Bạn đã quen với việc tự quản lý mọi thứ hoặc làm việc với các trợ lý tại văn phòng?
Nếu câu trả lời là có, rõ ràng bạn đã mơ ước có một người có thể giúp bạn giải quyết những công việc bận rộn và hành chính làm lộn xộn ngày của bạn, để bạn có thể tập trung vào công việc quan trọng hơn.
Điều này có thể thực hiện được với trợ lý ảo (VA), người giúp giảm bớt gánh nặng, cải thiện năng suất và giải phóng thời gian quý báu của bạn.
Một trợ lý ảo phù hợp có thể tạo ra sự khác biệt lớn, nhưng điều quan trọng là thuê một người giúp tăng năng suất của bạn, chứ không phải thêm công việc cho bạn. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ phân tích cách thuê một trợ lý ảo giúp bạn làm việc thông minh hơn, không phải làm việc nhiều hơn. 💪
⏰ Tóm tắt 60 giây
Thực hiện các bước sau để thuê trợ lý ảo:
- Bước #1: Tạo danh sách công việc chi tiết mà bạn cần trợ giúp
- Bước #2: Xác định số tiền bạn sẵn sàng chi tiêu
- Bước #3: Viết mô tả công việc ngắn gọn cho trợ lý ảo
- Bước #4: Đăng công việc của bạn trên các nền tảng như Upwork, Fiverr hoặc các dịch vụ dành riêng cho VA
- Bước #5: Lựa chọn các ứng viên hàng đầu, phỏng vấn họ và đánh giá kỹ năng của họ
- Bước #6: Xác minh bằng cấp và chất lượng công việc của ứng viên
- Bước #7: Thông báo công việc, thời hạn và yêu cầu
- Bước #8: Sử dụng công việc thử nghiệm có trả tiền và kỳ dùng thử để đánh giá khả năng tương thích
- Bước #9: Cung cấp các công cụ, SOP và giới thiệu nhóm cần thiết
- Bước #10: Phân công công việc rõ ràng bằng danh sách kiểm tra và thời hạn hoàn thành
- Bước #11: Sử dụng các cuộc kiểm tra thường xuyên để theo dõi hiệu suất và giải quyết các vấn đề
Trợ lý ảo là ai?
Trợ lý ảo là nhân viên làm việc từ xa, cung cấp hỗ trợ hành chính, kỹ thuật hoặc sáng tạo cho khách hàng, thường là các doanh nghiệp hoặc cá nhân, từ một địa điểm bên ngoài văn phòng của khách hàng.
Những người này sử dụng các công cụ, phần mềm và nền tảng giao tiếp trực tuyến dành cho trợ lý điều hành để quản lý công việc, hợp tác với các nhóm và hoàn thành dự án.
Thuê trợ lý ảo cho phép bạn thuê ngoài các công việc quản trị tốn thời gian mà không cần nhân viên trực tiếp, từ đó giảm chi phí quản lý như không gian văn phòng, thiết bị và chi phí đi lại. Trợ lý ảo có thể được thuê toàn thời gian, bán thời gian hoặc theo dự án, tùy thuộc vào nhu cầu của khách hàng.
🧐 Ghi chú: Trong bài đăng này, chúng tôi đề cập đến những vấn đề phức tạp khi thuê một trợ lý con người làm việc từ xa, không phải trợ lý ảo được hỗ trợ bởi AI như Siri và Alexa.
Tại sao nên thuê một trợ lý ảo?
