Hãy cẩn thận với những chi phí nhỏ, một lỗ hổng nhỏ cũng có thể làm chìm một con tàu lớn.
Hãy cẩn thận với những chi phí nhỏ, một lỗ hổng nhỏ cũng có thể làm chìm một con tàu lớn.
Bạn không cần bằng cấp về tài chính để kiểm soát chi phí dự án. Bạn chỉ cần hệ thống phù hợp.
Khi quản lý công việc, dòng thời gian và nhóm, việc đang theo dõi từng đồng tiền một cách thủ công sẽ nhanh chóng dẫn đến việc bỏ lỡ các thông tin quan trọng và những bất ngờ về ngân sách.
Các mẫu kế hoạch quản lý chi phí miễn phí này giúp bạn lập chiến lược chi tiêu dự án một cách hiệu quả. Hãy bắt đầu ngay! 💰
Mẫu kế hoạch quản lý chi phí là gì?
Mẫu kế hoạch quản lý chi phí là một khung cấu trúc có hệ thống, mô tả cách chi phí dự án sẽ được ước tính, lập ngân sách, quản lý và kiểm soát trong suốt vòng đời dự án.
Đây là hướng dẫn toàn diện dành cho quản lý dự án và các bên liên quan để đảm bảo dự án luôn nằm trong giới hạn tài chính đã đề ra.
Mẫu này thường bao gồm các phương pháp luận về ước tính chi phí, quy trình lập ngân sách, biện pháp kiểm soát chi phí và định dạng báo cáo. Nó tiêu chuẩn hóa các quy trình này để hỗ trợ lập kế hoạch và giám sát tài chính nhất quán trên các dự án.
Những yếu tố nào tạo nên một mẫu kế hoạch quản lý chi phí tốt?
Một mẫu kế hoạch quản lý chi phí được cấu trúc tốt giúp bạn xác định sớm các rủi ro chi phí dự án và phân bổ nguồn lực một cách hợp lý. Dưới đây là những điều cần lưu ý:
- Phân tích chi phí chi tiết: Gồm các phần riêng biệt cho chi phí trực tiếp, gián tiếp, cố định và biến đổi để đảm bảo tính minh bạch hoàn toàn trong việc chi tiêu
- Trường tùy chỉnh: Cho phép nhập dữ liệu tùy chỉnh cho các thông tin cụ thể của dự án như gói công việc, cột mốc hoặc danh mục chiến dịch
- Công cụ dự báo tích hợp: Giúp so sánh chi phí dự kiến với chi phí thực tế để phát hiện sớm các khoản chi vượt dự toán và điều chỉnh hướng đi của dự án
- quản lý ngân sách liên kết với dòng thời gian: *Kết nối chi phí với các giai đoạn cụ thể của dự án, sprint hoặc ngày cụ thể để lập kế hoạch và chịu trách nhiệm tốt hơn
- Yếu tố hỗ trợ quyết định: Bao gồm các trường thông tin về tỷ suất hoàn vốn (ROI), thời gian hoàn vốn hoặc tỷ lệ lợi ích-chi phí để hỗ trợ các quyết định tài chính
- bố cục sẵn sàng cho hợp tác: *Hỗ trợ phân công công việc, phê duyệt và chia sẻ tài liệu để duy trì giao tiếp liên quan đến chi phí tập trung và có thể theo dõi
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Lập ngân sách cho quá trình lặp lại, không chỉ cho việc thực hiện. Chúng ta thường lên kế hoạch việc cần làm một lần. Nhưng nếu bạn đang thiết kế, phát triển hoặc kiểm thử bất kỳ điều gì, bạn sẽ phải làm lại ít nhất hai lần. Hãy tài khoản cho các chỉnh sửa, điều chỉnh hướng đi và phiên bản 2.0.
12 Mẫu kế hoạch quản lý chi phí
12 mẫu quản lý chi phí của ClickUp, ứng dụng toàn diện cho công việc, mang lại cấu trúc, sự rõ ràng và kiểm soát cho việc lập ngân sách của bạn, không cần phỏng đoán.
Hãy khám phá các tùy chọn mẫu của bạn. 👇
1. Mẫu Quản lý Chi phí Dự án ClickUp
Mẫu Quản lý Chi phí Dự án ClickUp cung cấp cho bạn một cách thức có cấu trúc và trực quan để đang theo dõi, phê duyệt và tối ưu hóa chi phí dự án. Mẫu này bắt đầu với biểu mẫu yêu cầu chi phí dự án có thể tùy chỉnh, cho phép thu thập ước tính chi phí trực tiếp từ các thành viên trong nhóm hoặc nhà thầu phụ. Điều này giúp bạn có được tất cả thông tin chi tiết ngay từ đầu, được định dạng phù hợp với quy trình làm việc của bạn.
Sau khi được gửi, mọi yêu cầu sẽ được luồng vào bảng chi phí tập trung Cost Table, được phân loại theo trạng thái như Cần phê duyệt hoặc Hoàn thành. Điều này giúp bạn nắm bắt ngay lập tức tiến độ chi tiêu và những yếu tố đang cản trở quá trình.
📌 Phù hợp cho Các nhà quản lý dự án xử lý các dự án đa giai đoạn cần theo dõi hiệu suất chi phí và so sánh ngân sách thực tế với ngân sách kế hoạch.
📮 ClickUp Insight: Nhân viên văn phòng gửi trung bình 25 tin nhắn mỗi ngày để tìm kiếm thông tin và bối cảnh. Điều này cho thấy một lượng thời gian đáng kể bị lãng phí khi cuộn, tìm kiếm và giải mã các cuộc hội thoại rời rạc qua email và trò chuyện. 😱
Nếu chỉ có một nền tảng thông minh kết nối các công việc, dự án, trò chuyện và email (cùng với AI!) trong một nơi duy nhất. Nhưng bạn đã có: Hãy thử ClickUp!
2. Mẫu phân tích chi phí dự án ClickUp
Khi bạn đang sâu trong dự án và nhận ra chi phí thực tế đang lệch xa so với ước tính ban đầu, việc phản ứng muộn không phải là lựa chọn. Mẫu phân tích chi phí dự án ClickUp sẽ phát hiện những dấu hiệu cảnh báo trước khi chúng trở thành vấn đề.
Không chỉ đơn thuần đang theo dõi chi phí, mẫu này được thiết kế để phân tích thời gian thực trên các khoản chi phí chung, vật liệu, chi phí cố định và biến đổi, tất cả đều được chia thành các chế độ xem riêng biệt. Bạn sẽ có cái nhìn rõ ràng và có cấu trúc trên mọi khía cạnh của quản lý chi phí dự án, đặc biệt khi làm việc với nhiều nhà cung cấp hoặc các loại chi phí khác nhau.
Lợi thế thực sự nằm ở các trường tùy chỉnh chi tiết của ClickUp. Đối với mỗi mục hoặc công việc, bạn sẽ ghi lại số lượng, giá đơn vị, loại chi phí và tổng giá. Mức độ chi tiết này hỗ trợ đánh giá chi phí-lợi ích thực sự trên nhiều dự án, giúp bạn nhận diện xu hướng và tăng ROI.
📌 Phù hợp cho: Quản lý vận hành và trưởng nhóm cần đánh giá các quyết định dự án có chi phí cao dựa trên dữ liệu có thời hạn.
3. Mẫu phân tích chi phí ClickUp
Mẫu Phân tích Chi phí của ClickUp được thiết kế dành cho các nhóm và nhà ra quyết định cần đánh giá các lựa chọn thay thế trước khi commit nguồn lực. Nó giúp bạn đánh giá cả các yếu tố chi phí và lợi ích.
Trong khi mẫu trước đây tập trung vào việc đang theo dõi và quản lý chi tiết các chi phí cụ thể của dự án, mẫu này cung cấp một tổng quan cấp cao về lợi ích chi phí tổng thể. Nó cho phép bạn xem Profil Chi Phí Năm Hiện Tại và chuyển sang Chế Độ Phân Tích để có cái nhìn tổng quan từ trên xuống về tình hình hiện tại.
📌 Phù hợp cho: Nhà thầu và freelancer cần xác định các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí và các lĩnh vực cần tối ưu hóa chi phí.
🧠 Thực tế thú vị: Các cửa hàng bán lẻ thường sử dụng bản đồ nhiệt để quản lý hiệu quả bố cục không gian và giảm chi phí nhân sự không cần thiết. Nếu khách hàng không đi qua một khu vực cụ thể, họ sẽ thiết kế lại không gian để duy trì ngân sách chặt chẽ và đảm bảo luồng doanh số bán hàng ổn định.
4. Mẫu ngân sách dự án ClickUp với WBS
Mẫu ngân sách dự án ClickUp với WBS mang lại cấu trúc cho quản lý ngân sách dự án bằng cách chia nhỏ mọi thứ thành các thành phần có thể thực hiện được trước khi chi tiêu đồng nào. Lợi thế thực sự? Bố cục WBS.
Với mỗi giai đoạn, sản phẩm đầu ra và công việc con được tổ chức một cách trực quan, bạn sẽ có chế độ xem tổng quan về cách chi phí tổng thể của dự án được phân phối. Các trạng thái tùy chỉnh của ClickUp như On Hold và Cancelled giúp bạn đang theo dõi ngân sách chi tiết hơn, đặc biệt khi kế hoạch thay đổi giữa chừng dự án. Trong khi đó, các cảnh báo về sự phụ thuộc sẽ cảnh báo về các xung đột tiềm ẩn về lịch trình hoặc chi phí trước khi chúng làm ảnh hưởng đến ngân sách.
📌 Phù hợp cho: Bất kỳ ai quản lý phạm vi dự án phức tạp cần một ngân sách có cấu trúc dựa trên WBS để ước tính, phân bổ và đang theo dõi chi phí cho từng gói công việc.
💡 Thêm: Nếu bạn muốn:
- Tìm kiếm ngay lập tức trên ClickUp, Google Drive, GitHub, OneDrive, SharePoint và web
- Sử dụng Talk to Văn bản để hỏi, đọc và lệnh công việc bằng giọng nói — rảnh tay, mọi lúc mọi nơi.
- Thay thế hàng chục công cụ AI không liên kết như ChatGPT, Claude và Perplexity bằng một giải pháp duy nhất, không phụ thuộc vào mô hình ngôn ngữ lớn (LLM), sẵn sàng cho doanh nghiệp
Thử ClickUp Brain MAX —ứng dụng AI thông minh thực sự hiểu bạn, vì nó hiểu công việc của bạn. Đây không phải là một công cụ khác để thêm vào "mớ hỗn độn AI". Đây là ứng dụng AI bối cảnh đầu tiên thay thế tất cả chúng.
5. Mẫu ngân sách tiếp thị ClickUp
Chi phí chiến dịch có thể tăng nhanh chóng, đặc biệt khi chi tiêu được phân tán giữa các nhóm, công cụ và dòng thời gian. Mẫu ngân sách tiếp thị ClickUp được thiết kế để phân tích chi tiết các nỗ lực tiếp thị dựa trên ROI, tác động và nỗ lực. Các chế độ xem Chi tiêu theo loại chiến dịch và Mục tiêu tiếp thị tích hợp sẵn sẽ cho thấy chính xác cách chi tiêu của bạn phù hợp với ưu tiên của bạn.
Mẫu ngân sách tiếp thị này cung cấp các Trường Tùy chỉnh để phân loại các công việc thành Quick Wins (tác động cao, nỗ lực thấp), Big Projects (tác động cao, nỗ lực cao), Filler Tasks, và thậm chí Profitless Tasks. Nhờ đó, bạn sẽ biết ngay những công việc nào cần loại bỏ ngay lập tức.
📌 Phù hợp cho: Các chuyên viên tiếp thị đang làm công việc trên nhiều chiến dịch cần so sánh chi phí theo kế hoạch với chi phí thực tế trên các nền tảng, tài sản và sáng kiến khác nhau.
🔍 Bạn có biết? Trong ngành thời trang, các thương hiệu thường quyết định giá thành của sản phẩm trước, sau đó thiết kế và lựa chọn vật liệu sao cho phù hợp với mức giá đó. Điều này được gọi là "target costing", và đó là lý do tại sao chiếc áo khoác thời trang đó chỉ có một khóa kéo thay vì hai.
6. Mẫu ngân sách kinh doanh ClickUp
Mẫu ngân sách kinh doanh ClickUp cung cấp một hệ thống tập trung, có thể theo dõi để quản lý ngân sách kinh doanh trên nhiều nhóm, nguồn thu nhập và loại chi phí. Được thiết kế dưới dạng mẫu thư mục, nó được tối ưu hóa để xử lý các ngân sách phức tạp với dữ liệu phân tầng.
Chế độ xem Budget Tracker by Store giúp bạn theo dõi chi tiêu trên các đơn vị kinh doanh hoặc địa điểm khác nhau. Trong khi đó, chế độ xem Overall Budget cung cấp cái nhìn tổng quan với cập nhật thời gian thực.
Cần phân biệt giữa lương toàn thời gian và chi phí freelancer? Các trường tùy chỉnh Loại việc làm và Loại chi phí sẽ giúp bạn phân biệt rõ ràng. Bạn cũng có thể theo dõi dự báo so với số liệu thực tế bằng cách sử dụng Giá trị dự báo và Giá trị thực tế, để biết ngay lập tức khi dự án đi chệch hướng.
📌 Phù hợp cho: Người làm tự do và chủ doanh nghiệp nhỏ cần dự báo thu nhập và chi phí cố định/biến đổi để đưa ra quyết định tài chính dài hạn.
7. Mẫu ngân sách sự kiện ClickUp
Mẫu ngân sách sự kiện ClickUp cung cấp cho bạn một mẫu thư mục có cấu trúc, sẵn sàng sử dụng, bao gồm tất cả các công cụ cần thiết để quản lý khía cạnh tài chính của bất kỳ sự kiện nào, từ các buổi retreat doanh nghiệp đến các hội nghị quy mô lớn.
Là một mẫu ngân sách dự án, nó có tích hợp Lịch sự kiện giúp bạn đồng bộ hóa kế hoạch ngân sách với dòng thời gian sự kiện, đảm bảo các mốc thời gian và lịch thanh toán được tuân thủ. Chế độ Xem dạng danh sách cung cấp cái nhìn rõ ràng về từng mục ngân sách, trong khi Hướng dẫn Bắt đầu giúp bạn đào tạo nhóm trong vài phút mà không cần trao đổi qua lại như thường lệ.
📌 Phù hợp cho: Những người tổ chức sự kiện và nhóm vận hành phối hợp với nhiều nhà cung cấp cần hiển thị chi phí thời gian thực cho địa điểm, dịch vụ ẩm thực, nhân sự và quảng cáo.
8. Mẫu đề xuất ngân sách ClickUp
Việc nhận được sự đồng thuận từ các bên liên quan thường phụ thuộc vào một yếu tố: mức độ rõ ràng khi trình bày số. Và khi các đề xuất trở nên phức tạp như một mê cung của chi phí, dòng thời gian và lý do, sự rõ ràng là điều đầu tiên bị mất đi. Mẫu Đề Xuất Ngân Sách ClickUp giúp bài thuyết trình của bạn trở nên có tổ chức, trực quan và đáng tin cậy.
Đây là bố cục tài liệu sẵn sàng sử dụng, vừa là tài liệu công việc vừa là công cụ trình bày. Nó cho phép bạn phân tích các chỉ số KPI tài chính, đính kèm dòng thời gian và giữ mọi cập nhật luôn hiển thị cho các bên liên quan.
📌 Phù hợp cho: Các trưởng nhóm chuẩn bị yêu cầu ngân sách nội bộ hoặc dành cho khách hàng, yêu cầu các lý do hợp lý, ước tính ROI và tóm tắt sẵn sàng để phê duyệt.
🔍 Bạn có biết? Một số công ty xây dựng sử dụng máy bay không người lái (drone) cho việc kiểm tra công trường và quản lý chi phí. Hình ảnh từ trên cao giúp phát hiện sớm tình trạng lãng phí tài nguyên, chậm tiến độ và nguy cơ vượt ngân sách.
9. Mẫu Báo cáo Ngân sách ClickUp
Nếu bạn đang quản lý ngân sách khách hàng với dự báo và số liệu thực tế trên các bộ phận, mẫu báo cáo ngân sách ClickUp sẽ giúp bạn tổ chức mọi thứ một cách rõ ràng. Bạn có thể ghi lại số liệu thực tế, ghi chú các chênh lệch so với kế hoạch ban đầu và thêm bình luận cho dữ liệu lịch sử.
Điều này đặc biệt hữu ích để phát hiện sự chênh lệch ngân sách và giúp người ra quyết định hiểu rõ lý do tại sao các thay đổi xảy ra.
Các việc con lồng nhau trong các phần báo cáo để dễ dàng phân tích chi tiết các khoản chi tiêu hoặc đang theo dõi các cập nhật cụ thể theo danh mục, chẳng hạn như chi phí marketing vượt dự toán hoặc chậm trễ từ nhà cung cấp. Bạn cũng có thể giao nhiều thành viên trong nhóm cho một công việc duy nhất, điều này rất hữu ích khi quyền sở hữu được chia sẻ giữa các bộ phận.
📌 Phù hợp cho: Các nhà quản lý cần trình bày báo cáo tài chính rõ ràng và có cơ sở dữ liệu, so sánh chi tiêu dự kiến với chi tiêu thực tế giữa các bộ phận hoặc nhóm.
10. Mẫu Phân tích Lợi ích và Chi phí của ClickUp
Khi bạn phải lựa chọn giữa hai quyết định có tác động lớn như nâng cấp hệ thống hoặc mở rộng dịch vụ, điều cuối cùng bạn muốn là một ước tính chi phí mơ hồ và quyết định dựa trên直觉. Mẫu Phân tích Lợi ích và Chi phí của ClickUp cung cấp một ma trận trực quan có cấu trúc, trình bày cả chi phí thực tế và giá trị tiềm năng song song với nhau.
Mẫu phân tích chi phí - lợi ích dựa trên bảng trắng này được thiết kế để hỗ trợ đánh giá tài chính chi tiết. Bạn có thể vẽ bản đồ các lợi ích, phân loại các loại chi phí và nhấn mạnh các yếu tố định tính, tất cả những gì bạn cần để biện minh (hoặc từ chối) một khoản đầu tư.
Với chế độ xem Cost and Benefit, bạn có thể chia quá trình đánh giá thành hai bảng điều khiển riêng biệt, giúp nhóm của bạn có thể tập trung vào công việc phân tích chi phí và lập bản đồ lợi ích mà không bước vào các chỉnh sửa của nhau.
📌 Phù hợp cho: Những người ra quyết định đang xem xét các khoản đầu tư hoặc đề xuất cạnh tranh và cần một ma trận trực quan để đánh giá hiệu quả chi phí và tác động giá trị lâu dài.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Thời gian của nhóm cũng quan trọng không kém tiền bạc trong việc kiểm soát chi phí quản lý dự án. Các cuộc họp không cần thiết và quá trình chuyển giao công việc phức tạp có thể không hiển thị trên bảng tính, nhưng chúng vẫn làm hao hụt ngân sách của bạn.
11. Mẫu phân tích chi phí sản xuất ClickUp
Bạn đang cố gắng xác định chính xác chi phí sản xuất? Mẫu phân tích chi phí sản xuất của ClickUp hỗ trợ bạn với một không gian làm việc tập trung bao gồm tất cả các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí, bao gồm nguyên vật liệu, lao động, chi phí chung và thậm chí cả kiểm soát chất lượng.
Hiển thị thời gian thực về tác động của giá cả giúp bạn mô phỏng cách biến động chi phí sẽ ảnh hưởng đến lợi nhuận ròng của bạn theo thời gian. Nó cũng hỗ trợ theo dõi hiệu quả dựa trên KPI, giúp dễ dàng xác định giai đoạn sản xuất nào cần được khắc phục.
Sử dụng nó để đang theo dõi mức độ chênh lệch giữa chi phí thực tế và dự toán, mô phỏng sự thay đổi giá cả hoặc lập bản đồ toàn bộ tài khoản dự án. Bạn có thể phân tích chi tiết chi phí bằng cách sử dụng Trường Tùy chỉnh để phân loại chi phí lao động, chi phí chung và các biện pháp kiểm soát.
📌 Phù hợp cho: Nhóm vận hành trong các doanh nghiệp kinh doanh cần phân tích chi tiết chi phí nguyên vật liệu, lao động và chi phí chung để nâng cao năng suất sản xuất.
🧠 Thú vị: Trong ngành điện ảnh, có những vai trò chuyên trách là nhà sản xuất điều hành, chịu trách nhiệm quản lý chi phí đến từng ngày. Nếu một cảnh quay kéo dài hơn kế hoạch, nó có thể tiêu tốn hàng nghìn đô la, và họ là những người phải khắc phục tình huống đó một cách nhanh chóng.
12. Mẫu Báo cáo Chi phí Hàng tháng ClickUp
Bạn đang cố gắng hiểu cấu trúc phân bổ chi phí hàng tháng từ các hóa đơn ngẫu nhiên, bảng tính và email? Đó là công thức dẫn đến việc bỏ sót khấu trừ, ngân sách bị phình to và kiểm toán lộn xộn. Mẫu Báo cáo Chi phí Hàng tháng của ClickUp mang lại cấu trúc với thiết lập sẵn sàng sử dụng, ghi lại mọi khoản chi tiêu.
Mẫu này được thiết kế dành cho các cuộc đánh giá định kỳ hàng tháng, giúp bạn hoàn tất báo cáo tài chính nhanh hơn đồng thời phát hiện các xu hướng chi tiêu trong các hạng mục như chỗ ở, đi lại, bữa ăn và dịch vụ kinh doanh. Phần Thông tin nhân viên đặc biệt hữu ích cho các dự án có nhiều cộng tác viên. Bạn đang theo dõi ai đã nộp gì, cho bộ phận hoặc khách hàng nào, và đảm bảo rằng chi phí được ghi nhận đúng vào trung tâm chi phí tương ứng.
📌 Phù hợp cho: Chủ dự án và nhà thầu quản lý chi phí vận hành định kỳ cần một hệ thống tổ chức để ghi chép, xem xét và kiểm toán chi tiêu hàng tháng.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Thương lượng sau khi nhận báo giá đầu tiên. Nhiều kinh doanh chấp nhận mức giá tiêu chuẩn, nhưng nhà cung cấp dịch vụ thường có thể linh hoạt, đặc biệt nếu bạn cam kết hợp tác lâu dài và giới thiệu khách hàng. Một yêu cầu lịch sự có thể giúp giảm đáng kể chi phí phần mềm.
Hãy tin tưởng ClickUp cho kế hoạch quản lý chi phí hiệu quả
Hầu hết các mẫu kế hoạch quản lý chi phí đều quá cứng nhắc hoặc quá chung chung để xử lý sự phức tạp thực tế của tài chính dự án.
Mẫu của ClickUp đặt ra thanh mới. 🤩
Đây là các không gian làm việc tương tác hoàn toàn, thích ứng với quy trình của bạn, chứ không phải ngược lại. Các mẫu này cho phép bạn kiểm soát toàn bộ các yếu tố, từ chi tiết nhỏ nhất đến tổng quan tài chính cấp cao.
Tại sao phải chờ? Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay! ✅