Hãy tưởng tượng: Bạn đang chìm ngập trong các bảng tính tuyển dụng, hệ thống theo dõi ứng viên của bạn vẫn còn ở năm 2014, và nhóm của bạn vừa nhắn tin (lại) hỏi bạn tìm chính sách nghỉ phép cập nhật ở đâu.
Nếu điều này nghe có vẻ quen thuộc, bạn không phải là người duy nhất. Một cuộc khảo sát của Gartner cho thấy 38% các nhà lãnh đạo nhân sự đã thử nghiệm hoặc triển khai AI tạo ra nội dung để cải tổ các hàm nhân sự của họ.
Tại sao? Các quy trình HR cồng kềnh, không liên kết gây ra sự kém hiệu quả, tốn thời gian, tài nguyên và làm mất niềm tin của nhân viên. Đó chính là lý do tại sao việc lựa chọn phần mềm HR phù hợp là điều quan trọng.
Tuy nhiên, với vô số công cụ nhân sự hiện nay, từ phần mềm tính lương cơ bản đến hệ thống thông tin nhân sự (HRIS) hoàn chỉnh, làm thế nào để chọn phần mềm nhân sự phù hợp với nhu cầu thực tế của nhóm bạn?
Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ phân tích các loại phần mềm nhân sự hiện có, cung cấp hướng dẫn lựa chọn phần mềm nhân sự từng bước và cho bạn thấy các công cụ có thể làm gì ngoài việc theo dõi công việc để hỗ trợ quá trình nhập việc, tự phục vụ của nhân viên và quản lý nhân tài.
🧠 Thực tế thú vị: Thập niên 1920 chứng kiến sự ra đời của phong trào quản lý lao động (nay là quản lý nguồn nhân lực), được thúc đẩy bởi việc bổ nhiệm các quan chức lao động trong Chiến tranh Thế giới thứ nhất.
Tại sao việc chọn phần mềm HR phù hợp lại quan trọng
Chọn phần mềm nhân sự phù hợp có thể thay đổi hoàn toàn công việc hàng ngày của bạn. Theo Gartner, 89% các nhà lãnh đạo nhân sự có kế hoạch tăng hoặc duy trì ngân sách công nghệ nhân sự, với quản lý hiệu suất, phân tích và tự phục vụ của nhân viên là những lĩnh vực được chú trọng hàng đầu.
Dưới đây là những điều cần lưu ý:
- Các quy trình nhân sự được hợp lý hóa: Từ quá trình nhập việc đến quản lý phúc lợi, phần mềm nhân sự thông minh tự động hóa các công việc nhân sự lặp đi lặp lại và giảm bớt khối lượng công việc của quản trị viên
- Tăng cường sự tham gia của nhân viên: Các nền tảng có công cụ nhận dạng tích hợp, vòng phản hồi và cổng ESS (tự phục vụ nhân viên) giúp các thành viên trong nhóm kết nối và có động lực hơn
- Lập kế hoạch nhân sự thông minh hơn: Với phân tích và báo cáo nhân sự theo thời gian thực, các nhóm nhân sự có thể đưa ra quyết định sáng suốt về tuyển dụng, lập lịch làm việc và thậm chí là kế hoạch kế nhiệm
- Khả năng mở rộng cho các nhóm đang phát triển: Phần mềm nhân sự dựa trên đám mây thích ứng với kích thước và cấu trúc của công ty bạn, cho dù bạn quản lý 20 hay 2.000 nhân viên
- Tích hợp tính năng tuân thủ và bảo mật dữ liệu: Hệ thống thông tin nhân sự (HRIS) giúp hồ sơ nhân viên của bạn luôn rõ ràng, tuân thủ và sẵn sàng cho việc kiểm toán
Lựa chọn phần mềm HR không chỉ là quyết định công nghệ — nó ảnh hưởng đến hiệu suất, con người và tương lai của tổ chức bạn.
⭐ Mẫu nổi bật
Mẫu Hoạt động Nhân sự ClickUp được thiết kế cho các nhóm nhân sự quản lý mọi thứ từ tuyển dụng đến sự tham gia của nhân viên trong một không gian làm việc. Mẫu này biến sự hỗn loạn thành một kế hoạch rõ ràng mà không cần thiết lập thêm cho các nhóm đang phát triển phải đảm nhiệm nhiều trách nhiệm (tuyển dụng, phản hồi, cập nhật chính sách).
