Bạn biết quy trình rồi đấy. Một nhà phát triển gửi cho bạn một câu hỏi mơ hồ về quyết định thiết kế mà bạn đã đưa ra ba sprint trước đó — và bạn phải lục lọi các chủ đề trên Slack và các bình luận rải rác trên Figma để tìm lại các bước của mình.
Nếu không có tài liệu về trải nghiệm người dùng (UX) vững chắc, ngay cả những nhóm sản phẩm giỏi nhất cũng sẽ lãng phí thời gian để tìm kiếm bối cảnh.
Theo khảo sát về quản lý kiến thức của chúng tôi, cứ 5 chuyên gia thì có 1 người dành hơn 3 giờ mỗi ngày chỉ để tìm kiếm tệp, tin nhắn hoặc thông tin bổ sung cho công việc của mình. Đó là gần 40% thời gian làm việc trong một tuần bị lãng phí cho việc lẽ ra chỉ mất vài giây!
Tài liệu UX tuyệt vời sẽ giải quyết vấn đề này. Nó tập hợp nghiên cứu, lý luận thiết kế, hướng dẫn về khả năng truy cập và phản hồi vào một nguồn thông tin duy nhất. Bằng cách này, nhóm của bạn có thể dành nhiều thời gian hơn để thiết kế những trải nghiệm chu đáo như một phần của chiến lược UX và ít thời gian hơn để giải mã các manh mối.
Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ thảo luận về cách tạo tài liệu trải nghiệm người dùng (với các công cụ mạnh mẽ như ClickUp) và các phương pháp hay nhất để giữ mọi thứ cập nhật và hợp tác.
⏰ Tóm tắt 60 giây
- Tài liệu về trải nghiệm người dùng ghi lại các quyết định, thông tin chi tiết và tài sản hình thành trải nghiệm người dùng — từ nghiên cứu đến thiết kế và phân phối
- Nó giúp các nhóm đa chức năng phối hợp với các nhà thiết kế UX và giảm thiểu việc làm lại bằng cách bảo toàn bối cảnh và ý định
- Các loại tài liệu UX chính bao gồm: Tài liệu nghiên cứu người dùng (hình ảnh đại diện, bản đồ hành trình, kiểm tra khả năng sử dụng) Wireframe và nguyên mẫu (mô hình trực quan và luồng tương tác) Hướng dẫn viết UX (tiêu chuẩn về giọng điệu, tông giọng và microcopy) Tài liệu về khả năng truy cập (tuân thủ WCAG và tiêu chuẩn thiết kế toàn diện)
- Tài liệu nghiên cứu người dùng (hình ảnh đại diện, bản đồ hành trình, kiểm tra khả năng sử dụng)
- Wireframes và nguyên mẫu (mô hình trực quan và luồng tương tác)
- Hướng dẫn viết UX (tiêu chuẩn về giọng điệu, phong cách và microcopy)*
- Tài liệu về khả năng truy cập (Tuân thủ WCAG và tiêu chuẩn thiết kế bao quát)
- Các tài liệu UX tuyệt vời là tập trung, có thể tìm kiếm và kết nối với công việc thực tế, không nằm rải rác trong các thư mục và công cụ
- Ghi chú thông tin ngay lập tức—đừng chờ đợi "thời điểm thích hợp" để ghi chép nghiên cứu hoặc phản hồi
- Liên kết tài liệu với công việc và quyết định để các nhóm luôn có bối cảnh phù hợp
- Sử dụng các mẫu và danh sách kiểm tra nhẹ để chuẩn hóa định dạng mà không làm chậm tiến độ của bất kỳ ai
- Sử dụng các công cụ như ClickUp Docs và ClickUp Brain để cộng tác trong thời gian thực, lưu trữ ghi chú có cấu trúc và tìm kiếm mọi thứ ngay lập tức
- Quản lý phản hồi của người dùng và kết quả thử nghiệm với Nhiệm vụ ClickUp và Chế độ xem biểu mẫu để thu thập thông tin chi tiết trên quy mô lớn
- Theo dõi các thay đổi UX bằng lịch sử công việc, nhận xét và mối quan hệ để duy trì kiểm soát phiên bản
- Tự động hóa các chu kỳ đánh giá, phê duyệt và kiểm tra của các bên liên quan với tính năng tự động hóa và phụ thuộc của ClickUp
- Tài liệu nghiên cứu người dùng (hình ảnh đại diện, bản đồ hành trình, kiểm tra khả năng sử dụng)
- Wireframes và nguyên mẫu (mô hình trực quan và luồng tương tác)
- Hướng dẫn viết UX (tiêu chuẩn về giọng điệu, phong cách và microcopy)*
- Tài liệu về khả năng truy cập (Tuân thủ WCAG và tiêu chuẩn thiết kế bao quát)
Tài liệu về trải nghiệm người dùng là gì?
