![Cách viết thư thông báo nghỉ việc trước 2 tuần [Có mẫu]](https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/How-to-Write-a-2-Week-Notice-Blog-Feature.png)
Bạn đã quyết định nghỉ việc hiện tại? Đây là thời điểm có nhiều cảm xúc lẫn lộn, phải không? Bạn có thể vui mừng vì sẽ chuyển sang một công việc mới tốt hơn, nhưng lại lo sợ khi nhấn nút gửi email xin nghỉ việc. Đảm bảo việc rời công ty diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp là một thách thức thực sự.
Bạn phải thông báo cho sếp của mình và làm điều đó theo cách để lại ấn tượng tích cực lâu dài. Tại sao? Bởi vì duy trì mối quan hệ với công ty là điều quan trọng khi bạn chuyển sang công việc mới, cho dù là vì cơ hội trong tương lai, thư giới thiệu hay chỉ đơn giản là để tạo thiện duyên.
Nhưng làm thế nào để gửi thông báo chính thức để đảm bảo quá trình chuyển giao diễn ra suôn sẻ cho cả bạn và công ty? Đó là những gì chúng ta sẽ thảo luận trong bài viết này.
Chúng tôi sẽ chia sẻ với bạn cách viết thư thông báo nghỉ việc trước 2 tuần, cùng với một số mẹo hữu ích và các mẫu và công cụ sẵn sàng sử dụng để giúp bạn hoàn thành quá trình nghỉ việc một cách suôn sẻ.
Vậy nên, hãy theo dõi chúng tôi đến cuối cùng!
Hiểu về thông báo nghỉ việc 2 tuần
Thông báo trước hai tuần là cách chính thức để cho nhà tuyển dụng biết bạn sẽ nghỉ việc, giúp họ có hai tuần để tìm người thay thế và cho bạn thời gian hoàn thành công việc và lên kế hoạch cho buổi phỏng vấn cuối cùng. Hãy coi đó như việc chuyển giao gậy trong cuộc đua tiếp sức — bạn không bỏ việc ngay lập tức mà đảm bảo công việc được chuyển giao suôn sẻ cho người tiếp theo.
Mặc dù không bắt buộc theo pháp luật, nhưng đây là một thông lệ tiêu chuẩn và là phép lịch sự chuyên nghiệp, giúp công ty chuẩn bị cho sự ra đi của bạn và giữ mối quan hệ tốt đẹp khi bạn rời công ty.
Nhưng làm thế nào để viết thư thông báo nghỉ việc 2 tuần? Hãy cùng thảo luận chi tiết trong phần tiếp theo.
Cách viết thư thông báo nghỉ việc 2 tuần
Một cuộc khảo sát năm 2022 cho thấy chỉ có 55% người trưởng thành gửi thư thông báo nghỉ việc 2 tuần cho nhà tuyển dụng.
Điều đó có nghĩa là các quản lý nhân sự phải mất nhiều ngày để xử lý hậu quả từ việc nghỉ việc đột ngột.
Từ chức mà không báo trước có thể gây ra sự hỗn loạn đáng kể trong công ty và hủy hoại các mối quan hệ. Để tránh những tình huống như vậy và rời công ty mà không làm mất mối quan hệ, hãy thông báo chính thức về việc từ chức của bạn. Dưới đây là các bước để soạn thảo một lá thư thông báo từ chức hai tuần trước khi nghỉ việc.
1. Gửi thư trực tiếp đến người quản lý của bạn
Bắt đầu thư thông báo nghỉ việc bằng tên của người nhận, thường là người quản lý hoặc cấp trên trực tiếp của bạn.
💡 Mẹo nhanh: Đề cập đến "Kính gửi [tên người nhận]" thay vì "Kính gửi quý vị".
Điều này cho thấy bạn thừa nhận và đánh giá cao mối quan hệ bạn đã có với họ, thay vì có cách tiếp cận lạnh lùng, và đảm bảo bạn rời công ty với một ghi chú tích cực.
2. Nêu rõ lý do từ chức
Tiếp theo, đi thẳng vào chủ đề chính — xin nghỉ việc. Đảm bảo không nói vòng vo khi thông báo và giữ giọng điệu chuyên nghiệp. Nêu ngắn gọn rằng bạn có ý định xin nghỉ việc trong hai tuần và đề cập đến ngày làm việc cuối cùng của bạn.
Ví dụ
"Tôi viết thư này để thông báo về việc tôi xin từ chức vị trí Giám đốc Marketing tại XYZ Ltd. Ngày làm việc cuối cùng của tôi sẽ là [Ngày xin nghỉ việc]."
3. Thể hiện lòng biết ơn một cách chân thành
Trong đoạn tiếp theo, bày tỏ lòng biết ơn của bạn đối với công ty — đề cập đến các cơ hội, các nhóm bạn đã làm việc cùng và những kinh nghiệm đã giúp bạn trưởng thành. Bạn cũng có thể nêu lý do nghỉ việc trong đoạn này, nhưng đó là quyết định của bạn.
Ví dụ
'Tôi rất cảm kích những cơ hội mà XYZ Ltd. đã dành cho tôi. Tôi rất thích làm việc với các nhóm tài năng. Tuy nhiên, tôi đã nhận một cơ hội việc làm mới để phát triển sự nghiệp của mình với vị trí Giám đốc Marketing. '
4. Hỗ trợ trong quá trình chuyển giao
Bước tiếp theo là đề nghị giúp đỡ để quá trình chuyển giao công việc diễn ra suôn sẻ. Hãy cho quản lý của bạn biết rằng bạn có ý định tiếp tục thực hiện nhiệm vụ của mình cho đến ngày làm việc cuối cùng.
Ví dụ
'Tôi cam kết sẽ hỗ trợ bạn trong quá trình chuyển giao công việc. Tôi sẽ làm việc trong hai tuần tới để hoàn thành dự án. Vui lòng cho tôi biết nếu bạn cần hỗ trợ thêm trong kỳ chuyển giao công việc. '
5. Xác định ngày cuối cùng
Khi tính ngày làm việc cuối cùng để gửi thông báo trước 2 tuần, hãy bắt đầu bằng cách đếm 14 ngày theo lịch kể từ ngày bạn nộp đơn xin nghỉ việc. Hãy đảm bảo rằng ngày đó là ngày làm việc bình thường, không phải ngày cuối tuần hoặc ngày lễ.
Nếu bạn đang tham gia một dự án lớn, hãy cân nhắc thời điểm nghỉ việc để tránh ảnh hưởng đến công việc.
6. Viết phần kết thúc chuyên nghiệp
Cuối cùng, kết thúc thư thông báo nghỉ việc hai tuần của bạn một cách chính thức. Bạn có thể cảm ơn công ty một lần nữa trong một hoặc hai câu về những cơ hội và sự hỗ trợ, gửi lời chúc tốt đẹp nhất đến đội ngũ và hứa sẽ giúp đỡ trong giai đoạn chuyển giao.
Ví dụ
'Xin vui lòng cho tôi biết tôi có thể giúp gì trong quá trình chuyển giao công việc. Cảm ơn một lần nữa vì những cơ hội đã cho tôi. Chúc công ty thành công trong những nỗ lực trong tương lai. '
💡Mẹo chuyên nghiệp: Để viết thư thông báo nghỉ việc trước 2 tuần dễ dàng hơn, bạn có thể sử dụng ClickUp Docs và ClickUp Brain.
Tài liệu ClickUp
Sử dụng ClickUp Docs để soạn thảo và chỉnh sửa thư của bạn trong một tài liệu trực tiếp. Tính năng quản lý tài liệu trong bộ quản lý dự án của ClickUp cung cấp một nơi tập trung để tổ chức công việc, đồng thời bạn có thể bảo mật tài liệu bằng các tính năng kiểm soát quyền truy cập và bảo mật.
Các mẫu có sẵn và tùy chọn định dạng phong phú trong Docs sẽ giúp bạn tạo một lá thư xin nghỉ việc gọn gàng, chuyên nghiệp. Ngoài ra, vì ClickUp tích hợp quản lý nhiệm vụ với tạo/lập tài liệu, bạn có thể dễ dàng theo dõi bất kỳ nhiệm vụ liên quan nào, chẳng hạn như hoàn thành các dự án hiện tại, tham gia các phiên đào tạo hoặc thông báo cho bộ phận nhân sự, tất cả từ cùng một nền tảng.
ClickUp Brain
Mặt khác, ClickUp Brain có thể giúp bạn soạn thảo thông báo nghỉ việc bằng một lời nhắc đơn giản sử dụng AI. Tất cả những gì bạn cần làm là nhấp vào cửa sổ bật lên AI từ Không gian Làm việc ClickUp hoặc nhập /AI trong Tài liệu ClickUp và cung cấp một lời nhắc bằng ngôn ngữ tự nhiên (xem ví dụ bên dưới).
Đảm bảo bạn nêu rõ các chi tiết như tên người quản lý, ngày làm việc cuối cùng, v.v. trong lời nhắc để nhận được phản hồi cá nhân hóa. Điều này sẽ tạo ra một thông báo thư xin nghỉ việc, mà bạn có thể chỉnh sửa thêm dựa trên yêu cầu của mình.
Mẹo viết thư thông báo nghỉ việc 2 tuần hiệu quả
Một sự ra đi lịch sự có thể giúp bạn dễ dàng duy trì kết nối với đồng nghiệp và cấp trên, từ đó tạo thiện cảm cho bạn sau khi rời công ty.
Dưới đây là một số lời khuyên giúp bạn nghỉ việc một cách êm đẹp.
Hãy thẳng thắn, không thô lỗ
Khi gửi thư thông báo nghỉ việc 2 tuần, hãy giữ nội dung ngắn gọn và rõ ràng. Tuy nhiên, hãy đảm bảo sử dụng giọng điệu trang trọng và tránh nói chuyện thân mật, dù sếp của bạn có thân thiện đến đâu. Hãy tôn trọng và lịch sự. Sử dụng giọng điệu trang trọng thể hiện sự chuyên nghiệp và cho thấy bạn tôn trọng môi trường làm việc, dù cảm xúc cá nhân của bạn thế nào.
Thẳng thắn không có nghĩa là thô lỗ. Điều quan trọng là phải thể hiện quyết định của bạn một cách rõ ràng, không bao gồm những chi tiết không cần thiết có thể dẫn đến hiểu lầm hoặc cảm xúc tiêu cực.
Giữ thái độ tích cực
Cho dù viết email thông báo nghỉ việc trước 2 tuần hay nói chuyện trực tiếp, sự chín chắn và tích cực sẽ giúp bạn đạt được kết quả tốt. Tránh phàn nàn về người cụ thể và tranh cãi. Thay vào đó, hãy cảm ơn quản lý của bạn vì sự hỗ trợ, hướng dẫn và cơ hội học hỏi giúp bạn tiến bộ.
Cung cấp lời giải thích
Khi viết thư thông báo nghỉ việc trước 2 tuần, bạn hoàn toàn có thể bỏ qua phần giải thích chi tiết về lý do nghỉ việc. Tuy nhiên, bạn có thể được hỏi về lý do trong cuộc hội thoại với quản lý. Cung cấp một bối cảnh ngắn gọn là điều quan trọng mà không đi sâu vào những điều tiêu cực hoặc tiết lộ thông tin nhạy cảm.
Ví dụ, bạn có thể đề cập rằng bạn đang theo đuổi cơ hội mới hoặc tìm kiếm sự thay đổi để phát triển sự nghiệp. Điều này giúp tập trung vào sự phát triển nghề nghiệp của bạn thay vì bất kỳ sự không hài lòng nào với vai trò hiện tại.
Mẫu thư thông báo nghỉ việc trước 2 tuần
Khi viết thư thông báo nghỉ việc trước 2 tuần, bạn sẽ cảm thấy nhiều cảm xúc lẫn lộn là điều bình thường. Bạn lo lắng, lúng túng và bối rối. Lúc này, bạn có thể phải nỗ lực rất nhiều để viết ra suy nghĩ của mình một cách rõ ràng trên giấy.
Sử dụng mẫu thư thông báo có thể giúp bạn. Bạn không cần phải đối mặt với một trang giấy trắng và viết thư xin nghỉ việc từ đầu. Bạn cũng không cần lo lắng về việc mắc phải những sai lầm đắt giá.
Dưới đây là một số mẫu bạn có thể tham khảo:
Mẫu thư thông báo nghỉ việc trước 2 tuần của ClickUp
Mẫu thông báo nghỉ việc 2 tuần của ClickUp là giải pháp toàn diện cho thư xin nghỉ việc. Với mẫu này, bạn có thể soạn thảo một lá thư thông báo chuyên nghiệp, chu đáo, duy trì mối quan hệ tích cực với sếp cũ. Dễ dàng tùy chỉnh và sử dụng, mẫu này được thiết kế để xử lý một trong những tình huống khó khăn trong cuộc sống một cách duyên dáng. Hãy tạm biệt căng thẳng và sự không chắc chắn khi rời bỏ một vai trò, và đón nhận những cơ hội mới trong tình cảm tốt đẹp.
Mẫu thư xin nghỉ việc đơn giản của Canva
Thư xin nghỉ việc đơn giản là mẫu thư xin nghỉ việc chính thức có thể tùy chỉnh, màu nâu đỏ xám, bắt đầu bằng địa chỉ người gửi, tiếp theo là nội dung thư, bao gồm ngày tháng và tên người nhận thư cùng thông tin liên lạc.
Mẫu thư thông báo nghỉ việc trước 2 tuần này chủ yếu tập trung vào việc bày tỏ lòng biết ơn đối với những cơ hội và kinh nghiệm đã có. Thư kết thúc một cách trang trọng bằng lời đề nghị giúp đỡ trong giai đoạn chuyển giao công việc.
Mẫu thư xin nghỉ việc hiện đại của Canva
Mẫu thư xin nghỉ việc hiện đại là mẫu thư thông báo nghỉ việc 2 tuần đơn giản nhưng chuyên nghiệp với tông màu xanh ngọc và xanh lá cây đậm. Mẫu có thể tùy chỉnh này tương tự như mẫu Canva ở trên về nội dung, nhưng bố cục và màu sắc khác nhau. Bất kỳ ai muốn xin nghỉ việc một cách lịch sự đều có thể sử dụng mẫu này, chỉnh sửa ngày, tên và thông tin liên lạc, rồi gửi cho quản lý của mình.
Mẫu thông báo nghỉ việc trước 2 tuần trong lĩnh vực marketing của Templates.net
Mẫu thông báo nghỉ việc hai tuần trong lĩnh vực tiếp thị là mẫu sẵn sàng sử dụng cho tất cả các vị trí tiếp thị. Cho dù bạn là điều phối viên tiếp thị hay quản lý, bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh mẫu này để soạn thảo thư thông báo nghỉ việc hai tuần hoàn hảo.
Phần hay nhất là bạn có thể tải xuống mẫu thư xin nghỉ việc này ở các định dạng Google Tài liệu, Word, PDF và Apple Pages.
Thư thông báo nghỉ việc của Templates.net
Mẫu thư thông báo nghỉ việc là một lá thư thông báo chi tiết hai tuần để chấm dứt mối quan hệ lao động. Mẫu có thể tùy chỉnh này bắt đầu với thông tin địa chỉ của người gửi và người nhận, sau đó tiếp tục thông báo về việc nghỉ việc. Tất cả những gì bạn cần làm là tải xuống mẫu dưới dạng tệp Word hoặc PDF và bắt đầu tùy chỉnh với tên, ngày làm việc cuối cùng và các thông tin chi tiết khác của bạn.
Đọc thêm: Nếu bạn đã sẵn sàng nghỉ việc nhưng vẫn đang tìm kiếm công việc mới, hãy khám phá mười mẫu sơ yếu lý lịch miễn phí cho Microsoft Word.
Gửi thư thông báo nghỉ việc 2 tuần
Một số người thích gửi thư thông báo nghỉ việc vào cuối ngày làm việc, trong khi những người khác thích gửi vào buổi sáng. Vậy có thời điểm nào là thích hợp để gửi thư thông báo? Hãy cùng thảo luận.
Chọn thời điểm phù hợp
Thông báo nghỉ việc trong cuộc họp nhóm, nơi quản lý của bạn có thể đang thảo luận về sự cố của dự án, không phải là cách lý tưởng. Bạn cũng không nên nói ra một cách bừa bãi trong cuộc trò chuyện bên máy nước, ngay cả khi bạn có quan hệ thân thiện với quản lý của mình.
Dưới đây là một số ví dụ về "thời điểm thích hợp" để gửi thư thông báo nghỉ việc trước 2 tuần:
- Vào đầu tuần: Gửi thư thông báo chính thức vào thứ Hai sẽ cho quản lý của bạn một tuần để lên kế hoạch cho sự ra đi của bạn, nghĩ ra các phương án thay thế, thảo luận về cuộc phỏng vấn cuối cùng với bộ phận nhân sự, v.v
- Sau khi hoàn thành một dự án quan trọng: Thông báo về việc bạn sẽ rời công ty trong khi dự án đang diễn ra có thể ảnh hưởng đến các thành viên trong nhóm hoặc đồng nghiệp của bạn. Vì vậy, nếu có thể, hãy gửi thông báo sau khi hoàn thành trách nhiệm của bạn trong dự án
- Trong kỳ bình lặng: Tránh thông báo về việc nghỉ việc của bạn trong mùa cao điểm hoặc thời gian bận rộn, chẳng hạn như gần đến hạn chót của dự án. Điều này sẽ tránh gây gián đoạn và cho phép mọi việc diễn ra suôn sẻ
- Trong cuộc hội thoại riêng tư: Nếu bạn có mối quan hệ tốt với quản lý hoặc thường xuyên có các phiên phản hồi 1:1, hãy thông báo cho quản lý về việc nghỉ việc trong các cuộc thảo luận đó. Điều này sẽ giữ bí mật tin tức và cho quản lý của bạn thời gian để lên kế hoạch
Tuy nhiên, nếu quản lý của bạn không thường xuyên tổ chức các cuộc họp, bạn phải hỏi về thời gian rảnh của họ và sắp xếp một cuộc họp để thảo luận về việc nghỉ việc của bạn.
Thực hiện cuộc trò chuyện trực tiếp
Cuộc hội thoại trực tiếp là cách tốt nhất để thông báo về việc nghỉ việc của bạn. Vì vậy, nếu có thể, hãy gặp trực tiếp người quản lý của bạn hoặc kết nối với họ qua một cuộc hội nghị video hoặc cuộc gọi điện thoại ngắn. Hãy chuẩn bị sẵn sàng để trả lời các câu hỏi về việc bạn nghỉ việc và xử lý các đề xuất về các thỏa thuận thay thế.
💡Ghi chú nhanh: Hãy liên hệ với quản lý của bạn trước khi ký hợp đồng lao động mới. Điều này sẽ giúp bạn đánh giá các phương án thay thế và đưa ra lựa chọn tốt nhất. Ngoài ra, nó còn giúp bạn tránh được những tình huống như từ chối lời mời làm việc đã được chấp nhận.
Quản lý công việc trong kỳ thông báo
Sau khi gửi thư thông báo nghỉ việc trước 2 tuần, bạn sẽ có 2 tuần như đi trên dây, phải cân bằng giữa việc hoàn thành công việc và chuẩn bị cho ngày rời công ty. Một sai lầm nhỏ, chẳng hạn như không thông báo tình hình mới cho nhóm, có thể làm gián đoạn toàn bộ quy trình làm việc.
Đây là lúc ClickUp có thể giúp bạn.
Công cụ năng suất tất cả trong một của ClickUp đảm bảo bạn hoàn thành mọi công việc một cách hiệu quả và đúng hạn. Ví dụ: Nhiệm vụ ClickUp giúp bạn lập kế hoạch, sắp xếp và ưu tiên công việc còn lại. Bạn có thể tạo nhiệm vụ và danh sách việc cần làm, sắp xếp quy trình công việc, thêm trạng thái tùy chỉnh như 'đang tiến hành' hoặc 'đã hoàn thành' và nhãn, phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm, thêm chi tiết nhiệm vụ, gán nhận xét bằng @đề cập và hơn thế nữa, để đảm bảo việc chuyển giao công việc cho nhóm diễn ra suôn sẻ hơn.
Với ClickUp, bạn cũng có thể theo dõi tiến độ công việc. Biểu đồ Gantt của ClickUp có thể giúp bạn hình dung dòng thời gian, sắp xếp thứ tự ưu tiên cho ngày đáo hạn và đảm bảo rằng bạn hoàn thành tất cả các công việc trong hai tuần cuối cùng tại công ty. Biểu đồ Gantt cũng có thể giúp bạn xem tiến độ của toàn bộ dự án và theo dõi các phụ thuộc để đảm bảo giao hàng đúng hạn.
Ngoài ra, bạn có thể theo dõi hiệu suất dự án của mình bằng Bảng điều khiển ClickUp để mang lại chất lượng công việc tốt nhất trước khi rời công ty. Các bảng điều khiển tùy chỉnh này giúp bạn xem khối lượng công việc của nhóm và theo dõi năng suất cá nhân cũng như hiệu suất dự án với sự trợ giúp của thẻ, biểu đồ, đồ thị và danh sách dữ liệu.
ClickUp cũng hỗ trợ cộng tác thời gian thực. Bạn có thể sử dụng Bảng trắng ClickUp để vạch ra các quy trình giúp đẩy nhanh tiến độ dự án. Tương tự, bằng cách sử dụng Tài liệu ClickUp, bạn có thể ghi lại phản hồi của khách hàng, chi tiết dự án, các phương pháp hay nhất, tài liệu tham khảo, v.v. và chia sẻ chúng với nhóm của bạn để công việc vẫn tiến triển ngay cả khi bạn vắng mặt.
Đó chưa phải là tất cả; ClickUp Chat có thể giúp tập trung các cuộc giao tiếp và hội thoại của nhóm bạn vào một nơi. Sau cùng, điều cuối cùng bạn cần trong kỳ thông báo 2 tuần là lãng phí thời gian và năng lượng vào việc chuyển đổi bối cảnh.
Sử dụng Trò chuyện ClickUp để liên kết các nhiệm vụ và tin nhắn để bạn không bỏ lỡ bất kỳ thông tin nào. Bạn có thể cập nhật cho mọi người về các thông báo và cập nhật quan trọng. Bạn cũng có thể sử dụng AI trong Trò chuyện để nhận các câu trả lời gợi ý, tóm tắt các chủ đề thảo luận và tự động tạo nhiệm vụ từ các cuộc trò chuyện của bạn.
Hoàn thành các công việc đang chờ xử lý nhanh hơn với ClickUp
Viết thư thông báo nghỉ việc trước 2 tuần không phải là bắt buộc nhưng là một thông lệ tiêu chuẩn. Nó giúp bạn chia tay công ty hiện tại một cách tích cực và chuyên nghiệp. Thông báo cho công ty về việc bạn nghỉ việc và đề nghị giúp đỡ trong quá trình chuyển giao công việc là một trong những cách đơn giản nhất để duy trì mối quan hệ với đồng nghiệp ngoài công việc.
Tuy nhiên, để cam kết chuyển giao công việc suôn sẻ theo chính sách nghỉ việc của công ty, bạn cần hoàn thành tất cả các công việc đang chờ xử lý và hỗ trợ các dự án quan trọng trong một kỳ hạn nhất định. Và đó là lúc ClickUp có thể giúp bạn.
ClickUp có một số tính năng khác có thể giúp bạn hoàn thành các dự án đang tiến hành và đang chờ xử lý trong vòng hai tuần mà vẫn đáp ứng các tiêu chí chất lượng. Các tính năng quản lý nhiệm vụ cho phép bạn sắp xếp và ưu tiên các nhiệm vụ để bạn có thể tập trung vào các mục ưu tiên cao trước khi rời công ty. Tài liệu cộng tác cho phép bạn ghi lại tiến độ của mình và tạo ghi chú bàn giao chi tiết, đảm bảo quá trình chuyển giao diễn ra suôn sẻ cho người tiếp nhận trách nhiệm của bạn.
Muốn tìm hiểu thêm?