Chủ sở hữu một công ty tiếp thị kỹ thuật số phát hiện ra rằng quảng cáo trên Facebook và Instagram mang lại nhiều khách hàng tiềm năng nhưng ít doanh số. Mệt mỏi vì phải trả lời hàng loạt tin nhắn WhatsApp chủ yếu hỏi về giá cả, họ đã cài đặt một chatbot WhatsApp để xử lý các câu hỏi của khách hàng.
Họ đã chia sẻ kết quả trên Reddit: “Ngày thứ 2, chúng tôi nhận được 340 yêu cầu, 48 khách hàng tiềm năng và 4 đơn hàng!…Tự động hóa chắc chắn là lựa chọn đúng đắn.”
Và đó chính là điều đó! Tự động hóa WhatsApp Business giúp bạn trả lời khách hàng ngay lập tức với các phản hồi được tùy chỉnh.
Nếu bạn đang gặp tình huống tương tự, nơi các câu hỏi của khách hàng chiếm dụng thời gian của nhóm mà không mang lại doanh số thực tế, bài viết này về tự động hóa WhatsApp Business sẽ hướng dẫn bạn các bước tiếp theo.
🌟 Tính năng mẫu
Mẫu tự động hóa email của ClickUp cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan đầy đủ về quy trình email của mình, giúp dễ dàng hình dung từng bước, phân công trách nhiệm và tự động kích hoạt tin nhắn khi có hành động xảy ra. Đây là giải pháp lý tưởng để tự động hóa chuỗi email chào mừng, phản hồi biểu mẫu hoặc email theo dõi—tất cả mà không cần gửi thủ công
WhatsApp Business tự động hóa là gì?
Tự động hóa WhatsApp Business sử dụng API WhatsApp và phần mềm tự động hóa để tự động hóa các công việc như trả lời các câu hỏi của khách hàng, gửi tin nhắn tự động và quản lý các công việc thường xuyên.
Điều này giúp nâng cao sự hài lòng của khách hàng, hỗ trợ mục tiêu giao tiếp của bạn và cung cấp những thông tin quý giá trong khi tiết kiệm thời gian cho các nhóm bận rộn.
Dưới đây là cách nó có thể giúp bạn cụ thể:
- Gửi tin nhắn chào mừng, tin nhắn chào hỏi và trả lời nhanh cho các truy vấn thường gặp của khách hàng tùy chỉnh
- Tự động hóa việc theo dõi, nhắc nhở lịch hẹn, nhắc nhở thanh toán và xác nhận đơn đặt hàng
- Giảm bớt công việc lặp đi lặp lại với các công cụ tự động hóa WhatsApp để tiết kiệm thời gian và chi phí
- Mở rộng ứng dụng WhatsApp Business của bạn để xử lý nhiều tương tác khách hàng hơn mà không cần thêm nhân viên
📖 Xem thêm: Ứng dụng nhắn tin tất cả trong một tốt nhất
Tại sao nên tự động hóa giao tiếp kinh doanh trên WhatsApp?
63% người tiêu dùng mong đợi các công ty hiểu rõ nhu cầu và kỳ vọng cụ thể của họ. Điều đó có nghĩa là phần lớn khách hàng của bạn đòi hỏi những phản hồi và giải pháp tùy chỉnh cho các thách thức của họ. Tự động hóa WhatsApp Business có thể mang lại những phản hồi tùy chỉnh và tập trung mỗi lần.
Khi được hoàn thành đúng cách, tự động hóa WhatsApp mang lại cho các nhóm kinh doanh khả năng hợp tác thời gian thực, nhanh chóng và trên quy mô lớn. Dưới đây là cách thức hoạt động:
- tự động hóa các công việc thường xuyên*: Sử dụng phản hồi tự động cho các câu hỏi thường gặp, gửi xác nhận đơn đặt hàng và chia sẻ nhắc nhở lịch hẹn, giúp nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn
- cung cấp hỗ trợ tức thì, 24/7*: Với các công cụ tự động hóa WhatsApp, bạn có thể trả lời tin nhắn đến bất cứ lúc nào, từ đó nâng cao sự hài lòng và niềm tin của khách hàng
- Phát triển mà không tốn thêm chi phí: Tự động hóa tin nhắn WhatsApp giúp bạn quản lý nhiều tương tác khách hàng hơn mà không cần thuê thêm nhân viên, tiết kiệm chi phí đồng thời vẫn giữ được sự cá nhân hóa
- thu thập dữ liệu giá trị*: Mỗi trò chuyện tự động hóa có thể thu thập thông tin để cải thiện quy trình bán hàng, tối ưu hóa các ưu đãi và củng cố quản lý mối quan hệ khách hàng
10+ Ví dụ về tự động hóa WhatsApp Business
Nếu bạn đang thắc mắc cách áp dụng tự động hóa WhatsApp Business vào thực tế, đây là những cách thực tế mà các doanh nghiệp sử dụng hàng ngày:
1. Trả lời tự động cho các câu hỏi thường gặp
Các câu hỏi thường gặp của khách hàng thường liên quan đến chi tiết sản phẩm, giao hàng, đổi trả, thanh toán hoặc chính sách.