Trợ lý ảo có thể là sự bổ sung vô giá cho nhóm của bạn, thường vượt trội hơn các trợ lý nội bộ truyền thống trong các lĩnh vực quan trọng. Dưới đây là lý do tại sao thuê VA là hợp lý:
- Có thêm thời gian cho các công việc ưu tiên: Phân công các công việc thường ngày như quản lý email, quản lý lịch, lên lịch, gọi điện thoại và nhập dữ liệu để bạn có thể tập trung vào các quyết định chiến lược và trách nhiệm quan trọng
- Giải pháp tiết kiệm chi phí: Tránh các chi phí chung như không gian văn phòng, thiết bị và phúc lợi cho nhân viên. Chỉ trả tiền cho các dịch vụ bạn cần, khiến VA trở thành lựa chọn tiết kiệm chi phí
- Tiếp cận các kỹ năng chuyên môn: Tìm trợ lý ảo chuyên môn với kinh nghiệm trong các lĩnh vực như tiếp thị kỹ thuật số, hỗ trợ khách hàng hoặc kế toán, phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn. Điều này giúp giảm nhu cầu đào tạo sâu rộng
- Hỗ trợ linh hoạt: Mở rộng hoặc thu hẹp quy mô theo sự phát triển của doanh nghiệp và tận hưởng sự hỗ trợ 24/7 cũng như các lợi ích của đội ngũ ảo mà không cần cam kết với nhân viên toàn thời gian
Ngoài ra, trợ lý ảo còn có thể nâng cao năng suất kinh doanh, hỗ trợ cân bằng cuộc sống và công việc, đồng thời cải thiện dịch vụ khách hàng.
🧠 Thông tin thú vị: Mặc dù hầu hết các trợ lý ảo được thuê để làm công việc quản trị viên và quản lý dự án, bạn có thể tìm thấy các trợ lý ảo chuyên biệt cho tất cả các loại công việc chuyên môn, chẳng hạn như nghiên cứu thị trường, viết bài phát biểu và tiếp thị người ảnh hưởng.
Kỹ năng và yêu cầu cần tìm kiếm ở một trợ lý ảo
Thuê một trợ lý ảo là một cách tuyệt vời để nâng cao hiệu quả, nhưng để chọn được người phù hợp, bạn cần hiểu rõ những kỹ năng thiết yếu mà họ cần có. Dưới đây là một số tiêu chí quan trọng cần ưu tiên:
- Kỹ năng giao tiếp: Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và giao tiếp giữa các cá nhân tốt để tương tác hiệu quả với khách hàng và giải quyết nhu cầu của họ
- Kỹ năng tổ chức: Thành thạo trong việc sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên, quản lý lịch trình và duy trì quy trình làm việc có trật tự
- Quản lý thời gian: Khả năng hoàn thành công việc đúng hạn và phân bổ thời gian hiệu quả cho nhiều nhiệm vụ
- Chú ý đến chi tiết: Chính xác và tỉ mỉ trong việc hoàn thành các công việc như nhập dữ liệu, kế toán và báo cáo
- Kỹ năng kỹ thuật: Quen thuộc với các công cụ như nền tảng email, bảng tính, phần mềm quản lý dự án và hệ thống CRM
- Tự động viên: Khả năng làm việc độc lập với sự giám sát tối thiểu trong khi vẫn đáp ứng được kỳ vọng
- Kỹ năng giải quyết vấn đề: Khả năng nhận diện thách thức và tìm ra giải pháp hiệu quả
- Tính chính trực và đáng tin cậy: Đáng tin cậy và đáng tin cậy trong việc xử lý các công việc nhạy cảm như phân tích tài chính, chuyển đổi khách hàng tiềm năng hoặc giao tiếp với khách hàng
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Hãy giúp doanh nghiệp của bạn vươn ra quốc tế với các trợ lý ảo đa ngôn ngữ, giúp bạn tiếp cận nhiều nhóm khách hàng khác nhau và kiếm được ngoại tệ.
11 bước để thuê một trợ lý ảo
Việc thuê dịch vụ trợ lý ảo có thể mang lại sự thay đổi cho các công ty khởi nghiệp, nhóm nhỏ hoặc các nhà quản lý cá nhân. Cho dù bạn đang chìm ngập trong các công việc có giá trị thấp hay cần chuyên môn trong một lĩnh vực cụ thể, VA có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và cải thiện quy trình làm việc.
Dưới đây là hướng dẫn từng bước để thuê trợ lý ảo, được thiết kế riêng cho các nhóm nhỏ không có bộ phận nhân sự hoặc nhà tuyển dụng.
1. Xác định các công việc bạn muốn giao phó
Bắt đầu bằng cách hiểu rõ bạn cần trợ giúp trong những công việc cụ thể nào. Đó có thể là:
- Công việc tốn thời gian, giá trị thấp
- Các trách nhiệm mà bạn không thích hoặc không muốn làm
- Các nhiệm vụ yêu cầu kỹ năng mà bạn không có
Tạo danh sách công việc chi tiết.
Đối với trợ lý ảo tổng hợp, nhóm các nhiệm vụ có độ phức tạp tương tự lại với nhau để xác định mức lương theo giờ ổn định. Đối với trợ lý ảo chuyên môn, tập trung vào kết quả cụ thể mà bạn mong muốn, như quản lý mạng xã hội hoặc kế toán.
2. Đặt ngân sách
Xác định số tiền bạn sẵn sàng chi trả cho một trợ lý ảo. Hãy xem xét các yếu tố như:
- Phạm vi công việc
- Sự phức tạp của công việc
- Mức độ kinh nghiệm yêu cầu
Tìm hiểu mức lương giờ tiêu chuẩn cho trợ lý ảo trong ngành hoặc khu vực của bạn. Điều này sẽ giúp bạn đặt ra kỳ vọng thực tế trong phạm vi ngân sách.
📖 Xem thêm: 10 Công cụ AI tốt nhất cho trợ lý điều hành
3. Tạo mô tả công việc rõ ràng, chi tiết
Mô tả công việc rõ ràng và chi tiết là yếu tố quan trọng để thu hút ứng viên phù hợp. Hãy bao gồm các thành phần sau trong mô tả công việc:
- Tổng quan về doanh nghiệp của bạn (ngành, sản phẩm/dịch vụ và đối tượng khách hàng)
- Danh sách công việc và trách nhiệm cụ thể
- Kỹ năng, kinh nghiệm và trình độ học vấn yêu cầu
- Các công cụ, phần mềm hoặc ứng dụng mà VA sẽ cần sử dụng
Ví dụ, một trợ lý ảo cho một công ty tiếp thị có thể cần có kinh nghiệm về quản lý mạng xã hội, tối ưu hóa công cụ tìm kiếm (SEO) và các công cụ khác như Google Analytics và Canva.
🧠 Thông tin thú vị: Trợ lý ảo tự do phù hợp với tất cả mọi người, dù kinh doanh hay không. Họ có thể sắp xếp lịch của bạn, gửi email theo lịch trình, đề xuất trang phục dựa trên sở thích của bạn và thậm chí nhắc bạn uống nước!
4. Chọn nền tảng tuyển dụng phù hợp
Đăng công việc của bạn trên các nền tảng mà trợ lý ảo thường tìm kiếm cơ hội, chẳng hạn như thị trường tự do như Upwork, Fiverr hoặc Toptal. Bạn cũng có thể khám phá phần mềm trợ lý ảo chuyên dụng để có thêm các tùy chọn được lựa chọn kỹ lưỡng hoặc kết nối với các VA thông qua mạng xã hội và cộng đồng trực tuyến.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các công cụ quản lý dự án như ClickUp, ứng dụng làm việc toàn diện.
Với Nền tảng quản lý nhân sự toàn diện của ClickUp, bạn có thể thiết kế một hệ thống lý tưởng để hợp lý hóa các quy trình tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên.
Nó có tính năng Trường Tùy chỉnh ClickUp để theo dõi ứng viên và trạng thái ứng tuyển của họ. Điều này cho phép bạn thêm các trường dữ liệu duy nhất vào Nhiệm vụ ClickUp, cho phép bạn theo dõi thông tin cụ thể như các giai đoạn ứng tuyển, ngày phỏng vấn hoặc xếp hạng ứng viên.
5. Lọc hồ sơ ứng viên và tiến hành phỏng vấn
Khi nhận được hồ sơ, hãy xem xét kỹ để đảm bảo chúng phù hợp với mô tả công việc của bạn. Ưu tiên các ứng viên có kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp, và thu hẹp danh sách xuống còn 5-10 ứng viên hàng đầu.
Tiếp theo, lên lịch phỏng vấn ảo với các ứng viên lọt vào danh sách tuyển chọn. Nếu không thể thực hiện cuộc gọi video trực tiếp do chênh lệch múi giờ, hãy cân nhắc sử dụng giao tiếp video không đồng bộ để có phương pháp linh hoạt hơn. Điều này cho phép bạn đánh giá tính chuyên nghiệp, khả năng giao tiếp và tính cách của họ mà không cần phải điều chỉnh lịch trình.
Trong quá trình phỏng vấn, hãy tập trung vào:
- Kỹ năng và kinh nghiệm của họ
- Cách họ xử lý thách thức hoặc phản hồi
- Phong cách làm việc và mục tiêu của họ
6. Kiểm tra tham chiếu
Khi thuê nhà thầu độc lập, điều quan trọng là phải xác minh thông tin của ứng viên bằng cách liên hệ với khách hàng hoặc nhà tuyển dụng trước đây của họ. Hãy hỏi về:
- Chất lượng công việc của họ
- Sự đáng tin cậy và kỹ năng giao tiếp của họ
- Các lĩnh vực mà họ có thể cải thiện
Bước này sẽ giúp bạn thêm tự tin vào quyết định của mình.
7. Xác định rõ ràng các kỳ vọng
Sau khi đã lựa chọn được VA, hãy thiết lập những kỳ vọng rõ ràng ngay từ ngày đầu tiên. Thảo luận:
- Các công việc họ sẽ xử lý
- Hạn chót và thời gian hoàn thành
- Tần suất cập nhật hoặc báo cáo tiến độ
Bạn có thể sử dụng Trạng thái nhiệm vụ tùy chỉnh của ClickUp để tạo quy trình công việc theo dõi tiến độ của VA qua từng giai đoạn nhiệm vụ. Tùy chỉnh các trạng thái này giúp bạn dễ dàng xem những gì đã hoàn thành, những gì đang tiến hành và những gì sắp tới.
Để luôn nắm bắt mọi việc, hãy thiết lập Nhắc nhở ClickUp định kỳ để theo dõi và phản hồi. Điều này giúp mọi người có trách nhiệm hơn.
🔍 Bạn có biết? Thị trường trợ lý ảo được dự đoán sẽ đạt giá trị 15,88 tỷ USD vào năm 2028.
8. Bắt đầu với kỳ dùng thử và giao một công việc thử nghiệm
Trước khi cam kết với một ứng viên, hãy giao cho họ một công việc thử nghiệm nhỏ có trả lương, phản ánh loại công việc mà họ sẽ thường xuyên xử lý. Điều này giúp bạn đánh giá cách họ giải quyết vấn đề, chất lượng công việc và khả năng hoàn thành công việc đúng hạn.
Ví dụ: nếu bạn đang tuyển dụng nhân viên quản lý email, hãy yêu cầu họ sắp xếp hộp thư đến hoặc soạn thảo thư trả lời khách hàng.
Sau đó, thiết lập một kỳ dùng thử từ 30 đến 90 ngày. Điều này giúp cả hai bên có cơ hội đánh giá mối quan hệ công việc. Trong thời gian này:
- Theo dõi hiệu suất và độ tin cậy của trợ lý ảo (VA)
- Cung cấp phản hồi để giúp họ thích nghi với quy trình làm việc của bạn
- Đánh giá mức độ hòa nhập của họ vào nhóm của bạn
Kết hợp giữa công việc thử nghiệm và kỳ dùng thử là cách rõ ràng và thiết thực để đánh giá sự phù hợp của ứng viên với vai trò này.
9. Tối ưu hóa quy trình onboarding và đào tạo
Quá trình nhập môn suôn sẻ sẽ giúp VA của bạn thành công. Cung cấp cho họ các công cụ AI trợ lý ảo, hướng dẫn và tài nguyên cần thiết. Bao gồm các bước sau:
- Chia sẻ quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP)
- Cung cấp quyền truy cập vào phần mềm hoặc nền tảng cần thiết
- Giới thiệu họ với nhóm của bạn và các quy tắc giao tiếp
Bạn có thể sử dụng chế độ xem danh sách ClickUp ( ) để theo dõi các công việc ở các giai đoạn khác nhau, chẳng hạn như chuẩn bị trước khi bắt đầu công việc, thiết lập thiết bị và khảo sát tiến độ.
10. Giao việc hiệu quả
Việc phân công công việc không chỉ dừng lại ở việc giao nhiệm vụ. Đảm bảo sự rõ ràng và năng suất bằng cách:
- Ghi chép các tiêu chuẩn và hướng dẫn kinh doanh của bạn
- Sử dụng danh sách kiểm tra để chia nhỏ các công việc phức tạp
- Cài đặt thời hạn và ưu tiên rõ ràng
Tránh quản lý vi mô bằng cách tin tưởng trợ lý ảo của bạn sẽ chịu trách nhiệm về công việc của họ. Trao quyền cho họ đưa ra quyết định độc lập trong phạm vi bạn đã cài đặt.
11. Giám sát và cung cấp phản hồi
Kiểm tra thường xuyên là rất quan trọng để duy trì năng suất và giải quyết mọi vấn đề. Cân nhắc tiến hành đánh giá hiệu suất hàng tuần hoặc hai tuần một lần. Ngoài ra, khuyến khích giao tiếp cởi mở để nhận phản hồi, sử dụng các công cụ giao tiếp AI để có những cuộc thảo luận hiệu quả.
Sử dụng Bảng điều khiển ClickUp để trực quan hóa tiến độ bằng cách hiển thị các chỉ số hiệu suất chính (KPI), tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ và thời hạn sắp tới. Điều này giúp bạn theo dõi mục tiêu và đánh giá hiệu suất của VA trong nháy mắt, giúp bạn luôn nắm bắt mọi thách thức.
🔍 Bạn có biết? Làm việc với trợ lý ảo rất tiết kiệm chi phí và thân thiện với môi trường. Vì họ làm việc từ xa, không cần đi lại, giúp giảm thiểu ô nhiễm.
Mẫu tuyển dụng trợ lý ảo
Việc tìm kiếm và tuyển dụng trợ lý ảo phù hợp để gia nhập nhóm của bạn có thể rất khó khăn. Với rất nhiều công việc cần quản lý, giữ tổ chức là chìa khóa để tìm ra người phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.
Đó là lúc các mẫu tuyển dụng của ClickUp phát huy tác dụng.
Các mẫu này được thiết kế để hợp lý hóa từng bước trong quá trình tuyển dụng, từ theo dõi đơn ứng tuyển đến lựa chọn trợ lý ảo phù hợp nhất. Hãy khám phá một số mẫu này. 👇
Mẫu tuyển dụng ứng viên của ClickUp
Mẫu Tuyển dụng Ứng viên của ClickUp giúp bạn sắp xếp công việc một cách có tổ chức khi xem xét và theo dõi các ứng viên. Mẫu này giúp bạn giảm bớt căng thẳng trong quá trình đánh giá ứng viên, cho phép bạn so sánh và xếp hạng các ứng viên một cách tự tin.
Sử dụng mẫu này, bạn có thể:
- Tùy chỉnh thang điểm để đánh giá ứng viên dựa trên các tiêu chí quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn
- Luôn cập nhật công việc với danh sách kiểm tra, ngày đáo hạn và nhắc nhở
- Sử dụng chế độ xem tương tác ClickUp để trực quan hóa dữ liệu ứng viên và dễ dàng so sánh các ứng viên với nhau
Mẫu ma trận lựa chọn tuyển dụng ClickUp
Mẫu Ma trận lựa chọn tuyển dụng của ClickUp cho phép bạn đánh giá ứng viên một cách công bằng và hiệu quả bằng cách chia nhỏ các tiêu chí tuyển dụng chính thành một cấu trúc dễ theo dõi. Mẫu này đơn giản hóa việc so sánh nhiều ứng viên, giúp bạn dễ dàng lựa chọn ứng viên phù hợp dựa trên dữ liệu khách quan.
