Cho dù bạn điều hành một tiệm làm đẹp, một công ty tư vấn, một phòng tập thể dục hay một công ty tổ chức sự kiện, các trường hợp hủy đặt hàng và không đến sẽ nhanh chóng tăng lên. Và sau đó là việc phải theo đuổi thanh toán sau khi sự việc đã xảy ra? Không, cảm ơn.
Đó là lý do tại sao chính sách hủy đặt hàng rõ ràng là điều cần thiết để quản lý khách hàng tốt hơn. Nhưng đây là thách thức: chính sách này phải đủ cứng rắn để bảo vệ hoạt động kinh doanh của bạn mà không làm khách hàng sợ hãi.
Quá nghiêm ngặt, bạn có thể mất khách đặt phòng. Quá linh hoạt, bạn sẽ phải đối mặt với việc hủy đặt phòng vào phút chót liên tục.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ phân tích các yếu tố khóa của một chính sách hiệu quả, chia sẻ các ví dụ và cung cấp các mẫu chính sách hủy để bạn bắt đầu.
⏰ Tóm tắt trong 60 giây
- Chính sách hủy đặt phòng là điều cần thiết để quản lý việc hủy đặt phòng và không đến của khách hàng, bảo vệ doanh thu và duy trì độ tin cậy của lịch trình
- Các loại chính sách hủy đặt phòng bao gồm nghiêm ngặt, vừa phải, linh hoạt và theo cấp độ, mỗi loại phù hợp với các nhu cầu kinh doanh khác nhau
- Các yếu tố khóa của một chính sách hiệu quả bao gồm khung thời gian rõ ràng, phí hủy đặt phòng, điều khoản linh hoạt, chính sách hoàn tiền và phương thức liên lạc rõ ràng
- Các bước để tạo chính sách bao gồm xác định tính linh hoạt, cài đặt thời gian hủy, quyết định cấu trúc phí, đơn giản hóa ngôn ngữ, hiển thị chính sách và đảm bảo thực thi nhất quán
- ClickUp cung cấp các công cụ như Nhiệm vụ, Tài liệu, Chế độ xem dòng thời gian, Tự động hóa và CRM để quản lý và thực thi chính sách hủy bỏ một cách hiệu quả
- Các phương pháp hay nhất bao gồm giao tiếp rõ ràng, cung cấp sự linh hoạt, thực thi công bằng và tự động hóa các nhắc nhở và cập nhật
- ClickUp giúp tự động hóa việc quản lý chính sách, giảm nỗ lực thủ công và cải thiện tuân thủ
Chính sách hủy bỏ là gì?
Chính sách hủy là một bộ hướng dẫn giải thích những gì sẽ xảy ra khi khách hàng hủy một cuộc hẹn, đặt phòng hoặc dịch vụ đã lên lịch. Chính sách này nêu rõ các chi tiết quan trọng như thời gian thông báo trước, phí hủy (nếu có) và quy trình đổi lịch hoặc yêu cầu hoàn tiền.
🧠 Thực tế thú vị: Năm 2023, các hãng hàng không Mỹ đã thu về hơn $1 tỷ từ phí hủy và thay đổi chuyến bay.
Các loại chính sách hủy bỏ
Các doanh nghiệp khác nhau có nhu cầu khác nhau về hủy đặt hàng và thanh toán cho khách hàng. Hãy cùng phân tích các chính sách phổ biến nhất, ưu điểm của chúng và trường hợp áp dụng hiệu quả nhất.
Chính sách hủy đặt phòng nghiêm ngặt (dành cho các doanh nghiệp kinh doanh nơi mỗi khoảng thời gian đều quan trọng)
Chính sách nghiêm ngặt, không thể thương lượng này yêu cầu khách hàng phải hủy ít nhất 48 giờ trước hoặc thanh toán toàn bộ số tiền. Chính sách này lý tưởng cho các doanh nghiệp như phòng khám y tế, huấn luyện riêng, huấn luyện cá nhân và dịch vụ cao cấp, nơi việc khách hàng không đến sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu.
👉 Ví dụ: Một nhiếp ảnh gia đám cưới yêu cầu đặt cọc 50% và không hoàn lại tiền nếu khách hàng hủy trong vòng một tuần, nhằm bảo vệ mình khỏi mất thu nhập vào phút chót.
