Sự gia tăng của việc làm từ xa và làm việc kết hợp đã khiến các phương thức làm việc mới trở nên phổ biến. Một trong số đó là hot desking, một chiến lược không gian làm việc năng động có tiềm năng cách mạng hóa cách bạn sử dụng văn phòng của mình.
Hot desking cho phép nhân viên lựa chọn không gian làm việc dựa trên nhu cầu hàng ngày, thúc đẩy tính linh hoạt và tối đa hóa không gian văn phòng.
Với hệ thống này, các công ty giảm chi phí vận hành tới 30% và loại bỏ khoảng 40% không gian bàn làm việc không sử dụng trong một ngày bất kỳ.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về hot desking, sự phát triển của nó và cách triển khai hiệu quả trong môi trường làm việc của bạn để tạo ra một môi trường hợp tác hơn.
Hot desking là gì và nó hoạt động như thế nào?
Hot desking là một cách sắp xếp nơi làm việc linh hoạt, trong đó không có nhân viên nào có bàn làm việc cố định. Thay vào đó, không gian làm việc được sử dụng theo nguyên tắc ai đến trước được phục vụ trước hoặc thông qua hệ thống đặt trước.
Cách tiếp cận này khuyến khích nhân viên di chuyển trong văn phòng và làm việc tại các địa điểm khác nhau, từ đó thúc đẩy sự hợp tác và hiệu quả.
Hot desking trông khác nhau ở mỗi cài đặt văn phòng. Trong một số môi trường, nhân viên có thể đăng nhập vào hệ thống mỗi sáng để đặt bàn làm việc cho cả ngày. Trong những môi trường khác, cách thức này thân mật hơn, nhân viên có thể chọn bất kỳ bàn làm việc nào còn trống khi đến nơi.
Sự linh hoạt này đặc biệt có lợi trong các văn phòng có mô hình làm việc kết hợp, nơi nhân viên chia thời gian làm việc giữa nhà và văn phòng.
Hot desking thường được coi là tương đương với hoteling. Tuy nhiên, hai khái niệm này có sự khác biệt đáng kể.
Hot desking so với hoteling
Hot desk và hoteling là hai hình thức sắp xếp công việc linh hoạt, nhưng chúng khác nhau đáng kể về cách nhân viên đặt và sử dụng không gian. Hãy cùng xem sự khác biệt giữa chúng:
| Tính năng | Hot Desking | Hoteling |
|---|---|---|
| Bàn làm việc | Người đến trước, phục vụ trước hoặc đặt chỗ hàng ngày không chính thức. | Đặt chỗ trước qua hệ thống đặt chỗ. |
| Tính linh hoạt | Cao, vì bàn làm việc được chọn ngay tại chỗ. | Cần có người điều phối, yêu cầu lập kế hoạch. |
| Sử dụng không gian | Tối đa hóa việc sử dụng không gian bằng cách lấp đầy bàn làm việc hàng ngày. | Quản lý không gian hiệu quả, nhưng có khả năng xảy ra tình trạng bàn làm việc trống. |
| Công nghệ | Đơn giản, thường chỉ cần đăng ký tại các bàn làm việc trống. | Yêu cầu hệ thống đặt chỗ và thường kèm theo hệ thống đăng ký. |
| Phù hợp | Hoạt động hiệu quả nhất trong môi trường hoàn toàn linh hoạt và năng động. | Tốt hơn cho môi trường nơi nhân viên cần các tiện nghi hoặc địa điểm cụ thể. |
Lợi ích của mô hình hot desking
Hot desking đang thay đổi cách thức hoạt động truyền thống của văn phòng bằng cách tạo ra một môi trường linh hoạt và phản ứng nhanh hơn với nhu cầu của lực lượng lao động hiện đại. Hãy cùng tìm hiểu những lợi ích nổi bật của hot desking:
Tối đa hóa việc sử dụng không gian văn phòng
Áp dụng hot desking giúp tăng cường hiệu quả sử dụng văn phòng, biến những không gian bàn làm việc trống thành khu vực làm việc năng động. Cách tiếp cận này thích ứng với sự thay đổi số lượng nhân viên đi làm hàng ngày và đảm bảo không có không gian bị lãng phí. Điều này đặc biệt hữu ích trong mô hình làm việc kết hợp, khi không phải tất cả nhân viên đều có mặt tại văn phòng hàng ngày.
Cung cấp sự linh hoạt và tăng cường tính tự chủ
Hot desking tăng tính linh hoạt và thúc đẩy sự tự chủ của nhân viên bằng cách cho phép mỗi người chọn nơi làm việc dựa trên nhu cầu và sở thích hàng ngày của họ. Sự tự do này làm tăng sự hài lòng và tinh thần làm việc, vì nhân viên cảm thấy được tin tưởng để quản lý thời gian và môi trường làm việc của mình một cách hiệu quả.
Tiết kiệm chi phí
Đối với các doanh nghiệp, tiết kiệm chi phí là lợi ích đáng kể của hot desking. Bằng cách giảm nhu cầu về số lượng bàn làm việc cố định, bạn cắt giảm chi phí bất động sản và giảm thiểu chi phí liên quan đến không gian văn phòng không sử dụng. Việc sử dụng tài nguyên hiệu quả này giúp tiết kiệm tiền và cho phép bạn đầu tư nhiều hơn vào nhân viên và các lĩnh vực phát triển quan trọng khác.
Thách thức của mô hình làm việc linh hoạt (hot desking)
Mặc dù hot desking mang lại nhiều lợi ích, nhưng nó cũng đặt ra những thách thức đòi hỏi sự quản lý quy trình cẩn thận và lập kế hoạch chiến lược.
Thiếu không gian làm việc cá nhân
Một trong những nhược điểm chính của hot desking là khả năng thiếu bàn làm việc cá nhân. Nhân viên có thể cảm thấy bất an khi không có một chỗ cố định để gọi là của riêng mình, nơi họ có thể để đồ đạc cá nhân hoặc đặt ảnh của những người thân yêu.
Những thách thức khi thích ứng với chỗ ngồi không được chỉ định
Việc chuyển sang mô hình chỗ ngồi không cố định có thể khó khăn đối với những nhân viên đã quen với việc có bàn làm việc riêng. Quá trình điều chỉnh này bao gồm việc tìm một chỗ mới mỗi ngày và thích nghi với những người ngồi cạnh và mức độ ồn ào khác nhau.
Ví dụ, một người thích góc yên tĩnh để tập trung cao độ có thể thấy mình ở một khu vực nhộn nhịp và khó tập trung.
Nếu không có hướng dẫn rõ ràng và hỗ trợ đầy đủ, điều này sẽ dẫn đến giảm năng suất và sự không hài lòng.
Vấn đề về bảo trì
Với hot desking, việc bảo trì thiết bị và đảm bảo vệ sinh trở nên phức tạp hơn. Với nhiều người sử dụng cùng một không gian làm việc vào các thời điểm khác nhau, bàn làm việc dễ trở nên bừa bộn và thiết bị dễ bị mất mát.
Vệ sinh định kỳ và hệ thống kiểm tra vào/ra cho thiết bị là những biện pháp hữu ích, nhưng hệ thống này đòi hỏi sự quản lý nghiêm túc và sự hợp tác của tất cả nhân viên.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Nếu bạn đang tìm cách tối ưu hóa năng suất và quản lý công việc hiệu quả hơn, hãy đạt được mục tiêu của mình với các thị trường ClickUp mới trên Fiverr và Upwork.
Hot Desking có phù hợp với bạn không?
Hot desking phát triển mạnh trong một văn hóa coi trọng tính linh hoạt, sự đổi mới và tự chủ. Bản chất của hoạt động kinh doanh và công việc của nhân viên cũng đóng vai trò quan trọng trong việc xác định liệu hot desking có phù hợp hay không.
Dưới đây là danh sách kiểm tra để giúp bạn quyết định xem mô hình làm việc linh hoạt hot desking có phù hợp với nhu cầu tổ chức và sở thích của nhân viên hay không.
1. Đánh giá văn hóa doanh nghiệp
- Văn hóa công ty của bạn có khuyến khích sự linh hoạt và đổi mới không?
- Nhân viên của bạn có thể thích ứng với những thay đổi trong môi trường làm việc không?
- Có nền tảng tin tưởng vững chắc, cho phép nhân viên quản lý thời gian và không gian của họ một cách hiệu quả không?
2. Hiểu rõ sở thích của nhân viên
- Bạn đã khảo sát nhân viên của mình để hiểu quan điểm của họ về chỗ ngồi linh hoạt chưa?
- Hầu hết nhân viên của bạn thích môi trường làm việc đa dạng hay giá trị một không gian làm việc cá nhân, ổn định?
3. Xem xét bản chất của công việc
- Bản chất công việc của nhân viên của bạn là gì? Họ làm việc theo nhóm, cần tương tác liên tục hay độc lập hơn?
- Công việc có yêu cầu thiết lập kỹ thuật hoặc thiết bị cụ thể mà khó di chuyển hoặc chia sẻ hàng ngày không?
4. Đánh giá mô hình làm việc từ xa và kết hợp
- Bạn đang vận hành theo mô hình kết hợp, trong đó nhân viên chia thời gian làm việc giữa nhà và văn phòng?
- Nhân viên làm việc từ xa thường xuyên như thế nào và điều này có thể ảnh hưởng đến nhu cầu về không gian làm việc cố định như thế nào?
5. Cân nhắc về không gian và chi phí
- Bạn có nhiều không gian bàn làm việc hơn mức thường sử dụng, dẫn đến chi phí bảo trì cao?
- Tổ chức của bạn có thể thu được lợi ích tài chính từ việc giảm không gian văn phòng riêng tư không?
7 phương pháp hay nhất để thiết lập bàn làm việc chung
Để triển khai hiệu quả mô hình bàn làm việc chung, bạn cần có kế hoạch chiến lược và hiểu rõ nhu cầu của nhân viên. Dưới đây là bảy phương pháp hay nhất để đảm bảo thiết lập bàn làm việc chung giúp tăng năng suất và hợp tác:
1. Áp dụng các giải pháp đặt chỗ thông minh
Đầu tư vào một giải pháp quản lý văn phòng đáng tin cậy là rất quan trọng để quản lý hiệu quả hệ thống bàn làm việc chung. Công nghệ này cho phép nhân viên đặt trước bàn làm việc, giảm bớt căng thẳng vào buổi sáng và đảm bảo mọi người đều có không gian phù hợp với nhu cầu của mình trong ngày.
Ví dụ: một ứng dụng di động hiển thị các bàn làm việc có sẵn, địa điểm của chúng và các tiện nghi mà chúng cung cấp, giúp quá trình này trở nên liền mạch và trực quan.
2. Tối ưu hóa lựa chọn bàn làm việc cho nhân viên
Xem xét các tính năng phù hợp cho bàn làm việc cho các loại môi trường làm việc khác nhau trong văn phòng của bạn. Một số nhân viên có thể cần hai màn hình, trong khi những người khác ưu tiên bàn đứng.
Việc cung cấp nhiều thiết lập bàn làm việc khác nhau dựa trên các yêu cầu công việc phổ biến hoặc sở thích cá nhân giúp nâng cao năng suất và sự thoải mái. Sự phân bổ chu đáo này thể hiện cam kết của bạn trong việc đáp ứng các nhu cầu đa dạng.
3. Thiết kế sơ đồ mặt bằng hiệu quả
Thiết lập sơ đồ mặt bằng để tối đa hóa việc lên kế hoạch không gian và cơ hội hợp tác. Sắp xếp bàn làm việc để tạo điều kiện thuận lợi cho việc truy cập các tài nguyên chung như máy in và phòng họp.
Xem xét tạo các khu vực—ví dụ: khu vực yên tĩnh để tập trung làm việc và khu vực năng động gần bảng trắng hợp tác để giúp nhân viên chọn bàn làm việc dựa trên công việc hàng ngày của họ.
4. Tạo sự hứng thú xung quanh khái niệm
Khi nhân viên hào hứng với hot desking, quá trình chuyển đổi sẽ diễn ra suôn sẻ hơn. Nêu bật những lợi ích, chẳng hạn như không phải ngồi ở cùng một bàn làm việc mỗi ngày, có cơ hội ngồi gần các đồng nghiệp khác nhau hoặc tự do lựa chọn không gian làm việc phù hợp nhất với tâm trạng hoặc công việc của mình.
Các sáng kiến như "cuộc thi bàn làm việc tốt nhất" hoặc "thứ sáu tính năng" cũng giúp duy trì sự nhiệt tình này.
5. Xác định các quy định rõ ràng
Tạo một hướng dẫn thực hành tốt nhất để giải đáp các câu hỏi thường gặp và nêu rõ các kỳ vọng. Hướng dẫn này có thể bao gồm các mẹo về tổ chức bàn làm việc, xử lý thiết bị trên bàn làm việc, quy tắc về tiếng ồn và lưu trữ vật dụng cá nhân.
Các hướng dẫn rõ ràng giúp tránh nhầm lẫn và đảm bảo hoạt động trơn tru.
6. Duy trì sự sạch sẽ
Việc vệ sinh không gian làm việc thường xuyên là đặc biệt quan trọng trong môi trường bàn làm việc chung. Áp dụng quy trình dọn dẹp để khử trùng bàn làm việc sau mỗi lần sử dụng và cung cấp cho nhân viên các dụng cụ vệ sinh dễ sử dụng để sử dụng cá nhân.
Chính sách bàn làm việc gọn gàng giúp cải thiện sức khỏe và tăng tính hấp dẫn tổng thể của trải nghiệm hot desking.
7. Thu thập phản hồi để cải thiện
Thu thập dữ liệu và phản hồi từ nhân viên sẽ giúp bạn cải thiện trải nghiệm hot desking. Sử dụng khảo sát hoặc ứng dụng phản hồi để thu thập thông tin chi tiết về những gì hiệu quả và không hiệu quả.
Dữ liệu này cho phép bạn thực hiện các điều chỉnh phù hợp để cải thiện hiệu quả không gian làm việc và sự hài lòng của nhân viên.
Hot Desking cho các mô hình công việc khác nhau
Hot desking là một giải pháp linh hoạt, thích ứng tốt với nhiều môi trường làm việc khác nhau, bao gồm mô hình kết hợp và lực lượng lao động làm việc từ xa hoặc phân phối. Hãy xem xét chi tiết các mô hình này:
Hot desking trong mô hình làm việc kết hợp
Trong môi trường làm việc kết hợp, nơi nhân viên chia sẻ thời gian giữa nhà và văn phòng, hot desking tối đa hóa không gian văn phòng chung và giảm chi phí.
Điều này cho phép nhân viên đến làm việc vào các ngày khác nhau có một không gian làm việc chuyên nghiệp mà công ty không cần phải duy trì một bàn làm việc riêng cho mỗi nhân viên.
Việc triển khai hệ thống đặt chỗ đảm bảo rằng nhân viên có bàn làm việc khi cần và có thể chọn địa điểm phù hợp với công việc hàng ngày của họ. Cho dù họ cần một chỗ ngồi góc để tập trung hay một không gian hợp tác cho các dự án nhóm, sự linh hoạt này giúp quá trình chuyển đổi giữa nhà và văn phòng diễn ra suôn sẻ hơn.
Hot desking với lực lượng lao động ưu tiên làm việc từ xa hoặc phân phối
Đối với các công ty có chính sách ưu tiên làm việc từ xa hoặc lực lượng lao động phân phối, hot desking hỗ trợ các chuyến thăm văn phòng không thường xuyên hoặc các kỳ làm việc tạm thời khi nhân viên làm việc từ xa có mặt tại thành phố.
Nó cung cấp một nơi làm việc cho những nhân viên này mà công ty không cần đầu tư vào không gian cố định cho từng người.
Trong bối cảnh này, hot desking còn bao gồm việc thiết lập văn phòng vệ tinh ở các địa điểm khác nhau, nơi nhân viên có thể đặt bàn làm việc khi cần làm việc trong môi trường có cấu trúc hơn hoặc gặp gỡ đồng nghiệp.
Cách tiếp cận này giúp duy trì cảm giác cộng đồng và kết nối giữa các nhân viên làm việc tại nhà, cho phép họ truy cập các tài nguyên văn phòng khi cần thiết đồng thời ưu tiên tính linh hoạt.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Bạn muốn thay đổi trải nghiệm làm việc tại nhà? Hãy tham khảo các yếu tố cần thiết hàng đầu để làm việc tại nhà nhằm nâng cao chức năng và năng suất.
Quản lý hiệu quả hệ thống bàn làm việc chung với ClickUp
ClickUp, một công cụ quản lý nhiệm vụ tất cả trong một, cung cấp giải pháp toàn diện để quản lý hiệu quả việc sử dụng bàn làm việc chung trong tổ chức. Quản lý văn phòng có thể tạo và giám sát hệ thống đặt bàn làm việc động bằng cách sử dụng các tính năng nâng cao, chẳng hạn như trường tùy chỉnh, tự động hóa, bảng điều khiển và các chế độ xem khác nhau.
ClickUp là giải pháp hoàn hảo cho môi trường làm việc kết hợp, vì nó cho phép cộng tác thời gian thực với tài liệu và bảng trắng. Với ClickUp Docs, các chính sách và chi tiết dự án luôn được cập nhật và có thể truy cập được cho nhân viên làm việc từ xa và tại văn phòng.
Bảng trắng ClickUp tạo điều kiện cho các phiên brainstorming trực tuyến diễn ra sôi nổi như khi gặp mặt trực tiếp. Dưới đây là cách ClickUp cải thiện hiệu quả trải nghiệm hot desking của bạn:
1. Tối ưu hóa việc đặt chỗ bàn làm việc
Với Trường Tùy chỉnh và tự động hóa của ClickUp, hãy tạo một hệ thống đặt bàn làm việc liền mạch. Thiết lập các công việc dưới dạng bàn làm việc và sử dụng các trường tùy chỉnh cho các chi tiết như địa điểm, thiết bị và tình trạng sẵn sàng.
Cấu hình Tự động hóa ClickUp để cập nhật trạng thái bàn làm việc là đã đặt hoặc còn trống, gửi nhắc nhở cho nhân viên về đặt chỗ của họ và thậm chí phân công lại bàn làm việc khi có hủy đặt chỗ. Hệ thống này đơn giản hóa quy trình đặt chỗ và đảm bảo tối ưu hóa việc sử dụng bàn làm việc.
2. Tối ưu hóa không gian
Bảng điều khiển ClickUp cung cấp thông tin chi tiết về việc sử dụng bàn làm việc theo thời gian thực, nêu bật các mẫu sử dụng và các điểm nghẽn tiềm ẩn.
Cấu hình chế độ xem như Biểu đồ Gantt hoặc Bảng ClickUp giúp hiển thị tình trạng sẵn sàng và tình trạng sử dụng của các bàn làm việc theo thời gian. Nhìn chung, điều này giúp quản lý bàn làm việc hiệu quả hơn và điều chỉnh khi cần thiết.
3. Khuyến khích hợp tác
Với ClickUp Docs, nhóm của bạn có thể cùng nhau viết, chỉnh sửa và chia sẻ các chính sách và tài liệu quan trọng trong thời gian thực. Tính năng này đặc biệt hữu ích trong môi trường thiết lập kết hợp, nơi các chính sách có thể thường xuyên thay đổi để thích ứng với những thách thức và cơ hội mới.
Bảng trắng ClickUp thúc đẩy sự hợp tác thời gian thực, đảm bảo các thành viên nhóm làm việc từ xa và tại chỗ đều tham gia và được thông tin như nhau bất kể họ làm việc ở đâu
4. Nâng cao giao tiếp
Sử dụng ClickUp Chat để duy trì giao tiếp rõ ràng và liên tục giữa các thành viên trong nhóm, bất kể họ làm việc tại bàn nào hay địa điểm nào.
Với tính năng nhắn tin, bình luận và @ đề cập theo thời gian thực, mọi người luôn được cập nhật thông tin. Bạn cũng có thể tạo kênh nhóm trong Trò chuyện để quản lý các truy vấn về hot desking, chẳng hạn như thay đổi phân công bàn làm việc hoặc nhu cầu cộng tác.
5. Thu thập phản hồi bằng biểu mẫu
ClickUp Forms thu thập phản hồi của nhân viên về trải nghiệm hot desking. Sử dụng tự động hóa để chuyển các phản hồi này vào một thư mục chuyên dụng, nơi bạn có thể phân tích chúng để hiểu mức độ hài lòng của nhân viên và các lĩnh vực cần cải thiện.
Phản hồi này rất quan trọng để điều chỉnh các chính sách và thực tiễn cho phù hợp hơn với nhu cầu của nhóm bạn. Hơn nữa, phản hồi thu thập được có thể được chuyển đổi thành nhiệm vụ trong ClickUp và giao cho người phụ trách có liên quan.
6. Tiết kiệm thời gian quản trị viên với các mẫu
Mẫu Quản lý không gian văn phòng của ClickUp thay đổi cách bạn xử lý hot desking bằng cách cung cấp một bộ công cụ toàn diện để tổ chức và quản lý văn phòng riêng tư của bạn một cách hiệu quả.
Mẫu này sẵn sàng sử dụng và có thể tùy chỉnh hoàn toàn, giúp bạn dễ dàng quản lý không gian văn phòng hiệu quả hơn.
Mẫu này cho phép bạn:
- Lập kế hoạch và hình dung vị trí ngồi của mọi người để tối đa hóa năng suất và đảm bảo không lãng phí không gian
- Theo dõi phòng họp, đặt thiết bị và các tài nguyên khác tại một nơi tập trung
- Tạo công việc bảo trì, dọn dẹp và cập nhật không gian văn phòng, đảm bảo mọi thứ luôn trong điều kiện tốt nhất để sử dụng
- Sử dụng các chế độ xem khác nhau như "Thứ Năm có sẵn" để xem nhanh ai đang ở văn phòng và họ đang ngồi ở đâu, giúp bạn lập kế hoạch và điều chỉnh khi cần thiết
Tận dụng hot desking cho công việc của bạn với phần mềm đặt chỗ hot desk phù hợp
Hot desking đã thay đổi sâu sắc động lực văn phòng bằng cách tăng cường sử dụng không gian và thúc đẩy tính linh hoạt. Điều này từ đó giúp tăng cường sự tự chủ của nhân viên và giảm chi phí đáng kể. Đây cũng là một cách tuyệt vời để quản lý các nhóm làm việc tại nhà và nhóm làm việc kết hợp.
Tuy nhiên, điều này không phải là không có thách thức. Để vượt qua những trở ngại này, cần có chiến lược chu đáo và phản hồi liên tục.
ClickUp cung cấp phần mềm đặt bàn làm việc cao cấp để triển khai và quản lý hot desking một cách hiệu quả. Ngoài ra, ClickUp còn là một công cụ tất cả trong một có thể giúp bạn tạo ra một môi trường năng động và hiệu quả hơn nhờ các tính năng cộng tác và giao tiếp.
Bắt đầu chuyển đổi quản lý văn phòng của bạn với ClickUp và sử dụng hot desking dễ dàng và hiệu quả ngay hôm nay! Đăng ký miễn phí ngay bây giờ!