10 tính năng thiết yếu của phần mềm quản lý tài sản CNTT mà bạn cần tìm kiếm

Bạn chuẩn bị cho một cuộc kiểm toán chỉ để phát hiện ra rằng một nửa số hồ sơ tài sản đã lỗi thời hoặc thiếu sót.

Trong khi đó, bảo hành máy chủ quan trọng đã hết hạn từ nhiều tháng trước, các giấy phép phần mềm không được theo dõi khiến bạn phải trả hàng nghìn đô la cho các gói đăng ký không sử dụng, và báo cáo tuân thủ mất hàng giờ để tổng hợp.

Nếu không có phần mềm quản lý tài sản CNTT (ITAM), những thách thức này sẽ tiếp tục chồng chất, dẫn đến tổn thất tài chính và rủi ro bảo mật.

Phần mềm ITAM phù hợp giúp kiểm soát mọi thứ bằng cách cung cấp khả năng hiển thị thời gian thực, tự động hóa vòng đời tài sản và đảm bảo tích hợp liền mạch. Dưới đây là 10 tính năng thiết yếu của phần mềm quản lý tài sản CNTT mà bạn cần tìm kiếm.

Phần mềm quản lý tài sản CNTT là gì?

ITAM bao gồm các công cụ quản lý tài sản phần mềm (SAM) và công cụ quản lý tài sản phần cứng (HAM) — hai thành phần khóa giúp kiểm soát tài nguyên CNTT.

SAM tập trung vào việc theo dõi giấy phép phần mềm, đảm bảo tuân thủ và ngăn chặn việc sử dụng quá mức hoặc không sử dụng hết công suất. Mặt khác, HAM giám sát các tài sản vật lý như máy tính, máy chủ và thiết bị ngoại vi bằng cách quét mã vạch hoặc RFID (nhận dạng tần số vô tuyến).

Lợi ích chính của phần mềm quản lý tài sản CNTT

Phần mềm quản lý tài sản CNTT không chỉ dừng lại ở việc theo dõi — nó còn tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm nỗ lực thủ công và nâng cao khả năng ra quyết định.

Vậy, quản lý tài sản CNTT hiệu quả giúp ích gì cho doanh nghiệp của bạn? Hãy cùng xem những lợi ích chính của nó. 👇🏼

Các tính năng thiết yếu của phần mềm quản lý tài sản CNTTe

Khi quản lý tài sản công nghệ, việc có phần mềm quản lý CNTT phù hợp có thể tạo ra sự khác biệt. Các công cụ ITAM tốt nhất cung cấp một bộ tính năng toàn diện giúp hợp lý hóa việc theo dõi tài sản, quản lý vòng đời và báo cáo.

Dưới đây là 10 tính năng cần có mà bạn nên tìm kiếm. 👀

1. Kho lưu trữ tài sản tập trung

Hệ thống quản lý tài sản tập trung là nền tảng của bất kỳ phần mềm quản lý tài sản CNTT nào. Tương tự như phần mềm đơn đặt hàng công việc, ITAM hợp nhất tất cả thông tin phần cứng và phần mềm vào một cơ sở dữ liệu có thể truy cập, loại bỏ các silo dữ liệu và thúc đẩy tính nhất quán trong toàn tổ chức.

Hệ thống thống nhất này cho phép các nhóm CNTT nhanh chóng xác định vị trí tài sản, theo dõi lịch sử và quản lý cấu hình một cách hiệu quả. ITAM lưu trữ các chi tiết như số sê-ri, ngày mua, địa điểm và quyền sở hữu, đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của dữ liệu.

Cuối cùng, sự tập trung này giúp đơn giản hóa việc theo dõi tài sản, giảm chi phí quản lý và hỗ trợ việc ra quyết định sáng suốt giữa các bộ phận.

2. Phát hiện tài sản và quản lý kho

Phần mềm quản lý kho IT phải tự động phát hiện và lập danh mục tất cả các tài sản phần cứng, phần mềm và mạng. Tính năng này sử dụng quét mạng, đọc mã vạch hoặc công nghệ RFID để phát hiện các thiết bị và cài đặt phần mềm mà không cần nhập liệu thủ công. Phần mềm phải:

Ngoài ra, tính năng phát hiện tự động cung cấp khả năng hiển thị hoàn toàn và giúp loại bỏ tài sản ảo (các thiết bị không được theo dõi hoặc không được sử dụng nhưng tiêu tốn tài nguyên).

3. Theo dõi tài sản theo thời gian thực

Tài sản CNTT thường xuyên di chuyển, giữa các nhân viên, bộ phận hoặc địa điểm. Do đó, việc giám sát tài sản trở nên rất quan trọng.