Chính sách hủy đặt phòng vừa phải (có một số linh hoạt nhưng vẫn bảo vệ hoạt động kinh doanh của bạn)
Chính sách này cân bằng giữa sự linh hoạt của khách hàng và bảo vệ kinh doanh. Chính sách này cho phép hủy đặt phòng trước 24 giờ để được hoàn tiền đầy đủ, đồng thời tính phí 50% cho các trường hợp hủy đặt phòng muộn. Chính sách này thường được sử dụng trong các tiệm làm đẹp, spa, phòng tập thể dục và dịch vụ huấn luyện.
👉 Ví dụ: Một nhà trị liệu massage cho phép hủy miễn phí trước 24 giờ nhưng tính phí 50% cho các trường hợp hủy trong ngày, cân bằng giữa tính linh hoạt và bảo vệ doanh thu.
Chính sách hủy đặt phòng linh hoạt (dành cho các doanh nghiệp ưu tiên sự tiện lợi của khách hàng)
Chính sách rất linh hoạt này ưu tiên sự tiện lợi của khách hàng, cho phép hủy đặt phòng bất cứ lúc nào mà không mất phí và hoàn tiền đầy đủ. Chính sách này lý tưởng cho các doanh nghiệp như nhà hàng bình dân, sự kiện miễn phí và đăng ký phần mềm, nơi mà việc mất một đặt phòng duy nhất có tác động tài chính tối thiểu.
👉 Ví dụ: Một không gian làm việc chung cho phép thành viên hủy đặt phòng cho đến khi bắt đầu, vì họ hoạt động theo mô hình chỗ ngồi linh hoạt, nơi không gian không sử dụng vẫn có thể được tận dụng.
👀 Bạn có biết? Gần 20% thực khách không đến bàn đã đặt trước
Chính sách hủy đặt hàng theo cấp độ (cách tiếp cận cân bằng với các mức phạt khác nhau)
Chính sách này quy định mức phạt dựa trên thời gian, đảm bảo công bằng đồng thời bảo vệ doanh thu. Khách hàng được hoàn tiền đầy đủ nếu hủy trước 48 giờ, hoàn 50% trong vòng 24–48 giờ và không được hoàn tiền nếu hủy trong ngày.
👉 Ví dụ: Một công ty du lịch hoàn tiền đầy đủ cho các trường hợp hủy đặt phòng trước một tháng, nhưng chỉ hoàn 25% trong vòng một tuần, nhằm bảo vệ doanh thu khỏi những tổn thất vào phút chót.
Tại sao chính sách hủy đặt hàng lại quan trọng?
Nếu bạn đang tự hỏi, "Tôi có thực sự cần chính sách hủy đặt phòng không?"— câu trả lời là có! Đây là lý do:
- Bảo vệ thu nhập của bạn: Việc hủy đặt phòng vào phút chót có thể khiến doanh nghiệp kinh doanh mất hàng trăm, thậm chí hàng nghìn đô la mỗi năm. Chính sách hủy đặt phòng rõ ràng đảm bảo bạn không bị thiệt hại về tài chính do khách không đến
- Khuyến khích cam kết: Khách hàng ít có khả năng hủy đặt hàng nếu họ biết sẽ bị tính phí. Chính sách hủy đặt hàng khiến khách hàng suy nghĩ kỹ trước khi hủy vào phút chót, giúp lịch trình của bạn trở nên đáng tin cậy hơn
- Loại bỏ tranh chấp hoàn tiền khó xử: Không ai thích tranh cãi về việc hoàn tiền. Một chính sách bằng văn bản sẽ làm rõ ngay từ đầu — nếu đã được ghi rõ ràng, không có chỗ cho tranh luận
- Ngăn chặn sự lộn xộn trong lịch trình: Hủy đặt trước cho phép bạn đặt lại chỗ, nhưng hủy vào phút chót sẽ lãng phí thời gian và nguồn lực. Chính sách hủy đặt giúp bạn quản lý đặt phòng của khách hàng một cách hiệu quả
- Nâng cao tính chuyên nghiệp: Chính sách hủy đặt hàng được cấu trúc rõ ràng cho khách hàng thấy rằng bạn đang kinh doanh một cách nghiêm túc, không có các quy tắc tùy tiện. Điều này giúp xây dựng lòng tin, uy tín và danh tiếng đáng tin cậy hơn
🧠 Thông tin thú vị: Chi phí trung bình cho thời gian sử dụng khối máy bay của các hãng hàng không chở khách tại Mỹ là 100,80 USD/phút, trong đó chi phí nhiên liệu là chi phí lớn nhất.
Các yếu tố chính của chính sách hủy đặt phòng
Chính sách hủy đặt phòng rõ ràng sẽ bảo vệ hoạt động kinh doanh của bạn và đặt ra những kỳ vọng rõ ràng, tránh nhầm lẫn và tranh chấp. Dưới đây là những yếu tố quan trọng của một chính sách hiệu quả:
Thời hạn rõ ràng
Chính sách của bạn nên quy định rõ ràng thời điểm khách hàng có thể hủy đặt hàng mà không bị phạt và điều gì sẽ xảy ra nếu họ hủy đặt hàng muộn. Bạn càng minh bạch, bạn sẽ càng nhận được ít phàn nàn.
Các kỳ thông báo hủy đặt phòng phổ biến:
✔ 48+ giờ trước cuộc hẹn → Hoàn tiền đầy đủ✔ 24-48 giờ trước cuộc hẹn → Hoàn tiền một phần hoặc tín dụng✔ Hủy trong ngày hoặc không đến → Không hoàn tiền
💡 Ví dụ: Một phòng khám nha khoa yêu cầu thông báo trước 24 giờ để hủy đặt hẹn. Bệnh nhân hủy đặt hẹn trong vòng 24 giờ sẽ bị tính phí hủy đặt hẹn muộn 50 đô la. Điều này đảm bảo nha sĩ không bị mất doanh thu do bệnh nhân không đến khám.
Phí hủy bỏ
Phí hủy đặt chỗ nên công bằng nhưng cứng rắn. Nó ngăn chặn các thay đổi vào phút chót, bồi thường cho thời gian bị mất và ngăn ngừa việc đặt chỗ quá tải.
Các loại phí hủy bỏ:
✔ Không phí hủy đặt chỗ sớm: Khuyến khích khách hàng thay đổi kịp thời
✔ Phí cố định: Phí cố định (ví dụ: $20) cho việc hủy đặt chỗ trễ
✔ Dựa trên phần trăm: Một phần của chi phí đặt chỗ (ví dụ: 50%)
✔ Phí toàn bộ cho trường hợp không đến: Bù đắp doanh thu bị mất
💡 Ví dụ: Một phòng tập thể dục tính phí 10 đô la cho các trường hợp hủy muộn để đảm bảo cam kết.
🧠 Thực tế thú vị: Năm 2023, Frontier Airlines đã thu về khoảng $288.6 triệu từ phí hủy đặt chỗ!
Điều khoản linh hoạt
Ngay cả những chính sách nghiêm ngặt cũng nên cho phép một số sự linh hoạt — vì sự kiện bất ngờ có thể xảy ra. Cách tiếp cận cứng nhắc có thể khiến khách hàng rời bỏ, trong khi một chút khoan dung sẽ xây dựng thiện chí và lòng trung thành.
Các cách để tăng tính linh hoạt:
✔ Miễn phí hủy một lần mỗi năm: Một ưu đãi nhỏ nhưng rất đáng giá
✔ Đổi lịch thay vì hủy: Giữ nguyên doanh thu
✔ Tín dụng thay vì hoàn tiền: Khuyến khích đặt phòng trong tương lai
💡 Ví dụ: Một phòng tập khiêu vũ cho phép học viên hủy một lần mỗi tháng mà không bị phạt, giúp lớp học luôn đầy đủ học viên đồng thời giải quyết những trường hợp thực sự có xung đột.
Chính sách hoàn tiền
Chính sách hoàn tiền rõ ràng giúp thiết lập kỳ vọng, ngăn ngừa tranh chấp và cân bằng giữa sự công bằng và bảo vệ doanh thu.
Các loại chính sách hoàn tiền:
✔ Hoàn tiền đầy đủ cho việc hủy đặt chỗ sớm: Khuyến khích thông báo trước (ví dụ: 7 ngày trở lên)
✔ Hoàn tiền một phần cho việc hủy đặt chỗ muộn: Tỷ lệ hoàn tiền dựa trên thời gian thông báo
✔ Không hoàn tiền, chỉ tín dụng cửa hàng: Giữ tiền trong doanh thu kinh doanh của bạn
💡 Ví dụ: Một khách sạn boutique hoàn lại 75% nếu khách hủy trước 14 ngày, nhưng không hoàn lại tiền cho các trường hợp hủy trong vòng một tuần, nhằm tránh tổn thất vào phút chót.
➡️ Cũng nên đọc: Cách giành được gia hạn hợp đồng với khách hàng
Phương thức liên lạc
Dễ dàng hủy đặt phòng đồng thời lưu giữ hồ sơ để tránh tranh chấp. Hướng dẫn rõ ràng giúp giảm nhầm lẫn và đảm bảo trách nhiệm giải trình.
Các phương thức hủy đặt hàng được chấp nhận:
✔ Hệ thống đặt phòng trực tuyến: Khách hàng hủy trực tiếp trên trang web của bạn
✔ Gọi điện thoại hoặc gửi email: Liên hệ trực tiếp nhưng tùy thuộc vào tình trạng sẵn sàng của nhân viên
✔ Tin nhắn văn bản hoặc ứng dụng: Thuận tiện nhưng có thể cần xử lý đặt phòng thủ công
💡 Ví dụ: Một gia sư riêng yêu cầu hủy qua email để đảm bảo có bằng chứng bằng văn bản và tránh tranh chấp vào phút chót.
Các bước để tạo chính sách hủy đặt phòng hiệu quả
Chính sách hủy đặt hàng phải rõ ràng, công bằng và có thể thực thi được, nhằm bảo vệ hoạt động kinh doanh của bạn đồng thời quan tâm đến khách hàng. Dưới đây là cách tạo chính sách hủy đặt hàng từng bước:
Bước 1: Xác định mức độ linh hoạt của doanh nghiệp bạn
Bắt đầu bằng cách đánh giá mô hình kinh doanh cụ thể của bạn và tác động của việc hủy đặt phòng đối với doanh thu, nguồn lực và lịch trình của bạn. Cân nhắc:
- Hủy đặt hàng có khiến bạn mất tiền không?Nếu bạn cung cấp dịch vụ (ví dụ: tư vấn, huấn luyện, thẩm mỹ viện, tổ chức sự kiện), hủy đặt hàng đồng nghĩa với mất doanh thu và lãng phí thời gian. Nhưng nếu bạn bán sản phẩm, hủy đặt hàng có thể không ảnh hưởng nhiều đến bạn.
- Bạn cần bao nhiêu thời gian để lấp đầy các khung giờ bị hủy? Một thợ làm tóc đôi khi có thể lấp đầy các khung giờ vào phút chót. Mặt khác, một nhà tổ chức đám cưới sẽ mất nhiều tháng công việc khi khách hàng hủy đặt dịch vụ
- Một thợ làm tóc có thể đôi khi nhận các lịch hẹn gấp vào phút chót
- Mặt khác, một nhà tổ chức đám cưới sẽ mất nhiều tháng công việc khi khách hàng hủy đặt hàng
- Khách hàng của bạn có cần sự linh hoạt không? Một lớp học thể dục có thể cho phép hủy trong ngày vì lịch trình của mọi người có thể thay đổi Một khu nghỉ dưỡng cao cấp có thể yêu cầu thông báo hủy ít nhất một tuần trước
- Một lớp tập gym có thể cho phép hủy đăng ký trong ngày vì lịch trình của mọi người có thể thay đổi
- Một khu nghỉ dưỡng cao cấp có thể yêu cầu ít nhất một tuần thông báo trước cho việc hủy đặt phòng
- Một thợ làm tóc có thể đôi khi nhận các lịch hẹn gấp vào phút chót
- Mặt khác, một nhà tổ chức đám cưới sẽ mất nhiều tháng công việc khi khách hàng hủy bỏ dịch vụ
- Một lớp tập gym có thể cho phép hủy đăng ký trong ngày vì lịch trình của mọi người có thể thay đổi
- Một khu nghỉ dưỡng cao cấp có thể yêu cầu ít nhất một tuần thông báo trước cho việc hủy đặt phòng
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Áp dụng chính sách nghiêm ngặt với phí hủy nếu việc hủy đặt hàng ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của bạn; chọn chính sách linh hoạt nếu bạn có thể chấp nhận tổn thất không thường xuyên để giữ chân khách hàng.
📮ClickUp Insight: 92% nhân viên sử dụng các phương pháp không nhất quán để theo dõi các mục hành động, dẫn đến việc bỏ lỡ các quyết định và chậm trễ trong thực hiện. Cho dù là gửi ghi chú theo dõi hay sử dụng bảng tính, quá trình này thường rời rạc và không hiệu quả.
Giải pháp quản lý nhiệm vụ của ClickUp đảm bảo chuyển đổi cuộc hội thoại thành công việc một cách liền mạch, giúp nhóm của bạn hành động nhanh chóng và luôn thống nhất.
Bước 2: Đặt thời hạn hủy đặt phòng công bằng
Khi đã hiểu rõ nhu cầu kinh doanh của mình, hãy đặt thời hạn hủy hợp lý để cân bằng yêu cầu hoạt động với mong đợi của khách hàng.
Các khoảng thời gian hủy đặt chỗ thông thường:
- 24 giờ trước: Tốt nhất cho các tiệm làm đẹp, phòng tập thể dục, huấn luyện cá nhân và các doanh nghiệp dịch vụ nhỏ
- 48 giờ trước: Phù hợp với người tổ chức sự kiện, hẹn khám bệnh và dịch vụ cho thuê
- 72 giờ trở lên: Lý tưởng cho các dịch vụ có giá trị cao như khóa tu, hội thảo hoặc cho thuê nhà nghỉ
Xem xét việc áp dụng hệ thống phân cấp:
- 48+ giờ trước → Hoàn tiền đầy đủ
- 24-48 giờ trước → Hoàn tiền 50% hoặc tín dụng cửa hàng
- Trong vòng 24 giờ → Không hoàn tiền
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Nghiên cứu chính sách của đối thủ cạnh tranh để thiết lập các tiêu chuẩn phù hợp với quy chuẩn ngành.
Bước 3: Quyết định kiểu phí hủy đặt phòng
Việc tính phí sẽ ngăn chặn việc hủy đặt phòng vào phút chót, nhưng mức phí phải hợp lý để tránh làm khách hàng thất vọng.
Các cấu trúc phí hủy bỏ phổ biến:
✔ Phí cố định: "Hủy lịch hẹn trong vòng 24 giờ sẽ bị tính phí $25."
✔ Phần trăm chi phí đặt chỗ: "Hủy đặt chỗ trong vòng 48 giờ sẽ bị tính 50% phí đặt chỗ."
✔ Phí hủy đặt chỗ không thông báo: "Các cuộc hẹn bị hủy mà không thông báo trước sẽ bị tính phí đầy đủ."
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Nếu bạn lo lắng về việc mất khách hàng, hãy cung cấp tùy chọn dời lịch và đặt lịch hẹn thay vì tính phí hủy.
Bước 4: Giữ cho chính sách đơn giản
Chính sách hủy đặt phòng của bạn phải dễ đọc và dễ hiểu. Khách hàng không nên phải giải mã các thuật ngữ pháp lý phức tạp.
Thay vì:❌ "Trong trường hợp khách hàng hủy dịch vụ trong thời gian không quá 24 giờ trước thời gian hẹn dịch vụ đã định, nhà cung cấp dịch vụ sẽ giữ lại khoản phí không hoàn lại tương đương 50% tổng giá trị giao dịch."
Nói như sau:✅ "Nếu bạn hủy đặt lịch trong vòng 24 giờ kể từ thời gian đặt lịch, chúng tôi sẽ tính phí hủy 50%."
Mẹo quan trọng để đảm bảo rõ ràng:✔ Viết câu ngắn gọn và trực tiếp✔ Tránh thuật ngữ pháp lý hoặc kỹ thuật✔ Sử dụng dấu đầu dòng để dễ đọc✔ Bao gồm ví dụ nếu cần thiết
💡Mẹo chuyên nghiệp: Cần trợ giúp soạn thảo chính sách hủy từ đầu nhưng không biết bắt đầu từ đâu? Hãy nhờ AI Writer trong ClickUp trợ giúp bạn! Cách thực hiện như sau.
➡️ Cũng nên đọc: Mẫu kế hoạch tài khoản bán hàng miễn phí
Bước 5: Hiển thị chính sách
Một chính sách hủy bỏ tuyệt vời sẽ vô dụng nếu khách hàng không nhìn thấy nó. Hãy làm cho nó không thể bỏ qua!
