Cách cải thiện kế hoạch quản lý hàng tồn kho

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ phải đối mặt với thách thức khó khăn khi quản lý hàng tồn kho, bất kể ngành nghề nào. Làm thế nào để đáp ứng nhu cầu của khách hàng đồng thời giảm thiểu chi phí liên quan đến tồn kho quá nhiều hoặc hết hàng?

Là huyết mạch của hoạt động bán lẻ và bán buôn, quản lý hàng tồn kho đảm bảo rằng các doanh nghiệp có thể hoạt động hiệu quả.

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, nơi khách hàng có kỳ vọng cao và điều kiện thị trường thay đổi nhanh chóng, việc lập kế hoạch hàng tồn kho kém có thể dẫn đến những hậu quả tài chính nghiêm trọng, chẳng hạn như tăng chi phí vận chuyển và mất cơ hội bán hàng.

Tuy nhiên, tối ưu hóa hàng tồn kho đảm bảo sản phẩm luôn có sẵn, giảm lượng hàng tồn kho dư thừa và giải phóng vốn, dẫn đến dòng tiền tốt hơn và sự hài lòng của khách hàng. Rõ ràng, lập kế hoạch và quản lý hàng tồn kho là những khía cạnh quan trọng trong việc điều hành một doanh nghiệp và quyết định sự thành công của nó.

Bài viết này sẽ tìm hiểu cách cải thiện và thành thạo quy trình lập kế hoạch hàng tồn kho. Nhưng trước tiên, hãy cùng tìm hiểu những kiến thức cơ bản.

Hiểu về lập kế hoạch hàng tồn kho

Hãy tưởng tượng: bạn đã phát triển một sản phẩm thành công và ngay khi ra mắt, bạn tự tin rằng sản phẩm sẽ bán hết. Bạn dự trữ hàng, tiếp thị và chờ đợi bảng hiệu "hết hàng" xuất hiện. Tuy nhiên, một vấn đề bất ngờ phát sinh và giờ đây thời gian giao hàng lâu hơn dự kiến.

Kết quả là, khách hàng của bạn bắt đầu hủy đơn đặt hàng và yêu cầu hoàn tiền. Thời gian giao hàng kéo dài đã làm giảm nhu cầu đối với sản phẩm, khiến bạn bị tồn kho và không có người mua.

Thành công và thất bại, đúng như nghĩa đen!

Tích trữ sản phẩm mà không đánh giá kỹ nhu cầu có thể dẫn đến tồn kho quá mức, tăng chi phí lưu trữ và lãng phí tiềm ẩn. Hiệu ứng ngược lại sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi nhuận và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Mặt khác, hiểu và thực hiện các chiến lược thông minh có thể giúp bạn luôn dẫn đầu trong cuộc đua. Quản lý hàng tồn kho đúng cách là quản lý theo từng lớp. Về lâu dài, phần mềm quản lý hàng tồn kho có thể giúp toàn bộ nỗ lực trở nên dễ dàng và đáng tin cậy hơn.

Kế hoạch hàng tồn kho là gì?

Lập kế hoạch hàng tồn kho bao gồm việc quản lý và tổ chức các sản phẩm mà một thương hiệu dự định bán để tạo ra lợi nhuận. Nó bao gồm các chiến lược và hậu cần khác nhau phải được thực hiện hàng ngày để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ.

Kế hoạch hàng tồn kho khác nhau giữa các doanh nghiệp. Không thể áp dụng một chiến lược cho tất cả.

Ví dụ, dự trữ hàng hóa cho các kỳ dài hơn không phải là một lựa chọn nếu bạn kinh doanh thời trang hoặc thực phẩm dễ hỏng. Mục tiêu chính của một nhà mốt là bán hết hàng trước khi chúng lỗi mốt. Đối với kinh doanh thực phẩm, dự trữ quá nhiều mà không có nhu cầu rõ ràng có thể dẫn đến hư hỏng hàng hóa.

Hàng tồn kho chỉ có giá trị khi nó tiếp tục chuyển động và tạo ra luồng tiền mặt sinh lời.

Lợi ích của kế hoạch hàng tồn kho

Kế hoạch hàng tồn kho hiệu quả giúp doanh nghiệp của bạn kiếm được doanh thu mà không gặp trở ngại. Đây là cơ sở để bạn bắt đầu.

Dưới đây là bốn lợi ích chính của việc lập kế hoạch và quản lý hàng tồn kho phù hợp.

Tăng lợi nhuận

Mỗi đô la hàng tồn kho mà một công ty giữ vượt quá mức lý tưởng sẽ tạo ra chi phí thêm từ 20% đến 30%

Kế hoạch hàng tồn kho chính xác cho phép bạn tạo ra lợi nhuận, tăng cường cơ hội và mở rộng doanh số bán hàng theo mùa. Theo dõi hiệu suất và phân tích dữ liệu bán hàng trong quá khứ sẽ giúp bạn đàm phán với nhà cung cấp, nhà đóng gói và nhà vận chuyển để hàng tồn kho của bạn luôn ở mức tối ưu.

Sự hài lòng của khách hàng

Hãy lấy ví dụ về một hiệu sách có tên Forgotten Chapter. Hiệu sách này bắt đầu kinh doanh sách cổ điển, với hàng đống tiểu thuyết giảm giá và người dân đổ xô đến mua.

Vài tháng sau, Forgotten Chapter quyết định phát triển theo xu hướng và bán những cuốn tiểu thuyết mới nhất đang bán chạy. Họ lấp đầy kho hàng và kinh doanh tăng gấp đôi. Trong quá trình đó, họ mất dấu việc lưu trữ những cuốn sách cổ điển, chuyên môn của họ. Cuối cùng, khách hàng ghé qua giảm, khách quen ngừng đến và doanh số bán hàng giảm mạnh.

Bạn nghĩ vấn đề ở đây là gì?

Họ dự trữ các sản phẩm mới nhất, cải thiện doanh số ban đầu, nhưng khi làm vậy, họ đã mất đi điểm bán hàng độc đáo (USP). Chính những sản phẩm cổ điển của họ mới là điều thực sự giúp họ nổi bật.

Điều này có nghĩa là các doanh nghiệp không nên phát triển theo xu hướng? Tất nhiên là không, họ nên phát triển. Tuy nhiên, điều mà Forgotten Chapter đã bỏ qua là phân tích KPI và quản lý đơn đặt hàng. Đây là một trường hợp điển hình về kế hoạch hàng tồn kho không thành công.

Phần mềm quản lý đơn đặt hàng có thể giúp bạn theo dõi các đơn đặt hàng trong quá khứ, cho phép bạn lập kế hoạch và mở rộng quy mô phù hợp.

Lập kế hoạch hàng tồn kho liên quan trực tiếp đến sự hài lòng của khách hàng. Phân tích dữ liệu bán hàng trong quá khứ, dự đoán xu hướng bán hàng trong tương lai và thực hiện chiến lược phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Tận dụng điểm bán hàng độc đáo của bạn để thu hút khách hàng trung thành.

Giảm chi phí lưu kho

Nhiều công ty khởi nghiệp có xu hướng dự trữ hàng tồn kho quá nhiều, khiến vốn ban đầu bị ứ đọng. Ngược lại, lập kế hoạch hàng tồn kho giúp giải phóng vốn. Các câu hỏi quan trọng cần đặt ra ở đây là: Sản phẩm bán như thế nào? Bán ở đâu? Khách hàng lý tưởng là ai?

Bằng cách trả lời những câu hỏi này, bạn có thể bắt đầu giảm chi phí lưu kho một cách hiệu quả.

Phần lớn công việc này đòi hỏi sự lập kế hoạch trong khi hiểu rõ sức chứa của doanh nghiệp. Nó bao gồm việc xem xét dữ liệu, tính toán lượng hàng tồn kho hiện tại và dự báo xu hướng trong tương lai, từ đó giảm chi phí lưu kho hàng tồn kho không thể di chuyển. Bạn có thể dẫn dắt công ty bằng cách cho họ thấy kế hoạch sức chứa với sự trợ giúp của các bảng Excel đơn giản và các mẫu lập kế hoạch hàng tồn kho dễ sử dụng.

Nâng cao hiệu quả chuỗi cung ứng

Kế hoạch hàng tồn kho Just-In-Time (JIT) là một phương pháp hiệu quả cao để tránh tồn kho quá mức. Phương pháp này bao gồm việc chỉ nhận hàng hóa và nguyên liệu từ nhà cung cấp khi có nhu cầu.

Kế hoạch hàng tồn kho JIT còn được gọi là TPS hoặc Hệ thống sản xuất Toyota, theo tên của công ty ô tô nổi tiếng đã áp dụng phương thức hoạt động này vào đầu những năm 1970. Toyota chỉ đặt hàng các bộ phận cho xe của mình khi cần thiết hoặc khi nhận được đơn đặt hàng cho xe mới.

Đây cũng là kết quả của việc quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả.

Tại đây, Mẫu danh sách kiểm tra quản lý nhà cung cấp của ClickUp cho phép bạn tạo bảng tính giúp quản lý hàng tồn kho dễ dàng.

Tải xuống mẫu này

Mẫu này có thể giúp bạn đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất cho sản phẩm của mình, thu thập phản hồi để theo dõi hiệu suất của họ, đồng thời cải thiện giao tiếp và hợp tác.

Với mẫu này, bạn có thể

Những thách thức trong quá trình lập kế hoạch hàng tồn kho

Khía cạnh phức tạp nhất của lập kế hoạch hàng tồn kho là quản lý và hiểu được khối lượng dữ liệu lớn.

Mỗi đơn đặt hàng cần được ký xác nhận, đề cập chi tiết vận chuyển, liệt kê chi tiết kho hoặc kho lưu trữ, và chi phí cho mọi khía cạnh nhỏ nhất của kinh doanh cần được lập hóa đơn và hạch toán.

Tất cả điều này đòi hỏi một hệ thống hàng tồn kho hoàn hảo và dễ sử dụng, chưa kể đến kế hoạch logistics tiên tiến.

Một số thách thức khác có thể phát sinh là

Phương pháp lập kế hoạch hàng tồn kho

Mặc dù có một số mô hình lập kế hoạch hàng tồn kho, chúng tôi đã chọn tập trung vào một vài mô hình quan trọng.

Số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ)

Đây là lượng hàng tồn kho lý tưởng mà một doanh nghiệp phải có để giảm chi phí lưu kho. Nếu một thương hiệu có thể đạt được điều này, đó là một bước tiến đáng kể.

EOQ = √(2 D S) / H

Đây là công thức bạn cần điều chỉnh cho phù hợp với mô hình kinh doanh của mình, trong đó:

S là chi phí đặt hàng hoặc chi phí cố định

D là lượng hàng hóa được yêu cầu trong một năm

H là chi phí lưu kho hoặc chi phí biến đổi

Công thức này sẽ cho bạn biết lượng hàng tồn kho bạn cần vào bất kỳ thời điểm nào để kinh doanh diễn ra suôn sẻ. Nếu bạn cảm thấy khó thực hiện, bạn có thể sử dụng công cụ quản lý mua hàng để đơn giản hóa công việc.

Mô hình điểm đặt hàng lại

Điểm đặt hàng lại là điểm gợi ý mà tại đó doanh nghiệp phải đặt hàng lại hàng tồn kho để tránh rủi ro thiếu hàng.

Hãy lấy một tiệm bánh làm ví dụ. Tiệm bánh này chuyên bán bánh brioche và bánh luôn bán hết ngay sau khi ra lò. Khách hàng và chủ tiệm đều hài lòng. Đột nhiên, vấn đề phát sinh với việc mua bơ. Nhà cung cấp gặp vấn đề về điện, ảnh hưởng đến quá trình nướng bánh. Tiệm bánh phải đối mặt với sự chậm trễ trong việc cung cấp nguyên liệu. Điều này cuối cùng dẫn đến sự sụt giảm đáng kể về lượng khách hàng.

Điều gì đã xảy ra ở đây? Không có mô hình điểm đặt hàng lại phù hợp được áp dụng.

Để tránh những sự cố như vậy, bạn nên áp dụng hệ thống ghi chú hàng nhận. Hệ thống này cho phép bạn theo dõi nhà cung cấp và giám sát quá trình chuỗi cung ứng, giúp bạn xác định thời điểm đặt hàng thêm hàng tồn kho.

Lập kế hoạch tồn kho an toàn

Thực hành quản lý hàng tồn kho này đảm bảo bạn luôn có lượng hàng tồn kho an toàn để không bị hết hàng trong thời gian nhu cầu tăng cao. Công việc này giống như một chính sách bảo hiểm giúp bạn duy trì hoạt động kinh doanh.

Bạn phải tận dụng phân tích chuỗi giá trị để tăng tuổi thọ kinh doanh và đảm bảo quản lý hàng tồn kho hiệu quả nhất có thể. Quá trình này mang lại cho bạn lợi thế so với các đối thủ cạnh tranh.

Kế hoạch tồn kho an toàn được hỗ trợ bởi phân tích chuỗi giá trị giúp dự đoán xu hướng nhu cầu trong tương lai.

Phân tích ABC

Phân tích ABC là quá trình phân loại hàng tồn kho thành ba nhóm.

Phân tích này giúp đẩy nhanh quá trình lập kế hoạch và quản lý hàng tồn kho. Nó giúp các doanh nghiệp quyết định nên dự trữ những gì và dự trữ bao nhiêu. Khi phân tích nhu cầu lưu trữ dựa trên ABC, bạn sẽ sắp xếp thứ tự ưu tiên tốt hơn.

Bây giờ, hãy cùng tìm hiểu cách lập và thực hiện kế hoạch hàng tồn kho!

Cách phát triển và thực hiện kế hoạch hàng tồn kho

Việc phát triển và triển khai kế hoạch hàng tồn kho trong doanh nghiệp của bạn là một thách thức lớn. Nhưng đây là hướng dẫn từng bước nhanh chóng để thực hiện việc này.

Các bước để phát triển kế hoạch hàng tồn kho và thực hiện

Bằng cách làm theo các bước này và sử dụng phần mềm lập kế hoạch hàng tồn kho thương mại điện tử đáng tin cậy, bạn có thể lập kế hoạch hàng tồn kho đúng hướng và thúc đẩy sự phát triển kinh doanh.

Sử dụng ClickUp để lập kế hoạch và quản lý hệ thống hàng tồn kho

ClickUp giúp bạn quản lý và sắp xếp hàng tồn kho một cách hiệu quả, đồng thời cung cấp các tính năng có thể tùy chỉnh cao để phù hợp với mọi loại hình kinh doanh.

Lấy Mẫu quản lý hàng tồn kho ClickUp làm ví dụ. Mẫu này có thể xử lý và tùy chỉnh các yêu cầu của bạn một cách hiệu quả. Ngoài ra, đây còn là một công cụ lập kế hoạch hàng tồn kho rất thân thiện với người dùng.

Tải xuống mẫu này

Mẫu này có thể giúp bạn theo nhiều cách:

Tải xuống mẫu này

Quản lý chuỗi cung ứng và hàng tồn kho đi đôi với nhau. Mẫu hàng tồn kho của ClickUp giúp theo dõi toàn bộ chuỗi cung ứng một cách nhanh chóng, dễ dàng và hiệu quả.

Với mẫu này, bạn có thể:

Mẫu này có thể hợp lý hóa quy trình quản lý hàng tồn kho và giảm thiểu lỗi do con người gây ra, giúp dự báo và hiển thị mức hàng tồn kho tốt hơn để xác định các vấn đề tiềm ẩn.

Bạn có thể thêm Trạng thái tùy chỉnh (Mở và Hoàn thành) để theo dõi tiến độ của từng mục trong kho hàng. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng 15 Thuộc tính tùy chỉnh khác nhau, chẳng hạn như Yêu cầu bởi, Số lượng cần thiết, Địa điểm nhà cung cấp, Điểm đặt hàng lại và Chi phí trên mỗi đơn vị, để lưu thông tin về kho hàng và dễ dàng trực quan hóa dữ liệu kho hàng.

Bạn cũng có thể mở sáu chế độ xem trong các cấu hình ClickUp khác nhau, chẳng hạn như Kho, Theo nhà cung cấp, Địa điểm nhà cung cấp, Biểu mẫu đặt hàng, Bắt đầu tại đây và hơn thế nữa, để giúp bạn quản lý kho hàng của mình.

Vượt qua những thách thức trong quản lý hàng tồn kho với ClickUp

Quản lý hàng tồn kho là một quá trình liên tục, không phải là nỗ lực một lần. Lập danh sách các nhà cung cấp đáng tin cậy, truyền đạt rõ ràng nhu cầu của bạn, đào tạo nhân viên về hệ thống, giám sát và theo dõi tiến độ, đồng thời liên tục tự động hóa và cải tiến.

Tuy nhiên, đừng đánh giá thấp tầm quan trọng của việc áp dụng phần mềm lập kế hoạch hàng tồn kho như ClickUp. Phần mềm này đơn giản hóa tất cả các bước trên, giúp kế hoạch hàng tồn kho của bạn dễ dự đoán hơn, an toàn hơn và trở thành tài sản quý giá cho doanh nghiệp.

Bắt đầu sử dụng ClickUp ngay hôm nay!