Bạn đang gặp khó khăn trong việc theo dõi tất cả các phần thay đổi trong hội thảo trực tuyến tiếp theo của mình?
Giữa việc điều phối các diễn giả khách mời, tạo nội dung quảng cáo và quản lý thiết lập kỹ thuật của phần mềm hội thảo trên web, việc lập kế hoạch cho hội thảo trên web có thể nhanh chóng trở nên quá tải nếu không có một hệ thống thích hợp.
Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có thể truy cập các mẫu sẵn sàng xử lý các vấn đề hậu cần để bạn có thể tập trung vào việc mang lại giá trị cho khán giả? Đó chính xác là những gì chúng tôi chia sẻ hôm nay — từ các mẫu kế hoạch sự kiện toàn diện đến lịch quảng cáo chuyên biệt.
Hãy cùng khám phá các mẫu chiến lược hội thảo trực tuyến tốt nhất để biến các sự kiện ảo từ những cuộc tranh giành căng thẳng thành những thành công suôn sẻ.
🧠 Thú vị: Webinar = Web + Seminar. Thuật ngữ 'webinar' là sự kết hợp giữa 'web' và 'seminar', tạo thành một từ ghép, giống như 'brunch' hoặc 'smog. '
Mẫu kế hoạch hội thảo trực tuyến là gì?
Mẫu kế hoạch hội thảo trực tuyến là các khung được thiết kế sẵn để tổ chức tất cả các yếu tố cần thiết để lập kế hoạch, thực hiện và theo dõi các sự kiện ảo. Các tài liệu có cấu trúc này phác thảo dòng thời gian, trách nhiệm, nguồn lực và các kết quả chính để thực hiện hội thảo trực tuyến thành công.
Mẫu chiến lược hội thảo trực tuyến được thiết kế tốt thường bao gồm các phần sau:
- Mục tiêu sự kiện và xác định đối tượng mục tiêu
- Dòng thời gian với các giai đoạn trước hội thảo trên web, sự kiện trực tiếp và sau hội thảo trên web
- Điều phối diễn giả và phát triển nội dung
- Yêu cầu kỹ thuật và thiết lập nền tảng
- Chiến lược tiếp thị và quảng bá*
- Đăng ký và quản lý người tham dự
- Theo dõi sau sự kiện và nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng
- Chỉ số hiệu suất và đánh giá thành công
Thay vì bắt đầu từ đầu cho mỗi hội thảo trên web, các mẫu này cung cấp một quy trình lặp lại giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ bước quan trọng nào.
👀 Bạn có biết? Hội thảo trực tuyến (51%) là kênh phân phối hiệu quả thứ hai cho các tổ chức B2B, gần bằng các sự kiện trực tiếp (52%) và vượt trội hơn hẳn các kênh kỹ thuật số khác như email (42%), mạng xã hội hữu cơ (42%) và blog công ty (41%).
Điều gì tạo nên một mẫu kế hoạch hội thảo trực tuyến tốt?
Mẫu chiến lược hội thảo trực tuyến hiệu quả là mẫu cân bằng hoàn hảo giữa tính toàn diện và tính khả dụng. Mẫu này phải đủ chi tiết để bao gồm tất cả các yếu tố cần thiết, đồng thời vẫn linh hoạt cho các sự kiện ảo khác nhau.
Các mẫu chiến lược hội thảo trực tuyến tốt nhất bao gồm:
- Các phần có thể tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của sự kiện, cho phép bạn điều chỉnh mẫu cho phù hợp với các định dạng và mục tiêu hội thảo trực tuyến khác nhau
- Phân công công việc rõ ràng với tính năng theo dõi trách nhiệm, đảm bảo mọi người đều biết chính xác những gì họ cần thực hiện và thời gian thực hiện
- Lịch trình được lên kế hoạch cẩn thận với các khoảng thời gian dự phòng cho những sự chậm trễ bất ngờ, tránh tình trạng gấp rút vào phút chót có thể ảnh hưởng đến chất lượng
- Kế hoạch tiếp thị toàn diện phối hợp các thông điệp trên các kênh để tạo sự mong đợi và tối đa hóa số lượng đăng ký
- Danh sách kiểm tra thiết lập chi tiết giúp ngăn ngừa mọi sự cố kỹ thuật thông qua kiểm tra có phương pháp và lập kế hoạch sao lưu
- Các điểm tương tác với khán giả được cân nhắc kỹ lưỡng được vạch ra trong suốt hội thảo trực tuyến để duy trì sự chú ý và sự tham gia, chẳng hạn như phiên hỏi đáp, thăm dò ý kiến, đoạn trò chuyện thân mật và trình diễn tương tác
- Kế hoạch truyền thông sau sự kiện có cấu trúc giúp chuyển đổi lãi suất của người tham dự thành các bước tiếp theo cụ thể và kết quả kinh doanh
- Cơ chế theo dõi mạnh mẽ để đo lường ROI và thu thập thông tin chi tiết để liên tục cải thiện chương trình hội thảo trên web của bạn
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Dưới đây là một số mẹo hay để tìm chủ đề webinar hấp dẫn.