📌 Nơi hiển thị chính sách của bạn:✔ Trang đặt phòng✔ Email xác nhận✔ Phần Câu hỏi thường gặp trên trang web✔ Bảng hiệu trong cửa hàng (nếu có)
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Nếu bạn có đặt phòng trực tuyến, khách hàng phải đánh dấu vào ô xác nhận rằng họ đã đọc chính sách trước khi hoàn tất đặt phòng.
Bước 6: Hãy nhất quán
Chính sách hủy chỉ có hiệu quả nếu được thực thi nhất quán. Nếu bạn miễn phí cho một số người nhưng không miễn phí cho những người khác, khách hàng sẽ phản đối và yêu cầu được miễn trừ.
Cách duy trì tính nhất quán:
✔ Đào tạo nhân viên: Đảm bảo họ hiểu và áp dụng chính sách một cách thống nhất✔ Tuân thủ chính sách: Nếu bạn tạo quá nhiều ngoại lệ, chính sách sẽ mất hiệu quả✔ Hành xử chuyên nghiệp nhưng cương quyết: Thể hiện sự đồng cảm nhưng không vi phạm quy tắc trừ khi cần thiết✔ Đề xuất các giải pháp thay thế: Thay vì hoàn tiền, hãy xem xét các tùy chọn dời lịch hoặc tín dụng cửa hàng
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Cung cấp một lần ngoại lệ cho khách hàng thân thiết gặp trường hợp khẩn cấp, nhưng hãy nêu rõ rằng đây là một sự miễn trừ đặc biệt.
➡️ Cũng nên đọc: Cách xin lỗi khách hàng vì dịch vụ kém Mẫu (Mẹo và mẫu)
Mẫu và ví dụ về chính sách hủy bỏ
Dưới đây là mẫu đơn giản, có thể tùy chỉnh:
Chính sách hủy bỏ của [Tên doanh nghiệp]
Chúng tôi hiểu rằng kế hoạch có thể thay đổi. Để công bằng cho cả khách hàng và doanh nghiệp của chúng tôi, chúng tôi có chính sách hủy bỏ sau đây:
- Việc hủy bỏ phải được thực hiện ít nhất [X giờ/ngày] trước để tránh phí
- Hủy đặt chỗ trễ trong vòng [X giờ] sẽ bị tính phí [phí hoặc phần trăm]
- Khách hàng không đến sẽ bị tính phí toàn bộ số tiền
- Cho phép thay đổi lịch hẹn tối đa [X giờ] trước thời gian hẹn
- Để hủy, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua [điện thoại, email, cổng thông tin trực tuyến]
Khi đặt phòng với [tên doanh nghiệp], bạn đồng ý với chính sách này. Cảm ơn sự hiểu biết của bạn!
Cần một phiên bản có cấu trúc hơn? Sử dụng Mẫu thư chấm dứt hợp đồng của ClickUp. Mẫu này có thể tùy chỉnh hoàn toàn, thân thiện với người mới bắt đầu và giúp đảm bảo giao tiếp rõ ràng để chấm dứt các thỏa thuận kinh doanh một cách chính thức, đồng thời bao gồm các vấn đề pháp lý và tài chính.
Mẫu này cung cấp những nội dung sau:
- Sự rõ ràng và tuân thủ: Trình bày chi tiết về các điều khoản hủy bỏ một cách rõ ràng, tránh nhầm lẫn
- Có thể tùy chỉnh và sẵn sàng sử dụng: Các phần được định dạng sẵn để chỉnh sửa nhanh chóng
- Tích hợp với ClickUp: Theo dõi các phê duyệt, quản lý quy trình làm việc và cộng tác với các bên liên quan bằng cách sử dụng một số công cụ quản lý dự án sáng tạo
Khi kết hợp với các công cụ tích hợp khác của ClickUp, mẫu này giúp đảm bảo quá trình chấm dứt hợp đồng với khách hàng diễn ra suôn sẻ, giảm thiểu rủi ro và tranh chấp.
Công cụ và tài nguyên để quản lý chính sách hủy bỏ
Việc tạo ra một chính sách hủy bỏ là một chuyện—việc quản lý nó một cách hiệu quả lại là một chuyện khác.
Bạn cần một hệ thống đảm bảo chính sách của bạn rõ ràng, dễ tiếp cận và có thể thực thi. Điều cuối cùng bạn muốn là khách hàng nói: "Chờ đã, tôi không biết có phí hủy!" và vội vàng chứng minh rằng họ đã đồng ý với các điều khoản của bạn.
May mắn thay, các giải pháp phần mềm có thể giúp bạn. Với các công cụ phù hợp, bạn có thể:
- Soạn thảo và lưu trữ chính sách ở một nơi để nhóm của bạn có thể dễ dàng tham khảo
- Gán và theo dõi các cập nhật chính sách để đảm bảo chúng luôn phù hợp
- Tự động hóa thông báo cho khách hàng để không ai có thể nói rằng họ "không biết"
- Ghi lại các tương tác với khách hàng trong trường hợp xảy ra tranh chấp
Là ứng dụng toàn diện cho công việc, ClickUp làm tất cả những việc này (và hơn thế nữa), giúp quản lý chính sách trở nên dễ dàng.
Đầu tiên, ClickUp CRM theo dõi tất cả các tương tác của khách hàng, để việc thực thi chính sách hủy bỏ của bạn diễn ra suôn sẻ và không có rắc rối. Không còn những cuộc trao đổi qua lại khó xử — chỉ cần những bản ghi rõ ràng trong tầm tay. Khách hàng có đồng ý với chính sách không? Kiểm tra nhật ký. Họ có tranh chấp về khoản phí không? Lấy thỏa thuận đã ký của họ trong vài giây.
Mọi tương tác, từ xác nhận đặt phòng đến tranh chấp hủy đặt phòng, đều được ghi lại, giúp quản lý giao tiếp với khách hàng của bạn diễn ra suôn sẻ và không căng thẳng.
Bạn thậm chí có thể tạo các nhiệm vụ cụ thể cho từng khách hàng để theo dõi những gì đã thỏa thuận và những gì đã thay đổi qua Nhiệm vụ ClickUp. Và đó chỉ là phần quản lý khách hàng. Bây giờ chúng ta đến phần quản lý chính sách!
Bạn có bao giờ cảm thấy chính sách hủy bỏ của mình đang lơ lửng trong limbo, chờ bị lãng quên? Với Nhiệm vụ ClickUp, mỗi bước — soạn thảo, xem xét pháp lý hoặc đào tạo dịch vụ khách hàng — đều được phân công, theo dõi và đặt thời hạn rõ ràng.
Một cách tốt để giải quyết vấn đề này là tạo một công việc có tên "Cập nhật chính sách hủy bỏ", giao công việc này cho người phù hợp và gắn thẻ nhóm pháp lý nếu cần ý kiến của họ. Muốn bộ phận dịch vụ khách hàng tham gia ý kiến? Hãy thêm họ vào danh sách người theo dõi.
Giờ đây, mọi người đều biết vai trò của mình, không có thông tin nào bị mất và chính sách của bạn luôn được cập nhật thay vì bị bỏ quên.
Sau đó, bạn có ClickUp Docs, nơi chính sách của bạn thực sự được lưu giữ — không còn phải tìm kiếm trong các email hoặc tự hỏi liệu phiên bản bạn tìm thấy có phải là phiên bản chính xác hay không.
Tạo, lưu trữ và cộng tác về chính sách hủy bỏ của bạn trong thời gian thực, để nhóm của bạn luôn có thông tin cập nhật mới nhất. Để lại nhận xét, gắn thẻ đồng nghiệp để nhận phản hồi và theo dõi lịch sử sửa đổi để xem chính xác những gì đã thay đổi và khi nào.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Nhúng chính sách trực tiếp vào công việc hoặc quy trình dịch vụ khách hàng để nhóm của bạn luôn có sẵn khi giải quyết tranh chấp.
Đặt lịch xem xét chính sách định kỳ (ví dụ: sáu tháng một lần) để đảm bảo các điều khoản hủy bỏ của bạn luôn phù hợp và sử dụng Nhắc nhở ClickUp để thông báo trước cho nhóm của bạn.
Hãy tưởng tượng: tháng 1 để soạn thảo bản cập nhật, tháng 2 để xem xét pháp lý, tháng 3 để đào tạo dịch vụ khách hàng và tháng 4 để công bố các thay đổi. Mọi thứ đều diễn ra theo đúng kế hoạch và chính sách của bạn phát triển cùng với kinh doanh và chiến lược giữ chân khách hàng.
ClickUp Automations cũng giúp bạn dễ dàng giữ mọi người trong vòng thông tin — xử lý các nhắc nhở về chính sách, cập nhật và thông báo cho khách hàng mà bạn không cần phải động tay.
Đặt phòng mới? Tự động gửi tin nhắn kèm liên kết đến chính sách của bạn. Hủy đặt phòng muộn? Kích hoạt email nhắc nhở về các điều khoản. Cập nhật chính sách? Thông báo cho tất cả khách hàng qua email hoặc chatbot để không có bất ngờ.
Không còn phải theo dõi thủ công, không còn những lời bào chữa như "Tôi không biết về điều đó" — chỉ còn lại việc quản lý giao tiếp với khách hàng một cách trơn tru và tự động.
👀 Bạn có biết? Tự động hóa ClickUp giúp các nhóm tiết kiệm ước tính 1 giờ mỗi ngày cho mỗi nhân viên, dẫn đến tăng 12% hiệu quả công việc!
Tôi đã dùng thử ClickUp và rất thích nó. Nền tảng này đã trở thành một phần yêu thích trong ngày làm việc của tôi. Tôi là một người truyền bá nhiệt tình — tôi kể cho mọi người về ClickUp.
Tôi đã dùng thử ClickUp và yêu thích nó. Nền tảng này đã trở thành một phần yêu thích trong ngày làm việc của tôi. Tôi là một người truyền bá nhiệt tình — tôi kể cho mọi người về ClickUp.
Các nguyên tắc tốt nhất cho chính sách hủy bỏ
Chính sách hủy đặt hàng chỉ có hiệu lực nếu rõ ràng, công bằng và có thể thực thi. Chính sách mơ hồ hoặc quá nghiêm ngặt có thể khiến khách hàng thất vọng, trong khi chính sách thực thi kém có thể gây tổn hại cho hoạt động kinh doanh của bạn. Dưới đây là cách để đạt được sự cân bằng phù hợp:
- Hãy rõ ràng: Sử dụng ngôn ngữ đơn giản và cung cấp khung thời gian, phí và quy định hoàn tiền cụ thể
- Thông báo trước: Hiển thị chính sách trên trang đặt phòng, yêu cầu khách hàng xác nhận và đào tạo nhân viên để thông báo cho khách hàng
- Cung cấp sự linh hoạt: Cho phép thay đổi lịch, ưu đãi VIP hoặc mức phạt theo cấp độ để có cách tiếp cận cân bằng
- Áp dụng công bằng: Sử dụng tự động hóa để gửi nhắc nhở nhưng cho phép các trường hợp ngoại lệ khi cần thiết
- Làm rõ về hoàn tiền: Chỉ định dòng thời gian và khách hàng sẽ nhận được tiền mặt hay tín dụng của cửa hàng
- Tự động hóa việc thực thi: Thiết lập nhắc nhở, tự động tính phí và sử dụng phần mềm lập lịch
Loại bỏ rắc rối khi hủy bỏ với ClickUp
Chính sách hủy đặt phòng rõ ràng sẽ bảo vệ hoạt động kinh doanh của bạn, đồng thời cài đặt các kỳ vọng rõ ràng và giảm thiểu tranh chấp. Khách hàng hiểu rõ các quy tắc từ trước sẽ có xu hướng tuân thủ hơn, đồng nghĩa với việc giảm thiểu số lượng hủy đặt phòng vào phút chót.
Thách thức? Thực thi chính sách của bạn mà không tạo thêm công việc. Đó là nơi ClickUp có thể giúp bạn. Tự động hóa nhắc nhở, theo dõi hủy bỏ và quản lý hoàn tiền — không cần nỗ lực thủ công.
Chính sách của bạn nên phát triển cùng với kinh doanh của bạn. Với quy trình công việc có thể tùy chỉnh của ClickUp, bạn có thể cập nhật các điều khoản, giám sát việc tuân thủ và cải thiện việc thực thi — tất cả chỉ ở một nơi.
Sẵn sàng đơn giản hóa việc quản lý hủy bỏ? Dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay!