dụ: “Liên hệ với người tham dự để thu thập đánh giá” nếu họ đánh giá sự kiện cao).
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng các tính năng báo cáo của ClickUp (hoặc chỉ cần hỏi ClickUp Brain) để phân tích xu hướng phản hồi và xác định các lĩnh vực cần cải thiện cho các chiến dịch trong tương lai.
Dù bạn đang quản lý một sự kiện duy nhất hay cả lịch trình các chiến dịch, các công cụ AI của ClickUp cung cấp cho bạn cấu trúc và tính linh hoạt để thực hiện tất cả những việc cần làm.
Cách xây dựng phễu sự kiện được điều khiển bởi AI (Bước bằng bước)
Xây dựng phễu sự kiện được điều khiển bởi AI trong ClickUp là một quy trình đơn giản nhưng có thể tùy chỉnh. Quy trình này sẽ giúp bạn quản lý mọi sự kiện từ ý tưởng ban đầu đến phân tích sau sự kiện.
Dưới đây là quy trình rõ ràng mà bạn có thể áp dụng:
Tạo không gian sự kiện chuyên dụng và mẫu cơ sở.
Tạo một không gian có tên “Event Campaigns”. Thêm một mẫu quản lý sự kiện có thể tái sử dụng trong ClickUp, bao gồm các công việc con cho việc lập kế hoạch, quảng cáo, hậu cần và theo dõi sau sự kiện. Bạn cũng nên thêm các Trường Tùy chỉnh (ngày sự kiện, ngân sách, người chịu trách nhiệm, nguồn khách hàng tiềm năng, điểm đánh giá sự kiện). Mẫu lập kế hoạch sự kiện giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính nhất quán giữa các sự kiện.
Mẫu Kế Hoạch Tiếp Thị Sự Kiện của ClickUp cung cấp cho bạn một cách thức có cấu trúc để lập kế hoạch và triển khai các chiến dịch quảng bá sự kiện. Mẫu này chia công việc thành các giai đoạn như lập kế hoạch, triển khai và đánh giá, đồng thời sử dụng các Trường Tùy chỉnh để theo dõi ngân sách, ngày tháng và người chịu trách nhiệm. Với danh sách công việc và chế độ xem lịch, nhóm của bạn luôn đồng bộ về trách nhiệm và dòng thời gian. Đây là lựa chọn lý tưởng cho các nhà quản lý sự kiện cần một kế hoạch có thể lặp lại, giúp theo dõi mọi chi tiết và đảm bảo tiến độ.
Xây dựng phễu dưới dạng Trạng thái tùy chỉnh và Trường Tùy chỉnh.
Chúng tôi đã giải thích bước này khi giới thiệu cho bạn về Nền tảng Quản lý Sự kiện của ClickUp.
Dưới đây là tóm tắt nhanh:
Xác định các giai đoạn của phễu bằng cách sử dụng Trạng thái Tùy chỉnh của ClickUp. Quy trình này có thể được mô tả như sau: Tiếp nhận → Kế hoạch → Quảng bá đang diễn ra → Thu thập RSVP → Ngày sự kiện → Sau sự kiện.
Định nghĩa điểm đánh giá khách hàng tiềm năng, loại người tham dự và sở thích tham gia phiên họp dưới dạng Trường Tùy chỉnh. Điều này giúp dữ liệu bạn cần cho AI được cấu trúc hóa.
Tự động hóa quy trình tiếp nhận và phân loại.
Đây là điểm khởi đầu cho mọi sự kiện. Bạn cần một cách để các thành viên trong nhóm, khách hàng hoặc các bên liên quan có thể gửi ý tưởng hoặc yêu cầu về sự kiện theo một định dạng có cấu trúc.
Sử dụng ClickUp Forms để tạo một biểu mẫu đơn giản, có thể chia sẻ. Bao gồm các trường thông tin về tên sự kiện, ngày, địa điểm, mục tiêu và bất kỳ chi tiết nào khác bạn cần.
Khi ai đó gửi biểu mẫu, ClickUp tự động tạo một công việc mới trong Danh sách Kích hoạt Sự kiện của bạn, thu thập tất cả thông tin tại một nơi duy nhất.
Quản lý quy trình lập kế hoạch và phê duyệt.
Khi yêu cầu sự kiện đã được nhập vào hệ thống, đã đến lúc xem xét, phân công trách nhiệm và hoàn thiện kế hoạch. Giai đoạn này thường liên quan đến nhiều người và nhiều yếu tố phức tạp.
Có các quy trình lặp lại giúp ích.
ClickUp cho phép bạn tạo mẫu cho các loại sự kiện phổ biến (như hội thảo trực tuyến, hội nghị hoặc workshop). Khi áp dụng mẫu, nó sẽ tự động thêm tất cả các công việc con, danh sách kiểm tra và mối phụ thuộc cần thiết vào công việc sự kiện của bạn.
Bạn cũng có thể cài đặt các Trợ lý AI Siêu Năng để thực hiện việc cần làm nặng nhọc này.
📌 Ví dụ: Một Trợ lý Người tạo Bản tóm tắt Sự kiện có thể tự động tạo ra bản tóm tắt các chi tiết chính của sự kiện, giúp người được giao nhiệm vụ nhanh chóng nắm bắt thông tin.
Truyền thông và thu thập khách hàng tiềm năng
Bây giờ là lúc để tiếp thị sự kiện của bạn và thu thập đăng ký. Điều này bao gồm việc tạo và lên lịch nội dung quảng cáo, xây dựng trang đích và theo dõi phản hồi.
Chúng tôi đã giới thiệu cho bạn ví dụ về Content Creator Agent để hỗ trợ quảng bá. Và ClickUp Forms để thu thập RSVP tại một nơi duy nhất và kích hoạt các bước theo dõi.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Cài đặt tín hiệu đối tượng và đánh giá dự đoán để tăng ROI sự kiện. Ghi lại các tín hiệu hành vi (câu trả lời biểu mẫu, lượt truy cập trang, sự tham gia trước đó) trong Trường Tùy chỉnh. Đưa chúng vào hệ thống đánh giá dự đoán đơn giản (ví dụ: điểm cho vai trò, kích thước công ty, sự quan tâm đến phiên họp). Sử dụng Tự động hóa để chuyển các khách hàng tiềm năng có điểm cao đến Bộ phận Bán hàng hoặc kích hoạt lời mời VIP.
Thực hiện và điều hành sự kiện
Vào ngày sự kiện, sự phối hợp là yếu tố quan trọng nhất. Bạn cần đảm bảo mọi người đều nắm rõ vai trò của mình và lịch trình được sắp xếp rõ ràng.
Bạn có thể tạo một Run of Show Agent trong ClickUp. Agent này tạo ra lịch trình chi tiết cho sự kiện, bao gồm thời gian, hoạt động và các khách hàng tiềm năng được phân công.
Và khi bạn cần giao tiếp với nhóm của mình theo thời gian thực? Sử dụng @mentions trong ClickUp Trò chuyện hoặc tham gia các cuộc họp Sync Up nhanh chóng để duy trì tiến độ công việc!
📚 Xem thêm: Mẫu kịch bản chương trình sự kiện
Thu thập phản hồi và đóng quy trình.
Sau sự kiện, việc thu thập phản hồi, chia sẻ tài nguyên và nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng cho các hoạt động tương tác trong tương lai là vô cùng quan trọng.
Kích hoạt biểu mẫu sau sự kiện khi trạng thái thay đổi thành “Sau sự kiện”.
Hãy để Trợ lý Tóm tắt Sự kiện phân tích phản hồi, đánh giá cảm xúc và tạo các công việc theo dõi (chứng thực, chuỗi nuôi dưỡng, tiếp cận bán hàng) trong ClickUp dựa trên các quy tắc bạn định nghĩa.