Nội dung bao gồm:
- Danh sách công việc được tạo sẵn cho các quy trình như nhập việc, quan hệ nhân viên và thôi việc
- Chế độ xem để sắp xếp các hoạt động theo hàm nhân sự, trạng thái dự án hoặc mức độ ưu tiên
- Bảng điều khiển được tối ưu hóa để phân công, giám sát và theo dõi các quy trình nhân sự quan trọng
Các loại phần mềm nhân sự (và chức năng của chúng)
Dù bạn là chuyên gia HR độc lập phải đảm nhận nhiều vai trò hay là thành viên của một bộ phận HR đầy đủ, việc nắm rõ các loại phần mềm HR hiện có có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, giảm bớt căng thẳng và tránh sử dụng quá nhiều bảng tính.
Hãy giải mã "mớ bòng bong" của công nghệ HR:
1. HR cốt lõi (còn gọi là trung tâm điều hành HR)
Hãy coi đây là hệ thống thần kinh trung ương của thiết lập nhân sự của bạn. Phần mềm nhân sự cốt lõi xử lý các công việc cơ bản — hồ sơ nhân viên, thông tin công việc, biểu đồ tổ chức, tài liệu tuân thủ và quản lý dữ liệu cơ bản.
Việc cần làm:
- Quản lý dữ liệu và tài liệu của nhân viên
- Quản lý chế độ phúc lợi và tuân thủ quy định
- Hỗ trợ quy trình làm việc cho các hoạt động thăng chức, chấm dứt hợp đồng và chính sách nhân sự
2. HRIS (Hệ thống Thông tin Nhân sự)
HRIS nghe có vẻ khó hiểu, nhưng nó chỉ là phiên bản nâng cấp của HR cốt lõi, với nhiều tính năng tự động hóa, thông tin chi tiết và tích hợp hơn. Đây là trung tâm điều khiển của bạn cho tất cả các công việc quản lý nhân sự.
Việc cần làm:
- Lưu trữ mọi thứ, từ thông tin về lương và thuế đến cổng thông tin tự phục vụ
- Cung cấp bảng điều khiển cho dữ liệu nhân viên và kế hoạch tổ chức
- Tích hợp với các hệ thống khác như kế toán, theo dõi thời gian và CRM
💟 ClickUp Callout: ClickUp Brain biến đổi quy trình công việc nhân sự thành công cụ AI toàn diện, phù hợp với bối cảnh của bạn. Nó tự động hóa các công việc quản trị lặp đi lặp lại, hiển thị thông tin chi tiết về nhân viên và kết nối tất cả tài liệu nhân sự, danh sách kiểm tra nhập việc và thông tin liên lạc của bạn ở một nơi.
Với Brain, bạn có thể tạo thư đề nghị việc làm được cá nhân hóa ngay lập tức, tóm tắt phản hồi của ứng viên và đảm bảo mọi quy trình nhân sự được hợp lý hóa và tuân thủ, đồng thời bảo mật thông tin nhạy cảm và chỉ cho phép những người có quyền truy cập.
Để tăng cường hiệu suất hơn nữa, Brain MAX sẽ là trợ lý máy tính để bàn chuyên dụng của bạn, mang đến tính năng tìm kiếm nâng cao cho doanh nghiệp và năng suất ưu tiên giọng nói cho bộ công cụ nhân sự của bạn. Với Brain MAX, bạn có thể tìm kiếm trên tất cả các ứng dụng nhân sự, tài liệu và hồ sơ nhân viên từ một ứng dụng máy tính duy nhất — không còn phải chuyển đổi giữa các nền tảng hoặc mất dấu các chi tiết quan trọng.
3. Hệ thống quản lý nhân tài (TMS)
Tuyển dụng nhân viên giỏi là điều khó. Giữ chân họ còn khó hơn. Các công cụ quản lý nhân tài giúp bạn làm cả hai việc này. Từ tuyển dụng đến kế hoạch kế thừa, TMS xử lý phía con người trong kế hoạch nhân sự.
Việc cần làm:
- Quản lý toàn bộ chu trình quản lý nhân tài: tuyển dụng, onboarding, đào tạo và phát triển
- Cung cấp công cụ đánh giá hiệu suất và các mô-đun đào tạo
- Giúp theo dõi sự phát triển nghề nghiệp và xác định các thành viên có tiềm năng cao trong nhóm
4. Hệ thống theo dõi ứng viên (ATS)
Cảnh báo trước: hộp thư đến email của bạn không phải là kênh tuyển dụng. Nền tảng ATS giúp bạn quản lý ứng viên, lên lịch phỏng vấn và theo dõi từng bước của quy trình tuyển dụng như một chuyên gia.
Việc cần làm:
- Tập trung các thông báo tuyển dụng trên các bảng tin việc làm
- Lọc hồ sơ dựa trên các tiêu chí cài đặt sẵn
- Theo dõi tiến độ của ứng viên từ "Vừa nộp đơn" đến "Đã gửi đề nghị"
👀 Bạn có biết? Trường Công nghiệp và Quan hệ Lao động Bang New York tại Đại học Cornell là một trong những trường đại học đầu tiên ở Mỹ cung cấp khóa học (Cử nhân Khoa học 4 năm về công nghiệp và quan hệ lao động) về hệ thống quản lý nhân sự ( HRMS ).
5. Phần mềm quản lý lương
Việc tính lương thủ công giống như leo núi trong tuyết đối với bộ phận nhân sự. Phần mềm tính lương tự động hóa mọi thứ, từ lương, thuế, các khoản khấu trừ đến tuân thủ quy định.
Việc cần làm:
- Xử lý lương, phúc lợi và chi phí cho nhân viên
- Quản lý tính toán thuế và báo cáo cuối năm
- Tích hợp với hệ thống HR và dữ liệu cốt lõi
6. Phần mềm quản lý thời gian và chấm công
Ai đi làm muộn? Ai đang nghỉ phép? Thực tập sinh mới làm việc bao nhiêu giờ trong tuần trước? Phần mềm theo dõi thời gian biết tất cả.
Việc cần làm:
- Theo dõi giờ làm việc, lịch ca và vắng mặt
- Tích hợp với hệ thống tính lương và phân tích chi phí lao động
- Hỗ trợ tuân thủ luật lao động và theo dõi công việc từ xa
7. Công cụ quản lý hiệu suất
Không còn những đánh giá mơ hồ và thang điểm khó hiểu. Phần mềm quản lý hiệu suất hiện đại mang đến cho nhóm của bạn sự rõ ràng, vòng phản hồi và lộ trình phát triển.
Việc cần làm:
- Theo dõi OKR, KPI và ghi chú cuộc họp 1:1
- Tự động hóa chu kỳ đánh giá và phản hồi thời gian thực
- Đồng bộ với mục tiêu của nhóm và kế hoạch phát triển nghề nghiệp
📮 ClickUp Insight: 24% nhân viên cho rằng các công việc lặp đi lặp lại khiến họ không thể làm những việc có ý nghĩa hơn, và 24% khác cảm thấy kỹ năng của họ không được phát huy hết. Điều đó có nghĩa là gần một nửa lực lượng lao động cảm thấy bị chặn đứng sự sáng tạo và bị đánh giá thấp. 💔
ClickUp giúp chuyển trọng tâm trở lại công việc có tác động cao với các tác nhân AI dễ cài đặt, tự động hóa các công việc lặp lại dựa trên các kích hoạt. Ví dụ: khi một công việc được đánh dấu là hoàn thành, Tác nhân AI của ClickUp có thể tự động chỉ định bước tiếp theo, gửi nhắc nhở hoặc cập nhật trạng thái dự án, giúp bạn không phải theo dõi thủ công.
💫 Kết quả thực tế: STANLEY Security đã giảm 50% thời gian lập báo cáo nhờ các công cụ báo cáo có thể tùy chỉnh của ClickUp, giúp các nhóm của họ tập trung ít hơn vào định dạng và nhiều hơn vào dự báo.
8. Cổng thông tin tự phục vụ cho nhân viên (ESS)
Đừng để nhóm nhân sự của bạn phải trả lời câu hỏi "Tôi còn bao nhiêu ngày nghỉ phép?" 27 lần mỗi ngày. Hãy để nhân viên tự giúp mình.
Việc cần làm:
- Cho phép nhân viên truy cập phiếu lương, thông tin phúc lợi và yêu cầu nghỉ phép
- Giảm thiểu sự trao đổi qua lại và nâng cao tính minh bạch
- Tăng cường việc áp dụng các công cụ HR khác của bạn
📚 Đọc thêm: Phần mềm quản lý nguồn nhân lực cho doanh nghiệp
Vậy... Thiết lập phần mềm nhân sự tốt nhất là gì?
Câu trả lời ngắn gọn? Tùy thuộc vào nhu cầu nhân sự, kích thước công ty và cấu trúc nhóm của bạn. Một số nền tảng cung cấp các gói tất cả trong một (như HRIS với tính năng theo dõi lương và hiệu suất được tích hợp sẵn), trong khi những nền tảng khác chuyên về một lĩnh vực và tích hợp tốt.
Chọn bộ công cụ của bạn dựa trên:
- Các công việc nhân sự cụ thể mà bạn đang gặp khó khăn
- Dù bạn cần các công cụ cơ bản hay một nền tảng HR hoàn chỉnh
- Khả năng mở rộng và dễ sử dụng (xin chào, các nhóm đang phát triển)
Hướng dẫn từng bước: Cách chọn phần mềm nhân sự
Việc tìm kiếm phần mềm HR phù hợp không nên giống như giải mã những ký tự cổ xưa. Tuy nhiên, với hàng trăm công cụ hứa hẹn sẽ “tối ưu hóa quy trình HR của bạn”, việc này dễ khiến bạn cảm thấy choáng ngợp.
Hãy chia nhỏ thành các bước rõ ràng, có thể thực hiện được để giúp bạn chọn phần mềm nhân sự thực sự phù hợp với nhóm của bạn.
Bước 1: Xác định mục tiêu và điểm yếu của bộ phận nhân sự
Trước khi theo đuổi những bảng điều khiển bắt mắt hay huy hiệu khen ngợi do AI tạo ra, hãy tập trung vào những gì thực sự không hiệu quả (hoặc kém hiệu quả) trong thiết lập nhân sự hiện tại của bạn. Bắt đầu bằng câu hỏi:
- 3 mục tiêu nhân sự hàng đầu của chúng ta trong năm nay là gì? (Ví dụ: Giảm 30% thời gian tuyển dụng, triển khai hệ thống quản lý hiệu suất, cập nhật quy trình làm việc cho nhân viên mới)
- Đâu là những vấn đề thường gặp? (Tính lương thủ công, dữ liệu nhân viên phân tán, ứng viên biến mất, chính sách nhân sự không rõ ràng... Danh sách công việc có thể nhanh chóng trở nên dài dằng dặc)
- Ai sở hữu gì trong các quy trình nhân sự hiện tại của chúng ta? (Quyền sở hữu không rõ ràng thường che giấu những vấn đề sâu xa hơn)
Ví dụ, một công ty khởi nghiệp với 20 nhân viên có thể đã quá lớn để sử dụng danh sách kiểm tra email cho nhân viên mới. Mặt khác, một công ty với 200 nhân viên có thể phát hiện ra rằng các công cụ HRIS phân tán của mình đang gây ra sự trùng lặp dữ liệu và rủi ro tuân thủ.
Cho dù bạn đang tuyển dụng thành viên thứ mười cho nhóm hay mở rộng hoạt động nhân sự trên các bộ phận, ClickUp Human Resources mang đến cho nhóm của bạn sự rõ ràng, nhất quán và khả năng kiểm soát cần thiết. Từ quản lý quy trình tuyển dụng và danh sách kiểm tra nhập việc đến hợp lý hóa đánh giá hiệu suất và theo dõi mức độ tham gia của nhân viên, mọi thứ đều được thực hiện trên một nền tảng mạnh mẽ.
Với quy trình công việc có thể tùy chỉnh, tự động hóa dựa trên AI và tài liệu cộng tác, các nhóm nhân sự có thể:
- Đồng bộ hóa các nhà quản lý tuyển dụng và nhân viên tuyển dụng bằng chế độ xem và công việc được chia sẻ
- Tự động hóa các công việc nhân sự lặp đi lặp lại (như nhắc nhở hoặc cập nhật trạng thái)
- Tập trung các tài liệu, chính sách và dữ liệu nhân sự quan trọng
- Theo dõi mục tiêu, chu kỳ phản hồi và thời gian nghỉ phép theo thời gian thực
Thay vì chuyển đổi giữa sáu công cụ và mười bảng tính, nền tảng nhân sự của ClickUp cho phép bạn quản lý toàn bộ vòng đời của nhân viên tại một nơi — thông minh, có thể mở rộng và dễ sử dụng.
Bước 2: Kiểm tra các công cụ, hệ thống và quy trình làm việc hiện tại của bộ phận nhân sự
Trước khi thêm bất kỳ thứ gì mới, hãy đánh giá một cách trung thực về những gì HR của bạn đang phải làm. Bắt đầu kiểm tra công nghệ HR bằng cách lập danh sách:
- Mọi công cụ đang sử dụng (bao gồm cả bảng tính không chính thức hoặc ứng dụng miễn phí)
- Hàm mà nó phục vụ (ví dụ: theo dõi ứng viên, thời gian và sự hiện diện, quản lý phúc lợi)
- Điều gì hiệu quả, điều gì gây khó chịu và điều gì bị trùng lặp
Sau đó, tìm hiểu về "hệ thống ẩn" — các quy trình làm việc thủ công mà ít ai đề cập đến:
- Một người quản lý tuyển dụng gửi phản hồi qua email thủ công (thay vì sử dụng biểu mẫu)
- Các trưởng bộ phận nhân sự phải nhập lại dữ liệu nhân viên trên nhiều nền tảng
- Các chính sách tuân thủ ẩn trong thư mục Drive của ai đó có tiêu đề “Important_2022_FINAL(1). pdf”
Điều quan trọng nhất ở đây là tính năng tìm kiếm mạnh mẽ, giúp bạn tìm thấy các tài liệu chính thức và hệ thống ẩn trong vòng vài phút.
ClickUp AI Knowledge Management cung cấp một trung tâm tập trung nơi tất cả các tài liệu, chính sách và quy trình nhân sự của bạn được lưu trữ và dễ dàng truy cập. Với khả năng tìm kiếm được hỗ trợ bởi AI, việc truy xuất thông tin cụ thể trở nên nhanh chóng và trực quan, giảm thời gian tìm kiếm thủ công và đảm bảo nhóm của bạn có thể truy cập các tài nguyên cập nhật.
Gồm:
- Tìm kiếm dựa trên AI: Sử dụng xử lý ngôn ngữ tự nhiên để hiểu các truy vấn và cung cấp thông tin chính xác từ cơ sở kiến thức của bạn
- Tài liệu tích hợp: Tạo điều kiện chia sẻ kiến thức liền mạch để cho phép tạo/lập và quản lý tài liệu trực tiếp trong ClickUp
- Mẫu có thể tùy chỉnh: Cung cấp các mẫu để chuẩn hóa tài liệu, đảm bảo tính nhất quán trong các tài liệu nhân sự của bạn
- Giao diện trò chuyện AI tương tác: Trả lời các câu hỏi dựa trên dữ liệu của tổ chức bạn, ngay cả khi dữ liệu đó nằm rải rác trên nhiều nguồn, bằng giao diện trò chuyện thông minh
Tuy nhiên, đôi khi bắt đầu với một nền tảng khởi động sẽ dễ dàng hơn. Các mẫu của ClickUp có thể giúp bạn trong trường hợp này. 👇🏼
Mẫu Cơ sở kiến thức nhân sự ClickUp giúp tập trung các tài liệu nhân sự trong một cấu trúc gọn gàng, dễ điều hướng. Đây là giải pháp lý tưởng để xây dựng thư viện có thể tìm kiếm và truy cập dễ dàng cho tất cả các vấn đề liên quan đến nhân sự.
Nội dung bao gồm:
- Trạng thái công việc tùy chỉnh để theo dõi cập nhật tài liệu (ví dụ: Bản nháp, Đang xem xét, Bản cuối cùng)
- Nhiều loại chế độ xem — Danh sách, Lịch, Gantt và hơn thế nữa — để phù hợp với phong cách theo dõi của bạn
- Trường Tùy chỉnh và tùy chọn sắp xếp để giữ cho các chính sách nhân sự, câu hỏi thường gặp và tài liệu nội bộ gọn gàng và được gắn thẻ
Ngoài ra, Mẫu Sổ tay nhân viên, Chính sách & Quy trình của ClickUp giúp tập trung các chính sách của công ty bằng cách hợp nhất các thông tin cần thiết như chính sách lương và nghỉ phép vào một tài liệu duy nhất, dễ truy cập.
Để ghi chép và chuẩn hóa các quy trình nhân sự, hãy sử dụng Mẫu SOP nhân sự của ClickUp. Mẫu này giúp tạo và quản lý các thủ tục, chẳng hạn như phỏng vấn nhập việc và phỏng vấn rời việc.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Cho dù bạn đang tuyển dụng nhân viên mới hay duy trì chính sách nhất quán giữa các bộ phận, hãy sử dụng các mẫu nhân sự này để biến các tài liệu rời rạc thành một hệ thống có cấu trúc, dễ tìm kiếm.
Bước 3: Phù hợp phần mềm với kích thước và lộ trình phát triển của nhóm bạn
Không phải mọi nền tảng nhân sự đều phải phức tạp như một con tàu vũ trụ. Một công ty khởi nghiệp với 10 nhân viên không cần quy trình tuân thủ cấp doanh nghiệp, còn một tổ chức với 200 nhân viên đang mở rộng quy mô không thể quản lý nhân sự bằng bảng tính và các chủ đề trên Slack. Trước khi cam kết, hãy tự hỏi:
- Số lượng nhân viên hiện tại của chúng ta là bao nhiêu, và dự kiến sẽ là bao nhiêu trong 12–24 tháng tới?
