Mọi dự án, bất kể quy mô, đều xứng đáng được ra mắt.
Tuy nhiên, 55% các nhà quản lý dự án chỉ ra rằng vượt ngân sách là nguyên nhân chính dẫn đến thất bại của dự án.
Thống kê đáng thất vọng này nhấn mạnh vai trò quan trọng của việc quản lý ngân sách hiệu quả. Nhưng đừng lo lắng, quản lý ngân sách của khách hàng không phải là một công việc phức tạp.
Bài viết này cung cấp cho bạn mọi thứ bạn cần để quản lý ngân sách của khách hàng một cách hiệu quả. Chúng tôi cũng sẽ giới thiệu cách ClickUp, một chuyên gia quản lý dự án, giúp tăng hiệu quả công việc.
Chuẩn bị cho cuộc thảo luận về ngân sách
Lập ngân sách là công việc nhạy cảm, vì vậy những sai lầm có thể dẫn đến thất bại. Giải pháp là gì? Tập trung vào các con số và dẫn dắt cuộc thảo luận bằng dữ liệu và thông tin chi tiết.
Với ý nghĩ đó, đây là một số khía cạnh bạn phải chuẩn bị trước khi thảo luận về ngân sách để giúp bạn xây dựng đề xuất chi tiết cho khách hàng hiện tại hoặc khách hàng tiềm năng:
- Thu thập báo cáo tài chính: Cập nhật và sắp xếp tất cả dữ liệu khách hàng và thị trường để giúp hướng cuộc thảo luận đến những vấn đề khó khăn trong quá khứ
- Chuẩn bị dự toán chi phí: Khách hàng có thể muốn bắt đầu với một bản phác thảo. Do đó, hãy chi tiết hóa mọi chi phí dự kiến của dự án để đảm bảo tính minh bạch
- Thu thập các hợp đồng và thỏa thuận có liên quan: Có thể có các thỏa thuận hoặc hợp đồng để tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập ngân sách và hoạt động trong công ty. Một số ví dụ bao gồm thỏa thuận hậu cần, hợp đồng dịch vụ phát triển và quan hệ đối tác với nhà cung cấp. Đó là lý do tại sao bạn phải chuẩn bị sẵn tất cả các tài liệu để tham khảo trong đề xuất
- Tạo bản trình bày: Bản trình bày rõ ràng về các số liệu chính giúp đề xuất của bạn dễ hiểu hơn. Hình ảnh trực quan hấp dẫn giúp các bên liên quan hiểu rõ hơn về các lý do
Cách hỏi về ngân sách
Bây giờ bạn đã có tất cả thông tin cần thiết. Bước tiếp theo là gặp khách hàng. Nếu bạn không biết cách tiếp cận chủ đề, những khoảng lặng khó xử là điều không thể tránh khỏi. 🫠
Dưới đây là phân tích chi tiết về các khía cạnh quan trọng khi thảo luận về ngân sách.
Bắt đầu cuộc hội thoại
Cách tiếp cận của bạn sẽ quyết định thái độ của khách hàng, vì vậy hãy giữ thái độ chuyên nghiệp nhưng thân thiện. Tập trung vào việc phù hợp với các ưu tiên và mục tiêu của khách hàng. Ngoài ra, hãy bắt đầu với tinh thần hợp tác thay vì đi thẳng vào các con số.
Dưới đây là một số câu mở đầu hữu ích:
- "Chúng tôi đã tổ chức cuộc họp này để đảm bảo ngân sách hiện tại phù hợp với phạm vi dự án. "
- "Hãy bắt đầu bằng cách điều chỉnh ngân sách cho phù hợp với mục tiêu của bạn. "
- "Để cuộc thảo luận của chúng ta hiệu quả hơn, tốt nhất là bắt đầu bằng việc sắp xếp thứ tự ưu tiên phân bổ ngân sách cho dự án này. Bạn thấy thế nào?"
Đặt câu hỏi về ngân sách cho khách hàng
Một khía cạnh khác cần lưu ý là cách bạn đặt câu hỏi.
Điều quan trọng là phải rõ ràng và thống nhất ở đây. Các câu hỏi của bạn không nên mơ hồ; điều đó không giúp tiến triển công việc. Cuộc thảo luận nên diễn ra cởi mở, với giọng điệu thân thiện và khuyến khích là một khởi đầu tốt.
Hãy xem một vài ví dụ về các câu hỏi được đặt ra một cách hiệu quả:
- "Có bất kỳ hạn chế chi phí cụ thể nào mà chúng ta cần lưu ý không?"
- "Ưu tiên ngân sách hàng đầu của bạn cho dự án này là gì?"
- "Bạn cảm thấy lĩnh vực nào cần được chú ý nhất về mặt tài chính?"
- "Bạn linh hoạt đến mức nào trong việc điều chỉnh nguồn lực?"
Đi sâu vào chi tiết
Để hiểu ngân sách, hãy tìm hiểu sâu hơn về giá trị và mục tiêu kinh doanh của khách hàng.
Điều này bao gồm quan điểm của họ về chất lượng, phạm vi và ưu tiên. Hãy hỏi trực tiếp khách hàng mới về những điều này, nhưng giữ giọng điệu thân thiện. Đôi khi, khách hàng có thể từ chối tiết lộ chi tiết, nhưng hãy lịch sự nhấn mạnh rằng bạn cần những thông tin này để đưa ra ngân sách thực tế.
Giai đoạn này rất quan trọng khi làm việc với các chủ doanh nghiệp nhỏ.
Ngoài ra, hãy điều chỉnh mục tiêu kinh doanh của bạn cho phù hợp với nhu cầu của họ. Tập trung vào các khía cạnh liên quan đến ngân sách như cân bằng nguồn lực và theo dõi chi phí chung. Điều chỉnh câu hỏi của bạn để phát hiện các yếu tố chi phí chính và sự đánh đổi.
Một số điểm bạn phải lưu ý khi đi sâu vào chi tiết ngân sách của khách hàng để thiết lập kỳ vọng là:
- Dự kiến dòng thời gian và kết nối chúng với tác động đến chi phí
- Chi phí chính và phạm vi linh hoạt
- Những gì không bao gồm trong các dịch vụ bạn cung cấp
- Chi phí ẩn như đào tạo bổ sung, bảo trì hoặc hỗ trợ
- Cơ hội để tối ưu hóa chi tiêu mà không ảnh hưởng đến chất lượng
Xử lý các vấn đề liên quan đến ngân sách
Khi khách hàng có lo lắng, điều quan trọng là phải xử lý khéo léo. Hãy nhớ rằng, mục tiêu là tìm ra điểm chung để điều chỉnh ngân sách phù hợp với mục tiêu của khách hàng.
Trả lời từng truy vấn với sự đồng cảm và lắng nghe tích cực để đạt được kết quả đôi bên cùng có lợi. Xác nhận mối quan tâm của họ trước khi giải quyết. Điều này cho thấy rằng mối quan tâm về ngân sách của khách hàng là chính đáng và bạn có giải pháp tốt nhất cho từng vấn đề.
Dưới đây là một số phản hồi thông minh và cách diễn đạt phù hợp:
- "Điều gì sẽ giúp bạn cảm thấy thoải mái hơn với cách phân bổ này?"
- "Điều chỉnh dòng thời gian có giúp cân bằng ngân sách không?"
- "Làm thế nào để phân bổ lại nguồn lực từ các lĩnh vực ưu tiên thấp hơn?"
Hiểu rõ sự khác biệt giữa ngân sách và chi phí
Nhiều khách hàng gặp phải tình huống khó xử giữa ngân sách và chi phí. Đó là khi số tiền có thể chi tiêu (ngân sách của khách hàng) và chi phí cần thiết (chi phí) không khớp nhau.
Một lý do phổ biến là khách hàng lập ngân sách tài nguyên cẩn thận và đặt ra kỳ vọng chất lượng cao.
Bạn bối rối về cách điều này ảnh hưởng đến việc lập ngân sách? Sự không phù hợp này tạo ra căng thẳng khi thảo luận về các tiêu chuẩn chất lượng trong giới hạn tài chính, đặc biệt là khi quá trình bán hàng trong tương lai phụ thuộc vào cách cân bằng các lãi suất cạnh tranh.
Dưới đây là một số yếu tố khác góp phần làm phức tạp thêm tình huống này:
- Kỳ vọng khác nhau của khách hàng có thể gây áp lực lên ngân sách dự án
- Biến động thị trường và chi phí phát sinh ngoài dự kiến sẽ khiến các khoản chi tiêu đã lên kế hoạch trở thành vô nghĩa
Để giải quyết vấn đề này, cần phải đàm phán cẩn thận các thỏa thuận về các tham số tài chính thực tế.
Các yếu tố quan trọng cần lưu ý trong cuộc hội thoại về ngân sách
Để các cuộc họp về ngân sách diễn ra suôn sẻ, bạn cần một số hướng dẫn. Mặc dù không mang tính chính thức hay pháp lý, nhưng những hướng dẫn này có thể giúp bạn thiết lập mối quan hệ với khách hàng.
Dưới đây là ba yếu tố cần lưu ý trong cuộc hội thoại về ngân sách.
✅ Thiết lập mục tiêu rõ ràng
Việc xác định mục tiêu rõ ràng ngay từ đầu sẽ tạo nền tảng cho cuộc hội thoại tập trung. Đảm bảo rằng cả hai bên đều hiểu kết quả dự án mong muốn.
- Xác định thành công có ý nghĩa gì đối với dự án
- Thảo luận về các ưu tiên chính của khách hàng để hướng dẫn phân phối ngân sách
- Đảm bảo rằng các mục tiêu có thể đạt được
✅ Bảo đảm tính minh bạch
Sự minh bạch giúp xây dựng lòng tin và đối thoại cởi mở. Giữ khách hàng luôn được thông báo về các quyết định ngân sách giúp đơn giản hóa quy trình.
- Cung cấp một tổng quan chi tiết về cách phân bổ nguồn vốn kèm theo lý do cụ thể
- Xác định sớm bất kỳ vấn đề tiềm ẩn nào có thể ảnh hưởng đến ngân sách
- Làm cho khách hàng cảm thấy thoải mái khi chia sẻ suy nghĩ và mối quan tâm của họ
✅ Tập trung vào tính linh hoạt
Sự linh hoạt cho phép thực hiện các điều chỉnh cần thiết dựa trên diễn biến của dự án. Khả năng thích ứng trong các cuộc thảo luận về ngân sách giúp cải thiện kết quả cho cả hai bên.
- Nếu giới hạn ngân sách trở nên rõ ràng, hãy thảo luận về các phương án thay thế hoặc giải pháp thay thế để đạt được mục tiêu dự án
- Khám phá các cách tối ưu hóa tài nguyên để phù hợp với các hạn chế về ngân sách của khách hàng. Điều này thể hiện cam kết của bạn trong việc mang lại giá trị
- Lên lịch cập nhật để đánh giá ngân sách và điều chỉnh khi dự án phát triển
Cách quản lý ngân sách khách hàng thành công
Bây giờ, chúng ta chuyển sang phần chính—quản lý.
Ngân sách của khách hàng luôn thay đổi, giống như một đống lửa trại. Rất dễ để bắt đầu, nhưng nếu không được xem xét thường xuyên, chúng có thể thiêu rụi cả khu rừng.
Dưới đây là tám bước cần thiết để quản lý ngân sách của khách hàng. Để đơn giản hóa quy trình, chúng tôi cũng sẽ giới thiệu các công cụ ClickUp giúp hợp lý hóa và cải thiện kết quả.
Bước 1: Bắt đầu bằng những cuộc hội thoại trung thực về ngân sách
Chúng tôi đã đề cập trước đó rằng sự minh bạch thúc đẩy sự tin tưởng. Vì vậy, bước đầu tiên là bắt đầu cuộc thảo luận bằng một ghi chú trung thực.
- Tổ chức các cuộc họp chuyên đề về ngân sách với các bên liên quan từ cả hai phía. Sau cùng, phải dành thời gian để theo dõi tiền bạc
- Khi gửi lời mời tham dự cuộc họp, hãy chia sẻ chương trình nghị sự rõ ràng. Bằng cách này, tất cả người tham dự sẽ nhận được thông báo để chuẩn bị và bạn cũng tạo được sự minh bạch
- Tham gia các cuộc thảo luận với những người ra quyết định để nhanh chóng được phê duyệt những thay đổi cần thiết, giúp dự án tiến triển suôn sẻ
- Hãy thẳng thắn với khách hàng và làm việc với ngân sách thực tế để tiết kiệm thời gian và xây dựng lòng tin
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng các câu hỏi mở trong các cuộc hội thoại về ngân sách. Điều này cho phép khách hàng của bạn tham gia vào các chi tiết cụ thể trước tiên. Nếu khách hàng tránh đề cập đến chủ đề này, hãy đổi cách diễn đạt các câu hỏi để chuyển trọng tâm sang một điểm khác.
Nếu bạn gặp khó khăn trong việc giới thiệu chủ đề, ClickUp cung cấp một công cụ AI mạnh mẽ để giúp bạn soạn thảo tin nhắn mở đầu hoàn hảo.
ClickUp Brain là một công cụ AI giúp giảm nỗ lực thủ công và cải thiện quản lý dự án tự động.
Công cụ này cũng rất xuất sắc trong việc tạo nội dung. Nếu bạn có khách hàng nhạy cảm, công cụ này có thể giúp bạn tạo ra những câu mở đầu cuộc hội thoại để giúp tiếp cận vấn đề ngân sách một cách tự nhiên. Một ý tưởng sơ bộ có thể bao gồm những câu hỏi phá băng phù hợp và những nhận định mở đầu dí dỏm.
ClickUp Brain cũng cung cấp thông tin chi tiết về khách hàng, tạo bản tóm tắt dự án và đề xuất phân bổ ngân sách. Giải pháp dựa trên AI này cung cấp tính năng tự động hóa mạnh mẽ, giúp bạn tùy chỉnh logic lập kế hoạch ngân sách, cài đặt thông báo qua email và thậm chí tự động cập nhật trạng thái.
Dưới đây là ClickUp Brain trong thực tế!
Bước 2: Thiết lập mục tiêu dự án rõ ràng
Sau khi chủ đề được đưa ra, bước tiếp theo là liên kết chi phí với mục tiêu.
Tại sao? Nếu bạn định lượng những gì khách hàng muốn đạt được, việc lập ngân sách sẽ chính xác hơn.
Dưới đây là cách thiết lập mục tiêu dự án dựa trên ngân sách của khách hàng:
- Ghi lại kết quả cuối cùng để bạn và khách hàng chi tiêu cho những việc thực sự quan trọng
- Xác định và nhấn mạnh các yếu tố bắt buộc phải có. Điều này giúp bạn phân bổ nguồn lực một cách hợp lý
- Chia nhỏ mục tiêu thành các mục tiêu nhỏ hơn để đơn giản hóa việc theo dõi tiến độ và điều chỉnh từng bước phát triển cho phù hợp với ngân sách
Hãy nhớ rằng mục tiêu có thể thay đổi đối với một số dự án! Hãy dự trù một số chi phí dự phòng để điều chỉnh mục tiêu và ngân sách tương ứng.
Mục tiêu phải được thực hiện ngay lập tức và xem xét thường xuyên. Các tính năng thiết lập mục tiêu của ClickUp giúp bạn thực hiện điều này bằng cách liên kết mục tiêu của bạn với các nhiệm vụ cụ thể và kết quả chính. Là một công cụ quản lý mục tiêu, ClickUp Goals giúp dự án hoặc doanh nghiệp tập trung vào mục tiêu. Nó cung cấp thông tin chi tiết theo thời gian thực và giao diện đơn giản, đặc biệt hiệu quả cho các chỉ số tài chính của khách hàng.
Công cụ này cho phép nhóm của bạn thêm mục tiêu chi phí và xóa các phụ thuộc vào mục tiêu chính.
Bước 3: Phát triển kế hoạch ngân sách chi tiết
Bây giờ, bạn đã có cuộc hội thoại về tiền bạc và mục tiêu đã được thiết lập. Tiếp theo, ngân sách của khách hàng sẽ được đưa vào một khuôn khổ. Khuôn khổ này nhằm mục đích điều chỉnh phản hồi về ngân sách và mục tiêu dự án.
Dưới đây là sáu phần của việc lập kế hoạch ngân sách chi tiết:
- Đầu tiên, lập danh sách tất cả các chi phí dự án, bao gồm chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp và quỹ dự phòng cho các chi phí phát sinh ngoài dự kiến
- Lập bản đồ chi phí cho từng mục tiêu để giúp kế hoạch ngân sách của khách hàng có một khung rõ ràng
- Phân chia các lĩnh vực dự án mà chi phí không thể thương lượng. Điều này giúp cải thiện quá trình xem xét ngân sách và nêu rõ phạm vi điều chỉnh cho khách hàng
- Tạo một dòng thời gian rõ ràng theo từng chi phí, mục tiêu dự án và công việc
- Chia sẻ khung đề xuất ngân sách với khách hàng để xem xét và điều chỉnh
- Sau khi được xem xét và phê duyệt, phiên bản ngân sách khách hàng này sẽ được liên kết với bản tóm tắt dự án
ClickUp cung cấp nhiều mẫu ngân sách dự án để đơn giản hóa việc tạo/lập đề xuất và lập kế hoạch. Các khung mẫu được thiết kế sẵn này giúp bạn tiết kiệm thời gian và ngay lập tức hiện thực hóa các đề xuất phù hợp. Chỉ cần vài cú nhấp chuột là đủ!
Mẫu đề xuất ngân sách ClickUp là một khung tài liệu giúp đơn giản hóa việc tạo/lập và xem xét đề xuất. Mẫu này đi kèm với các trang con được thiết kế sẵn, cho phép bạn chia ngân sách thành các phần nhỏ. Các phần này có thể là các yếu tố chi phí khác nhau, chẳng hạn như chi phí hậu cần, ngân sách CNTT và danh sách giá vật liệu.
Khung đề xuất của nó cung cấp cấu trúc đề xuất với phân tích rõ ràng. Mẫu này hoàn toàn có thể tùy chỉnh và có các tính năng định dạng tuyệt vời để giúp khách hàng dễ dàng phát hiện thông tin quan trọng.
Bước 4: Kiểm tra ngân sách thường xuyên
Kế hoạch ngân sách được phê duyệt không phải là kết thúc. Quản lý ngân sách dự án đòi hỏi phải liên tục xem xét chi phí.
Khi ngân sách thay đổi trong quá trình thực hiện dự án, chúng ta hãy gọi đây là kiểm tra ngân sách.
Kiểm tra thường xuyên giúp chi tiêu phù hợp với mục tiêu dự án. Nếu một số mục tiêu phát sinh chi phí ít hơn, kinh phí sẽ được phân bổ lại cho các công việc sắp tới. Các quản lý dự án cũng giải quyết các chi phí phát sinh ngoài dự kiến, như thay đổi vào phút chót hoặc thiếu hụt nguồn lực làm giảm lợi nhuận.
Việc xem xét ngân sách với khách hàng giúp tăng cường trách nhiệm và cho phép ra quyết định suôn sẻ.
- Lên lịch các cuộc họp đánh giá để xem xét các cập nhật và thông tin chi tiết. Các cuộc đánh giá nên được lên lịch phù hợp với ngày đáo hạn của từng cột mốc
- Tạo báo cáo phân tích chi tiêu hiện tại so với ngân sách. Điều này giúp phát hiện mọi sự khác biệt để có những cuộc thảo luận hiệu quả
- Đánh giá mục tiêu và ưu tiên của dự án để xác định xem có cần điều chỉnh hay không
- Thông báo kết quả một cách minh bạch với khách hàng, tốt nhất là thông qua hình ảnh trực quan
- Đề xuất và thảo luận về các điều chỉnh cần thiết để dự án không vượt quá ngân sách
Bước này yêu cầu sự kết hợp của các tính năng quản lý, lĩnh vực mà ClickUp đánh giá cao. Từ lên lịch các cuộc họp định kỳ đến đóng các nhiệm vụ tiếp theo, công cụ quản lý nhiệm vụ của ClickUp có thể làm tất cả.
Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp quản lý công việc và lập lịch tích hợp, ClickUp Meetings giúp đơn giản hóa việc tạo mục hành động thông qua các tính năng tích hợp. Trong các cuộc họp, bạn có thể sử dụng tính năng này để ghi chú cuộc họp trực tiếp trên nền tảng và đánh dấu các điểm chính.
Những ghi chú này sau đó có thể được chuyển thành nhiệm vụ chỉ với vài cú nhấp chuột bằng ClickUp Tasks, phân công chúng cho các thành viên cụ thể trong nhóm và cài đặt ngày đáo hạn. Ngoài ra, tính năng quản lý nhiệm vụ của ClickUp cho phép dễ dàng theo dõi và cập nhật tiến độ của các mục hành động, đảm bảo trách nhiệm và theo dõi hiệu quả.
Cách tiếp cận tập trung này giúp loại bỏ sự cần thiết của các công cụ ghi chú riêng biệt và hợp lý hóa quá trình biến các cuộc thảo luận trong cuộc họp về ngân sách thành các bước hành động cụ thể.
Các bước còn lại tập trung vào việc tăng cường quản lý thay đổi để bạn có thể quản lý kế hoạch trong mọi tình huống gián đoạn.
Bước 5: Thúc đẩy giao tiếp cởi mở
Một bước quan trọng trong việc quản lý ngân sách của khách hàng là bao gồm khách hàng vào quá trình giao tiếp tích cực. Điều này thúc đẩy sự hợp tác và tăng gấp đôi mức độ minh bạch hiện có.
- Đặt ra các kỳ vọng rõ ràng về tần suất và phương thức liên lạc để tránh hiểu lầm
- Tạo một không gian riêng để bạn và các đối tác khách hàng có liên quan thường xuyên chia sẻ những thông tin cập nhật mới nhất
- Khuyến khích khách hàng phản hồi để giải quyết các vấn đề và cải thiện sự hợp tác.
- Sử dụng các công cụ cộng tác để hợp lý hóa giao tiếp và đảm bảo mọi người đều hiểu rõ vấn đề
💡Mẹo chuyên nghiệp: Tự động hóa báo cáo cột mốc và cảnh báo hoàn thành bằng AI. Điều này giúp đơn giản hóa quá trình giám sát, giảm nỗ lực thủ công và giảm thiểu lỗi do con người gây ra.
Vì nhiều hệ thống và doanh nghiệp có các giao thức khác nhau, việc tích hợp khách hàng vào hệ thống của bạn có thể khó khăn. Tuy nhiên, các công cụ giao tiếp của ClickUp cung cấp một không gian tập trung để bạn quản lý ngân sách và các giao tiếp liên quan đến ngân sách trong một nền tảng duy nhất.
ClickUp Chat là một công cụ giao tiếp năng động được thiết kế để tăng cường sự hợp tác trong dự án. Ngoài tính năng nhắn tin thời gian thực, giải pháp này còn cho phép bạn chia sẻ tệp, phân công công việc và liên kết các chủ đề trò chuyện với các công việc cụ thể. Các tính năng trực quan như cập nhật tiến độ, gắn thẻ tức thì và Bài đăng giúp mọi người luôn đồng bộ.
ClickUp cũng cung cấp các tính năng giao tiếp, chẳng hạn như bình luận được chỉ định và đề cập, trên các tài liệu và nhiệm vụ. Với mã hóa dữ liệu từ đầu đến cuối và quyền truy cập chi tiết theo vai trò, bạn có thể dễ dàng cộng tác với nhóm khách hàng mà không lo lắng về bảo mật.
Bước 6: Chuẩn bị sẵn sàng cho việc điều chỉnh ngân sách
Chúng tôi đã đề cập trước đó rằng sự phát triển của dự án có thể dẫn đến thay đổi ngân sách. Phạm vi thay đổi có thể từ thay đổi phạm vi dự án đến các vấn đề tài chính ở phía khách hàng.
Mặc dù điều này rất quan trọng, nhưng chuẩn bị cho cái gọi là "khoảng trống" này mới là điều quan trọng vì nó giúp củng cố dự án.
- Tạo một ngân sách linh hoạt cho phép điều chỉnh. Hãy coi đây là mức độ cho phép cần thiết đối với từng mục tiêu
- Thiết lập quỹ dự phòng từ khách hàng để chi trả các chi phí phát sinh ngoài dự kiến. Đây là nguồn tài nguyên riêng biệt dành cho các sự cố như đình công và gián đoạn chuỗi cung ứng có thể làm dự án bị đình trệ
- Tiến hành lập kế hoạch kịch bản thường xuyên để dự đoán các kịch bản ngân sách khác nhau và tác động của chúng, sau đó kết hợp những thông tin chi tiết này vào các cuộc họp kiểm tra ngân sách
Bước 7: Tận dụng các công cụ quản lý ngân sách
Các dự án khác nhau đòi hỏi các phương pháp tiếp cận khác nhau và thậm chí cả phần mềm lập ngân sách. Có các hình ảnh trực quan phù hợp là điều quan trọng để luôn đi trước các sự cố. Một trong những cách tốt nhất để làm điều này là sử dụng bảng điều khiển phân tích tùy chỉnh:
- Theo dõi chi phí theo thời gian thực để giám sát chi tiêu ngay khi phát sinh
- Hình ảnh trực quan có thể tùy chỉnh phù hợp với mục tiêu và chỉ số cụ thể của dự án
- Cảnh báo tự động về sự chênh lệch ngân sách để phát hiện chi tiêu vượt mức trước khi tình hình trở nên nghiêm trọng
ClickUp là một lựa chọn tuyệt vời trong trường hợp này. Các tính năng trực quan hóa của nó khiến nó trở nên hoàn hảo cho việc lập ngân sách cho các doanh nghiệp nhỏ và lớn.
ClickUp Dashboards là một công cụ trực quan hóa và thông minh mạnh mẽ. Nó có giao diện trực quan, hơn 50 tiện ích tùy chỉnh và các tùy chọn biểu đồ đa dạng, giúp dễ dàng xác định bất kỳ sự khác biệt nào. Giải pháp này cung cấp các hình ảnh trực quan hoàn hảo để điều chỉnh phân bổ ngân sách và cải thiện chiến lược tài chính.
Là công cụ lý tưởng để tăng cường giám sát tài chính và thúc đẩy những hiểu biết dựa trên dữ liệu, Bảng điều khiển ClickUp được tự động cập nhật với những thông tin chi tiết theo thời gian thực, chẳng hạn như cảnh báo chi phí và trạng thái sử dụng ngân sách.
Bước 8: Lưu giữ tài liệu đầy đủ
Việc ghi chép rõ ràng và chính xác các thay đổi về ngân sách giúp tránh hiểu lầm và xây dựng lòng tin của khách hàng. Xét cho cùng, tranh chấp về việc sử dụng ngân sách là sự gián đoạn ít năng suất nhất trong một dự án.
Việc lưu trữ hồ sơ đúng cách cũng đảm bảo tính minh bạch, giúp quá trình ra quyết định diễn ra suôn sẻ. Việc ghi chép từng điều chỉnh sẽ tạo nền tảng vững chắc cho việc chịu trách nhiệm và lập kế hoạch trong tương lai:
- Ghi chép mọi thay đổi trong ngân sách kèm theo giải thích chi tiết và thời gian cụ thể
- Theo dõi sự chấp thuận từ tất cả các bên liên quan để xác nhận thỏa thuận về các điều chỉnh
- Cập nhật dự toán chi phí thường xuyên dựa trên những phát triển hoặc yêu cầu mới của dự án
- Lưu giữ lịch sử phiên bản để tham khảo các ngân sách trước đó và tác động của chúng
Khi khách hàng lập ngân sách, tất cả các khía cạnh này cần một công cụ tài liệu thời gian thực với các tính năng chỉnh sửa toàn diện. ClickUp có một công cụ nền tảng chuyên dụng để cung cấp điều này và hơn thế nữa.
ClickUp Docs là công cụ tài liệu cho người dùng ghi chú, lập bản đồ và trực quan hóa mọi thứ liên quan đến ngân sách của họ. Định dạng markdown phong phú giúp mọi thứ dễ nhận biết và hấp dẫn. Tính năng lịch sử phiên bản của công cụ này cũng giúp theo dõi các phê duyệt và cập nhật.
Giải pháp ClickUp này bao gồm tất cả các khía cạnh, bao gồm cộng tác trực tiếp, điều hướng đơn giản, các trang lồng nhau để sắp xếp thông tin và trình soạn thảo AI tích hợp sẵn.
Bước 9: Tiến hành đánh giá ngân sách sau dự án
Việc xem xét kỹ lưỡng ngân sách sau dự án sẽ nêu rõ những điểm thành công và những điểm cần cải thiện.
Việc đánh giá sau dự án cũng giúp hoàn thiện các chiến lược trong tương lai, xây dựng mối quan hệ với khách hàng và tối ưu hóa các phương pháp quản lý ngân sách.
Sau đây là các thành phần quan trọng của việc xem xét ngân sách sau dự án hiệu quả:
- So sánh chi phí dự kiến và chi phí thực tế để xác định bất kỳ sự khác biệt nào.
- Phân tích tác động của những thay đổi ngân sách đối với kết quả dự án.
- Đánh dấu các lĩnh vực chi tiêu quá mức và nguyên nhân của chúng để tránh các vấn đề tương tự.
- Thu thập phản hồi của khách hàng về quản lý ngân sách để cải thiện sự hợp tác trong tương lai.
Việc xem xét toàn diện có thể bao gồm việc đối chiếu dữ liệu tẻ nhạt. ClickUp hợp lý hóa quy trình này bằng các mẫu báo cáo chi phí nhanh chóng, có thể tùy chỉnh và chính xác.
Mẫu báo cáo ngân sách ClickUp đơn giản hóa thông tin chi tiết, bất kể kích thước ngân sách. Mẫu này chia kết quả dự án thành các phân đoạn rõ ràng để dễ phân tích. Vì vậy, cho dù bạn muốn xem xét lợi nhuận hay tóm tắt cạnh tranh, giải pháp này là lựa chọn phù hợp cho bạn.
Nó mang lại sự rõ ràng và giúp các cuộc họp đánh giá sau dự án trở nên ngắn gọn. Để hoàn thiện hơn, giải pháp này tích hợp với Nhiệm vụ ClickUp để theo dõi các nhiệm vụ sau khi đánh giá.
ClickUp cũng có tính năng phần mềm quản lý tài chính cho các doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp một cửa.
ClickUp Finance Management là một giải pháp chuyên dụng được thiết kế để cải thiện tài chính dự án. Giải pháp này cung cấp quyền truy cập vào AI để có được thông tin chi tiết trực tiếp và hơn 1.000 tích hợp để giữ cho việc phân bổ ngân sách đi đúng hướng.
Công cụ tài chính đi kèm với bảng điều khiển được thiết kế sẵn. Chúng giúp nhóm của bạn theo dõi mục tiêu tài chính, quản lý tài khoản và tính toán lợi nhuận. Nó cũng có chế độ xem khối lượng công việc để năng suất của nhóm không bị ảnh hưởng khi tối ưu hóa chi phí. Giải pháp toàn diện này phù hợp với các nhóm dự án coi tối ưu hóa chi phí là một phần không thể thiếu của mỗi dự án.
Chiến lược cho các cuộc thảo luận ngân sách trong tương lai
Hướng dẫn chín bước của chúng tôi kết thúc bằng một bài đánh giá toàn diện sau dự án. Chúng có thể mang tính phản ứng, nhưng tập trung vào cải tiến từng bước. Vì vậy, đây là hai chiến lược khóa để thúc đẩy các cuộc thảo luận về ngân sách trong tương lai.
Ghi chép lại những bài học kinh nghiệm
Mỗi dự án đều có những bất ngờ. Ghi lại những bài học này để tránh lặp lại sai lầm. Nắm bắt những hiểu biết sâu sắc về những gì đã thành công và những khoản chi tiêu vượt ngân sách, sau đó lập bản đồ chi tiết các nguyên nhân. Đó là do phạm vi dự án mở rộng ngoài dự kiến, sự chậm trễ trong việc phê duyệt hay đánh giá sai chi phí?
Việc lưu trữ hồ sơ giúp bạn nâng cao kỹ năng dự báo và củng cố quy trình quản lý dự án tổng thể. Trên thực tế, việc lập hồ sơ thường xuyên là bí quyết để chủ động tránh những rủi ro về ngân sách.
Dự báo chi phí dự án bằng bảng điều khiển
Chúng tôi đã trình bày cách bảng điều khiển trở thành vũ khí bí mật của bạn trong việc giám sát. Nhưng đó không phải là tất cả — bảng điều khiển còn rất hiệu quả trong việc lập kế hoạch cho tương lai.
Bảng điều khiển giúp giải thích các quyết định phức tạp và vẽ ra bức tranh tổng thể. Nó đảm bảo bạn luôn đi trước một bước, chuẩn bị cho mọi biến động tài chính.
Dưới đây là cách bảng điều khiển giúp dự báo chi phí dự án:
- Hình dung xu hướng chi tiêu để chính xác hơn khi nhóm các dự án thuộc cùng một loại
- Nêu rõ các rủi ro và yếu tố thường xuyên ảnh hưởng đến dự án. Khi liên kết với các dự án trước đó, những thông tin chi tiết này có thể giúp bạn nhận ra một mô hình rõ ràng
- Xem xét tổng chi phí thực tế so với chi phí dự kiến. Điều này cho bạn biết liệu bạn có cần thay đổi phân bổ ngân sách hay không
Hợp lý hóa ngân sách khách hàng với ClickUp
Ngân sách là cấu trúc mà dự án phải phát triển dựa vào. Khi thực hiện dự án, cách bạn quản lý ngân sách quyết định thành công. Làm tốt việc này, bạn thậm chí có thể đảm bảo doanh thu trong tương lai.
Có nhiều rủi ro, đúng không?
Với chiến lược phù hợp, việc quản lý ngân sách dự án sẽ trở nên dễ dàng hơn. Hãy nhớ rằng, công cụ bạn sử dụng là yếu tố khóa để quản lý ngân sách hiệu quả.
Vậy, công cụ nào là tốt nhất cho công việc này? Câu trả lời chắc chắn là ClickUp.
Đăng ký và dùng thử ClickUp ngay hôm nay!