Hệ thống theo dõi thời gian thực:

Tính năng này tận dụng các cảnh báo tự động và bảng điều khiển để báo hiệu các sự cố bất thường, đảm bảo tài sản hoạt động trong các tham số tối ưu.

Với tính năng theo dõi thời gian thực, các nhóm CNTT có thể quản lý phân bổ tài sản hiệu quả hơn, giảm thời gian ngừng hoạt động và mua sắm không cần thiết. Phần mềm này cũng hỗ trợ phân bổ lại tài nguyên một cách linh hoạt dựa trên nhu cầu hiện tại, từ đó thúc đẩy hiệu quả.

4. Quản lý vòng đời

Quản lý vòng đời CNTT toàn diện là yếu tố thiết yếu trong các giải pháp quản lý tài sản để giám sát từng giai đoạn tồn tại của tài sản. Tính năng này theo dõi tài sản từ quá trình mua sắm và triển khai đến bảo trì và cuối cùng là ngừng sử dụng, đảm bảo rằng mọi giai đoạn đều được ghi chép chính xác.

Hệ thống quản lý vòng đời thường bao gồm:

Thông tin chi tiết về vòng đời giúp xác định các tài nguyên không được sử dụng hoặc đã lỗi thời, giảm lãng phí và chi phí. Ngoài ra, khả năng hiển thị rõ ràng lịch sử tài sản giúp các nhóm CNTT lập kế hoạch ngân sách hiệu quả hơn và hỗ trợ ra quyết định chiến lược. Điều này giúp kéo dài tuổi thọ tài sản và nâng cao hiệu quả hoạt động tổng thể.

5. Quản lý giấy phép phần mềm

Quản lý giấy phép phần mềm theo dõi một cách có hệ thống các giấy phép phần mềm, quyền sử dụng và ngày gia hạn để bạn luôn tuân thủ các thỏa thuận cấp phép. Quản lý giấy phép phần mềm không đúng cách có thể dẫn đến vi phạm tuân thủ và chi phí không cần thiết. Phần mềm ITAM nên:

Tổng quan rõ ràng về tài sản phần mềm đảm bảo các nhóm có thể đàm phán các điều khoản tốt hơn với nhà cung cấp và đưa ra lựa chọn đúng đắn về đầu tư phần mềm.

6. Tích hợp với hệ thống CNTT và kinh doanh

Tích hợp với ITSM và quản lý cơ sở hạ tầng CNTT là một khía cạnh quan trọng của phần mềm quản lý tài sản CNTT hiện đại. Tính năng này kết nối dữ liệu tài sản với các quy trình ITSM như quản lý sự cố, thay đổi và vấn đề.

Tích hợp liền mạch cho phép:

Phần mềm này liên kết tài sản với phiếu dịch vụ và lịch bảo trì để các nhóm CNTT có thể xem toàn diện trạng thái hoạt động. Khả năng kết nối này cải thiện sự phối hợp, đẩy nhanh quá trình giải quyết vấn đề và nâng cao chất lượng dịch vụ tổng thể. Tính năng này cũng cho phép bảo trì dự đoán và lập kế hoạch chiến lược bằng cách liên kết hiệu suất tài sản với các chỉ số cung cấp dịch vụ một cách hiệu quả.

7. Cảnh báo và thông báo

Các cảnh báo và thông báo chủ động là yếu tố cần thiết để ngăn chặn sự gián đoạn và đảm bảo tài sản CNTT luôn ở điều kiện tối ưu. Các cảnh báo tự động này giúp các nhóm giải quyết các vấn đề quan trọng trước khi chúng ảnh hưởng đến hoạt động.

Thông báo và cảnh báo có thể được gửi cho:

8. Bảo mật và kiểm soát truy cập

Các tính năng bảo mật và quản lý rủi ro nâng cao bảo vệ thông tin tài sản nhạy cảm thông qua kiểm soát truy cập, mã hóa và kiểm tra bảo mật thường xuyên. Chúng liên tục kiểm tra các lỗ hổng và mối đe dọa tiềm ẩn, đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn và quy định của ngành.

Hệ thống quản lý tài sản CNTT mà bạn lựa chọn nên cung cấp:

Các công cụ quản lý rủi ro tiên tiến phân tích xu hướng dữ liệu để dự đoán và ngăn chặn sự cố hoặc vi phạm, bảo vệ cả tài sản vật lý và kỹ thuật số. Cuối cùng, bảo mật và quản lý rủi ro được tăng cường sẽ củng cố cơ sở hạ tầng CNTT, duy trì tính liên tục của hoạt động đồng thời giảm thiểu thiệt hại tài chính và danh tiếng tiềm ẩn.

