Quá trình kiểm tra tài liệu thường cảm thấy như một chuỗi công việc không bao giờ kết thúc—bản nháp này đến bản nháp khác, các bản sửa đổi chồng chất, và những chi tiết quan trọng có thể bị bỏ sót trong quá trình đó.
Đối với các nhóm pháp lý và chuyên gia doanh nghiệp, đây không chỉ là việc tốn thời gian mà còn là thách thức lớn đòi hỏi sự chính xác cao.
Hãy thành thật với nhau. Quá trình này vẫn có thể cảm thấy chậm chạp và dễ xảy ra sai sót, ngay cả khi có danh sách kiểm tra hoặc kiểm soát phiên bản. Khi độ phức tạp và khối lượng tài liệu tăng lên, các phương pháp truyền thống đơn giản là không đủ.
Đây chính là lúc AI phát huy tác dụng.
Các công cụ AI giúp tự động hóa các tài liệu kinh doanh và pháp lý nhanh hơn và chính xác hơn bằng cách phát hiện các sắc thái, đánh dấu các vấn đề, đề xuất ngôn ngữ phù hợp hơn và đảm bảo tuân thủ, đồng thời tiết kiệm thời gian quý báu.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ khám phá cách bạn có thể sử dụng AI để xem xét tài liệu để nhóm của bạn có thể tập trung vào các công việc có giá trị cao một cách tự tin.
Đánh giá tài liệu bằng AI là gì?
Việc xem xét tài liệu dựa trên AI sử dụng các công nghệ tiên tiến như học máy, xử lý ngôn ngữ tự nhiên và AI tạo ra nội dung để phân tích và xem xét các tập tài liệu lớn. Các công việc trước đây cần nhiều giờ hoặc nhiều ngày nỗ lực thủ công giờ đây có thể hoàn thành trong vài phút.
Các nhóm pháp lý, đặc biệt là trong lĩnh vực eDiscovery, được hưởng lợi đáng kể từ quy trình xem xét tài liệu này. Quy trình này cho phép họ sàng lọc các bộ sưu tập thông tin lưu trữ điện tử (ESI) khổng lồ để tìm tài liệu liên quan cho các thủ tục tố tụng.
Tương tự, các nhóm trong công ty cũng dựa vào AI để đẩy nhanh quá trình xem xét hợp đồng nhà cung cấp, chính sách và tài liệu tài chính. Những công cụ này giúp nâng cao hiệu quả và đảm bảo tuân thủ các quy định như GDPR và SOX, đồng thời phát hiện các rủi ro hoặc sự khác biệt tiềm ẩn.
AI nâng cao quy trình kiểm tra tài liệu như thế nào?
Sử dụng AI để xem xét tài liệu mang lại một số lợi ích chính:
- Tốc độ và hiệu quả: AI tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại như trích xuất dữ liệu (tên, địa chỉ và ngày tháng) và sắp xếp tài liệu thành các danh mục khác nhau để truy cập nhanh chóng. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và nỗ lực, tăng tốc độ xem xét tài liệu và cải thiện hiệu quả quy trình quản lý tài liệu
- Tính năng tìm kiếm nâng cao: Sử dụng xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP), AI hiểu được ngữ cảnh của tài liệu, cho phép xác định chính xác các từ khóa hoặc cụm từ liên quan — vượt trội so với các phương pháp tìm kiếm từ khóa truyền thống
- Cải thiện độ chính xác: Các công cụ hỗ trợ AI giúp giảm thiểu lỗi của con người, đảm bảo không bỏ sót thông tin quan trọng. Các công cụ này cũng có thể đánh dấu những điểm không nhất quán, giúp quá trình xem xét trở nên kỹ lưỡng hơn
- Thuật toán có thể tùy chỉnh: Các công cụ AI có thể được điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu xem xét cụ thể. Ví dụ: các nhóm pháp lý có thể lập trình AI để phân tích các điều khoản hợp đồng hoặc thuật ngữ cụ thể của từng trường hợp, trong khi các nhóm doanh nghiệp có thể tập trung vào việc kiểm tra tuân thủ các yêu cầu như GDPR hoặc SOX
- Xác định rủi ro và tuân thủ: AI xem xét tài liệu pháp lý sẽ đánh dấu các tài liệu có rủi ro tiềm ẩn, chẳng hạn như các điều khoản không tuân thủ, các vấn đề bảo mật dữ liệu hoặc trách nhiệm pháp lý, giúp ngăn ngừa các sơ suất nghiêm trọng
- Giảm chi phí: Bằng cách tăng tốc quá trình xem xét và giảm công việc thủ công, AI giúp giảm chi phí liên quan đến phân tích tài liệu, giúp tiết kiệm ngân sách cho các nhóm và giảm chi phí liên quan đến phân tích tài liệu pháp lý
🔎Bạn có biết? Một nghiên cứu trên 500 trường hợp eDiscovery cho thấy việc sử dụng phương pháp "con người tham gia vào quy trình", trong đó các chuyên gia con người xem xét các đề xuất của AI, mang lại tỷ lệ chính xác cao hơn 22% so với việc xem xét hoàn toàn tự động hoặc thủ công. Điều này cho thấy rằng mặc dù AI rất mạnh mẽ, nhưng sự giám sát của con người giúp tăng độ chính xác, đặc biệt là trong các vấn đề pháp lý phức tạp.