Bạn cũng có thể tạo bảng điều khiển ClickUp hiển thị các chỉ số phễu: số lượng đăng ký theo nguồn, tỷ lệ chuyển đổi giữa các giai đoạn, số lượng tham dự so với số lượng đăng ký, và dòng chảy được gán cho sự kiện. Kiểm tra các chỉ số này sau mỗi sự kiện và điều chỉnh mẫu để cải thiện kết quả.
Một cách khác là sử dụng Mẫu Theo dõi Chiến dịch của ClickUp để phối hợp các chiến dịch email, mạng xã hội và sự kiện, đo lường hiệu suất và phát hiện các điểm nghẽn sớm. Điều này giúp dễ dàng duy trì sự đồng bộ giữa các chiến dịch và tối ưu hóa để đạt kết quả tốt hơn.
Và đó chính là bản thiết kế cho một phễu sự kiện được điều khiển bởi AI, dễ dàng cho toàn bộ nhóm của bạn hiểu và sử dụng!
Thách thức và Giới hạn của AI trong Tiếp thị Sự kiện
AI không phải là phép màu. Nó giúp mở rộng quy mô cá nhân hóa và tự động hóa. Tuy nhiên, AI cũng có những giới hạn thực tế, đạo đức và kỹ thuật. Mọi nhóm tổ chức sự kiện nên lập kế hoạch cho những giới hạn này từ đầu.
Chất lượng dữ liệu và tích hợp
Đây là những điểm yếu chí mạng. Các mô hình AI chỉ tốt như dữ liệu được đưa vào chúng. Các bản ghi người tham dự bị phân mảnh, thẻ không nhất quán và các trường CRM thiếu sót sẽ dẫn đến dự đoán yếu và phân đoạn sai.
👀 Bạn có biết? Các đánh giá học thuật và nghiên cứu ngành cho thấy tích hợp và dữ liệu lộn xộn là nguyên nhân chính dẫn đến kết quả AI kém.
Rủi ro ảo giác
Độ chính xác là yếu tố quan trọng để xây dựng niềm tin thương hiệu. Các mô hình sinh thành có thể tạo ra nội dung chất lượng cao hoặc tóm tắt phản hồi. Tuy nhiên, chúng cũng có thể tạo ra những tuyên bố sai lệch. Đó là lý do tại sao việc kiểm duyệt của con người là không thể thiếu.
Sự thiên vị và công bằng
Nếu dữ liệu lịch sử phản ánh các mẫu lệch lạc, AI sẽ làm trầm trọng thêm chúng. Ví dụ, ưu tiên giới thiệu các hồ sơ tương tự sẽ làm giảm tính đa dạng. Hãy chủ động kiểm tra sự thiên vị để tránh rủi ro đạo đức và pháp lý.
Bảo mật và sự đồng ý
Tùy chỉnh yêu cầu dữ liệu đa kênh. Các quy định như GDPR yêu cầu sự đồng ý rõ ràng về việc thu thập và sử dụng dữ liệu.
Rủi ro do phụ thuộc quá mức
Kỳ vọng sai lầm có thể gây hại. AI nên hỗ trợ các nhà lập kế hoạch con người, không phải thay thế họ. Các vấn đề logistics phức tạp, quyết định tại hiện trường và mối quan hệ với nhà cung cấp vẫn cần sự giám sát của con người. Xem AI như một trợ lý giúp giảm bớt công việc lặp đi lặp lại. Thiết kế quy trình làm việc nơi con người nắm quyền quyết định cuối cùng.
Các trường hợp ứng dụng thực tế của phễu sự kiện được điều khiển bởi AI
Dưới đây là một số ví dụ từ các công ty thực tế đã sử dụng AI để cải thiện kết quả sự kiện một cách thực tiễn:
Web Summit: Ghép đôi bằng AI
Web Summit là một trong những hội nghị công nghệ toàn cầu lớn nhất thế giới. Nó quy tụ các startup, nhà đầu tư và lãnh đạo doanh nghiệp.
Web Summit sử dụng AI trong ứng dụng sự kiện của mình để kết nối người tham dự, diễn giả và nhà đầu tư. Hệ thống phân tích hồ sơ, sở thích và hoạt động trước đây của họ. Sau đó, nó đề xuất những người phù hợp nhất để gặp gỡ. Điều này đã dẫn đến hàng chục nghìn cuộc họp trực tiếp. Thay vì networking ngẫu nhiên, người tham dự có được những cuộc hội thoại kinh doanh thực sự, thường dẫn đến các thỏa thuận.
Agora: Cá nhân hóa sự kiện hybrid
Agora là nền tảng tương tác thời gian thực được các nhà phát triển và nhóm sản phẩm sử dụng để xây dựng các trải nghiệm âm thanh và video trực tiếp.
Sự kiện RTE (Real-Time Engagement) 2022 đã được tổ chức bằng nền tảng AI của Bizzabo. Sự kiện thu hút khoảng 2.650 người tham dự trực tiếp và trực tuyến. Ban tổ chức đã sử dụng phân tích dữ liệu và tin nhắn mục tiêu để duy trì sự tương tác của cả hai nhóm. Các phiên họp, nhắc nhở và theo dõi được điều chỉnh dựa trên hành vi của người tham dự. Điều này cho thấy các nền tảng AI giúp sự kiện kết hợp trực tiếp và trực tuyến trở nên cá nhân hóa và hiệu quả hơn.
Google: Gợi ý các phiên tại sự kiện I/O
Google I/O sử dụng hồ sơ nhà phát triển để cá nhân hóa trải nghiệm sự kiện. Người tham dự lựa chọn các lĩnh vực quan tâm của họ—chẳng hạn như công cụ, nền tảng hoặc ngôn ngữ lập trình—và Google sử dụng dữ liệu này để đề xuất các phiên và nội dung phù hợp. Điều này tạo nên “My I/O,” một lịch trình tùy chỉnh giúp người tham dự tìm thấy những nội dung phù hợp nhất với họ.
Tương lai của AI trong các phễu tiếp thị sự kiện
AI đã và đang thay đổi cách sự kiện được lập kế hoạch, quảng bá và đo lường. Những tháng tới sẽ quyết định những tính năng nào trở thành tiêu chuẩn và những tính năng nào vẫn còn ở giai đoạn thử nghiệm. Đây là hướng đi của ngành:
Việc áp dụng sẽ được đẩy nhanh.
Việc áp dụng AI sẽ tăng trưởng — nhưng không đồng đều. Trong khi hầu hết các nhà lãnh đạo tiếp thị có kế hoạch đầu tư vào AI, chỉ một số ít nhóm hiện đang sử dụng nó để cải thiện trải nghiệm của người tham dự. Nhiều nhóm vẫn đang triển khai các dự án thử nghiệm quy mô nhỏ. Những nhóm biến các dự án thử nghiệm này thành quy trình làm việc hàng ngày sẽ đạt được lợi ích lớn nhất.
Tùy chỉnh trở thành tiêu chuẩn cơ bản.
Các nền tảng quản lý dự án sự kiện lớn hiện nay đều tích hợp các tính năng AI. Hệ thống đề xuất, ghép đôi phiên họp và lịch trình cá nhân hóa đã trở thành tiêu chuẩn cho các sự kiện quy mô lớn.
Các tính năng này giúp người tham dự tìm kiếm đúng đối tượng và phiên nhanh hơn. Các sự kiện không cung cấp mức độ hướng dẫn này sẽ bị tụt hậu.
Định danh sẽ được cải thiện
Đo lường sự kiện sẽ trở nên thông minh hơn. AI giúp kết nối dữ liệu tham dự và tương tác với quy trình bán hàng và doanh thu. Điều này giúp dễ dàng xác định những sự kiện thực sự hiệu quả và điều chỉnh ngân sách giữa các sự kiện. Báo cáo chi tiết và dự đoán đang được triển khai trên các nền tảng lớn.
Các hạn chế thực tế sẽ ảnh hưởng đến việc áp dụng.
AI hoạt động hiệu quả nhất khi có dữ liệu sạch, tích hợp mạnh mẽ và kiểm duyệt của con người. Hệ thống lộn xộn và rủi ro về bảo mật có thể làm chậm tiến độ. Nhóm đầu tư vào dữ liệu sạch, được sự đồng ý và quy trình làm việc vững chắc sẽ đạt được kết quả tốt hơn.
Những người lập kế hoạch trở thành những người điều phối.
Cuối cùng, vai trò của nhà tổ chức sự kiện sẽ thay đổi. Khi AI xử lý các công việc lặp đi lặp lại, các nhà tổ chức sẽ tập trung hơn vào chiến lược, lựa chọn nội dung và hợp tác. Các báo cáo ngành đã chỉ ra xu hướng này. Các khuyến nghị bao gồm đầu tư vào con người + quản trị AI thay vì chỉ tăng số lượng nhân sự.
Điểm mấu chốt? Trí tuệ nhân tạo trong tiếp thị sự kiện đang chuyển từ yếu tố mới lạ sang cơ sở hạ tầng. Các nhóm đầu tư sớm vào dữ liệu, các dự án thử nghiệm có thể đo lường và đánh giá của con người sẽ biến các sự kiện thành các kênh doanh thu có thể dự đoán được.
Biến sự kiện thành động lực cho sự phát triển
Sự kiện hoạt động hiệu quả nhất khi được vận hành như một hệ thống, không phải là một cuộc chạy đua.
Một phễu tiếp thị sự kiện được điều khiển bởi AI giúp bạn tiếp cận đúng đối tượng, hướng dẫn họ qua hành trình và đo lường tác động kinh doanh thực tế mà không cần thêm công việc thủ công.
Khi dữ liệu và quy trình làm việc của bạn được tập trung tại một nơi, AI có thể hoạt động nhanh hơn và giúp các nhóm đưa ra quyết định thông minh hơn. Đó chính là nơi ClickUp phát huy tác dụng một cách tự nhiên.
ClickUp kết hợp trí tuệ nhân tạo, tự động hóa và báo cáo trong một không gian làm việc duy nhất. Bạn có thể lập kế hoạch sự kiện, quảng bá chúng, tổ chức một cách suôn sẻ và đánh giá kết quả mà không cần chuyển đổi giữa các công cụ.
Kết quả là giảm tỷ lệ bỏ cuộc, ROI rõ ràng hơn và các sự kiện thực sự mang lại hiệu quả.
Nếu bạn đang xây dựng một phễu tiếp thị sự kiện có ROI cao, ưu tiên AI, hãy bắt đầu miễn phí với ClickUp!
Câu hỏi thường gặp (FAQs)
Các công cụ như Cvent và Bizzabo hỗ trợ đăng ký và quản lý dữ liệu người tham dự, trong khi các nền tảng tiếp thị như HubSpot tự động hóa email và nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng. ClickUp kết hợp các quy trình này bằng cách tự động hóa công việc, tạo nội dung quảng cáo và đang theo dõi tiến độ trong một không gian làm việc duy nhất.
Các sự kiện như Web Summit và Salesforce Dreamforce sử dụng AI cho việc ghép đôi và đề xuất phiên họp. Các tính năng này giúp người tham dự tìm kiếm nội dung và kết nối phù hợp, từ đó nâng cao mức độ tương tác và mang lại kết quả kinh doanh tốt hơn.
Đúng vậy. AI sử dụng dữ liệu của người tham dự như vai trò, sở thích và hành vi trong quá khứ để tùy chỉnh email, trang đích, đề xuất phiên và các hoạt động theo dõi. Điều này giúp giao tiếp trở nên phù hợp hơn và tăng tỷ lệ đăng ký và tương tác.
Theo dõi đăng ký, tham dự, tương tác và các hành động theo dõi trong một hệ thống duy nhất. AI giúp liên kết các tín hiệu này với quy trình bán hàng và doanh thu, giúp bạn xác định các sự kiện và hoạt động nào đã mang lại kết quả kinh doanh thực tế.