Đằng sau mỗi nhà điều hành hiệu quả là một đội ngũ nhân viên vững vàng, những người giúp họ tập trung vào 20% công việc tạo ra 80% hiệu quả.
Trợ lý điều hành (EA) và trưởng phòng (CoS) là những người đứng đầu trong đội ngũ này. Họ là hai vai trò quan trọng giúp nơi làm việc vận hành trơn tru như một cỗ máy được bôi trơn.
Nhưng đâu là những điểm khác biệt chính giữa hai vai trò này, và tổ chức của bạn cần vai trò nào?
Chúng tôi sẽ khám phá những câu hỏi này và cung cấp những hiểu biết sâu sắc từ những vai trò này tại ClickUp—để bạn có thể đưa ra quyết định cân bằng khi đánh giá vị trí trợ lý điều hành và trưởng phòng cho nhóm của mình.
Chánh Văn phòng là gì?
Chánh văn phòng là đối tác chiến lược đáng tin cậy của lãnh đạo cấp cao, thường được coi là "cánh tay phải" của các giám đốc điều hành cấp cao như CEO, CFO và COO. Vai trò này vượt xa phạm vi hỗ trợ truyền thống, tập trung vào việc ra quyết định cấp cao, quản lý dự án và điều phối giữa các bộ phận.
Bạn có biết rằng vai trò của Chánh văn phòng có nguồn gốc từ chiến lược quân sự và hoạt động của chính phủ? Điều này là do một tướng cấp cao trên chiến trường, bị bao vây bởi sự hỗn loạn, thường cần ai đó để xử lý luồng thông tin, sắp xếp các ưu tiên và đảm bảo mọi việc diễn ra theo đúng kế hoạch.
Trong thời hiện đại, vai trò này đã phát triển từ lĩnh vực chính trị, nổi tiếng nhất là ở những nơi như Nhà Trắng, nơi Chánh văn phòng trở thành người phụ trách của tổng thống.
Ngày nay, Trưởng phòng Hành chính vẫn đóng vai trò quan trọng không kém trong việc định hình tầm nhìn chiến lược của doanh nghiệp.
👀 Thú vị
Hầu hết các Trưởng phòng ( 25,7% ) làm việc trong lĩnh vực công nghệ — cao hơn nhiều so với bất kỳ lĩnh vực nào khác. Ngân hàng và đầu tư đứng thứ hai với 17,6%, phản ánh nhu cầu về những người có thể giữ cho các tổ chức lớn đồng bộ.
Điều này cho chúng ta biết một điều quan trọng về vai trò này: Chánh văn phòng phát triển mạnh trong môi trường thay đổi nhanh, nơi CEO cần một người giúp biến tầm nhìn thành hành động đồng thời đóng vai trò là người đại diện đáng tin cậy của giám đốc điều hành.
Trợ lý điều hành là gì?
Trợ lý điều hành là bậc thầy về hậu cần và quản lý thời gian, cung cấp hỗ trợ hành chính cho các giám đốc điều hành. Nhiệm vụ của họ bao gồm quản lý lịch trình, xử lý thông tin liên lạc và lấp đầy khoảng trống trong quản lý dự án để đảm bảo hoạt động hàng ngày diễn ra suôn sẻ.
Tầm quan trọng của vai trò
👀 Thông tin thú vị
Vai trò Trợ lý điều hành (EA) ra đời vào đầu thế kỷ 20 sau Cách mạng công nghiệp khi các doanh nghiệp mở rộng quy mô. Vai trò này phát triển từ công việc văn phòng và hành chính đơn giản thành các vị trí chuyên môn cao, bao gồm giám sát hậu cần và đóng vai trò là người gác cổng cho việc liên lạc.
Ngày nay, Trợ lý điều hành đóng vai trò thiết yếu trong hoạt động hàng ngày, quản lý lịch trình phức tạp và xử lý thông tin nhạy cảm. Mặc dù thường không chịu trách nhiệm về các kế hoạch chiến lược rộng lớn hơn, họ tạo ra băng thông cho các giám đốc điều hành tập trung vào các trách nhiệm cấp cao hơn, khiến họ trở nên không thể thiếu đối với hiệu quả kinh doanh tổng thể.
Vai trò và trách nhiệm
Mặc dù cả Trưởng phòng hành chính và Trợ lý điều hành đều cung cấp hỗ trợ quan trọng cho các giám đốc điều hành, nhưng trách nhiệm của họ khác nhau đáng kể về phạm vi và trọng tâm.
Trưởng phòng
Lập kế hoạch chiến lược
Chánh văn phòng tham gia sâu vào việc định hình tương lai của công ty. Họ hỗ trợ phát triển và thực thi các chiến lược cấp cao cùng với nhóm lãnh đạo. Công việc này có thể bao gồm:
- Phát triển và giám sát việc triển khai các sáng kiến trên toàn công ty
- Dẫn dắt các phiên lập kế hoạch hàng năm và đánh giá chiến lược hàng quý
- Chuyển đổi tầm nhìn của lãnh đạo thành các kế hoạch hành động cụ thể
Ví dụ, một Chief of Staff có thể làm việc cùng CEO trong quá trình sáp nhập công ty, quản lý hậu cần phức tạp và điều phối các nhóm khác nhau để quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ.
Phối hợp giữa các bộ phận
Đóng vai trò là cầu nối giữa các bộ phận, CoS giải quyết các thách thức và tắc nghẽn liên chức năng, giúp ngăn chặn sự cô lập và đảm bảo rằng mọi bộ phận đều làm việc hướng tới các mục tiêu chung.
Hỗ trợ ra quyết định cấp cao
Chánh văn phòng thường đóng vai trò là cố vấn đáng tin cậy, cung cấp thông tin chi tiết và phân tích để giúp các giám đốc điều hành đưa ra quyết định sáng suốt. Họ tham dự các cuộc họp cấp cao, tổng hợp thông tin và trình bày các khuyến nghị dựa trên dữ liệu, có thể thực hiện được cho ban lãnh đạo.
Mặc dù mỗi vai trò là khác nhau, nhưng nhiệm vụ cốt lõi của một Chánh văn phòng thường thuộc ba loại, mỗi loại cho phép Chánh văn phòng tăng hiệu quả của tổ chức một cách độc đáo: 1. Quy trình: Đánh giá, thiết kế lại và quản lý các quy trình quan trọng của công ty. 2. Con người: Nắm bắt tình hình của các nhóm nội bộ và giải quyết hoặc tư vấn về các vấn đề. 3. Danh mục đầu tư: Sở hữu danh mục các dự án thúc đẩy kinh doanh phát triển.
Mặc dù mỗi vai trò là khác nhau, nhưng nhiệm vụ cốt lõi của một Chánh văn phòng thường thuộc ba loại, mỗi loại cho phép Chánh văn phòng tăng hiệu quả của tổ chức một cách độc đáo: 1. Quy trình: Đánh giá, thiết kế lại và quản lý các quy trình quan trọng của công ty. 2. Con người: Nắm bắt tình hình của các nhóm nội bộ và giải quyết hoặc tư vấn về các vấn đề. 3. Danh mục đầu tư: Sở hữu danh mục các dự án thúc đẩy kinh doanh phát triển.
Trợ lý điều hành
Hỗ trợ hành chính
Trợ lý điều hành tập trung vào việc xử lý mọi thứ, từ chuẩn bị tài liệu và hệ thống lưu trữ đến sắp xếp lịch trình đi lại. Vai trò của họ rất quan trọng trong việc giữ cho lịch trình của giám đốc điều hành được tổ chức và không bị gián đoạn.
Lập lịch và quản lý thời gian
Một trách nhiệm quan trọng của Trợ lý điều hành là đảm bảo thời gian của giám đốc điều hành được sử dụng hiệu quả nhất. Ví dụ, họ có thể sắp xếp lại các cuộc họp để tạo thời gian tập trung không bị gián đoạn hoặc ưu tiên các vấn đề khẩn cấp cần được xử lý ngay lập tức.
Trợ lý điều hành tạo ra sự khác biệt bằng cách tối đa hóa thời gian của giám đốc điều hành, cải thiện giao tiếp và tổ chức công việc, từ đó nâng cao hiệu quả và giúp toàn bộ nhóm tập trung vào công việc. Chúng tôi dự đoán nhu cầu, giải quyết vấn đề một cách chủ động và xây dựng mối quan hệ bền chặt, giúp công việc của mọi người diễn ra suôn sẻ hơn. Ngoài ra, chúng tôi hỗ trợ cân bằng cuộc sống và công việc, (cố gắng) giảm bớt căng thẳng cho giám đốc điều hành và góp phần tạo ra văn hóa làm việc tích cực, hợp tác trong nhóm.
Trợ lý điều hành tạo ra sự khác biệt bằng cách tối đa hóa thời gian của giám đốc điều hành, cải thiện giao tiếp và tổ chức công việc, từ đó nâng cao hiệu quả và giúp toàn bộ nhóm tập trung vào công việc. Chúng tôi dự đoán nhu cầu, giải quyết vấn đề một cách chủ động và xây dựng mối quan hệ bền chặt, giúp công việc của mọi người diễn ra suôn sẻ hơn. Ngoài ra, chúng tôi hỗ trợ cân bằng cuộc sống và công việc, (cố gắng) giảm bớt căng thẳng cho giám đốc điều hành và góp phần tạo ra văn hóa làm việc tích cực, hợp tác trong nhóm.
Giao tiếp và văn bản
EA thường quản lý các bên liên quan nội bộ và bên ngoài thay mặt cho giám đốc điều hành. Cho dù là soạn thảo email, trả lời cuộc gọi hay tổ chức các cuộc họp, họ đảm bảo rằng các thông điệp quan trọng được truyền đạt rõ ràng và đúng thời hạn.
✨ Hãy nghĩ về điều này theo cách sau: Trong khi Trưởng phòng tập trung vào "những việc tiếp theo" cho tổ chức, Trợ lý điều hành làm việc để đảm bảo "những việc hiện tại" diễn ra suôn sẻ. Cùng nhau, họ tạo ra một hệ thống hỗ trợ mạnh mẽ, giúp các nhà lãnh đạo điều hành phát huy tối đa tiềm năng của mình.
Kỹ năng và Yêu cầu
Kỹ năng cần thiết cho Trưởng phòng Hành chính
Chánh Văn phòng phải là người có tư duy chiến lược và khả năng lãnh đạo mạnh mẽ.
Họ cần nhìn nhận vấn đề một cách toàn diện, dự đoán những thách thức và xây dựng kế hoạch để giải quyết chúng bằng cách:
- Khả năng giải quyết vấn đề ở cấp cao
- Sự nhạy bén trong chính trị và khả năng quản lý các bên liên quan xuất sắc
- Chuyên môn về quản lý dự án ở cấp độ doanh nghiệp
- Kỹ năng phân tích và diễn giải dữ liệu mạnh mẽ
- Khả năng lãnh đạo để ảnh hưởng mà không cần quyền hạn trực tiếp
- Giao tiếp liên chức năng xuất sắc
Thông thường, Trưởng phòng có bằng MBA hoặc bằng thạc sĩ liên quan, với 8-10 năm kinh nghiệm kinh doanh tiến bộ. Mức lương dao động từ 160.000 đến 390.000 đô la Mỹ mỗi năm ở Mỹ, với tiền thưởng bổ sung ở các cấp cao hơn.
Kỹ năng cần thiết cho Trợ lý điều hành
Với vai trò là người gác cổng cho lãnh đạo cấp cao, Trợ lý điều hành (EA) cần có kỹ năng tổ chức và giao tiếp xuất sắc để xử lý các tương tác nội bộ và ngoại bộ. Họ đảm bảo rằng những người phù hợp có thể tiếp cận lãnh đạo cấp cao vào thời điểm thích hợp.
Các trợ lý điều hành thành công nhất còn sở hữu những phẩm chất sau:
- Khả năng quản lý thời gian xuất sắc, bao gồm sức chứa công việc và khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên
- Trình độ thành thạo cao trong giao tiếp kinh doanh
- Sự bảo mật và phán đoán trong việc xử lý thông tin mật
- Chú trọng đến chi tiết
- Sử dụng thành thạo các công cụ và công nghệ năng suất hiện đại cho EA
Trợ lý điều hành thường có bằng cử nhân quản trị kinh doanh hoặc lĩnh vực liên quan, với 3-5 năm kinh nghiệm hỗ trợ các giám đốc điều hành cấp cao. Mức lương cho trợ lý điều hành cấp cao thường dao động từ 60.000 đến 110.000 đô la Mỹ, tùy thuộc vào địa điểm và mức độ kinh nghiệm.
Hoạt động hàng ngày
Bạn đã bao giờ tự hỏi điều gì thực sự diễn ra phía sau hậu trường khi các nhà lãnh đạo dường như có mặt ở mọi nơi cùng lúc, đưa ra quyết định và thúc đẩy các sáng kiến tiến lên?
Hãy cùng khám phá một ngày làm việc điển hình của hai vai trò này tại ClickUp—bạn có thể sẽ ngạc nhiên về sự khác biệt giữa chúng!
Một ngày làm việc của Trưởng phòng Hành chính
Một ngày làm việc điển hình của Trưởng phòng Hành chính có thể rất đa dạng.
Lấy ví dụ về Arjun Naskar, Chánh văn phòng COO tại ClickUp.
Anh ấy thích bắt đầu ngày làm việc bằng cách kiểm tra tin nhắn và xem xét trạng thái của các dự án đang tiến hành. Anh ấy dành nửa buổi sáng để làm công việc cần suy nghĩ chiến lược hoặc phân tích sâu. Các cuộc họp và kiểm tra nhóm diễn ra vào khoảng giữa trưa, trong khi buổi chiều thường dành cho các cuộc họp 1:1. Anh ấy kết thúc ngày làm việc bằng cách xem xét và xóa các thông báo.
Đối với Mandy Mekhail, Trưởng phòng Nhân sự tại ClickUp, công việc này có vẻ hơi khác một chút. Cô thích xem các tin nhắn và thông báo trên ClickUp để cập nhật thông tin vào buổi sáng sớm trước khi họp với nhóm điều hành và các trưởng phòng. Buổi chiều được dành cho quản lý và thực hiện dự án — phối hợp với các nhóm khác nhau, đảm bảo các dự án đang đi đúng hướng và sử dụng các tính năng quản lý nhiệm vụ của ClickUp để cập nhật trạng thái và thời hạn. Cô thích thực hiện lập kế hoạch và phân tích chiến lược vào cuối buổi chiều, thường sử dụng Bảng điều khiển của ClickUp để trực quan hóa các chỉ số chính và chỉ số hiệu suất. Cô kết thúc một ngày làm việc bằng cách xem lại những thành tựu đã đạt được và lập kế hoạch cho ngày hôm sau.
Cô tiếp tục giải thích:
Không có một ngày làm việc điển hình nào cho vị trí Trưởng Văn phòng - bạn luôn phải sẵn sàng đối phó với những nhu cầu cấp bách nhất phát sinh. Nếu không cẩn thận, điều này có thể khiến bạn trở nên phản ứng thay vì chủ động. Bí quyết thành công của một Trưởng phòng là lên kế hoạch trước cho cả tuần để hiểu những công việc hoặc dự án chủ động quan trọng cần theo dõi hoặc thực hiện, bất kể có sự cố nào phát sinh trong tuần đó. Mặc dù thời gian thực hiện các mục chủ động có thể thay đổi, nhưng kết quả công việc phải được đảm bảo.
Không có một ngày làm việc điển hình nào cho vị trí Trưởng Văn phòng - bạn luôn phải sẵn sàng đối phó với những nhu cầu cấp bách nhất phát sinh. Nếu không cẩn thận, điều này có thể khiến bạn trở nên phản ứng thay vì chủ động. Bí quyết thành công của một Trưởng phòng là lên kế hoạch trước cho cả tuần để hiểu những công việc hoặc dự án chủ động quan trọng cần theo dõi hoặc thực hiện, bất kể có sự cố nào phát sinh trong tuần đó. Mặc dù thời gian thực hiện các mục chủ động có thể thay đổi, nhưng kết quả công việc phải được đảm bảo.
Một ngày làm việc của Trợ lý điều hành
Buổi sáng của EA thường bắt đầu sớm để chuẩn bị cho một ngày làm việc. Họ xem xét các email khẩn cấp và sắp xếp lịch trình của giám đốc điều hành, đồng thời dành thời gian để quản lý các yêu cầu họp đột xuất và sắp xếp lại các cam kết để phù hợp với những thay đổi vào phút chót.
Họ có thể điều phối các sự kiện, lịch trình du lịch, ngân sách và chi phí, đồng thời quản lý các thông tin liên lạc đến trong suốt cả ngày.
Là Trợ lý điều hành tại ClickUp, Faye cân bằng một ngày bận rộn với nhiều trách nhiệm.
Buổi sáng của cô bắt đầu với việc quản lý email và lịch, xem xét các tin nhắn khẩn cấp, cập nhật lịch của giám đốc điều hành và gửi nhắc nhở về các cuộc họp trong ngày. Cô chuẩn bị bản tóm tắt hàng ngày về các sự kiện quan trọng trong lịch, các email quan trọng và các hạn chót đang đến. Trước các cuộc họp, Faye xác nhận đặt phòng và đảm bảo tất cả các tài liệu đã sẵn sàng.
Trong suốt cả ngày, cô ấy xử lý các công việc liên lạc, sàng lọc các cuộc gọi, quản lý thư từ và điều phối lịch trình. Cô ấy sắp xếp các chuyến đi, chuẩn bị tài liệu và hỗ trợ quản lý dự án khi cần thiết. Buổi chiều, cô ấy tổ chức các cuộc họp ăn trưa, theo dõi chi phí và liên lạc giữa giám đốc điều hành và các thành viên trong nhóm. Vào cuối ngày, cô ấy xem xét các công việc, đánh dấu các email quan trọng và chuẩn bị cho giám đốc điều hành cho ngày hôm sau.
Cũng nên đọc: Chiến lược quản lý dự án cho trợ lý điều hành
Việc sử dụng công nghệ trong cả hai vai trò
Cả CoS và EA đều phụ thuộc rất nhiều vào công nghệ để hợp lý hóa các hoạt động hàng ngày, và đây là lúc các công cụ năng suất và quản lý dự án như ClickUp phát huy tác dụng.
ClickUp cung cấp một nền tảng tập trung để quản lý lịch làm việc của giám đốc điều hành, theo dõi các kết quả công việc quan trọng trong các dự án và chức năng, đồng thời tự động hóa các công việc hành chính lặp đi lặp lại.
Quản lý công việc với ClickUp
Chánh văn phòng thường quản lý các dự án phức tạp, bao gồm nhiều nhóm.
Sử dụng tính năng Quản lý nhiệm vụ của ClickUp, họ có thể phân công công việc, đặt ngày đáo hạn và theo dõi tiến độ giữa các bộ phận.
Ví dụ: khi điều phối một sáng kiến toàn công ty như cải tổ chiến lược, CoS có thể sử dụng ClickUp để chia nhỏ dự án thành các công việc và công việc con có thể thực hiện được và đảm bảo mỗi nhóm hoàn thành mục tiêu của mình.
Lập lịch với chế độ xem Lịch và Biểu đồ Gantt của ClickUp
Một trong những trách nhiệm chính của tôi tại ClickUp là đảm bảo lịch của nhóm được đồng bộ, vì vậy tôi thường kiểm tra lịch được giao để đảm bảo không có cuộc họp nào trùng nhau hoặc bất kỳ tình huống khẩn cấp nào phát sinh từ những diễn biến gần đây có thể được giải quyết và xử lý sớm nhất.
Một trong những trách nhiệm chính của tôi tại ClickUp là đảm bảo lịch của nhóm được đồng bộ, vì vậy tôi thường kiểm tra lịch được giao để đảm bảo không có cuộc họp nào trùng nhau hoặc bất kỳ tình huống khẩn cấp nào phát sinh từ những diễn biến gần đây có thể được giải quyết và xử lý sớm nhất.
Lập lịch là một phần quan trọng trong vai trò của EA, và Chế độ xem Lịch và Biểu đồ Gantt của ClickUp cung cấp cái nhìn tổng quan về các cuộc họp, thời hạn dự án và cam kết của giám đốc điều hành.
Với lợi thế bổ sung là các mẫu có thể tùy chỉnh, như Mẫu chặn lịch của ClickUp, EA có thể lập kế hoạch cho ngày làm việc của các giám đốc điều hành một cách hiệu quả hơn.
Mẫu này giúp họ phân bổ các kỳ cụ thể cho các cuộc họp, công việc chuyên sâu và thời gian nghỉ ngơi, đảm bảo các ưu tiên được thực hiện và thời gian ngừng hoạt động được tích hợp sẵn. Bằng cách lập bản đồ trực quan từng khối và theo dõi tiến độ hoàn thành bằng Trạng thái nhiệm vụ tùy chỉnh trong ClickUp, các trợ lý có thể:
- Cân bằng khối lượng công việc của giám đốc điều hành một cách tốt hơn
- Giảm thiểu sự gián đoạn
- Tạo ra một ngày làm việc có cấu trúc hơn, năng suất hơn, phù hợp với mục tiêu và mức độ năng lượng của họ
Giao tiếp với ClickUp Docs và Trò chuyện
Cả hai vai trò này đều phát triển nhờ sự giao tiếp suôn sẻ.
Mandy tin tưởng vào tính năng Tài liệu của ClickUp để ghi chú và theo dõi các mục hành động trong các cuộc họp với các nhóm điều hành.
Và Arjun phụ thuộc rất nhiều vào ClickUp Chat. ClickUp Chat kết hợp công việc và cuộc hội thoại trên một nền tảng, loại bỏ việc phải chuyển đổi giữa nhiều công cụ để hoàn thành công việc.
Các tính năng Bình luận được chỉ định và @đề cập của ClickUp cho phép CoS và EA cung cấp thông tin cập nhật theo thời gian thực cho nhóm và giám đốc điều hành của họ ngay trong các cuộc thảo luận theo chủ đề trong Nhiệm vụ ClickUp, giúp tập trung tất cả bối cảnh.
Cho dù là gắn thẻ trưởng phòng marketing vào bản cập nhật dự án hay báo cáo khiếu nại khẩn cấp của khách hàng cho CEO, các tính năng này đảm bảo không có thông tin nào bị bỏ sót.
Quản lý kiến thức với ClickUp Brain và Tìm kiếm kết nối
ClickUp Brain là trợ lý AI gốc của ClickUp, có thể hiểu các câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên về nội dung ClickUp của bạn, tạo báo cáo tóm tắt và giúp tóm tắt và phân tích dữ liệu không gian làm việc. CoS và EA có thể sử dụng nó để đặt câu hỏi theo kiểu hội thoại và nhận câu trả lời phù hợp ngay lập tức.
Tính năng Tìm kiếm kết nối của ClickUp cung cấp tính năng tìm kiếm thống nhất, cho phép các nhóm tìm kiếm thông tin trong các nhiệm vụ, tài liệu, nhận xét và tệp đính kèm trong ClickUp và trên các ứng dụng bên ngoài được kết nối như Google Drive, Slack, v.v.
Các công cụ này kết hợp với nhau giúp EA và CoS nhanh chóng tìm thấy thông tin liên quan và duy trì kiến thức tổ chức tốt hơn.
Tôi thực sự sống trong ClickUp và tận dụng Hộp thư đến, Danh sách công việc và Nhắc nhở để đảm bảo mình luôn nắm rõ những việc "cần biết" và "cần làm". Đôi khi, trong bối cảnh lớn, một số chi tiết có thể bị bỏ sót và các công cụ mà tôi thường dựa vào là ClickUp Brain và tính năng Tìm kiếm kết nối. Điều này giúp tôi tiết kiệm rất nhiều thời gian tìm kiếm trong tất cả các tài nguyên có sẵn hoặc đọc từng bình luận trong một công việc. Bằng cách sử dụng AI bản địa của chúng tôi, nó có thể tạo ra các bản tóm tắt hữu ích cho bạn, tiết kiệm thời gian và tăng năng suất.
Tôi thực sự sống trong ClickUp và tận dụng Hộp thư đến, Danh sách công việc và Nhắc nhở để đảm bảo mình luôn nắm rõ những việc "cần biết" và "cần làm". Đôi khi, trong bối cảnh lớn, một số chi tiết có thể bị bỏ sót và các công cụ mà tôi thường dựa vào là ClickUp Brain và tính năng Tìm kiếm kết nối. Điều này giúp tôi tiết kiệm rất nhiều thời gian tìm kiếm trong tất cả các tài nguyên có sẵn hoặc đọc từng bình luận trong một công việc. Bằng cách sử dụng AI gốc của chúng tôi, nó có thể tạo ra các bản tóm tắt hữu ích cho bạn, tiết kiệm thời gian và tăng năng suất.
Con đường sự nghiệp và cơ hội thăng tiến
Con đường sự nghiệp của Chánh văn phòng và Trợ lý điều hành mang đến những lộ trình hấp dẫn để trở thành nhà lãnh đạo và chuyên gia. Bạn sẽ ngạc nhiên về cách các vai trò này có thể phát triển và giao thoa với nhau.
Tiến độ sự nghiệp của Chánh văn phòng
Phân tích của McKinsey dựa trên dữ liệu công khai về 250 Giám đốc điều hành cho thấy hai phần ba trong số họ được thăng chức, trong khi 18% sử dụng kinh nghiệm của mình để chuyển sang vị trí ngang hàng.
Hầu hết các Trưởng phòng Tham mưu thường giữ vị trí này trong thời gian trung bình là 2,3 năm, sử dụng nó như một bàn đạp để thăng tiến lên các vị trí điều hành như Giám đốc điều hành, Giám đốc tài chính và Giám đốc điều hành.
Nhiều Trưởng phòng Hành chính có thể thành lập công ty riêng, trang bị những kiến thức quý giá về lãnh đạo cấp cao.
Sự phát triển nghề nghiệp của Trợ lý điều hành
Các trợ lý điều hành hiện đại đang phá vỡ khuôn mẫu truyền thống, tạo ra những con đường sự nghiệp đa dạng dựa trên sự hiểu biết toàn diện về kinh doanh. Các hướng phát triển có thể bao gồm:
- Trợ lý điều hành cấp dưới → Trợ lý điều hành cấp cao → Đối tác kinh doanh điều hành → Giám đốc điều hành
- Chuyên ngành theo dõi: Trưởng phòng, Quản lý dự án hoặc Lãnh đạo hoạt động
- Nhiều người trở thành các chuyên gia tư vấn hoặc giảng viên về Trợ lý điều hành (EA) được săn đón
Mở khóa và theo dõi sự phát triển nghề nghiệp với ClickUp
Sự phát triển nghề nghiệp hiện đại đòi hỏi những công cụ hiện đại. Dưới đây là cách các chuyên gia trong cả hai vai trò sử dụng ClickUp để thăng tiến:
- Tạo bảng điều khiển phát triển cá nhân đang theo dõi các dự án và thành tựu quan trọng
- Sử dụng ClickUp Docs để duy trì danh mục đầu tư thành tích năng động
- Đặt và theo dõi các cột mốc nghề nghiệp với tính năng Mục tiêu của ClickUp hoặc sử dụng các mẫu có thể tùy chỉnh như Mẫu cài đặt mục tiêu phát triển nghề nghiệp của ClickUp, lý tưởng để vạch ra lộ trình thăng tiến, phát triển kỹ năng hoặc thành tích cụ thể cho từng vai trò
Chìa khóa để thăng tiến trong cả hai vai trò là học hỏi liên tục, tư duy chiến lược và ghi chép rõ ràng về tác động của bạn. Với tư duy và công cụ phù hợp, cả hai con đường đều mang đến những cơ hội phát triển đáng kể.
Case Study: Kết nối khoảng cách — Từ Trợ lý điều hành đến Trưởng phòng điều hành
Sự chuyển đổi từ Trợ lý điều hành sang Trưởng phòng điều hành đang trở nên phổ biến hơn, đặc biệt là trong các công ty công nghệ.
Tại sao? Trợ lý điều hành sở hữu kiến thức và mối quan hệ vô giá trong tổ chức, khiến họ trở nên đặc biệt phù hợp với các vai trò chiến lược.
Hành trình của Ann Hiatt từ Trợ lý điều hành tại Amazon đến Giám đốc nhân sự tại Google ✈️
Sau khi tốt nghiệp Đại học Washington năm 2002, Hiatt đã đảm nhận vị trí Đối tác kinh doanh điều hành của Giám đốc điều hành Jeff Bezos tại Amazon sau một quá trình phỏng vấn kéo dài 9 tháng đầy vất vả trong thời kỳ hậu bong bóng dot-com.
Tại Amazon, cô xuất sắc trong việc quản lý hậu cần, điều phối các nhóm đa chức năng và chuẩn bị các thông cáo công khai, đồng thời thu được những hiểu biết quý giá về phong cách lãnh đạo và chiến lược hoạt động của Bezos.
Sau ba năm làm việc tại Amazon, cô chuyển sang Google, nơi thành tích của cô dưới sự dẫn dắt của Marissa Mayer đã thu hút sự chú ý của Eric Schmidt, Giám đốc điều hành của Google khi đó, và ông đã tuyển dụng cô làm Chánh văn phòng. Là Chánh văn phòng đầu tiên của Google, cô đã phát minh ra khuôn khổ cho vai trò này, và kể từ đó nó đã trở thành tiêu chuẩn vàng. Cô quản lý các hoạt động truyền thông nội bộ và ngoại bộ, lập kế hoạch chiến lược và các sáng kiến chính sách công của Schmidt. Cách tiếp cận sáng tạo của cô đã đưa "tư duy moonshot" vào hoạt động và thiết lập các tiêu chuẩn mới cho các vai trò hỗ trợ điều hành trong các công ty công nghệ.
Sau khi rời Google vào năm 2018, Hiatt tiếp tục ảnh hưởng đến lĩnh vực công nghệ thông qua cuốn sách bán chạy nhất của mình, Bet On Yourself. Hiện tại, cô tư vấn cho các CEO trên toàn cầu về những thách thức trong lãnh đạo và chiến lược đổi mới, ủng hộ những con đường sự nghiệp đầy tham vọng.
Tác động của CoS và EA đối với thành công của tổ chức
Khi các giám đốc điều hành đạt được kết quả đáng chú ý, điều đó thường là nhờ sự hỗ trợ nhịp nhàng của Trưởng phòng và Trợ lý điều hành, những người làm việc phối hợp với nhau. Hãy cùng khám phá cách các vai trò này thúc đẩy sự xuất sắc của tổ chức.
Tác động chiến lược của Trưởng phòng Hành chính
Chánh Văn phòng hoạt động như một nhân tố nhân lực chiến lược của CEO (hoặc các lãnh đạo cấp cao khác). Với vai trò là người đại diện đáng tin cậy, họ:
- Điều phối việc triển khai chính sách phức tạp giữa các đơn vị kinh doanh
- Tạo vòng phản hồi để đo lường hiệu quả chính sách và thúc đẩy các vòng cải tiến
- Hoạt động như một hệ thống cảnh báo sớm cho các điểm mâu thuẫn
- Giải mã những sắc thái văn hóa và động lực quyền lực không viết ra
- Giải quyết các thách thức nhạy cảm liên chức năng trước khi chúng leo thang
- Bảo vệ giám đốc điều hành khỏi những xáo trộn chính trị không cần thiết đồng thời nêu ra các vấn đề quan trọng
Các Chánh văn phòng hiệu quả nhất hiểu rằng quyền lực của họ đến từ việc gia tăng ảnh hưởng của cấp trên.
Đạt được sự xuất sắc trong hoạt động thông qua Trợ lý điều hành
Trợ lý điều hành đóng góp trực tiếp vào kết quả kinh doanh bằng cách tiết kiệm cho các nhà lãnh đạo ít nhất 8 giờ mỗi tuần, tương đương với 46 ngày thời gian làm việc của lãnh đạo được tiết kiệm mỗi năm.
Họ hoạt động như một trung tâm điều hành quan trọng, giúp tăng cường hiệu quả lãnh đạo. Họ:
- Biến những yêu cầu hỗn loạn thành các ưu tiên có cấu trúc
- Xác định và bảo vệ hướng đi chiến lược của ban lãnh đạo để đạt được tác động tối đa cho tổ chức
- Lọc thông tin một cách thông minh để giúp các nhà lãnh đạo đưa ra quyết định tốt hơn
- Đảm bảo các nhiệm vụ quan trọng được thực hiện chính xác và có mục tiêu rõ ràng
- Hoạt động như một trung tâm truyền thông tinh vi, phân loại và chuyển tiếp thông tin quan trọng
- Duy trì bộ nhớ và bối cảnh tổ chức trong các dự án và sáng kiến
- Xử lý các mối quan hệ phức tạp một cách khéo léo và bảo mật
Tận dụng ClickUp để đạt hiệu quả tối đa
Các Trưởng phòng và Trợ lý điều hành hiện đại dựa vào các tính năng Bảng điều khiển và Mục tiêu của ClickUp để thúc đẩy sự hợp tác nhóm và sự thống nhất chiến lược.
Các bảng điều khiển có thể tùy chỉnh đóng vai trò là trung tâm chỉ huy, nơi họ có thể theo dõi nhiều luồng công việc, ưu tiên của nhóm và các sáng kiến của ban giám đốc trong thời gian thực. Bằng cách hợp nhất các chỉ số chiến lược và hoạt động, trạng thái dự án và hoạt động của nhóm trong một giao diện trực quan, họ duy trì cái nhìn tổng quan về tiến độ của tổ chức.
Tương tự, ClickUp Goals cho phép họ chia nhỏ các mục tiêu cấp cao thành các mục tiêu có thể đo lường và các cột mốc có thể theo dõi. Điều này cho phép họ truyền đạt hiệu quả các ưu tiên của ban giám đốc trong toàn tổ chức đồng thời duy trì hiển thị rõ ràng về tiến độ. Họ có thể nhanh chóng xác định các điểm nghẽn, phân bổ lại nguồn lực và đảm bảo các nhóm tập trung vào các ưu tiên chiến lược.
Phần hay nhất là gì? Với bảng điều khiển được chia sẻ, các nhóm có thể thấy rõ các mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau và thời hạn, trong khi tính năng theo dõi tiến độ tự động giúp giảm nhu cầu tổ chức các cuộc họp cập nhật trạng thái, cho phép hợp tác hiệu quả hơn giữa các bộ phận. Điều này làm cho sự hợp tác trở nên tự nhiên hơn và ít giống như một công việc nhàm chán.
Thách thức và Giải pháp
Ngay cả những chuyên gia dày dạn kinh nghiệm nhất trong các vai trò này cũng phải đối mặt với những trở ngại riêng.
Hãy cùng khám phá chúng là gì và cách khắc phục, với những lời khuyên từ các EA và CoS tại ClickUp.
Thách thức và giải pháp cho Trưởng phòng Hành chính
Quản lý quyền hạn mà không có cấp dưới trực tiếp
Một trong những vấn đề đau đầu nhất của trưởng phòng là gì? Họ thường phải hoàn thành công việc ở nhiều bộ phận khác nhau mà không có quyền hạn trực tiếp.
Như Arjun chia sẻ từ kinh nghiệm của mình:
Duy trì các OKR và ưu tiên của toàn nhóm là một thách thức. Ngoài nhóm của tôi, các nhóm khác cũng có những ưu tiên mà chúng tôi cần đảm bảo đang được theo dõi theo đúng hướng.
Duy trì các OKR và ưu tiên của toàn nhóm là một thách thức. Ngoài nhóm của tôi, các nhóm khác cũng có những ưu tiên mà chúng tôi cần đảm bảo đang được theo dõi theo đúng hướng.
Đó là lúc công cụ cộng tác trực quan phát huy tác dụng. Sử dụng Bảng trắng và Tài liệu của ClickUp cho các phiên họp chiến lược giúp mọi người đồng lòng và đảm bảo họ cùng chung một quan điểm.
Quản lý các ưu tiên cạnh tranh
Là Trưởng phòng, bạn phải đối mặt với các dự án chiến lược dài hạn cạnh tranh với các yêu cầu cấp bách của ban giám đốc.
Giải pháp? Áp dụng hệ thống ưu tiên rõ ràng. Không phải mọi việc quan trọng đều cần được xử lý ngay lập tức. Và không phải mọi việc cần được xử lý ngay lập tức đều quan trọng.
Sử dụng Ưu tiên nhiệm vụ của ClickUp để đánh dấu các mục khẩn cấp, cao, bình thường và ưu tiên thấp để mọi người biết chính xác phải giải quyết việc gì trước tiên.
Quản lý nhân sự và triển khai thay đổi
Khía cạnh con người là một thách thức thú vị khác.
Việc triển khai các chiến lược mới và thúc đẩy thay đổi có thể gặp phải sự kháng cự. Tôi giải quyết vấn đề này bằng cách thúc đẩy văn hóa hợp tác và sử dụng thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu từ Bảng điều khiển ClickUp, Workday và các nguồn khác để chứng minh lợi ích của những thay đổi được đề xuất.
Việc triển khai các chiến lược mới và thúc đẩy thay đổi có thể gặp phải sự kháng cự. Tôi giải quyết vấn đề này bằng cách thúc đẩy văn hóa hợp tác và sử dụng thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu từ Bảng điều khiển ClickUp, Workday và các nguồn khác để chứng minh lợi ích của những thay đổi được đề xuất.
Arjun bổ sung:
Nhóm của tôi đang ngày càng lớn mạnh và tôi tin tưởng họ có thể làm việc độc lập. Tôi dựa vào các bản tóm tắt tài liệu, nhiệm vụ và trò chuyện [trong ClickUp] do AI tổng hợp để cập nhật công việc trong ngày.
Nhóm của tôi đang ngày càng lớn mạnh và tôi tin tưởng họ có thể làm việc một cách độc lập. Tôi dựa vào các bản tóm tắt tài liệu, công việc và trò chuyện [trong ClickUp] do AI tổng hợp để cập nhật công việc trong ngày.
Thách thức và giải pháp cho Trợ lý điều hành
Quá tải thông tin
Đối với Trợ lý điều hành, quá tải thông tin là điều có thật! Hãy tưởng tượng bạn phải quản lý một lượng email, yêu cầu và lời mời lịch làm việc vô tận mỗi ngày.
Emmanuel chia sẻ quan điểm thực tế về việc sử dụng Tự động hóa ClickUp để xử lý công việc bận rộn. Bạn có thể sử dụng điều kiện if-then để kích hoạt các hành động cụ thể (ví dụ: nếu trạng thái nhiệm vụ thay đổi thành 'đã hoàn thành', hãy thay đổi người được giao nhiệm vụ thành 'Klara') hoặc xây dựng chuỗi tự động hóa tùy chỉnh bằng lệnh ngôn ngữ tự nhiên qua ClickUp Brain!
Duy trì năng suất và hiệu quả trong công việc hàng ngày là một thách thức và đây là lúc tự động hóa và nhắc nhở của [ClickUp] trở nên rất hữu ích! Bằng cách xây dựng các quy trình tự động hóa, nỗ lực thủ công đã trở thành dĩ vãng và bạn có thể tập trung vào giải quyết các vấn đề "tại sao" thay vì mất thời gian tìm hiểu "cái gì".
Duy trì năng suất và hiệu quả trong công việc hàng ngày là một thách thức và đây là lúc tự động hóa và nhắc nhở của [ClickUp] trở nên rất hữu ích! Bằng cách xây dựng các quy trình tự động hóa, nỗ lực thủ công đã trở thành dĩ vãng và bạn có thể tập trung vào giải quyết các vấn đề "tại sao" thay vì mất thời gian tìm hiểu "cái gì".
Duy trì ranh giới giữa công việc và cuộc sống
Bản chất "luôn luôn sẵn sàng" của vai trò EA có thể đặc biệt đòi hỏi cao. Để đạt được sự cân bằng tốt hơn giữa công việc và cuộc sống, hãy thiết lập các hệ thống và quy trình phân công rõ ràng trong ClickUp Docs để mọi thứ được ghi chép và sắp xếp có tổ chức.
Hãy suy nghĩ:
- Mẫu phản hồi hoặc phản hồi AI cho các yêu cầu phổ biến
- Quy trình tiêu chuẩn cho các vấn đề khẩn cấp
- Quy trình báo cáo rõ ràng
Giao tiếp hiệu quả giữa các nhóm
Faye thừa nhận rằng việc đảm bảo các thông điệp, cập nhật và hướng dẫn được truyền đạt chính xác giữa các bộ phận có thể là một thách thức, đặc biệt là với lịch trình bận rộn.
Gợi ý của cô ấy?
Thiết lập các kênh truyền thông rõ ràng và sử dụng các công cụ tập trung (như tài liệu chia sẻ hoặc bảng công việc) để giữ thông tin dễ tiếp cận và có tổ chức. Theo dõi thường xuyên và tóm tắt rõ ràng trong tin nhắn giúp đảm bảo mọi người hiểu các cập nhật và trách nhiệm của mình.
Thiết lập các kênh truyền thông rõ ràng và sử dụng các công cụ tập trung (như tài liệu chia sẻ hoặc bảng công việc) để giữ cho thông tin dễ tiếp cận và được tổ chức. Theo dõi thường xuyên và tóm tắt rõ ràng trong tin nhắn giúp đảm bảo rằng mọi người đều hiểu các cập nhật và trách nhiệm của mình.
Emmanuel bổ sung:
Với vô số công cụ mà chúng ta đang sử dụng để hoàn thành công việc, giao tiếp hiệu quả có thể là một thách thức không nhỏ. Một điều tuyệt vời về ClickUp là khi chúng tôi xây dựng và ra mắt ClickUp Chat, công việc của tôi giờ đây có thể được thực hiện trong một không gian làm việc duy nhất và việc chia sẻ thông tin trở nên thuận tiện hơn!
Với vô số công cụ mà chúng ta đang sử dụng để thực hiện công việc, giao tiếp hiệu quả có thể là một thách thức không nhỏ. Một điều tuyệt vời về ClickUp là khi chúng tôi xây dựng và ra mắt ClickUp Chat, công việc của tôi giờ đây có thể được thực hiện trong một không gian làm việc duy nhất và việc chia sẻ thông tin trở nên thuận tiện hơn!
Lựa chọn vị trí phù hợp
Sự khác biệt giữa vai trò của Trưởng phòng và Trợ lý điều hành không chỉ nằm ở tiêu đề, mà còn ở cách mỗi vị trí đóng góp riêng biệt vào sự xuất sắc của tổ chức.
Việc lựa chọn giữa các vai trò này phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của tổ chức bạn:
- Đối với các tổ chức lớn hơn (như công ty chúng tôi), cả hai vai trò này thường phối hợp với nhau để cung cấp cấu trúc hỗ trợ tối ưu
- Cần hỗ trợ chiến lược và phối hợp giữa các bộ phận? Trưởng phòng có thể là câu trả lời cho bạn
- Đang tìm kiếm sự xuất sắc trong hoạt động và thực thi hàng ngày suôn sẻ? Trợ lý điều hành có thể là lựa chọn lý tưởng
Công nghệ phù hợp có thể tăng cường tác động của những vai trò quan trọng này, từ tự động hóa các công việc thường ngày đến theo dõi các sáng kiến chiến lược. Bộ tính năng toàn diện của ClickUp hỗ trợ lập kế hoạch chiến lược và hoạt động hàng ngày, khiến nó trở thành nền tảng lý tưởng cho Trưởng phòng và Trợ lý điều hành.
Tại sao phải chờ đến khi tuyển dụng được người phù hợp nhất? Hãy thử ClickUp ngay hôm nay và lên kế hoạch trước để thành công!