9. Khả năng mở rộng và tùy chỉnh

Phần mềm quản lý tài sản CNTT phải có khả năng phát triển cùng với tổ chức, thích ứng với nhu cầu ngày càng tăng mà không yêu cầu nâng cấp hệ thống thường xuyên.

Khi kinh doanh mở rộng, các doanh nghiệp thường phải quản lý tài sản ở nhiều địa điểm, đòi hỏi khả năng theo dõi tài nguyên CNTT một cách liền mạch giữa các văn phòng, trung tâm dữ liệu hoặc các nhóm làm việc từ xa. Giải pháp ITAM có thể mở rộng cung cấp khả năng hiển thị tập trung đồng thời đáp ứng nhu cầu của lực lượng lao động phân tán.

Tùy chỉnh cũng quan trọng không kém, vì mỗi doanh nghiệp có nhu cầu hoạt động riêng. Các tổ chức phải có thể sửa đổi các trường tài sản, cấu trúc báo cáo và quy trình công việc để phù hợp với các quy trình nội bộ của mình. Sự linh hoạt này đảm bảo phần mềm vẫn phù hợp khi môi trường CNTT phát triển. Hãy cân nhắc:

10. Giao diện thân thiện với người dùng

Phần mềm ITAM phải trực quan cho cả nhóm CNTT và người dùng không có kiến thức kỹ thuật. Giao diện được thiết kế tốt phải:

Hệ thống thân thiện với người dùng giúp giảm thời gian học tập và cải thiện việc áp dụng trong các nhóm.

Cách chọn phần mềm quản lý tài sản CNTT phù hợp

Việc lựa chọn phần mềm ITAM phù hợp đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng về nhu cầu cụ thể của tổ chức bạn. Sử dụng các tiêu chí sau để hướng dẫn quyết định của bạn.

Xác định nhu cầu quản lý tài sản CNTT của bạn

Xác định mục tiêu ITAM cụ thể của tổ chức và loại và khối lượng tài sản bạn quản lý. Phần mềm phải hỗ trợ theo dõi phần cứng, phần mềm, giấy phép và thiết bị ngoại vi. Tạo hệ thống kiểm kê để giảm thiểu việc nhập thủ công và ngăn chặn sự trùng lặp dữ liệu.

Đánh giá khả năng quản lý vòng đời

Kiểm tra khả năng của giải pháp trong việc giám sát toàn bộ vòng đời tài sản — từ mua sắm và triển khai đến bảo trì và thải bỏ. Cảnh báo tự động, bảo trì theo lịch trình và theo dõi hết hạn sử dụng giúp tối ưu hóa việc sử dụng tài sản và giảm chi phí vận hành.

Xem xét khả năng tích hợp và khả năng mở rộng

Đảm bảo giải pháp ITAM tích hợp với các hệ thống hiện có của bạn, chẳng hạn như lập kế hoạch tài nguyên doanh nghiệp (ERP), quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM) và các ứng dụng tài chính.

Tìm kiếm hỗ trợ API và các tùy chọn nhập/xuất dữ liệu liền mạch. Khi tổ chức của bạn phát triển, phần mềm phải có khả năng mở rộng để phù hợp với cơ sở dữ liệu ngày càng mở rộng và chiến lược quản lý tài sản CNTT.

Đánh giá các yếu tố chi phí và ROI

Phân tích các mô hình định giá, bao gồm phí cấp phép, chi phí đăng ký và chi phí triển khai. Đánh giá tiềm năng tiết kiệm chi phí từ việc nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản, giảm thời gian ngừng hoạt động và cải thiện đàm phán với nhà cung cấp để xác định tỷ lệ hoàn vốn (ROI).

Kiểm tra khả năng sử dụng và hỗ trợ của nhà cung cấp

Yêu cầu bản demo hoặc phiên bản dùng thử để đánh giá trải nghiệm người dùng. Giao diện phức tạp có thể làm chậm quá trình áp dụng. Ngoài ra, hãy đánh giá hỗ trợ khách hàng, các tùy chọn đào tạo và thời gian phản hồi của nhà cung cấp để đảm bảo nhận được sự trợ giúp đáng tin cậy.

Cách sử dụng ClickUp để quản lý tài sản CNTT

ClickUp là ứng dụng mọi thứ cho công việc, kết hợp quản lý dự án, quản lý kiến thức và trò chuyện — tất cả đều được hỗ trợ bởi AI giúp bạn làm việc nhanh hơn và thông minh hơn.

Tính linh hoạt của Phần mềm quản lý dự án nhóm ClickUp khiến nó trở thành sự lựa chọn tuyệt vời để quản lý tài sản CNTT.

Hãy xem các tính năng của ClickUp có thể hỗ trợ quản lý tài sản phần mềm hiệu quả như thế nào.

📊 Tập trung theo dõi tài sản với Chế độ xem ClickUp và Bảng điều khiển ClickUp

Cốt lõi của tiện ích ClickUp như một công cụ quản lý tài sản CNTT là Chế độ xem bảng của ClickUp, cung cấp cái nhìn tổng quan rõ ràng về tài sản CNTT. Điều này cho phép các nhóm dễ dàng theo dõi chi tiết tài sản, trạng thái và nhiệm vụ tại một nơi. Tiếp theo là Bảng điều khiển ClickUp. Các bảng điều khiển không cần mã này dễ dàng xây dựng và cung cấp khả năng hiển thị thời gian thực về việc sử dụng tài sản, tuân thủ giấy phép và lịch bảo trì. Các nhà quản lý tài sản CNTT có thể tùy chỉnh thẻ với bảng điều khiển để theo dõi các chỉ số quan trọng như vòng đời tài sản, hết hạn bảo hành và tuân thủ phần mềm.

Ví dụ: Bảng điều khiển có thể hiển thị các thời hạn gia hạn sắp tới và cảnh báo các nhóm thực hiện hành động trước khi giấy phép hết hạn. Việc theo dõi tập trung này giúp giảm thiểu sự giám sát thủ công và đảm bảo các nhóm luôn có chế độ xem cập nhật về cơ sở hạ tầng của họ.

✅ Quản lý tài sản CNTT với Nhiệm vụ ClickUp

Mỗi tài sản hoặc sự cố — như sự cố máy chủ, nâng cấp phần cứng hoặc cập nhật phần mềm — có thể được biểu diễn dưới dạng Nhiệm vụ, được giao cho các thành viên cụ thể trong nhóm và được theo dõi từ đầu đến cuối bằng Nhiệm vụ ClickUp. Điều này khiến chúng trở nên hoàn hảo cho việc quản lý tài sản CNTT.

Bạn có thể bao gồm mô tả chi tiết, danh sách kiểm tra và tệp đính kèm để lưu trữ thông tin quan trọng, chẳng hạn như ngày mua, chi tiết bảo hành và thông số kỹ thuật. Điều này đảm bảo mọi thứ bạn cần đều ở một nơi và dễ dàng cập nhật khi có thay đổi.

📋 Tổ chức dữ liệu liên quan đến tài sản

Quản lý đánh giá CNTT thường liên quan đến việc theo dõi RẤT NHIỀU số sê-ri và ID. Trường Tùy chỉnh trong Nhiệm vụ của ClickUp cho phép các nhóm CNTT thu thập và phân loại dữ liệu cụ thể về tài sản, chẳng hạn như số sê-ri, khóa cấp phép, địa điểm và lịch sử bảo trì.

Ví dụ, bạn có thể nhanh chóng xác định máy tính xách tay nào cần thay thế dựa trên ngày mua và trạng thái điều kiện, từ đó hợp lý hóa việc quản lý vòng đời tài sản.

Mỗi tài sản có thể được định nghĩa là một công việc con với vai trò và ngày đáo hạn được xác định rõ ràng, bao gồm chuỗi liên lạc và kiểm tra/sửa đổi riêng.

⚙️ Tự động hóa quy trình công việc tài sản CNTT

Tự động hóa ClickUp giúp các nhóm luôn cập nhật công việc mà không mất thời gian vào các cập nhật và quy trình thủ công lặp đi lặp lại. Với Tự động hóa, bạn có thể đảm bảo rằng các công việc như nâng cấp phần mềm trên tài sản hoặc ngừng sử dụng hệ thống cũ diễn ra đúng thời gian, người phù hợp được thông báo và không có gì bị bỏ sót.

Dưới đây là cách sử dụng phần mềm này cho quản lý tài sản CNTT:

🔗 Tích hợp với các công cụ IT

Tích hợp ClickUp kết nối với hơn 200 công cụ của bên thứ ba như Zapier, GitHub, OneDrive và Google Drive. Những tích hợp này cho phép các nhóm CNTT đồng bộ hóa thông tin liên quan đến tài sản trên nhiều hệ thống, tập trung dữ liệu và hợp lý hóa quy trình làm việc.

