Bạn đã bao giờ thấy mình đi vòng quanh văn phòng, máy tính xách tay trên tay, tìm kiếm phòng họp miễn phí chưa? Bạn có biết rằng 40% nhân viên, giống như bạn, lãng phí tới 30 phút mỗi ngày chỉ để tìm kiếm không gian họp phù hợp?
Điều này không chỉ gây khó chịu mà còn làm giảm năng suất. Cho dù đó là cuộc họp quan trọng với khách hàng hay cuộc họp nhanh của nhóm, điều cuối cùng bạn muốn làm là tranh giành phòng họp và tìm kiếm lịch họp.
Đó là lúc phần mềm đặt phòng phát huy tác dụng. Hệ thống đặt phòng phù hợp giúp loại bỏ xung đột lịch trình, ngăn chặn tình trạng vắng mặt và đảm bảo cuộc họp diễn ra suôn sẻ với tính năng hiển thị tình trạng phòng trống theo thời gian thực và nhắc nhở thông minh.
Chúng tôi đã tổng hợp các công cụ đặt phòng tốt nhất ( ClickUp dẫn đầu danh sách!) để giúp bạn sắp xếp không gian, tiết kiệm thời gian và lấy lại quyền kiểm soát lịch của mình.
Những yếu tố cần lưu ý khi chọn phần mềm đặt phòng?
Phần mềm đặt phòng phù hợp không chỉ đơn thuần là giữ chỗ cho bạn. Nó phải có khả năng dự đoán trước, không cản trở công việc của bạn và đảm bảo mọi cuộc họp bắt đầu đúng giờ (với đúng người có mặt trong phòng).
Dưới đây là những điều cần tìm kiếm trong một hệ thống lập lịch phòng hội nghị để có những cuộc họp hiệu quả:
- Tình trạng phòng trống theo thời gian thực: Các công cụ cho phép nhóm của bạn xem ngay lập tức phòng nào đang trống, đang sử dụng hoặc đã được đặt. Không còn những gián đoạn khó xử như "có ai trong đó không?", phỏng đoán và xung đột cuộc họp nữa
- Tích hợp lịch và email: Phần mềm đồng bộ hóa liền mạch với các công cụ kinh doanh hiện có và Google Workspace, Lịch, Microsoft Outlook và nhắc nhở qua email. Nhóm của bạn sẽ không bỏ lỡ bất kỳ đặt phòng nào hoặc phải sử dụng năm ứng dụng chỉ để đặt một phòng
- Sơ đồ tầng tương tác: Tính năng hiển thị phòng tương tác và hình ảnh bố cục văn phòng, nơi bạn có thể nhấp vào không gian họp và đặt phòng dễ dàng. Phần mềm đặt phòng họp như vậy đặc biệt cần thiết nếu bạn có văn phòng lớn và thiết lập hỗn hợp
- Quy tắc đặt phòng thông minh: Các công cụ thiết lập các hạn chế như số lượng người tối đa, giới hạn thời lượng đặt phòng và quyền truy cập ưu tiên cho các nhóm cụ thể. Điều này giúp mọi thứ công bằng và có tổ chức ngay cả trong giờ cao điểm và tránh các vấn đề về lịch trình trong công việc
- Đăng ký vào và ra mà không cần chạm: Phần mềm cung cấp mã QR hoặc cảm biến để xác nhận ai đang sử dụng không gian, giảm thiểu việc đặt phòng ảo. Điều này cũng giúp theo dõi việc sử dụng không gian để lập kế hoạch tốt hơn
- Tính năng quản lý khách: Tính năng đặt phòng họp cho khách hàng hoặc nhà cung cấp và liên kết chúng với đăng ký khách
- Phân tích và báo cáo sử dụng: Phần mềm theo dõi phòng nào được sử dụng nhiều nhất, tần suất hủy đặt phòng và nơi bạn đang mất hiệu quả sử dụng không gian
Tổng quan về phần mềm đặt phòng tốt nhất
Dưới đây là một số phần mềm đặt phòng ấn tượng nhất mà bạn có thể lựa chọn:
| Công cụ | Phù hợp nhất cho | Các tính năng chính | Giá cả* |
| ClickUp | Đặt phòng và phối hợp nhóm một cách liền mạch; Khởi nghiệp, SMB và doanh nghiệp | Lịch được hỗ trợ bởi AI, quản lý công việc, mẫu cuộc họp, tích hợp với Lịch Google, Outlook và Calendly, AI Notetaker và mẫu quản lý không gian văn phòng | Miễn phí vĩnh viễn, Tùy chỉnh cho doanh nghiệp |
| Skedda | Tự động hóa kiểm soát truy cập cho các phòng họp cụ thể; Doanh nghiệp vừa và nhỏ và doanh nghiệp lớn | Quy tắc đặt phòng tùy chỉnh, thông báo đăng ký khách, nhắc nhở qua Slack/email, bản đồ tương tác và thanh toán trực tuyến | Bắt đầu từ $99/tháng |
| Kadence | Các nhóm hỗn hợp; Khởi nghiệp, SMB và doanh nghiệp | Tình trạng phòng trống theo thời gian thực, trí tuệ dự đoán, cảnh báo Slack/MS Teams, tích hợp Outlook/Lịch Google và phân tích sử dụng phòng trực tiếp | Bắt đầu từ 4 USD/tháng cho mỗi người dùng hoạt động |
| OfficeRnD | Tùy chỉnh phòng họp; Doanh nghiệp vừa và nhỏ và doanh nghiệp lớn | Đặt phòng họp định kỳ, trạng thái phòng tập trung, phân tích sử dụng phòng và khả năng đặt phòng của quản trị viên | Bắt đầu từ $99-$185/tháng |
| inspace | Phân tích sử dụng phòng và nơi làm việc; Doanh nghiệp vừa và nhỏ và doanh nghiệp lớn | Đăng ký bằng NFC, bản đồ tương tác, quy tắc đặt phòng, bảng hiệu kỹ thuật số và các chỉ số có thể hành động | Giá khởi điểm từ 3,99 USD/người dùng/tháng |
| Roomzilla | Đặt phòng chỉ với một cú nhấp chuột; Doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) | Đặt phòng bằng mã QR, tự động hủy đặt phòng, quy tắc phê duyệt, bản đồ tương tác và cập nhật thời gian thực | Miễn phí, bắt đầu từ 12 USD/nguồn lực |
| Robin | Các doanh nghiệp có không gian văn phòng rộng và các nhóm làm việc từ xa; Các doanh nghiệp | Bàn làm việc chung, đặt phòng ưu tiên, bản đồ văn phòng tương tác, đăng ký bằng AI và bảo vệ cuộc họp bị bỏ dở | Giá tùy chỉnh |
| Teem của iOFFICE | Cơ quan chính phủ; Chính phủ, doanh nghiệp | Chứng nhận FedRAMP, bản đồ văn phòng tương tác, tối ưu hóa không gian làm việc bằng AI và tích hợp quản lý khách thăm quan | Giá tùy chỉnh |
| RoomRaccoon | Khách sạn và khu nghỉ dưỡng; Doanh nghiệp vừa và nhỏ (khách sạn) | Cập nhật tình trạng phòng trống tự động, thanh toán an toàn, công cụ đặt phòng có thể tùy chỉnh và báo cáo thời gian thực | Bắt đầu từ $236/tháng |
| Envoy | Tối ưu hóa việc sử dụng phòng hội nghị và quản lý không gian văn phòng; Doanh nghiệp vừa và nhỏ và doanh nghiệp lớn | Màu sắc mã hóa tình trạng phòng trống, hiển thị lịch kỹ thuật số, tích hợp Slack/Teams và nhắc nhở tự động khi cuộc họp kết thúc | Miễn phí, bắt đầu từ 131 USD/tháng cho mỗi địa điểm |
Cách chúng tôi đánh giá phần mềm tại ClickUp
Nhóm biên tập của chúng tôi tuân theo quy trình minh bạch, dựa trên nghiên cứu và trung lập với nhà cung cấp, vì vậy bạn có thể tin tưởng rằng các đề xuất của chúng tôi dựa trên giá trị thực của sản phẩm.
Dưới đây là bản tóm tắt chi tiết về cách chúng tôi đánh giá phần mềm tại ClickUp.
Phần mềm đặt phòng tốt nhất
Dưới đây là một số phần mềm đặt phòng được sử dụng phổ biến nhất có thể nâng cao hệ thống đặt phòng của bạn.
1. ClickUp (Tốt nhất cho việc đặt phòng và phối hợp nhóm một cách liền mạch)
Hãy tưởng tượng: bạn chỉ còn năm phút nữa là đến cuộc gọi quan trọng với khách hàng, nhưng phòng họp mà bạn nghĩ đã đặt trước đã bị chiếm dụng — lại một lần nữa. Bạn đã kiểm tra lịch, nhưng vẫn không rõ ràng. Các thành viên trong nhóm của bạn đang sử dụng nhiều công cụ khác nhau, không ai biết ai đã đặt phòng, và bây giờ bạn đang phải gấp rút tìm một không gian sao lưu.
Nhập ClickUp , ứng dụng cho mọi công việc của bạn. Đây là trung tâm công việc được hỗ trợ bởi AI và hệ thống đặt phòng thông minh, tập hợp các chức năng lập lịch, cộng tác, theo dõi và nhiều hơn nữa trong một ứng dụng duy nhất.
Lịch ClickUp
Lịch AI của ClickUp hoạt động như trung tâm điều khiển để đặt phòng hội nghị. Thay vì phải đứng chờ ở hành lang hoặc gặp phải tình huống đặt phòng trùng nhau, bạn sẽ có chế độ xem rõ ràng, theo thời gian thực về phòng nào đang trống, khi nào và trong bao lâu.
Cần chặn thời gian cho một phiên brainstorming hoặc một cuộc họp toàn thể hàng tuần? Chỉ cần chọn thời gian phù hợp.
Nhưng nó không chỉ dừng lại ở việc đặt phòng. Lịch này được hỗ trợ bởi AI. Nó có thể tối ưu hóa toàn bộ luồng cuộc họp của bạn. Lịch sẽ tự động lên lịch dựa trên tình trạng sẵn có và gửi nhắc nhở để không ai bỏ lỡ cuộc họp — hoặc bước vào một cuộc họp mà không được mời.
ClickUp Brain
AI của ClickUp xem xét các công việc, thời hạn sắp tới và tình trạng sẵn sàng của nhóm để đề xuất thời gian họp phù hợp.
ClickUp Brain thậm chí còn tự động chặn thời gian tập trung và sắp xếp lại lịch khi có xung đột, giúp bạn tránh trùng lặp và thay đổi lịch vào phút chót.
Nhiệm vụ ClickUp
Tiếp theo, hãy nói về Nhiệm vụ ClickUp — xương sống hoạt động của việc điều phối phòng họp của bạn.
Bạn có thể biến mọi cuộc họp đã lên lịch thành một công việc. Chỉ cần gắn thẻ phòng, chỉ định cho nhóm của bạn, đặt thời lượng và bạn đã hoàn thành.
Điều này tạo ra một nguồn thông tin chung cho tất cả mọi người — mọi người đều biết ai đang sử dụng không gian nào, trong bao lâu và tại sao. Không còn phải đoán “Phòng họp B” được đặt cho ai nữa. Tốt hơn nữa, bạn có thể thêm các công việc con và danh sách kiểm tra để các cuộc họp của bạn diễn ra đúng tiến độ và hiệu quả.
Tích hợp ClickUp
Và vì ClickUp đồng bộ dễ dàng với Lịch Google, Outlook, Microsoft Teams và các công cụ lập lịch hàng đầu khác, toàn bộ hệ sinh thái đặt phòng của bạn sẽ luôn được đồng bộ hóa.
Bạn có thể chuyển email thành Nhiệm vụ với tích hợp ClickUp Outlook. Ngoài ra, bạn có thể tạo Nhiệm vụ mới từ email của mình mà không cần rời khỏi Outlook.
Việc cập nhật nhiệm vụ trên lịch của bạn cũng trở nên dễ dàng nhờ tích hợp Lịch Google với ClickUp. Và nếu bạn cần thay đổi hoặc thêm sự kiện trên Lịch Google, nó sẽ tự động phản ánh trên ClickUp.
Tương tự, tích hợp ClickUp Calendly cho phép bạn lên lịch cuộc họp trên Calendly và hiển thị nó trên ClickUp.
Ngoài việc quản lý, lên lịch và điều phối, ClickUp còn nổi bật trong việc tăng năng suất. Phần mềm này không chỉ loại bỏ sự lộn xộn khi đặt phòng họp mà còn giúp các cuộc họp diễn ra hoàn toàn suôn sẻ.
ClickUp AI Notetaker
ClickUp AI Notetaker là thành viên nhóm mà bạn không biết mình cần. Nó tham gia các cuộc họp của bạn, lắng nghe, ghi chép các điểm chính từ biên bản cuộc họp và quan trọng nhất là tự động tạo các mục hành động được chuyển thành Nhiệm vụ ClickUp ngay sau khi cuộc gọi kết thúc.
Điều đó có nghĩa là mọi kết quả đặt phòng đều được ghi chép lại và theo dõi, không chỉ là những ghi chú mơ hồ và những điều cần nhớ bị quên lãng.
Mẫu biểu mẫu đặt phòng họp ClickUp
Bạn cần một cách dễ dàng để nhóm của bạn yêu cầu phòng hoặc lên lịch cuộc họp? Hãy thử Mẫu biểu mẫu đặt phòng họp ClickUp.
Phần mềm này cho phép các nhóm đặt phòng họp một cách dễ dàng và đảm bảo mọi yêu cầu họp đều rõ ràng và nhất quán, tránh trùng lặp lịch họp. Hơn nữa, bạn có thể ghi lại tất cả các chi tiết cần thiết, như ngày, giờ, địa điểm, người tham dự, chương trình họp và các tài nguyên cần thiết.
Đối với những người quản lý không gian lớn hơn — có thể là khuôn viên trường, tầng làm việc chung hoặc trụ sở doanh nghiệp — Mẫu quản lý không gian văn phòng ClickUp sẽ nâng tầm công việc của bạn.
Phần mềm này cho phép bạn chỉ định bàn làm việc và khu vực hội nghị, theo dõi việc sử dụng phòng, quản lý yêu cầu bảo trì và thậm chí tối ưu hóa bố cục để đạt năng suất cao nhất. Bạn có thể hình dung không gian của mình, lập kế hoạch hiệu quả và điều hành văn phòng như một cỗ máy được bôi trơn tốt.
Trong thế giới với lịch trình chồng chéo và bận rộn, ClickUp là công cụ quản lý cuộc họp toàn diện dành cho bạn. Nó giúp bạn tổ chức các cuộc họp hiệu quả và đồng bộ hóa mọi không gian, công việc và đồng nghiệp.
Các tính năng tốt nhất của ClickUp
- Cho phép thành viên đặt phòng qua ClickUp Forms, quản lý nhiều không gian và hợp lý hóa việc thanh toán hoặc truy cập
- Biến việc đặt phòng họp thành một quy trình tự động với hơn 50 kích hoạt
- Điều phối việc đặt phòng học và phòng hội nghị, đồng bộ với lịch học và tự động hóa thông báo cho nhân viên và sinh viên
- Tích hợp đặt phòng với quản lý dự án, đảm bảo các cuộc họp, công việc và theo dõi đều được theo dõi tại một nơi
- Dịch ghi chú cuộc họp sang hơn 10 ngôn ngữ
- Lưu trữ ghi chú cuộc họp với ClickUp AI Notetaker và bản ghi âm cuộc họp với ClickUp Clips để tham khảo nhanh, tránh các cuộc họp thừa
- Truy cập các mẫu chương trình họp PowerPoint để tổ chức và cấu trúc các cuộc thảo luận của bạn cho các cuộc họp ngắn hơn
Giới hạn của ClickUp
- Người dùng mới có thể thấy các tính năng phong phú hơi quá sức ban đầu
Giá ClickUp
Xếp hạng và đánh giá ClickUp
- G2: 4.7/5 (10.000+ đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (4.300+ đánh giá)
Người dùng thực tế nói gì về ClickUp?
Một người dùng ClickUp cho biết
Thật là phi thường khi thấy chúng tôi đã tiết kiệm được bao nhiêu thời gian trong các cuộc họp kể từ khi chuyển sang ClickUp. Việc lập kế hoạch và cập nhật sự kiện trước đây mất ba giờ mỗi tuần, giờ chỉ mất hơn một giờ. Các nhóm liên quan giờ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các ưu tiên tiếp thị quan trọng hơn.
Thật là phi thường khi thấy chúng tôi đã tiết kiệm được bao nhiêu thời gian trong các cuộc họp kể từ khi chuyển sang ClickUp. Việc lập kế hoạch và cập nhật sự kiện trước đây mất ba giờ mỗi tuần, giờ chỉ mất hơn một giờ. Các nhóm liên quan giờ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các ưu tiên tiếp thị quan trọng hơn.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Biểu mẫu ClickUp để thu thập phản hồi của nhóm sau mỗi cuộc họp. Điều này sẽ giúp bạn giảm số lượng cuộc họp vô nghĩa và giữ phòng họp sẵn sàng cho các cuộc họp khẩn cấp
2. Skedda (Tốt nhất để tự động hóa kiểm soát truy cập cho các phòng họp cụ thể)
Từ năm 2023 đến năm 2024, tổng số người sử dụng văn phòng đã tăng gấp đôi, từ 30% lên 60%. Điều này có nghĩa là sẽ có nhiều người hơn, nhiều cuộc họp hơn và tất nhiên là nhiều khả năng xảy ra xung đột về không gian hơn.
Nền tảng tập trung và tinh tế của Skedda cho phép bạn quản lý việc đó bằng cách phân công bàn làm việc, lên lịch phòng họp và tổ chức không gian chung. Giao diện kéo thả trực quan, thanh toán trực tuyến và đăng nhập bằng tài khoản mạng xã hội giúp các quản lý văn phòng và nhà điều hành không gian làm việc chung dễ dàng xử lý các đặt phòng với nỗ lực tối thiểu.
Bạn cũng có thể thiết lập kiểm soát truy cập cho các phòng cụ thể, đảm bảo rằng không gian cho các cuộc họp ưu tiên cao của bạn luôn sẵn sàng.
Các tính năng tốt nhất của Skedda
- Tùy chỉnh điều kiện đặt phòng, trường tùy chỉnh và quy tắc cho thiết bị chuyên dụng và các không gian họp khác nhau
- Cho phép khách đăng ký tại máy tính bảng được chỉ định và nhận thông báo ngay lập tức về sự có mặt của họ
- Gửi nhắc nhở đăng ký qua Slack và email, đồng thời tự động giải phóng các không gian không sử dụng để tránh đặt phòng ảo
- Giúp các nhóm làm việc từ xa dễ dàng xác định vị trí văn phòng của họ bằng bản đồ chi tiết, tương tác và hình ảnh sơ đồ mặt bằng
Giới hạn của Skedda
- Đôi khi danh sách các cuộc hẹn được liệt kê sai múi giờ
- Thiếu tính năng tùy chỉnh
Giá cả của Skedda
- Gói Cơ bản: $99/tháng
- Ưu đãi: $149/tháng
- Premier: $199/tháng
Đánh giá và nhận xét về Skedda
- G2: 4.8/5 sao (240+ đánh giá)
- Capterra: 4.8/5 sao (220+ đánh giá)
📮ClickUp Insight: Theo khảo sát về hiệu quả cuộc họp của chúng tôi, 12% số người được hỏi cho rằng các cuộc họp quá đông người, 17% cho rằng các cuộc họp diễn ra quá lâu và 10% cho rằng hầu hết các cuộc họp là không cần thiết.
Trong một cuộc khảo sát khác của ClickUp, 70% số người được hỏi thừa nhận rằng họ sẽ sẵn sàng cử người thay thế hoặc người đại diện tham dự cuộc họp nếu có thể.
Trợ lý ghi chép AI tích hợp của ClickUp có thể là trợ lý họp hoàn hảo cho bạn! Hãy để AI ghi lại mọi điểm chính, quyết định và mục hành động trong khi bạn tập trung vào công việc có giá trị cao hơn. Với tính năng tóm tắt cuộc họp tự động và tạo nhiệm vụ được hỗ trợ bởi ClickUp Brain, bạn sẽ không bao giờ bỏ lỡ thông tin quan trọng, ngay cả khi bạn không thể tham dự cuộc họp.
💫 Kết quả thực tế: Các nhóm sử dụng tính năng quản lý cuộc họp của ClickUp báo cáo giảm tới 50% số cuộc hội thoại và cuộc họp không cần thiết!
3. Kadence (Tốt nhất cho các nhóm hỗn hợp)
64% nhân viên cho biết công ty của họ hiện đang hoạt động theo mô hình kết hợp. Nếu bạn là một trong số họ, Kadence là phần mềm lập lịch phòng họp lý tưởng cho bạn.
Hệ thống đặt phòng họp này cung cấp một hệ thống đặt phòng hiện đại, được thiết kế riêng cho các nhóm làm việc kết hợp, cho phép hiển thị thời gian thực các phòng họp có sẵn ở nhiều địa điểm.
Bạn có thể lọc phòng theo địa điểm, sức chứa hoặc tiện nghi và đặt phòng trực tiếp từ thiết bị di động hoặc máy tính để bàn. Chức năng hiển thị phòng và đặt phòng nhanh của hệ thống đảm bảo việc lên lịch phòng hội nghị minh bạch và dễ dàng.
Các tính năng tốt nhất của Kadence
- Truy cập thông tin dự đoán về tình trạng sử dụng không gian làm việc
- Luôn cập nhật thông tin về thời gian nhóm của bạn đến văn phòng và khi họ hủy cuộc họp vào phút chót thông qua các thông báo trên Slack và MS Teams
- Tùy chỉnh thiết lập phòng họp của bạn với các tiện nghi cần thiết
- Đặt phòng họp trực tiếp từ Outlook và Lịch Google của bạn
- Giúp các quản lý văn phòng giảm thiểu xung đột đặt phòng với tính năng nhắc nhở đăng ký, tự động giải phóng phòng không sử dụng và phân tích sử dụng phòng trực tiếp
Giới hạn của Kadence
- Thường xuyên gặp sự cố khi cố gắng thay đổi đặt phòng
- Phần thông tin chi tiết không được trình bày chi tiết lắm
Giá cả của Kadence
- Tiêu chuẩn: 4 USD/tháng cho mỗi người dùng hoạt động
- Enterprise: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Kadence
- G2: 4.6/5 sao (100+ đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 sao (20+ đánh giá)
Người dùng thực tế nói gì về Kadence?
Một đánh giá trên G2 cho biết:
Đây là một hệ thống dễ sử dụng nếu được thiết lập đúng cách. Tất cả những gì bạn cần làm là nhấp vào nút vài lần để xem những chỗ ngồi hoặc phòng nào còn trống và nhấp để xác nhận. Phải kiểm tra mỗi lần bạn đặt phòng. Điều này khá phiền phức và nếu bạn không làm kịp thời, đặt phòng của bạn sẽ bị hủy.
Đây là một hệ thống dễ sử dụng nếu được thiết lập chính xác. Tất cả những gì bạn cần làm là nhấp vào nút vài lần để xem những chỗ ngồi hoặc phòng nào còn trống và nhấp để xác nhận. Phải kiểm tra mỗi lần bạn đặt phòng. Điều này khá phiền phức và nếu bạn không làm kịp thời, đặt phòng của bạn sẽ bị hủy.
4. OfficeRnD (Tốt nhất để tùy chỉnh phòng họp)
Mỗi nhóm cần các tiện nghi khác nhau khi tổ chức các cuộc họp trực tuyến, cho dù đó là bảng trắng để brainstorming, thiết bị hội nghị video để gọi cho khách hàng hay ghế phụ cho các cuộc họp nhóm kết hợp.
Với OfficeRnD, bạn có thể tùy chỉnh phòng họp để phù hợp với nhu cầu của nhóm, từ thêm tiện nghi đến cài đặt quy tắc đặt phòng thông minh giúp việc lên lịch trở nên đơn giản và không căng thẳng. Và khi công việc bận rộn, quản lý văn phòng hoặc quản trị viên có thể tham gia để đặt không gian thay cho người khác, đảm bảo mọi người đều có phòng phù hợp vào đúng thời gian.
Nền tảng này đặc biệt phù hợp với không gian làm việc chung và môi trường công ty cần các giải pháp linh hoạt, có thể mở rộng.
Các tính năng tốt nhất của OfficeRnD
- Đặt phòng dễ dàng cho các cuộc họp định kỳ
- Thêm chi tiết và tài nguyên quan trọng của cuộc họp trực tiếp vào mỗi đặt phòng
- Đánh dấu không gian có sẵn với trạng thái phòng tập trung
- Theo dõi đặt phòng và đăng ký, tỷ lệ sử dụng phòng, thời lượng đặt phòng trung bình và tỷ lệ không đến
Giới hạn của OfficeRnD
- Điều này có thể khá tốn kém đối với các công ty khởi nghiệp mới thành lập với ngân sách hạn chế
- Người dùng cho biết việc điều hướng phần mềm khá khó khăn
Giá cả của OfficeRnD
- Đối với không gian làm việc chung và linh hoạt: Bắt đầu: Từ 185 USD/tháng Phát triển: Từ 289 USD/tháng Mở rộng: Giá tùy chỉnh
- Bắt đầu: Từ $185/tháng
- Phát triển: Bắt đầu từ $289/tháng
- Quy mô: Giá tùy chỉnh
- Dành cho nơi làm việc hiện đại: Bắt đầu: Từ 99 USD/tháng Chuyên nghiệp: Từ 399 USD/tháng Doanh nghiệp: Giá tùy chỉnh
- Bắt đầu: Từ $99/tháng
- Chuyên nghiệp: Bắt đầu từ $399/tháng
- Enterprise: Giá tùy chỉnh
- Bắt đầu: Từ $185/tháng
- Phát triển: Bắt đầu từ $289/tháng
- Quy mô: Giá tùy chỉnh
- Bắt đầu: Từ $99/tháng
- Chuyên nghiệp: Bắt đầu từ $399/tháng
- Enterprise: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về OfficeRnD
- G2: 4.6/5 sao (150+ đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 sao (30+ đánh giá)
Người dùng thực tế nói gì về OfficeRnD?
Một đánh giá trên G2 cho biết:
Tôi thích sự liền mạch của nền tảng này. Nó rất thân thiện với người dùng và dễ điều hướng. Đối với nhu cầu của tổ chức chúng tôi và các yêu cầu khi ai đó đặt phòng trong văn phòng, tính năng dịch vụ cuộc họp là rất cần thiết. Sẽ rất hữu ích nếu có tùy chọn bật yêu cầu cho biểu mẫu đó để nhóm của chúng tôi có thể chuẩn bị cho sự đến văn phòng của nhân viên.
Tôi thích sự liền mạch của nền tảng này. Nó rất thân thiện với người dùng và dễ điều hướng. Đối với nhu cầu của tổ chức chúng tôi và các yêu cầu khi ai đó đặt phòng trong văn phòng, tính năng dịch vụ cuộc họp là rất cần thiết. Sẽ rất hữu ích nếu có tùy chọn bật yêu cầu cho biểu mẫu đó để nhóm của chúng tôi có thể chuẩn bị cho sự có mặt của nhân viên tại văn phòng.
🧠 Thông tin thú vị: Mark Zuckerberg, người sáng lập Facebook, tin tưởng vào sức mạnh tăng năng suất của phòng họp lạnh, giữ nhiệt độ ở mức 59°F (15°C). Có vẻ như điều duy nhất nóng trong phòng đó là cuộc thảo luận!
5. inspace (Tốt nhất cho quản lý sử dụng phòng và phân tích môi trường làm việc)
Để tối ưu hóa không gian làm việc, bạn cần dữ liệu thời gian thực về cách sử dụng phòng họp và bàn làm việc. Hệ thống đăng ký có hỗ trợ NFC của nền tảng này đảm bảo chỉ những đặt phòng có người tham dự mới được giữ chỗ, tự động giải phóng phòng không sử dụng cho người khác.
Ngoài việc xử lý đặt phòng, phần mềm này còn hiển thị chính xác cách sử dụng không gian và những gì bạn cần thay đổi để phù hợp với nhóm của mình.
Bạn có thể xem ngay các phòng hội nghị có sẵn, kiểm tra lịch trình và đặt chỗ từ bất kỳ thiết bị nào, bao gồm cả bảng điều khiển phòng tương tác. Hơn nữa, phần mềm này còn cung cấp tính năng nhắn tin có thể tùy chỉnh, cập nhật thời gian thực và điều phối dễ dàng để các cuộc họp của khách hàng và nhóm diễn ra suôn sẻ và thú vị.
các tính năng tốt nhất của inspace
- Đặt quy tắc đặt phòng, quản lý vai trò của người dùng và đảm bảo chỉ những người phù hợp mới có thể đặt trước không gian cụ thể
- Cung cấp bảng hiệu kỹ thuật số cho khách đến thăm để đặt phòng họp
- Truy cập bản đồ tương tác của sơ đồ mặt bằng trên giao diện trực quan của nền tảng và cho phép nhân viên đặt bàn làm việc, phòng họp, chỗ đậu xe và hơn thế nữa
- Tận hưởng quyền truy cập chi tiết và các chỉ số đo lường hiệu quả
giới hạn không gian
- Trải nghiệm người dùng không được mượt mà lắm
- Đôi khi bạn sẽ phải làm mới trang vài lần để đặt phòng
giá cả của inspace
- Gói cơ bản: 3,99 USD/người dùng/tháng
- Pro: 7,99 USD/người dùng mỗi tháng
- Enterprise: Giá tùy chỉnh
đánh giá và nhận xét về inspace
- G2: Không có đánh giá nào có sẵn
- Capterra: Chưa có đủ đánh giá
👀 Bạn có biết? 49% không gian làm việc bị sử dụng không hiệu quả, trung bình dưới một giờ mỗi ngày.
6. Roomzilla (Tốt nhất cho đặt phòng chỉ với một cú nhấp chuột)
Không ai muốn trải qua nhiều bước phê duyệt chỉ để đặt phòng họp. Điều này càng trở nên khó chịu hơn khi đó là một cuộc họp khẩn cấp.
Roomzilla cho phép bạn đặt phòng chỉ bằng cách quét mã QR. Tính năng tự động hủy và xếp hàng chờ phê duyệt giúp giảm thiểu tình trạng không đến và hợp lý hóa quy trình đặt phòng. Nền tảng này có khả năng thích ứng cao, hỗ trợ hot-desking, desk hoteling và đặt phòng hội nghị truyền thống, trở thành giải pháp đa năng cho nơi làm việc hiện đại, linh hoạt.
Các tính năng tốt nhất của Roomzilla
- Truy cập tính năng đăng ký trực tuyến và hủy tự động để tối ưu hóa không gian làm việc
- Đặt phòng và không gian làm việc chung nhanh chóng bằng mã QR
- Đặt quy tắc phê duyệt cho các phòng hoặc tài nguyên cụ thể, đảm bảo chỉ những không gian ưu tiên cao mới được xem xét quản lý
- Tối đa hóa hiệu quả với bản đồ tương tác và cập nhật đặt phòng theo thời gian thực
Giới hạn của Roomzilla
- Tính năng báo cáo không đủ chi tiết
- Không có ứng dụng di động
Giá cả của Roomzilla
- Miễn phí
- Tiêu chuẩn: $12/nguồn lực
- Kinh doanh: 20 USD/phòng và 12 USD/bàn làm việc cho mỗi thiết bị
Đánh giá và nhận xét về Roomzilla
- G2: 4.3/5 sao (180+ đánh giá)
- Capterra: Chưa có đủ đánh giá
7. Robin (Tốt nhất cho các doanh nghiệp có không gian văn phòng rộng và các nhóm làm việc từ xa)
Đối với các doanh nghiệp lớn, việc quản lý phòng hội nghị trên các không gian văn phòng rộng lớn và nhiều địa điểm có thể là một cơn ác mộng về mặt hậu cần, đặc biệt nếu bạn có mô hình làm việc kết hợp. Robin là phần mềm đặt phòng họp được thiết kế để đáp ứng nhu cầu phòng họp của các doanh nghiệp như vậy.
Với tính năng bàn làm việc chung, đặt phòng ưu tiên và tổng quan tập trung về các phòng, bạn có thể nhanh chóng tìm được không gian hoàn hảo và giải quyết các xung đột lịch trình cho các nhóm làm việc từ xa và tại văn phòng. Bạn thậm chí có thể đặt chỗ đậu xe và tối ưu hóa hiển thị phòng và bố cục văn phòng bằng AI.
Các tính năng tốt nhất của Robin
- Đặt phòng qua Microsoft Outlook và MS Teams
- Truy cập các đề xuất phòng tự động và bản đồ văn phòng tương tác
- Đảm bảo sử dụng phòng họp một cách tối ưu với AI để tự động đăng ký, bảo vệ cuộc họp bị bỏ dở và đề xuất không gian thông minh
- Cung cấp cho nhân viên và khách thăm quan các ki-ốt tương tác với bản đồ để hướng dẫn họ đi lại trong văn phòng của bạn
Giới hạn của Robin
- Việc chỉnh sửa sơ đồ mặt bằng hơi phức tạp và thường cần sự hỗ trợ từ nhà cung cấp dịch vụ
- Hệ thống đặt phòng qua Outlook không hoạt động đúng
Giá cả của Robin
- Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét của Robin
- G2: 4.5/5 sao (hơn 200 đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 sao (70+ đánh giá)
Người dùng thực tế nói gì về Robin?
Một đánh giá trên G2 cho biết:
Tôi thích cách quản lý phòng và thông tin về từng phòng rất dễ dàng. Tôi thích giao diện người dùng của ứng dụng, giúp nhân viên của chúng tôi sử dụng rất dễ dàng
Tôi thích cách quản lý phòng và thông tin về từng phòng rất dễ dàng. Tôi thích giao diện người dùng của ứng dụng, giúp nhân viên của chúng tôi sử dụng rất dễ dàng
8. Teem by iOFFICE (Phù hợp nhất cho các cơ quan nhà nước)
Teem by iOffice là hệ thống đặt phòng họp được FedRAMP chứng nhận, lý tưởng cho các cơ quan chính phủ và công ty xử lý dữ liệu nhạy cảm.
Phần mềm này kết hợp đặt bàn làm việc và phòng với phân tích nơi làm việc và chỉ đường. Nó cũng cung cấp Eptura AI để giúp bạn tối ưu hóa không gian làm việc và cải thiện hiệu quả hoạt động.
Ngoài việc đặt phòng họp, bạn có thể sử dụng phần mềm này để lên lịch bảo trì không gian văn phòng, đặt yêu cầu dịch vụ và theo dõi lịch họp cũng như ngân sách thiết bị.
Phần mềm đặt phòng họp này rất hữu ích cho các doanh nghiệp và tổ chức giáo dục đang tìm kiếm một nền tảng thống nhất để quản lý tất cả các khía cạnh của việc đặt phòng tại nơi làm việc và luồng khách đến thăm.
Các tính năng tốt nhất của Teem by iOFFICE
- Truy cập bản đồ văn phòng tương tác để đặt và tìm phòng họp
- Sử dụng AI để đặt không gian làm việc theo sở thích của bạn và cho phép nhân viên lựa chọn bàn làm việc gần đồng nghiệp
- Chế độ xem dữ liệu về việc sử dụng không gian làm việc, đặt phòng và dữ liệu thuê trong bảng điều khiển phân tích
- Tích hợp với các giải pháp quản lý khách và bảng hiệu kỹ thuật số để nâng cao trải nghiệm đặt lịch phòng họp của bạn
Giới hạn của Teem by iOFFICE
- Người dùng báo cáo dịch vụ khách hàng kém
- Công cụ này có đường cong học tập dốc
Giá cả của Teem by iOFFICE
- Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Teem của iOFFICE
- G2: Không có đánh giá nào có sẵn
- Capterra: 4.4/5 sao (40+ đánh giá)
🧠 Thông tin thú vị: Quy tắc "hai chiếc pizza" nổi tiếng của Amazon quy định rằng không nên tổ chức cuộc họp quá lớn đến mức hai chiếc pizza không đủ cho cả nhóm ăn. Một ý tưởng khá hay để tránh những cuộc họp kéo dài và gây bực bội, phải không?
9. RoomRaccoon (Phù hợp nhất cho khách sạn và khu nghỉ dưỡng)
Đặt phòng trùng nhau, cập nhật thủ công và yêu cầu đặt phòng liên tục có thể khiến ngay cả nhân viên khách sạn có tổ chức nhất cũng cảm thấy quá tải. RoomRaccoon là phần mềm quản lý khách sạn tất cả trong một, nổi trội trong việc tự động hóa quản lý lễ tân và các hoạt động hậu trường cho môi trường khách sạn.
Hệ thống quản lý tài sản (PMS) của nó bao gồm một công cụ đặt phòng mạnh mẽ, quản lý kênh và báo cáo thời gian thực, giúp khách sạn và nhà nghỉ tối ưu hóa quy trình đặt phòng và tối đa hóa doanh thu.
Đây là một giải pháp thông minh giúp các nhà quản lý khách sạn tiết kiệm thời gian, giảm thiểu lỗi và mang đến trải nghiệm hoàn hảo từ khi khách đăng ký đến khi khách trả phòng.
Các tính năng tốt nhất của RoomRaccoon
- Cập nhật tình trạng sẵn có của phòng trên tất cả các nền tảng đặt phòng một cách tự động
- Chấp nhận thanh toán trực tiếp qua nền tảng với hệ thống thanh toán tự động, an toàn
- Gửi email và tin nhắn tự động để xác nhận, nhắc nhở và bán thêm sản phẩm
- Quản lý phòng khách, phòng họp và không gian sự kiện thông qua công cụ đặt phòng có thể tùy chỉnh và hơn 300 tích hợp
- Theo dõi tỷ lệ lấp đầy, doanh thu và xu hướng đặt phòng với tính năng phân tích tích hợp để quản lý không gian dựa trên dữ liệu
Giới hạn của RoomRaccoon
- Nó đắt hơn so với các lựa chọn khác
- Phần mềm này thiếu tích hợp với các dịch vụ của bên thứ ba
Giá cả của RoomRaccoon
- Mục nhập: 236 USD/tháng
- Gói Cơ bản: $300/tháng
- Premium: $441/tháng
- Enterprise: 620 USD/tháng
Đánh giá và nhận xét về RoomRaccoon
- G2: Chưa có đủ đánh giá
- Capterra: 4.2/5 sao (60+ đánh giá)
Người dùng thực tế nói gì về RoomRaccoon?
Một đánh giá trên G2 cho biết:
Hệ thống này dễ sử dụng và hoạt động hoàn hảo cho khách sạn boutique của chúng tôi. Ưu điểm là không phải cài đặt tất cả bản đồ và giá cả cho OTA, điều này có thể rất phức tạp. May mắn là họ có các bài viết và dịch vụ khách hàng để trợ giúp.
Hệ thống này dễ sử dụng và hoạt động hoàn hảo cho khách sạn boutique của chúng tôi. Ưu điểm là không phải thiết lập tất cả bản đồ và giá cả cho OTA, điều này có thể rất phức tạp. May mắn là họ có các bài viết và dịch vụ khách hàng để trợ giúp.
10. Envoy (Tốt nhất để tối ưu hóa việc sử dụng phòng hội nghị và quản lý không gian văn phòng)
Envoy là phần mềm lập lịch phòng hội nghị giúp đặt phòng và quản lý không gian một cách trực quan, hiệu quả. Với các chỉ báo tình trạng phòng bằng mã màu và lịch trình kỹ thuật số hiển thị bên ngoài mỗi phòng họp, bạn có thể dễ dàng tìm và đặt phòng phù hợp với nhu cầu của mình.
Hệ thống đặt phòng họp thậm chí còn gửi thông báo thời gian thực để đặt các không gian nhỏ hơn và giải phóng phòng qua Slack.
Các tính năng kiểm soát bảo mật và nhắc nhở tự động khi kết thúc cuộc họp khiến hệ thống đặt phòng họp này trở thành lựa chọn lý tưởng cho các tổ chức muốn tiết kiệm không gian.
Các tính năng tốt nhất của Envoy
- Xác nhận đặt phòng bằng cách nhấn vào đăng ký tại phòng, hoặc trực tiếp trong Slack hoặc Teams
- Xác định các phòng và tiện nghi phổ biến nhất để tối ưu hóa không gian văn phòng
- Tự động giải phóng phòng để giải phóng không gian cho các cuộc họp khẩn cấp
- Tìm và đặt phòng trống gần nhất từ ứng dụng di động Envoy với chức năng dựa trên vị trí
Giới hạn của Envoy
- Người dùng báo cáo rằng công cụ này có vấn đề về tốc độ tải
- Giá có thể tăng lên nếu bạn có một nhóm lớn
Giá cả của Envoy
- Khách truy cập: Cơ bản: Miễn phí vĩnh viễn Tiêu chuẩn: 131 USD/tháng cho mỗi địa điểm Premium: 395 USD/tháng cho mỗi địa điểm Enterprise: Giá tùy chỉnh
- Cơ bản: Miễn phí vĩnh viễn
- Tiêu chuẩn: 131 USD/tháng cho mỗi địa điểm
- Premium: 395 USD/tháng cho mỗi địa điểm
- Enterprise: Giá tùy chỉnh
- Quầy lễ tân ảo: 199 USD/tháng cho mỗi địa điểm
- Nơi làm việc: Tiêu chuẩn: 3 USD/tháng cho mỗi người dùng hoạt động Premium: 5 USD/tháng cho mỗi người dùng hoạt động Premium Plus: 7 USD/tháng cho mỗi người dùng hoạt động
- Tiêu chuẩn: 3 USD/tháng cho mỗi người dùng hoạt động
- Premium: 5 USD/tháng cho mỗi người dùng hoạt động
- Premium Plus: 7 USD/tháng cho mỗi người dùng hoạt động
- Kết nối: Giá tùy chỉnh
- Cơ bản: Miễn phí vĩnh viễn
- Tiêu chuẩn: 131 USD/tháng cho mỗi địa điểm
- Premium: 395 USD/tháng cho mỗi địa điểm
- Enterprise: Giá tùy chỉnh
- Tiêu chuẩn: 3 USD/tháng cho mỗi người dùng hoạt động
- Premium: 5 USD/tháng cho mỗi người dùng hoạt động
- Premium Plus: 7 USD/tháng cho mỗi người dùng hoạt động
Đánh giá và nhận xét của Envoy
- G2: 4.8/5 sao (hơn 400 đánh giá)
- Capterra: 4.8/5 sao (420+ đánh giá)
Người dùng thực tế nói gì về Envoy?
Một đánh giá trên G2 cho biết:
Dễ sử dụng và linh hoạt. Rất dễ dàng để thêm các trường dữ liệu mới mà chúng tôi cần thu thập, và các tài liệu đào tạo được hoàn thành rất tốt. Phần mềm này rất trực quan, nhưng các tài liệu cũng dễ hiểu.
Dễ sử dụng và linh hoạt. Rất dễ dàng để thêm các trường dữ liệu mới mà chúng tôi cần thu thập, và các tài liệu đào tạo được hoàn thành rất tốt. Phần mềm này rất trực quan, nhưng các tài liệu cũng dễ hiểu.
📖 Đọc thêm: Cuộc họp khám phá: Ý nghĩa và cách tiến hành
Biến mọi cuộc họp thành trải nghiệm suôn sẻ, không căng thẳng với ClickUp
Một phần mềm đặt phòng họp đáng tin cậy cũng quan trọng không kém vì nó giúp nhóm của bạn giảm thời gian điều phối và có thêm thời gian hợp tác.
Mặc dù các công cụ được đề cập ở trên cung cấp các tính năng lập lịch mạnh mẽ, nhưng các nền tảng lập lịch phòng tốt nhất không chỉ dừng lại ở việc đặt phòng. Chúng giúp bạn tối ưu hóa việc sử dụng không gian, giữ mọi người đồng bộ và hợp lý hóa các cuộc họp với các giải pháp hỗ trợ bởi AI.
Cho dù bạn đang quản lý phòng họp, bàn làm việc chung hay khu vực hợp tác, ClickUp là giải pháp phù hợp với mọi nhu cầu của bạn. Từ Lịch được hỗ trợ bởi AI giúp các cuộc họp trở nên thông minh, tích hợp và hướng đến kết quả đến khả năng tích hợp dễ dàng với các công cụ lập lịch, bạn có mọi thứ cần thiết để các nhóm của mình tổ chức các cuộc họp kịp thời và hiệu quả.
Cho dù bạn là quản lý văn phòng đang cố gắng chấm dứt tình trạng hỗn loạn hàng ngày, quản trị viên đại học điều phối các giảng đường hay một nhóm công ty chỉ cố gắng tổ chức các cuộc họp hiệu quả, ClickUp đảm bảo quá trình đặt phòng của bạn diễn ra suôn sẻ như chính cuộc họp vậy.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và tự mình trải nghiệm!