Bạn có biết rằng chi phí để có được một khách hàng mới cao gấp 5 đến 7 lần so với chi phí để giữ chân một khách hàng hiện tại? Ngoài ra, bạn có thể thấy lợi nhuận tăng 25–95% trong một kỳ nếu tăng tỷ lệ giữ chân khách hàng lên 5%.
Mặc dù các chiến lược thu hút khách hàng hiệu quả là yếu tố thiết yếu cho sự phát triển, nhưng điều quan trọng là phải nhận ra rằng lợi tức đầu tư từ khách hàng hiện tại thường cao hơn nhiều. Gia hạn hợp đồng mang lại doanh thu lặp lại và là minh chứng cho chất lượng công việc của bạn. Chúng đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng quan hệ đối tác và giúp giới thiệu khách hàng mới.
Bằng cách triển khai các chiến lược và kỹ thuật kinh doanh mới, bạn có thể đảm bảo các hợp đồng mới và đảm bảo khách hàng hiện tại nhận thấy giá trị của việc tiếp tục hợp tác với bạn.
Gia hạn hợp đồng là gì?
Gia hạn hợp đồng là việc làm mới hợp đồng hiện có giữa bạn và khách hàng. Điều này thường xảy ra khi thời hạn hợp đồng sắp kết thúc và cả hai bên đều thấy giá trị trong việc tiếp tục hợp tác. Quá trình gia hạn thường bao gồm việc đàm phán lại các điều khoản, giá cả và thậm chí cả phạm vi dự án để phù hợp hơn với nhu cầu của cả hai bên.
Gia hạn hợp đồng không chỉ là thủ tục hình thức — bỏ qua việc này có thể khiến doanh nghiệp của bạn gặp rủi ro.
Dưới đây là năm chiến thuật khóa giúp bạn gia hạn hợp đồng với các điều khoản thuận lợi:
- Đàm phán: Gia hạn là cơ hội để đàm phán các điều khoản mới. Bạn có thể điều chỉnh giá bằng cách trao đổi với nhóm tài chính và thu thập thông tin chi tiết hoặc thậm chí đề xuất giảm giá hoặc gói giá trọn gói, hiểu nhu cầu thay đổi của khách hàng và điều chỉnh mức độ dịch vụ, hoặc thay đổi thời hạn hợp đồng để phản ánh giá trị hiện tại mà bạn cung cấp
- Quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM): Bằng cách thường xuyên nuôi dưỡng mối quan hệ với khách hàng trong suốt thời gian hợp đồng với sự giao tiếp cởi mở và minh bạch, bạn có thể cải thiện và quản lý hiệu quả mong đợi của khách hàng. Điều này giúp quá trình gia hạn diễn ra suôn sẻ hơn và tăng khả năng thành công
- Tiếp thị trên công cụ tìm kiếm (SEM): Sự hiện diện mạnh mẽ trên mạng có thể củng cố giá trị của bạn trong quá trình gia hạn hợp đồng. Khách hàng có thể tìm kiếm thông tin về dịch vụ của bạn trên mạng trước khi đưa ra quyết định, vì vậy hãy đảm bảo rằng trang web và danh tiếng trực tuyến của bạn thể hiện rõ chuyên môn của bạn
- Khảo sát sự hài lòng của khách hàng: Thu thập phản hồi thông qua khảo sát hoặc thảo luận thể hiện cam kết cải tiến liên tục của bạn và cho phép bạn giải quyết mọi vấn đề tiềm ẩn trước thời hạn gia hạn. Các câu hỏi có thể là câu hỏi trắc nghiệm hoặc thậm chí là câu hỏi có/không, ví dụ
Gia hạn hợp đồng so với phần mở rộng hợp đồng
Khi đề cập đến chủ đề gia hạn hợp đồng, điều quan trọng là phải hiểu sự khác biệt giữa gia hạn hợp đồng và không gia hạn hoặc phần mở rộng hợp đồng.
Gia hạn hợp đồng có nghĩa là cập nhật toàn bộ thỏa thuận, có thể kèm theo điều chỉnh về điều khoản, giá cả hoặc phạm vi dựa trên nhu cầu mới. Mặt khác, phần mở rộng hợp đồng chỉ đơn giản là gia hạn hợp đồng ban đầu mà không có thay đổi nào.
