Không phải lúc nào cũng có những biến cố lớn khi một nhóm bắt đầu tan rã. Thực tế, quá trình này thường diễn ra rất âm thầm, đến mức bạn hầu như không nhận ra. 👀
Đôi khi, đó là việc không tuân thủ thời hạn. Hoặc có thể là một email chưa hoàn chỉnh, để lại nhiều câu hỏi hơn là câu trả lời. Ai đó nghĩ rằng "Đó không phải việc của tôi", trong khi người khác lại cho rằng "Họ sẽ lo việc đó"
Và chỉ như vậy, những vết nứt nhỏ sẽ biến thành những lỗ hổng lớn. Hạn chót chồng chất, giao tiếp bị gián đoạn, tiến độ bị đình trệ, và trách nhiệm? Không thể tìm thấy ở đâu cả.
Điều bạn cần là các khung làm việc phù hợp (đọc các quy tắc cơ bản) để tạo sự thống nhất, cải thiện hiệu quả và đảm bảo rằng khả năng của nhóm bạn được chuyển hóa thành kết quả thành công.
Hãy cùng khám phá cách tạo ra các quy tắc nhóm rõ ràng, có thể thực hiện được để biến tiềm năng thành tiến độ thực sự.
⏰ Tóm tắt 60 giây
- Các quy tắc nhóm giúp cải thiện giao tiếp, ra quyết định và hiệu suất tổng thể
- Các loại quy tắc nhóm bao gồm giá trị cốt lõi, hướng dẫn giao tiếp, quy trình ra quyết định, quy tắc cho quy trình công việc, biện pháp trách nhiệm giải trình và khung giải quyết xung đột
- Để tạo ra các quy tắc nhóm hiệu quả: Xác định mục đích rõ ràng và thiết lập các chỉ số KPI để đo lường thành công Xác định vai trò, trách nhiệm và cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp (DRI) Ưu tiên và phân loại các quy tắc để tạo trật tự Hiểu quy trình công việc, tìm ra các điểm nghẽn và tạo ra các quy tắc xung quanh chúng Đặt ra các quy tắc rõ ràng cho các vòng phản hồi Xây dựng cơ chế quản lý xung đột
- Xác định mục đích rõ ràng và thiết lập các chỉ số KPI để đo lường thành công
- Xác định vai trò, trách nhiệm và cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp (DRI)
- Xếp hạng và phân loại các quy tắc của bạn để sắp xếp đơn đặt hàng
- Hiểu quy trình công việc của bạn, tìm ra các điểm nghẽn và tạo ra các quy tắc xung quanh chúng
- Xác định rõ ràng các quy tắc cho quy trình phản hồi
- Xây dựng cơ chế quản lý xung đột
- Xác định mục đích rõ ràng và thiết lập các chỉ số KPI để đo lường thành công
- Xác định vai trò, trách nhiệm và cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp (DRI)
- Xếp hạng và phân loại các quy tắc của bạn để sắp xếp đơn đặt hàng
- Hiểu quy trình công việc của bạn, tìm ra các điểm nghẽn và tạo ra các quy tắc xung quanh chúng
- Xác định rõ ràng các quy tắc cho quy trình phản hồi
- Xây dựng cơ chế quản lý xung đột
Tại sao quy tắc nhóm lại quan trọng
Thoạt nhìn, các quy tắc nhóm có vẻ giống như một danh sách những việc cần làm và không nên làm. Nhưng thực tế, chúng cung cấp một khuôn khổ cho sự tương tác giữa các thành viên trong nhóm, giúp mọi người đồng nhất quan điểm và cùng nhau hướng tới các mục tiêu chung.
Hãy cùng tìm hiểu thêm về tầm quan trọng của các quy tắc nhóm. 🗃️
1. Loại bỏ sự nhầm lẫn: Với vai trò và trách nhiệm được xác định rõ ràng, mọi người đều biết mình phải làm gì. Không có sự nhầm lẫn về việc ai làm gì, từ đó tăng năng suất nhờ kỳ vọng rõ ràng.
2. Thúc đẩy tính nhất quán và công bằng: Mọi người tuân theo cùng một quy tắc sẽ tạo ra một sân chơi bình đẳng. Điều này ngăn chặn sự thiên vị, đảm bảo mọi người được đối xử công bằng, bất kể vai trò hay thâm niên của họ.
3. Cung cấp mạng lưới an toàn cho giao tiếp hiệu quả: Các hướng dẫn quy định cách thức và thời điểm giao tiếp, giúp dễ dàng giải quyết các vấn đề không chắc chắn hoặc khẩn cấp một cách hiệu quả.
4. Định hình văn hóa nhóm: Các hành vi tích cực như tôn trọng, giao tiếp rõ ràng và giải quyết vấn đề hiệu quả được nuôi dưỡng thông qua các quy tắc rõ ràng, thúc đẩy văn hóa tin tưởng và cải tiến liên tục.
🌟 Thông tin thú vị: Jeff Bezos đã phổ biến ý tưởng rằng các nhóm nên có quy mô nhỏ để có thể ăn hai chiếc pizza. Các nhóm nhỏ hơn thường cần ít quy tắc hơn, giúp hợp tác diễn ra suôn sẻ hơn.
Các loại quy tắc nhóm
Để giúp nhóm của bạn thành công, bạn cần có nhiều quy tắc khác nhau. Dưới đây là các loại quy tắc chính mà bạn nên xem xét. 📑
1. Giá trị cốt lõi và hướng dẫn hành vi
Các quy tắc này xác định các hành vi và thái độ cơ bản mong đợi trong giai đoạn phát triển nhóm, tạo thành nền tảng cho cách thức hoạt động của nhóm. Chúng tạo ra một môi trường nơi sự tôn trọng và tin tưởng phát triển mạnh mẽ.
📌 Ví dụ: Áp dụng quy tắc nhấn mạnh tính bao gồm, chẳng hạn như đảm bảo tất cả thành viên trong nhóm đóng góp công bằng trong các phiên brainstorming và thừa nhận các quan điểm khác nhau.
2. Hướng dẫn giao tiếp
Giao tiếp hiệu quả là yếu tố quan trọng đối với một nhóm làm việc hiệu quả, đảm bảo thông điệp được truyền đạt rõ ràng và kịp thời.
📌 Ví dụ: Khuyến khích kiểm tra thường xuyên, chẳng hạn như họp nhóm hàng tuần hoặc họp đứng hàng ngày, để giải quyết mọi thách thức và chia sẻ thành công. Yêu cầu phản hồi phải luôn mang tính xây dựng và được đưa ra trong vòng 48 giờ sau khi xác định vấn đề.
3. Quy trình ra quyết định
Việc thiết lập các hướng dẫn rõ ràng cho các quyết định sẽ tạo ra một thỏa thuận làm việc nhóm vững chắc và tránh sự nhầm lẫn về quyền hạn. Các quy tắc này nêu rõ ai có quyền quyết định cuối cùng, xác định cách thu thập ý kiến hoặc các bước phải thực hiện trước khi đưa ra quyết định.
📌 Ví dụ: Đặt ra quy tắc rằng các quyết định liên quan đến ngân sách phải có ý kiến của hai bên liên quan và sự phê duyệt của người quản lý. Áp dụng hệ thống bỏ phiếu cho các quyết định không quan trọng để tránh các cuộc thảo luận dài và đảm bảo giải quyết nhanh chóng.
4. Quy tắc quy trình công việc
Các quy tắc quy trình công việc giúp mọi thành viên trong nhóm làm việc hiệu quả và đồng bộ. Hãy coi chúng là những hướng dẫn hoạt động hàng ngày thiết yếu, chi phối cách thức hoàn thành công việc.
📌 Ví dụ: Quyết định cách thức chuyển giao công việc. Khi một thành viên trong nhóm hoàn thành phần công việc của mình trong dự án, họ nên để lại bản tóm tắt chi tiết và các bước tiếp theo trong mô tả công việc. Áp dụng quy tắc rằng các tệp và tài sản phải được tải lên một thư mục trung tâm với quy ước đặt tên chuẩn hóa để cải thiện khả năng truy cập.
5. Quản lý thời gian và nghi thức cuộc họp
Các quy tắc này đảm bảo nhóm của bạn luôn làm việc hiệu quả, gắn kết và tập trung mà không lãng phí thời gian vào các công việc không cần thiết hoặc quá tải cuộc họp.
📌 Ví dụ: Đặt quy tắc yêu cầu các thành viên trong nhóm chặn thời gian tập trung trong lịch của họ để tránh các yêu cầu họp không cần thiết. Áp dụng chính sách giao tiếp không đồng bộ, chẳng hạn như ghi lại tóm tắt cuộc họp và chia sẻ với những người không thể tham dự trực tiếp.
6. Quy tắc giải quyết xung đột
Quy tắc giải quyết mâu thuẫn giúp duy trì tính chuyên nghiệp và giảm thiểu gián đoạn.
📌 Ví dụ: Tạo quy tắc tạm dừng 24 giờ trước khi báo cáo vấn đề lên cấp trên để có thể thảo luận kỹ hơn và giải quyết vấn đề hiệu quả hơn.
➡️ Đọc thêm: Cách tối ưu hóa hiệu suất nhóm trong giai đoạn thực hiện
Cách tạo ra các quy tắc nhóm hiệu quả
Việc tạo ra các quy tắc nhóm là điều cần thiết để mọi người làm việc hiệu quả. Khi được thực hiện một cách cẩn thận, các hướng dẫn này có thể giúp nhóm của bạn tập trung, giải quyết xung đột và đạt được mục tiêu chung với ít mâu thuẫn nhất.
Dưới đây là cách tạo ra các quy tắc hiệu quả, có ý nghĩa và bền vững. 👌
Bước #1: Bắt đầu với mục đích rõ ràng
Quy tắc nhóm là nền tảng cho cách thức hoạt động của nhóm. Để thực sự hưởng lợi từ chúng, bạn cần thiết lập mục đích của chúng. Giúp nhóm của bạn hiểu lý do tại sao những quy tắc này là cần thiết hoặc những thách thức cụ thể mà chúng sẽ giải quyết.
Nếu không có mục tiêu rõ ràng, các quy tắc của bạn chỉ là những lời trên giấy.
Dưới đây là cách thực hiện:
- Xác định các điểm khó khăn: Ghi chú các vấn đề như không tuân thủ thời hạn, thông tin truyền đạt không rõ ràng hoặc ra quyết định không rõ ràng
- Xác định mục tiêu: Giải quyết các thách thức bằng các mục tiêu có thể thực hiện được, chẳng hạn như cải thiện dòng thời gian hoặc tăng cường trách nhiệm giải trình
- Thiết lập KPI: Theo dõi tiến độ bằng các chỉ số hiệu suất chính (KPI), như tỷ lệ phần trăm công việc hoàn thành đúng hạn
ClickUp Goals cho phép bạn tạo các mục tiêu cấp cao và đặt các mục tiêu nhỏ hơn, có thể đo lường được. Các mục tiêu này có thể là giá trị số, công việc cụ thể hoặc đơn giản là Đúng/Sai.
Giả sử bạn muốn tạo quy tắc để quản lý thời gian hiệu quả. Bạn có thể tạo Mục tiêu có tiêu đề "Quy tắc quản lý thời gian", thêm ngày đáo hạn và chỉ định người phụ trách (người sẽ chịu trách nhiệm theo dõi tiến độ).
Trong Mục tiêu này, bạn có thể đặt các bước nhỏ hơn như 'Xác định hướng dẫn phân bổ thời gian' hoặc 'Tạo thời gian dự phòng cho các trường hợp chậm trễ'. Và với Nhiệm vụ ClickUp, bạn có thể dễ dàng tạo các mục hành động riêng cho từng bước và phân công công việc cho thành viên nhóm có liên quan.
Khi mỗi công việc được hoàn thành, mục tiêu của bạn sẽ tự động cập nhật để phản ánh tiến độ.
📮ClickUp Insights: Gần 20% số người tham gia khảo sát của chúng tôi gửi hơn 50 tin nhắn tức thời mỗi ngày.
Số lượng lớn này có thể là dấu hiệu cho thấy nhóm liên tục trao đổi nhanh chóng — rất tốt cho tốc độ nhưng cũng dễ dẫn đến quá tải thông tin. Với các công cụ hợp tác tích hợp của ClickUp, như ClickUp Chat và ClickUp Assigned Comments, các cuộc hội thoại của bạn luôn được liên kết với các nhiệm vụ phù hợp, tăng cường hiển thị và giảm nhu cầu theo dõi không cần thiết.
Bước #2: Xác định vai trò và trách nhiệm
Xác định vai trò không có nghĩa là phân công chức danh. Đó là việc làm rõ ai làm việc gì, khi nào và như thế nào. Việc chỉ định cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp (DRI) giúp việc này trở nên rõ ràng hơn.
Đây là cách bạn có thể xác định vai trò một cách hiệu quả:
- Lập bản đồ quy trình làm việc: Liệt kê tất cả các công việc và dự án định kỳ mà nhóm của bạn xử lý. Đối với mỗi công việc, hãy hỏi: Ai là người chịu trách nhiệm? Ai hỗ trợ?
- Chỉ định DRI: Quyết định ai sẽ là người chịu trách nhiệm cuối cùng (hoặc DRI) cho một công việc, quyết định hoặc kết quả cần đạt được. Ví dụ: trong một đợt ra mắt sản phẩm, DRI cho "nội dung tiếp thị" có thể là người quản lý nội dung
- Ghi chép lại tất cả: Xây dựng sổ tay nhóm với các phần được sắp xếp gọn gàng cho các vai trò, trách nhiệm, DRI, v.v. Mục tiêu là lưu trữ và sắp xếp tất cả thông tin cần thiết của nhóm vào một nơi để dễ dàng truy cập
ClickUp Docs là một công cụ đa năng trong nền tảng này, nơi bạn có thể tạo, sắp xếp và chia sẻ tài liệu với nhóm của mình. Công cụ này cho phép bạn ghi lại các quy tắc, vai trò và trách nhiệm trong một không gian tập trung.
Bạn có thể dễ dàng sắp xếp các phần về giá trị cốt lõi, ra quyết định và thực hành giao tiếp bằng các công cụ định dạng phong phú của Tài liệu, giúp tất cả thành viên trong nhóm có thể truy cập sổ tay.
Nếu một phần của tài liệu cần được xem xét hoặc phê duyệt, bạn có thể @đề cập đến một thành viên trong nhóm và để lại Nhận xét được chỉ định của ClickUp cho họ. Ví dụ: khi ghi chép trách nhiệm của DRI, bạn có thể gắn thẻ họ để xác nhận chi tiết hoặc chỉnh sửa.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Bạn có thể tùy chỉnh Mẫu Sổ tay nhân viên, Chính sách và Quy trình của ClickUp để bắt đầu mà không cần phải bắt đầu lại từ đầu! Mẫu này cung cấp bố cục có cấu trúc, đảm bảo tất cả thông tin quan trọng được sắp xếp và dễ tìm.
Bước #3: Ưu tiên và phân loại các quy tắc
Khi nhìn vào bức tranh toàn cảnh, bạn có thể sẽ cần phải ghi chép hàng trăm quy tắc. Tuy nhiên, không phải quy tắc nào cũng quan trọng. Một số quy tắc có thể chỉ là "nên có"
Vì vậy, hãy sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các quy tắc của bạn để tránh quá tải. Dưới đây là một số mẹo để thực hiện việc đó:
- Phân loại: Chia quy tắc thành các nhóm, ví dụ: 'Giao tiếp,' 'Hạn chót' và 'Giải quyết xung đột'
- Xếp hạng theo mức độ ảnh hưởng: Hỏi điều gì là không thể thương lượng trong mỗi danh mục. Ví dụ: một quy tắc như "Trả lời email của khách hàng trong vòng 24 giờ" sẽ được xếp hạng cao hơn "Sử dụng dấu đầu dòng trong bản trình bày"
- Giữ cho quy tắc rõ ràng: Hãy đặt ra 5-7 quy tắc chính. Nếu nhiều hơn, bạn có nguy cơ quy tắc trở thành hình nền
Bước 4: Phát triển khung quy tắc cho quy trình công việc
Khung quy tắc quy trình công việc cho thấy cách các công việc được chuyển giao trong nhóm của bạn. Nếu không có khung quy tắc phù hợp, công việc có thể trở nên hỗn loạn và các tắc nghẽn có thể làm chậm tiến độ.
Dưới đây là cách bạn có thể tạo ra một bộ quy tắc:
- Hình dung quá trình: Xác định cách phân công, hoàn thành và chuyển giao công việc sang giai đoạn tiếp theo. Với Bảng trắng ClickUp, bạn có thể hình dung quy trình làm việc của nhóm một cách dễ hiểu. Bạn có thể tạo sơ đồ và biểu đồ để hiển thị cách các công việc chuyển từ giai đoạn này sang giai đoạn tiếp theo
- Tìm ra các điểm nghẽn: Phân tích nơi xảy ra sự chậm trễ. Quá trình phê duyệt có làm trì hoãn dự án không? Phản hồi có mất quá nhiều thời gian không? Nêu rõ những vấn đề này và thực hiện các biện pháp cần thiết
- Xây dựng quy tắc: Tạo quy tắc để loại bỏ các điểm nghẽn và tăng tốc hoạt động. ClickUp Brain, trợ lý AI tích hợp của ClickUp, có thể giúp bạn nhanh chóng đưa ra ý tưởng, soạn thảo và hoàn thiện các quy tắc nhóm. Ví dụ: bạn có thể nhập một câu hỏi như "Đề xuất quy tắc nhóm để cung cấp phản hồi có ý nghĩa" và chỉ định giọng điệu hoặc cấu trúc mong muốn
Bước #5: Xây dựng vòng phản hồi
Các quy tắc phản hồi tạo ra cấu trúc và đảm bảo các ý kiến đóng góp không bị bỏ qua hoặc bác bỏ. Các quy tắc này giúp mọi người có chung hiểu biết về những gì cấu thành phản hồi mang tính xây dựng và cách đưa ra/nhận phản hồi.
Để tạo ra các quy tắc phản hồi hiệu quả, hãy làm theo các bước sau:
- Đặt kỳ vọng về tần suất phản hồi: Xác định thời điểm và cách thức cung cấp phản hồi. Sử dụng Nhắc nhở của ClickUp để theo dõi thời hạn phản hồi và đảm bảo phản hồi được cung cấp vào đúng thời điểm. Ví dụ: nếu phản hồi được yêu cầu hàng tuần hoặc sau mỗi cột mốc, hãy đặt Nhắc nhở để các thành viên nhóm xem xét và cung cấp ý kiến đóng góp
- Chỉ định định dạng phản hồi: Xác định định dạng phù hợp nhất để truyền đạt phản hồi cho các trường hợp khác nhau. Ví dụ: các phiên phản hồi thường xuyên có thể phù hợp nhất cho các dự án đang diễn ra, trong khi khảo sát ẩn danh có thể hiệu quả hơn để thu thập ý kiến của toàn đội
- Đảm bảo sự cân bằng: Tránh để phản hồi trở nên quá gay gắt. Điều quan trọng là tạo ra một không gian nơi những lời phê bình mang tính xây dựng được đưa ra cùng với sự đánh giá cao chân thành và sự khích lệ tích cực để hợp tác nhóm hiệu quả
Bước #6: Thiết lập cơ chế giải quyết xung đột
Sự bất đồng là điều không thể tránh khỏi, ngay cả trong những nhóm gắn kết. Xây dựng cơ chế giải quyết xung đột rõ ràng sẽ đảm bảo nhóm của bạn trở nên mạnh mẽ hơn sau mỗi lần xung đột.
Dưới đây là cách thực hiện:
- Tạo không gian an toàn: Nhấn mạnh tầm quan trọng của văn hóa khuyến khích mọi người thẳng thắn bày tỏ ý kiến. Bắt đầu bằng cách bình thường hóa những bất đồng, coi chúng là một phần tự nhiên và lành mạnh của công việc nhóm khi được xử lý một cách tôn trọng
- Xác định các bước leo thang: Phát triển hướng dẫn từng bước để giải quyết vấn đề. Ví dụ: Bước 1: Nói chuyện trực tiếp với người liên quan (ví dụ: "Xin chào, tôi cảm thấy X về Y; chúng ta có thể nói về vấn đề này không?") Bước 2: Nếu vẫn không giải quyết được, hãy nhờ trưởng nhóm hoặc quản lý Bước 3: Đối với các vấn đề lặp lại, hãy lên lịch một phiên hòa giải chính thức với bộ phận nhân sự hoặc một người trung gian hòa giải
- Bước 1: Nói chuyện trực tiếp với người liên quan (ví dụ: "Xin chào, tôi cảm thấy X về Y; chúng ta có thể nói chuyện về điều này không?")
- Bước 2: Nếu vẫn chưa giải quyết được, hãy nhờ trưởng nhóm hoặc quản lý can thiệp
- Bước 3: Đối với các vấn đề lặp lại, lên lịch một phiên hòa giải chính thức với bộ phận nhân sự hoặc một người hòa giải trung lập
- Bước 1: Nói chuyện trực tiếp với người liên quan (ví dụ: "Xin chào, tôi cảm thấy X về Y; chúng ta có thể nói chuyện về điều này không?")
- Bước 2: Nếu vẫn chưa giải quyết được, hãy nhờ trưởng nhóm hoặc quản lý can thiệp
- Bước 3: Đối với các vấn đề lặp lại, lên lịch một phiên hòa giải chính thức với bộ phận nhân sự hoặc một người hòa giải trung lập
🌟 Thông tin thú vị: Năm 2017, bản ghi nhớ về văn hóa của Netflix nhấn mạnh chính sách "Tự do và Trách nhiệm", đề cao sự tin tưởng hơn là quản lý chi tiết. Quy tắc này được cho là yếu tố góp phần tạo nên những nhóm làm việc sáng tạo và hiệu quả cao.
Bước #7: Thực hiện các quy tắc
Tiếp theo, bạn cần giới thiệu các quy tắc này cho nhóm và tạo sự hiểu biết chung về các kỳ vọng. Dưới đây là cách thực hiện.
Bắt đầu bằng cách tổ chức một cuộc họp khởi động để giải thích lý do đằng sau mỗi quy tắc. Sử dụng các ví dụ thực tế để làm cho các quy tắc dễ hiểu hơn và khuyến khích các thành viên trong nhóm đặt câu hỏi.
Điều này giúp mọi người cảm thấy được tham gia vào quá trình và củng cố tính minh bạch ngay từ đầu. Để trở thành một thành viên trong nhóm, mỗi thành viên phải hiểu các quy tắc và tích cực tuân thủ chúng.
Sau khi các quy tắc được thiết lập, hãy đảm bảo rằng những người tuân thủ chúng một cách nhất quán được công nhận và khen thưởng.
Ghi nhận những nhóm hoặc cá nhân nổi bật, chẳng hạn như những người tuân thủ các quy tắc giao tiếp hoặc nghi thức cuộc họp. Ví dụ: nếu một nhóm luôn tuân thủ các quy tắc giao tiếp, hãy nêu bật nỗ lực của họ trong cuộc họp nhóm hoặc cuộc họp toàn công ty.
Để đảm bảo các quy tắc được tuân thủ, hãy tự động hóa bất cứ khi nào có thể. Với Tự động hóa ClickUp, bạn có thể thiết lập các nhắc nhở và hành động kích hoạt khi đáp ứng các điều kiện nhất định. Ví dụ: bạn có thể tạo tự động hóa để gửi nhắc nhở 24 giờ trước khi công việc đến hạn hoặc tự động cập nhật mức độ ưu tiên của công việc khi thời hạn đến gần.
Nếu bản nháp đầu tiên của sổ tay nhóm đã được gửi, bạn có thể thiết lập tự động hóa để giao nó cho trình chỉnh sửa xem xét. Điều này giúp việc thực thi quy tắc diễn ra suôn sẻ hơn.
Tiếp theo, theo dõi việc tuân thủ quy tắc bằng Bảng điều khiển ClickUp.
Ví dụ: nếu bạn có quy tắc rằng tất cả công việc hàng tuần phải được hoàn thành trước thứ Sáu, Bảng điều khiển có thể hiển thị tỷ lệ phần trăm công việc đã hoàn thành đúng hạn, cung cấp chế độ xem rõ ràng về mức độ tuân thủ của nhóm.
➡️ Đọc thêm: Hướng dẫn về tự động hóa trong ClickUp (với 10 ví dụ ứng dụng)
Những thách thức trong việc áp dụng các quy tắc nhóm
Quy tắc nhóm nghe có vẻ hay trên lý thuyết nhưng có thể khó thực hiện trong thực tế. Những thách thức này không phải lúc nào cũng rõ ràng cho đến khi bạn phải đối mặt với chúng.
Hãy cùng thảo luận về một số thách thức phổ biến khi áp dụng quy tắc (và cách bạn có thể giải quyết chúng). 🔎
Sự kháng cự đối với thay đổi
Thay đổi không phải là điều dễ dàng. Con người có bản năng bám vào những gì quen thuộc (hoặc trạng thái hiện tại), và những ý tưởng mới hoặc quy tắc nhóm mới thường được coi là những thủ tục rườm rà không cần thiết.
☑️ Giải pháp: Để khắc phục điều này, hãy minh bạch về mục đích đằng sau mỗi quy tắc và cách nó sẽ cải thiện quy trình làm việc hoặc giao tiếp của nhóm. Hãy thu hút các thành viên trong nhóm tham gia vào quá trình này, thu thập phản hồi và điều chỉnh khi cần thiết.
Như vậy, họ sẽ cảm thấy hào hứng hơn và cởi mở với sự thay đổi thay vì chống đối nó.
Sự ủng hộ hạn chế từ lãnh đạo
Một nhà quản lý 'quá bận rộn' để tuân thủ các quy tắc của nhóm sẽ truyền tải thông điệp rằng các quy tắc không quan trọng.
☑️ Giải pháp: Thu hút các nhà lãnh đạo tham gia ngay từ đầu vào quá trình tạo/lập quy tắc để thúc đẩy sự đồng thuận. Khi họ tham gia tích cực vào việc xây dựng quy tắc, họ sẽ có nhiều khả năng hỗ trợ việc thực thi hơn.
Xung đột về quy tắc
Không phải ai cũng đồng ý với mọi quy tắc. Một số người có thể cảm thấy mình bị quản lý quá chi tiết. Những người khác có thể cho rằng các quy tắc không công bằng. Điều này dẫn đến căng thẳng, có thể ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc nhóm.
☑️ Giải pháp: Tạo không gian cho các cuộc hội thoại cởi mở. Nếu ai đó cho rằng một quy tắc không công bằng, hãy yêu cầu họ đề xuất một giải pháp thay thế. Sử dụng dữ liệu để giải thích lý do của bạn.
Ví dụ: nếu một quy tắc được đưa ra để giảm thiểu việc bỏ lỡ thời hạn, hãy chia sẻ tần suất bỏ lỡ thời hạn trước khi quy tắc được thêm vào. Và nếu xung đột vẫn tiếp diễn? Hãy nhờ một bên trung lập hoặc một huấn luyện viên hòa giải cuộc thảo luận.
Mục tiêu không phải là chiến thắng. Mục tiêu là tìm ra giải pháp mà mọi người đều có thể chấp nhận.
Làm phức tạp hóa quy tắc
Khi có quá nhiều hạn chế, các thành viên trong nhóm có thể cảm thấy như đang đi trên vỏ trứng, điều này có thể làm giảm sự sáng tạo và động lực.
☑️ Giải pháp: Tập trung vào các quy tắc hiệu quả và quan trọng nhất, góp phần trực tiếp vào mục tiêu của nhóm. Đặt ra các quy tắc đơn giản, dễ thực hiện và phù hợp với mục tiêu chung của nhóm, để mọi người cảm thấy dễ quản lý và có mục đích.
Không thể điều chỉnh quy tắc cho phù hợp với nhóm làm việc từ xa
Với sự gia tăng của công việc từ xa, các quy tắc nhóm được thiết kế cho sự hợp tác trực tiếp có thể không phù hợp với môi trường ảo. Điều này có thể dẫn đến những hiểu lầm hoặc kỳ vọng không rõ ràng, đặc biệt là trong quá trình giao tiếp hoặc quy trình công việc.
☑️ Giải pháp: Điều chỉnh các quy tắc của nhóm để phù hợp với công việc từ xa. Ví dụ: đặt ra các kỳ vọng rõ ràng cho các cuộc họp trực tuyến, xác định các kênh liên lạc phù hợp và sử dụng các công cụ hợp tác một cách hiệu quả.
Đảm bảo rằng các thành viên nhóm ảo có quyền truy cập vào tất cả các tài nguyên và hướng dẫn giống như các nhóm làm việc tại văn phòng để mọi người đều thống nhất với nhau.
Các phương pháp hay nhất cho quy tắc và trách nhiệm của nhóm
Quy tắc không nên giống như những công việc nhàm chán. Với những phương pháp hay nhất này, bạn có thể xây dựng các hướng dẫn được mọi người tôn trọng và tạo dựng một nhóm gắn kết.
Thu hút sự tham gia của các thành viên trong nhóm
Nếu bạn áp đặt quy tắc từ trên xuống, hãy chuẩn bị tinh thần cho sự phản đối. Điều này là do nhân viên có xu hướng tuân thủ các quy tắc mà họ đã tham gia xây dựng.
Ví dụ: nếu bạn đang soạn thảo quy tắc về thời gian trả lời email, hãy hỏi các thành viên trong nhóm xem thời gian nào là hợp lý. Có thể 24 giờ là thời gian phù hợp với một số người, trong khi những người khác đề xuất ưu tiên các yêu cầu quan trọng.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Biểu mẫu ClickUp để thu thập ý tưởng trực tiếp từ các thành viên trong nhóm của bạn.
Thử nghiệm quy tắc trong giai đoạn thử nghiệm
Trước khi áp dụng các quy tắc cho toàn nhóm, hãy thử nghiệm chúng trên quy mô nhỏ hơn.
Ví dụ: thử nghiệm một quy tắc giao tiếp mới trong một bộ phận trong một tháng. Sử dụng phản hồi để hoàn thiện phương pháp trước khi triển khai rộng rãi, đảm bảo quá trình áp dụng diễn ra suôn sẻ.
Tăng cường quy tắc bằng hình ảnh
Sử dụng các nhắc nhở trực quan, như infographics hoặc bảng điều khiển nhóm, để luôn ghi nhớ các quy tắc.
Ví dụ: hiển thị hướng dẫn tham khảo nhanh về các giao thức giao tiếp trong không gian làm việc chung hoặc trung tâm ảo. Các tín hiệu trực quan giúp dễ dàng tuân thủ và ghi nhớ các quy tắc hơn.
Cân bằng giữa sự linh hoạt và cấu trúc
Mặc dù quy tắc giúp tạo cấu trúc cho quy trình làm việc, nhưng cũng cần có sự linh hoạt để xử lý các trường hợp ngoại lệ.
Ví dụ: nếu quy tắc là "trả lời email trong vòng 24 giờ", hãy nêu rõ rằng các vấn đề khẩn cấp phải được ưu tiên ngay cả khi điều đó có nghĩa là các công việc khác sẽ bị chậm trễ một chút.
Thiết lập các quy tắc nhóm hiệu quả và truyền cảm hứng thành công với ClickUp
Việc tạo và thực hiện các quy tắc nhóm chỉ là bước đầu. Giá trị thực sự nằm ở cách bạn điều chỉnh và phát triển các quy tắc đó để xây dựng một nhóm làm việc hiệu quả.
Với ClickUp, quá trình này trở nên hợp lý và hợp tác hơn. Cho dù là theo dõi mục tiêu và KPI hay duy trì một bộ quy tắc toàn diện và tự động hóa các kiểm tra định kỳ, ClickUp cung cấp cho bạn các công cụ để tạo và thực hiện các quy tắc nhóm thực sự thúc đẩy thành công.
Hãy đăng ký ClickUp ngay hôm nay!