Bạn khởi động máy tính xách tay hoặc máy tính để bàn của mình vào buổi sáng và ngay lập tức bị ngập trong các tin nhắn và công việc, mỗi công việc đều đòi hỏi bạn phải giải quyết trước.
Nếu tình huống này khiến bạn lo lắng hoặc cảm thấy quen thuộc, bạn không phải là người duy nhất.
71% các nhà lãnh đạo tổ chức cho biết họ cảm thấy áp lực liên tục từ các giám đốc điều hành để tăng năng suất.
Đó là lý do tại sao bạn cần đặt ra các mục hành động cho bản thân. Đây không chỉ là những việc cần làm, mà là các bước được xác định rõ ràng nhằm thúc đẩy dự án của bạn tiến lên. Bằng cách chia nhỏ các mục tiêu thành một danh sách ưu tiên có cấu trúc, bạn có thể tập trung và hoàn thành công việc.
Chúng tôi đã tổng hợp 11 mẫu mục hành động miễn phí để giúp bạn và nhóm của bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc đồng thời tăng năng suất.
Mẫu mục hành động là gì?
Mẫu mục hành động là các định dạng được thiết kế sẵn để ghi chép, phân công và theo dõi các công việc hoặc các bước hành động một cách nhất quán và có tổ chức.
Chúng có thể được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau, từ tạo danh sách việc cần làm đơn giản đến kế hoạch dự án phức tạp. Các mẫu này thường bao gồm các trường như mô tả công việc, người được giao, ưu tiên, ngày đáo hạn, trạng thái và bất kỳ ghi chú hoặc bối cảnh liên quan nào.
Với các mẫu này, bạn có thể quản lý công việc dễ dàng hơn bằng cách cung cấp một cấu trúc chuẩn hóa, giúp phân công trách nhiệm, theo dõi tiến độ và đảm bảo trách nhiệm giải trình dễ dàng hơn.
Chúng có sẵn ở nhiều định dạng khác nhau, ví dụ như ứng dụng danh sách việc cần làm được kết nối với phần mềm quản lý dự án.
Điều gì tạo nên một mẫu mục hành động tốt?
Một mẫu mục hành động tốt không chỉ giúp tổ chức công việc. Bạn có thể sử dụng nó để làm cho quy trình làm việc của mình trơn tru và hiệu quả hơn.
Dưới đây là năm tính năng khóa cần tìm trong mẫu mục hành động miễn phí để đảm bảo bạn luôn đi đúng hướng và đạt được mục tiêu của mình:
- Phân chia công việc rõ ràng: Một mẫu chất lượng cung cấp không gian để phân chia công việc thành các bước cụ thể, có thể thực hiện được. Các công việc mơ hồ như "Làm báo cáo" được thay thế bằng các hành động cụ thể như "Tổng hợp dữ liệu cho báo cáo bán hàng quý 4"
- Phần ưu tiên: Không phải tất cả các công việc đều có cùng mức độ quan trọng, và các mẫu danh sách việc cần làm tốt sẽ phản ánh điều đó. Với các phần được chỉ định cho mức độ ưu tiên, bạn có thể dễ dàng xác định công việc nào cần được xử lý ngay lập tức và công việc nào có thể chờ đợi
- Theo dõi thời hạn: Thời hạn là yếu tố quan trọng để đảm bảo trách nhiệm, và các mẫu quản lý công việc có trường ngày đáo hạn tích hợp giúp bạn quản lý dòng thời gian một cách dễ dàng
- Theo dõi tiến độ: Các mẫu bao gồm chỉ báo trạng thái giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ, duy trì động lực với cái nhìn tổng quan rõ ràng về những gì đã hoàn thành
- Trường cộng tác nhóm: Đối với các dự án nhóm, hãy tìm các mẫu có trường để phân công công việc, thêm nhận xét hoặc theo dõi những người đóng góp. Điều này đảm bảo không ai bị bỏ sót
Tuy nhiên, chỉ biết cách tạo mẫu mục hành động tốt là chưa đủ. Một tìm kiếm nhanh trên Google sẽ cho bạn nhiều lựa chọn, vậy làm thế nào để chọn được mẫu phù hợp nhất với bạn?
Đơn giản: chỉ cần xem danh sách dưới đây, nơi chúng tôi đã chọn lọc 11 mẫu tốt nhất cho các yêu cầu khác nhau.
Đọc thêm: Cách sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc (với 8 bước để cải thiện quy trình làm việc)
11 mẫu mục hành động
Sẽ thật tuyệt vời nếu có một nền tảng duy nhất tập hợp mọi thứ bạn cần cho công việc vào một nơi — tài liệu, công việc, trò chuyện, tích hợp và thậm chí cả các mẫu sẵn có? Đó chính xác là những gì ClickUp mang đến.
Với hơn 1000 mẫu cho mọi trường hợp sử dụng và ngành nghề, bạn không cần phải làm mọi việc từ đầu, loại bỏ việc phỏng đoán trong việc sắp xếp công việc của mình.
Brandon Fitch, Giám đốc Phát triển Sản phẩm tại Flyin' Miata, một người dùng ClickUp hài lòng, giải thích về tính hữu ích của ClickUp như sau:
Chúng tôi sử dụng ClickUp như một danh sách việc cần làm cao cấp. Nó đặc biệt hữu ích cho các quy trình nhiều bước mà chúng tôi thực hiện lặp đi lặp lại và liên quan đến nhiều người khác nhau. Chúng tôi tạo một mẫu cho quy trình đó, giúp đảm bảo chúng tôi không bỏ sót bất cứ điều gì và dễ dàng liên lạc (tự động) giữa các thành viên khi họ có thể thực hiện công việc của mình.
Chúng tôi sử dụng ClickUp như một danh sách việc cần làm. Nó đặc biệt hữu ích cho các quy trình nhiều bước mà chúng tôi làm lặp đi lặp lại và liên quan đến nhiều người khác nhau. Chúng tôi tạo một mẫu cho quy trình đó, giúp đảm bảo chúng tôi không bỏ sót bất cứ điều gì và dễ dàng liên lạc (tự động) giữa mọi người khi họ có thể thực hiện nhiệm vụ của mình.
Hãy cùng xem xét 11 mẫu mục hành động hàng đầu mà chúng tôi lựa chọn cho bạn, từng mẫu một.
1. Mẫu kế hoạch hành động ClickUp
Mẫu Kế hoạch hành động ClickUp tối ưu hóa quy trình làm việc và giúp việc đặt mục tiêu trở nên dễ dàng hơn. Đây là một công cụ có thể tùy chỉnh, giúp người dùng sắp xếp công việc, đặt mục tiêu rõ ràng và theo dõi tiến độ thực hiện mục tiêu.
Bằng cách cung cấp một khung cấu trúc, mẫu này giúp quản lý công việc hiệu quả, đảm bảo tất cả các bước được tính toán và thời hạn được tuân thủ.
Mẫu này phát huy tối đa tính hữu ích khi bạn sử dụng để:
- Đơn giản hóa công việc của bạn thành các hành động dễ quản lý
- Thêm ghi chú dán giữa các giai đoạn để ghi lại ý tưởng, ghi chú hoặc kế hoạch. Những ghi chú này có thể chuyển đổi thành nhiệm vụ ClickUp có thể thực hiện được một cách liền mạch
- Nhúng tài liệu ClickUp vào Bảng trắng ClickUp và ngược lại để cho phép cộng tác, cập nhật thời gian thực và dễ dàng truy cập chi tiết dự án
Lý tưởng cho: Các nhà quản lý muốn lập kế hoạch hành động cho mỗi quý
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Dành 10-15 phút mỗi ngày để xem lại và cập nhật các mục hành động của bạn, đảm bảo phù hợp với các ưu tiên hoặc thời hạn thay đổi.
2. Mẫu lập kế hoạch dự án ClickUp
Lập kế hoạch cho một dự án có thể rất khó khăn, nhưng Mẫu lập kế hoạch dự án của ClickUp giúp đơn giản hóa quá trình này cho các nhà quản lý dự án và nhóm.
Cấu trúc của mẫu giúp cài đặt mục hành động hiệu quả bằng cách cho phép người dùng chia nhỏ dự án thành các công việc có thể quản lý, phân công trách nhiệm, đặt thời hạn và theo dõi tiến độ.
Bạn đang tự hỏi mẫu mạnh mẽ này có thể giúp bạn cải thiện quy trình làm việc như thế nào? Dưới đây là một số cách:
- Có cái nhìn tổng quan trực quan về tiến độ dự án của bạn với bảng trạng thái trực quan
- Theo dõi tất cả các công việc và trạng thái của chúng trong một danh sách công việc được sắp xếp gọn gàng
- Sắp xếp công việc thành bốn trạng thái công việc có thể tùy chỉnh — Hoàn thành, Bị kẹt, Cần làm, Đang tiến hành — để duy trì hiển thị rõ ràng về tiến độ dự án
Lý tưởng cho: Các nhà quản lý dự án muốn theo dõi tiến độ dự án tại một nơi
3. Mẫu danh sách công việc cần làm cơ bản của ClickUp
Mẫu Danh sách công việc cần làm cơ bản của ClickUp là công cụ hữu ích để sắp xếp và theo dõi các công việc hàng ngày tại một nơi thuận tiện.
Cho dù bạn đang quản lý công việc cá nhân hay trách nhiệm nghề nghiệp, mẫu này giúp bạn dễ dàng theo dõi các ưu tiên của mình. Cách thực hiện như sau:
- Dễ dàng hình dung và quản lý các công việc hàng ngày để nâng cao năng suất
- Sử dụng ba chế độ xem trực quan — Chế độ xem tài liệu, Chế độ xem bảng và Chế độ xem danh sách — để hiển thị các mục hành động của bạn ở bất kỳ định dạng nào phù hợp nhất với công việc của bạn
- Truy cập hai trạng thái tùy chỉnh được mã hóa bằng màu sắc — Việc cần làm và Đã hoàn thành — để theo dõi tiến độ các mục hành động khi bạn thực hiện công việc
Lý tưởng cho: Trưởng nhóm muốn theo dõi các công việc liên quan đến dự án bằng các công cụ cộng tác
4. Mẫu danh sách công việc hàng ngày của ClickUp
Khi bạn cần thực hiện các mục hành động giống nhau ngày này qua ngày khác, Mẫu danh sách công việc hàng ngày của ClickUp là trợ thủ đắc lực của bạn. Mẫu này hoàn hảo để quản lý thói quen hàng ngày, xây dựng thói quen và duy trì tiến độ thực hiện mục tiêu.
Điều tuyệt vời nhất? Bạn có thể sử dụng mẫu này trong cuộc sống nghề nghiệp và cá nhân. Cho dù là luyện tập hàng ngày để học một kỹ năng mới hay cài đặt nhắc nhở để cập nhật hàng ngày cho quản lý, Mẫu danh sách công việc hàng ngày của ClickUp sẽ giúp bạn hoàn thành mọi việc.
Sử dụng mẫu này để:
- Tạo công việc cho từng mục tiêu bạn muốn hoàn thành trong ngày
- Chỉ định thời hạn và dòng thời gian cho từng công việc để duy trì sự tập trung và năng suất
- Đánh dấu và tập trung vào các công việc quan trọng nhất trước tiên để đảm bảo hiệu quả
Lý tưởng cho: Các chuyên gia muốn quản lý danh sách công việc cá nhân và nhắc nhở mà không cần chuyển đổi nền tảng
Đọc thêm: 10 ứng dụng danh sách kiểm tra hàng ngày hàng đầu để duy trì năng suất
5. Mẫu danh sách công việc cần làm trong lịch ClickUp
Được thiết kế cho các chuyên gia và nhóm, Mẫu danh sách việc cần làm của ClickUp Calendar cung cấp một bản tóm tắt rõ ràng về lịch trình hàng tuần, hai tuần hoặc hàng tháng của bạn, giúp bạn luôn có tổ chức và tập trung vào những việc quan trọng nhất.
Với mẫu này, theo dõi giờ làm việc của bạn và đảm bảo rằng bạn đang đi đúng hướng để đạt được mục tiêu trong ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.
Sử dụng mẫu này để xác định các ưu tiên của bạn, cũng như:
- Theo dõi các cuộc họp sắp tới và đảm bảo các công việc trước cuộc họp được hoàn thành đúng hạn
- Sắp xếp công việc theo thành viên nhóm để tăng cường trách nhiệm và sự rõ ràng
- Truy cập hướng dẫn khởi động nhanh để tận dụng mẫu ngay lập tức
Lý tưởng cho: Các nhà quản lý muốn hiển thị các công việc của nhóm trong vài ngày, vài tuần và vài tháng trong chế độ xem lịch
🧠 Thông tin thú vị: Khái niệm "danh sách việc cần làm" có từ thời Ai Cập cổ đại, nơi công nhân sử dụng danh sách chữ tượng hình để theo dõi các trách nhiệm hàng ngày.
6. Mẫu danh sách công việc cần làm của ClickUp
Bạn cần một cách đơn giản và hiệu quả để sắp xếp các công việc hàng tuần? Mẫu Danh sách công việc cần làm của ClickUp là lựa chọn hoàn hảo cho bạn!
Với mẫu này, bạn không còn phải lo lắng về việc bỏ lỡ các cuộc họp hàng tuần với các thành viên trong nhóm hoặc quên gửi báo cáo hàng tuần cho các bên liên quan.
Nhà phát triển phần mềm, nhà tiếp thị, giám đốc nhân sự, nhân viên bán hàng — mọi người đều có thể tìm thấy cách sử dụng mẫu này, cho phép bạn:
- Lập kế hoạch công việc trong tuần một cách trực quan, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ công việc nào
- Có được chế độ xem tổng quan về khối lượng công việc hàng tháng, giúp bạn luôn đi đúng hướng
- Xếp hạng ưu tiên và theo dõi tiến độ của tất cả các công việc của bạn tại một địa điểm thuận tiện
Lý tưởng cho: Các nhà quản lý nhóm muốn lập kế hoạch công việc hàng tuần và hàng tháng và hợp tác với các thành viên trong nhóm từ cùng một góc nhìn
Cũng nên đọc: 10 mẫu và ví dụ kế hoạch công việc miễn phí
7. Mẫu danh sách công việc ClickUp
Danh sách hoạt động là nền tảng của quản lý dự án hiệu quả. Danh sách này nêu tóm tắt tất cả các công việc cần thiết để hoàn thành dự án và là cơ sở để lập kế hoạch, lên lịch và theo dõi tiến độ.
Mẫu Danh sách hoạt động của ClickUp cung cấp một cách dễ dàng để tạo danh sách hoạt động, tổng hợp tất cả thông tin bạn cần theo dõi vào một nơi một cách dễ dàng. Với mẫu này, bạn có thể:
- Phân loại công việc thành các nhóm hợp lý để cải thiện hiển thị
- Thiết lập thông báo để nhận cập nhật về tiến độ công việc
- Lên lịch các cuộc họp thường xuyên để thảo luận về tiến độ, giải quyết các vấn đề và đưa ra quyết định sáng suốt
Lý tưởng cho: Các nhà quản lý dự án muốn theo dõi khối lượng công việc hàng ngày của mình
8. Mẫu quản lý nhiệm vụ ClickUp
Quản lý công việc hiệu quả là nền tảng của các nhóm làm việc hiệu quả, và Mẫu quản lý nhiệm vụ ClickUp giúp bạn đạt được điều đó.
Được thiết kế riêng cho tất cả thành viên nhóm, dự án và quy trình công việc, mẫu đa năng này giúp bạn sắp xếp rõ ràng các ưu tiên và công việc của mình. Không có mục hành động hoặc công việc nào quá khó để theo dõi, và bạn thậm chí có thể:
- Sử dụng Chế độ xem danh sách để chia nhỏ công việc thành các danh sách chi tiết, tùy chỉnh để tổ chức chính xác
- Lập kế hoạch và sắp xếp thứ tự ưu tiên một cách trực quan với Chế độ xem Bảng, tận dụng thiết lập bảng Kanban cổ điển
- Quản lý khối lượng công việc của nhóm một cách hiệu quả bằng chế độ xem Box để đảm bảo phân công công việc thông minh
- Lên lịch công việc một cách linh hoạt với Chế độ xem Lịch, có tính năng kéo và thả để dễ dàng điều chỉnh
Lý tưởng cho: Các nhà quản lý dự án muốn theo dõi khối lượng công việc hàng ngày của mình
Đọc thêm: 11 mẫu danh sách công việc miễn phí trong Excel & ClickUp
9. Mẫu hoàn thành công việc của ClickUp
Phương pháp Getting Things Done (GTD) là một khung công việc đáng tin cậy để nâng cao năng suất bằng cách sắp xếp các công việc thành các hành động có thể quản lý được.
Mẫu ClickUp Getting Things Done mang quá trình này vào cuộc sống, khuyến khích bạn tích hợp nó vào quy trình làm việc hàng ngày của mình.
Sử dụng mẫu này để cấu trúc các công việc hàng ngày của bạn tốt hơn. Xác định các mục hành động cần ưu tiên, phân công trách nhiệm hoặc ủy quyền khi cần thiết, đặt thời hạn rõ ràng và hoàn thành công việc!
Ngoài ra, sử dụng mẫu này để:
- Có cái nhìn tổng quan rõ ràng về tất cả các công việc trong danh sách, được sắp xếp theo bối cảnh, ngày đáo hạn hoặc mức độ nỗ lực
- Quản lý quy trình công việc một cách trực quan với bố cục kiểu Kanban, trong đó các công việc được nhóm theo trạng thái, mức độ ưu tiên hoặc thời hạn
- Cộng tác dễ dàng bằng cách ghim các tài liệu GTD được tạo sẵn để tạo SOP, ghi chú cuộc họp hoặc chia sẻ ý tưởng
Lý tưởng cho: Các nhà quản lý kinh doanh muốn hoàn thành công việc một cách có tổ chức
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Khi sử dụng mẫu mục hành động, hãy phân bổ thời lượng thực tế cho từng công việc. Đánh giá quá cao hoặc quá thấp có thể làm gián đoạn quy trình làm việc của bạn.
10. Mẫu Lịch trình hàng ngày của ClickUp
Mẫu Lịch trình hàng ngày của ClickUp hoạt động như một công cụ lập kế hoạch ảo, giúp bạn sắp xếp công việc, xây dựng thói quen và tạo thêm thời gian cho những việc quan trọng nhất.
Ai cần một cuốn sổ kế hoạch giấy hay danh sách công việc dài và phức tạp khi bạn có mẫu dễ sử dụng này? Sử dụng các chức năng tuyệt vời của mẫu này để:
- Đặt công việc định kỳ để xây dựng thói quen lâu dài và chỉ định ngày đáo hạn cụ thể để lập kế hoạch tốt hơn
- Sử dụng các chế độ xem khác nhau — Xem bảng, Xem danh sách và Xem hướng dẫn bắt đầu — để có cái nhìn tổng quan tùy chỉnh về thói quen và mục tiêu của bạn
- Giữ công việc của bạn được sắp xếp gọn gàng với hai trạng thái dễ hiểu — Đang mở và Đã hoàn thành — để theo dõi tiến độ trong nháy mắt
Phù hợp cho: Các chuyên gia muốn lên lịch các hoạt động hàng ngày trong một công cụ quản lý ảo đơn giản
11. Mẫu Bảng trắng Ma trận Ưu tiên Hành động ClickUp
Mẫu Bảng trắng Ma trận ưu tiên hành động ClickUp giúp các nhóm đánh giá quyết định, sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc và điều chỉnh nỗ lực để đạt được thành công.
Mẫu này cung cấp một cách rõ ràng, trực quan để xác định những hành động quan trọng nhất đối với bạn dựa trên kết quả mong muốn. Bạn có thể sử dụng mẫu này để dễ dàng:
- Đánh giá mức độ ưu tiên dựa trên Tác động cao so với Tác động thấp và Nỗ lực cao so với Nỗ lực thấp
- Sử dụng ghi chú dán để phân loại công việc thành bốn loại: Công việc nhanh chóng (Tác động lớn, Nỗ lực ít), Dự án lớn (Tác động lớn, Nỗ lực nhiều), Công việc bổ sung (Tác động ít, Nỗ lực ít) và Công việc vô ơn (Tác động ít, Nỗ lực nhiều)
- Chuyển đổi ghi chú dán thành công việc có thể thực hiện và giao chúng cho các thành viên trong nhóm trực tiếp từ bảng trắng
- Biến ý tưởng thành hiện thực với giao diện cảm ứng, cho phép bạn phác thảo, vẽ và hình dung các khái niệm bằng các thao tác trực quan
Lý tưởng cho: Các chuyên gia muốn hình dung các ưu tiên của dự án và phân công công việc dựa trên tác động và nỗ lực
Hoàn thành nhiệm vụ dễ dàng với ClickUp
Các mẫu mục hành động là một công cụ thay đổi cuộc chơi cho bất kỳ ai muốn đơn giản hóa quy trình làm việc và luôn nắm vững các công việc của mình. 11 mẫu ClickUp mà chúng tôi đã giới thiệu giúp đơn giản hóa việc lập kế hoạch bằng cách cung cấp mọi thứ bạn cần để tổ chức các sự kiện, cuộc hẹn và công việc tại một nơi.
Lịch trực quan, danh sách việc cần làm và công việc định kỳ đảm bảo bạn không bỏ lỡ bất kỳ kết quả nào. Thông báo tự động giúp bạn luôn cập nhật thông tin, để bạn luôn đi trước một bước.
Điều tuyệt vời nhất? Các mẫu này miễn phí và kết nối hoàn toàn với ClickUp, phần mềm quản lý công việc kết hợp tài liệu, nhiệm vụ, cuộc hội thoại, công cụ cộng tác và ứng dụng yêu thích của bạn trong một nền tảng liền mạch.
Nền tảng duy nhất này giúp bạn giải phóng sự chú ý và thời gian khỏi việc phải sử dụng nhiều công cụ hoặc nền tảng, để bạn có thể tập trung vào những việc quan trọng. Đăng ký ClickUp và cảm nhận sự khác biệt mỗi ngày!