Một đối tượng/kỳ/phiên bản khác cần ghi chú là chấm dứt hợp đồng. Điều này khác với không gia hạn hợp đồng. Chấm dứt hợp đồng chấm dứt thỏa thuận trước ngày hết hạn dự kiến, thường do vi phạm hợp đồng, hiệu suất kém hoặc tình huống không lường trước. Không gia hạn là khi hợp đồng hết hạn mà không được gia hạn thêm một kỳ nữa.
Ví dụ về gia hạn hợp đồng
Giả sử bạn là một công ty tiếp thị kỹ thuật số có hợp đồng một năm với một cửa hàng quần áo địa phương. Trong thỏa thuận ban đầu kéo dài một năm, bạn đã thực hiện thành công các chiến dịch truyền thông xã hội giúp tăng nhận thức về thương hiệu và doanh số bán hàng trực tuyến của họ. Dưới đây là cách tiếp cận việc gia hạn hợp đồng trong trường hợp này.
Trước khi hợp đồng hết hạn, bạn chủ động liên hệ với khách hàng. Bạn trình bày báo cáo chi tiết về kết quả, bao gồm sự gia tăng đáng kể số lượng người theo dõi, cải thiện cảm nhận về thương hiệu và sự gia tăng đáng kể lưu lượng truy cập trang web từ Instagram.
Dựa trên thành công của bạn, bạn đề xuất gia hạn hợp đồng với mức phí hàng tháng tăng nhẹ. Đổi lại, bạn đề nghị mở rộng dịch vụ của mình để bao gồm quản lý trang Facebook của họ và phát triển chiến dịch quảng cáo trên mạng xã hội có mục tiêu.
Chứng minh giá trị rõ ràng và đề xuất giải pháp có lợi cho cả hai bên để tiến tới việc gia hạn hợp đồng thành công với cửa hàng.
Các phương pháp tốt nhất để thành công trong việc gia hạn hợp đồng
Để xuất sắc trong việc gia hạn, các chiến lược quản lý khách hàng ưu tiên sự hài lòng của khách hàng và chứng minh giá trị liên tục của bạn đối với công ty là rất quan trọng. Từ kế hoạch được chuẩn bị kỹ lưỡng đến quản lý mối quan hệ vững chắc, đây là một số phương pháp hay nhất để đảm bảo bạn đang cài đặt cho mình để đạt được thành công.
Bắt đầu đàm phán sớm
Thời gian để thảo luận về việc gia hạn hợp đồng không nên chỉ bắt đầu vài tuần trước ngày gia hạn hợp đồng mà lý tưởng nhất là vài tháng trước đó. Điều này sẽ giúp bạn có đủ thời gian để đàm phán gia hạn hợp đồng, đối thoại hiệu quả và thể hiện cam kết của mình đối với mối quan hệ hợp tác
Hãy xem lại hợp đồng với cửa hàng quần áo. Lên lịch cuộc họp với chủ cửa hàng trước ngày gia hạn hợp đồng. Tập trung vào việc xem xét thành công trong năm qua, sự tăng trưởng số lượng người theo dõi trên Instagram và lưu lượng truy cập trang web. Bắt đầu nói về những ý tưởng, chiến lược mới và thậm chí là những mục tiêu tham vọng hơn.
Bằng cách bắt đầu cuộc hội thoại sớm, bạn sẽ cho thấy rằng bạn đang nắm vững tình hình và điều này sẽ giúp việc gia hạn hợp đồng diễn ra thuận lợi cho bạn.
Nêu bật giá trị mang lại
Đừng chỉ nói rằng bạn đã hoàn thành tốt công việc, hãy chứng minh bằng dữ liệu!
Khách hàng đánh giá cao sự hiểu biết rõ ràng về lợi tức đầu tư (ROI) mà bạn mang lại. Trước khi bắt đầu đàm phán, hãy thu thập dữ liệu và lời chứng thực. Nêu bật thành tích của bạn và định lượng kết quả bất cứ khi nào có thể.
Ví dụ: trong cuộc họp gia hạn hợp đồng với chủ cửa hàng, hãy chuẩn bị một báo cáo hiệu suất toàn diện. Báo cáo này nên nêu chi tiết sự gia tăng số lượng người theo dõi trên Instagram, chẳng hạn như 10%, sự thay đổi tích cực trong nhận thức về thương hiệu với 5% bình luận tích cực hơn và sự gia tăng có thể đo lường được về lưu lượng truy cập trang web từ Instagram (15%). Những kết quả có thể định lượng này sẽ cho thấy rõ giá trị mà bạn đã mang lại cho hoạt động kinh doanh của họ.
Bằng cách trình bày dữ liệu thuyết phục, bạn cho chủ cửa hàng thấy những lợi ích rõ ràng từ dịch vụ của mình. Điều này củng cố vị trí của bạn khi đàm phán gia hạn hợp đồng với mức phí cao hơn.
Duy trì giao tiếp xuất sắc với khách hàng
Đừng giới hạn tương tác của bạn trong các kỳ gia hạn. Kiểm tra thường xuyên trong suốt thời hạn hợp đồng cho phép bạn giải quyết các vấn đề ngay lập tức, thu thập phản hồi và đảm bảo dịch vụ của bạn phù hợp với nhu cầu ngày càng thay đổi của khách hàng. Mối quan hệ khách hàng thành công được xây dựng trên nền tảng giao tiếp cởi mở và nhất quán.
Hãy xem xét một năm quản lý sự hiện diện trên mạng xã hội của một cửa hàng thời trang. Liên hệ với khách hàng của bạn bằng các bản cập nhật thường xuyên và thông báo cho họ về những thay đổi hoặc sự chậm trễ. Ngay cả những thành tích xuất sắc cũng có thể được nêu bật. Một phương pháp hay là cung cấp báo cáo hàng tuần nêu rõ các chỉ số chính và dữ liệu tương tác.
Điều này được gọi là tiếp thị vòng đời khách hàng, và phải bao gồm các cuộc họp hàng tháng theo lịch trình để thảo luận về chiến lược nội dung, giải đáp thắc mắc, điều chỉnh phương pháp tiếp cận và đưa ra ý tưởng mới.
Bằng cách ưu tiên giao tiếp, bạn sẽ xây dựng mối quan hệ bền chặt với khách hàng và trở thành đối tác quan trọng với khả năng gia hạn hợp đồng cao hơn.
Tự động hóa quy trình gia hạn hợp đồng
Quá trình gia hạn thủ công có thể tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi. Hãy cân nhắc sử dụng hệ thống Quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM) hoặc phần mềm quản lý hợp đồng chuyên dụng. Những công cụ này giúp bạn hợp lý hóa quy trình quản lý vòng đời hợp đồng và tự động hóa các công việc duy trì khách hàng như gửi thông báo nhắc nhở, tạo báo cáo và quản lý thời hạn hợp đồng.
Trong ví dụ của chúng tôi, khi công ty quản lý mạng xã hội của khách hàng của bạn đã phát triển đáng kể, việc theo dõi thủ công ngày gia hạn hợp đồng có thể trở thành một cơn ác mộng về con số.
Bằng cách triển khai hệ thống CRM, bạn có thể tự động hóa các nhắc nhở gia hạn, đặt cảnh báo hết hạn và lưu trữ tất cả dữ liệu khách hàng có liên quan tại một địa điểm tập trung, giúp đơn giản hóa việc phân tích dữ liệu và báo cáo.
Bằng cách loại bỏ các công việc lặp đi lặp lại, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian và nguồn lực quý giá. Nhóm của bạn giờ đây có thể tập trung vào các sáng kiến chiến lược và cải thiện mối quan hệ giữa công ty và khách hàng, từ đó dẫn đến quá trình gia hạn hợp đồng diễn ra suôn sẻ và hiệu quả hơn.
Chú ý đến nhu cầu và hành vi của khách hàng
Theo dõi xu hướng ngành và sự hiện diện trực tuyến của khách hàng để sẵn sàng điều chỉnh dịch vụ cho phù hợp.
Trong cuộc thảo luận về gia hạn hợp đồng với chủ cửa hàng, bạn phát hiện ra rằng họ có kế hoạch ra mắt một dòng quần áo mới nhắm đến đối tượng khách hàng trẻ tuổi. Nhận thấy sự thay đổi này, bạn đề xuất mở rộng chiến lược truyền thông xã hội để bao gồm các nền tảng như TikTok và Snapchat, vốn rất phổ biến với đối tượng khách hàng trẻ tuổi. Bạn cũng có thể đề xuất các chiến dịch tiếp thị qua người ảnh hưởng để tiếp cận đối tượng khách hàng rộng hơn.
Sự sẵn sàng thích ứng và đáp ứng nhu cầu ngày càng thay đổi của khách hàng cho thấy chủ cửa hàng rằng bạn thực sự quan tâm đến thành công lâu dài của họ. Cách tiếp cận tập trung vào khách hàng sẽ khiến họ có nhiều khả năng gia hạn hợp đồng và tiếp tục hợp tác với bạn.
Thiết lập kế hoạch quản lý hợp đồng hiệu quả
Thực hiện kế hoạch quản lý hợp đồng toàn diện để theo dõi tất cả các thỏa thuận với khách hàng, bao gồm ngày quan trọng, thông tin liên hệ và điều khoản gia hạn. Một kế hoạch được xác định rõ ràng giúp bạn tổ chức công việc, đảm bảo không bao giờ bỏ lỡ ngày quan trọng và cho phép bạn tiếp cận việc gia hạn một cách chiến lược.
Sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng như ClickUp để tạo cơ sở dữ liệu hợp đồng khách hàng tập trung. Phần mềm này cũng lưu trữ tất cả các thông tin liên lạc và tài liệu liên quan đến từng hợp đồng và có thể tự động đánh dấu các hợp đồng sắp đến hạn gia hạn trước, đảm bảo quá trình gia hạn diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Sử dụng các công cụ như ClickUp để quản lý gia hạn hợp đồng
Bây giờ chúng ta đã xác định được tầm quan trọng của việc gia hạn hợp đồng và khám phá các phương pháp hay nhất cho các điều khoản gia hạn, bước tiếp theo là đơn giản hóa quy trình này và hợp lý hóa việc tiếp cận khách hàng để gia hạn hợp đồng.
Phần mềm quản lý dự án CRM của ClickUp giúp bạn quản lý các tương tác với khách hàng từ một trung tâm tập trung. Tất cả dữ liệu khách hàng và hợp đồng, lịch sử giao tiếp, chi tiết dự án và thông tin liên hệ quan trọng của bạn đều có sẵn trong hơn 15 chế độ xem ClickUp, bao gồm Danh sách, Bảng và Biểu đồ Gantt.
Cho dù bạn thích bảng Kanban để quản lý quy trình rõ ràng hay chế độ xem danh sách để quản lý báo giá chi tiết, ClickUp CRM đều có thể điều chỉnh theo sở thích của bạn.
Mẹo chuyên nghiệp: Tích hợp email của bạn với ClickUp để loại bỏ sự cô lập trong giao tiếp và hợp lý hóa việc liên lạc. Soạn thảo đề xuất gia hạn, gửi cập nhật dự án và cộng tác với đồng nghiệp từ một nền tảng duy nhất.
Bảng điều khiển của ClickUp giúp bạn phân tích hiệu suất hợp đồng bằng cách theo dõi các chỉ số khách hàng quan trọng như giá trị trọn đời và kích thước giao dịch trung bình. Những thông tin chi tiết này cung cấp các điểm thảo luận có giá trị khi tiếp cận gia hạn, giúp bạn cải thiện đề xuất để chứng minh giá trị cụ thể mà bạn đã mang lại cho kinh doanh của từng khách hàng.
Sử dụng các trường tùy chỉnh để theo dõi mức độ hài lòng của khách hàng hoặc các cột mốc của dự án để xác định các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng trở thành trở ngại cho việc gia hạn hợp đồng. Quá trình xem xét tài liệu toàn diện, chủ động giải quyết nhu cầu của khách hàng sẽ xây dựng lòng tin và củng cố mối quan hệ kinh doanh của bạn, biến việc gia hạn hợp đồng trở thành một bước tiến tự nhiên của mối quan hệ hợp tác đôi bên cùng có lợi.
Mẫu Quản lý hợp đồng của ClickUp giúp bạn lưu trữ thông tin về tất cả các hợp đồng và thỏa thuận của mình ở một nơi. Cách tiếp cận này giúp giảm thời gian tìm kiếm tài liệu và đảm bảo dễ dàng truy cập thông tin quan trọng khi bắt đầu cuộc hội thoại gia hạn với khách hàng.
Với các tính năng quản lý công việc tích hợp sẵn, bạn có thể phân công các công việc liên quan đến gia hạn cho các thành viên trong nhóm và hợp tác một cách liền mạch. Bạn cũng có thể tạo quy trình làm việc trơn tru và có tổ chức bằng cách soạn thảo đề xuất gia hạn, lên lịch cuộc họp và theo dõi lịch sử liên lạc trong cùng một nền tảng.
Mẫu này cho phép bạn tạo các trạng thái như "Đang chờ gia hạn" hoặc "Đang đàm phán gia hạn" để dễ dàng theo dõi ngày gia hạn và tiến độ của từng hợp đồng khách hàng. Sử dụng chế độ xem " Biểu đồ Gantt " để hiển thị các thời hạn sắp tới và đảm bảo các cuộc thảo luận về gia hạn được tiến hành kịp thời.
Cách đảm bảo gia hạn hợp đồng THÊM
Để đảm bảo gia hạn hợp đồng, cần có một cách tiếp cận chủ động, không chỉ đơn thuần là gửi nhắc nhở. Dưới đây là một số chiến lược quan trọng để tối đa hóa thành công trong việc gia hạn hợp đồng:
Xây dựng mối quan hệ lâu dài
Các cuộc thảo luận về gia hạn là phần mở rộng tự nhiên của mối quan hệ tích cực với khách hàng. Hãy đầu tư thời gian vào việc xây dựng mối quan hệ, ăn mừng thành công của khách hàng và duy trì giao tiếp cởi mở trong suốt kỳ hợp đồng để xây dựng lòng tin và sự trung thành, biến việc gia hạn thành một thủ tục hình thức thay vì một cuộc đàm phán.
Ưu tiên nhu cầu của khách hàng
Trở thành đối tác không thể thiếu bằng cách thể hiện sự quan tâm chân thành đến nhu cầu và thách thức luôn thay đổi của khách hàng. Thường xuyên thu thập phản hồi, điều chỉnh dịch vụ cho phù hợp và luôn vượt qua kỳ vọng.
Bán mối quan hệ
Tập trung vào bức tranh toàn cảnh. Đừng chỉ nhấn mạnh các kết quả dự án; hãy thể hiện những lợi ích lâu dài mà bạn đã mang lại cho hoạt động kinh doanh của họ. Định lượng tác động của bạn đối với sự phát triển, hiệu quả hoặc danh tiếng thương hiệu của họ. Điều này sẽ củng cố giá trị của mối quan hệ hợp tác lâu dài.
Nâng cao kỹ năng đàm phán
Đàm phán gia hạn hợp đồng đòi hỏi kế hoạch cẩn thận. Thu thập dữ liệu về hiệu suất của bạn, các tiêu chuẩn ngành cho dịch vụ của bạn và vị trí thị trường hiện tại của khách hàng. Hãy chuẩn bị để biện minh cho các điều chỉnh đề xuất về phí hoặc dịch vụ cung cấp.
Luôn sẵn sàng và phản hồi nhanh chóng
Đảm bảo thời gian phản hồi nhanh chóng cho các yêu cầu của khách hàng trong quá trình đàm phán. Giao tiếp nhanh chóng thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với hoạt động kinh doanh của họ và duy trì đà phát triển.
ClickUp giúp bạn hợp lý hóa các chiến lược này và đảm bảo gia hạn hợp đồng với mảng tính năng phong phú:
- Không gian làm việc có thể tùy chỉnh: Tạo không gian làm việc dành riêng cho từng khách hàng, chứa tất cả chi tiết dự án, thông tin liên lạc và tài liệu hợp đồng để hợp lý hóa việc truy cập thông tin và đơn giản hóa việc chuẩn bị gia hạn
- Tự động gia hạn hợp đồng: Thiết lập nhắc nhở tự động cho các hạn chót gia hạn sắp tới và thời hạn nhiệm vụ. Các công cụ trực quan của ClickUp, như biểu đồ Gantt, cung cấp chế độ xem tiến độ rõ ràng để bạn có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ và đảm bảo liên lạc kịp thời với khách hàng trước khi hợp đồng hết hạn
- Theo dõi và báo cáo hiệu suất: Theo dõi các chỉ số hiệu suất chính (KPI) trong suốt kỳ hợp đồng để thể hiện giá trị mà bạn đã mang lại, cho dù đó là tăng lưu lượng truy cập trang web, nâng cao nhận thức về thương hiệu hay giảm chi phí. Có sẵn dữ liệu này sẽ giúp bạn nêu bật những thành tựu của mình trong các cuộc thảo luận gia hạn hợp đồng
- Trung tâm liên lạc tập trung: Loại bỏ sự cô lập trong liên lạc bằng cách tích hợp email và cung cấp các kênh liên lạc khác nhau trong các công việc. Điều này cải thiện tương tác với khách hàng, cho phép bạn giải quyết kịp thời các thắc mắc, hợp tác hiệu quả và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp
- Quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM): CRM của ClickUp lưu trữ tất cả thông tin liên hệ, lịch sử giao tiếp và chi tiết dự án ở một nơi, cung cấp cái nhìn tổng quan toàn diện về mối quan hệ với từng khách hàng. Nó trở thành một hệ thống tập trung giúp bạn cá nhân hóa các tương tác và thể hiện sự quan tâm chân thành đến nhu cầu của khách hàng
Vai trò của đánh giá rủi ro trong gia hạn hợp đồng
Gia hạn hợp đồng là cơ hội để củng cố quan hệ đối tác và đảm bảo nguồn thu nhập ổn định. Tuy nhiên, sự tự mãn có thể phải trả giá đắt. Trước khi nhấn "gia hạn", việc đánh giá rủi ro kỹ lưỡng là rất quan trọng để xác định những rủi ro tiềm ẩn và đảm bảo mối quan hệ đối tác bền vững trong tương lai.
Việc gia hạn hợp đồng tiềm ẩn nhiều rủi ro, cả ở cấp độ khách hàng cá nhân và công ty của bạn.
Rủi ro của từng khách hàng
- Rủi ro về lương và việc làm: Phân tích tình hình tài chính của khách hàng. Có khả năng cắt giảm nhân sự hoặc đóng cửa công ty trong tương lai không? Gia hạn hợp đồng với khách hàng đang gặp khó khăn tài chính có thể dẫn đến chậm thanh toán hoặc không thanh toán
- Thay đổi nhu cầu của khách hàng: Nhu cầu và ưu tiên của khách hàng có thể thay đổi. Đánh giá xem dịch vụ của bạn có còn phù hợp với mục tiêu kinh doanh hiện tại của họ hay không. Gia hạn hợp đồng với khách hàng có yêu cầu thay đổi đáng kể có thể dẫn đến sự không hài lòng và khả năng chấm dứt hợp đồng trong tương lai.
Ví dụ: nếu bạn đang quản lý mạng xã hội cho một cửa hàng thời trang và họ đã quyết định thay đổi phân phối từ khách hàng địa phương sang thị trường quốc tế, bạn sẽ cần điều chỉnh chiến lược tiếp thị kỹ thuật số và toàn cầu hóa về kênh, nội dung và mục tiêu!
Rủi ro toàn công ty
- Biến động ngành: Xem xét những xáo trộn tiềm ẩn trong ngành có thể ảnh hưởng đến cơ sở khách hàng của bạn. Có những thay đổi về quy định hoặc tiến bộ công nghệ sắp tới có thể ảnh hưởng đến hoạt động của khách hàng và do đó, ảnh hưởng đến nhu cầu của họ đối với dịch vụ của bạn không? Việc không tính đến các yếu tố kinh tế vĩ mô này có thể dẫn đến một làn sóng không gia hạn hợp đồng
- Bão hòa thị trường: Ngành của bạn đang ngày càng trở nên cạnh tranh? Gia hạn hợp đồng với cơ sở khách hàng đã bão hòa có thể giới hạn tiềm năng tăng trưởng của bạn. Khám phá thị trường mới hoặc dịch vụ mới có thể giúp giảm thiểu rủi ro này
Cách tiếp cận chủ động trong đánh giá rủi ro có thể cải thiện đáng kể tỷ lệ thành công trong việc gia hạn hợp đồng. Dưới đây là một số chiến lược khóa cần xem xét:
- Dự đoán hành vi của người tiêu dùng: Sử dụng nghiên cứu thị trường và xu hướng ngành để hiểu nhu cầu và sở thích ngày càng thay đổi của khách hàng. Các tính năng CRM của ClickUp có thể giúp bạn theo dõi phản hồi của khách hàng và xác định các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng trở nên nghiêm trọng
- Theo dõi những thay đổi trong ngành: Luôn cập nhật những thay đổi về quy định, tiến bộ công nghệ và biến động kinh tế trong ngành của khách hàng. Dự đoán những thay đổi này cho phép bạn điều chỉnh dịch vụ và giảm thiểu rủi ro liên quan đến các giải pháp lỗi thời
- Tiến hành khảo sát mức độ hài lòng của khách hàng: Thu thập phản hồi trực tiếp từ khách hàng. Hiểu được trải nghiệm và mong đợi của họ giúp bạn xác định các lĩnh vực cần cải thiện và giải quyết các vấn đề tiềm ẩn liên quan đến gia hạn hợp đồng trước khi chúng phát sinh
- Lập kế hoạch tình huống: Phát triển các kế hoạch dự phòng cho các tình huống rủi ro khác nhau. Ví dụ: nếu một nhân viên quan trọng rời công ty, bạn có kế hoạch sao lưu để đảm bảo dịch vụ cho khách hàng không bị gián đoạn không?
- Thực hiện phân tích rủi ro tài chính: Đánh giá khả năng tài chính dự kiến của hợp đồng gia hạn. Điều này bao gồm tính đến các yếu tố như tăng lương tiềm năng, phân bổ nguồn lực và biến động thị trường
- Giao tiếp cởi mở: Duy trì giao tiếp cởi mở và minh bạch với khách hàng trong suốt kỳ hợp đồng. Điều này cho phép bạn xác định và giải quyết các vấn đề tiềm ẩn một cách chủ động, giảm rủi ro khách hàng không hài lòng trong giai đoạn gia hạn hợp đồng
Mẫu hợp đồng công việc của ClickUp cho phép bạn tạo hợp đồng rõ ràng với phạm vi công việc cụ thể. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro phát sinh các kỳ vọng không rõ ràng trong quá trình gia hạn hợp đồng. Cả hai bên đều có tài liệu tham khảo, giúp tránh hiểu lầm về kết quả công việc và sự gia tăng khối lượng công việc bất ngờ.
Các mẫu hợp đồng công việc giúp loại bỏ sự cần thiết của các email và tài liệu rải rác. Tất cả thông tin liên quan đến hợp đồng, bao gồm thỏa thuận ban đầu, các bản sửa đổi và lịch sử liên lạc, được lưu trữ tập trung trong ClickUp. Truy cập dữ liệu lịch sử này để hợp lý hóa các cuộc thảo luận gia hạn và giảm rủi ro bỏ sót các chi tiết quan trọng.
Tạo trường tùy chỉnh trong mẫu để theo dõi các thay đổi về phạm vi công việc, điều khoản thanh toán hoặc các điều khoản khác trong hợp đồng trong quá trình đàm phán gia hạn. Lịch sử sửa đổi được ghi lại này cung cấp một bản ghi kiểm tra rõ ràng và giảm thiểu rủi ro nhầm lẫn hoặc tranh chấp trong tương lai.
Lập chiến lược và giành được gia hạn hợp đồng với ClickUp
Hợp đồng không phải là thủ tục hình thức; chúng là sợi dây kết nối bạn với những khách hàng quý giá của mình. Gia hạn hợp đồng giúp duy trì mối quan hệ có giá trị lẫn nhau này. Chúng cần được quan tâm liên tục, nếu không sẽ có nguy cơ bị rạn nứt và đứt đoạn vào thời điểm không thích hợp nhất. Quản lý gia hạn hợp đồng hiệu quả đảm bảo các kết nối này vẫn bền chặt, thúc đẩy quan hệ đối tác lâu dài, thúc đẩy sự phát triển kinh doanh.
Hãy nhớ rằng, gia hạn thành công không chỉ là đảm bảo chữ ký, mà còn là giảm thiểu rủi ro và xây dựng lòng tin. Sử dụng phần mềm duy trì khách hàng như ClickUp để dự đoán những trở ngại tiềm ẩn thông qua các công cụ đánh giá rủi ro như bảng điều khiển và mẫu. Dựa vào môi trường hợp tác của ClickUp để thúc đẩy giao tiếp cởi mở, nền tảng của các cuộc đàm phán thành công.
Hãy để ClickUp biến chiến lược gia hạn hợp đồng của bạn từ một thủ tục cần thiết thành bàn đạp cho mối quan hệ đối tác lâu dài với khách hàng và sự phát triển chung.