Một số ví dụ bao gồm:
🔹 “Mất bao lâu để nhận được đơn đặt hàng của tôi?”
🔹 “Chính sách đổi trả của quý công ty là gì?”
🔹 “Quý khách chấp nhận những hình thức thanh toán nào?”
Cài đặt phản hồi tự động hóa cho các trường hợp này giúp tiết kiệm thời gian, duy trì hoạt động trơn tru của ứng dụng WhatsApp Business và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Dưới đây là cách tự động hóa phản hồi WhatsApp cho các câu hỏi thường gặp (FAQ):
- Bước 1: Mở ứng dụng WhatsApp Business và vào Cài đặt > Công cụ kinh doanh
- *bước 2: Chọn loại tin nhắn tự động trả lời WhatsApp phù hợp với nhu cầu của bạn — Tin nhắn chào mừng cho khách hàng mới, Tin nhắn vắng mặt sau giờ công việc, hoặc Tin nhắn trả lời nhanh để giải quyết các truy vấn thường gặp của khách hàng một cách nhanh chóng
- bước 3:* Viết phản hồi tự động của bạn. Giữ cho nó rõ ràng, lịch sự và hữu ích. Thêm chi tiết như thời gian họ có thể mong đợi phản hồi từ nhân viên hoặc các cách khác để nhận hỗ trợ
- *bước 4: Thiết lập lịch trình và quyết định ai sẽ nhận được các phản hồi này — tất cả mọi người, khách hàng mới hoặc khách hàng được lựa chọn
- *bước 5: Lưu cài đặt của bạn để kích hoạt tự động hóa WhatsApp Business
📌 Ví dụ: Dưới đây là một lời chào đơn giản mà bạn có thể cài đặt ngay lập tức:
“Chào [Tên], cảm ơn bạn đã liên hệ với [Tên Doanh Nghiệp Kinh Doanh Của Bạn]! Chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn trong vòng 24 giờ.”
2. Thông điệp khôi phục giỏ hàng bị bỏ quên
Khoảng 7 trên 10 người mua sắm trực tuyến thêm sản phẩm vào giỏ hàng nhưng sau đó rời đi mà không mua. Đó là một cơ hội bị bỏ lỡ lớn đối với bất kỳ nền tảng thương mại điện tử hoặc doanh nghiệp nhỏ nào.
Khi khách hàng đồng ý nhận tin nhắn, bạn có thể tự động hóa tin nhắn WhatsApp được kích hoạt bởi các sự kiện giỏ hàng bị bỏ quên trên trang web hoặc ứng dụng của bạn. Các tin nhắn này có thể bao gồm hình ảnh, thông tin sản phẩm và liên kết trực tiếp đến giỏ hàng của họ, giúp họ dễ dàng tiếp tục mua sắm từ nơi đã dừng lại.
Một luồng xử lý giỏ hàng bị bỏ quên thông minh thường bao gồm:
- Nhắc nhở đầu tiên trong vòng vài giờ
- Một tin nhắn thứ hai kèm theo một ưu đãi nhỏ, như giảm giá hoặc miễn phí vận chuyển, sau 24 giờ
- Một lần theo dõi cuối cùng sau 48 giờ với các đề xuất sản phẩm hoặc một tin nhắn cảm ơn ngắn gọn yêu cầu phản hồi
Lojas Renner, một nhà bán lẻ, là một ví dụ tuyệt vời. Bằng cách tự động hóa việc thu hồi giỏ hàng bị bỏ quên thông qua tích hợp WhatsApp Business API, họ đã đạt được tỷ lệ mở tin nhắn cao hơn 70% so với các kênh khác và thấy nhiều khách hàng quay lại hoàn tất đơn hàng, thường thêm nhiều mục hơn vào giỏ hàng của họ.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Bạn còn băn khoăn về cách sử dụng WhatsApp phù hợp cho khách hàng và nhóm của mình? Hãy đọc bài viết của chúng tôi về WhatsApp Business vs. Personal: Nên chọn công cụ nhắn tin nào? Bài viết này sẽ giúp bạn làm rõ sự khác biệt để chọn lựa phù hợp nhất và đạt được mục tiêu giao tiếp của mình.
3. Xác nhận đơn đặt hàng và đang theo dõi
Xác nhận đơn đặt hàng và cập nhật trạng thái đang theo dõi là một trong những cách đơn giản nhất để xây dựng niềm tin với khách hàng mới và khách hàng quay lại.
Với tự động hóa WhatsApp Business, bạn có thể tự động gửi xác nhận đơn đặt hàng, thông tin vận chuyển và cập nhật giao hàng trực tiếp đến WhatsApp của khách hàng. Tất cả điều này mà không cần họ phải hỏi, “Đơn đặt hàng của tôi đâu rồi?”
Ngoài ra, bạn có thể thêm ghi chú cảm ơn, phiếu giảm giá, tài khoản mạng xã hội hoặc thậm chí lời mời tham gia cộng đồng riêng tư. Điều này giúp khách hàng luôn cập nhật thông tin và tăng cơ hội bán hàng lặp lại cũng như tương tác khách hàng mạnh mẽ hơn.
Để cài đặt điều này:
- Tạo hoặc lựa chọn mẫu WhatsApp đã được xác minh cho cập nhật đơn đặt hàng
- Tùy chỉnh với tên khách hàng, liên kết đang theo dõi và một đề xuất bán thêm tùy chọn
- Kích hoạt công cụ tự động hóa WhatsApp của bạn để gửi cập nhật vào thời điểm thích hợp
📖 Xem thêm: Mẫu kế hoạch giao tiếp dự án miễn phí
4. Nhắc nhở lịch hẹn
Khách hàng không đến và các đặt lịch bị quên là vấn đề nan giải đối với các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ, từ phòng khám, salon đến các phiên huấn luyện và tư vấn.
Tự động hóa WhatsApp Business giúp bạn dễ dàng gửi tin nhắn, bao gồm cả lời nhắc hẹn, một cách tự động, giúp khách hàng của bạn nhớ và đến đúng giờ.
📌 Ví dụ: “Chào [Tên], đây là nhắc nhở về cuộc hẹn của bạn với [Tên doanh nghiệp] vào ngày [Ngày] lúc [Giờ]. Vui lòng mang theo ID. Trả lời RESCHEDULE nếu bạn cần lịch hẹn mới. ”
Để cài đặt nhắc nhở lịch hẹn với ứng dụng WhatsApp Business:
- Sử dụng tích hợp WhatsApp Business API để kết nối hệ thống đặt lịch của bạn
- Tạo mẫu tin nhắn WhatsApp rõ ràng, thân thiện cho lời nhắc nhở của bạn
- Tùy chỉnh với tên khách hàng, ngày, giờ và bất kỳ hướng dẫn đặc biệt nào
- Lên lịch gửi tin nhắn trước 24–48 giờ so với thời gian hẹn
👀 Thông tin thú vị: Với 2 tỷ người dùng trên toàn thế giới và tỷ lệ mở trung bình 98%, WhatsApp là một trong những cách dễ dàng nhất để tiếp cận khách hàng mọi lúc, mọi nơi và duy trì cuộc hội thoại ở mọi giai đoạn của phễu bán hàng.
5. Các bot xác định khách hàng tiềm năng
Các bot xác định khách hàng tiềm năng trên WhatsApp là những trợ lý thông minh, tự động giúp lọc ra những khách hàng nghiêm túc từ những người chỉ dùng trình duyệt, tiết kiệm cho nhóm bán hàng hàng giờ công việc thủ công. Với tự động hóa WhatsApp Kinh doanh, các bot này tương tác với khách hàng tiềm năng mới, đặt những câu hỏi khóa và gửi những khách hàng tiềm năng tốt nhất trực tiếp vào hệ thống CRM hoặc phễu bán hàng của bạn.
Dưới đây là cách chúng hoạt động. Chúng bắt đầu cuộc hội thoại với bất kỳ ai nhấp vào từ quảng cáo, trang web của bạn hoặc tích hợp WhatsApp Business API. Sử dụng các câu hỏi đơn giản và thân thiện, chúng xác định nhu cầu, ngân sách và dòng thời gian của từng khách hàng tiềm năng.
Họ thu thập các thông tin hữu ích như thông tin liên hệ và sở thích, giúp nhóm bán hàng của bạn có thể theo dõi và tương tác với khách hàng một cách có hệ thống.
Khi bot thu thập được thông tin khách hàng tiềm năng, nó có thể kích hoạt tin nhắn tự động hóa, cập nhật hệ thống CRM hoặc thông báo ngay lập tức cho nhóm của bạn mà không bỏ lỡ bất kỳ cơ hội nào.
Quảng cáo Facebook của Pediasure Indonesia là một ví dụ điển hình về tự động hóa WhatsApp Business cho việc tạo khách hàng tiềm năng. Người dùng nhấp vào quảng cáo Facebook của họ sẽ được chuyển hướng đến WhatsApp với các bot khách hàng tiềm năng. Điều này đã giảm chi phí mỗi khách hàng tiềm năng xuống 64% đồng thời cải thiện kết quả thu hút khách hàng.
📮 ClickUp Insight: Gần 45% nhân viên cho biết họ đã từng nghĩ đến việc sử dụng tự động hóa nhưng chưa thực hiện. Thời gian giới hạn, quá nhiều lựa chọn hoặc không biết bắt đầu từ đâu thường là những rào cản khiến mọi người chần chừ.
Với các trợ lý AI dễ dàng tạo dựng và các lệnh ngôn ngữ tự nhiên đơn giản của ClickUp, việc bắt đầu với tự động hóa cuối cùng đã trở nên đơn giản. Từ việc tự động phân công công việc đến tạo các bản tóm tắt dự án được hỗ trợ bởi AI, bạn có thể mở khóa các quy trình làm việc thông minh và xây dựng các trợ lý AI tùy chỉnh chỉ trong vài phút, mà không cần phải đối mặt với đường cong học tập dốc.
💫 Kết quả thực tế: QubicaAMF đã giảm thời gian báo cáo xuống 40% nhờ sử dụng bảng điều khiển động và biểu đồ tự động hóa của ClickUp, biến hàng giờ công việc thủ công thành những thông tin có thể hành động ngay lập tức.
6. Nhắc nhở thanh toán
Thanh toán trễ và hóa đơn bị bỏ lỡ có thể làm gián đoạn dòng tiền của doanh nghiệp. Tự động hóa WhatsApp Business giúp dễ dàng gửi thông báo, bao gồm các nhắc nhở thanh toán thân thiện và kịp thời, trực tiếp đến khách hàng của bạn.
Bạn có thể cài đặt tin nhắn tự động thông qua WhatsApp Business API hoặc kết nối dữ liệu thanh toán của mình với công cụ tự động hóa đáng tin cậy.
Sau khi tích hợp, hệ thống có thể kiểm tra trạng thái thanh toán và gửi nhắc nhở khi đến hạn hoặc quá hạn thanh toán, giúp bạn tránh những cuộc gọi khó xử và việc theo dõi thủ công.
📌 Ví dụ: “Chào [Tên], đây là lời nhắc nhở nhanh rằng khoản thanh toán [Số tiền] cho hóa đơn [Số] của bạn đến hạn thanh toán hôm nay. Vui lòng sử dụng liên kết này để hoàn tất thanh toán: [Liên kết thanh toán]. Nếu cần giải đáp thắc mắc, vui lòng trả lời tại đây. Cảm ơn, [Tên doanh nghiệp của bạn]. ”
7. Thu thập phản hồi sau dịch vụ
Bất kỳ kinh doanh nào tập trung vào việc cải thiện trải nghiệm khách hàng đều cần tích cực thu thập phản hồi từ khách hàng.
Với tự động hóa WhatsApp Business và chiến lược tiếp thị WhatsApp hiệu quả, bạn có thể gửi các cuộc khảo sát ngắn, phiếu bầu nhanh hoặc thậm chí các trò chuyện tương tác ngay sau khi khách hàng thực hiện mua hàng, đặt lịch hoặc sử dụng dịch vụ.
Một luồng thành công bắt đầu bằng việc xác định những gì bạn muốn tìm hiểu và sau đó tạo các mẫu WhatsApp rõ ràng với các câu hỏi đơn giản. Tự động hóa sẽ xử lý việc gửi nhắc nhở, thu thập câu trả lời và lưu trữ phản hồi trong hệ thống CRM hoặc bảng điều khiển của bạn để phân tích dễ dàng.
Ví dụ, bạn có thể gửi một tin nhắn như:
“Chào [Tên], Cảm ơn bạn đã lựa chọn chúng tôi. Bạn đánh giá trải nghiệm của mình từ 1 đến 5 như thế nào? Phản hồi của bạn giúp chúng tôi phục vụ bạn tốt hơn.”
🧠 Bạn có biết? Barclays dự đoán rằng khai thác "Nền kinh tế phản hồi" có thể mở ra cơ hội trị giá $3,2 tỷ USD tại Anh trong thập kỷ tới.
8. Thông báo quảng cáo (với sự đồng ý của người nhận)
Các thông báo quảng cáo trên WhatsApp là một cách mạnh mẽ để giữ khách hàng tương tác với các ưu đãi đặc biệt, cập nhật sản phẩm hoặc các chương trình khuyến mãi theo mùa—nhưng chỉ khi bạn thực hiện đúng cách.
Với API WhatsApp Business, bạn có thể gửi tin nhắn hàng loạt cho khách hàng đã đồng ý nhận tin nhắn, đồng thời vẫn cung cấp cho họ cách dễ dàng để hủy đăng ký bất cứ lúc nào.
*đầu tiên, luôn đảm bảo sự đồng ý rõ ràng được bảo mật. Khách hàng có thể đăng ký thông qua biểu mẫu trên website, chatbot WhatsApp đơn giản hoặc trong cuộc hội thoại ban đầu qua ứng dụng WhatsApp Kinh doanh. Hãy minh bạch về những gì họ sẽ nhận được, như giảm giá độc quyền, sản phẩm mới hoặc các phần thưởng trung thành.
Sau khi có quyền truy cập, hãy soạn thảo các tin nhắn quảng cáo WhatsApp một cách cẩn thận. Thêm hình ảnh, video hoặc nút hành động liên kết đến danh mục sản phẩm hoặc trang web của bạn. Cá nhân hóa từng tin nhắn bằng tên tùy chỉnh của khách hàng hoặc thông tin mua hàng trước đó để các chương trình khuyến mãi của bạn trở nên phù hợp và không bị coi là spam.
📖 Xem thêm: Ưu và nhược điểm của WhatsApp
9. Cập nhật chương trình khách hàng thân thiết
Bạn có biết rằng 85% khách hàng cho biết các chương trình khách hàng thân thiết khiến họ có khả năng tiếp tục mua sắm với một thương hiệu cao hơn?
Đó là lý do tại sao ngày càng nhiều doanh nghiệp chuyển sang sử dụng tự động hóa WhatsApp Business để duy trì các cập nhật về sự trung thành của khách hàng một cách tức thì, cá nhân hóa và dễ dàng truy cập.
Với API WhatsApp Business, bạn có thể cập nhật cho khách hàng về các sản phẩm mới, gửi các giảm giá đặc biệt và chia sẻ các phần thưởng có giới hạn. Các chatbot WhatsApp thông minh thậm chí có thể đề xuất các ưu đãi dựa trên các giao dịch mua hàng trước đó.
Cập nhật chương trình khách hàng thân thiết qua WhatsApp cũng giúp các nhà bán lẻ và đối tác kênh phân phối luôn cập nhật thông tin về hiệu suất thời gian thực và thông báo chiến dịch nhanh chóng.
📌 Ví dụ: “Chào [Tên], số điểm tích lũy của bạn vừa đạt 1.500 điểm. Sử dụng chúng để nhận ưu đãi 20% cho đơn đặt hàng tiếp theo. Nhấn vào đây để đổi thưởng.”
10. Hướng dẫn đăng ký khách hàng mới
Quá trình tiếp nhận khách hàng mới là một trong những thời điểm quan trọng nhất để xây dựng niềm tin và cài đặt tone cho toàn bộ hành trình khách hàng. Với tự động hóa WhatsApp Business, bạn có thể làm cho quá trình này trở nên trơn tru, rõ ràng và cá nhân hóa cho khách hàng của mình. Dưới đây là cách thực hiện:
Khi khách hàng đăng ký, ứng dụng WhatsApp Business của bạn có thể tự động gửi lời chào nồng nhiệt, chia sẻ các bước thiết lập hoặc hướng dẫn họ thực hiện các bước đầu tiên cần thiết.
Một luồng onboarding tốt sẽ chào đón khách hàng bằng tên, xác nhận thông tin của họ và chia sẻ các mẹo hữu ích hoặc liên kết để bắt đầu ngay lập tức.
Ví dụ: Các thương hiệu hàng đầu cũng tin tưởng WhatsApp cho quá trình onboarding. Martine van der Lee, Giám đốc Truyền thông Xã hội tại KLM, chia sẻ:
WhatsApp là kênh dịch vụ mới của KLM Royal Dutch Airlines để giao tiếp với khách hàng. Khi đăng ký, khách hàng của KLM sẽ nhận được thông tin chuyến bay và tài liệu, đồng thời được hỗ trợ 24/7 từ đội ngũ truyền thông xã hội chuyên nghiệp lớn nhất thế giới.
WhatsApp là kênh dịch vụ mới của KLM Royal Dutch Airlines để giao tiếp với khách hàng. Khi đăng ký, khách hàng của KLM sẽ nhận được thông tin chuyến bay và tài liệu, đồng thời được hỗ trợ 24/7 từ đội ngũ chuyên trách về mạng xã hội lớn nhất thế giới.
11. Xác nhận đăng ký sự kiện
Gửi xác nhận đăng ký sự kiện qua tự động hóa WhatsApp Business là cách dễ dàng để trấn an người tham dự và cập nhật thông tin cho họ ngay lập tức.
Một xác nhận điển hình có thể trông như sau:
“Chào [Tên], Cảm ơn bạn đã đăng ký tham gia [Tên sự kiện]. Vị trí của bạn đã được xác nhận cho ngày [Ngày] vào lúc [Giờ]. Nhấp vào đây để xem chi tiết sự kiện: [Link]. Chúng tôi mong được gặp bạn.”
Với API WhatsApp Business, bạn có thể kết nối hệ thống quản lý sự kiện của mình để gửi xác nhận ngay lập tức khi ai đó đăng ký tự động.
Đảm bảo biểu mẫu sự kiện của bạn thu thập số điện thoại WhatsApp hợp lệ để mọi xác nhận đều đến đúng người.
📚 Đọc thêm: Muốn quản lý dự án một cách trơn tru và hoàn thành nhiều công việc hơn? Các ví dụ về quy trình làm việc và trường hợp sử dụng sẽ hướng dẫn bạn cách xây dựng các quy trình làm việc thông minh giúp nhóm của bạn luôn trên đúng hướng và đạt được mục tiêu.
ClickUp giúp tự động hóa WhatsApp Business trở nên dễ dàng
Một trong những vấn đề lớn nhất khi sử dụng tự động hóa WhatsApp Kinh doanh không phải là việc gửi tin nhắn, mà là cách xử lý những gì xảy ra sau đó.
Hầu hết các doanh nghiệp cài đặt tự động hóa WhatsApp cho các tin nhắn gửi đi như cập nhật đơn đặt hàng, nhắc nhở giỏ hàng bị bỏ quên và nhắc nhở lịch hẹn. Tuy nhiên, khi khách hàng trả lời với những câu hỏi đơn giản như, “Tôi có thể nhận hóa đơn không?” hoặc “Sản phẩm này có màu xanh không?”, những phản hồi đó thường bị chôn vùi trong các chủ đề trò chuyện.
Kết quả là khách hàng phải chờ đợi, hoặc tệ hơn nữa, họ có thể chuyển sang đối thủ cạnh tranh phản hồi nhanh hơn.
ClickUp giải quyết vấn đề này bằng cách đảm bảo rằng mọi phản hồi trên WhatsApp sẽ ngay lập tức được chuyển thành một bước tiếp theo rõ ràng mà nhóm của bạn có thể xem, đang theo dõi và hoàn thành trước khi khách hàng cảm thấy bị bỏ rơi.
quản lý quy trình làm việc kích hoạt tin nhắn WhatsApp với ClickUp Automations và Custom Agents*
Với ClickUp Tự động hóa, bạn có thể tạo các quy trình làm việc gửi tin nhắn WhatsApp khi có hành động thực tế xảy ra. Nếu trạng thái công việc trong ClickUp thay đổi thành "Đã thanh toán", khách hàng sẽ tự động nhận được tin nhắn xác nhận đơn đặt hàng hoặc lời cảm ơn tùy chỉnh trên WhatsApp.
Bạn có thể làm cho các quy trình tự động hóa thông minh hơn với ClickUp AI Agents và các trigger tùy chỉnh. Với AI Agent tùy chỉnh của riêng bạn, bạn có thể tùy chỉnh nó để đọc tin nhắn, ưu tiên các công việc và chuyển chúng đến đúng người. Vì vậy, các quy trình WhatsApp của bạn sẽ tự động xử lý các câu hỏi thường gặp và chỉ để lại những câu hỏi quan trọng cho nhóm của bạn.
Bạn không cần phải nhắc nhở nhóm của mình gửi tin nhắn thủ công. Quy trình làm việc giữ cho hệ thống CRM và WhatsApp của bạn luôn kết nối, giúp thương hiệu của bạn luôn chuyên nghiệp và phản hồi nhanh chóng.
Dưới đây là hướng dẫn trực quan minh họa cách ClickUp Automations tối ưu hóa quy trình tự động hóa công việc của bạn:
Cập nhật trạng thái CRM và giữ cho nhóm của bạn luôn hoạt động hiệu quả
Khi khách hàng trả lời trên WhatsApp để xác nhận lịch hẹn, yêu cầu thay đổi hoặc hỏi thêm thông tin, ClickUp sẽ tự động cập nhật trạng thái trong quy trình làm việc của bạn hoặc tạo công việc theo dõi cho thành viên nhóm phù hợp.
Ví dụ, khi có tin nhắn từ khách hàng tiềm năng mới trên WhatsApp, ClickUp sẽ thu thập thông tin khách hàng, điền các chi tiết khóa và giao nhiệm vụ cho nhân viên bán hàng phù hợp với ngày đáo hạn rõ ràng. Mọi người đều biết việc cần làm tiếp theo, không có tin nhắn nào bị bỏ qua, và không có khách hàng tiềm năng nào bị "lạnh" trong khi nhóm của bạn đang xác định ai là người chịu trách nhiệm.
Tạo phản hồi WhatsApp tùy chỉnh với ClickUp Brain và Brain Max
ClickUp Brain giúp bạn tạo các phản hồi WhatsApp tùy chỉnh khác nhau dựa trên các tình huống khách hàng khác nhau, sau đó bạn có thể thêm vào hệ thống quản lý phía sau. Kết quả? Khách hàng nhận được phản hồi thời gian thực hoàn toàn phù hợp với truy vấn của họ.
Khách hàng của bạn đang tìm kiếm thông tin về đơn đặt hàng của họ?
Bạn đang muốn nhắc nhở khách hàng về giỏ hàng bị bỏ quên?
Chỉ cần nhập tình huống của bạn và loại phản hồi bạn mong muốn (phong cách, giọng điệu, định dạng), và AI của ClickUp sẽ tùy chỉnh theo yêu cầu của bạn.
Và còn nhiều hơn nữa!
Với ClickUp Brain MAX, bạn có thể:
- Tìm kiếm ngay lập tức trong ClickUp, Google Drive, GitHub, OneDrive, SharePoint và TẤT CẢ các ứng dụng kết nối của bạn + trang web
- Sử dụng Talk to Text để hỏi, đọc và lệnh công việc bằng giọng nói — rảnh tay, mọi lúc mọi nơi
- Thay thế hàng chục công cụ AI không kết nối như ChatGPT, Claude và Gemini bằng một giải pháp duy nhất, có ngữ cảnh và sẵn sàng cho doanh nghiệp
Thử Brain MAX—đây là ứng dụng AI siêu việt thực sự hiểu bạn, vì nó nắm rõ công việc của bạn. Hãy từ bỏ sự phức tạp của các công cụ AI, sử dụng giọng nói để hoàn thành công việc, tạo tài liệu chính sách, giao công việc cho thành viên nhóm và nhiều hơn nữa.
*giữ thông tin rõ ràng với ClickUp Trò chuyện
ClickUp Chat giúp toàn bộ nhóm của bạn đồng bộ hóa khi xử lý các phản hồi trên WhatsApp. Đội ngũ bán hàng có thể thảo luận về các bước tiếp theo ngay trong ClickUp, chia sẻ ảnh chụp màn hình, tải lên tệp tin và chuyển đổi tin nhắn thành công việc chỉ với một cú nhấp chuột.
Bạn có thể liên kết các trò chuyện trực tiếp với các công việc trong quy trình làm việc, giúp mọi người luôn cập nhật thông tin. ClickUp loại bỏ nhu cầu phải chuyển đổi giữa các ứng dụng không liên kết, cung cấp thông tin rõ ràng về hành động và tiến độ trong một địa điểm duy nhất.
Tuân thủ và các thực hành tốt nhất cho tự động hóa WhatsApp
Để đảm bảo tự động hóa WhatsApp Business của bạn tuân thủ quy định và thân thiện với khách hàng, hãy tuân theo các nguyên tắc tốt nhất sau đây để bảo vệ thương hiệu và xây dựng niềm tin:
- Luôn yêu cầu khách hàng đồng ý rõ ràng và có văn bản trước khi gửi bất kỳ tin nhắn WhatsApp nào, đặc biệt là các tin nhắn quảng cáo
- Chỉ sử dụng các mẫu tin nhắn đã được phê duyệt để bắt đầu cuộc hội thoại và tuân thủ khung thời gian 24 giờ cho dịch vụ khách hàng khi trả lời
- Giữ cho hồ sơ kinh doanh của bạn luôn được cập nhật với thông tin liên hệ chính xác để khách hàng biết chính xác họ đang trò chuyện với ai
- Tuân thủ ngay lập tức tất cả yêu cầu hủy đăng ký và tránh gửi bất kỳ tin nhắn bất ngờ hoặc gây nhầm lẫn nào
- Không bao giờ chia sẻ thông tin cá nhân nhạy cảm hoặc dữ liệu thanh toán, và tuân thủ tất cả các quy định về bảo mật dữ liệu cá nhân địa phương
- Sử dụng các đường dẫn nâng cấp rõ ràng, như nhân viên hỗ trợ hoặc hỗ trợ qua điện thoại, để khách hàng có thể nhận được sự trợ giúp ngoài bot nếu cần thiết
🧠 Bạn có biết? Nhân viên văn phòng dành khoảng 42% thời gian cho việc hợp tác, nhưng 70% cho rằng việc hợp tác tốt hơn có thể tiết kiệm thời gian và tăng năng suất. Cách cải thiện hợp tác tại nơi làm việc sẽ hướng dẫn chi tiết cách làm cho công việc nhóm trở nên hiệu quả hơn.
ClickUp quản lý các quy trình tự động hóa của bạn, để bạn có thể thư giãn
Nếu bạn đã đọc đến đây, bạn đã biết rằng tự động hóa WhatsApp Business tạo ra sự khác biệt giữa việc bỏ lỡ tin nhắn và đã đóng đơn hàng, giữa việc lãng phí thời gian vào các câu trả lời lặp đi lặp lại và thực sự phát triển doanh nghiệp của bạn.
Tuy nhiên, tự động hóa đơn thuần không cung cấp giải pháp toàn diện. Ngay cả bot thông minh nhất cũng không thể giúp bạn nếu không có hệ thống phù hợp để ghi nhận, đang theo dõi và xử lý mọi cuộc hội thoại trên WhatsApp.
Đây là lý do tại sao việc tích hợp WhatsApp với ClickUp biến mỗi tin nhắn thành một bước tiếp theo rõ ràng, mỗi phản hồi thành một công việc có thể theo dõi, và mỗi khách hàng tiềm năng thành doanh thu mà bạn không thể bỏ lỡ.
Vậy, điều gì tiếp theo cho kinh doanh của bạn? Đăng ký trên ClickUp ngay bây giờ và xem tự động hóa thực sự trơn tru như thế nào khi toàn bộ nhóm của bạn đồng lòng trên cùng một trang!
Câu hỏi thường gặp về Tự động hóa WhatsApp Kinh doanh
Đúng vậy, WhatsApp Business cho phép người dùng dễ dàng cài đặt các phản hồi tự động, bao gồm tin nhắn chào mừng tùy chỉnh cho khách hàng mới, tin nhắn thông báo ngoài giờ làm việc và các phản hồi nhanh cho các câu hỏi thường gặp. Bạn có thể tạo và quản lý các tính năng này ngay trong ứng dụng dưới mục Công cụ Kinh doanh.
Các công cụ phổ biến bao gồm WhatsApp Business API (thông qua các nhà cung cấp chính thức), công cụ tạo chatbot và tích hợp CRM. Nhiều doanh nghiệp sử dụng các nền tảng như ClickUp để kích hoạt tin nhắn WhatsApp dựa trên cập nhật công việc, hành động của khách hàng hoặc quy trình làm việc CRM.
Bạn có thể kết nối cửa hàng trực tuyến của mình với WhatsApp Business API và cài đặt các quy trình tự động hóa cho xác nhận đơn đặt hàng, cập nhật vận chuyển, nhắc nhở giỏ hàng bị bỏ quên hoặc các chương trình khuyến mãi. Hầu hết các nền tảng thương mại điện tử như Shopify hoặc WooCommerce đều có plugin hoặc tích hợp để giúp bạn thực hiện điều này mà không cần công việc thủ công.
Các tính năng tự động hóa cơ bản như trả lời tự động và trả lời nhanh là miễn phí khi sử dụng ứng dụng WhatsApp Business. Đối với các tính năng tự động hóa nâng cao, như gửi tin nhắn quảng cáo hoặc tích hợp với hệ thống CRM của bạn, bạn sẽ cần sử dụng WhatsApp Business API, điều này thường liên quan đến chi phí do các nhà cung cấp chính thức hoặc công cụ của bên thứ ba tính phí.