Ví dụ về việc xem xét tài liệu bằng AI tạo ra nội dung
AI tạo ra nội dung đang thay đổi quy trình xem xét tài liệu trong các ngành như pháp lý và tuân thủ, đặc biệt là trong các lĩnh vực có khối lượng lớn như quản lý hợp đồng và tranh tụng. Dưới đây là một số ví dụ về cách AI giúp tăng năng suất:
1. eDiscovery
Khám phá điện tử là quá trình thu thập, xem xét và phân loại thông tin được lưu trữ điện tử (ESI) cho các thủ tục pháp lý. Điều này bao gồm dữ liệu có giá trị từ các thiết bị, email công ty, lưu trữ đám mây, mạng xã hội và các nguồn kỹ thuật số khác có thể chứa bằng chứng liên quan đến một vụ án.
Các công cụ AI giúp các nhóm pháp lý nhanh chóng xác định bằng chứng quan trọng bằng cách xếp hạng tài liệu theo mức độ liên quan. Điều này cho phép họ tập trung vào thông tin quan trọng nhất trước tiên. Ngoài ra, các hệ thống này còn đơn giản hóa các công việc như đánh giá sơ bộ vụ việc, điều tra nội bộ và quản lý các yêu cầu theo Đạo luật Tự do Thông tin (FOIA).
2. Phân tích hợp đồng
Các công cụ AI tạo nội dung tự động tóm tắt hợp đồng bằng cách đánh dấu các điểm quan trọng như điều khoản thanh toán, thời hạn và nghĩa vụ. Điều này giúp các nhóm nhanh chóng xác định các lĩnh vực cần chú ý, chẳng hạn như các điều khoản bị thiếu hoặc các điều khoản rủi ro.
Ngoài ra, hệ thống AI còn xác định ngôn ngữ lỗi thời trong các tài liệu đang xử lý, có thể không phù hợp với các tiêu chuẩn pháp lý hoặc yêu cầu quy định hiện hành. Điều này giúp các nhóm pháp lý giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tuân thủ các luật pháp đang thay đổi, chẳng hạn như quy định về bảo mật dữ liệu hoặc tiêu chuẩn mới của ngành.
3. Tuân thủ và quản lý rủi ro
Hệ thống AI theo dõi các yêu cầu tuân thủ như GDPR hoặc luật chống rửa tiền, theo dõi các vấn đề tiềm ẩn trong thời gian thực. Cách tiếp cận chủ động này đảm bảo tuân thủ và cung cấp các giải pháp để khắc phục lỗ hổng, tránh bị phạt hoặc rắc rối pháp lý.
➡️ Đọc thêm: Cách tạo mẫu tài liệu hiệu quả: Hướng dẫn toàn diện
Các tính năng chính của công cụ xem xét tài liệu AI
Với vô số công cụ quản lý tài liệu AI hiện có, việc lựa chọn công cụ phù hợp có thể rất khó khăn. Bất kể lựa chọn nào, hãy đảm bảo công cụ đó có các tính năng thiết yếu sau:
- Tự động phân loại tài liệu: Công cụ này sẽ xác định các mẫu để sắp xếp, phân loại và ưu tiên các tài liệu theo loại, mức độ liên quan hoặc nội dung, giúp giảm bớt nỗ lực thủ công và làm nổi bật thông tin quan trọng
- Xử lý dữ liệu thời gian thực: Hệ thống AI phải xử lý các tập dữ liệu lớn trong thời gian thực. Điều này cho phép các nhóm pháp lý theo dõi và phân tích tài liệu từ nhiều nguồn khác nhau, từ email đến các bài đăng trên mạng xã hội
- Kiểm tra tuân thủ quy định: Đảm bảo các tài liệu được quét tuân thủ các luật và quy định có liên quan, chẳng hạn như GDPR hoặc HIPAA, bằng cách xác định thông tin nhạy cảm và đánh dấu các vấn đề tuân thủ tiềm ẩn
- Dấu vết kiểm tra: Công cụ xem xét tài liệu AI phải lưu giữ bản ghi các thay đổi để đảm bảo sự hợp tác suôn sẻ và cho phép khôi phục lại các phiên bản trước đó khi cần thiết
Nhìn chung, mục tiêu của bạn nên là lựa chọn phần mềm dựa trên AI cho phép các nhóm pháp lý tập trung vào phân tích ưu tiên cao hơn và đưa ra quyết định sáng suốt hơn trong các trường hợp phức tạp.
➡️ Đọc thêm: 10 công cụ tạo/lập nội dung AI tốt nhất
Cách triển khai AI cho việc kiểm tra tài liệu?
Bây giờ bạn đã biết cách AI có thể nâng cao quy trình kiểm tra tài liệu của bạn và tầm quan trọng của việc lựa chọn công cụ AI phù hợp, đã đến lúc hành động.
ClickUp, một nền tảng quản lý dự án toàn diện, cải thiện quy trình xem xét tài liệu từ đầu đến cuối với các mẫu định sẵn, tự động hóa nâng cao, tích hợp và sức mạnh của AI.
Các công cụ cộng tác thời gian thực và tự động hóa tài liệu của nó giúp bạn không cần phải lọc qua vô số tệp hoặc mất hàng giờ để xem xét tài liệu thủ công. ClickUp có thể giúp sắp xếp, phân loại và đánh dấu lỗi trong nội dung quan trọng để bạn có thể tập trung vào bức tranh tổng thể.
Muốn xem cách thức hoạt động? Hãy cùng xem nhé. 👀
Sắp xếp tài liệu của bạn bằng ClickUp Docs
ClickUp Docs hoạt động như một trung tâm tập trung cho tất cả các tài liệu của bạn, giúp bạn dễ dàng sắp xếp, lưu trữ và chia sẻ chúng với các bên liên quan trong suốt quá trình xem xét.
Nó cho phép bạn cộng tác trong thời gian thực, thêm nhận xét, chỉnh sửa và theo dõi các bản sửa đổi. Tính năng kiểm soát phiên bản tài liệu giúp các nhóm pháp lý dễ dàng theo dõi các bản cập nhật hợp đồng và sửa đổi vụ việc, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ thông tin nào.
Tương tự, nó cung cấp cho các nhóm trong công ty bản ghi chi tiết, theo thứ tự thời gian về mọi thay đổi, bao gồm dấu thời gian và tên của người đóng góp. Mức độ minh bạch này giúp loại bỏ sự nhầm lẫn, đặc biệt là trong các dự án có nhiều bên liên quan.
Bạn có thể tiếp tục hợp lý hóa quy trình xem xét của mình thông qua Nhiệm vụ ClickUp bằng cách sử dụng Trạng thái tùy chỉnh như đang tiến hành, đã hoàn thành và bị từ chối, cùng với Danh sách kiểm tra nhiệm vụ đơn giản trong ClickUp cho mỗi hoạt động (đã hoàn thành hoặc chưa hoàn thành).
Điều này giúp bạn có thể:
- Theo dõi tiến độ dễ dàng: Cho dù là theo dõi cập nhật vụ kiện tụng hay phê duyệt tài liệu công ty, bạn sẽ luôn biết những gì đang diễn ra
- Bao quát tất cả các khía cạnh: Từ việc xem xét hợp đồng đến cập nhật chính sách, trạng thái rõ ràng và danh sách kiểm tra giúp đảm bảo rằng mọi công việc đều được hoàn thành và không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào
- Tăng cường hợp tác: Cho dù là nhóm pháp lý xử lý hồ sơ vụ án hay nhóm công ty xem xét tài liệu tài chính, mọi người đều đồng bộ và thống nhất với nhau
- Thúc đẩy trách nhiệm: Với các tính năng quản lý công việc nâng cao, bạn có thể đảm bảo mỗi thành viên trong nhóm hiểu rõ vai trò, trách nhiệm, dòng thời gian và các yếu tố phụ thuộc của mình
➡️ Đọc thêm: Cách ghi chép các yêu cầu dự án hiệu quả với ví dụ
Cải thiện quá trình xem xét tài liệu với ClickUp Brain
ClickUp Brain giúp bạn xem xét tài liệu nhanh hơn bằng cách tự động tạo ra các bản tóm tắt rõ ràng, súc tích. Điều này cho phép các bên liên quan nhanh chóng tìm đến các mục hành động và tạo công việc cho các thành viên nhóm phù hợp.
ClickUp Brain cũng cải thiện tài liệu của bạn bằng cách sửa lỗi ngữ pháp, đề xuất cải tiến và tinh chỉnh câu để rõ ràng và chuẩn xác hơn. Ví dụ: nếu bạn đang chuẩn bị bản cập nhật dự án cho các bên liên quan, ClickUp Brain sẽ đảm bảo các chỉ số và kết quả quan trọng được nêu rõ để giúp các bên liên quan nhanh chóng nắm bắt thông tin quan trọng nhất.
Khi xem xét tài liệu, bạn cũng có thể đặt câu hỏi cụ thể về tài liệu, công việc hoặc người liên quan. Nó cung cấp câu trả lời chính xác và tức thì để giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt mà không cần tìm kiếm qua nhiều công cụ khác nhau.
Dưới đây là một số câu hỏi bạn có thể thử:
📌 Những điểm chính cần lưu ý từ tài liệu này là gì?
📌 Ai được giao nhiệm vụ xem xét công việc hoặc tài liệu này?
📌 Có bất kỳ mục hành động nào đang chờ xử lý liên quan đến dự án này không?
📌 Hạn chót cho việc kiểm tra tài liệu này là khi nào?
📌 Tài liệu này có phù hợp với các cập nhật mới nhất của dự án không?
Hợp lý hóa quy trình xem xét tài liệu với Tự động hóa ClickUp
Hơn 100 tính năng tự động hóa của ClickUp giúp tối ưu hóa quy trình xem xét tài liệu của bạn hơn nữa. Với tính năng tự động hóa sẵn có và tùy chỉnh, bạn có thể tự động phân công nhiệm vụ, cập nhật trạng thái và đảm bảo mọi thứ luôn diễn ra suôn sẻ.
Ví dụ: bạn có thể thiết lập quy tắc tự động hóa tùy chỉnh để tạo công việc khi tài liệu được tải lên. Khi người xem xét đánh dấu tài liệu là "Đang tiến hành", trạng thái sẽ tự động cập nhật và công việc tiếp theo để sửa đổi sẽ được tạo. Quy tắc này cũng có thể kích hoạt nhắc nhở người xem xét kiểm tra tài liệu trong vòng 48 giờ.
Dưới đây là một số cách thông minh để tối ưu hóa hơn nữa việc xem xét tài liệu của bạn bằng tự động hóa:
- Tạo công việc ngay lập tức: Tự động tạo công việc khi tài liệu được tải lên, đảm bảo việc xem xét được tự động phân công
- Tự động cập nhật trạng thái: Cài đặt hệ thống để cập nhật trạng thái tài liệu khi tài liệu chuyển qua các giai đoạn khác nhau, từ "Đang tiến hành" sang "Đã xem xét"
- Nhắc nhở theo thời gian: Tự động kích hoạt nhắc nhở để theo dõi tài liệu sau một số ngày nhất định
- Kích hoạt công việc sửa đổi: Khi tài liệu được đánh dấu "Đã xem xét", hãy tạo công việc cho bất kỳ sửa đổi cần thiết nào và giao cho người phù hợp
- Theo dõi thời hạn: Tự động đặt và cập nhật thời hạn để đảm bảo hoàn thành việc xem xét kịp thời
- Thông báo phê duyệt: Sau khi được phê duyệt, tự động thông báo cho nhóm hoặc các bên liên quan tiếp theo để đảm bảo việc chuyển giao diễn ra suôn sẻ
Đánh giá tài liệu bằng AI tạo sinh: Thách thức và Giải pháp
Mặc dù việc sử dụng AI tạo sinh để kiểm tra tài liệu mang lại nhiều lợi ích, nó cũng đặt ra những thách thức cần được giải quyết để triển khai hiệu quả.
1. Độ chính xác và độ tin cậy
Các mô hình AI tạo ra chỉ tốt bằng dữ liệu được sử dụng để huấn luyện chúng. Nếu bộ dữ liệu huấn luyện kém hoặc không đầy đủ, AI có thể tạo ra kết quả không chính xác, đặc biệt là khi xử lý các tài liệu pháp lý phức tạp hoặc hợp đồng có ngôn ngữ tinh tế.
Để tránh điều này:
✅ Chọn các công cụ AI được đào tạo thường xuyên với các bộ dữ liệu đa dạng và chất lượng cao
✅ Hợp tác với các nhà cung cấp AI làm việc chặt chẽ với các chuyên gia pháp lý để tinh chỉnh hệ thống và nắm bắt các chi tiết phức tạp của ngôn ngữ pháp lý theo thời gian
2. Bảo mật và tuân thủ dữ liệu
Tài liệu pháp lý thường chứa dữ liệu nhạy cảm, chẳng hạn như Thông tin nhận dạng cá nhân (PII) hoặc thông tin kinh doanh bí mật. Xử lý sai có thể dẫn đến các hình phạt pháp lý nghiêm trọng và tổn hại danh tiếng.
Để giải quyết vấn đề này, các nhóm pháp lý phải chọn hệ thống AI có:
✅ Tích hợp sẵn các quy định về bảo vệ dữ liệu, như GDPR, HIPAA hoặc CCPA, mã hóa mạnh mẽ, lưu trữ an toàn và kiểm soát truy cập nghiêm ngặt
✅ Khả năng ẩn danh dữ liệu để bảo vệ thêm thông tin bí mật của khách hàng và kinh doanh
3. Khả năng thích ứng
Hợp đồng pháp lý và kinh doanh khác nhau rất nhiều giữa các ngành và khu vực pháp lý, khiến hệ thống AI khó có thể thích ứng với các yêu cầu mới và luôn thay đổi một cách nhất quán.
Dưới đây là những việc bạn cần làm:
✅ Sử dụng hệ thống có sự tham gia của con người để vượt qua thách thức này bằng cách kết hợp tự động hóa AI với sự giám sát của con người. Điều này đảm bảo rằng AI có thể thích ứng với các bối cảnh pháp lý khác nhau trong khi các chuyên gia con người cung cấp hướng dẫn về các vấn đề phức tạp hoặc cụ thể của từng khu vực pháp lý.
4. Chi phí và phân bổ tài nguyên
Chi phí ban đầu cao để triển khai và duy trì hệ thống xem xét tài liệu bằng AI có thể là rào cản đối với nhiều nhóm pháp lý, đặc biệt là các công ty nhỏ hoặc bộ phận pháp lý của doanh nghiệp có ngân sách hạn chế.
Để tránh điều này:
✅ Tìm kiếm các giải pháp AI có kế hoạch giá linh hoạt, cho phép các nhóm nhỏ bắt đầu với các tính năng cơ bản và mở rộng quy mô theo nhu cầu phát triển
✅ Đánh giá lợi ích lâu dài của việc áp dụng AI – tập trung vào việc tăng hiệu quả, giảm lao động thủ công và nâng cao độ chính xác theo thời gian
➡️ Đọc thêm: AI so với nội dung do con người tạo ra: Ưu và nhược điểm
Đánh giá tài liệu nhanh hơn, thông minh hơn với ClickUp
Việc xem xét tài liệu là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ. Nhưng nếu không có AI, đây là một công việc chậm chạp, dễ xảy ra lỗi và đầy rủi ro. Các quy trình thủ công dễ dẫn đến sai sót, bỏ sót chi tiết và chậm trễ tốn kém, có thể làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của bạn.
Nhưng với các tính năng hỗ trợ AI của ClickUp, bạn có thể tự động hóa việc phân loại, tạo tóm tắt, đề xuất cải tiến và cho phép cộng tác thời gian thực để xem xét nhanh hơn, chính xác hơn. Phần hay nhất? Tự động hóa của ClickUp xử lý các công việc lặp đi lặp lại và theo dõi tiến độ, giúp nhóm của bạn tập trung vào những việc quan trọng nhất.
Hãy dùng thử ClickUp và đăng ký miễn phí để quá trình xem xét tài liệu phức tạp trở nên dễ dàng.