- Tận dụng thông tin chi tiết về khán giả bằng cách kết hợp các công cụ mạnh mẽ như Google Trends, Quora và Reddit để xác định các cuộc thảo luận và câu hỏi đang thịnh hành
- Sử dụng các nền tảng như BuzzSumo và Semrush để phân tích nội dung phổ biến và xu hướng từ khóa. Những công cụ này có thể giúp xác định các chủ đề thu hút khán giả của bạn
- Ngoài ra, tương tác trực tiếp với khán giả thông qua khảo sát hoặc thăm dò ý kiến trên mạng xã hội để thu thập phản hồi và xác thực ý tưởng chủ đề của bạn
14 mẫu kế hoạch hội thảo trực tuyến để thử cho sự kiện ảo tiếp theo của bạn
Chúng tôi đã tuyển chọn các mẫu kế hoạch hội thảo trực tuyến từ ClickUp, ứng dụng cho mọi công việc, cùng với các giải pháp chuyên biệt từ các chuyên gia trong ngành như Airmeet, Nanoomarketing và Experiencewelcome.
Mỗi mẫu cung cấp một cách tiếp cận độc đáo để giải quyết các thách thức phổ biến trong hội thảo trực tuyến, mang đến cho bạn nhiều con đường để đạt được mục tiêu sự kiện ảo của mình.
1. Mẫu kế hoạch dự án sự kiện ảo ClickUp
Bạn đã bao giờ thấy mình chìm ngập trong các bảng tính, tài liệu và chủ đề trò chuyện riêng biệt khi lập kế hoạch cho một hội thảo trên web chưa? Mẫu Kế hoạch Dự án Sự kiện Ảo ClickUp tập hợp mọi thứ vào một không gian làm việc tập trung, biến nó thành trung tâm điều khiển cho sự kiện ảo tiếp theo của bạn.
Mẫu này biến các phần phức tạp, rời rạc trong quá trình lập kế hoạch sự kiện thành một quy trình công việc có cấu trúc:
- Tùy chỉnh trạng thái công việc để theo dõi tiến độ từ 'Việc cần làm' đến 'Hoàn thành'
- Sử dụng bốn chế độ xem chính — Danh sách, Gantt, Lịch và Bảng — để quản lý dự án linh hoạt
- Tận dụng phân cấp công việc được tạo sẵn để lập kế hoạch trước sự kiện, thực hiện trong ngày và theo dõi sau sự kiện
- Thêm Trường Tùy chỉnh để theo dõi ngân sách, ưu tiên và ước lượng thời gian
- Đặt các phụ thuộc để hình dung mối quan hệ giữa các công việc và tránh xung đột lịch trình
Mẫu này nổi bật nhờ cách tiếp cận toàn diện. Nó bao gồm mọi thứ, từ quản lý diễn giả và tạo/lập nội dung đến thiết lập kỹ thuật và các hoạt động quảng bá. Và nó thực hiện tất cả điều này trong khi vẫn duy trì sự tổ chức rõ ràng nhờ giao diện trực quan của ClickUp.
💬 Lý tưởng cho: Các nhóm tiếp thị xử lý nhiều hội thảo trên web cùng lúc, đặc biệt khi họ cần một nguồn thông tin duy nhất cho tất cả các chi tiết sự kiện
📮ClickUp Insight: 83% nhân viên tri thức chủ yếu dựa vào email và trò chuyện để giao tiếp trong nhóm. Tuy nhiên, gần 60% thời gian làm việc của họ bị mất vào việc chuyển đổi giữa các công cụ này và tìm kiếm thông tin.
Với ứng dụng đa năng cho công việc như ClickUp, quản lý dự án, nhắn tin, email và trò chuyện của bạn sẽ tập trung tại một nơi! Đã đến lúc tập trung và tiếp thêm năng lượng!
Các tổ chức trong nhiều ngành khác nhau đã phát hiện ra sức mạnh biến đổi của việc tập trung hóa kế hoạch sự kiện.
Anna Shelton, Giám đốc Trải nghiệm Thành viên tại ICPSR Enterprise, Đại học Michigan, chia sẻ:
Nhóm của chúng tôi quản lý mọi thứ, từ thiết kế đồ họa đến bán hàng, mạng xã hội và sự kiện, và chúng tôi cần một hệ thống có thể xử lý công việc tổ chức trên nhiều kênh (Slack, Jira, v.v.) cùng với nhiều loại công việc. Chúng tôi đã thử và thất bại với rất nhiều sản phẩm khác, nhưng một khi đã tìm thấy ClickUp, chúng tôi không bao giờ nhìn lại.
Nhóm của chúng tôi quản lý mọi thứ, từ thiết kế đồ họa đến bán hàng, mạng xã hội và sự kiện, và chúng tôi cần một hệ thống có thể xử lý công việc tổ chức trên nhiều kênh (Slack, Jira, v.v.) cùng với nhiều loại công việc. Chúng tôi đã thử và thất bại với nhiều sản phẩm khác, nhưng một khi đã tìm thấy ClickUp, chúng tôi không bao giờ nhìn lại.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Để biết thêm thông tin chi tiết về cách tối ưu hóa sự kiện ảo bằng các tính năng và mẫu của ClickUp, hãy xem loạt hội thảo trực tuyến của ClickUp, trong đó có giới thiệu nền tảng và các câu chuyện thành công.
2. Mẫu ClickUp Run of Show
Bắt đầu hội thảo trực tuyến của bạn với sự im lặng khó xử hoặc sự nhầm lẫn về kỹ thuật? Bạn chắc chắn sẽ mất ngay sự tham gia của khán giả. Mẫu ClickUp Run of Show tạo ra một bản kế hoạch chi tiết từng phút để đảm bảo hội thảo trực tuyến của bạn diễn ra suôn sẻ từ phần giới thiệu đến phần kết luận.
Mẫu mạnh mẽ này sắp xếp lịch trình sự kiện của bạn một cách chính xác:
- Theo dõi dòng thời gian với thời gian bắt đầu và kết thúc chính xác cho từng phân đoạn
- Giao nhiệm vụ cho diễn giả với các vai trò và trách nhiệm rõ ràng
- Cung cấp tài liệu tóm tắt trước sự kiện để tất cả người tham gia có thể nắm rõ thông tin
- Theo dõi các tín hiệu kỹ thuật cho các yếu tố đa phương tiện và chuyển cảnh
- Tổ chức các công việc chuẩn bị trước sự kiện, các phần trình bày trực tiếp và tóm tắt sau sự kiện trong các phần riêng biệt
Mẫu chương trình này kết hợp hiệu quả tổng quan cấp cao (chế độ xem danh sách) với chi tiết cụ thể (chế độ xem bảng). Điều này cho phép bạn theo dõi cả lịch trình toàn diện và trạng thái chuẩn bị của từng phần.
💬 Phù hợp cho: Nhà sản xuất và người dẫn chương trình webinar cần tổ chức các buổi trình bày phức tạp với nhiều diễn giả, demo và các yếu tố tương tác
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Chia sẻ bản thảo chương trình với tất cả các bên liên quan trước khi hoàn thiện. Điều này đảm bảo mọi người đều hiểu rõ nội dung và cho phép các chuyên gia xác định các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng trở thành vấn đề trong sự kiện trực tiếp.
3. Mẫu chương trình hội nghị ClickUp
"Chúng ta sẽ đề cập đến những nội dung gì trong hội thảo trực tuyến này?" Mẫu chương trình hội nghị ClickUp trả lời câu hỏi này một cách rõ ràng, tạo ra một lộ trình hấp dẫn giúp người trình bày và người tham dự luôn đồng bộ trong suốt sự kiện ảo của bạn.
Mẫu toàn diện này giúp bạn sắp xếp chương trình hội nghị của mình:
- Cấu trúc các phiên trong Chế độ xem danh sách với thời gian và mô tả rõ ràng
- Sử dụng Trạng thái tùy chỉnh để theo dõi tiến độ chuẩn bị cho từng mục trong chương trình
- Hình dung lịch trình sự kiện của bạn với chế độ xem Danh sách, Bảng và Lịch
- Phân loại các phiên bằng Trường Tùy chỉnh cho loại, diễn giả và ưu tiên
- Lưu trữ ghi chú chi tiết, tệp đính kèm và tài nguyên cho từng phân đoạn
Tính năng nổi bật của mẫu này là khả năng chia sẻ chương trình nghị sự chuyên nghiệp, hoàn chỉnh với người tham dự trong khi vẫn duy trì phiên bản nội bộ chi tiết hơn với ghi chú của người trình bày, yêu cầu kỹ thuật và kế hoạch dự phòng — tất cả được tổ chức trong một không gian làm việc duy nhất, dễ truy cập.
💬 Lý tưởng cho: Các nhà lập kế hoạch nội dung và chiến lược hội thảo trực tuyến tập trung vào việc cung cấp các bài thuyết trình có giá trị cao, được cấu trúc tốt, duy trì sự tham gia của khán giả từ đầu đến cuối
4. Mẫu quản lý hội nghị ClickUp
Tại sao phải sử dụng nhiều công cụ khi bạn có thể quản lý mọi khía cạnh của hội thảo trực tuyến từ một bảng điều khiển duy nhất? Mẫu quản lý hội nghị ClickUp tạo ra một trung tâm điều khiển toàn diện cho cả những sự kiện ảo phức tạp nhất.
Mẫu miễn phí tất cả trong một này giúp bạn:
- Tổ chức các phiên và diễn giả bằng Trường Tùy chỉnh để theo dõi xác nhận, tài liệu và yêu cầu đặc biệt
- Theo dõi thông tin người tham dự và trạng thái đăng ký với chế độ xem chuyên dụng
- Quản lý địa điểm và nhà triển lãm (đối với sự kiện kết hợp) với thông tin chi tiết về địa điểm và thông tin liên hệ
- Tạo dòng thời gian chi tiết với các trạng thái được mã hóa bằng màu sắc (Chưa bắt đầu, Đang tiến hành, Hoàn thành, Có rủi ro)
- Tạo báo cáo để nhanh chóng đánh giá tiến độ sự kiện và xác định các điểm nghẽn
Mẫu này có thể thích ứng với các sự kiện ảo và kết hợp, khiến nó trở nên đặc biệt hữu ích. Cấu trúc thư mục được tạo sẵn sắp xếp nội dung của bạn thành các danh mục hợp lý (Ngân sách, Lịch, Truyền thông, Quản lý sự kiện, Tiếp thị và Diễn giả), cung cấp cho bạn một nền tảng vững chắc có thể mở rộng từ các hội thảo trực tuyến đơn giản đến các hội nghị kéo dài nhiều ngày.
💬 Lý tưởng cho: Các nhà quản lý sự kiện xử lý các hội thảo trên web quy mô lớn hoặc hội nghị ảo với nhiều phiên, diễn giả và số lượng người tham dự đáng kể
5. Mẫu lập kế hoạch sự kiện ClickUp
Bạn đang lo lắng mình có bỏ sót điều gì quan trọng trong quá trình chuẩn bị hội thảo trực tuyến? Mẫu lập kế hoạch sự kiện ClickUp sẽ giúp bạn chuẩn bị mọi thứ một cách chu đáo với phương pháp quản lý sự kiện ảo toàn diện.
Mẫu này cho phép bạn:
- Có được khả năng hiển thị kế hoạch hoàn chỉnh với các chế độ xem chuyên biệt như Danh sách, Bảng, Lịch và Biểu đồ Gantt
- Theo dõi tiến độ một cách liền mạch với các Trạng thái tùy chỉnh được tạo sẵn từ 'Lập kế hoạch' đến 'Hoàn thành'
- Sắp xếp công việc theo phân cấp có cấu trúc cho các hoạt động trước sự kiện, trong sự kiện và sau sự kiện
- Sử dụng Trường Tùy chỉnh để theo dõi địa điểm, người tham dự, ưu tiên và phụ thuộc
- Tự động hóa quy trình làm việc để giảm nỗ lực thủ công và duy trì tính nhất quán của quy trình
Mẫu này cung cấp một khung cấu trúc cho một phạm vi các sự kiện, từ hội thảo trên web nhỏ đến hội nghị ảo lớn. Mẫu này đặc biệt hữu ích để duy trì tính nhất quán trong các chuỗi hội thảo trên web định kỳ, cho phép bạn sao chép và tinh chỉnh quy trình của mình với mỗi lần lặp lại.
💬 Phù hợp cho: Những người lập kế hoạch chi tiết muốn đảm bảo mọi thứ được chuẩn bị kỹ lưỡng khi tổ chức webinar đại diện cho thương hiệu hoặc tổ chức của mình
6. Mẫu ngân sách sự kiện ClickUp
Khía cạnh tài chính của việc lập kế hoạch hội thảo trên web có thể quyết định sự thành công của sự kiện của bạn. Mẫu ngân sách sự kiện ClickUp mang lại sự rõ ràng rất cần thiết cho tài chính của sự kiện ảo của bạn, giúp bạn tối đa hóa tác động trong khi kiểm soát chi phí.
Sử dụng nó để:
- Theo dõi chi phí với các danh mục chi phí được tạo sẵn như địa điểm, dịch vụ ăn uống, A/V, tiếp thị và nhân viên
- Giám sát việc tuân thủ ngân sách bằng cách theo dõi chi phí thực tế so với chi phí ước tính
- Tùy chỉnh các trường cho trạng thái thanh toán, ưu tiên và đang theo dõi phê duyệt
- Xem dữ liệu tài chính từ nhiều góc độ khác nhau với chế độ xem Danh sách, Bảng và Bảng
- Sử dụng các chỉ báo trạng thái được mã hóa bằng màu sắc để hiển thị tiến độ ngân sách trong nháy mắt
Điều làm cho mẫu này đặc biệt có giá trị là tính linh hoạt trong việc thích ứng với các loại sự kiện khác nhau, từ hội nghị trực tiếp đến hội thảo trực tuyến, đồng thời cung cấp tổ chức tài chính chi tiết cần thiết để duy trì kiểm soát ngân sách trong suốt quá trình lập kế hoạch.
