Bạn vừa gửi lời mời tham dự cuộc họp qua lịch, nhưng khi nhấn nút "gửi", một ý nghĩ lóe lên trong đầu bạn: Có thể gửi email thay thế được không?
Mặt khác, hộp thư đến của bạn tràn ngập những tin nhắn mà lẽ ra có thể được giải quyết bằng một cuộc trò chuyện nhanh.
Đó là một tình huống khó xử mà tất cả chúng ta đều đã từng gặp phải: khi nào nên lên lịch cuộc họp và khi nào chỉ cần gửi email.
Cân bằng giữa nhu cầu về sự rõ ràng, hợp tác và hiệu quả thường phụ thuộc vào việc lựa chọn phương pháp giao tiếp phù hợp. Lựa chọn sai có thể dẫn đến lãng phí thời gian quý báu hoặc gây ra sự hiểu lầm.
Trong blog này, chúng ta sẽ khám phá cuộc tranh luận lâu đời về cuộc họp và email. Hãy giúp bạn đưa ra quyết định thông minh hơn để tiết kiệm thời gian và cải thiện sự hợp tác trong nhóm. 👥
⏰ Tóm tắt 60 giây
- Cuộc họp thường lãng phí thời gian và có thể dẫn đến kiệt sức do thiếu hiệu quả
- Một số tình huống phù hợp hơn với email: không có mục đích rõ ràng, cập nhật thông tin, phản hồi đơn giản và kiểm tra định kỳ
- Cuộc họp là cần thiết khi có chương trình nghị sự tập trung hoặc cần xây dựng nhóm, ra quyết định nhanh, thảo luận phức tạp hoặc hợp tác
- Áp dụng văn hóa ưu tiên email giúp giảm tải trọng nhận thức và tăng hiệu quả bằng cách cung cấp tính linh hoạt không đồng bộ và khả năng theo dõi
- Các chiến lược cho phương pháp ưu tiên email bao gồm xác định lại chính sách cuộc họp, đào tạo nhân viên viết email hiệu quả và sử dụng các mẫu
- Các công cụ như ClickUp cải thiện giao tiếp bằng cách tích hợp email và quản lý nhiệm vụ, giảm thiểu nhu cầu tổ chức các cuộc họp không cần thiết
Đánh giá khi nào cuộc họp có thể thay thế email
Cuộc họp thường là phương pháp giao tiếp được sử dụng nhiều nhất, nhưng không nên là lựa chọn mặc định. Các cuộc họp quá nhiều hoặc được lên kế hoạch kém có thể làm giảm năng suất và gián đoạn quy trình làm việc, cuối cùng dẫn đến tình trạng kiệt sức.
Nghiên cứu cho thấy 72% cuộc họp là không hiệu quả, và 78% số người được khảo sát cảm thấy quá tải vì số lượng cuộc họp mà họ phải tham dự.
Điều này chắc chắn dẫn đến lãng phí thời gian đáng kể, thời gian mà lẽ ra có thể được sử dụng hiệu quả hơn cho công việc chuyên sâu.
Yêu cầu nhân viên tham dự các cuộc họp không cần thiết sẽ lãng phí thời gian làm việc quý báu và làm giảm động lực của các thành viên trong nhóm, những người cảm thấy sự hiện diện của họ không mang lại giá trị gia tăng.
Dấu hiệu cho thấy một cuộc họp có thể là một email
Không phải mọi lý do để tổ chức cuộc họp đều đáng giá — một email rõ ràng, được viết tốt thường có thể hoàn thành công việc một cách hiệu quả.
Dưới đây là một số tình huống có thể không cần tổ chức cuộc họp:
💌 Khi cuộc họp thiếu mục đích rõ ràng: Các cuộc họp không có chương trình cụ thể thường dẫn đến các cuộc thảo luận vô mục đích và hội chứng phục hồi cuộc họp. Nếu không có mục tiêu có thể thực hiện được, email sẽ là lựa chọn tốt hơn
💌 Khi mục tiêu chỉ là thông báo: Các cập nhật về dự án hoặc công việc đã hoàn thành có thể được chia sẻ hiệu quả hơn thông qua các bản tóm tắt email ngắn gọn mà các thành viên trong nhóm có thể xem lại vào thời gian rảnh rỗi
💌 Khi phản hồi không cần thảo luận: Phản hồi bằng văn bản cho phép người nhận xử lý các đề xuất theo tốc độ của riêng họ. Trừ khi phản hồi phức tạp hoặc nhạy cảm, một email chi tiết có thể hiệu quả không kém
💌 Khi các cuộc họp định kỳ trở nên thừa thãi: Các cuộc họp hàng tuần hoặc hàng ngày với ít nội dung thảo luận có thể lãng phí thời gian. Các bản cập nhật định kỳ thường phù hợp hơn với email
🧠 Thông tin thú vị: Khái niệm về cuộc họp chính thức có từ thời Hy Lạp cổ đại, khi các diễn đàn được tổ chức để thảo luận về các vấn đề công cộng và chia sẻ ý tưởng.
Khi nào cần tổ chức cuộc họp
Mặc dù email có thể đáp ứng nhiều nhu cầu giao tiếp của nhóm, nhưng một số tình huống thực sự cần cuộc họp trực tiếp để đảm bảo sự rõ ràng và hành động nhanh chóng.
Dưới đây là những trường hợp quan trọng cần tập hợp nhóm của bạn:
- Khi bạn có chương trình nghị sự tập trung: Các cuộc họp có mục tiêu rõ ràng và kết quả xác định, như hoàn thiện chiến lược tiếp thị hoặc thống nhất dòng thời gian dự án, sẽ được hưởng lợi từ các cuộc thảo luận thời gian thực
- Khi mục đích là để tăng cường tình đoàn kết trong nhóm: Để xây dựng mối quan hệ và tinh thần đồng đội, cần có nhiều tương tác trực tiếp hoặc ảo hơn. Các cuộc họp nhóm, lễ kỷ niệm hoặc kiểm tra thường xuyên sẽ giúp tăng cường mối quan hệ công việc
- Khi bạn cần ra quyết định nhanh chóng: Các quyết định nhạy cảm về thời gian được xử lý tốt nhất trong các cuộc họp, nơi các bên liên quan có thể đánh giá các lựa chọn, cân nhắc rủi ro và nhanh chóng đạt được thỏa thuận
- Khi cuộc thảo luận phức tạp: Các chủ đề có nhiều sắc thái với các quan điểm trái chiều hoặc các thay đổi chiến lược tốt hơn nên được giải quyết trong các cuộc họp, nơi có thể trả lời các câu hỏi, làm rõ các mối quan ngại và thống nhất các bước tiếp theo
- Khi cần có các phiên hợp tác và động não: Giải quyết vấn đề sáng tạo và tạo ra ý tưởng phát triển mạnh mẽ trong môi trường tương tác, cho phép đóng góp tự phát, điều khó đạt được qua email
🔍 Bạn có biết? Vào năm 2022, ước tính có khoảng 333 tỷ email được gửi và nhận mỗi ngày trên toàn thế giới. Con số này dự kiến sẽ tăng lên 392,5 tỷ email mỗi ngày vào năm 2026.
Chuyển sang văn hóa ưu tiên email
Áp dụng văn hóa ưu tiên email không có nghĩa là bạn loại bỏ các cuộc họp. Điều này giúp tạo ra một hệ sinh thái nơi làm việc mà giao tiếp có mục đích và tập trung.
Ưu điểm của email so với cuộc họp
🤝 Tính linh hoạt không đồng bộ
Email cho phép các thành viên trong nhóm trả lời khi phù hợp với công việc của họ, giảm áp lực của việc tương tác thời gian thực.
Điều này đặc biệt có giá trị đối với các nhóm toàn cầu làm việc ở các múi giờ khác nhau.
📝 Tài liệu và khả năng truy vết
Email đóng vai trò là bản ghi chép để tham khảo trong tương lai, giúp làm rõ các công việc, quyết định và cam kết.
Không giống như các cuộc họp, nơi các điểm chính có thể bị quên hoặc hiểu sai, email đảm bảo trách nhiệm giải trình bằng chứng từ giấy tờ. Bạn cũng có thể sử dụng các công cụ viết email để giảm khối lượng công việc.
⏰ Hiệu quả về thời gian
Một email được soạn thảo tốt thường chỉ mất vài phút để viết nhưng tiết kiệm hàng giờ đồng hồ mà mọi người phải dành để phối hợp và tham dự cuộc họp.
Hơn nữa, các nhóm có thể tập trung vào công việc chuyên sâu thay vì những cuộc thảo luận không cần thiết.
🧘🏾♀️ Giảm tải nhận thức
Việc chuyển đổi bối cảnh quá thường xuyên giữa quá nhiều cuộc họp làm gián đoạn sự tập trung.
Cách tiếp cận ưu tiên email giảm thiểu sự gián đoạn và cho phép các thành viên trong nhóm tập trung năng lượng tinh thần vào việc hoàn thành công việc.
Chiến lược áp dụng phương pháp ưu tiên email, sau đó mới đến cuộc họp
Hãy cùng tìm hiểu các cách bạn có thể áp dụng phương pháp này. 👇
- Xác định lại chính sách họp: Thiết lập các hướng dẫn rõ ràng về khi nào cần họp và khi nào email là kênh giao tiếp ưu tiên. Ví dụ: yêu cầu lập chương trình họp và chuẩn bị tài liệu trước cuộc họp để tránh các cuộc thảo luận không cần thiết
- Đào tạo nhân viên viết email hiệu quả: Quản lý dự án và giao tiếp qua email kém thường dẫn đến các cuộc họp không cần thiết. Giúp các thành viên trong nhóm viết email ngắn gọn, dễ thực hiện với tiêu đề rõ ràng để giảm thiểu việc trao đổi qua lại để làm rõ nội dung
- Tận dụng các mẫu và tự động hóa: Chuẩn hóa giao tiếp thường ngày bằng các mẫu email để cập nhật trạng thái hoặc tóm tắt cuộc họp. Hơn nữa, tự động hóa các nhắc nhở để tránh phải theo dõi cuộc họp
- Áp dụng "quy tắc 24 giờ" cho các yêu cầu họp: Yêu cầu các thành viên trong nhóm cố gắng giải quyết vấn đề qua email hoặc các công cụ không đồng bộ trong ít nhất 24 giờ trước khi yêu cầu họp. Điều này khuyến khích giao tiếp chu đáo và chủ động
- Theo dõi kết quả giao tiếp: Đánh giá thường xuyên xem các công việc có được hoàn thành hiệu quả bằng cách sử dụng phương pháp ưu tiên email hay không. Nếu có vấn đề phát sinh, xác định xem cuộc họp có giúp cải thiện sự rõ ràng hoặc sự thống nhất hay không
🔍 Bạn có biết? Hướng dẫn về cuộc họp hai chiếc pizza nêu rõ rằng các cuộc họp hiệu quả không nên có số lượng người tham dự nhiều hơn số người có thể ăn hai chiếc pizza. Và đúng vậy, quy tắc này thường được cho là của Jeff Bezos, người sáng lập Amazon.
Công cụ nâng cao giao tiếp
Để đạt được sự cân bằng giữa tinh thần đồng đội và hiệu quả, bạn cần các công cụ giao tiếp tại nơi làm việc giúp giao tiếp trở nên dễ dàng và hiệu quả. Mục tiêu là tìm một nền tảng giúp bạn quản lý email tốt hơn đồng thời giảm thiểu số lượng cuộc họp.
Một trong những công cụ đó là ClickUp, ứng dụng cho mọi công việc.
Hãy coi nó như một trung tâm tất cả trong một, nơi tập hợp các công việc, email và cuộc hội thoại của nhóm.
Cần phân công công việc? Đã xong. Muốn theo dõi tiến độ dự án? Dễ dàng. Muốn giữ cho giao tiếp bằng văn bản rõ ràng mà không có các chủ đề email hoặc cuộc họp dài vô tận? ClickUp sẽ giúp bạn.
Hãy xem xét kỹ hơn các tính năng của ClickUp. ✅
Quản lý dự án qua email ClickUp
Quản lý dự án qua email của ClickUp giúp quản lý giao tiếp và công việc trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
Thay vì liên tục chuyển đổi giữa ứng dụng email và ClickUp, bạn có thể gửi, nhận và theo dõi email trực tiếp từ không gian làm việc ClickUp. Điều này hoàn toàn phù hợp với phương pháp ưu tiên email, trong đó bạn muốn giữ mọi thứ hiệu quả và có tổ chức mà không cần phải tổ chức cuộc họp cho mỗi cập nhật nhỏ.
Ví dụ: nếu bạn cần gửi thông tin cập nhật cho khách hàng, yêu cầu phản hồi hoặc hỏi nhanh về một dự án, bạn có thể thực hiện tất cả từ chính công việc đó.
Tôi nhấn một nút và email được gửi đi, mọi thứ trở nên đơn giản và chỉ bằng cách nhấn một nút hoặc chọn một tùy chọn, tất cả các quy trình cần thiết đều được hoàn thành, từ đó đơn giản hóa cả những công việc khó khăn nhất.
Tôi nhấn một nút và email được gửi đi, mọi thứ trở nên đơn giản và chỉ bằng cách nhấn một nút hoặc chọn một tùy chọn, tất cả các quy trình cần thiết đều được hoàn thành, từ đó đơn giản hóa cả những công việc khó khăn nhất.
Không cần phải vào hộp thư đến, soạn email, rồi quay lại ClickUp để cập nhật nhiệm vụ. Mọi thứ đều ở một nơi.
Một trong những tính năng hữu ích nhất là chuyển đổi email đến thành Nhiệm vụ ClickUp. Khi bạn nhận được cập nhật dự án hoặc mục hành động cần được xử lý ngay lập tức, bạn không cần lo lắng về việc sao chép và dán chi tiết.
Chỉ cần chuyển email thành công việc, giao cho người phù hợp và đặt thời hạn hoàn thành — ngay từ chính email đó.
🧠 Thông tin thú vị: Email đầu tiên được gửi vào năm 1971 bởi Ray Tomlinson cho chính mình. Nội dung email đó giống như 'QWERTYUIOP. '
Tích hợp ClickUp
Tiếp theo, tích hợp bất kỳ công cụ bên thứ ba hiện có nào với Tích hợp ClickUp. Có hơn 1.000 tích hợp, bao gồm Zoom, Gmail, Outlook, Calendly và hơn thế nữa.
Tích hợp cho phép bạn lấy dữ liệu từ các công cụ mà nhóm của bạn đang sử dụng mà không cần nỗ lực thêm.
Chúng tôi đã thiết lập tích hợp Outlook cho tất cả thành viên trong nhóm để họ có thể chuyển nhiệm vụ từ Outlook trực tiếp sang ClickUp — điều này đã cải thiện khả năng hiển thị giữa các nhóm và giảm thiểu nhiệm vụ bị mất hoặc bị quên chìm xuống đáy hộp thư đến email.
Chúng tôi đã thiết lập tích hợp Outlook cho tất cả thành viên trong nhóm để họ có thể chuyển nhiệm vụ từ Outlook trực tiếp sang ClickUp — điều này đã cải thiện khả năng hiển thị giữa các nhóm và giảm thiểu nhiệm vụ bị mất hoặc bị quên chìm xuống đáy hộp thư đến email.
📖 Đọc thêm: Cách chọn tần suất họp phù hợp cho nhóm của bạn
Cuộc họp ClickUp
Đôi khi, các cuộc họp là không thể tránh khỏi. Nhưng nếu bạn cần tổ chức một cuộc họp, ClickUp Meetings sẽ giúp cuộc họp diễn ra suôn sẻ và hiệu quả nhất có thể.
Khi bạn lên lịch cuộc họp, lịch sẽ được đồng bộ với Chế độ xem Lịch ClickUp, để mọi người biết chính xác thời gian và địa điểm diễn ra cuộc họp. Bạn cũng có thể liên kết cuộc họp với các nhiệm vụ hoặc dự án cụ thể, làm rõ những vấn đề cần thảo luận và đảm bảo mọi việc diễn ra theo đúng kế hoạch.
Chế độ xem Lịch cũng cho phép bạn nhanh chóng hình dung lịch trình của nhóm — các cuộc họp, công việc và thời hạn — tất cả ở một nơi.
Bạn có thể dễ dàng điều chỉnh cuộc họp hoặc thời hạn bằng cách kéo và thả đơn giản và nhanh chóng phát hiện bất kỳ xung đột lịch trình tiềm ẩn nào. Điều này giúp bạn dễ dàng cân bằng khối lượng công việc và điều chỉnh các cuộc họp phù hợp với các ưu tiên của nhóm
Việc chuẩn bị cho cuộc họp cũng rất dễ dàng.
Bạn có thể thiết lập chương trình làm việc trong ClickUp Docs trước để nhóm của bạn biết những gì sẽ diễn ra và có thể chuẩn bị sẵn sàng. Trong cuộc họp, bạn có thể ghi chú, phân công nhiệm vụ và ghi lại các quyết định tại một nơi.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Trong các cuộc họp, hãy ngồi thẳng lưng, vai thẳng để trông tự tin và tập trung. Ngôn ngữ cơ thể này cho thấy bạn đang tham gia tích cực vào cuộc hội thoại, khiến bạn trông dễ gần và quan tâm hơn.
Trò chuyện ClickUp
Có những lúc bạn không cần cuộc họp hay email, đặc biệt là khi ClickUp Chat kết hợp giao tiếp và quản lý công việc với nhau.
Trong Trò chuyện, bạn có thể @đề cập đến đồng nghiệp, đính kèm tệp và liên kết các cuộc trò chuyện trực tiếp với công việc. Bạn cũng có thể tạo chủ đề trong cuộc hội thoại để giữ các cuộc thảo luận có liên quan lại với nhau, đảm bảo mọi thứ được sắp xếp gọn gàng và dễ theo dõi.
Đối với những cuộc thảo luận phức tạp hơn, bạn có thể chuyển tin nhắn trò chuyện thành công việc hoặc bình luận về công việc chỉ với một cú nhấp chuột.
Tại đây, các cuộc hội thoại, công việc và dự án không chỉ kết nối với nhau mà còn hội tụ với nhau.
Mẫu
Ngoài các tính năng trên, ClickUp còn cung cấp rất nhiều mẫu kế hoạch giao tiếp.
Ví dụ: Mẫu ma trận giao tiếp và cuộc họp của nhóm ClickUp đơn giản hóa việc phân công nhiệm vụ liên quan đến các dự án cụ thể và nêu rõ các hướng dẫn để hoàn thành nhiệm vụ hoặc thực hiện các biện pháp theo dõi. Điều tốt nhất là bạn có thể sắp xếp các cuộc hội thoại và nhanh chóng phát hiện những điểm chưa hiệu quả hoặc những vấn đề chưa được đề cập.
Ngoài ra, Mẫu kế hoạch giao tiếp ClickUp phát triển một hướng dẫn dễ hiểu, phác thảo phong cách và nghi thức giao tiếp của thương hiệu bạn, cả trong nội bộ và bên ngoài.
Thật là tuyệt vời khi thấy chúng tôi đã tiết kiệm được bao nhiêu thời gian trong các cuộc họp kể từ khi chuyển sang ClickUp. Công việc lập kế hoạch và cập nhật sự kiện trước đây mất ba giờ mỗi tuần, giờ chỉ mất hơn một giờ. Các nhóm liên quan giờ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các ưu tiên quan trọng hơn trong marketing.
Thật tuyệt vời khi thấy chúng tôi đã tiết kiệm được bao nhiêu thời gian trong các cuộc họp kể từ khi chuyển sang ClickUp. Việc lập kế hoạch và cập nhật sự kiện trước đây mất ba giờ mỗi tuần, giờ chỉ mất hơn một giờ. Các nhóm liên quan giờ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các ưu tiên tiếp thị quan trọng hơn.
Các phương pháp hay nhất để giảm thiểu các cuộc họp
Hãy đối mặt với thực tế: đôi khi các cuộc họp có thể khiến bạn cảm thấy lãng phí thời gian. Mặc dù các cuộc họp rất cần thiết cho một số công việc nhất định, nhưng không phải mọi cuộc thảo luận đều cần phải diễn ra trực tiếp (hoặc ảo).
Giảm thiểu các cuộc họp giúp giải phóng thời gian để tập trung hơn vào công việc và nâng cao năng suất, nhưng làm thế nào để đạt được sự cân bằng phù hợp?
Hãy cùng khám phá các phương pháp hay nhất để giảm bớt sự mệt mỏi trong các cuộc họp mà vẫn duy trì kết nối và sự thống nhất trong nhóm của bạn. 📅
🚫 Khuyến khích hủy bỏ các cuộc họp không cần thiết
Đôi khi, tốt nhất là hủy bỏ các cuộc họp không mang lại giá trị.
Nếu cuộc họp không có mục đích rõ ràng hoặc kết quả mong muốn, tại sao phải lên lịch?
Thay vì tập hợp mọi người lại để thảo luận dài dòng, hãy tập trung vào những vấn đề thực sự quan trọng. Nếu đó là một cuộc gọi nhanh hoặc cập nhật có thể dễ dàng chia sẻ qua trò chuyện hoặc email, hãy hủy cuộc họp và tiết kiệm thời gian cho mọi người. Giữ cho nhóm của bạn đồng nhất mà không cần các cuộc họp không cần thiết sẽ giúp họ duy trì năng suất và tập trung vào công việc cốt lõi của mình.
📫 Khuyến khích sử dụng các công cụ giao tiếp không đồng bộ
Bạn không cần phải lên lịch cuộc họp để nhận phản hồi ngay lập tức hoặc thúc đẩy công việc tiến triển.
Các công cụ không đồng bộ như email, phần mềm quản lý dự án, nền tảng họp ảo và ứng dụng nhắn tin cho phép nhóm của bạn cộng tác và phản hồi theo tốc độ của riêng họ, đảm bảo mọi người luôn được cập nhật thông tin mà không mất thời gian cho các cuộc họp.
ClickUp, ứng dụng làm việc toàn diện, kết hợp tất cả các hàm này vào một nơi. Bạn có thể theo dõi tiến độ, giao tiếp và quản lý công việc mà không cần phải gửi lời mời qua lại để lên lịch. Thiết lập này hoạt động hoàn hảo cho các cập nhật nhanh hoặc câu hỏi tiếp theo không cần thảo luận dài dòng.
📓Sử dụng tài liệu tự phục vụ
Tài liệu tự phục vụ giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian cho các nhóm.
Khi tất cả thông tin cần thiết đều dễ dàng truy cập, việc lên lịch cuộc họp chỉ để trả lời những câu hỏi cơ bản là không cần thiết. Trao quyền cho nhóm của bạn để giải quyết vấn đề một cách độc lập và tìm thấy những gì họ cần mà không phải chờ đợi phản hồi hoặc cuộc họp tiếp theo.
Ngoài ra, tài liệu rõ ràng và cập nhật giúp mọi người đồng bộ, giảm thiểu nhầm lẫn và tránh việc phải quay lại làm lại không cần thiết.
👍🏾 Trao quyền cho nhóm của bạn từ chối các lời mời không cần thiết
Điều quan trọng là cho nhóm của bạn quyền tự do từ chối lời mời họp không cần ý kiến của họ hoặc không có khả năng dẫn đến kết quả mong muốn.
Khuyến khích họ đánh giá xem cuộc họp có phù hợp với ưu tiên của họ trước khi chấp nhận lời mời. Email có thể hiệu quả hơn nếu cuộc họp chỉ để kiểm tra hoặc trả lời một vài câu hỏi.
Khi các thành viên trong nhóm cảm thấy có quyền từ chối các cuộc họp không cần thiết, họ sẽ tập trung vào công việc của mình và đóng góp hiệu quả hơn cho mục tiêu của nhóm.
👀 Phần thưởng: Khám phá tác động của những ngày không có cuộc họp đối với năng suất của nhóm bạn.
Sử dụng ClickUp làm công cụ quản lý cuộc họp và email từ đầu đến cuối
Cuối cùng, bạn cần một hệ thống tôn trọng thời gian và thúc đẩy mục đích rõ ràng. Trên hết, bạn phải đảm bảo rằng mỗi chuỗi giao tiếp có mục đích rõ ràng.
Với ClickUp, các nhóm trên toàn thế giới có thể chuyển đổi giữa cập nhật không đồng bộ và cộng tác thời gian thực. Các tính năng giao tiếp nội bộ toàn diện của ClickUp cho phép bạn tập trung mọi thứ, từ quản lý dự án và công việc qua email đến tài liệu và lập lịch.
Sẵn sàng giảm thiểu tiếng ồn và cải thiện năng suất? Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay!