Cho dù bạn đang nộp báo cáo chi tiêu để được hoàn trả hay quản lý ngân sách dự án, báo cáo chi tiêu là một phần không thể thiếu trong bất kỳ loại hình kinh doanh nào.
Tuy nhiên, việc viết chúng không phải là điều thú vị.
Trên thực tế, đây có thể là một quá trình tẻ nhạt và tốn thời gian, đặc biệt nếu bạn phải tạo báo cáo từ đầu mỗi lần. May mắn thay, có một giải pháp dễ dàng và miễn phí mà mọi nhóm có thể sử dụng!
Các mẫu báo cáo chi phí giúp quá trình gửi báo cáo chi phí của bạn nhanh hơn, suôn sẻ hơn và không có lỗi với các bản phác thảo chuyên nghiệp được tạo sẵn để bắt đầu. Ngoài ra, bạn có thể truy cập miễn phí vào một số mẫu có thể tùy chỉnh và chi tiết.
Để chào mừng sự ra mắt của các mẫu báo cáo chi phí, hãy cùng thảo luận về những đặc điểm hàng đầu cần tìm kiếm trong mẫu báo cáo chi phí tiếp theo của bạn và truy cập 10 mẫu yêu thích của chúng tôi cho Excel, Google Trang tính và ClickUp. Chúng tôi sẽ khám phá các tính năng tốt nhất của chúng và hướng dẫn bạn cách tận dụng tối đa các tính năng này để chuẩn bị cho chi phí lớn tiếp theo của bạn. ?
Mẫu báo cáo chi phí là gì?
⭐ Mẫu nổi bật
Bị ngập trong hóa đơn và bảng tính lộn xộn? Đơn giản hóa việc theo dõi chi phí của bạn với Mẫu báo cáo chi phí miễn phí của ClickUp — không còn hỗn loạn, chỉ còn sự rõ ràng.
Báo cáo chi phí là tài liệu mà các doanh nghiệp sử dụng để theo dõi chi phí. Mẫu báo cáo chi phí là biểu mẫu được tạo sẵn để hỗ trợ quá trình lập báo cáo của doanh nghiệp. ?️
Báo cáo chi phí thường được tạo khi nhân viên phát sinh chi phí thay mặt công ty. Báo cáo này nêu rõ chi phí của từng mục hoặc dịch vụ để đảm bảo hoàn trả chính xác. Tuy nhiên, báo cáo chi phí còn có thể phục vụ các mục đích khác! Nhiều nhóm sử dụng báo cáo chi phí khi nộp tờ khai thuế, đánh giá tác động của dự án hoặc để kiểm soát ngân sách đơn giản.
Một số lợi ích của việc sử dụng mẫu báo cáo chi phí bao gồm:
- Hiệu quả: Vì bạn chỉ cần nhập giá trị cho mỗi chi phí mới, bạn có thể tạo báo cáo nhanh chóng và hiệu quả
- Kết quả chuyên nghiệp: Mẫu này đã giúp bạn lo liệu mọi thứ, vì vậy bạn chỉ cần quan tâm đến các con số. Bạn có thể chọn mẫu báo cáo chi phí phù hợp nhất với thương hiệu và mức độ trang trọng mà doanh nghiệp của bạn ưa thích
- Hướng dẫn: Nếu bạn chưa từng viết báo cáo chi tiêu trước đây, mẫu sẽ giúp bạn không bỏ sót bất kỳ thông tin quan trọng nào
- Cải thiện giao tiếp: Với báo cáo chi tiêu chi tiết, người phê duyệt và các bên liên quan khác sẽ có cái nhìn rõ ràng về nơi ngân sách đã được phê duyệt thực sự được sử dụng
- Tính năng bổ sung: Các mẫu kỹ thuật số có nhiều chức năng nhúng, tích hợp và tính năng để đính kèm hóa đơn và các phương tiện hữu ích khác vào báo cáo của bạn
Điều cần tìm trong mẫu báo cáo chi phí
Một mẫu báo cáo chi phí chất lượng cao nên..
- Có cấu trúc rõ ràng: Phải sạch sẽ, gọn gàng và dễ đọc
- Bao gồm tất cả các phần cần thiết: Phải cung cấp đủ không gian và các phần để thêm mọi chi tiết quan trọng
- Cung cấp hướng dẫn đầy đủ: Cần xác định chính xác nơi lưu trữ thông tin và tệp đính kèm
- Cho phép một số linh hoạt: Bạn có thể tùy chỉnh mẫu để phản ánh các thực tiễn, chính sách và thương hiệu của mình
- Có thể truy cập trên nhiều thiết bị: Bạn có thể chỉnh sửa mẫu trên máy tính xách tay hoặc điện thoại khi đang di chuyển
- Cải thiện sự hợp tác trong nhóm : Cho dù là thông qua bình luận hay chia sẻ tệp đơn giản, một mẫu chất lượng cao phải cho phép bạn giao tiếp với đồng nghiệp
10 mẫu báo cáo chi phí để sử dụng
Báo cáo chi phí trở nên đơn giản khi bạn có mẫu phù hợp để hướng dẫn. Với cấu trúc rõ ràng và các danh mục được định sẵn, bạn có thể ghi chép chi tiêu và đảm bảo tất cả các tài khoản được cân bằng hoàn hảo.
Cần giúp đỡ để tìm mẫu phù hợp? Chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ bạn.
Hãy theo dõi chúng tôi khi chúng tôi phân tích 10 mẫu báo cáo chi phí tốt nhất cho ClickUp, Excel, Word và Google Trang tính.
Đặc biệt, tất cả đều miễn phí! Vì vậy, bạn có thể quản lý chi phí kinh doanh mà không phải chi tiêu quá nhiều. ?
1. Mẫu báo cáo chi phí của ClickUp
Hãy bắt đầu với một thứ đơn giản nhưng hiệu quả. Mẫu báo cáo chi phí của ClickUp ghi lại tất cả thông tin quan trọng của bất kỳ chi phí nào trong một bố cục gọn gàng và đầy màu sắc. ?
Mẫu thân thiện với người mới bắt đầu này được tạo trong ClickUp Docs — công cụ chỉnh sửa tài liệu tích hợp và năng động của ClickUp, khác biệt hoàn toàn so với những công cụ bạn đã sử dụng trước đây. Trong tài liệu sẵn sàng này, bạn sẽ tìm thấy định dạng, băng rôn và kiểu dáng được cài đặt sẵn để giúp quá trình hoàn thành và chia sẻ báo cáo chi phí của bạn trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Với các phần chi tiết để xác định thành viên liên quan, ngân sách, chi phí và hơn thế nữa, mẫu này có mọi thứ bạn cần để ghi chép chính xác tất cả các khoản chi phí liên quan đến bất kỳ nhóm hoặc dự án nào. Phần Chi tiết chi phí bao gồm một bảng nơi bạn có thể liệt kê tất cả các khoản chi tiêu cùng với ngày, mô tả và các danh mục phụ, chẳng hạn như ăn uống và đi lại.
Sau khi liệt kê các chi phí kinh doanh và tìm tổng số tiền, người gửi có thể thêm ảnh hóa đơn và mô tả trực tiếp trong mẫu. Khi bạn đến cuối mẫu, bạn sẽ thấy một không gian cuối cùng để người phê duyệt phê duyệt và ký báo cáo. Ngoài ra, giống như bất kỳ mẫu ClickUp nào, bạn có thể tùy chỉnh bất kỳ và tất cả các phần của Tài liệu để phù hợp với thương hiệu và quy trình của bạn.
2. Mẫu báo cáo chi phí hàng tháng của ClickUp
Mẫu báo cáo chi phí hàng tháng của ClickUp có nhiều điểm tương đồng với mẫu tài liệu ClickUp trước đó, nhưng được thiết kế để xử lý các chi phí liên quan đến kinh doanh của nhân viên trong một tháng, cung cấp giải pháp thuận tiện cho việc báo cáo thường xuyên và có hệ thống.
Ở đầu mẫu này, bạn sẽ thấy các phần được chỉ định để thêm logo, tên và thông tin liên hệ của công ty. Xa hơn xuống trang, bạn sẽ thấy các phần để xác định mục đích và kỳ chi tiêu. Người gửi có thể ghi tên, vị trí, ID, số An sinh xã hội và các chi tiết khác trong phần Thông tin nhân viên để đảm bảo được hoàn trả đúng.
Có hai bảng để họ liệt kê chi phí của mình. Bảng đầu tiên là bản tóm tắt chung với tổng chi phí cho từng danh mục, bao gồm vận chuyển, ăn ở và ăn uống. Bảng thứ hai và cuối cùng cho phép bạn liệt kê chi tiết và phân tích chi phí một cách chi tiết hơn. Nếu chi phí liên quan đến một tài khoản kinh doanh nhất định, bạn sẽ có không gian để chỉ định điều đó trong phần này.
3. Mẫu báo cáo chi phí của nhân viên bởi ClickUp
Nếu bạn thường xuyên tổ chức các chuyến đi công tác, Mẫu báo cáo chi phí của nhân viên từ ClickUp sẽ giúp quá trình này trở nên dễ dàng hơn đáng kể với tài liệu được định dạng sẵn để theo dõi chi phí liên quan đến chuyến đi của từng nhân viên. ?
Mẫu này bao gồm tổng cộng tám trang. Trang đầu tiên và trang chính chứa thông tin cơ bản về tổ chức, người gửi và người nhận. Năm trang tiếp theo thể hiện các loại chi phí khác nhau, bao gồm:
- Nơi ở
- Vận chuyển và nhiên liệu
- Bữa ăn
- Giải trí
- Chi phí khác
Mỗi trang chứa các bảng để liệt kê tất cả chi phí và cung cấp chi tiết về từng giao dịch. Từ đó, nhân viên có thể chuyển đến trang con Tệp đính kèm hóa đơn được tạo sẵn để hỗ trợ chi phí của họ bằng các tài liệu thích hợp.
Cuối cùng, trên trang Tổng hợp chi phí chuyến đi , bạn có thể tìm thấy danh sách chi phí cuối cùng theo loại và tổng số tiền hoàn lại cho nhân viên của bạn.
Để có trải nghiệm mượt mà hơn, hãy sử dụng mục lục ở bên trái tài liệu. Chuyển đổi mục lục dính để hiển thị nội dung trang ở bên phải.
4. Mẫu báo cáo chi phí kinh doanh của ClickUp
mặc dù các mẫu kiểu tài liệu chắc chắn rất phổ biến trong các mẫu báo cáo chi phí, nhưng đó không phải là cách duy nhất để tạo báo cáo! Hãy xem cách bạn có thể sắp xếp các chi tiêu và ngân sách phức tạp hơn bằng cách sử dụng Mẫu Chi phí & Báo cáo Kinh doanh của ClickUp. Mẫu cấp danh sách này chứa rất nhiều tính năng sẵn sàng sử dụng, bao gồm Trường Tùy chỉnh, công việc được tạo sẵn và nhiều chế độ xem để giúp bạn quản lý báo cáo chi phí từ mọi góc độ.
Thu thập và lưu trữ dữ liệu một cách gọn gàng trong Không gian Làm việc của bạn đồng thời thu thập thông tin chi tiết quý giá về thói quen chi tiêu của công ty hoặc nhóm bằng mẫu có thể tùy chỉnh này. Mẫu này chứa nhiều tài nguyên khác nhau để quản lý chi phí từ khi tiếp nhận đến khi hoàn thành, bao gồm:
- Chế độ xem biểu mẫu: Biểu mẫu báo cáo chi phí mà bạn có thể chia sẻ với nhân viên qua một URL đơn giản để thu thập thông tin về chi phí của họ. Sau khi hoàn thành, bài nộp/gửi sẽ tự động tạo một công việc
- Chế độ xem danh sách: Danh sách chi phí tổng hợp tương tác, được sắp xếp theo loại chi phí theo mặc định. Bạn có thể tìm thấy thông tin quan trọng về từng chi phí trong các cột bên phải
- Chế độ xem bảng: Bảng chi phí theo phong cách Kanban được sắp xếp theo trạng thái. Kéo và thả công việc trên bảng để thay đổi trạng thái của chúng trong quá trình chờ phê duyệt
- Tài liệu: Tài liệu Báo cáo chi phí kinh doanh tương tự như các mẫu trước đó trong danh sách
Bạn có thể tùy chỉnh tất cả các khía cạnh của mẫu này để phù hợp với các bước trong quy trình của mình, áp dụng bộ lọc và thay đổi tiêu chí phân nhóm hoặc sắp xếp.
Hãy xem các mẫu đề xuất ngân sách này!
5. Mẫu báo cáo chi phí cho doanh nghiệp nhỏ của ClickUp
Mặc dù nhiều chế độ xem, Trường Tùy chỉnh và trạng thái công việc có thể tùy chỉnh có vẻ ấn tượng đối với bất kỳ báo cáo chi phí nào, nhưng doanh nghiệp nhỏ của bạn có thể không cần những tính năng phức tạp đó để duy trì hiệu quả. Mẫu tiếp theo này hiểu rõ điều đó, giữ cho mọi thứ ngắn gọn và dễ hiểu để tạo báo cáo chính xác và kịp thời. ?
Mẫu báo cáo chi phí cho doanh nghiệp nhỏ của ClickUp là một công cụ tiện dụng được thiết kế cho mục đích đó. Mẫu này dễ sử dụng cho mọi người, ngay cả khi bạn mới sử dụng ClickUp hoặc không rành về công nghệ.
Một mẫu khác theo phong cách tài liệu, tài nguyên này có cấu trúc quen thuộc. Mẫu bắt đầu với tên công ty, logo và Tổng quan về người báo cáo, một phần dành riêng cho thông tin của người gửi. Trong phần Chi tiết chi phí, bạn sẽ phân tích từng chi phí, thời điểm phát sinh và số tiền mà công ty phải chi trả.
Sau phần dành cho hóa đơn là phần Ủy quyền cuối cùng. Người phê duyệt giao dịch sẽ điền vào các phần này và cung cấp tên, ngày, chữ ký của mình, v.v.
6. Mẫu báo cáo chi tiêu và quản lý tài chính của ClickUp
Mẫu Quản lý tài chính ClickUp là giải pháp duy nhất cho mọi vấn đề tài chính của bạn. Mẫu này tập trung dữ liệu tài chính, giúp bạn dễ dàng truy cập thông tin quan trọng và tài liệu dự án trong một Không gian được tổ chức trong nền tảng. Mẫu này cũng cho phép bạn phân công nhiệm vụ và theo dõi tiến độ bằng nhiều chế độ xem, Trường Tùy chỉnh và trạng thái nhiệm vụ tùy chỉnh.
Trong mẫu cấp Không gian này, bạn sẽ tìm thấy các Thư mục riêng biệt để sắp xếp chi tiêu liên quan đến Bán hàng, Chi phí và Sản phẩm và Dịch vụ. Trong mỗi Thư mục, bạn sẽ tìm thấy các danh sách riêng biệt với nhiều chế độ xem cho các khoản hoàn trả liên quan, lịch Thanh toán, bảng giá và hơn thế nữa.
Mẫu này cũng đi kèm với bốn Tự động hóa được tạo sẵn để loại bỏ công việc bận rộn vô nghĩa gắn liền với quy trình hoàn trả chi phí. Ví dụ: khi Trường Tùy chỉnh thay đổi, trạng thái công việc sẽ tự động cập nhật. Bạn cũng có thể giới thiệu Tự động hóa tùy chỉnh để phù hợp với quy trình công việc và các phụ thuộc công việc cụ thể của mình.
? Tìm hiểu thêm: Tự động hóa quy trình làm việc là gì và cách triển khai bằng ClickUp?
7. Mẫu danh sách chi phí đi lại trong Excel của Vertex42
Nếu bạn thích sử dụng bảng tính đã quen thuộc, chúng tôi cũng có giải pháp cho bạn! Mẫu báo cáo chi phí đi lại trong Excel là một lựa chọn đáng tin cậy và quen thuộc để quản lý chi phí đi lại. ?️
Bắt đầu từ kỳ báo cáo, nhập tất cả thông tin cần thiết vào các ô được chỉ định, chẳng hạn như mục đích, tên và bộ phận. Các phần sau liệt kê tất cả các ngày đi công tác và số tiền của từng loại chi phí mỗi ngày. Ngoài ra, còn có một phần dành riêng cho việc liệt kê chi tiết các mục chi phí.
Đừng quên đính kèm hóa đơn làm bằng chứng vì mẫu không có phần dành cho hóa đơn. ?
Vì đây là tài liệu Excel, mẫu này không hỗ trợ cộng tác thời gian thực hoặc truy cập di động. Trong khi ClickUp cung cấp một nền tảng thống nhất vượt xa khả năng theo dõi chi phí, Excel là một công cụ bảng tính độc lập.
8. Mẫu báo cáo chi phí hàng năm trong Word của ExcelTemplates
Nhiều điều có thể xảy ra trong một năm — chuyến công tác, bữa tối với khách hàng, sự kiện xây dựng nhóm. ?
Một hệ thống theo dõi chi phí hàng năm vững chắc là điều tối quan trọng nếu bạn muốn biết rõ và chi tiết chi phí hàng năm của mình.
Đó chính là mục đích của Mẫu báo cáo chi phí hàng năm cho Word. Đây là một công cụ đơn giản nhưng vô cùng hữu ích để duy trì hồ sơ chi phí hàng năm chính xác.
Giống như trong bất kỳ tài liệu Word nào, nhập và định dạng văn bản mong muốn. Đầu tiên, cung cấp tên, tiêu đề, ID và bộ phận của bạn ở trên cùng. Tính toán chi phí của bạn cho mỗi tháng trong năm, sau đó tổng hợp theo quý. Nhập các số vào bảng được cung cấp, sắp xếp theo loại chi phí.
Đối với bất kỳ nhận xét hoặc giải thích đặc biệt nào, hãy tham khảo phần Nhận xét bổ sung. Kết thúc bằng tên, ngày và chữ ký của người phê duyệt để xác nhận tài liệu. ✒️
Nếu bạn vẫn thích sử dụng Word, mẫu báo cáo chi phí cơ bản này sẽ là lựa chọn phù hợp. Tuy nhiên, vì được thiết kế chủ yếu để chỉnh sửa văn bản, chương trình này có chức năng hạn chế so với Excel và ClickUp.
9. Mẫu báo cáo chi phí nhân viên trong Excel của ExcelTemplates
Mẫu báo cáo chi phí nhân viên cho Excel là một cách liền mạch để ghi chép, phân loại và phân tích thu nhập và chi tiêu hàng tháng của bạn. ?
Mẫu này được thiết kế chủ yếu cho mục đích sử dụng cá nhân. Mẫu này có các danh mục chi phí như nhà ở và tiện ích, những chi phí thường không được chủ doanh nghiệp chi trả. Tuy nhiên, do tính linh hoạt của mẫu, bạn có thể điều chỉnh mẫu cho phù hợp với các bối cảnh kinh doanh khác nhau. Văn bản giữ chỗ của mẫu là điểm khởi đầu vững chắc để bạn tạo nội dung của riêng mình.
Trong tab tóm tắt chính, nhân viên nên liệt kê các nguồn thu nhập của mình trong phần màu xanh lá cây và các chi phí trong phần màu xanh dương. Các cột đại diện cho các tháng. Mẫu này cũng có các tab riêng cho từng tháng, cho phép bạn đi sâu hơn. Mỗi loại thu nhập hoặc chi phí có thể có nhiều loại phụ.
10. Mẫu báo cáo chi phí trong Google Trang tính
Hiện nay, ai cũng biết mẫu báo cáo chi phí là gì. Vậy, hãy đi thẳng vào vấn đề: điều gì làm cho Mẫu báo cáo chi phí đơn giản cho Google Trang tính trở nên độc đáo?
Đối với người mới bắt đầu, đây có lẽ là mẫu báo cáo chi phí hàng tuần chi tiết nhất trong danh sách này. Mẫu này cung cấp nhiều ví dụ cho từng danh mục, cho phép bạn ghi chi tiết chính xác các chi phí hàng tuần. Nhờ các công thức được tạo sẵn, tất cả các tổng sẽ được tính toán tự động. Bạn không chỉ tiết kiệm thời gian và nỗ lực mà còn tránh được việc tính toán, điều này luôn là một lợi thế! ?
Giống như ClickUp, Google Trang tính là một nền tảng dựa trên đám mây tự động lưu tiến độ của bạn và lưu trữ an toàn trực tuyến trên đám mây. Bạn có thể truy cập tài liệu từ bất kỳ thiết bị nào và thậm chí chỉnh sửa báo cáo với những người khác trong thời gian thực.
10 mẫu báo cáo chi phí tốt nhất — Tổng quan
Chúng tôi biết bạn rất bận rộn, vì vậy chúng tôi đã tóm tắt những điểm chính cho bạn trong bảng dưới đây:
| Mẫu | Tính năng nổi bật |
| Mẫu báo cáo chi phí ClickUp | Đơn giản hóa việc theo dõi chi phí với bố cục gọn gàng và sinh động |
| Mẫu báo cáo chi phí hàng tháng của ClickUp | Giúp bạn báo cáo chi tiêu kinh doanh hàng tháng |
| Mẫu báo cáo chi phí của nhân viên ClickUp | Đảm bảo việc hoàn trả chi phí công bằng cho từng nhân viên trong tổ chức của bạn |
| Mẫu báo cáo chi phí kinh doanh ClickUp | Cung cấp một khung công việc toàn diện để quản lý chi phí và công việc liên quan |
| Mẫu báo cáo chi phí cho doanh nghiệp nhỏ của ClickUp | Cung cấp cho các doanh nghiệp nhỏ một cách đơn giản để ghi chép các chi phí liên quan đến kinh doanh |
| Mẫu quản lý tài chính ClickUp | Tập trung tất cả thông tin tài chính của bạn, cho phép bạn quản lý dễ dàng |
| Mẫu báo cáo chi phí đi lại trong Excel của Vertex42 | Cho phép bạn ghi lại chi phí đi công tác trong biểu mẫu bảng tính |
| Mẫu báo cáo chi phí hàng năm trong Word của ExcelTemplates | Giúp việc tạo báo cáo chi tiêu cuối năm trở nên dễ dàng, dù lượng dữ liệu có lớn đến đâu |
| Mẫu báo cáo chi phí nhân viên trong Excel của ExcelTemplates | Cho phép nhân viên ghi chép thu nhập và chi tiêu hàng tháng một cách dễ dàng |
| Mẫu báo cáo chi phí trong Google Trang tính | Lưu trữ tất cả công việc của bạn trên đám mây và cho phép bạn lập báo cáo chi phí một cách hợp tác |
Việc kết hợp các mẫu này vào quy trình làm việc của bạn cũng đảm bảo quá trình kết thúc dự án diễn ra suôn sẻ. Nó cho phép bạn hoàn thành các hồ sơ tài chính và phê duyệt một cách nhanh chóng và chính xác. ?
Đơn giản hóa việc theo dõi chi phí với các mẫu của ClickUp
Tận dụng nhiều lợi ích mà các mẫu báo cáo chi phí này mang lại. Ghi lại tất cả chi tiêu và dữ liệu tài chính khác của bạn ở một nơi, phân tích và có cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Để hiểu rõ về chi tiêu liên quan đến kinh doanh và dự án của mình, bạn không thể bỏ qua bất kỳ mẫu báo cáo chi tiêu nào của ClickUp. Bạn không chỉ được sử dụng miễn phí hàng loạt tính năng phong phú và năng động, mà còn có thể phát huy tối đa mẫu của mình với hơn 1.000 tích hợp và Thư viện mẫu phong phú cho mọi trường hợp sử dụng.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay để nâng báo cáo chi phí của bạn lên một tầm cao mới. ⛰️