💬 Lý tưởng cho: Các nhà quản lý tiếp thị và nhà tổ chức sự kiện cần chứng minh sự hợp lý của khoản đầu tư vào hội thảo trực tuyến và chứng minh lợi nhuận tích cực từ chi tiêu cho sự kiện ảo
7. Mẫu Lịch quảng cáo ClickUp
Ngay cả hội thảo trực tuyến được lên kế hoạch tốt nhất cũng sẽ thất bại nếu không có quảng bá hiệu quả. Mẫu Lịch quảng bá ClickUp tạo ra một lộ trình chiến lược để xây dựng sự mong đợi và thúc đẩy đăng ký cho sự kiện ảo của bạn.
Mẫu này sẽ thay đổi nỗ lực quảng bá của bạn bằng cách cho phép bạn:
- Lập kế hoạch trực quan với Chế độ xem Lịch có thể tùy chỉnh và các hoạt động quảng cáo được mã hóa bằng màu sắc
- Theo dõi các giai đoạn quảng bá với nhiều tùy chọn trạng thái từ "Đang lập kế hoạch" đến "Đang phát trực tiếp" đến "Hoàn thành"
- Đánh dấu các chương trình khuyến mãi quan trọng bằng cờ ưu tiên
- Tổ chức các chiến dịch với Trường Tùy chỉnh cho các kênh, loại chiến dịch và đối tượng mục tiêu
- Duy trì nhịp điệu truyền tải thông điệp phù hợp với Chế độ xem dòng thời gian
Hãy dành thời gian để brainstorming ý tưởng cho lịch quảng cáo của bạn ít nhất một tháng trước sự kiện. Sử dụng Bảng trắng ClickUp để cộng tác ý tưởng và thu thập phản hồi từ nhóm của bạn. Bảng vẽ kỹ thuật số cung cấp cho bạn không gian không giới hạn để vẽ bản đồ chiến lược quảng cáo, tạo chủ đề nội dung và hình dung hành trình của khách hàng trên nhiều kênh.
Với tính năng cộng tác thời gian thực và tương tác, toàn bộ nhóm tiếp thị của bạn có thể đồng thời đóng góp ý tưởng, kéo và thả các yếu tố để thiết lập các ưu tiên, và chuyển các ý tưởng được đưa ra thành các công việc có thể thực hiện trong lịch quảng cáo của bạn.
💬 Lý tưởng cho: Các nhà tiếp thị kỹ thuật số chịu trách nhiệm thúc đẩy sự tham gia hội thảo trực tuyến và tạo sự hào hứng cho các sự kiện ảo sắp tới
8. Mẫu tiếp thị sự kiện ClickUp
Bạn muốn biến hội thảo trực tuyến của mình thành một công cụ tạo khách hàng tiềm năng? Mẫu Tiếp thị Sự kiện của ClickUp tạo ra một khung công việc toàn diện để quản lý tất cả các khía cạnh của việc quảng bá và thực hiện sự kiện của bạn tại một địa điểm tập trung.
Mẫu mạnh mẽ này cho phép bạn:
- Theo dõi các công việc tiếp thị với các trạng thái tùy chỉnh như Đang lập kế hoạch, Đang tiến hành, Hoàn thành, Đang tạm dừng và Đã hủy
- Quản lý dự án một cách liền mạch với nhiều chế độ xem, bao gồm Danh sách, Bảng, Lịch và Gantt
- Cấu trúc quy trình làm việc với phân cấp công việc được tạo sẵn cho Tiếp thị trước sự kiện, Tương tác trong sự kiện và Theo dõi sau sự kiện
- Tổ chức các chiến dịch bằng cách sử dụng Trường Tùy chỉnh cho các kênh, loại nội dung và thời hạn
- Theo dõi thành công với các phần dành riêng cho đăng ký, tham dự và chỉ số tạo khách hàng tiềm năng
Điểm khác biệt của mẫu này là cách tiếp cận toàn diện đối với tiếp thị sự kiện — kết nối các hoạt động quảng bá trước sự kiện, chiến lược tương tác trong ngày sự kiện và theo dõi sau sự kiện thành một quy trình làm việc liền mạch, giúp tối đa hóa tỷ lệ chuyển đổi của người tham dự và ROI.
💬 Lý tưởng cho: Các nhà tiếp thị tập trung vào tăng trưởng, những người xem hội thảo trực tuyến là tài sản chiến lược trong quá trình tạo khách hàng tiềm năng và nuôi dưỡng khách hàng
9. Mẫu tóm tắt sự kiện ClickUp
Điều chỉnh các bên liên quan theo một tầm nhìn chung có thể là một trong những thách thức lớn nhất trong việc lập kế hoạch sự kiện trực tuyến. Mẫu tóm tắt sự kiện ClickUp giải quyết vấn đề này bằng cách tạo một tài liệu tham khảo dứt khoát, nêu rõ mục đích và tham số cơ bản của sự kiện ảo của bạn.
Mẫu tạo sự rõ ràng này có các tính năng sau:
- Lập dàn ý chi tiết sự kiện, bao gồm ngày, giờ và địa điểm (ảo hoặc kết hợp)
- Xác định mục tiêu rõ ràng với các chỉ số thành công và KPI có thể đo lường được
- Tiến hành phân tích khán giả chi tiết với các tiêu chí mục tiêu cụ thể
- Lập kế hoạch phân bổ ngân sách và phân phối tài nguyên một cách hiệu quả
- Tùy chỉnh các phần để thêm thông tin về nhà tài trợ, diễn giả khách mời và các yêu cầu đặc biệt
- Thực hiện đánh giá rủi ro và lập kế hoạch dự phòng để thực hiện suôn sẻ
Sự tuyệt vời của mẫu này nằm ở sự ngắn gọn — nó buộc bạn phải chắt lọc những ý tưởng phức tạp thành những khái niệm rõ ràng, dễ thực hiện mà mọi người đều có thể hiểu và hỗ trợ. Việc thiết lập các tham số này từ trước sẽ ngăn chặn sự mở rộng phạm vi và đảm bảo tất cả các thành viên trong nhóm đều làm việc hướng tới cùng một mục tiêu.
💬 Lý tưởng cho: Các trưởng nhóm đang khởi động các dự án hội thảo trên web mới và phải nhanh chóng điều phối các bên liên quan và đảm bảo nguồn lực để thực hiện thành công
10. Mẫu sự kiện của công ty ClickUp
Hội thảo trực tuyến nội bộ yêu cầu cách tiếp cận khác với hội thảo trực tuyến dành cho khách hàng. Mẫu sự kiện công ty ClickUp chuyên về lập kế hoạch hội nghị ảo để thu hút nhân viên, thống nhất các nhóm và củng cố văn hóa công ty.
Mẫu này giúp bạn quản lý chúng tốt hơn:
- Theo dõi tiến độ một cách liền mạch với nhiều Trạng thái tùy chỉnh từ 'Ý tưởng' đến 'Hoàn thành'
- Tổ chức sự kiện với Danh sách công việc dành riêng cho các cuộc họp trực tuyến, hội thảo ảo và hơn thế nữa
- Cấu trúc quy trình làm việc bằng cách sử dụng phân cấp công việc được tạo sẵn để lựa chọn địa điểm, lập kế hoạch chương trình và phản hồi sau sự kiện
- Luôn nắm rõ mọi chi tiết một cách hiệu quả với Trường Tùy chỉnh cho người tham dự, ngân sách và sự tham gia của các bộ phận
- Hợp lý hóa quá trình lập kế hoạch với ClickApps sẵn sàng sử dụng để theo dõi thời gian và tạo/lập biểu mẫu
Điểm đáng giá nhất của mẫu này là tính linh hoạt trong việc xử lý các sự kiện trực tiếp và ảo của công ty với cùng một cấu trúc tổ chức. Điều này làm cho mẫu này trở nên hoàn hảo cho các nơi làm việc kết hợp cần có quy trình lập kế hoạch nhất quán bất kể định dạng sự kiện.
💬 Lý tưởng cho: Chuyên gia nhân sự, chuyên gia truyền thông nội bộ và trưởng nhóm tổ chức các cuộc họp ảo, phiên đào tạo hoặc sự kiện kỷ niệm trong toàn công ty
📖 Đọc thêm: Các công cụ và ứng dụng ghi chú AI tốt nhất cho các cuộc họp
11. Mẫu lập kế hoạch sự kiện lớn của ClickUp
Quản lý các hội thảo trực tuyến quy mô lớn với nhiều phần chuyển động đòi hỏi sự phối hợp cẩn thận. Mẫu lập kế hoạch sự kiện lớn của ClickUp có thể mở rộng để đáp ứng nhu cầu của các sự kiện ảo lớn mà không ảnh hưởng đến tổ chức hoặc trách nhiệm.
Mẫu mẫu đầy đủ tính năng này giúp bạn:
- Tổ chức sự kiện với hệ thống phân cấp toàn diện, bao gồm các thư mục để quản lý ngân sách, tài liệu tiếp thị, điều phối nhà cung cấp và hậu cần trong ngày diễn ra sự kiện
- Theo dõi tiến độ một cách liền mạch với các Trạng thái tùy chỉnh được tạo sẵn từ 'Kế hoạch' đến 'Đang tiến hành' đến 'Hoàn thành'
- Quản lý các phụ thuộc và thời hạn quan trọng với chế độ xem Gantt của ClickUp
- Sử dụng Trường Tùy chỉnh để theo dõi nhà cung cấp, chi phí, ưu tiên và trạng thái phê duyệt
- Gán nhận xét cho các thành viên nhóm có liên quan để hợp tác liền mạch
Cấu trúc thư mục được tổ chức của mẫu tạo ra không gian dành riêng cho mọi khía cạnh của kế hoạch hội thảo trên web của bạn — từ ý tưởng ban đầu đến phân tích sau sự kiện — đảm bảo ngay cả những sự kiện ảo lớn nhất cũng diễn ra theo đúng kế hoạch và ngân sách.
Đây chỉ là một trong nhiều mẫu có trong Phần mềm quản lý sự kiện của ClickUp. Được thiết kế dành riêng cho các chuyên gia quản lý sự kiện, phần mềm này cung cấp các quy trình làm việc được thiết kế riêng để giúp các nhóm hợp lý hóa các quy trình phức tạp, duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp và mở rộng quy mô hoạt động đồng thời đảm bảo trải nghiệm sự kiện nhất quán.
💬 Lý tưởng cho: Các nhà quản lý sự kiện cấp cao và trưởng dự án chịu trách nhiệm về các hội thảo trực tuyến hoặc hội nghị ảo quy mô lớn, có tầm quan trọng chiến lược và ngân sách lớn
12. Mẫu danh sách kiểm tra kế hoạch hội thảo trực tuyến của Airmeet
Đôi khi, một danh sách kiểm tra sự kiện đơn giản là chính xác những gì bạn cần để đi đúng hướng. Mẫu danh sách kiểm tra kế hoạch hội thảo trực tuyến của Airmeet cung cấp một khung thời gian toàn diện dựa trên dòng thời gian, hướng dẫn bạn qua từng giai đoạn của quá trình lập kế hoạch hội thảo trực tuyến.
Mẫu có cấu trúc rõ ràng này cho phép bạn:
- Lập kế hoạch cấu trúc với các phần dựa trên thời gian từ tám tuần trước đến sau hội thảo trực tuyến
- Đặt mục tiêu rõ ràng để phù hợp với mục tiêu hội thảo trực tuyến và kết quả kinh doanh
- Quản lý diễn giả một cách hiệu quả với quy trình hướng dẫn chi tiết và chuẩn bị công việc
- Chọn nền tảng phù hợp với các tiêu chí lựa chọn và hướng dẫn thiết lập
- Lên lịch quảng cáo và đăng ký thông qua phương pháp đa kênh
- Ngăn chặn các vấn đề kỹ thuật bằng cách luyện tập và lập kế hoạch thử trước
- Đo lường thành công với khung phân tích sau hội thảo trực tuyến
Điểm hay của mẫu này nằm ở tính chi tiết — nó chia nhỏ quá trình lập kế hoạch hội thảo trực tuyến có thể rất phức tạp thành các mục rõ ràng, có thể thực hiện được, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ bước quan trọng nào, từ ý tưởng ban đầu đến việc tái sử dụng nội dung.
💬 Lý tưởng cho: Các nhóm chiến lược tiếp thị và nhà tổ chức sự kiện muốn có một phương pháp tiếp cận có hệ thống để lập kế hoạch hội nghị trực tuyến với dòng thời gian rõ ràng và các điểm kiểm tra trách nhiệm
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Chuyển một hội thảo trực tuyến thành nhiều nội dung bằng ClickUp Clips! Tính năng này cho phép bạn dễ dàng ghi lại, chỉnh sửa và chia sẻ các đoạn video ngắn từ bản ghi hội thảo trực tuyến của mình.
Tạo các clip hấp dẫn cho mạng xã hội, tài liệu đào tạo và bản tin email mà không cần phần mềm chỉnh sửa video riêng. Sử dụng ClickUp Clips để làm nổi bật những khoảnh khắc quan trọng, các buổi trình diễn hoặc lời chứng thực của khách hàng, từ đó giảm chi phí tạo/lập nội dung một cách hiệu quả đồng thời tối đa hóa phạm vi tiếp cận của hội thảo trên web trên nhiều kênh.
Bạn thậm chí có thể tận dụng các công cụ phiên âm AI để nhanh chóng chuyển đổi bản ghi webinar của mình thành nội dung văn bản cho những người thích đọc hơn xem, từ đó mở rộng phạm vi tiếp cận và khả năng truy cập nội dung của bạn.
13. Mẫu kế hoạch hội thảo trực tuyến của Nan Oo Marketing
Để chuyển đổi người tham dự hội thảo trực tuyến thành khách hàng tiềm năng, cần có kế hoạch chiến lược. Mẫu kế hoạch hội thảo trực tuyến của Nan Oo Marketing chuyên tối ưu hóa sự kiện ảo của bạn để mang lại hiệu quả tiếp thị và tạo khách hàng tiềm năng tối đa.
Định dạng mẫu tập trung vào kết quả này cho phép bạn:
- Tối ưu hóa việc thu thập thông tin khách hàng tiềm năng với các kỹ thuật chiến lược
- Lập kế hoạch nội dung phù hợp với các giai đoạn hành trình của người mua
- Xác định và triển khai các yếu tố kích hoạt sự tham gia một cách hiệu quả
- Lập bản đồ chuỗi hành động tiếp theo dựa trên hành vi của người tham dự
- Thiết kế một lộ trình chuyển đổi liền mạch từ đăng ký đến bán hàng
Điểm khác biệt của mẫu này so với các mẫu khác là sự tập trung vào kết quả kinh doanh — mọi yếu tố đều được thiết kế để mang lại sự kiện thành công và tạo ra kết quả kinh doanh có thể đo lường được.
💬 Lý tưởng cho: Các nhà tiếp thị tạo nhu cầu và nhóm hỗ trợ bán hàng tập trung vào việc sử dụng hội thảo trực tuyến đặc biệt để xây dựng đường ống và tạo doanh thu.
14. Mẫu kế hoạch hội thảo trực tuyến của Experiencewelcome
Sự tham gia của khán giả có thể quyết định thành công hay thất bại của hội thảo trực tuyến của bạn. Mẫu kế hoạch hội thảo trực tuyến của Experiencewelcome tập trung vào việc tạo ra những trải nghiệm tương tác, hấp dẫn, biến những người xem thụ động thành những người tham gia tích cực.
Mẫu tập trung vào sự tương tác này giúp bạn:
- Xác định mục tiêu rõ ràng và đối tượng mục tiêu với các phần lập kế hoạch trước sự kiện toàn diện
- Thiết kế các phiên hấp dẫn bằng cách cân bằng giữa các bài thuyết trình và các yếu tố tương tác
- Thực hiện theo dòng thời gian chuẩn bị từng bước từ 6–8 tuần trước ngày diễn ra sự kiện
- Chọn công nghệ hội thảo trực tuyến phù hợp dựa trên mục tiêu tương tác cụ thể của bạn
- Đo lường thành công bằng khung đánh giá sau sự kiện cho cả các chỉ số định lượng và phản hồi định tính
Điểm nổi bật của mẫu này là sự nhấn mạnh vào "những khoảnh khắc quan trọng" — những điểm tương tác được thiết kế chiến lược để phá vỡ sự mệt mỏi khi nhìn vào màn hình và tạo ra những trải nghiệm đáng nhớ mà khán giả sẽ nhớ lâu sau khi hội thảo trực tuyến kết thúc.
💬 Lý tưởng cho: Các nhà thiết kế trải nghiệm và người tạo nội dung tập trung vào việc cung cấp các hội thảo trên web tương tác, hấp dẫn, nổi bật trong vô số sự kiện ảo
Cách chiến thắng hội thảo trực tuyến: Lập kế hoạch và thực hiện với ClickUp
Cho dù bạn đang tinh chỉnh hội thảo trực tuyến đầu tiên hay tối ưu hóa hội thảo thứ năm mươi, có cấu trúc phù hợp và tính linh hoạt là chìa khóa để nâng cao quy trình của bạn. Bắt đầu với một mẫu phù hợp với nhu cầu hiện tại của bạn, sau đó mở rộng bộ công cụ của bạn khi bạn thành thạo các khía cạnh khác nhau của quản lý hội thảo trực tuyến.
Một hội thảo trực tuyến thành công không chỉ là kế hoạch nội dung tuyệt vời, mà còn là sự thực hiện hoàn hảo, đòi hỏi kế hoạch chiến lược và các công cụ phù hợp.
Tuy nhiên, 61% thời gian của một nhóm được dành cho việc tìm kiếm, cập nhật và chia sẻ thông tin trên nhiều công cụ khác nhau. Chỉ thêm một công cụ mới vào hệ thống sẽ không giải quyết được vấn đề.
Bằng cách tập trung các dự án, giao tiếp và tài nguyên, các nhóm có thể loại bỏ sự trùng lặp, giảm thiểu việc chuyển đổi bối cảnh và tập trung vào công việc có ý nghĩa.
ClickUp là ứng dụng tất cả trong một cho công việc, tích hợp quản lý dự án, chia sẻ kiến thức và cộng tác — được hỗ trợ bởi AI công việc gắn kết nhất thế giới. Sẵn sàng nâng cấp các sự kiện ảo của bạn? Đăng ký ClickUp ngay hôm nay!