Hãy tưởng tượng: bạn đang gặp một khách hàng tiềm năng có thể trở thành đối tác lâu dài.
Áp lực đang đè nặng — họ chia sẻ những thách thức của họ, và bạn mong muốn thể hiện cách bạn có thể giúp đỡ.
Nhưng làm thế nào để xây dựng lòng tin ngay từ đầu và thuyết phục họ hợp tác với bạn?
Đây là lúc các cuộc họp khám phá phát huy tác dụng. Chúng mang đến cơ hội để hiểu những thách thức và mục tiêu của khách hàng tiềm năng, đặt ra kỳ vọng và xây dựng mối quan hệ.
Hướng dẫn này có mọi thứ bạn cần để thành công trong cuộc họp khám phá khách hàng tiềm năng tiếp theo, từ việc xác định phạm vi ban đầu và lập kế hoạch tài chính đến việc theo dõi.
⏰ Tóm tắt 60 giây
- Các cuộc họp khám phá rất quan trọng để hiểu nhu cầu của khách hàng tiềm năng và xây dựng mối quan hệ bền vững
- Nghiên cứu kinh doanh, mục tiêu và thách thức của khách hàng trước cuộc họp. Thu thập thông tin chi tiết có giá trị và đảm bảo bạn hiểu nhu cầu của họ
- Lập dàn ý thảo luận, chỉ định người phát biểu và sắp xếp thứ tự ưu tiên của các chủ đề. Điều phối thời gian của tất cả người tham gia để đảm bảo mọi người đều có thể đóng góp mà không có xung đột. Tích hợp với Lịch Google hoặc Outlook để lên lịch thuận tiện
- Khuyến khích thảo luận cởi mở, ghi chú chi tiết và đảm bảo tất cả các điểm quan trọng đều được đề cập
- Động não và ghi chép ý tưởng, lập danh sách ghi chú cuộc họp và đánh dấu các mục hành động với ClickUp Docs và Brain
- Gửi ghi chú cảm ơn, giải đáp các câu hỏi còn tồn đọng và phân công nhiệm vụ theo dõi với ClickUp để đảm bảo trách nhiệm rõ ràng và theo dõi tiến độ
Cuộc họp khám phá là gì?
Cuộc họp khám phá là cuộc gọi giới thiệu giữa đại diện bán hàng và khách hàng tiềm năng để hiểu những điểm khó khăn và yêu cầu của khách hàng.
Không chỉ là một cuộc gọi bán hàng thông thường, đây là một cuộc hội thoại chiến lược để khám phá những thông tin chi tiết sẽ định hướng toàn bộ phương pháp bán hàng của bạn. Bạn hiểu kinh doanh của khách hàng, vấn đề và nhu cầu của họ, cũng như mục tiêu mong đợi của họ.
Hãy nhớ rằng, cuộc gọi khám phá không phải là thời điểm để giới thiệu sản phẩm của bạn. Thay vào đó, hãy tập trung vào việc lắng nghe tích cực và đồng cảm với tình huống của khách hàng. Thể hiện sự tò mò chân thành, đặt câu hỏi chu đáo và tạo ra một không gian nơi họ cảm thấy được lắng nghe và thấu hiểu.
Điều này giúp bạn xây dựng lòng tin, thiết lập mối quan hệ và khéo léo định vị bản thân là một đối tác có giá trị, có thể giúp khách hàng tiềm năng đạt được thành công.
Tóm lại, cuộc họp khám phá khách hàng đặt nền tảng cho mối quan hệ lâu dài với khách hàng và tăng cơ hội bán hàng. Hãy làm tốt điều này, bạn sẽ trở thành đối tác đáng tin cậy giúp khách hàng thành công.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Một phiên khám phá thành công là tất cả về khách hàng. Đây là cơ hội để bạn đặt câu hỏi phù hợp, lắng nghe tích cực và thể hiện rằng bạn không chỉ bán giải pháp mà còn cung cấp giải pháp phù hợp.
Vai trò của các cuộc họp khám phá trong quy trình bán hàng
Cuộc họp khám phá là nền tảng của quá trình bán hàng thành công vì chúng chuyển trọng tâm từ bán hàng sang giải quyết vấn đề. Cuộc họp ban đầu này là nơi bạn đặt nền tảng cho sự hiểu biết toàn diện về nhu cầu, thách thức và mục tiêu cụ thể của khách hàng tiềm năng, cho phép bạn đưa ra giải pháp phù hợp thay vì một bài thuyết trình chung chung.
Trong giai đoạn đầu của kênh bán hàng, các cuộc họp khám phá giúp xây dựng lòng tin. Khách hàng tiềm năng muốn có một đối tác hiểu rõ về kinh doanh của họ và cung cấp cho họ những lời khuyên chuyên nghiệp. Một cuộc họp khám phá hiệu quả giúp bạn trở thành một cố vấn đáng tin cậy, không chỉ là một nhà cung cấp.
Các cuộc họp này cũng đơn giản hóa quy trình khám phá bán hàng bằng cách giúp bạn đánh giá khách hàng tiềm năng sớm. Bằng cách làm rõ các điểm khó khăn của khách hàng tiềm năng, bạn có thể hướng cuộc hội thoại đến những vấn đề quan trọng nhất và nêu bật giá trị của mình, giúp các tương tác tiếp theo có tác động mạnh mẽ hơn.
Về bản chất, các cuộc họp khám phá là nền tảng cho các mối quan hệ đối tác lâu dài. Khi được thực hiện đúng, chúng sẽ biến các cuộc họp bán hàng từ một giao dịch thành một sự hợp tác thực sự.
🧠 Bạn có biết? 68% khách hàng sẽ chi tiêu nhiều hơn cho một thương hiệu hiểu họ và đối xử với họ như những cá nhân riêng biệt.
Chuẩn bị cho cuộc họp khám phá thành công
Một cuộc họp khám phá thành công đòi hỏi sự chuẩn bị tỉ mỉ. Bạn chuẩn bị càng kỹ lưỡng, cuộc hội thoại của bạn sẽ càng tự tin và có tác động mạnh mẽ. Ngoài ra, điều đó còn cho thấy bạn tôn trọng thời gian quý báu của khách hàng tiềm năng.
Bắt đầu bằng cách tìm hiểu kinh doanh, mục tiêu và thách thức của khách hàng để hiểu rõ nhu cầu của họ. Lập chương trình làm việc rõ ràng dựa trên cuộc hội thoại ban đầu. Chương trình này nên xác định mục đích của cuộc họp, các điểm thảo luận chính và kết quả mong muốn.
Tiếp theo, thu thập tất cả các tài liệu liên quan, bao gồm thông tin chi tiết về khách hàng, hiểu biết về thị trường và dữ liệu cạnh tranh để tăng giá trị cho cuộc hội thoại. Phân công vai trò trong nhóm để đảm bảo cuộc thảo luận tập trung và bao quát tất cả các chủ đề quan trọng.
🧠 Bạn có biết? Trung bình, nhân viên bán hàng dành 57% thời gian cho các cuộc gọi khám phá
Bước 1: Tập trung nghiên cứu và lập danh sách câu hỏi
Phiên khám phá ban đầu là để hiểu những thách thức và mục tiêu kinh doanh của khách hàng tiềm năng. Để làm việc này hiệu quả, bạn cần nhiều hơn những dữ liệu bề ngoài. Tập trung vào việc xây dựng một kho lưu trữ thông tin toàn diện.
Dưới đây là cách bạn có thể thu thập dữ liệu để chuẩn bị cho cuộc họp khám phá:
🔍 Thu thập thông tin chi tiết cần thiết như mô hình kinh doanh, các vấn đề chính, xu hướng ngành và những phát triển gần đây
🌐 Khám phá trang web của khách hàng, phân tích hoạt động trên mạng xã hội của họ và xem xét bất kỳ tin tức hoặc thông cáo báo chí gần đây để hiểu các ưu tiên hiện tại và thách thức tiềm ẩn của họ
📋 Gửi bảng câu hỏi chi tiết cho khách hàng trước cuộc họp để hiểu rõ nhu cầu cụ thể của họ
Bây giờ, hãy ghi lại tất cả các câu hỏi bạn muốn đặt ra trong cuộc gọi khám phá. Để làm điều này, bạn có thể sử dụng khung SPIN của Neil Rakham để chuẩn bị cho cuộc gọi khám phá.
Hãy xem cách sử dụng khung SPIN cho một khách hàng đang gặp khó khăn với tỷ lệ giữ chân khách hàng thấp:
- Tình huống: Thu thập thông tin cơ bản về công ty để hiểu những thách thức. Ví dụ: "Hiện tại, bạn đang theo dõi sự tương tác của khách hàng sau khi họ đăng ký như thế nào?"
- Vấn đề: Xác định những thách thức mà họ đang gặp phải để bạn có thể cung cấp các giải pháp cụ thể. Ví dụ: "Có phân khúc khách hàng cụ thể nào thường xuyên rời bỏ hơn không?"
- Ý nghĩa: Khám phá hậu quả của vấn đề để nhấn mạnh tính cấp bách. Ví dụ: "Nếu khách hàng tiếp tục rời bỏ với tốc độ này, điều đó sẽ ảnh hưởng như thế nào đến doanh thu của bạn trong sáu tháng tới?"
- Nhu cầu-Lợi ích: Định vị giải pháp của bạn theo cách nhấn mạnh giá trị. Ví dụ: "Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có một hệ thống cảnh báo khi một khách hàng có giá trị cao có nguy cơ rời bỏ?"
Sau khi thu thập tất cả thông tin, hãy tập trung vào các tài liệu liên quan để dễ dàng tham khảo trong cuộc họp.
💡Mẹo chuyên nghiệp: ClickUp Docs là giải pháp lý tưởng để tạo kho lưu trữ tập trung để lưu trữ nghiên cứu, ghi chú của nhóm, câu hỏi khám phá khách hàng và thông tin chi tiết về đối thủ cạnh tranh. Cộng tác với nhóm của bạn trong thời gian thực để hoàn thiện ghi chú, gắn thẻ thành viên để nhận phản hồi và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ thông tin quan trọng nào.
Bước 2: Tạo giả thuyết
Cuộc gọi khám phá là cơ hội để cho khách hàng tiềm năng thấy rằng bạn hiểu kinh doanh của họ và có thể giúp họ giải quyết các thách thức. Một cách tuyệt vời để xây dựng lòng tin là trình bày giả thuyết chi tiết về những thách thức mà khách hàng phải đối mặt. Điều này dựa trên mức độ bạn thực hiện nghiên cứu của mình.
Dưới đây là một ví dụ về giả thuyết cho một cuộc gọi khám phá.
Sử dụng giả thuyết là điều phân biệt giữa nhân viên bán hàng bình thường và nhân viên bán hàng xuất sắc. Giả thuyết cho phép bạn giành quyền tiến hành khám phá bằng cách cho khách hàng tiềm năng thấy rằng bạn đã chuẩn bị kỹ lưỡng và là chuyên gia trong ngành. Nếu bạn sai, không sao cả, vì điều đó cho khách hàng tiềm năng cơ hội để sửa lỗi cho bạn.
Sử dụng giả thuyết là điều phân biệt giữa nhân viên bán hàng bình thường và nhân viên bán hàng xuất sắc. Giả thuyết cho phép bạn giành quyền tiến hành khám phá bằng cách cho khách hàng tiềm năng thấy rằng bạn đã chuẩn bị kỹ lưỡng và là chuyên gia trong ngành. Nếu bạn sai, không sao cả, vì điều đó cho khách hàng tiềm năng cơ hội để sửa lỗi cho bạn.
📖 Đọc thêm: Cách tạo kế hoạch đào tạo kiến thức sản phẩm hiệu quả
Bước 3: Lập chương trình làm việc hiệu quả
Chương trình cuộc họp khám phá được lên kế hoạch kỹ lưỡng đảm bảo mỗi phút của cuộc họp khám phá đều phục vụ một mục đích rõ ràng. Chương trình này cung cấp lộ trình rõ ràng, đảm bảo bạn đề cập đến tất cả các chủ đề quan trọng và duy trì cuộc hội thoại tập trung.
Dưới đây là cách lập chương trình làm việc mang lại kết quả:
➡️ Xác định mục tiêu chính của cuộc họp. Bạn muốn hiểu những thách thức lớn nhất của khách hàng? Xác định các mục tiêu kinh doanh chính của họ? Hay khám phá các giải pháp tiềm năng?
➡️ Xem xét nhu cầu cụ thể và ngành nghề của khách hàng cũng như những gì khách hàng mong đợi. Ví dụ: nếu bạn có cuộc họp với giám đốc marketing, chương trình cuộc họp có thể bao gồm các chủ đề như:
- Khám phá kinh doanh chung: Tổng quan về công ty, đối tượng mục tiêu, vị trí thị trường và mục tiêu kinh doanh tổng thể
- Xác định mục tiêu tiếp thị: Tăng trưởng doanh thu, nhận diện thương hiệu, tạo khách hàng tiềm năng, thu hút khách hàng và giữ chân khách hàng
- Chiến lược tiếp thị hiện tại: Phân tích các kênh tiếp thị hiện có, các chiến dịch và hiệu quả của chúng
- Thách thức tiếp thị: Xác định các rào cản hiện tại, hạn chế ngân sách và các lĩnh vực cần cải thiện
Trước khi lên lịch cuộc gọi, hãy hỏi khách hàng về kỳ vọng của họ đối với cuộc họp. Cách tiếp cận hợp tác này đảm bảo chương trình nghị sự phù hợp với ưu tiên của họ và thể hiện sự sẵn sàng thích ứng của bạn.
Bạn cũng nên phân bổ thời gian cụ thể cho từng mục trong chương trình nghị sự để duy trì cuộc thảo luận hiệu quả. Xác định rõ ai sẽ dẫn dắt từng điểm thảo luận và ai sẽ chịu trách nhiệm ghi chú.
Với ClickUp Meetings, bạn có thể tổ chức chương trình nghị sự, lên lịch thảo luận và thu thập thông tin hữu ích một cách liền mạch, tạo tiền đề cho các cuộc họp khám phá hiệu quả và ý nghĩa.
Để tăng hiệu quả, Mẫu chương trình nghị sự ClickUp đơn giản hóa quy trình này, cung cấp cho bạn một khuôn khổ có thể tái sử dụng để tổ chức các cuộc họp khám phá nhất quán và hiệu quả.
Ví dụ: một nhóm kinh doanh hoặc bán hàng có thể sử dụng Xem dạng danh sách để theo dõi các chủ đề như 'Thách thức của khách hàng', 'Giải pháp đề xuất' và 'Các bước tiếp theo'. Nếu nhóm của bạn thích cách tiếp cận trực quan, Chế độ xem bảng cung cấp bố cục kiểu Kanban để sắp xếp thứ tự ưu tiên và tổ chức các mục chương trình một cách liền mạch.
🧠 Bạn có biết? Cuộc gọi khám phá trung bình kéo dài 36 phút.
Bước 3: Lên lịch cuộc họp một cách liền mạch
Lên lịch cuộc họp ảo có vẻ là một công việc nhỏ, nhưng nó sẽ quyết định tính chất của cuộc họp. Phối hợp với các bên liên quan để tìm thời gian và nền tảng phù hợp cho cuộc họp trực tuyến. Đảm bảo kiểm tra nền tảng trước để tránh sự cố kỹ thuật.
Sau khi thời gian và nền tảng đã được cài đặt, gửi lời mời lịch với tất cả các chi tiết quan trọng, bao gồm chương trình, liên kết cuộc họp và tài liệu trước cuộc họp. Gửi nhắc nhở để đảm bảo mọi người tham dự đúng giờ.
Chế độ xem Lịch của ClickUp đơn giản hóa quy trình này bằng cách hiển thị tình trạng sẵn sàng của nhóm và khách hàng của bạn ở một nơi.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Tích hợp với các công cụ như Lịch Google và Outlook có thể giúp bạn đồng bộ hóa mọi thứ, loại bỏ các cuộc hẹn trùng lặp hoặc bỏ lỡ.
Bước 4: Cộng tác với nhóm của bạn
Sự hợp tác không dừng lại sau khi cuộc họp được ghi vào lịch. Bằng cách thúc đẩy giao tiếp cởi mở và sự hiểu biết chung trong nhóm, bạn có thể đảm bảo mọi người đều thống nhất và làm việc hướng tới mục tiêu chung.
Ví dụ: sau khi tổng hợp danh sách các vấn đề khó khăn của khách hàng, nhóm có thể thảo luận các giải pháp tiềm năng, đảm bảo cuộc họp giải quyết các vấn đề quan trọng bằng những hiểu biết có thể áp dụng.
Dưới đây là một số phương pháp hay nhất để hợp tác với nhóm của bạn khi chuẩn bị cho cuộc họp khám phá:
✅ Thiết lập vai trò và trách nhiệm rõ ràng: Xác định ai chịu trách nhiệm cho từng khía cạnh của quá trình chuẩn bị, từ nghiên cứu và tạo/lập chương trình đến phát triển bản trình bày và theo dõi
✅ Động não các câu hỏi và phản đối tiềm năng: Cùng nhau lập danh sách các câu hỏi mà khách hàng có thể hỏi và động não các câu trả lời hiệu quả cho các phản đối tiềm năng
✅ Thực hành thuyết trình cùng nhau: Diễn tập thuyết trình cùng nhóm để xác định những điểm cần cải thiện và đảm bảo thông điệp nhất quán và mạch lạc
🧠 Bạn có biết? Theo một cuộc khảo sát, thời gian chuẩn bị cho các cuộc họp khám phá có phạm vi từ 30 phút đến hai ngày, tùy thuộc vào nhu cầu của khách hàng và kinh nghiệm của nhân viên.
Tiến hành cuộc họp khám phá
Sau khi đã chuẩn bị kỹ lưỡng, đã đến lúc tiến hành cuộc họp khám phá để mang lại giá trị và xây dựng lòng tin.
Dưới đây là một số mẹo để các cuộc gọi khám phá của bạn trở nên hiệu quả.
Bước 1: Phá băng
Bắt đầu bằng lời chào thân thiện nhưng chuyên nghiệp để tạo không khí thoải mái cho cuộc gọi khám phá. Bắt đầu bằng cách nêu rõ chương trình và thống nhất về kỳ vọng.
🌻 Ví dụ: "Tôi rất vui vì chúng ta có thể kết nối với nhau hôm nay! Tôi rất muốn nghe thêm về những gì bạn hy vọng đạt được và cách tôi có thể hỗ trợ bạn. Điều gì đã thúc đẩy bạn thực hiện bước này?"
Bước 2: Thực hành lắng nghe tích cực và đặt câu hỏi mở
Trong cuộc gọi khám phá, bạn nên tập trung chủ yếu vào việc lắng nghe tích cực những thách thức và mục tiêu của khách hàng tiềm năng. Đặt câu hỏi mở để hiểu sâu hơn về những điểm khó khăn của họ.
🌻 Ví dụ: "Điều gì khiến bạn cảm thấy thất vọng nhất trong quy trình/hệ thống hiện tại?" "Bạn đánh giá thành công của thách thức này như thế nào?"
Bước 3: Động não ý tưởng
Các cuộc họp khám phá thành công nhờ thảo luận hợp tác và ý tưởng mới. Hãy thử động não thời gian thực với khách hàng để hình dung các khái niệm, vạch ra các giải pháp và thu hút nhóm của bạn cũng như các khách hàng tiềm năng.
🌻 Ví dụ: Nếu bạn là một công ty tiếp thị đang thảo luận về nhân cách khách hàng lý tưởng của khách hàng trong cuộc gọi khám phá, bạn có thể tạo sơ đồ trên Bảng trắng, và cả bạn và khách hàng đều có thể vạch ra các thông tin nhân khẩu học, hành vi, điểm khó khăn và sở thích chính. Khả năng chia sẻ và cập nhật Bảng trắng trực tiếp đảm bảo phiên họp luôn sôi nổi và tương tác.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Bạn có thể sử dụng Bảng trắng ClickUp để phác thảo quy trình làm việc, vạch ra kế hoạch dự án hoặc lập bản đồ các thách thức.
Tìm hiểu cách sử dụng Bảng trắng ClickUp để hợp tác sáng tạo!👇🏻
Bước 4: Nhận thông tin chi tiết về cuộc gọi
Các cuộc gọi khám phá thường động và không có cấu trúc, với các ý tưởng được luồng tự do. Khách hàng có thể chuyển từ chủ đề này sang chủ đề khác, chia sẻ câu chuyện hoặc cung cấp phản hồi theo cách không tuyến tính. Điều này khiến cho việc theo dõi cuộc hội thoại trở nên khó khăn và khó xác định những thông tin quan trọng mà không bỏ sót những điểm mấu chốt.
Bạn có thể sử dụng Mẫu biên bản cuộc họp ClickUp để ghi chú những thông tin quan trọng trong cuộc họp, theo dõi mục tiêu, phân công nhiệm vụ và vạch ra các bước tiếp theo — tất cả chỉ trong một nơi.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Ghi lại các thách thức của khách hàng, giải pháp đề xuất và phản hồi theo định dạng có tổ chức
- Sử dụng các công việc con lồng nhau để phân bổ trách nhiệm theo dõi cho các thành viên trong nhóm của bạn
- Tạo bản ghi chung về các quyết định và mục hành động để mọi người đều thống nhất
Bạn cũng có thể sử dụng ClickUp Brain, trợ lý AI của ClickUp, để tóm tắt bản ghi cuộc họp, dịch các cuộc thảo luận trong cuộc họp hoặc chuẩn bị biên bản cuộc họp.
ClickUp Brain có thể giúp bạn phân tích giọng điệu và cảm xúc của khách hàng và các thành viên trong nhóm của bạn trong cuộc gọi. Bằng cách xác định cảm xúc tích cực, tiêu cực hoặc trung lập, AI có thể giúp bạn đánh giá phản ứng cảm xúc của khách hàng đối với một số ý tưởng hoặc đề xuất nhất định.
Hoạt động sau cuộc họp khám phá
Công việc thực sự bắt đầu khi cuộc họp khám phá kết thúc. Những gì xảy ra sau đó có thể quyết định thành công hay thất bại của đà phát triển mà bạn đã xây dựng.
Các hoạt động sau cuộc họp, như theo dõi chu đáo và quản lý công việc hiệu quả, là chìa khóa để biến những hiểu biết thành hành động.
Bước 1: Gửi ghi chú cảm ơn và danh sách các mục hành động tiếp theo
Bắt đầu bằng cách gửi một ghi chú cảm ơn được cá nhân hóa cho khách hàng tiềm năng của bạn. Cử chỉ đơn giản này sẽ tạo ra bầu không khí chuyên nghiệp cho mối quan hệ và củng cố tầm quan trọng của nó đối với quá trình của bạn. Hãy tận dụng cơ hội này để tóm tắt các điểm chính đã thảo luận trong cuộc họp, thể hiện rằng bạn đánh giá cao thời gian và ý kiến của họ. Bạn cũng nên tóm tắt các điểm thảo luận chính từ cuộc gọi khám phá và phác thảo các bước tiếp theo, chẳng hạn như gửi đề xuất và lên lịch cuộc họp tiếp theo.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Luôn gửi email cảm ơn cá nhân hóa trong vòng 24 giờ sau cuộc họp khám phá. Điều này không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn giúp khách hàng nhớ đến cuộc hội thoại.
Bước 2: Báo cáo với nhóm của bạn
Tập hợp nhóm của bạn để báo cáo nhanh nhằm tổng hợp những điểm chính của cuộc họp. Thảo luận về những điều đã diễn ra tốt đẹp, xác định những điểm còn thiếu sót và thông báo cho họ về các bước tiếp theo.
Bước 3: Giải quyết các câu hỏi còn tồn đọng
Nếu có câu hỏi chưa được trả lời hoặc cần làm rõ, hãy giải quyết ngay lập tức. Bạn có thể xem lại ghi chú cuộc họp và liệt kê mọi câu hỏi cần theo dõi, such như giá cả, nghiên cứu điển hình hoặc dòng thời gian triển khai.
Bước 4: Phân công và theo dõi các công việc tiếp theo
Việc biến những hiểu biết thu được từ cuộc họp thành công việc có thể thực hiện được là rất quan trọng. Dưới đây là cách bạn có thể làm điều đó:
- Quản lý công việc: Tạo công việc cho từng mục hành động được thảo luận trong cuộc họp khám phá. Chỉ định thành viên nhóm, đặt thời hạn và liên kết các tệp liên quan để cung cấp bối cảnh
- Công việc con: Phân chia các công việc theo dõi phức tạp thành các công việc con dễ quản lý, đảm bảo mọi chi tiết đều được bao quát
- Nhắc nhở và thông báo: Đặt nhắc nhở để đảm bảo thực hiện dự án thành công
- Tính năng cộng tác: Sử dụng nhận xét công việc để thảo luận chi tiết theo dõi, đính kèm tài liệu liên quan và gắn thẻ đồng nghiệp để họ đóng góp ý kiến, tạo ra quy trình làm việc minh bạch và hợp tác
Nhiệm vụ ClickUp có thể giúp bạn ở đây. Bạn có thể giao nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm, đặt mức độ ưu tiên và theo dõi các nhiệm vụ của dự án với các trạng thái tùy chỉnh.
🌻Ví dụ:
Hãy tưởng tượng bạn vừa kết thúc một cuộc họp khám phá với một khách hàng tiềm năng. Trong cuộc họp, họ nhấn mạnh nhu cầu tự động hóa quy trình. Dưới đây là cách bạn có thể phân công nhiệm vụ trong ClickUp:
- Tạo công việc: Ghi lại công việc theo dõi để nghiên cứu các công cụ tự động hóa phù hợp với ngành của họ
- Phân công trách nhiệm: Phân công công việc con cho các thành viên cụ thể trong nhóm để nghiên cứu sâu hơn hoặc soạn thảo đề xuất
- Theo dõi tiến độ: Theo dõi cập nhật nhiệm vụ trong thời gian thực và đảm bảo thời hạn được tuân thủ bằng chế độ xem Lịch của ClickUp
- Cộng tác liền mạch: Sử dụng nhận xét công việc để tập trung các cuộc thảo luận ở một nơi, đính kèm các tài liệu liên quan như nghiên cứu điển hình hoặc lịch trình demo
Các hoạt động sau khám phá giúp duy trì đà phát triển. Với các công cụ và tài nguyên cuộc họp trực tuyến của ClickUp, bạn có thể đảm bảo nhóm của mình luôn thống nhất, các hoạt động theo dõi được xử lý hiệu quả và khách hàng cảm thấy được trân trọng ở mỗi bước.
📮ClickUp Insight: 37% nhân viên gửi ghi chú theo dõi hoặc biên bản cuộc họp để theo dõi các mục hành động, nhưng 36% vẫn dựa vào các phương pháp khác, không thống nhất.
Nếu không có hệ thống thống nhất để ghi lại các quyết định, những thông tin quan trọng mà bạn cần có thể bị chôn vùi trong các cuộc trò chuyện, email hoặc bảng tính. Với ClickUp, bạn có thể ngay lập tức biến các cuộc hội thoại thành các nhiệm vụ có thể thực hiện được trong tất cả các nhiệm vụ, cuộc trò chuyện và tài liệu của mình, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ thông tin nào.
Các phương pháp hay nhất và sai lầm cần tránh trong các cuộc họp khám phá
Các cuộc họp khám phá rất quan trọng để xây dựng lòng tin, xác định nhu cầu của khách hàng và định vị bản thân là một đối tác có giá trị.
Tuy nhiên, nếu không có kế hoạch và thực hiện cẩn thận, những cuộc họp này có thể bị trật bánh, lãng phí thời gian và làm tổn hại đến uy tín của bạn. Dưới đây là cách để tối đa hóa thành công với các phương pháp hay nhất đã được chứng minh và tránh những sai lầm phổ biến.
Thực hành tốt nhất:
🙌 Tìm hiểu sâu về kinh doanh của khách hàng, bối cảnh ngành của họ và những thách thức tiềm ẩn mà họ có thể gặp phải. Bạn chuẩn bị càng kỹ, cách tiếp cận của bạn sẽ càng cá nhân hóa và có tác động càng lớn
🙌 Bắt đầu mỗi cuộc họp với mục đích rõ ràng. Chia sẻ chương trình nghị sự nêu rõ những nội dung sẽ được thảo luận và mục tiêu bạn muốn đạt được
🙌 Vượt ra khỏi những câu hỏi hời hợt. Đừng chỉ chú ý đến những gì khách hàng nói mà còn cả giọng điệu và ngôn ngữ cơ thể của họ. Đặt các câu hỏi tiếp theo như "Bạn có thể giải thích rõ hơn về thách thức đó không?" để đảm bảo bạn hiểu đầy đủ những điểm khó khăn và ưu tiên của họ
🙌 Đừng chỉ hỏi khách hàng muốn gì, hãy tìm hiểu sâu hơn về tại sao. Khám phá động lực thúc đẩy mục tiêu của họ. Ví dụ: thay vì chỉ ghi chú rằng họ cần một giải pháp phần mềm nhanh hơn, hãy tìm hiểu lý do tại sao tốc độ lại quan trọng — có thể là để giảm tỷ lệ khách hàng rời bỏ hoặc cải thiện hiệu quả hoạt động. Sự hiểu biết sâu sắc hơn này sẽ giúp bạn đưa ra các giải pháp phù hợp
🙌 Hãy coi cuộc họp như một cuộc hội thoại chứ không phải một cuộc phỏng vấn. Tạo mối quan hệ bằng cách thể hiện sự đồng cảm, thống nhất các mục tiêu chung và tạo ra một môi trường nơi khách hàng cảm thấy được lắng nghe và đánh giá cao
🙌 Hãy để ý các dấu hiệu mất tập trung, bối rối hoặc khó chịu trong ngôn ngữ cơ thể của khách hàng. Nếu họ có vẻ do dự, hãy điều chỉnh cách tiếp cận hoặc hỏi: "Có điều gì cần làm rõ thêm không?
🙌 Cuộc họp không kết thúc khi cuộc hội thoại kết thúc. Giải quyết kịp thời các câu hỏi còn tồn đọng, chia sẻ bản tóm tắt các mục hành động và duy trì giao tiếp nhất quán để duy trì đà phát triển
🙌 Sử dụng các công cụ cộng tác như ClickUp Docs và ClickUp Whiteboards để ghi lại những điểm chính, mục hành động và các bước tiếp theo trong cuộc họp. Điều này đảm bảo sự thống nhất và đóng vai trò là điểm tham chiếu cho cả hai bên, giảm thiểu sự hiểu lầm
💡Mẹo chuyên nghiệp: Bạn có thể sử dụng AI Notetaker của ClickUp để ghi âm, ghi chép và tóm tắt các cuộc gọi khám phá. Điều này giúp bạn có được những hiểu biết hữu ích về những thách thức của khách hàng tiềm năng và chia sẻ một đề xuất kinh doanh vững chắc.
Những sai lầm cần tránh:
❗Cuộc họp khám phá là để hiểu, không phải để bán hàng. Tránh vội vàng quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn trước khi tìm hiểu đầy đủ nhu cầu của khách hàng
❗Cuộc họp khám phá là cơ hội để khách hàng chia sẻ. Tránh chi phối cuộc hội thoại; thay vào đó, hãy đặt câu hỏi mở và lắng nghe chăm chú. Cố gắng để khách hàng nói ít nhất 70% thời gian
❗Nêu bật các tính năng của sản phẩm mà không kết nối chúng với các vấn đề của khách hàng có thể làm giảm giá trị của bạn. Tập trung vào cách sản phẩm của bạn giải quyết các thách thức cụ thể của họ và mang lại kết quả có thể đo lường được
❗Kết thúc cuộc gọi mà không có mục hành động rõ ràng, khiến khách hàng không chắc chắn về những gì sẽ xảy ra tiếp theo và không gợi ý về mối quan hệ trong tương lai
Biến khách hàng tiềm năng thành khách hàng với ClickUp
Cuộc họp khám phá là bước đầu tiên để xây dựng mối quan hệ có ý nghĩa với khách hàng mới. Từ chuẩn bị đến thực hiện và theo dõi, mỗi bước đều quan trọng để tạo ra một cuộc họp khám phá hiệu quả.
Với ClickUp, bạn được trang bị để làm chủ mọi giai đoạn của quá trình khám phá. Các công cụ mạnh mẽ của nó, như Bảng trắng để động não, Tài liệu để ghi chú thời gian thực và quản lý nhiệm vụ để theo dõi liền mạch, đảm bảo bạn luôn tổ chức và đi trước một bước.
Vì vậy, lần tới khi bạn lên lịch một cuộc họp khám phá, hãy để ClickUp xử lý những công việc nặng nhọc, để bạn có thể tập trung vào những việc thực sự quan trọng: hiểu và giải quyết nhu cầu của khách hàng.
Đăng ký ClickUp miễn phí và biến mọi cuộc gọi khám phá thành cuộc họp thành công!