- Chúng tôi có nhân viên thời vụ hoặc hợp đồng cần được tính vào quy trình nhân sự không?
- Công cụ này có hỗ trợ các nhóm làm việc tại nhiều địa điểm hoặc từ xa khi công ty phát triển không?
Mục tiêu của bạn không chỉ là giải quyết nhu cầu nhân sự hiện tại, mà còn là chọn phần mềm nhân sự không bị ảnh hưởng bởi sự phát triển của công ty.
Mẫu bảng trắng kế hoạch nhân sự ClickUp là mẫu kế hoạch trực quan giúp bạn lập bản đồ yêu cầu nhân sự theo bộ phận, kỳ và vai trò — tất cả trong một bảng trắng linh hoạt. Mẫu này bao gồm:
- Bảng trắng kéo thả để sắp xếp các nhân viên sẽ được tuyển dụng trong tương lai theo nhóm
- Phân tích trực quan về kế hoạch nhân lực theo quý hoặc dự án
- Trường tùy chỉnh để phân loại vai trò theo mức độ khẩn cấp, trạng thái và giai đoạn tuyển dụng
Mẫu này đặc biệt hiệu quả cho các trưởng bộ phận vận hành và quản lý nhân sự, giúp tạo ra kế hoạch tuyển dụng phù hợp với mục tiêu của công ty (không chỉ là yêu cầu tạm thời của nhóm). Cho dù bạn đang phát triển với quy mô 5 hay 50 nhân viên, mẫu này sẽ giúp bạn có cái nhìn rõ ràng về lộ trình phát triển của lực lượng lao động.
Bước 4: Đảm bảo phần mềm hoạt động tốt với các công nghệ khác của bạn
Trước khi quyết định chọn một nền tảng nhân sự với giao diện đẹp mắt và "bảng điều khiển từng đoạt giải thưởng", hãy hít thở sâu và xem xét lại bộ công cụ hiện tại của bạn.
Hãy tự hỏi mình:
- Chúng ta có liên tục chuyển đổi giữa các tab chỉ để hoàn thành một chu kỳ tuyển dụng không?
- Các công việc cần làm khi mới vào công ty được ghi trong bảng tính, trong khi các vòng phản hồi lại rải rác trong các chủ đề trò chuyện?
- Bao nhiêu lần chúng ta đã phải nhập lại dữ liệu nhân viên một cách thủ công vào hai hệ thống khác nhau?
Nếu câu trả lời là "quá nhiều", bạn không phải là người duy nhất. 55% các nhà lãnh đạo nhân sự cho biết công nghệ hiện tại của họ không đáp ứng nhu cầu kinh doanh đang phát triển và 51% không thể đo lường ROI của các khoản đầu tư công nghệ. Đây là lúc tích hợp và khả năng tương thích quy trình làm việc trở thành những yếu tố không thể thỏa hiệp.
Ví dụ: một công ty quy mô vừa sử dụng Google Workspace, Zoom và Slack nên tránh các công cụ nhân sự không tích hợp sẵn. Nếu không, tuần làm việc của nhóm nhân sự của bạn sẽ trở thành một mớ hỗn độn với các tệp xuất, lịch không khớp nhau và các bản cập nhật bị bỏ lỡ. Giải pháp thực sự trong những tình huống như vậy? Quy trình làm việc tích hợp!
ClickUp AI Agents được thiết kế để xử lý các công việc và quy trình làm việc liên kết với nhau một cách tự động, nâng cao hiệu quả và cho phép nhóm nhân sự của bạn tập trung vào các sáng kiến chiến lược tập trung vào nhân sự. Nó có thể giúp bạn:
- Các tác nhân tự động được tạo sẵn: Phản hồi các kích hoạt cụ thể, đăng cập nhật, báo cáo hoặc câu trả lời tại các địa điểm được chỉ định trong không gian làm việc của bạn
- Tự động hóa tùy chỉnh: Sử dụng trình tạo không cần mã để tạo các tác nhân phù hợp với quy trình và yêu cầu riêng của tổ chức bạn
- Phản hồi thời gian thực: Trả lời câu hỏi hoặc hiển thị thông tin một cách tự động để cung cấp hỗ trợ thời gian thực cho nhóm của bạn
- Tích hợp trên toàn bộ không gian làm việc: Triển khai các đại lý ở nhiều khu vực khác nhau của ClickUp, bao gồm Không gian, Thư mục, Danh sách công việc và Trò chuyện, đảm bảo phạm vi phủ sóng toàn diện
Kết luận! Hãy chọn phần mềm nhân sự phù hợp với thực tế của nhóm bạn, chứ không phải ngược lại.
💟 Phần thưởng: Bạn muốn sắp xếp trật tự cho quá trình tuyển dụng hỗn loạn? Mẫu Kế hoạch hành động tuyển dụng của ClickUp giúp bạn lập bản đồ dòng thời gian tuyển dụng, phân công các bên liên quan và theo dõi tiến độ từ khi đăng tin tuyển dụng đến khi gửi thư mời làm việc.
Bước 5: So sánh các nhà cung cấp và trải nghiệm bản demo
Bạn đã thu hẹp danh sách các lựa chọn hàng đầu. Bây giờ phải làm gì tiếp theo?
Đã đến lúc vượt qua danh sách tính năng và xem từng giải pháp phần mềm nhân sự thực sự hoạt động như thế nào. Hãy nghĩ về nó như hẹn hò: bạn sẽ không commit sau một lần theo dõi hồ sơ LinkedIn, phải không?
Lên lịch trình trình diễn sản phẩm với các nhà cung cấp được lựa chọn — lý tưởng nhất là với nhiều người từ nhóm nhân sự hoặc nhóm lãnh đạo của bạn. Trong quá trình dùng thử, hãy hỏi:
- Giao diện người dùng có dễ điều hướng cho cả nhóm nhân sự và nhân viên không?
- Nó có thể mở rộng theo kích thước công ty và cấu trúc nhóm của chúng tôi không?
- Phần mềm này hỗ trợ các tính năng cần thiết như tự phục vụ nhân viên, quản lý hiệu suất hoặc quản lý phúc lợi tốt như thế nào?
- Phần mềm này có tích hợp với các công nghệ nhân sự hiện tại của chúng tôi (phần mềm tính lương, công cụ theo dõi thời gian, v.v.) không?
- Loại hỗ trợ và hướng dẫn sử dụng nào được bao gồm?
Thực tiễn tốt nhất? Nhiều chuyên gia nhân sự sử dụng nó để tạo mẫu quy trình nhân sự lý tưởng trước khi cam kết sử dụng các nền tảng dài hạn đắt tiền. Bạn có thể dùng thử các tính năng như:
- Tự động hóa công việc để điều phối phỏng vấn
- Tài liệu nhúng để lưu trữ SOP và khung phản hồi
- Những phân tích do AI tạo ra giúp phát hiện các điểm nghẽn trong quy trình tuyển dụng của bạn
Điều quan trọng là không bị giới hạn trong một loại công cụ cụ thể không cho phép thử nghiệm. Vì vậy, nếu bạn muốn khám phá cách các công cụ linh hoạt như ClickUp có thể lấp đầy khoảng trống trong bộ phận nhân sự trước khi thực hiện một khoản mua sắm lớn, thì bây giờ là thời điểm thích hợp để thử nghiệm.
📚 Đọc thêm: Mẫu miễn phí để tìm hiểu về nhóm của bạn
Nâng cao các hàm HR với các trường hợp sử dụng AI
Tích hợp AI vào quy trình nhân sự không còn là một lựa chọn “có thể” nữa. Nó có thể giúp bạn tối ưu hóa quy trình làm việc từ đầu đến cuối với sự giám sát tối thiểu của con người.
Dưới đây là một số tình huống thường gặp:
- Quy trình tuyển dụng: Lọc hồ sơ, lên lịch phỏng vấn và thậm chí thực hiện đánh giá ban đầu cho ứng viên, đẩy nhanh quy trình tuyển dụng bằng AI
- Onboarding & đào tạo: Tùy chỉnh trải nghiệm onboarding và tạo các mô-đun đào tạo để đảm bảo nhân viên mới thích nghi hiệu quả
- Quản lý hiệu suất: Phân tích dữ liệu hiệu suất để cung cấp thông tin chi tiết, giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định sáng suốt và đưa ra phản hồi mang tính xây dựng
- Sự tham gia của nhân viên và giữ chân nhân viên: Theo dõi các chỉ số và phản hồi về sự tham gia của nhân viên, xác định các vấn đề cần quan tâm và triển khai các biện pháp chủ động để nâng cao tinh thần và giữ chân nhân viên.
- Hiệu quả hành chính: Hợp lý hóa các công việc thường ngày như xử lý bảng lương, theo dõi chấm công và quản lý phúc lợi, giảm lỗi và tiết kiệm thời gian
Những sai lầm thường gặp cần tránh
Ngay cả những nhóm nhân sự giỏi nhất cũng có thể mắc phải những sai lầm này. Hãy đảm bảo rằng bạn không mắc phải chúng.
Sai lầm 1: Bị thu hút bởi các tính năng hấp dẫn thay vì giải quyết vấn đề thực tế
Công cụ mới đó có thể cung cấp tính năng "theo dõi tâm trạng" hoặc "bot chúc mừng sinh nhật" — nhưng liệu nó có giải quyết được các vấn đề về lương bổng hoặc sự hỗn loạn trong quá trình tuyển dụng mới không? Luôn đặt mục tiêu nhân sự và các vấn đề cần giải quyết lên hàng đầu (nhớ Bước 1 chứ?), chứ không phải danh sách các tiện ích bổ sung thú vị nhưng vô dụng. Việc lựa chọn phần mềm nhân sự phải phù hợp với nhu cầu kinh doanh, không phải do FOMO công nghệ.
Sai lầm 2: Bỏ qua nhu cầu của người dùng thực tế
Nếu nhóm nhân sự của bạn cần các công cụ quản lý hiệu suất nâng cao, nhưng các nhà quản lý chỉ muốn một cách đơn giản để theo dõi OKR… thì sao? Cả hai nhu cầu này đều quan trọng. Hãy chọn phần mềm nhân sự có giao diện thân thiện với người dùng và tính năng tự phục vụ cho nhân viên để quá trình áp dụng diễn ra suôn sẻ.
Sai lầm 3: Bỏ qua khả năng mở rộng và tùy chỉnh
Những gì hiệu quả cho một nhóm 15 người hiện nay có thể không còn hiệu quả khi nhóm có 50 người. Tránh các công cụ hạn chế bạn. Ưu tiên các nền tảng có thể mở rộng theo kích thước công ty và mức độ phức tạp của bộ phận nhân sự, mà không buộc bạn phải tuân theo quy trình công việc cứng nhắc.
Sai lầm 4: Không thử nghiệm nền tảng với các trường hợp sử dụng thực tế
Đọc danh sách tính năng không giống với việc thực sự sử dụng công cụ đó. Hãy chạy thử nghiệm. Thiết lập một quy trình nhân sự giả trước khi bạn commit, chẳng hạn như phê duyệt nghỉ phép hoặc lập kế hoạch tuyển dụng.
Sai lầm 5: Không thông báo cho bộ phận CNTT hoặc pháp lý
Bạn đã kiểm tra nơi lưu trữ dữ liệu quản lý nhân viên chưa? Nó có đáp ứng các yêu cầu tuân thủ không? Ai có quyền truy cập? Chọn phần mềm nhân sự phù hợp có nghĩa là xem xét bảo mật, tuân thủ và tích hợp ngay từ đầu, không phải là ý nghĩ sau cùng.
ClickUp: Cách thông minh hơn để chọn phần mềm nhân sự
Việc chọn phần mềm nhân sự phù hợp là để đảm bảo hoạt động nhân sự của bạn luôn sẵn sàng cho tương lai. Từ việc lập bản đồ mục tiêu đến tránh những cạm bẫy công nghệ nhân sự cổ điển, giờ đây bạn đã có hướng dẫn từng bước rõ ràng để đưa ra quyết định thông minh hơn (và ít hối tiếc hơn).
Dù bạn đang phải đối mặt với việc onboarding, tuân thủ quy định hay tăng cường sự gắn kết của nhân viên, công cụ phù hợp nên mang lại sự rõ ràng — chứ không phải thêm rắc rối.
Với ClickUp, bạn không chỉ có được tính năng quản lý công việc. Bạn còn có cơ sở kiến thức được hỗ trợ bởi AI, quy trình làm việc tự động, mẫu tuyển dụng, bảng điều khiển nhân sự, sổ tay nhân viên, theo dõi hiệu suất và hơn thế nữa — tất cả trong một. Không cần chuyển đổi công cụ. Không cần băng dính.
Đã đến lúc từ bỏ những bảng tính lộn xộn, ứng viên bị bỏ rơi và quy trình làm việc không rõ ràng. Hãy làm cho công việc HR trở nên dễ dàng hơn, nhanh chóng hơn và thú vị (đúng vậy, thú vị).
Sẵn sàng cải tổ hoạt động nhân sự của bạn? Đăng ký ClickUp ngay hôm nay.