Giao tiếp giữa các bộ phận giống như một viên đá quý nhiều mặt.
Mỗi mặt phản chiếu ánh sáng khác nhau, nhưng chúng đều là một phần của cùng một viên ngọc. Tương tự, mỗi bộ phận trong một tổ chức sử dụng một khung giao tiếp hợp tác độc đáo, được thúc đẩy bởi các mục tiêu, vai trò và mục đích khác nhau.
Giao tiếp giữa các bộ phận có thể được định nghĩa là luồng thông tin, dữ liệu và tin nhắn giữa các bộ phận, đơn vị hoặc nhóm khác nhau, tạo điều kiện thuận lợi cho việc phối hợp các công việc, dự án và mục tiêu của tổ chức.
Giao tiếp giữa các bộ phận bao gồm năm yếu tố cốt lõi:
- Trao đổi thông tin
- Hợp tác
- Phù hợp với mục tiêu
- Các vòng phản hồi
- Tối ưu hóa nguồn lực
Giao tiếp giữa các bộ phận là yếu tố quan trọng để duy trì hoạt động trơn tru của một tổ chức. Điều này là do:
- Giúp phân bổ hiệu quả các nguồn lực con người, tài chính và vật chất giữa các phòng ban khác nhau
- Nó khuyến khích việc trao đổi ý tưởng, từ đó khơi dậy tư duy sáng tạo và đổi mới
- Giúp tránh trùng lặp nỗ lực, đảm bảo công việc được hoàn thành hiệu quả hơn
- Kết quả là các quyết định kinh doanh được đưa ra một cách sáng suốt và toàn diện do các quan điểm và chuyên môn đa dạng được xem xét
- Điều này giúp giảm thiểu rủi ro mất mát kiến thức và thúc đẩy quá trình học tập trong tổ chức, từ đó đẩy nhanh quá trình xác định và giải quyết các vấn đề phức tạp
Điều đó nói lên rằng, bạn có thường xuyên có cơ hội để suy ngẫm về tình trạng thực tế của giao tiếp giữa các bộ phận trong công ty không? Các nhóm của bạn có thực sự hợp tác với nhau hay chỉ hoạt động riêng lẻ, bị cản trở bởi sự thiếu thông tin, rò rỉ thông tin và hiểu lầm?
Và nếu bạn mong muốn tìm hiểu cách cải thiện giao tiếp giữa các bộ phận và bắt đầu giao tiếp tập trung, bạn cần làm gì?
Đừng lo lắng—bài viết này sẽ chia sẻ mười mẹo thực tiễn để cải thiện giao tiếp giữa các bộ phận và đảm bảo các bộ phận khác nhau giao tiếp với nhau, chứ không phải với nhau.
Đừng lo lắng — bài đăng trên blog này sẽ khám phá mười mẹo hữu ích để đảm bảo các bộ phận khác nhau làm việc hiệu quả với nhau. Chúng tôi cũng sẽ thảo luận về cách một công cụ quản lý dự án như ClickUp có thể giúp giao tiếp giữa các bộ phận hiệu quả.
Hãy bắt đầu.
Các chiến lược để nâng cao giao tiếp giữa các bộ phận
1. Đánh giá các phương pháp giao tiếp hiện tại
Giống như hầu hết các sáng kiến tổ chức, việc cải thiện giao tiếp nội bộ giữa các bộ phận bắt đầu bằng việc xác định những khoảng trống tồn tại và tại sao giao tiếp giữa các bộ phận lại quan trọng.
Dưới đây là những điều bạn cần lưu ý:
- Nhân viên của bạn giao tiếp với nhau bao lâu một lần?
- Bạn muốn cải thiện sự hợp tác giữa các bộ phận khác nhau trong dài hạn hay cho một dự án cụ thể?
- Các bộ phận có kỳ vọng gì về tần suất giao tiếp và các công cụ/nền tảng cần sử dụng?
- Những phàn nàn phổ biến nhất về thách thức giao tiếp trong môi trường làm việc là gì?
Khóa để cải thiện giao tiếp giữa các bộ phận là nói chuyện với từng bộ phận có liên quan.
Cân nhắc sử dụng các cuộc khảo sát ẩn danh và biểu mẫu phản hồi để thu thập ý kiến thẳng thắn từ mọi người. Theo dõi các mẫu giao tiếp, chẳng hạn như tần suất và thời gian trả lời email hoặc tin nhắn trao đổi, thậm chí cả các điểm thảo luận trong các cuộc họp liên bộ phận.
Điều này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quan điểm của nhân viên và làm nổi bật các vấn đề cụ thể trong giao tiếp giữa các bộ phận.
Khi bạn đã có tất cả các điểm chính, hãy tổ chức một cuộc họp chung để thảo luận về các mô hình và phát triển một cấu trúc cho việc giao tiếp trong tương lai. Điều quan trọng là phải thu thập ý kiến từ tất cả các bộ phận và hợp tác để đạt được mục tiêu này.
Sử dụng Mẫu giao tiếp nhân viên ClickUp đảm bảo thông điệp của bạn được truyền đạt chính xác và nhân viên của bạn luôn được cập nhật thông tin. Mẫu này bao gồm:
- Bố cục trực quan, dễ điều hướng
- Một không gian tập trung để lưu trữ tất cả các tài liệu và tin nhắn
- Chức năng hợp tác và theo dõi công việc tích hợp sẵn
2. Đặt mục tiêu chung cho các bộ phận
Trong hầu hết các trường hợp, giao tiếp giữa các bộ phận kém là kết quả của việc không có mục tiêu chung. Ví dụ, bộ phận tiếp thị có thể tập trung vào việc tạo ra khách hàng tiềm năng, trong khi bộ phận bán hàng có thể ưu tiên chuyển đổi và doanh thu. Tuy nhiên, nếu họ áp dụng phương pháp hợp tác để đặt mục tiêu, cả hai bộ phận sẽ có lợi khi giữ liên lạc và giúp đỡ lẫn nhau.
Ví dụ: nhóm DevOps và nhóm dịch vụ khách hàng thường làm việc độc lập. Nhưng nếu bạn đặt ra một mục tiêu chung, chẳng hạn như giải quyết một số lượng mục tiêu cụ thể các phiếu yêu cầu của khách hàng liên quan đến hiệu suất ứng dụng, họ có thể hỗ trợ nhau tốt hơn.
Nhóm dịch vụ khách hàng có thể cung cấp thông tin cập nhật kịp thời cho khách hàng, trong khi nhóm DevOps có thể ưu tiên giải quyết các yêu cầu. Bạn có thể sử dụng Mẫu kế hoạch giao tiếp của ClickUp để lập kế hoạch cho các mục tiêu chung và sắp xếp thông tin trong một tài liệu tập trung.
Mẫu này được tạo sẵn với nhiều tùy chọn để bạn có thể:
- Tạo thông điệp phù hợp với mục tiêu đã định
- Phân loại công việc và phân công cho các thành viên trong nhóm
- Thiết lập thông báo và cảnh báo để thúc đẩy giao tiếp giữa các bộ phận và hợp tác dự án
Ngoài ra, tốt nhất là sử dụng tính năng tiện lợi như Trạng thái nhiệm vụ tùy chỉnh của ClickUp để giảm thiểu việc phải liên tục kiểm tra và giữ cho mọi người từ các bộ phận khác nhau luôn được cập nhật thông tin. Điều này giúp nhiều bộ phận hiểu được tiến độ của các công việc và các mối phụ thuộc mà không cần phải liên hệ với người từ các bộ phận khác.
Trong ví dụ trên, nhóm DevOps có thể thêm các giai đoạn khác nhau vào các công việc, chẳng hạn như "đang tiến hành" hoặc "đang tạm dừng", hoặc chỉ cần sử dụng danh sách kiểm tra đơn giản để hiển thị khi công việc đã "hoàn thành" hoặc "chưa hoàn thành". Bằng cách này, nhân viên dịch vụ khách hàng của bạn có thể cung cấp thông tin cập nhật chính xác và theo thời gian thực cho khách hàng.
3. Tích cực tham gia lãnh đạo vào quá trình
Khi điều phối giao tiếp giữa các bộ phận, điều quan trọng là phải cảnh giác với những tình huống dẫn đến sự cạnh tranh không lành mạnh hoặc xung đột giữa các nhóm đa chức năng thay vì hợp tác tích cực. Hãy đảm bảo sự đồng thuận của tất cả các trưởng bộ phận để các bộ phận giao tiếp trơn tru và hiệu quả.
Họ nên hợp tác để tích cực hỗ trợ các mục tiêu chung và duy trì mối quan hệ lành mạnh với các bộ phận khác, đồng thời bảo vệ nhu cầu của bộ phận mình.
Để giao tiếp giữa các bộ phận hiệu quả hơn, hãy thử tổ chức các cuộc họp hoặc hội nghị bàn tròn hàng tháng giữa các bộ phận bán hàng, sản phẩm và thành công của khách hàng, nơi các trưởng bộ phận trình bày thành tích, thách thức và dự án sắp tới của nhóm mình.
Khuyến khích mọi người tham gia các hoạt động xây dựng nhóm và trò chuyện chính thức, đồng thời cởi mở với các phản hồi hoặc yêu cầu hỗ trợ. Điều này có thể giúp thiết lập mối liên hệ trung lập giữa các bộ phận để thu hẹp khoảng cách giao tiếp ngang hàng hoặc hòa giải các đối số có thể xảy ra. ClickUp đơn giản hóa quá trình này một cách đáng kể.
Giao tiếp của chúng tôi với các nhóm khác trở nên chặt chẽ hơn rất nhiều. Quản lý dự án và công việc trên nền tảng này thật sự tuyệt vời. Tất cả các bộ phận trong công ty đều cảm ơn chúng tôi vì đã thúc đẩy việc này, bao gồm cả các nhân viên tự do và nhà thầu, những người giờ đây có thể hiển thị đầy đủ các kỳ vọng của họ và cập nhật dễ dàng.
Giao tiếp của chúng tôi với các nhóm khác trở nên mạnh mẽ hơn rất nhiều. Quản lý dự án và công việc trên nền tảng này thật sự tuyệt vời. Tất cả các bộ phận trong công ty đều cảm ơn chúng tôi vì đã thúc đẩy việc này, bao gồm cả các nhân viên tự do và nhà thầu, những người giờ đây có thể hiển thị đầy đủ các kỳ vọng của họ và cập nhật dễ dàng.
4. Thúc đẩy xây dựng nhóm liên bộ phận
Các bộ phận trong công ty càng hiểu nhau, họ càng có khả năng hợp tác để đạt được các mục tiêu chung. Đầu tư vào các hoạt động khuyến khích sự gắn kết và tình đồng đội trong nhóm luôn hữu ích.
Bạn có thể tổ chức một buổi đi chơi bowling cho các phòng ban hoặc tổ chức một sự kiện ngoài công ty với các hoạt động xây dựng đội ngũ bao gồm làm việc và lập chiến lược cùng nhau.
Ví dụ, tổ chức một cuộc thi hackathon kéo dài 24 giờ, trong đó các nhóm hỗn hợp phát triển các giải pháp cho một vấn đề của toàn công ty để thúc đẩy sự hợp tác và khuyến khích giao tiếp giữa các bộ phận.
Ngay cả khi bạn là một nhóm làm việc từ xa, bạn vẫn có thể tổ chức các sự kiện ảo như lớp yoga hoặc đêm trò chơi. Bạn có thể tặng thêm thẻ quà tặng để mọi người đặt bữa tối miễn phí và thưởng thức như một phần của kỳ nghỉ ảo.
Ngoài ra, tổ chức ít nhất một cuộc họp hàng tuần giữa các bộ phận để họ phát triển nhịp điệu hợp tác.
Cho phép họ lập bản đồ trực quan các quy trình, thêm ghi chú và ghi lại sự sáng tạo tập thể của họ bằng Bảng trắng ClickUp.
Với khả năng hiển thị thời gian thực về ai đang xem và đóng góp vào Bảng trắng, các bộ phận riêng lẻ có thể hợp tác liền mạch, tránh trùng lặp và nhầm lẫn. Cho dù là lập kế hoạch sprint, phát triển chiến lược tiếp thị hay tối ưu hóa công việc nhóm, ClickUp thực sự là một trong những công cụ giao tiếp tại nơi làm việc tốt nhất để cải thiện giao tiếp giữa các bộ phận.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Bản đồ Tư duy ClickUp là một tính năng hiệu quả để tổ chức các phiên brainstorming một cách rõ ràng, có cấu trúc, giúp tăng cường sự hợp tác giữa các bộ phận. Các bộ phận có thể tạo Bản đồ Tư duy dạng miễn phí trong Chế độ Trống và chuyển đổi chúng thành các nhiệm vụ. Họ có thể xem và sắp xếp lại cấu trúc nhiệm vụ cho một Danh sách công việc cụ thể trong Chế độ Nhiệm vụ.
5. Đảm bảo mọi nhân viên đều có quyền truy cập công bằng vào các cập nhật của công ty
Giao tiếp giữa các bộ phận kém đôi khi là kết quả của việc một bộ phận cảm thấy bộ phận khác nhận được thông tin cập nhật mới nhất trước họ. Điều này có thể dẫn đến sự bất mãn và làm xấu đi hơn nữa giao tiếp giữa các bộ phận.
Vấn đề này có thể dễ dàng khắc phục bằng cách đăng các thông tin cập nhật của công ty trên một cổng thông tin chung của công ty hoặc bảng thông báo kỹ thuật số được chia sẻ để tất cả nhân viên có thể truy cập đồng thời (thay vì các chủ đề email, nơi khả năng bỏ sót tên cao hơn) và luôn cập nhật thông tin.
Ví dụ: bạn có thể sử dụng ClickUp Docs để tạo kho lưu trữ trung tâm cho kiến thức công ty, kế hoạch dự án, ghi chú cuộc họp, v.v.
Với các tính năng chỉnh sửa và bình luận thời gian thực, nhân viên cũng có thể cộng tác trên các tài liệu để cập nhật tiến độ dự án, thay đổi chính sách và các sự kiện sắp tới.
Sử dụng ClickUp Gán nhận xét trong tài liệu để cho phép phản hồi và thảo luận không đồng bộ. Bạn có thể dễ dàng giải quyết hoặc gán lại nhận xét trực tiếp trong phần nhận xét.
Mẫu Truyền thông nội bộ của ClickUp là một cách tuyệt vời để thông báo về các sự kiện hoặc cập nhật nội bộ. Cho dù đó là cuộc họp toàn thể hay trò chuyện cá nhân, bạn có thể sử dụng mẫu này để:
- Theo dõi tiến độ bằng các trạng thái như Đã được phê duyệt, Cần sửa đổi, Đã xuất bản, Đã lên lịch và Việc cần làm
- Truy cập các chế độ xem khác nhau như Danh sách giao tiếp, Bảng trạng thái, Lịch giao tiếp, Loại sự kiện và Hoạt động để sắp xếp thông tin một cách có tổ chức
- Tăng cường theo dõi với các tính năng như theo dõi thời gian, thẻ, cảnh báo phụ thuộc và email
💡Mẹo chuyên nghiệp: Bất cứ khi nào có cuộc họp liên bộ phận, hãy sử dụng ClickUp Brain để tạo báo cáo và ghi chú cuộc họp. ClickUp Brain có thể tóm tắt nội dung thảo luận và vạch ra các bước tiếp theo dự kiến. Nếu cần chia sẻ thông tin cập nhật cụ thể về một dự án chung, hãy đảm bảo cả hai bộ phận đều có quyền truy cập vào cùng một thông tin chi tiết và bối cảnh tại cùng một thời điểm.
6. Áp dụng công nghệ giao tiếp liên bộ phận hiệu quả
Công nghệ chắc chắn không thể thay thế mối quan hệ con người, nhưng nó là một công cụ hỗ trợ đắc lực. Sử dụng công nghệ để giúp tăng cường sự tham gia của nhân viên và tạo điều kiện cho giao tiếp giữa các bộ phận diễn ra suôn sẻ hơn.
Vượt ra khỏi các chủ đề email truyền thống để hợp tác giữa các bộ phận và đầu tư vào các nền tảng giao tiếp thời gian thực để chia sẻ cập nhật công việc, cuộc hội thoại thú vị, phản hồi trực tiếp từ sếp và hơn thế nữa. Tận dụng lợi ích của sự hợp tác đa chức năng với các công cụ như ClickUp.
Ví dụ: với ClickUp Clips, các nhóm sản phẩm có thể tạo và chia sẻ bản ghi màn hình để trình bày quy trình, đưa ra đề xuất hoặc chia sẻ thông tin cập nhật với nhóm bán hàng và các bộ phận khác. Công cụ giao tiếp trực quan này giúp đảm bảo tất cả nhân viên hiểu rõ và dễ dàng nắm bắt thông điệp của bạn.
Chế độ xem trò chuyện của ClickUp mặt khác, thúc đẩy giao tiếp và sự tham gia của nhân viên trên mọi mặt. Và vì nó tồn tại trên cùng một nền tảng, bạn có thể quản lý các dự án và trò chuyện với đồng nghiệp tại một nơi.
Tính năng này cung cấp một không gian hội thoại tập trung cho các bộ phận khác nhau, giảm thiểu nhu cầu gửi email và tin nhắn rải rác. Tính năng này giữ tất cả các thông tin liên lạc trong bối cảnh công việc của bạn và giữ các bộ phận của bạn kết nối với nhau.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Thường xuyên xem xét và cập nhật công nghệ của bạn để đảm bảo rằng nó đáp ứng nhu cầu phát triển của tổ chức. Tổ chức các phiên đào tạo để giúp nhân viên tận dụng tối đa các công cụ có sẵn.
7. Đơn giản hóa cơ chế phản hồi
Giao tiếp chéo suôn sẻ là điều cần thiết để điều phối các nhóm đa chức năng.
Tuy nhiên, cải thiện giao tiếp giữa các bộ phận sẽ gặp phải những trở ngại. Việc cung cấp một nền tảng không phán xét sẽ giúp nhân viên chia sẻ suy nghĩ và vấn đề của họ, cho dù đó là về tình huống cụ thể hay về nhóm nói chung.
Để giải quyết vấn đề này, hãy triển khai các mẫu kế hoạch giao tiếp này và vạch ra tần suất, phương pháp và kênh phản hồi. Điều này sẽ đảm bảo một cơ chế mà mọi người đều biết khi nào và làm thế nào để nhận và cung cấp phản hồi.
Bạn cũng có thể tạo các biểu mẫu phản hồi trực tuyến để đồng nghiệp của bạn có thể điền vào một cách ẩn danh.
Định kỳ, tổ chức các cuộc họp đánh giá với các trưởng bộ phận để thảo luận về các vấn đề quan trọng nhận được qua các kênh khác nhau và đưa ra giải pháp trong một môi trường được điều phối. Theo thời gian, bạn sẽ bắt đầu nhận thấy các bộ phận cảm thấy được công nhận và lắng nghe.
8. Giải quyết xung đột nhanh chóng và công bằng
Xung đột giữa các bộ phận có thể xảy ra vì nhiều lý do — bất kể lý do là gì, bạn cần phải can thiệp và giải quyết chúng càng nhanh càng tốt. Bước đầu tiên là giảm thiểu rủi ro xung đột bằng cách làm rõ mong đợi của từng cá nhân.
Nếu xảy ra xung đột, hãy cho mỗi bên không gian để chia sẻ quan điểm của mình và tạo điều kiện để đạt được thỏa thuận. Đặt ra dòng thời gian rõ ràng cho từng giai đoạn của quá trình này.
Mục tiêu của việc giải quyết xung đột không chỉ là làm dịu tình hình. Nếu có thể thực hiện những cải tiến cụ thể, chẳng hạn như chuyển công việc cho nhân viên sang lĩnh vực mà họ thích hơn hoặc điều chỉnh lại các kết quả công việc để công bằng hơn, đừng ngần ngại đề xuất. Tất nhiên, người quản lý và trưởng bộ phận của nhân viên đó sẽ có quyết định cuối cùng.
Đồng thời, cung cấp cho các trưởng bộ phận các nguồn lực và đào tạo cần thiết để nhận ra các lĩnh vực có khả năng xảy ra xung đột và giải quyết chúng một cách độc lập. Ví dụ, bạn có thể tổ chức các hội thảo về kỹ năng lắng nghe tích cực, hòa giải và đàm phán.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Thiết lập các quy trình rõ ràng để giải quyết xung đột, chẳng hạn như nhờ một bên thứ ba trung lập hòa giải tranh chấp hoặc thiết lập quy trình khiếu nại chính thức. Xem xét và cập nhật các quy trình này hàng năm để đảm bảo chúng vẫn thực tế và phù hợp, đồng thời tránh văn hóa làm việc độc hại .
9. Khen thưởng những thành tựu hợp tác
Một trong những cách tốt nhất để xây dựng tình đồng đội là ăn mừng thành quả chung. Và khi đó là kết quả của sự giao tiếp hiệu quả giữa các bộ phận, điều đó càng đáng được khen ngợi.
Cho dù đó là mục tiêu dự án được hoàn thành thành công hay chiến lược giao tiếp được áp dụng suôn sẻ, hãy có một hệ thống đánh giá cao công việc của từng bộ phận đối với tổ chức và lẫn nhau.
Một số gợi ý để vinh danh thành tích của nhân viên:
- Tạo một "Bảng thành tích" (thực tế hoặc ảo) trên mạng nội bộ hoặc kênh toàn công ty để nhân viên có thể chia sẻ những thành tích và thành công của mình. Điều này sẽ giúp nhắc nhở liên tục về tác động tích cực của sự hợp tác giữa các bộ phận và giúp xây dựng ý thức cộng đồng và mục tiêu chung
- Cung cấp các khuyến khích như bữa tối nhóm, thẻ thưởng hoặc PTO thêm. Kỷ niệm thành tích giúp tăng động lực và năng suất. Đây cũng là cơ hội để các phòng ban giao lưu với nhau
10. Xây dựng văn hóa dựa trên sự thấu hiểu và đồng cảm
Cuối cùng, nhân viên sẽ giao tiếp tốt hơn khi họ cảm thấy tự tin rằng tiếng nói của mình được lắng nghe và những sai lầm là bước đệm để cải thiện. Khuyến khích giao tiếp hiệu quả giữa các bộ phận là cơ hội để tạo ra văn hóa công ty đặt sự đồng cảm lên hàng đầu.
Bạn có thể bắt đầu bằng cách cài đặt một ví dụ trong đó nhóm lãnh đạo cởi mở trong việc chia sẻ phản hồi và khắc phục sai lầm. Khuyến khích các phiên kể chuyện trong đó cấp quản lý cao cấp chia sẻ kinh nghiệm cá nhân của họ về sự hợp tác dựa trên sự đồng cảm.
Càng nhiều nhân viên của bạn thấy các ví dụ về các bộ phận khác nhau giải quyết các tình huống phức tạp, họ càng có khả năng noi gương hành vi đó. Điều này cũng có thể xây dựng môi trường làm việc hỗ trợ và thấu hiểu hơn.
Theo dõi sự thành công của tổ chức với giao tiếp hiệu quả giữa các bộ phận
Con người có bản năng tìm kiếm lợi ích cho bản thân và nhóm của mình, đó là lý do tại sao giao tiếp giữa các bộ phận có thể khó tối ưu hóa.
Tuy nhiên, với nỗ lực có ý thức, bạn có thể giúp các bộ phận của mình nhận ra những điểm chung và thúc đẩy họ hợp tác trong công việc. Bắt đầu bằng cách đặt mục tiêu và tạo điều kiện cho các cuộc hội thoại thông qua các cuộc họp thường xuyên để cải thiện giao tiếp giữa các bộ phận.
Ban đầu, những thành công có thể nhỏ, nhưng với nỗ lực chân thành, chúng sẽ tiếp tục đến. Và theo thời gian, bạn có thể hưởng lợi từ các bộ phận tin tưởng lẫn nhau và thúc đẩy sự phát triển của nhau trong việc theo đuổi thành công chung.
Cuối cùng, giao tiếp giữa các bộ phận cần được bổ sung bằng các công cụ phù hợp và cơ hội phản hồi. ClickUp có thể hợp lý hóa các hoạt động và loại bỏ rào cản giao tiếp.
Là một nền tảng quản lý dự án tất cả trong một, nó tập trung dữ liệu công việc, dự án, thảo luận, phản hồi và tiến độ của bạn, đảm bảo tính minh bạch và giảm thiểu sự hiểu lầm ở tất cả các cấp.
Không còn làm việc riêng lẻ với ClickUp.
Đăng ký ClickUp miễn phí và sẵn sàng trải nghiệm sự khác biệt mà giao tiếp hiệu quả có thể mang lại cho tổ chức của bạn.