Bạn có bao giờ tự hỏi tại sao một số người có thể dễ dàng quản lý lịch trình dày đặc của mình trong khi những người khác lại cảm thấy bị chôn vùi trong danh sách công việc cần làm?
Bí quyết thường nằm ở cách họ quản lý thời gian. Mỗi người có cách tiếp cận thời gian và công việc riêng, và những gì hiệu quả với người này có thể là hỗn loạn với người khác.
Hiểu rõ phong cách của bản thân sẽ giúp bạn phát huy thế mạnh, làm việc thông minh hơn và giảm căng thẳng. Áp dụng phương pháp phù hợp có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn và cân bằng cuộc sống và công việc tốt hơn. Vậy, phong cách quản lý thời gian của bạn là gì? Hãy cùng tìm hiểu!
⏰ Tóm tắt 60 giây
- Quản lý thời gian là chìa khóa để giảm căng thẳng, tăng năng suất và cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống
- Mỗi người có một phong cách quản lý thời gian riêng, như phân chia thời gian thành các khối, Pomodoro hoặc Ma trận Eisenhower
- Xác định phong cách của bạn giúp bạn tập trung, giảm thiểu trì hoãn và tránh kiệt sức
- Thử nghiệm các kỹ thuật khác nhau để tìm ra phương pháp phù hợp nhất với bạn
- Xếp hạng công việc theo mức độ ưu tiên, đặt mục tiêu thực tế và đánh giá thường xuyên quy trình làm việc của bạn
- Hãy linh hoạt và điều chỉnh cách tiếp cận khi nhu cầu và mục tiêu của bạn thay đổi
Quản lý thời gian là gì?
Quản lý thời gian là cách bạn tổ chức và lập kế hoạch cho các công việc hàng ngày để tận dụng thời gian một cách hiệu quả nhất. Quản lý thời gian không chỉ là ghi chép danh sách việc cần làm hoặc cài đặt nhắc nhở, mà còn là xác định những việc cần tập trung và giải quyết chúng một cách thông minh.
Dưới đây là lý do tại sao quản lý thời gian lại quan trọng:
🌈 Cân bằng công việc và cuộc sống: Quản lý thời gian hiệu quả giúp giảm bớt sự hỗn loạn và giải phóng thời gian cho những việc quan trọng nhất — tạo ra một ngày cân bằng và trọn vẹn hơn
🚀 Kiểm soát tốt hơn: Khi quản lý thời gian tốt, bạn sẽ tăng năng suất và cảm thấy kiểm soát tốt hơn
🎯 Tập trung hơn: Bạn không còn phải vội vàng để hoàn thành công việc đúng hạn hay lo lắng về những công việc chưa hoàn thành. Thay vào đó, bạn biết chính xác nơi cần tập trung năng lượng và thời gian để đạt được kết quả tốt nhất
Lợi ích của việc quản lý thời gian
Hãy cùng tìm hiểu chi tiết về lợi ích của việc quản lý thời gian.
Giảm thiểu việc trì hoãn
Quản lý thời gian là biện pháp phòng ngừa tốt nhất để chống lại sự trì hoãn. Khi bạn chia nhỏ ngày làm việc thành các công việc có thể quản lý được và đặt thời hạn, bạn sẽ tạo ra một lộ trình dễ theo dõi. Cấu trúc này loại bỏ sự không chắc chắn về việc "Tôi nên bắt đầu từ đâu?" và giúp bạn hoàn thành công việc đúng thời hạn.
Kết quả? Ít thời gian lãng phí cho việc cuộn trang hoặc trốn việc và nhiều thời gian hơn để đạt được tiến độ. Điều quan trọng là tạo đà — một khi bạn bắt đầu gạch bỏ các mục trong danh sách công việc, động lực sẽ tiếp tục duy trì.
Cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống
Cân bằng công việc và cuộc sống cá nhân có thể giống như đi dây trên dây thừng. Cài đặt mục tiêu quản lý thời gian cho phép bạn tập trung hoàn toàn vào cả hai lĩnh vực trong cuộc sống nghề nghiệp, khiến mọi thứ trở nên ý nghĩa hơn và bớt hỗn loạn hơn.
Bằng cách sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên và cài đặt các giới hạn thực tế với các phong cách quản lý thời gian khác nhau, bạn có thể dành thời gian cho công việc mà không để nó ảnh hưởng đến thời gian cá nhân.
Điều này có nghĩa là bạn có thể kết thúc ngày làm việc với tâm trạng thoải mái, biết rằng mình vẫn còn thời gian cho bản thân, sở thích và những người thân yêu.
Ngăn ngừa tình trạng kiệt sức
Khi bạn ép bản thân vượt quá giới hạn mà không có thời gian nghỉ ngơi thích hợp hoặc kế hoạch rõ ràng, bạn sẽ dễ bị kiệt sức. Các kỹ thuật quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn điều chỉnh nhịp độ công việc, lên lịch nghỉ ngơi và tránh làm việc quá sức.
Với chiến lược quản lý thời gian hiệu quả, bạn sẽ tạo ra không gian để nghỉ ngơi và phục hồi, giúp duy trì năng lượng và năng suất ổn định trong dài hạn.
Các phong cách quản lý thời gian khác nhau
Chúng tôi đã tổng hợp một số kỹ thuật quản lý thời gian hiệu quả nhất và giải thích chi tiết dưới đây:
Phương pháp phân chia thời gian thành các khối
Phân chia thời gian là việc dành một khoảng thời gian cho mỗi công việc trong lịch của bạn.
Hãy tưởng tượng: từ 9–9:30 sáng, bạn tập trung trả lời email. Sau đó, từ 9:30 đến 10:30 sáng, bạn tập trung làm báo cáo. Khi đồng hồ điểm 10:30 sáng, bạn nghỉ 30 phút hoặc gọi điện thoại nhanh để cập nhật công việc. Mỗi khối thời gian giống như một cam kết nhỏ để hoàn thành các công việc cụ thể mà không bị phân tâm.
Nếu bạn từng phải xoay xở giữa các cuộc họp, cuộc gọi điện thoại và công việc thực tế, việc phân chia thời gian theo khối sẽ giúp bạn nói: "Giờ này chỉ dành cho công việc dự án, không được gián đoạn." Cách này đơn giản, hiệu quả và giúp bạn cảm thấy ngày của mình dễ quản lý hơn.
🌟 Lý tưởng cho: Quản lý nhiều công việc với ranh giới rõ ràng và các phiên tập trung.
✅ Cách sử dụng hiệu quả:
- Đặt thông báo hoặc nhắc nhở cho các công việc để tuân thủ lịch trình của bạn
- Sắp xếp các ngày theo chủ đề bằng cách nhóm các công việc tương tự nhau (ví dụ: cuộc họp vào thứ Hai, công việc chuyên sâu vào thứ Ba) để duy trì sự tập trung
- Thêm các khối thời gian dự phòng 15–20 phút giữa các công việc để xử lý các trường hợp vượt quá thời gian hoặc thiết lập lại
- Dùng mã màu cho lịch của bạn để nhanh chóng xác định các công việc ưu tiên và lên lịch cho các công việc khó khăn trong thời gian bạn có năng lượng cao nhất
Kỹ thuật Pomodoro
Kỹ thuật Pomodoro dành cho những người cảm thấy tập trung giảm dần sau một thời gian. Kỹ thuật này bao gồm làm việc trong các khoảng thời gian 25 phút, được gọi là "Pomodoros", với 5 phút nghỉ giữa các khoảng thời gian. Và sau khi hoàn thành bốn Pomodoros? Hãy thưởng cho bản thân một khoảng thời gian nghỉ dài hơn từ 15 đến 30 phút để nạp lại năng lượng.
Đây là cách thực hiện: Giả sử bạn đang viết một báo cáo. Bạn đặt hẹn giờ trong 25 phút và bắt tay vào làm, bỏ qua email, văn bản hoặc bất kỳ sự phân tâm nào từ các công việc khẩn cấp. Khi hẹn giờ kết thúc, bạn dừng lại — ngay cả khi đang viết dở câu — và nghỉ ngơi 5 phút.
Hãy vươn vai, uống một ngụm nước hoặc chỉ cần rời khỏi bàn làm việc. Sau đó, bạn quay lại làm việc trong 25 phút tiếp theo. Lặp lại quy trình này. Sau khi hoàn thành bốn Pomodoro, bạn nghỉ ngơi lâu hơn để lấy lại tinh thần.
Kỹ thuật này rất hữu ích để đảm bảo bạn hoàn toàn tập trung vào công việc trong mỗi khoảng thời gian làm việc mà không cảm thấy quá tải. Nó giống như bạn nói với bộ não của mình: "Này, tập trung trong 25 phút, sau đó bạn sẽ được thưởng". Kỹ thuật này giúp bạn duy trì sự tập trung và năng lượng trong suốt cả ngày.
🌟 Phù hợp với: Những người cần tập trung trong thời gian dài hoặc cần có cấu trúc để tránh kiệt sức.
✅ Cách sử dụng hiệu quả:
- Tạo một "bãi đỗ xe" cho những yếu tố gây xao lãng để ghi lại bất kỳ suy nghĩ hoặc công việc không liên quan nào xuất hiện trong thời gian Pomodoro. Giải quyết chúng trong giờ nghỉ để chúng không làm bạn mất tập trung
- Sử dụng một Pomodoro duy nhất cho các công việc tương tự như trả lời email hoặc sắp xếp tệp tin
Phong cách Ma trận Eisenhower
Ma trận Eisenhower là phương pháp phân biệt công việc khẩn cấp và không quan trọng
Bạn chia công việc thành bốn phần: 'khẩn cấp và quan trọng (cần làm ngay)', 'quan trọng nhưng không khẩn cấp (lên lịch làm sau)', 'khẩn cấp nhưng không quan trọng (giao cho người khác làm)' và 'không khẩn cấp và không quan trọng (loại bỏ)'
Ví dụ, nếu các nhà lãnh đạo kinh doanh có một thời hạn khách hàng sắp đến, nó sẽ thuộc loại "khẩn cấp và quan trọng" vì cần được xử lý ngay lập tức. Tuy nhiên, việc nghiên cứu các công cụ mới cho quy trình làm việc của bạn có thể thuộc loại "quan trọng nhưng không khẩn cấp", vì vậy bạn có thể lên lịch thời gian cho việc này sau.
Phong cách này giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các dự án kinh doanh một cách hiệu quả bằng cách phân công công việc và tránh dành thời gian cho những công việc không mang lại kết quả.
🌟 Phù hợp với: Ưu tiên công việc khi bạn phải giải quyết nhiều yêu cầu cạnh tranh và cần sự rõ ràng về những việc thực sự quan trọng.
✅ Cách sử dụng hiệu quả: Cam kết hoàn thành ít nhất một công việc trong quý 2 mỗi ngày trước khi bắt tay vào công việc trong quý 1. Điều này đảm bảo tiến độ ổn định cho các mục tiêu dài hạn, tránh để các công việc quan trọng trở thành khủng hoảng khẩn cấp sau này.
Muốn biết các CEO sử dụng Ma trận Eisenhower như thế nào? Xem video này. 👇
ClickUp có mẫu phù hợp cho việc này. Mẫu Ma trận Eisenhower của ClickUp cung cấp một khung hình ảnh để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc dựa trên mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng, giúp bạn không cần phải tạo ma trận từ đầu.
Phương pháp Hoàn thành công việc (GTD)
Được tạo ra bởi David Allen, hệ thống GTD là một kỹ thuật quản lý thời gian nhấn mạnh việc ghi lại tất cả công việc của bạn vào một hệ thống đáng tin cậy và xử lý chúng theo năm bước: ghi lại, làm rõ, sắp xếp, suy ngẫm và thực hiện.
Ví dụ, nếu một ngày của bạn bắt đầu với một loạt ý tưởng và việc cần làm, trước tiên bạn nên viết tất cả ra (ghi chép), chia nhỏ thành các mục có thể thực hiện được (làm rõ) và sau đó sắp xếp theo mức độ ưu tiên và thời hạn.
Việc đánh giá thường xuyên giúp hệ thống luôn được cập nhật, để bạn luôn biết mình cần tập trung vào việc gì. Phương pháp này phù hợp với những người phải đảm nhiệm nhiều loại công việc và cần một cách để kiểm soát tất cả.
🌟 Lý tưởng cho: Tạo một hệ thống đáng tin cậy để ghi lại và sắp xếp công việc trong khi xử lý nhiều dự án cùng lúc.
✅ Cách sử dụng hiệu quả:
- Tạo khu vực "xả não": Dành ra một khoảng thời gian cố định hàng ngày hoặc hàng tuần để ghi chép mọi suy nghĩ, công việc đang dang dở vào hệ thống của bạn
- Thực hiện năm bước sau: Ghi lại tất cả các công việc vào một hệ thống đáng tin cậy, phân loại chúng thành các mục có thể thực hiện được, sắp xếp theo mức độ ưu tiên, xem xét lại thường xuyên và tập trung vào việc hoàn thành công việc một cách hiệu quả
💡Mẹo chuyên nghiệp: Bạn có thể sử dụng Mẫu hoàn thành công việc của ClickUp để sắp xếp công việc và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ.
Phương pháp Nguyên tắc Pareto (Quy tắc 80/20)
Nguyên tắc Pareto về thành công trong kinh doanh, hay quy tắc 80/20, giống như tìm ra bí quyết trong khối lượng công việc của bạn. Đó là ý tưởng rằng 80% kết quả của bạn đến từ chỉ 20% nỗ lực của bạn.
Mục tiêu? Xác định những công việc có tác động lớn và tập trung năng lượng vào đó.
Phong cách này hoàn hảo cho bất kỳ ai muốn loại bỏ những yếu tố gây xao lãng và làm cho thời gian của mình trở nên hiệu quả hơn. Tất cả là về việc tập trung vào những việc quan trọng và loại bỏ những công việc bận rộn nhưng không mang lại giá trị thực sự.
🌟 Lý tưởng cho: Giảm bớt công việc bận rộn và tập trung vào các hoạt động có tác động lớn, mang lại kết quả cao nhất.
✅ Cách sử dụng hiệu quả: Xác định 20% công việc mang lại 80% kết quả, sắp xếp thứ tự ưu tiên và giảm thiểu thời gian dành cho các hoạt động ít tác động.
Phong cách quản lý thời gian phản ứng
Phong cách này phổ biến đối với những người thích sự khó đoán trước hoặc làm việc trong những vai trò đòi hỏi tính linh hoạt cao, như dịch vụ khách hàng hoặc điều phối sự kiện. Phong cách này không chú trọng vào việc lập kế hoạch cho cả ngày, mà chú trọng hơn vào việc thích ứng với các công việc và vấn đề mới phát sinh.
Ví dụ, một nhà quản lý có thể có kế hoạch cơ bản cho ngày hôm đó, nhưng sẽ thay đổi ngay lập tức nếu có vấn đề khẩn cấp phát sinh. Mặc dù phong cách này có thể hiệu quả trong môi trường năng động, nhưng nó đòi hỏi khả năng sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên và quản lý căng thẳng rất tốt.
🌟 Lý tưởng cho: Môi trường năng động hoặc các vai trò đòi hỏi sự linh hoạt, chẳng hạn như dịch vụ khách hàng hoặc điều phối sự kiện.
✅ Cách sử dụng hiệu quả: Lập kế hoạch sơ bộ cho ngày hôm đó nhưng vẫn linh hoạt để xử lý các vấn đề khẩn cấp khi chúng phát sinh. Xếp thứ tự ưu tiên ngay lập tức và giữ bình tĩnh khi bị áp lực. Giới hạn kế hoạch ban đầu của bạn ở 60-70% thời gian trong ngày để dành thời gian dự phòng cho những việc bất ngờ.
📖 Đọc thêm: 10 mẫu quản lý thời gian miễn phí
Phương pháp ưu tiên ABC
Phân loại công việc theo ABC bao gồm việc gắn nhãn công việc thành A (quan trọng nhất), B (quan trọng nhưng không khẩn cấp) và C (việc cần làm nhưng không cần thiết).
Một ví dụ về điều này là sắp xếp danh sách công việc cần làm trong ngày bằng cách đánh dấu các công việc như hoàn thành báo cáo cho khách hàng là A, cập nhật bản trình bày cho tuần tới là B và sắp xếp bàn làm việc là C.
Hệ thống này giúp bạn dễ dàng tập trung vào công việc 'A' trong danh sách công việc trước tiên, đảm bảo rằng công việc quan trọng được hoàn thành trước khi chuyển sang các hoạt động ít quan trọng hơn.
🌟 Lý tưởng cho: Quản lý danh sách công việc hàng ngày bằng cách phân loại công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp.
✅ Cách sử dụng hiệu quả: Hãy tự hỏi: "Nếu việc này không hoàn thành trong ngày hôm nay, điều gì sẽ xảy ra?" Nếu câu trả lời liên quan đến việc lỡ thời hạn hoặc hậu quả nghiêm trọng, đó là công việc loại A. Hãy dành ra những khoảng thời gian cụ thể trong tuần để hoàn thành các công việc loại B, tránh để chúng trở thành công việc khẩn cấp.
Nâng cao kỹ năng quản lý thời gian của bạn
Ngay cả khi bạn đã chọn được phương pháp quản lý thời gian và lối sống cân bằng, bạn vẫn cần cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của mình. Dưới đây là một số mẹo quản lý thời gian dành cho bạn:
Xếp hạng công việc theo mức độ ưu tiên
Có một câu nói nổi tiếng: "Khi mọi thứ đều quan trọng, thì chẳng có gì là quan trọng cả."
Xử lý tất cả các công việc với mức độ khẩn cấp như nhau sẽ làm bạn mất tập trung và giảm tác động của những công việc thực sự quan trọng. Vì vậy, nếu bạn muốn cải thiện khả năng quản lý thời gian và hiệu quả công việc để đạt được kết quả chất lượng, hãy bắt đầu sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc của mình.
Hãy tự hỏi bản thân, "Điều gì sẽ mang lại tác động lớn nhất?" Tập trung vào các công việc và dự án kinh doanh phù hợp với mục tiêu cốt lõi của bạn.
Nhiệm vụ ClickUp có thể giúp bạn quản lý và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc của mình từ thấp đến khẩn cấp bằng mã màu. Bạn có thể theo dõi tiến độ của từng nhiệm vụ bằng Trạng thái tùy chỉnh, chẳng hạn như 'cần làm' và 'đã hoàn thành'. Nó thậm chí còn cho phép bạn liên kết các nhiệm vụ có liên quan và phụ thuộc để có cái nhìn tổng quan về quy trình làm việc của mình.
📖 Đọc thêm: Cách tiết kiệm thời gian hiệu quả
Đặt mục tiêu thực tế
Hãy tưởng tượng nhóm của bạn đang lên kế hoạch ra mắt một sản phẩm mới hứa hẹn sẽ làm thay đổi thị trường. Nhóm của bạn rất hào hứng và đầu tư vô số thời gian và nguồn lực vào phát triển sản phẩm, chiến lược tiếp thị và các sự kiện quảng bá.
Kết quả là gì? Bạn đã dành nhiều thời gian cho những công việc không mang lại kết quả. Đó là lý do tại sao bạn cần đặt ra các mục tiêu SMART và có chiến lược rõ ràng để đạt được chúng.
Ví dụ:
📌 Nếu mục tiêu của bạn là ra mắt một sản phẩm mới, hãy chia nhỏ mục tiêu thành các cột mốc sau:
- Xây dựng chiến lược marketing (1 tháng)
- Tiến hành nghiên cứu thị trường (hoàn thành trong vòng 4 tuần)
- Hoàn thiện phát triển sản phẩm (2 tháng)
ClickUp Goals cho phép bạn đặt, theo dõi và đạt được các mục tiêu bằng cách chia nhỏ chúng thành các mục tiêu có thể đo lường được. Bạn có thể tạo Mục tiêu với thời hạn cụ thể, liên kết chúng với các nhiệm vụ hoặc danh sách khác, và cập nhật tiến độ của bạn khi hoàn thành nhiệm vụ và các nhiệm vụ liên quan.
Sử dụng các công cụ quản lý thời gian
Bạn có thể sử dụng các công cụ quản lý thời gian như lịch kỹ thuật số, ứng dụng danh sách việc cần làm hoặc phần mềm theo dõi thời gian để sắp xếp các công việc hàng ngày.
Tính năng Quản lý thời gian của ClickUp có thể giúp bạn hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn.
Bạn có thể đặt ước lượng thời gian cho từng nhiệm vụ để tránh đầu tư quá nhiều thời gian vào bất kỳ việc gì. ClickUp cho phép bạn hình dung khối lượng công việc và dòng thời gian của nhiệm vụ để bạn có thể lên kế hoạch cho tuần của mình trước.
Đó chưa phải là tất cả! Bạn cũng có thể đặt nhắc nhở cho từng nhiệm vụ với ClickUp Reminders để không bỏ lỡ những việc quan trọng.
Học cách từ chối
Đôi khi, cách tốt nhất để cải thiện kỹ năng quản lý thời gian là biết khi nào nên từ chối công việc hoặc yêu cầu mới, đặc biệt là những công việc có thời hạn không thực tế. Đảm nhận quá nhiều công việc sẽ làm bạn mất tập trung và ảnh hưởng đến chất lượng công việc, từ đó gây ra các vấn đề về quản lý thời gian.
Dưới đây là một số mẹo để từ chối công việc:
🙌 Đặt ra ranh giới cho thời gian của bạn: Khối 'giờ tập trung' trong lịch của bạn và cho đồng nghiệp biết bạn không rảnh trong một khoảng thời gian nhất định
🙌 Đánh giá khối lượng công việc trước khi đồng ý: Dừng lại và suy nghĩ: "Tôi có thời gian để làm việc này không? Việc này có phù hợp với mục tiêu của tôi không?"
🙌 Từ chối công việc không cần thiết một cách lịch sự: Sử dụng các câu nói như: "Tuần này tôi đã quá sức chứa, nhưng chúng ta hãy xem lại vào tháng sau nhé. "
Sự khác biệt giữa những người thành công và những người thực sự thành công là những người thực sự thành công nói không với hầu hết mọi thứ.
Sự khác biệt giữa những người thành công và những người thực sự thành công là những người thực sự thành công nói không với hầu hết mọi thứ.
Cách chọn phong cách quản lý thời gian phù hợp với bạn
Chọn phong cách quản lý thời gian phù hợp là hiểu rõ quy trình làm việc cá nhân, điểm mạnh và loại cấu trúc bạn cần để duy trì năng suất.
Dưới đây là cách tìm ra phương pháp và chiến lược quản lý thời gian phù hợp nhất:
Đánh giá thói quen làm việc của bạn
Bắt đầu bằng cách xem xét thói quen làm việc và sở thích cá nhân hiện tại của bạn. Bạn thích làm việc theo lịch trình chi tiết hay làm việc linh hoạt hơn? Phân chia thời gian thành các khối hoặc Kỹ thuật Pomodoro có thể hiệu quả nếu bạn cần ranh giới rõ ràng để tập trung. Nếu ngày của bạn khó dự đoán và cần điều chỉnh liên tục, phong cách linh hoạt hơn, như quản lý thời gian phản ứng, có thể phù hợp hơn.
Xác định những thách thức của bạn
Hãy nghĩ về những việc bạn thường gặp khó khăn. Bạn có xu hướng trì hoãn, cảm thấy quá tải vì có quá nhiều công việc hoặc mất tập trung vào những việc ưu tiên? Nếu việc sắp xếp thứ tự ưu tiên là một vấn đề, Ma trận Eisenhower có thể giúp bạn xác định những công việc cần được ưu tiên ngay lập tức.
Thử nghiệm với các phương pháp khác nhau
Bạn có thể thử một vài phong cách cho các công việc khác nhau để xem phong cách nào phù hợp nhất với mình. Hãy thử phương pháp phân chia thời gian theo khối trong một tuần và chuyển sang GTD hoặc quy tắc 80/20 vào tuần tiếp theo. Theo dõi năng suất và mức độ căng thẳng của bạn trong các kỳ này để tìm ra phong cách giúp bạn đạt được mục tiêu một cách dễ dàng.
Thích nghi khi cần thiết
Hãy nhớ rằng, phong cách quản lý thời gian của bạn không nhất thiết phải cố định. Nhu cầu của bạn có thể thay đổi theo khối lượng công việc, vì vậy đừng ngại thích nghi hoặc kết hợp các yếu tố từ các phương pháp khác nhau.
Ví dụ, bạn có thể thấy rằng sử dụng Nguyên tắc Pareto để xác định các công việc quan trọng và sau đó lên lịch cho chúng bằng cách phân chia thời gian theo khối là cách hiệu quả nhất đối với bạn.
📌 Hãy nhớ: Chọn một phong cách quản lý thời gian là tìm ra phương pháp phù hợp với bạn. Hãy kiên nhẫn với quá trình này và đừng ngần ngại điều chỉnh cho đến khi bạn tìm ra một hệ thống giúp công việc của bạn trở nên hiệu quả hơn và ít căng thẳng hơn.
| Bước & hành động | Các câu hỏi bạn nên tự hỏi mình | Phương pháp tốt nhất |
| Đánh giá thói quen làm việc của bạn: Quan sát cách bạn làm việc. Ghi chú xem bạn thích cấu trúc hay sự linh hoạt | Tôi làm việc tốt hơn với lịch trình nghiêm ngặt hay cần sự linh hoạt? Tôi có thể tập trung dễ dàng hay dễ bị phân tâm nếu không có ranh giới rõ ràng? | Phân chia thời gian thành các khối: Dành thời gian cụ thể cho từng công việcKỹ thuật Pomodoro: Làm việc trong các khoảng thời gian tập trung (ví dụ: 25 phút) |
| Xác định thách thức của bạn: Xác định chính xác những khó khăn lớn nhất về năng suất và đặt mục tiêu cho chúng | Tôi có hay trì hoãn, cảm thấy quá tải hoặc khó sắp xếp thứ tự ưu tiên không? Lý do chính khiến tôi không đạt được năng suất như mong muốn là gì? | Ma trận Eisenhower: Xếp hạng công việc theo mức độ khẩn cấp và quan trọngKỹ thuật Pomodoro: Quản lý sự trì hoãn |
| Thử nghiệm các phương pháp: Hãy thử các kỹ thuật khác nhau trong một hoặc hai tuần và theo dõi kết quả | Phương pháp nào giúp tôi cảm thấy năng suất nhất? Mức độ căng thẳng của tôi có giảm không và tôi có hoàn thành được nhiều việc hơn không? Điều gì cảm thấy tự nhiên hoặc dễ tuân thủ? | GTD (hoàn thành công việc): Sắp xếp công việc một cách có hệ thốngQuy tắc 80/20 (Nguyên tắc Pareto): Tập trung vào các công việc có tác động lớn |
| Thích nghi và kết hợp: Kết hợp các phương pháp phù hợp với nhu cầu hoặc sở thích thay đổi của bạn | Tôi có đạt được mục tiêu với hệ thống hiện tại không? Kết hợp các phương pháp có giúp công việc của tôi trơn tru hơn không? Làm thế nào để điều chỉnh khối lượng công việc thay đổi? | Phương pháp kết hợp: Sử dụng Nguyên tắc Pareto để xác định công việc và phân chia thời gian để lên lịch |
Giải quyết các thách thức trong quản lý thời gian hiện đại
Quản lý thời gian đi kèm với những thách thức riêng. Dưới đây là cách bạn có thể giải quyết chúng:
Vượt qua phần mềm giám sát
Với sự gia tăng của các công cụ giám sát, một số nhân viên đã tìm ra cách để lừa hệ thống bằng các công cụ tự động hoặc mô phỏng hoạt động. Thay vì hoàn toàn dựa vào giám sát, các tổ chức nên tập trung vào xây dựng lòng tin và có những cuộc hội thoại cởi mở về kỳ vọng. Khi nhân viên cảm thấy được tôn trọng và thống nhất với các mục tiêu rõ ràng, sẽ ít cần giám sát chặt chẽ hơn và có nhiều không gian hơn cho năng suất thực sự.
Ngăn ngừa tình trạng làm việc quá sức trong môi trường làm việc từ xa
Tình trạng làm việc quá sức, khi nhân viên đảm nhận nhiều công việc toàn thời gian cùng một lúc, có thể được ngăn chặn bằng cách cài đặt các chỉ số KPI và thời hạn rõ ràng cho các công việc và khuyến khích nhân viên báo cáo công việc thường xuyên.
Bạn có thể sử dụng Bảng điều khiển ClickUp để theo dõi khối lượng công việc và hiệu suất của nhân viên. Nó cũng cung cấp hiển thị rõ ràng về thời gian và nguồn lực dành cho từng nhiệm vụ.
Đảm bảo trách nhiệm trong môi trường làm việc từ xa
Đảm bảo trách nhiệm tại nơi làm việc bắt đầu từ mục tiêu rõ ràng, giao tiếp cởi mở và các công cụ phù hợp. Báo cáo minh bạch và đánh giá tiến độ giúp mọi người thống nhất với nhau, trong khi các nền tảng hợp tác đảm bảo công việc không bị bỏ sót.
Hãy thử lên lịch họp cá nhân và họp nhóm hàng tuần hoặc hai tuần một lần. Những cuộc họp này không chỉ để cập nhật thông tin, mà còn là cơ hội để giải quyết thách thức, điều chỉnh ưu tiên và ăn mừng thành công.
Phát hiện việc sử dụng chuột rung
Lo lắng về việc nhân viên giả vờ làm việc bằng cách di chuyển chuột? Thay vì chỉ dựa vào nhật ký hoạt động để theo dõi thời gian nhàn rỗi, các tổ chức nên tập trung vào những gì thực sự quan trọng — sản lượng và kết quả. Đo lường năng suất thông qua kết quả công việc và chất lượng công việc có thể cải thiện trách nhiệm giải trình mà không bị sa lầy vào việc quản lý chi tiết hoạt động của phần mềm.
Đo lường năng suất trong ngành CNTT
Năng suất thường vượt xa các hoạt động có thể nhìn thấy. Trong lĩnh vực CNTT, năng suất bao gồm giải quyết vấn đề, hiệu quả mã hóa và triển khai thành công. Tập trung vào các cột mốc của dự án, kiểm tra chất lượng mã và đánh giá đồng cấp để có cái nhìn rõ ràng về công việc và tác động của nó, thay vì chỉ theo dõi số giờ làm việc hoặc số lần nhấn phím.
Hiểu về lịch trình công việc 2-2-3
Bạn đã từng nghe đến lịch làm việc 2-2-3 chưa? Đây là một kỹ thuật luân ca thường được áp dụng trong các ngành hoạt động 24/7.
Cách thức hoạt động như sau: bạn làm việc hai ngày, nghỉ hai ngày, có một ngày làm việc nhẹ, sau đó làm việc ba ngày, có một công việc, và chu kỳ này lặp lại hàng tuần. Cấu trúc này cân bằng giữa công việc và nghỉ ngơi, đảm bảo nhân viên có thời gian nạp năng lượng trong khi duy trì năng suất.
Công cụ và tài nguyên cho quản lý thời gian
Có rất nhiều công cụ để quản lý thời gian và duy trì sự tổ chức. Đôi khi, việc chọn công cụ phù hợp với nhu cầu của bạn có thể khiến bạn cảm thấy choáng ngợp. Nhưng hãy cùng nói về một công cụ có tính năng và tính linh hoạt vượt trội: ClickUp, ứng dụng làm việc toàn diện.
Nó giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên và theo dõi công việc, hình dung dòng thời gian và cài đặt ước lượng thời gian cho công việc, giúp bạn dễ dàng kiểm soát mọi việc hơn.
Với ClickUp Time Tracking, bạn có thể theo dõi thời gian dành cho các nhiệm vụ cụ thể, hỗ trợ phân tích năng suất và quản lý dự án. Bắt đầu và dừng bộ đếm thời gian trực tiếp trong nhiệm vụ, ghi nhật ký mục nhập thời gian theo cách thủ công và thậm chí tích hợp với các ứng dụng theo dõi thời gian phổ biến như Toggl và Harvest.
Và nếu bạn đang tìm kiếm một khởi đầu mới, các mẫu sẵn có của ClickUp có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian.
Ví dụ: Mẫu Lịch trình Quản lý Thời gian ClickUp cung cấp một cách có cấu trúc để lập bản đồ công việc và dòng thời gian của bạn để bạn có thể bắt tay vào công việc với năng suất cao hơn.
Nâng cao năng suất với ClickUp
Để làm việc hiệu quả, bạn cần kiểm soát thời gian và mục tiêu cá nhân. Khi đã tìm được phương pháp quản lý thời gian phù hợp với mình, bước tiếp theo là tích hợp phương pháp đó vào quy trình làm việc của bạn.
Với tính năng theo dõi thời gian tích hợp, ClickUp cho phép bạn xem chính xác nỗ lực của mình đang đi đến đâu. Cho dù bạn đang quản lý các công việc hàng ngày hay đang nỗ lực đạt được những cột mốc quan trọng hơn, ClickUp giúp bạn dễ dàng duy trì sự tổ chức và năng suất.
Sẵn sàng đơn giản hóa quy trình làm việc và tăng năng suất của bạn? Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và bắt đầu tận dụng thời gian của bạn một cách hiệu quả nhất.