Một vận động viên không chờ đến khi giành được huy chương mới bắt đầu rèn luyện kỷ luật. Họ nỗ lực không ngừng và làm việc chăm chỉ ngay từ đầu để mở đường đến thành công.
Với tư cách là nhà sáng lập startup, bạn cần có tư duy tương tự.
Trong thế giới khởi nghiệp nhanh chóng, sôi động và thường hỗn loạn, bạn cần xây dựng một hệ thống cho doanh nghiệp của mình ngay từ những giai đoạn đầu tiên. Hãy kỷ luật ngay từ đầu và tập trung vào quản lý dự án — lập danh sách các mục tiêu, chia nhỏ thành các công việc có thể quản lý được, xuất hiện mỗi ngày và theo dõi tiến độ thường xuyên. Trước khi bạn nhận ra, sáng kiến non trẻ của bạn sẽ phát triển lớn mạnh và tốt hơn.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá quản lý dự án cho startup — các chiến lược và công cụ giúp bạn tạo ra các quy trình bền vững và cách thức để tránh những thách thức có thể gặp phải.
Hiểu về quản lý dự án cho startup
Quản lý dự án cho startup là quá trình hướng dẫn các dự án trong suốt vòng đời của chúng, từ khi khởi động đến khi hoàn thành, bằng cách cài đặt các mục tiêu rõ ràng và liên tục thích ứng với những thay đổi để thúc đẩy tăng trưởng.
Một hệ thống quản lý dự án vững chắc sẽ củng cố startup về nhiều mặt. Hệ thống này giúp bạn:
- Tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên: Trong một startup, mỗi đồng tiền và mỗi giờ đều rất quan trọng. Quản lý dự án giúp bạn theo dõi chặt chẽ ngân sách, theo dõi nơi bạn đang chi tiêu tiền và thời gian, đồng thời sử dụng các tài nguyên hạn chế của mình một cách chiến lược
- Tuân thủ thời hạn: Các công ty khởi nghiệp thường làm việc theo lịch trình chặt chẽ. Quản lý dự án tốt cho phép bạn thiết lập dòng thời gian dự án rõ ràng, theo dõi tiến độ và đảm bảo mọi việc được hoàn thành đúng thời hạn
- Điều hướng rủi ro: Sự không chắc chắn, chẳng hạn như thay đổi phạm vi, ngân sách hoặc kế hoạch dự án, là điều thường thấy ở các startup. Một phương pháp quản lý dự án vững chắc sẽ giúp bạn phát hiện sớm các vấn đề tiềm ẩn và đưa ra giải pháp trước khi chúng trở thành mối đe dọa lớn
- Đặt mục tiêu và phạm vi: Một trong những thách thức lớn nhất trong một startup là duy trì sự tập trung. Công cụ quản lý dự án giúp mọi người nắm rõ mục tiêu của dự án và những gì được bao gồm (và những gì không được bao gồm), đồng thời giúp ngăn chặn sự mở rộng phạm vi dự án
- Tạo điều kiện thuận lợi cho sự phối hợp giữa các nhóm: Trong một startup, mọi người đều đảm nhiệm nhiều vai trò, vì vậy các nhóm phải làm việc đồng bộ. Các công cụ quản lý dự án startup giúp các thành viên trong nhóm cập nhật công việc, thời hạn và trách nhiệm của mình
Phương pháp quản lý dự án cho startup
Bây giờ là khía cạnh quan trọng nhất của quản lý dự án khởi nghiệp — xác định phương pháp nào phù hợp nhất.
1. Phát triển phần mềm linh hoạt (Agile)
Agile là một phương pháp linh hoạt, lặp đi lặp lại và hợp tác để quản lý dự án và phát triển phần mềm. Không giống như quản lý dự án truyền thống, theo một quy trình tuyến tính được định sẵn, Agile chia dự án thành các chu kỳ nhỏ hơn gọi là sprint hoặc lặp lại và kết hợp phản hồi của khách hàng vào mỗi sprint.
Dưới đây là một số khung Agile phù hợp với công việc quản lý dự án khởi nghiệp:
a. Scrum
Scrum là một khung công tác trong Agile, chia dự án thành các sprint nhỏ, dễ quản lý (thường kéo dài 2-4 tuần), với các vai trò cụ thể (Scrum Master, Product Owner, Development Team) và các nghi thức (Daily Stand-ups, Sprint Planning, Reviews và Retrospectives).
Lợi ích cho startup:
- Sử dụng các sprint ngắn để đánh giá lại mục tiêu và điều chỉnh hướng đi thường xuyên khi cần thiết
- Thực hiện các buổi đánh giá và phản hồi định kỳ để liên tục học hỏi và hoàn thiện quy trình
- Phát hành các bản cập nhật sản phẩm có khả năng xuất xưởng để đưa các tính năng mới ra thị trường và thu thập phản hồi của người dùng một cách nhanh chóng
- Phân tích câu chuyện của người dùng và phản hồi thực tế của khách hàng để đảm bảo sản phẩm đáp ứng nhu cầu thị trường
b. Extreme Programming (XP)
Extreme Programming (XP) là một phương pháp phát triển phần mềm Agile giúp cải thiện chất lượng phần mềm và khả năng phản hồi dựa trên các yêu cầu thay đổi. Phương pháp này cho phép cập nhật thường xuyên trong các chu kỳ phát triển ngắn, duy trì năng suất của nhóm và đáp ứng các yêu cầu mới của dự án.
Lợi ích cho startup:
- Nhanh chóng phát triển, thử nghiệm và phát hành các tính năng để giảm thời gian đưa sản phẩm ra thị trường
- Nâng cao chất lượng mã và giảm lỗi với các phương pháp XP, chẳng hạn như lập trình cặp đôi và phát triển dựa trên thử nghiệm
- Cải tiến sản phẩm dựa trên nhu cầu thực tế của người dùng
- Tạo văn hóa hợp tác với các phương pháp như lập trình cặp đôi và quyền sở hữu mã tập thể
c. Phát triển phần mềm theo phương pháp Lean
Phát triển phần mềm tinh gọn nhằm tối ưu hóa hiệu quả và giảm thiểu lãng phí trong quá trình phát triển phần mềm. Bắt nguồn từ các nguyên tắc sản xuất tinh gọn, phương pháp này mang lại giá trị cho khách hàng một cách nhanh chóng bằng cách xác định và loại bỏ các hoạt động không tạo ra giá trị gia tăng.
Lợi ích cho startup:
- Tập trung vào các hoạt động có giá trị cao và sử dụng hiệu quả các nguồn lực hạn chế
- Sử dụng các công cụ quản lý dự án để loại bỏ các quy trình không cần thiết và giảm chi phí
- Xác thực sự phù hợp của sản phẩm với thị trường và xây dựng cơ sở khách hàng trung thành bằng cách mang lại giá trị cho khách hàng ngay từ đầu
- Nhanh chóng thích ứng với những thay đổi của thị trường và phản hồi của khách hàng
d. Phát triển theo phương pháp Kanban
Quản lý dự án Kanban là một phương pháp trực quan để quản lý công việc và quy trình làm việc, ban đầu được phát triển bởi Toyota trong ngành sản xuất. Phương pháp này sử dụng một bảng (trong hầu hết các trường hợp là bảng kỹ thuật số) được chia thành các cột để biểu thị các giai đoạn khác nhau của quy trình. Các công việc được biểu thị bằng các thẻ, di chuyển từ trái sang phải trên các cột này theo tiến độ hoàn thành.
Lợi ích cho startup:
- Hiểu rõ trạng thái công việc, sắp xếp thứ tự ưu tiên và xác định các điểm nghẽn với cấu trúc trực quan dễ hiểu của Kanban
- Đặt giới hạn Công việc đang tiến hành (WIP) để giúp các thành viên trong nhóm tập trung hoàn toàn vào việc hoàn thành một số công việc thiết yếu
- Nâng cao tính minh bạch và hợp tác bằng cách cung cấp cho mọi người cái nhìn rõ ràng về quy trình làm việc hiện tại
- Xác định các điểm nghẽn và đưa ra quyết định thông minh về phân bổ tài nguyên
2. Phương pháp Đường dẫn quan trọng (CPM)
Phương pháp đường dẫn quan trọng (CPM) là một kỹ thuật quản lý dự án trong đó bạn xác định chuỗi công việc phụ thuộc nhau dài nhất cần thiết để hoàn thành một dự án và ước lượng thời lượng của dự án. Phương pháp này hữu ích cho các dự án có thời gian nhạy cảm như ra mắt sản phẩm.
Lợi ích cho startup:
- Xếp hạng công việc theo mức độ ưu tiên và tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực
- Biết thời gian cần thiết để hoàn thành chuỗi công việc quan trọng từ đầu đến cuối
- Xác định các công việc có thể ảnh hưởng đến toàn bộ dự án nếu không hoàn thành đúng thời hạn — hiểu các rủi ro tiềm ẩn và phát triển các chiến lược giảm thiểu rủi ro
- Thường xuyên đánh giá quy trình để đảm bảo tiến độ
Tuy nhiên, việc phát triển một kế hoạch CPM chi tiết đòi hỏi nhiều thời gian và nguồn lực, mà các startup có thể không đủ khả năng. CPM cũng giả định một mức độ dự đoán mà các startup thường không có.
3. Mô hình Waterfall
Waterfall là một phương pháp quản lý dự án tuyến tính và tuần tự, trong đó mỗi giai đoạn (Thu thập yêu cầu, Phân tích, Thiết kế, Triển khai, Thử nghiệm và Bảo trì) phải được hoàn thành trước khi giai đoạn tiếp theo bắt đầu. Phương pháp này hữu ích cho các dự án có yêu cầu rõ ràng và ít cần sự linh hoạt.
Lợi ích cho startup:
- Sử dụng các giai đoạn/cột mốc dự án được xác định rõ ràng để giảm sự mơ hồ trong quá trình thực hiện dự án
- Lưu giữ hồ sơ chi tiết ở mỗi giai đoạn để chuyển giao kiến thức, tuân thủ quy định và lập kế hoạch dự án trong tương lai một cách suôn sẻ
- Dự đoán chính xác dòng thời gian và kết quả dự án
Tuy nhiên, cấu trúc cứng nhắc, tuyến tính khiến nó khó thích ứng với những thay đổi, điều này có thể là mối lo lớn cho các startup. Quá trình thử nghiệm và phản hồi diễn ra muộn, nên bạn có thể phát hiện ra những vấn đề quan trọng khi giải quyết chúng, điều này tốn kém và mất thời gian.
Trong số các phương pháp này, Scrum và XP rất phù hợp với hệ sinh thái khởi nghiệp nhờ tính linh hoạt và bản chất lặp đi lặp lại. Lean và Kanban rất tốt để tối ưu hóa các quy trình phức tạp và trực quan hóa quy trình làm việc. Waterfall và CPM phù hợp hơn với các dự án có yêu cầu và phụ thuộc rõ ràng, không thay đổi, nhưng những điều kiện này hiếm khi xảy ra trong các công ty khởi nghiệp.
Quản lý dự án trong startup khác biệt như thế nào
Quản lý dự án trong các công ty khởi nghiệp là một cuộc chơi hoàn toàn khác so với các công ty đã thành lập. Dưới đây là tóm tắt nhanh về những điểm độc đáo trong quản lý dự án cho các công ty khởi nghiệp:
1. Sứ mệnh và tầm nhìn
Trong hầu hết các trường hợp, các startup có sứ mệnh và tầm nhìn táo bạo, mong muốn giải quyết một vấn đề độc đáo. Chúng bắt nguồn từ mong muốn tạo ra tác động đáng kể đến thế giới và tạo dựng vị thế vững chắc trong ngành. Những tuyên bố này có thể thay đổi tùy thuộc vào sự phát triển của startup.
Ngược lại, các doanh nghiệp đã thành lập có sứ mệnh và tầm nhìn ổn định và rõ ràng hơn để duy trì sự tăng trưởng trên các thị trường hiện tại.
2. Hợp tác và giao tiếp
Các startup thường có phong cách giao tiếp thân mật. Nhờ quy mô nhóm nhỏ và cơ cấu tổ chức phẳng, bạn có thể khuyến khích đối thoại cởi mở, hợp tác chặt chẽ và đẩy nhanh quá trình ra quyết định.
Điều này khác biệt so với các công ty lớn, nơi giao tiếp được tổ chức chặt chẽ và quy trình ra quyết định mang tính phân cấp.
3. Phát triển Sản phẩm tối thiểu khả thi (MVP)
Trong một startup, bạn tập trung vào phát triển và ra mắt MVP để thử nghiệm thị trường, thu thập phản hồi của người dùng và lặp lại nhanh chóng. Mục tiêu của bạn là học hỏi và thích nghi hơn là hoàn thiện sản phẩm ban đầu.
Cách tiếp cận này khác với cách tiếp cận của các công ty lớn. Họ có thể chi nhiều thời gian và nguồn lực hơn cho việc phát triển sản phