Mua sắm đang trở thành tâm điểm chú ý. Khoảng 64% chuyên gia tham gia Khảo sát tình hình mua sắm toàn cầu cho biết ảnh hưởng của mua sắm đang ngày càng tăng trong các tổ chức.
Khi các nhóm mua hàng đảm nhận vai trò quan trọng hơn, họ cũng phải đối mặt với những thách thức mới, đặc biệt là khi quy trình mua hàng đã lỗi thời và kém hiệu quả.
Đó là nơi mà một kế hoạch quản lý mua sắm thông minh tạo ra sự khác biệt. Đó là lộ trình để bạn đưa ra quyết định mua hàng tự tin, kiểm soát chi phí và xây dựng mối quan hệ đối tác vững chắc với nhà cung cấp.
Với kế hoạch phù hợp, bạn có thể giảm thiểu rủi ro, tăng cường sự phối hợp giữa các nhà cung cấp và kiểm soát ngân sách của mình. Bạn đã sẵn sàng đưa quy trình mua sắm của mình lên một tầm cao mới chưa?
Hãy phân tích các bước quan trọng để tạo ra một kế hoạch quản lý mua sắm thành công, từ đó bạn có thể hợp lý hóa quy trình làm việc và mang lại kết quả dự án nổi bật.
Kế hoạch quản lý mua sắm là gì?
Kế hoạch quản lý mua sắm phác thảo cách thức một tổ chức hoặc nhóm dự án sẽ mua sắm hàng hóa và dịch vụ cần thiết từ các nhà cung cấp bên ngoài.
Kế hoạch là một tài liệu chiến lược nêu rõ các mục tiêu mua sắm, các yếu tố lựa chọn nhà cung cấp, quy trình kiểm soát hợp đồng và các biện pháp phòng ngừa rủi ro. Kế hoạch này đảm bảo các hoạt động mua sắm được đồng bộ hóa với tiến độ dự án, chi phí và kỳ vọng về chất lượng.
Kế hoạch mua sắm hiệu quả giúp tránh gián đoạn chuỗi cung ứng, tăng chi phí và các vấn đề tuân thủ. Kế hoạch này xác định rõ vai trò và trách nhiệm, đảm bảo sự phối hợp suôn sẻ giữa các bên liên quan, nhóm mua sắm và quản lý dự án.
🧠 Thú vị: Hợp đồng mua sắm quy mô lớn đầu tiên được ghi nhận từ khoảng năm 3000 TCN. Hợp đồng này cung cấp đá và lao động cho việc xây dựng các kim tự tháp của Ai Cập. Hợp đồng viết tay cổ nhất được phát hiện ở Mesopotamia được ghi trên một tấm đất sét.
⭐ Mẫu nổi bật
Mẫu mua sắm của ClickUp giúp hợp lý hóa toàn bộ quy trình mua hàng của bạn, từ lựa chọn nhà cung cấp đến theo dõi đơn đặt hàng. Dễ dàng quản lý các yêu cầu, phê duyệt và ngân sách tại một nơi để giữ cho quá trình mua sắm hiệu quả, có tổ chức và sẵn sàng cho việc kiểm toán.
Vai trò của quản lý mua sắm trong quản lý dự án
Trong quản lý dự án, mua sắm là động lực thúc đẩy thành công.
Kế hoạch này đảm bảo các nhóm có thể tiếp cận kịp thời các nguồn lực phù hợp, đồng thời kiểm soát chi phí và giảm thiểu rủi ro. Bằng cách thiết lập các hợp đồng rõ ràng, cài đặt lịch trình giao hàng và xác định các tiêu chuẩn chất lượng ngay từ đầu, các nhà quản lý mua sắm sẽ đặt nền tảng cho dự án diễn ra suôn sẻ.
Quản lý mua hàng hiệu quả cũng củng cố mối quan hệ với nhà cung cấp và thực thi tuân thủ hợp đồng, giảm khả năng chậm trễ hoặc vượt ngân sách. Điều quan trọng không kém là nó mang lại sự minh bạch cho toàn bộ quy trình — đang theo dõi đơn đặt hàng, phê duyệt và hiệu suất của nhà cung cấp — để mọi người luôn được thông báo và thống nhất.
Cuối cùng, các thực tiễn mua sắm vững chắc là yếu tố thiết yếu để thực hiện các dự án đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách và theo các tiêu chuẩn cao nhất.
👀 Bạn có biết? 21% người ra quyết định và 24% lãnh đạo cấp cao muốn nhóm mua sắm của họ trở nên nhanh nhẹn và linh hoạt hơn để ứng phó với sự gián đoạn chuỗi cung ứng.
Tại sao kế hoạch quản lý mua sắm lại quan trọng?
Một kế hoạch chính thức giúp tránh chi tiêu không cần thiết, sự chậm trễ và sự không tuân thủ của tổ chức. Điều này quan trọng vì những lý do sau:
Hiệu quả chi phí và kiểm soát chi tiêu
Kế hoạch mua sắm được soạn thảo hiệu quả giúp tổ chức tối ưu hóa chi tiêu bằng cách ngăn chặn việc mua sắm không cần thiết và đảm bảo giá cả cạnh tranh từ các nhà cung cấp. Kế hoạch này cho phép các công ty đàm phán các điều khoản tốt hơn, thiết lập mối quan hệ tốt hơn với các nhà cung cấp và giảm chi phí.
📌 Hãy tưởng tượng một nhóm tiếp thị cần vật liệu cho sự kiện. Thay vì mua từ nhiều nhà cung cấp với giá vào phút chót, kế hoạch mua sắm giúp họ đàm phán hợp đồng hàng năm với các nhà cung cấp ưa thích, tiết kiệm cả tiền bạc và thời gian.
Phù hợp với chiến lược kinh doanh
Kế hoạch mua sắm đảm bảo các hoạt động mua hàng phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức. Bằng cách dự đoán trước các mục tiêu mua sắm, các công ty có thể lên lịch mua hàng quan trọng, tránh chi tiêu không cần thiết và cải thiện kế hoạch tài chính.
📌 Hãy xem xét một công ty xây dựng có kế hoạch thực hiện nhiều dự án trong năm. Với kế hoạch mua sắm, nhóm mua sắm có thể điều chỉnh việc mua nguyên vật liệu số lượng lớn theo dòng thời gian của dự án, đảm bảo giảm giá đồng thời tránh tình trạng hết hàng.
Cải thiện quản lý nhà cung cấp
Kế hoạch quản lý mua hàng đảm bảo có các tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp rõ ràng, giúp doanh nghiệp yên tâm giao dịch với các nhà cung cấp đáng tin cậy. Với mối quan hệ tốt với nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể đàm phán các điều khoản hợp đồng có lợi, nâng cao chất lượng dịch vụ và tránh rủi ro liên quan đến việc sử dụng nhà cung cấp kém hiệu quả.
📌 Hình ảnh một công ty bán lẻ đánh giá nhà cung cấp hàng năm thông qua thẻ điểm dựa trên dòng thời gian giao hàng và chất lượng. Một kế hoạch mua sắm mạnh mẽ cho phép họ thay thế các nhà cung cấp có hiệu suất thấp trước khi sự hài lòng của khách hàng giảm xuống.
Tuân thủ quy định và chính sách
Các tổ chức phải tuân thủ các chính sách nội bộ và luật pháp bên ngoài khi mua sắm. Một kế hoạch quản lý dự án chính thức đảm bảo tất cả các hoạt động mua sắm tuân thủ quy định, ngăn ngừa các vấn đề pháp lý, tiền phạt hoặc mất uy tín do không tuân thủ.
📌 Một công ty chăm sóc sức khỏe, ví dụ, phải đảm bảo tất cả các thiết bị y tế được mua đều tuân thủ các quy định của chính phủ. Kế hoạch mua sắm tích hợp các kiểm tra tuân thủ vào mọi quyết định mua hàng, giảm thiểu rủi ro pháp lý.
Giảm thiểu rủi ro và lập kế hoạch dự phòng
Mua sắm có rủi ro trong trường hợp nhà cung cấp không thực hiện, giá cả biến động và vấn đề chất lượng. Kế hoạch quản lý mua sắm bao gồm các quy trình quản lý rủi ro, chẳng hạn như đánh giá, lập kế hoạch dự phòng và tìm nguồn cung ứng thay thế, để giảm thiểu sự gián đoạn hoạt động.
📌 Hãy tưởng tượng một công ty sản xuất mua các linh kiện quan trọng từ nước ngoài. Khi xảy ra sự chậm trễ trong vận chuyển, nhà cung cấp dự phòng được liệt kê trong kế hoạch mua hàng sẽ đảm bảo dây chuyền sản xuất tiếp tục hoạt động mà không bị tổn thất lớn.
Tối ưu hóa thời gian và nguồn lực
Nếu không có quy trình được ghi chép rõ ràng, các hoạt động mua sắm dễ dẫn đến sự kém hiệu quả và lãng phí. Với một kế hoạch chính xác, các tổ chức có thể giảm chi phí hành chính và tập trung vào các hoạt động kinh doanh quan trọng thay vì lặp đi lặp lại các quy trình mua sắm.
📌 Hãy nghĩ về một công ty SaaS đang phát triển nhanh chóng, hợp tác với nhiều nhà cung cấp để cung cấp dịch vụ đăng ký phần mềm. Quy trình mua sắm được hợp lý hóa giúp giảm bớt thủ tục giấy tờ và sự nhầm lẫn của nhà cung cấp, cho phép nhân viên tập trung vào việc cải tiến sản phẩm thay vì theo đuổi các thủ tục phê duyệt.
👀 Bạn có biết? Với sự gián đoạn liên tục của chuỗi cung ứng, những thay đổi nhanh chóng của công nghệ và nhu cầu về quy trình trơn tru hơn, 47% các nhà lãnh đạo chuỗi cung ứng phải đối mặt với tình trạng hoạt động kém hiệu quả.
Các thành phần chính của kế hoạch quản lý mua sắm
Kế hoạch quản lý mua sắm có ba thành phần chính:
| Thành phần | Ý nghĩa của nó |
| Chiến lược mua sắm | ✅ Phác thảo hướng đi chung cho việc mua sắm hàng hóa và dịch vụ ✅ Quy định những gì cần mua sắm, thời gian và giới hạn ngân sách ✅ Đảm bảo việc mua sắm phù hợp với mục tiêu của tổ chức đồng thời tối ưu hóa chi phí và hiệu quả |
| Quy trình mua sắm | ✅ Mô tả các thủ tục tuần tự để mua sắm hàng hóa và dịch vụ: xác định nhu cầu, lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng và quản lý hoạt động ✅ Đảm bảo hiệu quả chi phí và giao hàng đúng hạn |
| Kế hoạch kiểm soát mua sắm | ✅ Xây dựng quy trình đánh giá hoạt động mua sắm ✅ Tập trung vào việc kiểm soát chi phí, đảm bảo chất lượng và tuân thủ các chính sách và luật pháp ✅ Giữ chi phí mua sắm trong ngân sách đồng thời hỗ trợ các mục tiêu của tổ chức |
Ngoài ba thành phần trên, các thành phần khác bao gồm:
| Các thành phần bổ sung | Tại sao chúng quan trọng? |
| Mục tiêu và mục đích mua sắm | Các mục tiêu được xác định rõ ràng thúc đẩy quá trình mua sắm tiến triển |
| Xác định và tương tác với các bên liên quan | Kế hoạch mua sắm hiệu quả cần có sự tham gia của các bên liên quan chính như trưởng bộ phận, quản lý hợp đồng và người dùng cuối |
| Phân tích thị trường và lựa chọn nhà cung cấp | Một kế hoạch mua hàng mạnh mẽ bao gồm nghiên cứu thị trường toàn diện để xác định các nhà cung cấp tốt. Giá cả, thời gian giao hàng và hiệu suất của nhà cung cấp là các tham số khóa để đưa ra quyết định mua hàng thông minh. |
| Xem xét ngân sách và chi phí | Kế hoạch mua sắm phải bao gồm tất cả các chi phí mua hàng — chi phí trực tiếp, thuế, hậu cần và lắp đặt. Theo dõi chi tiêu qua phần mềm mua sắm giúp tổ chức tuân thủ ngân sách và tránh chi tiêu quá mức. |
| Đánh giá và giảm thiểu rủi ro | Mua sắm tiềm ẩn những rủi ro như sự chậm trễ của nhà cung cấp hoặc các vấn đề về chất lượng. Một kế hoạch tốt bao gồm đánh giá rủi ro và chiến lược giảm thiểu rủi ro, chẳng hạn như xác định nhà cung cấp thay thế hoặc thực hiện các biện pháp dự phòng để giảm thiểu sự gi |
| Lịch trình và dòng thời gian mua sắm | Dòng thời gian chính thức đảm bảo các hoạt động mua sắm phù hợp với lịch trình dự án. Nó bao gồm các cột mốc quan trọng như lựa chọn nhà cung cấp, ký kết hợp đồng và lịch trình giao hàng để giữ cho quá trình diễn ra đúng tiến độ. |
| Quản lý hợp đồng và hành chính | Quản lý hợp đồng hiệu quả đảm bảo nhà cung cấp tuân thủ các điều khoản đã thỏa thuận, tạo điều kiện thuận lợi cho việc đàm phán, đảm bảo tuân thủ và quản lý các sửa đổi hợp đồng. Điều này bảo vệ lợi ích của tổ chức và cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp. |
| Đo lường và đánh giá hiệu quả | Đang theo dõi hiệu suất mua sắm thông qua các Chỉ số hiệu suất chính ( KPI ) cho phép đo lường độ tin cậy, chi phí và hiệu quả của nhà cung cấp. Kiểm tra thường xuyên giúp các tổ chức hợp lý hóa chiến lược mua sắm và cải thiện hiệu suất. |
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Các nhóm mua sắm và nhà cung cấp phải hợp tác chặt chẽ để hiện đại hóa hoạt động. Bằng cách mở rộng quan hệ đối tác một cách có chủ đích, họ có thể đáp ứng vai trò ngày càng mở rộng của mua sắm trong toàn tổ chức.
Hướng dẫn từng bước: Tạo kế hoạch quản lý mua sắm
Kế hoạch quản lý mua sắm phù hợp có thể giúp tổ chức mua sắm hàng hóa và dịch vụ phù hợp với giá trị tốt nhất, đồng thời đạt được hiệu quả, tuân thủ và tiết kiệm chi phí. Dưới đây là quy trình từng bước để xây dựng kế hoạch mua sắm rõ ràng.
1. Xác định mục tiêu mua sắm
Bước đầu tiên trong việc lập kế hoạch mua sắm là tạo ra các mục tiêu rõ ràng phù hợp với các mục tiêu kinh doanh đã định. Các tổ chức cần biết rõ họ muốn mua sắm gì, tại sao và họ mong đợi gì từ việc mua sắm đó.
2. Phát triển chiến lược mua sắm và ngân sách
Một kế hoạch mua sắm thành công sẽ giải thích cách một tổ chức sẽ mua hàng hóa và dịch vụ một cách hiệu quả nhất về chi phí và đáng tin cậy nhất. Các bước bao gồm:
- Xác định mua sắm toàn cầu hoặc quốc gia, hợp đồng ngắn hạn và dài hạn, hoặc sản xuất nội bộ so với mua sắm từ bên thứ ba
- Khám phá lịch sử mua sắm để tìm hiểu về các cơ hội tiết kiệm chi phí
- Cài đặt giới hạn chi tiêu để tránh chi tiêu quá mức và phân bổ ngân sách dựa trên chi tiêu ưu tiên
3. Yêu cầu báo giá/đề xuất (báo giá) từ nhà cung cấp
Sau khi xác định yêu cầu và chiến lược mua sắm, việc hiểu rõ các nhà cung cấp tiềm năng và các hoạt động mời thầu sẽ được thực hiện. Đây là các yêu cầu đề xuất ( RFPs ) hoặc yêu cầu báo giá ( RFQs ) để thu thập các đề xuất cạnh tranh. Các tài liệu này phải bao gồm:
- Xác định rõ ràng các hàng hóa hoặc dịch vụ cần thiết
- Lịch giao hàng và tiêu chuẩn dịch vụ được dự kiến trước
- Tiêu chí đánh giá nhà cung cấp
4. So sánh các đề xuất và lựa chọn nhà cung cấp
Khi đã nhận được các hồ sơ dự thầu, các công ty phải so sánh các nhà cung cấp dựa trên các tham số đã định để đánh giá. Một quy trình đánh giá hiệu quả cần xem xét các yếu tố sau:
- Chi phí so với giá trị: So sánh chi phí liên quan đến lợi ích lâu dài
- Đảm bảo chất lượng: Xác nhận kết quả hoạt động trong quá khứ, tham khảo ý kiến khách hàng và tuân thủ các tiêu chuẩn ngành
- Độ tin cậy: Đảm bảo rằng các nhà cung cấp có thể đáp ứng các yêu cầu kinh doanh thay đổi trong khi duy trì mức độ dịch vụ
- Điều khoản hợp đồng: Đảm bảo bảo hành, chính sách trả hàng và điều khoản hỗ trợ sau mua hàng
Các nhà cung cấp được lựa chọn có thể được đàm phán thêm trước khi ký kết hợp đồng để đạt được thỏa thuận tốt nhất.
5. Quản lý quy trình mua sắm và kết thúc quy trình
Sau khi lựa chọn nhà cung cấp, tổ chức phải giám sát việc giao hàng hiệu quả và đảm bảo tuân thủ và kiểm soát chất lượng. Dưới đây là các hoạt động chính trong giai đoạn này:
- Theo dõi đơn đặt hàng: Giám sát việc giao hàng để xác định thời gian hoàn thành kịp thời
- Kiểm tra chất lượng: Kiểm tra nguyên vật liệu nhận được để đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật
- Giải quyết vấn đề: Khởi xướng hành động kịp thời để giải quyết các sai lệch hoặc vấn đề liên quan đến nhà cung cấp
- Xử lý thanh toán: Đảm bảo tất cả các khoản thanh toán được xử lý theo yêu cầu hợp đồng
- Báo cáo cuối cùng & đánh giá: Đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp cho các mục đích trong tương lai và chính thức kết thúc hợp đồng mua sắm
👀 Bạn có biết? Giảm 10% chi phí nhà cung cấp có thể tăng EBITDA lên 32% cho các công ty Fortune 500 và 27% cho các doanh nghiệp FTSE 350, mở ra cơ hội tăng lợi nhuận đáng kể.
Các công cụ tốt nhất cho lập kế hoạch quản lý mua sắm
Các công cụ phù hợp có thể mang lại hiệu quả mua sắm, tiết kiệm chi phí và tuân thủ chính sách. Phần mềm mua sắm hiện đại và các giải pháp quản lý dự án giúp hợp lý hóa quy trình, tự động hóa các hoạt động và hiển thị chi tiêu. Dưới đây là danh sách một số công cụ quản lý kế hoạch mua sắm hàng đầu:
Phần mềm quản lý mua sắm
Với phần mềm mua sắm, các công ty có thể quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp đồng thời giám sát hoạt động mua hàng và tự động hóa quá trình mua sắm. Một số giải pháp nổi tiếng bao gồm:
SAP Ariba
Giải pháp mua sắm dựa trên đám mây để hợp lý hóa việc tìm nguồn cung ứng, quản lý hợp đồng và hợp tác với các nhà cung cấp. Giải pháp này giúp các tổ chức đạt được thỏa thuận tốt hơn và tối ưu hóa chi tiêu với khả năng hiển thị hoạt động mua sắm theo thời gian thực.
Đám mây mua sắm Oracle
Một giải pháp tuyệt vời giúp tự động hóa quá trình mua hàng, đánh giá nhà cung cấp và ký kết hợp đồng. Giải pháp này đảm bảo tuân thủ chính sách mua hàng và đơn giản hóa quy trình mua hàng.
Coupa
Giải pháp mua sắm toàn diện cho quản lý chi tiêu, quản lý rủi ro nhà cung cấp và quy trình phê duyệt tự động. Coupa tích hợp với hệ thống tài chính để theo dõi ngân sách theo thời gian thực và kiểm soát chi phí.
🧠 Thông tin thú vị: Các nhà quản lý mua hàng không chỉ đơn thuần là đặt hàng các mục; họ còn đàm phán hợp đồng, đảm bảo chất lượng và phân tích hiệu suất của nhà cung cấp. Họ thường được coi là những anh hùng thầm lặng trong thế giới doanh nghiệp, cân bằng giữa quản lý chi phí và đảm bảo chất lượng
Quản lý dự án và hợp đồng: ClickUp
ClickUp, ứng dụng làm việc toàn diện, tập hợp tất cả dòng thời gian, công việc và hợp đồng của bạn vào một không gian làm việc thống nhất. Từ soạn thảo thỏa thuận đến theo dõi kết quả và phê duyệt, ClickUp giúp bạn tuân thủ tiến độ, kiểm soát chi phí và quản lý trách nhiệm của nhà cung cấp — từng bước một.
Phần mềm CRM của ClickUp dành cho giám đốc mua hàng cung cấp cho giám đốc mua hàng một nguồn thông tin duy nhất để quản lý mọi khía cạnh của vòng đời nhà cung cấp.
Quên đi những bảng tính và chuỗi email rải rác. ClickUp CRM lưu trữ tất cả dữ liệu nhà cung cấp, như thông tin liên hệ, điều khoản hợp đồng, lịch sử hoạt động và tài liệu, ở một nơi, để nhóm của bạn luôn biết phải tìm ở đâu và phải làm gì tiếp theo.
Nó có thể giúp bạn:
- Tạo, phê duyệt và theo dõi đơn đặt hàng nhanh hơn
- Đặt kích hoạt phê duyệt tùy chỉnh, gắn thẻ các thành viên nhóm có liên quan và tự động cập nhật trạng thái đơn đặt hàng
- Theo dõi chi tiêu theo thời gian thực với bảng điều khiển trực tiếp
- Đặt ngưỡng ngân sách, tự động báo cáo khi vượt ngân sách và giữ cho nhóm tài chính của bạn luôn cập nhật thông tin mà không cần công cụ khác
- Sử dụng bảng điều khiển được tạo sẵn để theo dõi thời gian giao hàng, vấn đề chất lượng và hiệu suất tổng thể của nhà cung cấp
- Kết nối hệ thống kho của bạn với ClickUp để theo dõi mức tồn kho và kích hoạt đặt hàng lại tự động
Nhìn chung, ClickUp kết nối với các công cụ mua sắm, ERP và ứng dụng giao tiếp yêu thích của bạn để giữ cho quy trình làm việc của bạn diễn ra liên tục.
David U chia sẻ kinh nghiệm của mình:
Điểm tôi yêu thích nhất ở ClickUp là khả năng tùy chỉnh. Bạn có thể điều chỉnh mọi thứ — chế độ xem, trạng thái, trường, tự động hóa — để phù hợp hoàn hảo với quy trình làm việc của mình. Nó thích ứng với bạn, không phải ngược lại.
Điểm tôi yêu thích nhất ở ClickUp là khả năng tùy chỉnh. Bạn có thể điều chỉnh mọi thứ — chế độ xem, trạng thái, trường, tự động hóa — để phù hợp hoàn hảo với quy trình làm việc của mình. Nó thích ứng với bạn, không phải ngược lại.
Tăng tốc độ phê duyệt mua hàng và cập nhật nhà cung cấp bằng tự động hóa
Tự động hóa ClickUp loại bỏ các công việc thủ công, đảm bảo quy trình mua sắm hiệu quả hơn. Với hơn 100 tùy chọn tự động hóa, các nhóm mua sắm có thể tự động hóa các hoạt động thường ngày như:
- Phân công công việc mua sắm dựa trên các yếu tố kích hoạt cụ thể
- Tự động cập nhật trạng thái công việc khi thanh toán hoàn thành hoặc vật liệu được giao
- Gửi thông báo để phê duyệt hoặc thay đổi
Các tự động hóa này giảm rủi ro lỗi do con người và giải phóng thời gian quý báu cho việc ra quyết định chiến lược. Với các quy tắc tự động hóa tùy chỉnh, các nhóm có thể điều chỉnh quy trình làm việc cho phù hợp với nhu cầu mua sắm cụ thể của mình, dẫn đến tăng năng suất và tính nhất quán giữa các dự án.
Chia sẻ tệp, theo dõi kết quả và liên lạc ngay lập tức với các nhà cung cấp
Giao tiếp hiệu quả là điều không thể thiếu trong mua sắm. ClickUp cung cấp một bộ công cụ hợp tác giúp tạo điều kiện cho sự tương tác liền mạch giữa các nhóm mua sắm và nhà cung cấp:
Tạo không gian riêng cho từng nhà cung cấp để tập trung thông tin liên lạc và tài liệu. Sử dụng tính năng Trò chuyện thời gian thực trong ClickUp để tham gia vào các cuộc trò chuyện tức thì nhằm giải quyết vấn đề kịp thời, từ đó cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp.
Cộng tác trên các hợp đồng, đề xuất và các tài liệu quan trọng khác qua ClickUp Docs trong nền tảng bằng cách sử dụng tính năng chia sẻ tài liệu. Các tính năng này đảm bảo tất cả các bên liên quan đều thống nhất, giảm thiểu hiểu lầm và thúc đẩy mối quan hệ với nhà cung cấp bền chặt hơn.
Luôn đi trước các sự chậm trễ với tính năng Giám sát cột mốc theo thời gian thực
Theo dõi tiến độ là rất quan trọng để giữ cho các dự án mua sắm đúng tiến độ. Tính năng theo dõi cột mốc của ClickUp cung cấp khả năng hiển thị rõ ràng về dòng thời gian của dự án.
Xác định các giai đoạn mua sắm chính là các cột mốc để theo dõi tiến độ. Hình dung toàn bộ dòng thời gian mua sắm bằng biểu đồ Gantt, xác định các yếu tố phụ thuộc và điều chỉnh lịch trình khi cần thiết. Tránh chậm trễ là chìa khóa để kiểm soát chi phí mua sắm.
Sử dụng các tín hiệu trực quan để đánh giá trạng thái hoàn thành của từng cột mốc. Các công cụ này cho phép các nhà quản lý mua hàng chủ động giải quyết các sự chậm trễ tiềm ẩn và đảm bảo giao hàng và dịch vụ đúng thời hạn
Mẫu quản lý mua sắm ClickUp
Mẫu Quản lý mua sắm của ClickUp được thiết kế để cung cấp một khung công tác toàn diện để quản lý các quy trình mua sắm từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành. Các tính năng chính của mẫu bao gồm:
- Trạng thái tùy chỉnh: Theo dõi tiến độ công việc mua sắm với các trạng thái như "Đang mở", "Đang tiến hành", "Cần làm rõ" và "Hoàn thành", giúp hiển thị rõ ràng từng giai đoạn của quy trình
- Trường Tùy chỉnh: Thu thập thông tin cần thiết như chi tiết liên hệ của nhà cung cấp, trạng thái phê duyệt mua sắm và thông tin người yêu cầu, đảm bảo tất cả dữ liệu liên quan đều có thể truy cập dễ dàng
- Chế độ xem tùy chỉnh: Sử dụng các chế độ xem khác nhau như Danh sách, Bảng và Lịch để sắp xếp và hiển thị các công việc mua sắm theo sở thích của nhóm và yêu cầu của dự án
- Theo dõi chi tiêu và tiết kiệm: Giám sát chi tiêu mua sắm và xác định các cơ hội tiết kiệm chi phí, hỗ trợ quản lý ngân sách và lập kế hoạch tài chính
- Phân loại nhà cung cấp: Phân loại nhà cung cấp dựa trên cấp độ và mức độ rủi ro để ưu tiên các cam kết và quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp một cách hiệu quả
Vượt qua thách thức trong quản lý mua sắm
Quản lý mua sắm liên quan đến nhiều yếu tố, bao gồm lựa chọn nhà cung cấp, kiểm soát ngân sách mua sắm, tuân thủ và quản lý rủi ro. Sự gián đoạn ở bất kỳ khâu nào trong quy trình mua sắm đều có thể dẫn đến sự kém hiệu quả, gây ra thiếu hụt ngân sách hoặc rủi ro liên quan đến nhà cung cấp kém chất lượng.
Những thách thức trong mua sắm đòi hỏi quản lý chiến lược toàn diện, sử dụng công nghệ phù hợp và sự hợp tác chặt chẽ giữa các bên liên quan.
1. Quản lý rủi ro và hiệu suất nhà cung cấp
Các nhà cung cấp đóng vai trò quan trọng đối với sự thành công của hoạt động mua sắm trong tổ chức. Tuy nhiên, hoạt động này có những rủi ro liên quan như không đáp ứng chất lượng mong đợi, chậm trễ trong giao hàng hoặc vị trí tài chính không ổn định, từ đó ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Các rủi ro này có thể dễ dàng kiểm soát thông qua:
- Đánh giá toàn diện nhà cung cấp trước khi họ được chấp nhận vào hệ thống
- Cài đặt các chỉ số đo lường hiệu suất (KPI) cho chất lượng, thời hạn và mức độ dịch vụ đồng thời giám sát tích cực các chỉ số này
- Đa dạng hóa và quản lý nhà cung cấp để tránh phụ thuộc vào một nguồn cung cấp duy nhất, từ đó đảm bảo có các phương án sao lưu
- Kiểm tra nhà cung cấp thường xuyên và các kênh truyền thông rõ ràng giúp phát triển mối quan hệ nhà cung cấp mạnh mẽ, đáng tin cậy
2. Kiểm soát chi phí và đảm bảo nằm trong ngân sách
Vượt ngân sách là vấn đề phổ biến trong mua sắm, đặc biệt khi phát sinh chi phí khẩn cấp hoặc nhà cung cấp tăng giá. Để duy trì kỷ luật tài chính tốt, luôn:
- Sử dụng dự báo chi tiêu và ngân sách theo thời gian thực
- Đàm phán với nhà cung cấp để ký kết hợp đồng dài hạn và cài đặt giá cả
- Sử dụng các công cụ kiểm kê để giám sát và theo dõi hàng tồn kho để đảm bảo sản xuất diễn ra suôn sẻ
- Phần mềm mua sắm nên tự động phê duyệt chi phí, nhưng chi tiêu phải nằm trong giới hạn ngân sách
3. Đảm bảo tuân thủ các quy định và chính sách
Nhiều chính sách nội bộ, quy định ngành và yêu cầu pháp lý phải được tuân thủ trong quy trình mua sắm. Việc vi phạm các quy định này có thể dẫn đến phạt tiền, buộc tổ chức phải đối mặt với thiệt hại về uy tín hoặc tranh chấp hợp đồng. Để tránh những tình huống này, điều quan trọng là:
- Để cập nhật các thay đổi trong quy định liên quan đến quy trình mua sắm
- Kiểm tra tuân thủ tự động trong phần mềm liên quan đến mua sắm
- Hướng dẫn các nhóm mua sắm về các thực tiễn pháp lý và đạo đức trong mua sắm
4. Xử lý gián đoạn chuỗi cung ứng
Các sự kiện bất ngờ, chẳng hạn như gián đoạn chuỗi cung ứng toàn cầu, thiếu hụt nguyên liệu thô hoặc chậm trễ trong vận chuyển, có thể làm chậm quá trình mua sắm trong một tổ chức. Việc xây dựng khả năng phục hồi có thể yêu cầu:
- Phát triển các kế hoạch dự phòng, chẳng hạn như mạng lưới nhà cung cấp thay thế
- Đảm bảo kế hoạch tồn kho với tồn kho dự phòng cho các vật liệu quan trọng
- Xác định các rủi ro tiềm ẩn trước khi chúng trở nên nghiêm trọng thông qua phân tích thông minh trong tương lai
5. Tăng hiệu quả trong mua sắm và hiển thị cao hơn
Các quy trình thủ công trong mua sắm có thể dễ dàng dẫn đến sự kém hiệu quả, lỗi và thiếu hiển thị trong chi tiêu. Để cải thiện hoạt động mua sắm:
- Tất cả các quy trình làm việc nên được tự động hóa thông qua việc sử dụng phần mềm quản lý mua hàng
- Hợp lý hóa hoạt động để dễ dàng theo dõi, tập trung dữ liệu nhà cung cấp và hợp đồng
- Tiêu chuẩn hóa quy trình mua sắm để giảm thiểu sự không nhất quán
6. Thu hút sự tham gia của các bên liên quan
Các bộ phận khác nhau tham gia vào nỗ lực mua sắm bao gồm nhóm tài chính, vận hành và pháp lý. Sự thiếu thống nhất giữa các bên liên quan có thể làm chậm trễ quá trình hoặc gây ra sự hiểu lầm nội bộ. Để thực hiện sự hợp tác:
- Xác định rõ vai trò và trách nhiệm áp dụng cho mua sắm
- Sử dụng nền tảng mua sắm tập trung để hiển thị thông tin chung
- Cần tổ chức các cuộc họp liên bộ phận thường xuyên để hài hòa các mục tiêu mua sắm với mục tiêu kinh doanh
7. Sử dụng công nghệ
Lĩnh vực mua sắm đang thay đổi nhanh chóng do những tiến bộ trong AI, tự động hóa và phân tích. Các công ty không thích ứng sẽ chắc chắn gặp vấn đề về hiệu quả. Để duy trì khả năng cạnh tranh:
- Đầu tư vào các công cụ mua sắm kỹ thuật số để đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu
- Sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) thông qua phần mềm phân tích mua sắm để dự báo nhu cầu và đánh giá nhà cung cấp.
- Đào tạo các nhóm mua sắm về các công nghệ mua sắm mới nổi
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Tạo bảng điều khiển tùy chỉnh trong ClickUp để trực quan hóa các chỉ số mua sắm. Theo dõi các KPI quan trọng, bao gồm thời gian giao hàng và chất lượng, để đưa ra quyết định sáng suốt và tối ưu hóa chiến lược mua sắm của bạn.
Quản lý mua sắm hoàn hảo với phần mềm phù hợp
Mua sắm thông minh là nền tảng của các dự án thành công, giúp mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch và trong phạm vi ngân sách. Dựa vào các quy trình rời rạc, tạm thời có thể dẫn đến sự kém hiệu quả, rủi ro tuân thủ và sự chậm trễ tốn kém. Đó là điểm nổi bật của ClickUp.
Đây không chỉ là một công cụ quản lý dự án khác, mà là nền tảng tất cả trong một để thực hiện mua sắm hợp lý, tuân thủ và dựa trên dữ liệu. Với ClickUp, bạn có thể tập trung mọi bước trong quy trình mua sắm, hợp tác liền mạch với các bên liên quan và hiển thị thời gian thực về ngân sách, dòng thời gian và hiệu suất của nhà cung cấp.
Kiểm soát chiến lược mua sắm của bạn và đạt kết quả tốt hơn, nhanh hơn. Bắt đầu sử dụng ClickUp miễn phí ngay hôm nay!
Câu hỏi thường gặp
5 thành phần của kế hoạch quản lý mua sắm là gì?
Kế hoạch quản lý mua sắm thường bao gồm một số thành phần chính để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Đầu tiên, kế hoạch này phác thảo các mục tiêu và mục đích mua sắm, làm rõ những gì tổ chức muốn đạt được. Kế hoạch này cũng xác định và thu hút các bên liên quan, đảm bảo rằng tất cả mọi người tham gia đều hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình. Tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp được thiết lập để hướng dẫn việc đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp. Kế hoạch này đặt ra lịch trình và dòng thời gian mua sắm, vạch ra các cột mốc và thời hạn quan trọng. Cuối cùng, kế hoạch bao gồm đánh giá rủi ro và chiến lược giảm thiểu rủi ro để dự đoán những thách thức tiềm ẩn và vạch ra các bước để giải quyết chúng.
Kế hoạch quản lý mua sắm có những việc cần làm gì?
Kế hoạch quản lý mua sắm đóng vai trò như một lộ trình để mua sắm hàng hóa và dịch vụ cần thiết để hoàn thành dự án thành công. Kế hoạch này xác định cách thức quản lý các hoạt động mua sắm, từ lập kế hoạch và lựa chọn nhà cung cấp đến quản lý hợp đồng và giám sát hiệu suất. Bằng cách cung cấp cấu trúc và sự rõ ràng, kế hoạch giúp đảm bảo rằng việc mua sắm được thực hiện hiệu quả, tiết kiệm chi phí và phù hợp với mục tiêu của dự án. Kế hoạch cũng giúp giảm thiểu rủi ro, hợp lý hóa giao tiếp và giữ dự án đi đúng hướng.
Những nội dung cần có trong kế hoạch mua sắm?
Một kế hoạch mua sắm toàn diện nên bao gồm tất cả các khía cạnh của quy trình mua hàng. Điều này bao gồm mục tiêu và phạm vi của dự án, cũng như vai trò và trách nhiệm của các bên liên quan chính. Kế hoạch này nên nêu chi tiết quy trình phân tích thị trường và lựa chọn nhà cung cấp, phác thảo ngân sách và các cân nhắc về chi phí, đồng thời cung cấp lịch trình mua sắm rõ ràng. Kế hoạch cũng phải đề cập đến các chiến lược quản lý rủi ro, thủ tục quản lý hợp đồng và phương pháp đo lường và đánh giá hiệu quả mua sắm. Việc bao gồm các yếu tố này đảm bảo quy trình mua sắm minh bạch, có trách nhiệm và phù hợp với mục tiêu của tổ chức.
7 bước của quy trình mua sắm là gì?
Quy trình mua sắm thường bao gồm bảy bước chính. Bắt đầu bằng việc xác định nhu cầu của tổ chức và cụ thể hóa các yêu cầu đối với hàng hóa hoặc dịch vụ. Tiếp theo, các nhà cung cấp tiềm năng được tìm kiếm và đánh giá thông qua quá trình đấu thầu hoặc đề xuất. Sau khi nhận được các hồ sơ dự thầu, chúng sẽ được đánh giá và nhà cung cấp tốt nhất sẽ được lựa chọn thông qua đàm phán và ký kết hợp đồng. Hợp đồng sau đó sẽ được quản lý để đảm bảo giao hàng đúng hạn và tuân thủ các điều khoản đã thỏa thuận. Cuối cùng, quy trình kết thúc bằng việc đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp, ghi chép kinh nghiệm rút ra và chính thức kết thúc quá trình mua sắm. Cách tiếp cận có cấu trúc này giúp các tổ chức tiết kiệm chi phí, duy trì chất lượng và giảm rủi ro trong suốt vòng đời mua sắm.