Nó cho phép bạn:
- Quản lý tất cả đơn ứng tuyển tại một nơi duy nhất
- Đánh giá sơ yếu lý lịch và dữ liệu ứng viên bằng cách tập trung vào các yếu tố khóa như kinh nghiệm, kỹ năng và trình độ
- Ra quyết định nhanh chóng, dựa trên dữ liệu với quy trình đánh giá có cấu trúc và khách quan
Mẫu tuyển dụng và thuê nhân viên của ClickUp
Từ đăng tin tuyển dụng đến quản lý phỏng vấn và đào tạo nhân viên mới, Mẫu Tuyển dụng và Tuyển dụng của ClickUp giúp bạn duy trì sự hệ thống trong từng bước.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Theo dõi tất cả ứng viên tại một nơi với trạng thái và trường tùy chỉnh để giám sát tiến độ
- Lên lịch phỏng vấn với tính năng nhắc nhở và thông báo tự động để không bao giờ bỏ lỡ cuộc họp quan trọng
- Cộng tác với nhóm của bạn bằng các tùy chọn phản hồi tích hợp như bỏ phiếu và bình luận, cho phép mọi người đánh giá các ứng viên
- Quản lý quá trình nhập việc dễ dàng với danh sách kiểm tra có thể tùy chỉnh để đảm bảo nhân viên mới của bạn được chuẩn bị sẵn sàng để thành công
Mẫu này giúp cải thiện giao tiếp và hợp tác trong nhóm, tăng tính minh bạch và tiết kiệm thời gian nhờ tính năng lập lịch và quản lý công việc tự động.
Mẫu danh sách kiểm tra tuyển dụng ClickUp
Nếu mục tiêu của bạn là chuẩn hóa quy trình tuyển dụng, thì Mẫu danh sách kiểm tra tuyển dụng của ClickUp là công cụ phù hợp với bạn. Nó giúp bạn tuân theo một quy trình nhất quán, có thể lặp lại, đảm bảo bạn không bỏ sót bất kỳ bước nào.
Dưới đây là cách mẫu này có thể tạo ra sự khác biệt:
- Xác định và ghi chép rõ ràng các yêu cầu tuyển dụng để mọi thứ được rõ ràng ngay từ đầu
- Tạo quy trình làm việc hợp lý bao gồm mọi bước, từ tuyển dụng đến đào tạo nhân viên mới, để không bỏ sót bất kỳ công việc nào
- Theo dõi mọi công việc liên quan đến tuyển dụng, đảm bảo mọi bước được hoàn thành đúng thời hạn
Với danh sách kiểm tra này, bạn sẽ có thể theo dõi các công việc tuyển dụng để giúp nhân viên mới hòa nhập suôn sẻ. Danh sách này tạo ra một lộ trình rõ ràng và có tổ chức từ khi bạn bắt đầu tuyển dụng cho đến ngày nhân viên mới bắt đầu công việc tại công ty.
🔍 Bạn có biết? Tính đến tháng 12 năm 2023, 46% công ty ở Mỹ sử dụng trợ lý ảo hỗ trợ AI như Siri và Alexa.
Cách thiết lập nhân viên trợ lý ảo mới để đạt được thành công
Cài đặt VA mới của bạn để thành công là điều cần thiết để tối ưu hóa quy trình và đảm bảo sự hợp tác suôn sẻ. Phần mềm quản lý dự án nhóm từ xa của ClickUp là một ứng dụng tất cả trong một giúp quản lý công việc, theo dõi tiến độ và giao tiếp với VA của bạn dễ dàng hơn bao giờ hết.
Hãy cùng xem xét kỹ hơn các tính năng của nó. 👀
ClickUp Brain
ClickUp Brain là một công cụ đáng tin cậy để soạn thảo email, tạo nội dung và thậm chí là brainstorming ý tưởng. Nếu trợ lý ảo của bạn có nhiệm vụ tạo nội dung văn bản, trợ lý tích hợp AI này có thể mở rộng các gợi ý đơn giản thành bản nháp hoàn chỉnh, tiết kiệm thời gian và tăng năng suất.
ClickUp Brain cũng hoạt động như một cơ sở kiến thức. Nó hoàn hảo để lưu trữ và sắp xếp các tài liệu, ý tưởng và tài nguyên quan trọng.
Khi bạn tuyển dụng VA, bạn có thể sử dụng AI làm trợ lý cá nhân để tải lên các hướng dẫn quan trọng, chính sách công ty và tài liệu đào tạo, giúp họ dễ dàng truy cập mọi thứ cần thiết để nhanh chóng bắt kịp công việc.
Tự động hóa ClickUp
Đối với các công việc lặp đi lặp lại, ClickUp Automations có thể giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian.
Tự động hóa xử lý các quy trình như gửi email nhắc nhở hoặc chuyển công việc qua các giai đoạn khác nhau, giảm thiểu việc trao đổi thông tin qua lại.
Giả sử bạn đã giao cho VA của mình nhiệm vụ cập nhật báo cáo hàng tuần. Với Tự động hóa, bạn có thể thiết lập để mỗi sáng thứ Hai, công việc sẽ tự động chuyển đến danh sách "Việc cần làm" của họ và một thông báo nhắc nhở sẽ được gửi đến họ.
Khi họ đánh dấu là đã hoàn thành, ClickUp sẽ tự động thông báo cho bạn và chuyển sang trạng thái 'Hoàn thành'
Trò chuyện ClickUp
Giao tiếp là chìa khóa khi làm việc với VA.
ClickUp Chat giữ mọi thứ ở một nơi, cho phép bạn giao tiếp với trợ lý ảo của mình trong thời gian thực. Cho dù bạn đang yêu cầu cập nhật, cung cấp phản hồi hay trả lời câu hỏi, Trò chuyện cung cấp giao tiếp trực tiếp, liền mạch mà bạn không cần phải rời khỏi nền tảng.
Ngoài tính năng nhắn tin cơ bản, ClickUp Chat cho phép bạn dễ dàng chia sẻ tệp, liên kết và chi tiết nhiệm vụ, giúp cung cấp bối cảnh trong cuộc hội thoại một cách đơn giản.
Ngoài ra, với tính năng thông báo và @đề cập, bạn sẽ không bỏ lỡ bất kỳ cập nhật quan trọng hoặc yêu cầu khẩn cấp nào.
📮ClickUp Insight: Hơn 60% thời gian của một nhóm được dành cho việc tìm kiếm bối cảnh, thông tin và các mục hành động.
Theo nghiên cứu của ClickUp, các nhóm mất nhiều thời gian quý báu để chuyển đổi giữa các công cụ khác nhau. Để tránh gián đoạn giao tiếp, hãy tích hợp tính năng nhắn tin vào quy trình công việc của bạn bằng một nền tảng tập trung kết hợp quản lý dự án, cộng tác và giao tiếp. Hãy thử ClickUp , ứng dụng làm việc toàn diện.
📖 Cũng nên đọc: ClickUp có thể giúp bạn lấy lại quyền kiểm soát các dự án của công ty như thế nào
Tuyển dụng thông minh hơn với ClickUp
Thuê một VA là một quyết định thông minh cho các doanh nghiệp thuộc mọi kích thước, sức chứa và mục tiêu — nó có thể mang lại hiệu quả tuyệt vời cho năng suất và sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của bạn. Ủy thác các công việc như quản trị viên hoặc các dự án chuyên môn cho phép bạn tập trung vào những việc thực sự quan trọng trong khi VA của bạn xử lý phần còn lại.
ClickUp giúp quá trình tuyển dụng diễn ra suôn sẻ với các công cụ như ClickUp Brain để lưu trữ các tài liệu và ý tưởng quan trọng, Tự động hóa để xử lý các công việc lặp đi lặp lại và các mẫu sẵn sàng để bắt đầu nhanh chóng.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay để thay đổi cách làm việc của bạn!