Tài liệu trải nghiệm người dùng (UX) là bản ghi có cấu trúc về các quyết định thiết kế, nghiên cứu người dùng, nguyên mẫu, hướng dẫn và phản hồi hướng dẫn cách xây dựng và cải tiến sản phẩm. Tài liệu này đóng vai trò là nguồn thông tin duy nhất cho các nhà thiết kế, nhà phát triển, quản lý sản phẩm và các bên liên quan, giúp bảo tồn kiến thức tổ chức, dễ dàng hợp tác trong nhóm và đảm bảo tính nhất quán.
👀 Bạn có biết? Không giống như tài liệu sản phẩm truyền thống, tài liệu trải nghiệm người dùng đặc biệt đề cập đến "lý do" đằng sau các lựa chọn thiết kế, kết nối nhu cầu của người dùng với các giải pháp cụ thể đồng thời thiết lập các tiêu chuẩn cho quá trình phát triển sản phẩm liên tục.
Các loại tài liệu trải nghiệm người dùng chính
Tùy thuộc vào giai đoạn của quy trình thiết kế hoặc đối tượng đọc tài liệu, bạn sẽ cần các loại tài liệu UX khác nhau để mọi người cùng hiểu và tiến về phía trước.
Dưới đây là những tài liệu cốt lõi mà mọi nhóm nên có trong bộ công cụ của mình:
Tài liệu nghiên cứu người dùng: Ghi lại hồ sơ người dùng, bản đồ hành trình và kết quả kiểm tra khả năng sử dụng
Người dùng sẽ bỏ qua thiết kế nếu thiết kế đó không quan tâm đến người dùng.
Người dùng sẽ bỏ qua thiết kế nếu thiết kế đó không quan tâm đến người dùng.
Tài liệu nghiên cứu người dùng ghi lại những hiểu biết về hành vi, nhu cầu và điểm khó khăn của người dùng. Điều này bao gồm:
- Hình ảnh người dùng: Đại diện dựa trên dữ liệu về các phân khúc người dùng cốt lõi của bạn với động cơ, sự thất vọng và mục tiêu của họ. Những thông tin này hướng dẫn việc sắp xếp thứ tự ưu tiên tính năng và quyết định thiết kế
- Bản đồ hành trình: Dòng thời gian trực quan cho thấy cách người dùng tương tác với sản phẩm của bạn trên các điểm tiếp xúc, nêu bật trạng thái cảm xúc và điểm mâu thuẫn
- Kết quả nghiên cứu: Tóm tắt có tổ chức của các bài kiểm tra khả dụng, phỏng vấn và khảo sát, với các mẫu rõ ràng và thông tin có thể hành động — không chỉ là dữ liệu thô
📌 Ví dụ: Sau khi chạy các bài kiểm tra khả năng sử dụng trên luồng thanh toán, hãy ghi lại không chỉ các kết quả ("3/5 người dùng không nhận thấy trường mã khuyến mãi"), mà còn cả những thay đổi bạn dự định thực hiện và lý do tại sao.
👀 Bạn có biết? Các phương pháp nghiên cứu UX được sử dụng thường xuyên nhất là khảo sát (79%), kiểm tra khả năng sử dụng (71%) và phỏng vấn (66%).
Bạn có thể dễ dàng ghi lại hồ sơ người dùng, bản đồ hành trình và kết quả nghiên cứu của mình tại một nơi với Mẫu bản đồ câu chuyện người dùng ClickUp miễn phí!
Wireframes và prototypes: Tổ chức các bản thiết kế mẫu và prototypes tương tác
Hiểu rõ sản phẩm sẽ trông như thế nào và hoạt động ra sao là điều rất quan trọng trước khi viết một dòng mã nào. Tại sao? Khi các nhà thiết kế, nhà phát triển và quản lý dự án có những hình dung khác nhau về sản phẩm, bạn có nguy cơ tạo ra sản phẩm sai và lãng phí thời gian và tiền bạc cho việc làm lại.
Lớp tài liệu này thu hẹp khoảng cách giữa các khái niệm trừu tượng và việc triển khai cuối cùng trong quy trình thiết kế trải nghiệm người dùng:
- Thư viện wireframe: Bố cục độ trung thực thấp với chú thích giải thích mục đích của từng yếu tố trên màn hình
- Tài liệu nguyên mẫu: Các mô hình tương tác kết hợp với ghi chú về hành vi dự kiến, chuyển đổi và trạng thái có điều kiện
- Hệ thống thiết kế: Thư viện thành phần với hướng dẫn sử dụng và ví dụ mã mà nhà phát triển có thể triển khai một cách nhất quán
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Mỗi tài sản UX nên bao gồm bối cảnh về các vấn đề của người dùng mà nó giải quyết và cách các yếu tố trực quan phát triển qua các chu kỳ phản hồi trong quá trình thiết kế UX.