Ví dụ: tích hợp với GitHub cho phép bạn liên kết các công việc quản lý tài sản trực tiếp với các dự án phát triển phần mềm. Tích hợp này giúp theo dõi các thay đổi hoặc cập nhật mã cùng với các tài sản CNTT liên quan, chẳng hạn như máy chủ hoặc môi trường thử nghiệm, đảm bảo rằng tất cả các phụ thuộc đều được tính đến.

Hơn nữa, bạn có thể tự động cập nhật trạng thái giữa GitHub và ClickUp, để khi yêu cầu hợp nhất được hợp nhất, nhiệm vụ liên quan trong ClickUp sẽ tự động cập nhật.

📦 Xử lý tài sản và hàng tồn kho bằng các mẫu

ClickUp cũng cung cấp các mẫu chuyên dụng cho quản lý tài sản và hàng tồn kho. Chúng đóng vai trò là điểm khởi đầu sẵn sàng sử dụng, có thể tùy chỉnh để phù hợp với các yêu cầu quản lý tài sản CNTT của tổ chức.

1. Mẫu quản lý tài sản ClickUp

Tải xuống mẫu này

Mẫu Quản lý tài sản ClickUp cung cấp cơ sở dữ liệu trực quan để tổ chức dữ liệu tài sản, trực quan hóa các quy trình quản lý bằng biểu đồ Gantt và theo dõi việc sử dụng tài sản. Với mẫu này, bạn có thể:

2. Mẫu quản lý hàng tồn kho ClickUp

Tải xuống mẫu này

Tương tự, Mẫu quản lý hàng tồn kho ClickUp giúp đơn giản hóa việc theo dõi mức hàng tồn kho, ghi lại chi tiết sản phẩm và phân tích xu hướng hàng tồn kho, những việc cần thiết cho việc lập kế hoạch đặt hàng lại và quản lý chi phí.

Mẫu của ClickUp giúp bạn:

Thách thức phổ biến và cách phần mềm quản lý tài sản CNTT giúp giải quyết

Quản lý tài sản CNTT có thể trở nên áp đảo khi phải đối mặt với dữ liệu phân tán, lịch bảo trì bị bỏ lỡ và các cập nhật thủ công không ngừng. Hãy cùng tìm hiểu một số thách thức phổ biến và cách phần mềm quản lý tài sản CNTT phù hợp có thể giải quyết chúng 🛠️

Thiếu hiển thị tài sản

Nhiều tổ chức gặp khó khăn trong việc duy trì kho tài sản CNTT chính xác, dẫn đến sự kém hiệu quả và các vấn đề tuân thủ tiềm ẩn. Phần mềm ITAM cung cấp tính năng theo dõi thời gian thực và quản lý tài sản tập trung, đảm bảo hiển thị toàn diện tất cả tài sản.

Quản lý vòng đời không hiệu quả

Nếu không có hệ thống theo dõi thích hợp, việc quản lý vòng đời của tài sản CNTT — từ mua sắm đến thanh lý — có thể trở nên rất khó khăn. Phần mềm ITAM hợp lý hóa quy trình này, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý vòng đời tài sản hiệu quả.

Lỗ hổng bảo mật

Tài sản không được theo dõi hoặc lỗi thời có thể gây ra rủi ro bảo mật. Phần mềm ITAM giúp xác định và quản lý các tài sản này, nâng cao tình trạng bảo mật tổng thể.

Thách thức trong quản lý chi phí

Việc giám sát chi phí tài sản CNTT mà không có công cụ thích hợp có thể dẫn đến chi tiêu quá mức. Phần mềm ITAM cung cấp thông tin chi tiết về việc sử dụng và bảo trì tài sản, cho phép ra quyết định sáng suốt về các khoản đầu tư trong tương lai.

Giữ IT luôn hoạt động trơn tru với ClickUp

Chọn phần mềm ITAM có các tính năng phù hợp sẽ cải thiện khả năng hiển thị tài sản, tuân thủ và quản lý chi phí. Một hệ thống được cấu trúc tốt sẽ hợp lý hóa mọi thứ, từ theo dõi phần cứng và quản lý giấy phép đến đảm bảo bảo mật và bảo trì.

Đó là lúc ClickUp phát huy tác dụng.

Với Bảng điều khiển để theo dõi thời gian thực, Nhiệm vụ để quản lý có cấu trúc và Mẫu cho quy trình công việc tiêu chuẩn hóa, ClickUp giúp các nhóm CNTT tập trung hóa hoạt động tài sản và tự động hóa các quy trình khóa.

Đơn giản hóa quản lý tài sản CNTT và duy trì quyền kiểm soát. Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay!