Gần đây, Fairmont Dallas, một khách sạn sang trọng, đã đưa ra một thông báo tổ chức thu hút sự chú ý của tất cả mọi người.
"Chúng tôi rất vui mừng thông báo về thành viên mới nhất của gia đình Fairmont Dallas — Bondi, Giám đốc Hạnh phúc bốn chân của chúng tôi," David Sher, Tổng Giám đốc Fairmont Dallas chia sẻ. "Sự tích cực lan tỏa và cam kết truyền bá niềm vui của Bondi khiến cô ấy trở thành đại sứ hoàn hảo cho khách sạn của chúng tôi. Chúng tôi tin rằng Bondi sẽ không chỉ nâng cao trải nghiệm tổng thể của khách mà còn góp phần tạo nên nét duyên dáng độc đáo của Fairmont Dallas. "
Những chú chó đáng yêu là một hình mẫu khó theo kịp. Vậy, làm thế nào để bạn có thể thông báo cho nhóm của mình về mọi cập nhật mới một cách thu hút, hấp dẫn và có tác động?
Việc soạn thảo thông báo tổ chức phù hợp có thể định hướng cách thức tiếp nhận và xử lý tin tức.
Trong blog này, chúng tôi sẽ thảo luận về những yếu tố cần thiết của thông báo có tác động và đưa ra một số mẹo hữu ích để truyền đạt thông báo trực tiếp. Chúng tôi cũng sẽ chia sẻ các ví dụ về thông báo tổ chức hữu ích mà bạn có thể sử dụng ngay lập tức.
Sẵn sàng để mỗi thông báo đều có ý nghĩa?
Thông báo tổ chức là gì?
Thông báo tổ chức là những cập nhật quan trọng để thông báo cho mọi người về những thay đổi quan trọng. Đây có thể là thông tin cập nhật về nhân viên mới, thăng chức hoặc giới thiệu chính sách. Thông báo này giúp xây dựng lòng tin, tạo cộng đồng và đảm bảo tất cả thành viên trong nhóm cảm thấy được kết nối và được trân trọng.
Tại sao thông báo tổ chức lại quan trọng?
Thông báo tổ chức hiệu quả duy trì tính minh bạch, củng cố văn hóa công ty và đảm bảo tất cả thành viên trong nhóm cảm thấy được quan tâm và đánh giá cao. Hơn nữa, giao tiếp kịp thời và chu đáo sẽ thúc đẩy sự tin tưởng và gắn kết trong tổ chức.
Vậy, những yếu tố nào tạo nên một thông báo tổ chức ấn tượng? Hãy cùng tìm hiểu.
Các yếu tố khóa của một thông báo tổ chức hiệu quả
Thông báo của tổ chức không chỉ là tin tức — đó là cơ hội để giao tiếp cởi mở với nhóm của bạn, nâng cao tinh thần và giữ cho mọi người được cập nhật thông tin.
Dưới đây là cách thực hiện:
- Thêm chủ đề rõ ràng: Với rất nhiều email được gửi đến nhân viên của bạn hàng ngày, một dòng chủ đề đơn giản như "Chào mừng Giám đốc Marketing mới!" hoặc "Cập nhật chính sách: Hướng dẫn làm việc từ xa" sẽ được đánh giá cao
- Đặt giọng điệu thân thiện: Một đoạn giới thiệu ngắn gọn, thân thiện sẽ làm nổi bật tin tức một cách tích cực. Làm cho thông báo nghe có vẻ cá nhân để mọi người cảm thấy được bao gồm trong những gì bạn đang chia sẻ
- Đi thẳng vào vấn đề: Nhân viên muốn nhanh chóng biết được nội dung, thời gian và lý do. Sự rõ ràng là chìa khóa khi chia sẻ thông tin. Tập trung vào bản chất vấn đề mà không kéo dài với những thông tin không cần thiết
- Liên kết với giá trị của công ty: Liên kết thông báo với các giá trị cốt lõi của công ty, nhắc nhở mọi người về bức tranh tổng thể. Đối với thông báo tuyển dụng mới, đề cập đến cách họ thể hiện tinh thần đổi mới hoặc làm việc nhóm của công ty
- Phác thảo các bước tiếp theo: Cho nhóm của bạn biết bước tiếp theo là gì, cho dù đó là chi tiết địa điểm cho bữa trưa của nhóm hay thông tin về quy trình mới
- Mời tham gia: Chia sẻ thông tin liên hệ hoặc khuyến khích đặt câu hỏi để giữ cho giao tiếp cởi mở. Một câu như —"Hãy liên hệ với bộ phận nhân sự nếu có bất kỳ câu hỏi nào"—cho thấy nhân viên được lắng nghe và hỗ trợ
- Kết thúc tích cực: Kết thúc bằng một ghi chú tích cực, "Chúng tôi rất vui mừng được tiếp tục hành trình này cùng nhau. " Điều này củng cố sự đoàn kết và tạo cảm giác thân thiện hơn
Những yếu tố này biến một thông báo cơ bản của tổ chức thành một thông điệp mang tính thông tin, thúc đẩy và phù hợp với mục tiêu của công ty bạn. Hãy xem một số ví dụ và mẫu sẵn sàng sử dụng.
Ví dụ về mẫu thông báo tổ chức
Việc tạo thông báo hoàn hảo có thể khó khăn, nhưng bạn không cần phải bắt đầu từ đầu! Có các mẫu thông báo tổ chức để giúp bạn bắt đầu. Chỉnh sửa chúng để phù hợp với giọng điệu và văn hóa công ty của bạn.
Bạn cũng có thể xem qua các ví dụ dưới đây. Sử dụng chúng làm điểm khởi đầu và tùy chỉnh cho phù hợp với nhu cầu và văn hóa tổ chức của bạn.
Sau đó, để gửi các thông báo như vậy một cách dễ dàng hơn, hãy sử dụng một công cụ như ClickUp.
ClickUp là một nền tảng quản lý dự án đa năng, cung cấp nhiều tính năng và mẫu hữu ích giúp bạn dễ dàng soạn thảo và gửi thông báo tổ chức. Sẵn sàng bắt đầu chưa?
Thông báo về nhân viên mới
Một email thông báo ngắn gọn, hấp dẫn cho nhân viên mới sẽ tạo ra không khí chào đón và khiến họ cảm thấy được trân trọng.
Dưới đây là một số mẫu chào mừng nhân viên mới:
- "Xin chào cả nhóm! Chúng tôi rất vui mừng chào đón [Tên nhân viên mới] gia nhập đội ngũ [Bộ phận] tại công ty XYZ. Với kinh nghiệm [đề cập đến kinh nghiệm] và bằng cử nhân [trường đại học liên quan], họ đã sẵn sàng bắt đầu hành trình mới cùng chúng ta. Hãy cùng chúng tôi chào đón [Tên nhân viên mới] bằng những lời chào nồng nhiệt. Chúng tôi mong nhận được sự hỗ trợ của các bạn trong việc giúp họ hòa nhập. Trân trọng, [Tên bạn/Nhóm]. "
- "Chúng tôi rất vui mừng thông báo rằng [Tên nhân viên] đã gia nhập nhóm [Tên nhóm] của chúng tôi với vị trí [Chức danh] kể từ [Ngày bắt đầu]. Với nền tảng vững chắc trong [đề cập ngắn gọn kinh nghiệm hoặc kỹ năng liên quan], [Tên nhân viên] mang đến nhiều kiến thức và chuyên môn phong phú. Hãy cùng chúng tôi chào đón [Tên nhân viên] gia nhập nhóm! Chúng tôi mong đợi những đóng góp quý báu của họ. Hãy liên hệ với [Tên nhân viên] tại [địa chỉ email] để giới thiệu bản thân và chia sẻ sự hào hứng của bạn!"
Mẫu thông báo nội bộ ClickUp
Cân nhắc sử dụng Mẫu thông báo nội bộ của ClickUp để tạo và gửi tất cả các loại thông báo nội bộ. Mẫu này thiết lập một hệ thống có tổ chức để quản lý tất cả các thông báo nội bộ. Mẫu này cũng giúp nhân viên luôn được cập nhật thông tin, tham gia và gắn kết.
Dưới đây là cách bạn có thể tận dụng tối đa:
- Tổ chức thông báo ở một nơi: Chế độ xem Danh sách thông báo lưu trữ và tổ chức tất cả các thông tin liên lạc, giúp mọi thứ được tập trung và dễ truy cập
- Dễ dàng tìm thấy thông báo: Sử dụng Chế độ xem Bảng trạng thái để theo dõi các cập nhật bằng cách sắp xếp chúng thành các trạng thái khác nhau: Đã được phê duyệt, Cần sửa đổi, Đã xuất bản, Đã lên lịch, Việc cần làm và Đang tiến hành
- Cung cấp tính minh bạch cho các quy trình và sáng kiến của toàn nhóm: Chế độ xem Lịch truyền thông giúp lập kế hoạch ngày đăng, trong khi Chế độ xem Loại sự kiện phân loại các thông báo theo mục đích. Chế độ xem Hoạt động theo dõi số lần xem, chia sẻ và bình luận để tăng tính minh bạch và theo dõi mức độ tương tác
Thông báo về chương trình khuyến mãi
Thăng chức là cách để tôn vinh thành công của nhóm và cũng là động lực để những người khác nỗ lực hơn nữa. Nêu bật thành tích của nhân viên được thăng chức và vai trò mới của họ sẽ giúp toàn bộ nhóm cảm thấy tự hào.
Dưới đây là một vài mẫu kịch bản cho thông báo khuyến mãi:
- "Tin lớn! [Tên nhân viên] đã được thăng chức lên [Chức danh mới]. Công việc và thành tích của họ trong [đề cập đến các dự án] là vô giá, và chúng tôi rất mong chờ những đóng góp của họ trong vai trò mới. Hãy cùng chúng tôi chúc mừng [Tên nhân viên] vì sự thăng chức xứng đáng này!"
- "Chúng tôi rất vui mừng thông báo về việc thăng chức của [Tên nhân viên] lên vị trí [Tiêu đề vị trí mới], có hiệu lực từ [Ngày có hiệu lực]. Kể từ khi gia nhập [Tên công ty] vào năm [Năm], [Tên nhân viên] đã liên tục thể hiện những kỹ năng, sự cống hiến và niềm đam mê vượt trội, góp phần không nhỏ vào thành công của nhóm chúng tôi. Trong vai trò mới là [Tiêu đề vị trí mới], [Tên nhân viên] sẽ chịu trách nhiệm [tóm tắt ngắn gọn các trách nhiệm hoặc mục tiêu chính liên quan đến vị trí mới]. Chúc mừng, [Tên nhân viên]! Công việc và sự cống hiến của bạn đã thực sự được đền đáp!"
Sử dụng Mẫu Thông cáo báo chí ClickUp để cấu trúc các thông báo quảng cáo của bạn một cách chuyên nghiệp và đảm bảo chúng rõ ràng và mang tính kỷ niệm.
Mẫu thông cáo báo chí ClickUp
Mẫu này cho phép bạn tạo, quản lý và theo dõi các thông cáo báo chí từ một không gian duy nhất. Mẫu này có các tính năng sau:
- Định dạng chuyên nghiệp: Giữ cho thông báo của bạn có cấu trúc và ấn tượng với giao diện trau chuốt
- Phần có thể tùy chỉnh: Dễ dàng chỉnh sửa các phần để phù hợp với chi tiết quảng cáo và phù hợp với phong cách của công ty bạn
- Theo dõi mức độ tương tác: Theo dõi chế độ xem và tương tác để hiểu cách nhóm của bạn tiếp nhận tin tức
Hợp tác trong việc thông báo
Sử dụng ClickUp Docs để soạn thảo thông báo quảng cáo chi tiết.
Thu hút tất cả thành viên trong nhóm tham gia đóng góp ý kiến và hợp tác về nội dung. Bằng cách đó, bạn sẽ có một thông báo hoàn chỉnh trước khi công bố rộng rãi.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng ClickUp Mentions để gắn thẻ nhân viên được thăng chức và các thành viên nhóm có liên quan trực tiếp trong thông báo. Điều này giúp mọi thành viên trong nhóm được thông báo về tác động của việc thăng chức và cho phép nhóm cùng nhau ăn mừng thành tích này.
📮ClickUp Insight: Nhân viên tri thức gửi trung bình 25 tin nhắn mỗi ngày để tìm kiếm thông tin và bối cảnh. Điều này cho thấy một lượng thời gian đáng kể bị lãng phí để cuộn, tìm kiếm và giải mã các cuộc hội thoại rời rạc trong email và trò chuyện. 😱
Giá như bạn có một nền tảng thông minh kết nối các nhiệm vụ, dự án, trò chuyện và email (cộng với AI!) ở một nơi. Nhưng bạn có thể làm được: Hãy thử ClickUp!
Thay đổi cấu trúc tổ chức
Khi có thay đổi trong cơ cấu công ty, điều quan trọng là phải truyền đạt rõ ràng cho nhân viên và giải thích những thay đổi đó có thể ảnh hưởng như thế nào đến nhóm.
Sử dụng mẫu kịch bản này cho email thông báo thay đổi tổ chức:
"Để hỗ trợ sự phát triển liên tục của công ty, chúng tôi sẽ thay đổi cơ cấu tổ chức kể từ [Ngày có hiệu lực]. Dưới đây là những thay đổi: [tóm tắt những thay đổi quan trọng]. Những cập nhật này sẽ giúp chúng ta làm việc hiệu quả hơn và đạt được mục tiêu nhanh hơn. Có thắc mắc? Liên hệ với [Người liên hệ]. "
Những thay đổi lớn trong cơ cấu tổ chức ảnh hưởng đến hoạt động hàng ngày và cách chúng ta truyền đạt tiến độ và hiệu suất cho các bên liên quan.
Mẫu báo cáo thường niên ClickUp
Sử dụng Mẫu báo cáo thường niên của ClickUp để cập nhật cho các bên liên quan về những thay đổi quan trọng trong cơ cấu công ty, kết quả hoạt động tài chính và mục tiêu chiến lược.
Mẫu này giúp tạo báo cáo chi tiết về cập nhật tài chính và thay đổi tổ chức. Nó cải thiện giao tiếp giữa các bộ phận thông qua việc chia sẻ và cộng tác dễ dàng giữa các nhóm. Nó cũng theo dõi các thay đổi quan trọng, giúp các bên liên quan luôn được thông báo và thống nhất với mục tiêu của công ty.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính nhất quán bằng cách thiết lập sẵn các định dạng cho các thông báo tương tự. Sử dụng Bảng trắng ClickUp để tạo các mẫu có thể tái sử dụng cho các cập nhật khác nhau của tổ chức. Đây là công cụ hoàn hảo để các nhóm hình dung ý tưởng của mình và biến chúng thành các hành động phối hợp.
Thông báo cập nhật chính sách
Cập nhật chính sách giúp các nhóm được thông báo về bất kỳ thay đổi nào ảnh hưởng trực tiếp đến công việc của họ. Đảm bảo tính rõ ràng và dễ tiếp cận giúp mọi người hiểu và tuân thủ các chính sách mới.
Mẫu bảng trắng bản tin ClickUp
Tại đây, bạn có thể sử dụng Mẫu Bảng trắng Bản tin ClickUp để tạo các thông báo cập nhật chính sách hiệu quả và bắt mắt.
Mẫu này hữu ích như thế nào:
- Cập nhật hấp dẫn về mặt hình ảnh: Thiết kế bản tin thu hút sự chú ý và truyền đạt hiệu quả các thay đổi chính sách
- Sắp xếp các chi tiết quan trọng: Chia các cập nhật chính sách thành các phần dễ hiểu, giúp nhóm của bạn dễ hiểu hơn
- Theo dõi phản hồi của nhóm: Theo dõi các tương tác trong mẫu để đảm bảo tính rõ ràng và giải đáp mọi thắc mắc
Để giúp bạn bắt đầu, đây là mẫu kịch bản cho thông báo cập nhật chính sách truyền đạt thông tin quan trọng một cách hiệu quả:
- "Cập nhật nhanh: Chúng tôi đang sửa đổi [Tên chính sách] để phù hợp hơn với các giá trị của công ty. Chính sách mới, có hiệu lực từ [Ngày], giới thiệu [những thay đổi quan trọng]. Thay đổi này được thiết kế để [mang lại lợi ích cho nhóm]. Hãy xem chi tiết đầy đủ [liên kết] và đừng ngần ngại đặt câu hỏi. "
- "Chúng tôi vui mừng thông báo về việc cập nhật chính sách công ty nhằm cải thiện môi trường làm việc và hỗ trợ nhu cầu của nhân viên. Những thay đổi chính là [mô tả những thay đổi chính]. Những cập nhật này sẽ có hiệu lực vào [ngày]. Chúng tôi tin rằng những thay đổi này sẽ tạo ra một môi trường làm việc hỗ trợ và năng suất hơn. Để biết thêm chi tiết, vui lòng tham khảo tài liệu chính sách cập nhật đính kèm hoặc liên hệ với bộ phận Nhân sự. "
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng tính năng tích hợp email của ClickUp để chia sẻ thông tin cập nhật trực tiếp từ Không gian Làm việc của bạn. ClickUp có thể tích hợp với các công cụ email khác nhau, chẳng hạn như Gmail, Outlook, Office 365, v.v. Thực hiện việc này để mọi người luôn được cập nhật thông tin và theo dõi phản hồi để giải quyết các vấn đề kịp thời.
Thông báo ra mắt sản phẩm
Ra mắt sản phẩm là một cột mốc quan trọng đối với bất kỳ nhóm nào. Chia sẻ chi tiết về sự kiện ra mắt và cung cấp hướng dẫn rõ ràng giúp mọi người luôn được cập nhật thông tin và giữ tinh thần hào hứng.
Mẫu Chiến lược truyền thông nội bộ ClickUp là công cụ hoàn hảo để lập kế hoạch thông báo ra mắt sản phẩm và đảm bảo toàn bộ nhóm của bạn đồng nhất với nhau. Với mẫu này, bạn có thể tập trung các nhiệm vụ và thông báo ra mắt để các thành viên khác trong nhóm luôn được cập nhật thông tin.
Để giúp bạn bắt đầu, đây là mẫu kịch bản cho thông báo ra mắt sản phẩm nhằm tạo sự hào hứng và cung cấp các chi tiết quan trọng:
- "Tin vui, các bạn! Chúng ta sẽ ra mắt [Tên sản phẩm] vào [Ngày ra mắt]. Dự án này là kết quả của nỗ lực tập thể và chúng tôi rất vui mừng khi thấy nó thành hiện thực. Hãy theo dõi các phiên đào tạo sắp tới để tìm hiểu cách ra mắt sản phẩm này sẽ cải thiện [đề cập đến tác động đối với kinh doanh]. "
- "Chúng tôi rất vui mừng thông báo về sự ra mắt của sản phẩm mới nhất, [Tên sản phẩm], được thiết kế để cách mạng hóa cách bạn trải nghiệm [mô tả mục đích hoặc chức năng của sản phẩm]. Tên sản phẩm] sẽ có mặt từ [Ngày ra mắt] trên trang web của chúng tôi và tại các nhà bán lẻ được lựa chọn. Chúng tôi đang cung cấp [giảm giá, gói sản phẩm hoặc khuyến mãi] độc quyền cho [số] khách hàng đầu tiên để kỷ niệm sự ra mắt này. Sử dụng mã [Mã khuyến mãi] khi thanh toán để tận dụng ưu đãi có thời hạn này. "
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Chế độ xem Lịch ClickUp để lên lịch thông báo ra mắt sản phẩm và nhắc nhở cập nhật tiếp theo. Điều này giúp nhóm của bạn luôn được cập nhật trong suốt quá trình.
Thông báo sự kiện
Các sự kiện của công ty luôn thú vị! Hãy tạo sự hào hứng về chúng trong những ngày trước đó. Các ví dụ về thông báo sự kiện này minh họa cách tạo sự mong đợi trước sự kiện.
Dưới đây là một số ví dụ:
- "Nhắc nhở: Cuộc họp toàn thể nhân viên tiếp theo sẽ diễn ra vào [ngày và giờ] tại Hội trường chính. Hãy tham gia để cập nhật các sáng kiến của công ty và tham gia phiên hỏi đáp với ban lãnh đạo. Sự tham gia của bạn rất quan trọng!"
- "Chúng tôi rất vui mừng mời tất cả nhân viên tham dự Ngày tri ân nhân viên vào [ngày và thời lượng] tại [địa điểm]. Hãy thưởng thức đồ ăn nhẹ, trò chơi và giải thưởng để cùng chúng tôi tôn vinh công việc và sự cống hiến của bạn. Hãy xác nhận tham dự trước [ngày]!"
- "Hãy ghi nhớ ngày này! Hội nghị Đổi mới Công nghệ sẽ diễn ra vào [ngày] tại [địa điểm]. Hãy tham gia cùng các nhà lãnh đạo trong ngành để tham gia các cuộc thảo luận sâu sắc và cơ hội kết nối. Đăng ký sớm hiện đã mở, đừng bỏ lỡ!"
Cập nhật tài chính hoặc kinh doanh
Cập nhật thường xuyên về tài chính và kinh doanh sẽ tạo niềm tin và sự tự tin cho nhân viên. Giọng điệu và ngôn ngữ của những thông báo này hơi khác so với những thông báo nêu trên.
Hãy xem một số ví dụ.
- "Để ứng phó với điều kiện thị trường hiện tại, chúng tôi đang thực hiện một loạt các biện pháp cắt giảm chi phí nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động. Những thay đổi này bao gồm hợp lý hóa quy trình và giảm chi phí quản lý mà không ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và dịch vụ của chúng tôi. Chúng tôi xin cảm ơn sự thông cảm của quý vị trong quá trình thực hiện những điều chỉnh này. "
- "Chúng tôi vui mừng thông báo kết quả tài chính quý III năm [năm]. Doanh thu của chúng tôi tăng [phần trăm] so với cùng kỳ năm ngoái, đạt [số tiền], nhờ vào doanh số bán hàng mạnh mẽ của dòng sản phẩm mới. Chúng tôi vẫn cam kết thực hiện chiến lược tăng trưởng và mong muốn tiếp tục duy trì đà tăng trưởng này trong các quý tiếp theo. "
Mẹo viết thông báo tổ chức hấp dẫn
Một thông báo nhàm chán có thể nhanh chóng làm mất lãi suất của nhóm bạn. Tin tốt là gì? Viết một thông báo hấp dẫn, khơi dậy sự hào hứng dễ hơn bạn nghĩ!
Dưới đây là bảy mẹo bạn có thể áp dụng để mỗi thông điệp đều có ý nghĩa:
1. Giữ cho thông báo ngắn gọn nhưng ý nghĩa
Nhóm của bạn không có thời gian để đọc những đoạn văn dài. Hãy đi thẳng vào vấn đề, nhưng đừng bỏ qua những chi tiết quan trọng. Tránh truyền đạt quá nhiều thông tin trong công việc, khiến thông điệp trở nên quá chi tiết và mất đi tác dụng. Một thông báo ngắn gọn, rõ ràng sẽ đảm bảo thông điệp của bạn được đọc và hiểu.
2. Thêm yếu tố cá nhân
Không ai thích đọc những email cứng nhắc. Sử dụng ngôn ngữ thân thiện, trò chuyện và nhiệt tình để làm cho tin nhắn của bạn trở nên nhân văn hơn. Đừng chỉ chia sẻ thông tin cập nhật; hãy thêm những từ ngữ truyền tải sự hào hứng và khuyến khích người khác cảm nhận như vậy.
3. Đảm bảo thông báo phù hợp với nhóm
Tại sao các thành viên trong đội ngũ của bạn nên quan tâm đến thông báo này? Hãy cho họ thấy!
Ví dụ: nếu bạn thông báo về việc tuyển dụng nhân viên mới cho bộ phận tiếp thị, hãy giải thích họ sẽ hỗ trợ các dự án sắp tới như thế nào. Điều này giúp nhân viên có cái nhìn tổng quan hơn và thấy được lợi ích của sự bổ sung mới này.
4. Sử dụng các công cụ ClickUp để quá trình diễn ra suôn sẻ
Cấu trúc thông báo rõ ràng; sau đó đảm bảo chúng phù hợp với giọng điệu của công ty bằng cách sử dụng ClickUp Brain để soạn thảo. ClickUp Brain có thể là một trợ thủ AI đắc lực cho việc tạo/lập nội dung vì nó có bối cảnh về tổ chức, lịch sử và nhân viên của bạn. Dựa trên thông tin bối cảnh này, nó có thể tạo thông báo được cá nhân hóa cho bạn.
Tiếp theo, sau khi soạn thảo thông báo, hãy chia sẻ ngay với các thành viên khác trong nhóm qua ClickUp Chat để nhận phản hồi tức thì và chỉnh sửa cộng tác. ClickUp Chat không chỉ là một dịch vụ nhắn tin; sử dụng nó là điều tuyệt vời nhất sau khi làm việc với đồng nghiệp ngồi ngay bên cạnh bạn. Nó giúp công việc của bạn luôn đồng bộ: tất cả thông tin và cập nhật liên quan đều có thể truy cập trực tiếp trong môi trường trò chuyện.
Điều này giúp quá trình trở nên đơn giản và đảm bảo các thông báo của bạn luôn nhất quán và chính xác.
5. Phản ánh giá trị của công ty
Tăng sức nặng cho thông báo của bạn bằng cách liên kết chúng với các giá trị của công ty. Điều này không chỉ chia sẻ tin tức mà còn củng cố văn hóa mà bạn đang xây dựng. Một lợi ích khác là tạo ra thông điệp nhất quán cho tất cả các thông báo của bạn.
6. Chọn kênh truyền tải phù hợp cho thông điệp
Không phải mọi thông báo đều phù hợp với tất cả các kênh truyền thông. Xác định xem thông điệp của bạn được truyền tải tốt nhất qua email, trò chuyện nhanh hay cuộc họp trực tiếp, và chọn phương tiện phù hợp với nhóm và bối cảnh của bạn. Chọn kênh phù hợp đảm bảo thông điệp của bạn được nhận với mức độ quan trọng phù hợp.
7. Kết thúc bằng bước tiếp theo rõ ràng
Đừng để nhóm của bạn bối rối — hãy hướng dẫn họ những việc cần làm tiếp theo! Lời kêu gọi hành động rõ ràng giúp thông báo của bạn trở nên tương tác và dễ gây ấn tượng hơn.
Áp dụng những mẹo này sẽ biến các thông báo thành những khoảnh khắc ý nghĩa, kết nối và thúc đẩy nhóm của bạn. Điều này củng cố văn hóa công ty và giúp mọi người đồng nhất quan điểm.
Các phương pháp tốt nhất để truyền đạt thông báo tổ chức hiệu quả
Cách bạn truyền đạt thông báo có thể ảnh hưởng đáng kể đến hiệu quả của chúng. Khi được thực hiện đúng, chúng sẽ kết nối, truyền cảm hứng và thống nhất nhóm của bạn.
Dưới đây là cách để truyền đạt thông báo mà đối tượng mục tiêu của bạn muốn đọc.
Chọn kênh truyền thông phù hợp
Bạn đã bao giờ gửi một thông tin cập nhật quan trọng nhưng nó lại bị chôn vùi trong hộp thư đến của mọi người chưa? Chọn kênh phù hợp là điều quan trọng. Để cập nhật nhanh, hãy sử dụng Chế độ xem trò chuyện của ClickUp.
Đối với các thông báo chính thức hơn, chẳng hạn như thay đổi chính sách hoặc cập nhật toàn công ty, hãy sử dụng Quản lý dự án qua email của ClickUp để đảm bảo thông điệp đến toàn bộ nhóm của bạn một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp.
Tại sao điều này quan trọng: Kênh truyền thông quyết định giọng điệu — trò chuyện nhanh giúp không khí nhẹ nhàng, trong khi email chính thức truyền tải sự nghiêm túc của các cập nhật quan trọng.
Tập trung vào thời điểm
Thời điểm có thể tạo ra sự khác biệt lớn cho một thông báo quan trọng của tổ chức.
Việc công bố chính sách mới vào chiều thứ Sáu là không lý tưởng. Nhóm của bạn đã sẵn sàng cho cuối tuần và có thể không tập trung vào thông tin mới. Thay vào đó, hãy cố gắng gửi thông báo vào đầu tuần khi mọi người sẵn sàng tiếp thu thông tin mới hơn.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Bạn muốn thông báo về một nhân viên mới? Hãy làm việc này vào ngày đầu tiên của họ để chào đón họ nồng nhiệt và thúc đẩy tinh thần đồng đội ngay từ đầu.
Thông tin cập nhật sau đó
Thông báo không phải là sự kiện một lần. Theo dõi đảm bảo thông điệp được hiểu rõ và cho phép nhóm của bạn đặt câu hỏi hoặc cung cấp phản hồi, thu hẹp khoảng cách giao tiếp.
Ví dụ: sau khi thay đổi cơ cấu tổ chức, hãy xem lại chủ đề này trong cuộc họp nhóm tiếp theo. Sử dụng Chế độ xem trò chuyện của ClickUp để tạo chủ đề cho các câu hỏi, giữ cho cuộc hội thoại được tổ chức và thể hiện sự hỗ trợ.
Tại sao điều này quan trọng: Bằng cách truyền đạt thông báo một cách cẩn thận, bạn xây dựng niềm tin và giữ mọi người đồng lòng.
Chọn kênh phù hợp, thời điểm thích hợp và theo dõi kết quả — nhóm của bạn sẽ đánh giá cao điều đó!
Mỗi thông báo đều có ý nghĩa với ClickUp
Với cách tiếp cận phù hợp, việc tạo thông báo tổ chức hấp dẫn trở nên đơn giản. Mỗi thông điệp có thể củng cố kết nối trong nhóm và nâng cao văn hóa công ty.
ClickUp cung cấp các công cụ như mẫu thông cáo báo chí để giúp bạn soạn thảo các thông báo phù hợp với mục tiêu của mình, từ chào mừng nhân viên mới đến chia sẻ các cập nhật quan trọng.
Trong thế giới ngày nay, việc thành thạo giao tiếp tại nơi làm việc kết hợp là điều cần thiết để giữ cho tất cả các thành viên trong nhóm, dù làm việc từ xa hay tại chỗ, luôn được thông tin và được đánh giá cao.
Bạn đã sẵn sàng nâng cao khả năng giao tiếp nội bộ chưa? Đăng ký ClickUp ngay hôm nay!