Hướng dẫn viết UX: Duy trì giọng điệu và thông điệp nhất quán trên toàn bộ sản phẩm
Nội dung đi trước thiết kế. Thiết kế mà không có nội dung không phải là thiết kế, mà chỉ là trang trí.
Nội dung đi trước thiết kế. Thiết kế mà không có nội dung không phải là thiết kế, mà chỉ là trang trí.
Bộ tiêu chuẩn viết UX được chia sẻ đảm bảo rằng các thông báo trong sản phẩm của bạn luôn nhất quán, cho dù đó là thông báo lỗi hay chú thích công cụ. Đảm bảo bao gồm những nội dung sau trong tài liệu trải nghiệm người dùng của bạn:
- Hướng dẫn về giọng điệu và cách sử dụng ngôn ngữ: Cách sản phẩm của bạn "giao tiếp" với người dùng trong các bối cảnh và trạng thái cảm xúc khác nhau
- Mẫu nội dung: Định dạng chuẩn cho thông báo lỗi, thông báo, văn bản nút và nội dung trợ giúp
- Từ điển thuật ngữ: Quy ước đặt tên nhất quán cho các tính năng và quy trình của sản phẩm
Tài liệu này đảm bảo thông điệp luôn phù hợp với mong đợi của người dùng trong khi mở rộng quy mô cho nhiều người viết và nhóm.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Bao gồm các ví dụ về những việc không nên làm cùng với các ví dụ tốt. Điều này giúp việc đào tạo các nhà văn mới (hoặc các nhà phát triển viết bản sao của riêng họ) trở nên dễ dàng hơn.
Tài liệu về khả năng truy cập: Đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn WCAG và tiêu chuẩn về khả năng sử dụng
Khi UX không xem xét TẤT CẢ người dùng, nó không nên được gọi là "MỘT SỐ trải nghiệm người dùng" hay… SUX? #a11y
Khi UX không xem xét TẤT CẢ người dùng, liệu nó có nên được gọi là "MỘT SỐ trải nghiệm người dùng" hay… SUX? #a11y
Sự xuất sắc thực sự trong trải nghiệm người dùng có nghĩa là làm cho công nghệ trở nên dễ tiếp cận và thân thiện với mọi người, bất kể hoàn cảnh của họ. Để biến điều này thành hiện thực và có thể đạt được, tài liệu về khả năng tiếp cận đóng vai trò là hướng dẫn và bằng chứng tuân thủ. Ghi lại cách sản phẩm của bạn đáp ứng các tiêu chuẩn về khả năng tiếp cận:
- Danh sách kiểm tra tuân thủ Hướng dẫn về khả năng truy cập nội dung web (WCAG): Các yêu cầu được lập bản đồ cho các yếu tố UI cụ thể kèm theo ghi chú triển khai
- Luồng điều hướng bằng bàn phím: Trình tự tab được ghi lại và tương tác với trình đọc màn hình
- Danh mục tương phản màu sắc: Tỷ lệ cho tất cả các kết hợp văn bản/nền với các lựa chọn thay thế đã được phê duyệt
🧠 Thông tin thú vị: Mỗi đô la đầu tư vào UX mang lại 100 đô la lợi nhuận. Đó là tỷ suất hoàn vốn (ROI) lên đến 9.900%.
Cách tạo tài liệu UX hiệu quả
Hầu hết tài liệu UX cuối cùng đều bị bỏ quên trong các thư mục bụi bặm, bị mất trong các chủ đề Slack hoặc rải rác trên các công cụ không liên kết với nhau. Điều này làm chậm quá trình ra quyết định về sản phẩm, gây khó khăn cho các nhóm đa chức năng và dẫn đến việc lặp lại những sai lầm tương tự.
Tài liệu trải nghiệm người dùng tốt cần làm tốt ba việc sau:
- Ghi lại quyết định và nghiên cứu ngay tại thời điểm chúng xảy ra
- Giúp những thông tin chi tiết đó dễ dàng tìm kiếm, cập nhật và kết nối với công việc
- Tích hợp tự nhiên vào quy trình làm việc hiện có của nhóm bạn
Vậy, làm thế nào để đạt được điều này mà không làm phức tạp thêm hệ thống công nghệ vốn đã rối rắm của bạn?
Đó là nơi ClickUp cho Nhóm Thiết kế phát huy tác dụng. Là ứng dụng toàn diện cho công việc, ClickUp tích hợp tất cả tài liệu, giao tiếp và quản lý dự án thiết kế của bạn vào một nơi, được tăng tốc bằng AI.
Với các tính năng Connected Search và Ask AI , bạn có thể tìm thấy bất kỳ thông tin chi tiết hoặc quyết định nào trong vài giây — không còn phải tìm kiếm trong vô số tệp tin hoặc chủ đề Slack nữa. Ngoài ra, ClickUp Automations đảm bảo các công việc lặp đi lặp lại, như kiểm soát phiên bản hoặc quy trình phê duyệt, diễn ra suôn sẻ. Bằng cách kết nối tài liệu trực tiếp với các nhiệm vụ và hành động của nhóm, ClickUp giúp bạn làm việc nhanh hơn, thông minh hơn, với ít công việc thủ công hơn.
📮 ClickUp Insight: Các nhóm có hiệu suất thấp có khả năng sử dụng hơn 15 công cụ cao gấp 4 lần, trong khi các nhóm có hiệu suất cao duy trì hiệu quả bằng cách giới hạn bộ công cụ của họ ở 9 nền tảng trở xuống. Nhưng sử dụng một nền tảng thì sao?
Là ứng dụng toàn diện cho công việc, ClickUp tập hợp các nhiệm vụ, dự án, tài liệu, wiki, trò chuyện và cuộc gọi của bạn trên một nền tảng duy nhất, hoàn chỉnh với các quy trình làm việc được hỗ trợ bởi AI. Sẵn sàng làm việc thông minh hơn? ClickUp phù hợp với mọi nhóm, giúp công việc hiển thị rõ ràng và cho phép bạn tập trung vào những việc quan trọng trong khi AI xử lý phần còn lại.
Với điều này, đây là cách xây dựng tài liệu thực sự được sử dụng thay vì bị bỏ rơi sau khi tạo/lập.
1. Tập trung các ghi chú và quyết định về UX vào một nơi
Một trong những vấn đề khó khăn nhất đối với các nhóm UX là sự phân mảnh. Các nhân vật trong Tài liệu Google, mẫu wireframe trong Figma, nghiên cứu trong Notion, phản hồi trong Jira và quyết định trong tin nhắn trực tiếp Slack? Đó là công thức dẫn đến quá tải nhận thức và chuyển đổi bối cảnh.
💬 Tại sao điều này quan trọng: Bạn có thể quên những kiến thức đã học trước đây vì chúng bị chôn vùi hoặc không được ghi chép đầy đủ. Tập trung thông tin này có nghĩa là bạn không phải lặp lại quá trình nghiên cứu và có thể bắt đầu xây dựng dựa trên những gì bạn đã biết.
Bắt đầu bằng cách thiết lập kho lưu trữ trung tâm với các mẫu chuẩn hóa cho các loại tài liệu khác nhau. Cấu trúc không gian làm việc của bạn bằng quy ước đặt tên nhất quán và liên kết các tài liệu có liên quan để tạo mạng lưới kiến thức kết nối.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Hệ thống tài liệu trải nghiệm người dùng hiệu quả nhất sử dụng mô hình trung tâm và vệ tinh, trong đó các nguyên tắc cốt lõi được liên kết với các thông số kỹ thuật chi tiết, tạo sự rõ ràng mà không làm cho các bên liên quan cần có cái nhìn tổng quan bị choáng ngợp.
🦄 ClickUp giúp ích như thế nào:
ClickUp Docs giải quyết vấn đề phân mảnh này bằng cách cung cấp một không gian làm việc hợp tác, nơi các quyết định thiết kế có thể tồn tại cùng với các nhiệm vụ mà chúng ảnh hưởng.
- Với các trang lồng nhau, bạn có thể sắp xếp tài liệu theo thứ bậc, tách biệt các nguyên tắc cấp cao khỏi các thông số kỹ thuật chi tiết, đồng thời duy trì kết nối giữa chúng
- Thêm các phần có thể thu gọn và định dạng phong phú với băng rôn, tiêu đề và danh sách để tài liệu dễ đọc hơn, chẳng hạn như: Tổng quan, Thông tin quan trọng, Những thay đổi, Câu hỏi mở
- Liên kết các tệp Figma cụ thể, nhúng video giải thích được quay bằng ClickUp Clips hoặc thả tệp PDF của các khung dây có chú thích trực tiếp vào Tài liệu
- Cần phản hồi? Gán nhận xét trong ClickUp hoặc mời đồng nghiệp cộng tác trực tiếp trên tài liệu bằng liên kết có thể chia sẻ
- Sử dụng ClickUp Brain, AI gốc của ClickUp, để tự động tóm tắt các cuộc phỏng vấn hoặc cuộc họp dài của người dùng thành những thông tin ngắn gọn, hoặc thậm chí tạo tài liệu dựa trên AI từ những câu hỏi đơn giản như "Tóm tắt các điểm khó sử dụng chính từ các thử nghiệm tháng 3"
🎥 Xem video này để tìm hiểu cách sử dụng AI để viết tài liệu nhanh chóng mà không ảnh hưởng đến chất lượng.
- ClickUp Brain cũng có thể phân tích và tổng hợp thông tin trên toàn bộ không gian làm việc của bạn. Yêu cầu trợ lý AI hiển thị các nghiên cứu người dùng có liên quan khi đưa ra quyết định thiết kế, ngay cả khi nghiên cứu đó đã được thực hiện cách đây vài tháng bởi các thành viên nhóm đã chuyển công tác. Nó xác định các mẫu trong các ghi chú phân tán mà con người có thể bỏ sót, tạo kết nối giữa các phản hồi người dùng dường như không liên quan nhau, từ đó khơi dậy các giải pháp sáng tạo
Giờ đây, khi nhà phát triển hoặc PM hỏi: "Tại sao chúng ta lại di chuyển nút đó từ khung bên trái sang góc trên bên phải?" — bạn đã có câu trả lời.
📮 ClickUp Insight: Gần đây, chúng tôi phát hiện ra rằng khoảng 33% nhân viên tri thức gửi tin nhắn cho 1 đến 3 người mỗi ngày để tìm hiểu bối cảnh công việc. Nhưng nếu bạn có tất cả thông tin được ghi chép và sẵn sàng sử dụng thì sao?
Với Trình quản lý kiến thức AI của ClickUp Brain, việc chuyển đổi bối cảnh sẽ trở thành dĩ vãng. Chỉ cần đặt câu hỏi ngay từ không gian làm việc của bạn, ClickUp Brain sẽ lấy thông tin từ không gian làm việc và/hoặc các ứng dụng bên thứ ba được kết nối!
2. Sắp xếp nghiên cứu và phản hồi sao cho thực sự hữu ích
Thu thập dữ liệu là điều dễ dàng. Tuy nhiên, biến dữ liệu thành hành động lại là thách thức lớn hơn. Các thông tin quan trọng thường bị lãng quên trong các bảng tính hoặc tài liệu không bao giờ được xem xét lại.
Tạo một hệ thống kết nối dữ liệu thô, phân tích và các quyết định thiết kế kết quả. Phân loại nghiên cứu theo dự án UX, phân khúc người dùng và phương pháp luận. Đánh dấu thông tin chi tiết dựa trên nhu cầu của người dùng hoặc các vấn đề họ gặp phải, giúp dễ dàng tìm kiếm khi có câu hỏi tương tự trong các dự án trong tương lai.
💬 Tại sao điều này quan trọng: Một nghiên cứu về trải nghiệm người dùng có thể cho bạn biết rằng 60% người dùng gặp khó khăn trong việc tìm bộ lọc trên thiết bị di động. Nhưng trừ khi điều này được theo dõi, phân công và ưu tiên, nó sẽ trở thành một điểm quan trọng khác bị lãng quên.
🦄 ClickUp giúp ích như thế nào:
- Sử dụng Biểu mẫu ClickUp để chuẩn hóa phản hồi, cho dù đó là từ các phiên kiểm tra khả năng sử dụng, phỏng vấn hay hỗ trợ khách hàng. Chuyển thông tin đó trực tiếp vào danh sách công việc hoặc chế độ xem bảng
- Đánh thẻ mỗi công việc phản hồi theo chủ đề (ví dụ: "tìm kiếm UX", "điều hướng", "thanh toán") hoặc theo nhóm nhân vật
- Chỉ định chủ sở hữu, đặt ngày đáo hạn và đính kèm ảnh chụp màn hình hoặc bản ghi phiên liên quan để thực hiện hành động
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Tạo Danh sách công việc "Theo dõi nghiên cứu UX" trong ClickUp. Đối với mỗi thử nghiệm hoặc nghiên cứu:
- Sử dụng Trường Tùy chỉnh để theo dõi phương pháp (khảo sát, kiểm tra có người điều hành), ngày, đối tượng
- Sử dụng công việc con cho mỗi phát hiện, kèm theo các đề xuất liên quan
- Áp dụng Trạng thái công việc tùy chỉnh như "Đang xem xét", "Đang tiến hành", "Đã thực hiện" hoặc "Đã hủy bỏ"
3. Theo dõi các thay đổi UX và duy trì lịch sử phiên bản
Thiết kế là quá trình lặp đi lặp lại, nhưng nếu không theo dõi phiên bản, bạn sẽ dễ dàng mất dấu lý do tại sao một thứ bị thay đổi (hoặc ai đã yêu cầu thay đổi).
💬 Tại sao điều này quan trọng: Các nhóm sản phẩm cần hiểu không chỉ những gì đã thay đổi, mà còn tại sao. Bối cảnh đó giúp ích trong quá trình tổng kết, tránh phải quay lại từ đầu và giúp các thành viên mới hòa nhập nhanh hơn.
🦄 ClickUp giúp ích như thế nào:
- Mỗi nhiệm vụ trong ClickUp tự động theo dõi lịch sử bình luận, thay đổi trạng thái và nhật ký hoạt động, để các quyết định của bạn được ghi lại thời gian và dễ dàng theo dõi
- Sử dụng nhận xét công việc để ghi lại những thay đổi quan trọng ("Đã chuyển sang điều hướng chỉ bằng biểu tượng sau thử nghiệm khả năng sử dụng #4") và @đề cập các bên liên quan để đảm bảo tính minh bạch
- Liên kết các tệp đính kèm như tệp Figma với các công việc và tham chiếu số phiên bản hoặc ID khung trong mô tả công việc để đảm bảo tính chính xác
- Đối với tài sản trực quan, sử dụng tính năng hiệu đính của ClickUp để chú thích trực tiếp các thiết kế và theo dõi quá trình phê duyệt. Điều này giúp loại bỏ sự mơ hồ trong quá trình đánh giá thiết kế của bạn ("nút ở trên cùng bên phải" trở thành chú thích chính xác)
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Mẫu nhật ký quyết định và thay đổi miễn phí của ClickUp để tạo tài liệu hàng tuần với các cập nhật về:
- Những thay đổi đã được thực hiện
- Tại sao nó thay đổi (liên kết đến bài kiểm tra hoặc phản hồi)
- Ai đã phê duyệt tài liệu này?
- Liên kết đến công việc hoặc nguyên mẫu liên quan
Nó trở thành một nhật ký thay đổi nội bộ, giúp tiết kiệm hàng giờ trao đổi sau này.
4. Tự động hóa quy trình làm việc UX để duy trì đà phát triển
Các nhóm UX thường phải xử lý nhiều công việc cùng một lúc, như lập kế hoạch nghiên cứu, thử nghiệm, đánh giá thiết kế và phản hồi của các bên liên quan. Nếu không có tự động hóa quy trình, các bước quan trọng sẽ bị bỏ qua hoặc trì hoãn do quá tải thông tin.
Tạo mẫu cho các nhu cầu tài liệu lặp lại như kế hoạch nghiên cứu, kịch bản kiểm tra khả năng sử dụng và chuyển giao thiết kế. Tự động hóa nhắc nhở và thông báo để các thành viên trong nhóm biết chính xác tài liệu nào được yêu cầu ở mỗi giai đoạn dự án. Các nhóm hiệu quả nhất tích hợp tài liệu vào quy trình của họ thay vì coi đó là một hoạt động riêng biệt.
💬 Tại sao điều này quan trọng: Sự chậm trễ trong việc phê duyệt thiết kế hoặc bỏ lỡ việc chuyển giao giữa các nhà phát triển có thể khiến dòng thời gian ra mắt bị trì hoãn hàng tuần. Tự động hóa việc chuyển giao đảm bảo không có bất kỳ sai sót nào xảy ra.
🦄 ClickUp giúp ích như thế nào:
- Sử dụng Tính phụ thuộc nhiệm vụ của ClickUp để xây dựng các luồng tuần tự (ví dụ: "Kiểm tra khả năng sử dụng phải được hoàn thành trước khi bắt đầu tạo mô hình")
- Xây dựng Tự động hóa tùy chỉnh trong ClickUp bằng cách sử dụng các lệnh ngôn ngữ đơn giản, tự nhiên hoặc chọn kích hoạt và hành động từ menu thả xuống (ví dụ: "Khi tất cả các công việc con đã hoàn thành, đánh dấu công việc cha là hoàn thành")
- Thiết lập nhắc nhở về ngày đáo hạn phản hồi, thời hạn thử nghiệm hoặc phiên đánh giá
- Sử dụng Nhận xét được chỉ định hoặc Ghi chú bằng giọng nói để nhắc nhở các bên liên quan bằng các yêu cầu trực tiếp mà không cần tạo thêm cuộc họp
📚 Cũng nên đọc: Phần mềm tự động hóa tài liệu tốt nhất để sử dụng
Các phương pháp tốt nhất để duy trì tài liệu UX
Tạo tài liệu UX tốt chỉ là một nửa của cuộc chiến. Thách thức thực sự là giữ cho tài liệu đó luôn phù hợp, dễ tìm kiếm và phù hợp với công việc sản phẩm thay đổi nhanh chóng.
Dưới đây là cách duy trì tài liệu UX để duy trì giá trị trong suốt vòng đời sản phẩm của bạn:
1. Coi tài liệu UX như tài sản sản phẩm
Bạn sẽ không để thư viện Figma của mình không được cập nhật trong sáu tháng, phải không? Tài liệu UX của bạn cũng xứng đáng được tôn trọng như vậy. Tài liệu là phần mở rộng của ý tưởng sản phẩm của bạn — nếu chúng đã lỗi thời, chúng sẽ dẫn đến các quyết định lỗi thời.
🏆 Thực tiễn tốt nhất: Tạo hệ thống quyền sở hữu tài liệu UX nhẹ:
- Chỉ định một chủ sở hữu cho mỗi tài liệu (thường là nhà nghiên cứu, nhà thiết kế hoặc PM gần gũi nhất với chủ đề)
- Đặt tần suất đánh giá đơn giản — hàng tháng hoặc hàng quý, tùy thuộc vào tốc độ tiến triển công việc
- Thêm trường ngày "Xem lại lần cuối" ở đầu mỗi tài liệu để đảm bảo tính minh bạch
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Nhiệm vụ lặp lại trong ClickUp được gắn thẻ "Xem xét tài liệu UX" với ngày đáo hạn và người được giao. Bạn thậm chí có thể tạo tự động hóa để bình luận trên tài liệu hoặc nhiệm vụ khi ngày xem xét sắp đến, nhắc nhở nhà thiết kế UX kiểm tra.
Bạn cũng có thể triển khai liên kết hai chiều giữa tài sản thiết kế và tài liệu. Khi một thành phần được cập nhật trong hệ thống thiết kế của bạn, tài liệu thiết kế tương ứng sẽ được đánh dấu để xem xét tự động.
🧠 Thông tin thú vị: Hầu hết các công ty chia sẻ thông tin chi tiết về UX với các giám đốc điều hành hoặc lãnh đạo cấp cao hàng tháng (28%), trong khi một số công ty làm việc này hàng tuần (24%).
2. Làm cho tài liệu dễ dàng truy cập (và đáng để truy cập)
Ngay cả tài liệu sâu sắc nhất cũng vô dụng nếu không ai có thể tìm thấy nó hoặc nếu nó giống như một cuốn tiểu thuyết. Cấu trúc và sự rõ ràng là tất cả. Mọi người chỉ đọc lướt qua, họ không đọc kỹ.
🏆 Thực tiễn tốt nhất: Sử dụng bố cục tài liệu nhất quán trong tất cả các tệp UX của bạn. Hãy nghĩ đến:
- Một phần tóm tắt ngắn gọn ở đầu
- Những thông tin quan trọng hoặc thay đổi được trình bày dưới dạng gạch đầu dòng
- Liên kết đến các công việc hoặc nghiên cứu liên quan
- Phân cấp trực quan rõ ràng (tiêu đề lớn, chữ in đậm, phần)
🦄 ClickUp giúp ích như thế nào:
- Sử dụng tài liệu lồng nhau và định dạng phong phú để tạo cấu trúc UX Wiki gọn gàng, dễ duyệt (ví dụ: Nghiên cứu → Nhân vật → Nhân vật thanh toán → Cập nhật 2025)
- Thêm Mục lục tài liệu để điều hướng nhanh
- Sử dụng emoji hoặc mã ngắn (📌, ✅, 🔍) để hướng dẫn trực quan
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Tài liệu quá phức tạp sẽ bị bỏ qua, trong khi hướng dẫn quá đơn giản lại thiếu chi tiết cần thiết. Tìm sự cân bằng phù hợp bằng cách tiết lộ thông tin dần dần trong cấu trúc tài liệu của bạn. Bắt đầu với các nguyên tắc cốt lõi và các mẫu cấp cao, sau đó cho phép người dùng tìm hiểu sâu hơn về các chi tiết triển khai.
3. Liên kết tài liệu với công việc thực tế
Các tài liệu riêng lẻ hiếm khi thúc đẩy hành động. Chỉ khi bạn kết nối chúng với quy trình thiết kế và phát triển, chúng mới thực sự được sử dụng.
🏆 Thực tiễn tốt nhất: Đối với mỗi tài liệu UX quan trọng, hãy liên kết đến:
- Các nhiệm vụ ClickUp mà nó tạo ra (ví dụ: "Kiểm tra tìm kiếm → Cải thiện độ tương phản thanh tìm kiếm")
- Các tài nguyên thiết kế mà nó tham chiếu (ví dụ: khung Figma v2, sơ đồ luồng)
- Sprint hoặc cột mốc mà nó ảnh hưởng
🦄 ClickUp giúp ích như thế nào:
- Đề cập URL công việc trong Tài liệu hoặc sử dụng /link để nhúng trực tiếp
- Đánh thẻ các công việc liên quan bằng tiêu đề tài liệu hoặc vòng nghiên cứu ("Thử nghiệm di động tháng 2 năm 2025")
- Sử dụng Mối quan hệ và Trường Tùy chỉnh để theo dõi những thông tin chi tiết nào được kết nối với tính năng nào
📮 ClickUp Insight: 92% nhân viên sử dụng các phương pháp không nhất quán để theo dõi các mục hành động, dẫn đến bỏ lỡ quyết định và chậm trễ trong thực thi. Cho dù bạn đang gửi ghi chú theo dõi hay sử dụng bảng tính, quá trình này thường rời rạc và kém hiệu quả.
Giải pháp quản lý nhiệm vụ của ClickUp đảm bảo chuyển đổi liền mạch các cuộc hội thoại thành nhiệm vụ, giúp nhóm của bạn hành động nhanh chóng và luôn thống nhất.
4. Phiên bản và lưu trữ thông minh
Không phải mọi bản cập nhật đều cần phải viết lại hoàn toàn. Nhưng khi bối cảnh thay đổi — đối tượng mục tiêu mới, mô hình bố cục mới, thay đổi nền tảng lớn — bạn cần giữ cho các phiên bản rõ ràng.
Phát triển tài liệu mô-đun trong đó các thành phần, mẫu và nguyên tắc được ghi lại một cách độc lập nhưng vẫn liên kết với nhau. Điều này cho phép các nhóm cập nhật các yếu tố cụ thể mà không cần phải sửa đổi toàn bộ tài liệu.
🏆 Thực hành tốt nhất: Khi thực hiện một bản cập nhật lớn:
- Sao chép tài liệu cũ và đánh dấu là "Đã lưu trữ – v1. 2" (giữ lại để tham khảo lịch sử)
- Ghi chú lý do thay đổi phiên bản ("Cập nhật sau kết quả nghiên cứu tháng 3 năm 2025")
- Tránh xóa các tài liệu cũ trừ khi chúng đã hoàn toàn lỗi thời
🦄 ClickUp giúp ích như thế nào:
- Sử dụng lịch sử phiên bản của ClickUp trên Tài liệu để theo dõi các thay đổi theo thời gian
- Tạo một thư mục "Tài liệu UX đã lưu trữ" dành riêng nằm bên cạnh không gian làm việc đang hoạt động của bạn
- Đánh dấu các phiên bản đã lưu trữ bằng Trường Tùy chỉnh hoặc Trạng thái để dễ dàng lọc
5. Mời phản hồi từ bên ngoài nhóm UX
Tài liệu UX không chỉ dành cho nhà thiết kế. PM, kỹ sư, nhà tiếp thị — tất cả họ đều ảnh hưởng đến KPI trải nghiệm người dùng theo một cách nào đó. Đóng góp của họ = quyết định tốt hơn và ít điểm mù hơn.
🏆 Thực hành tốt nhất:
- Chia sẻ tài liệu UX khóa trong các buổi khởi động sprint, đánh giá thiết kế hoặc các phiên lập kế hoạch sản phẩm
- Khuyến khích các đồng nghiệp thuộc các bộ phận khác nhau đưa ra nhận xét không đồng bộ
- Hỏi những điều chưa rõ, những gì còn thiếu hoặc những gì họ cần thêm
🦄 ClickUp giúp ích như thế nào:
- Bật chức năng bình luận trên tài liệu để nhận phản hồi thời gian thực hoặc không đồng bộ
- Sử dụng bình luận được chỉ định để yêu cầu ý kiến từ các đồng nghiệp cụ thể (ví dụ: "@Alex – bạn có thể xác nhận luồng này từ quan điểm của nhà phát triển không?")
- Giữ phản hồi tập trung thay vì phải chuyển qua lại giữa năm công cụ thiết kế UX và tài liệu
Đưa kiến thức UX vào quy trình làm việc — không chỉ là các trang Wiki
Tài liệu về trải nghiệm người dùng không chỉ là hình thức, mà còn là bộ nhớ tập thể của tổ chức, dấu vết quyết định và bản thiết kế để xây dựng các sản phẩm mà mọi người thực sự muốn. Nhưng khi các tài liệu bị phân tán, bị chôn vùi trong các thư mục hoặc trở nên lỗi thời, chúng sẽ không còn phục vụ mục đích ban đầu.
ClickUp giúp bạn thu hẹp khoảng cách đó.
Với ClickUp Docs, bạn có thể tập trung nghiên cứu, quyết định thiết kế, hướng dẫn viết và danh sách kiểm tra khả năng truy cập vào một nơi — kết nối với công việc thực tế. Kết hợp với ClickUp Brain để tìm kiếm thông minh, tự động hóa chu kỳ đánh giá UX và theo dõi mọi thông tin chi tiết từ khi phát hiện đến khi giao hàng bằng cách sử dụng mẫu tài liệu phù hợp.
Chất lượng trải nghiệm người dùng của sản phẩm không chỉ phụ thuộc vào thiết kế của bạn, mà còn phụ thuộc vào mức độ hiệu quả của việc truyền đạt các quyết định thiết kế đó trong toàn tổ chức. Hãy ưu tiên tài liệu và xem cách tài liệu có thể thúc đẩy quá trình UX.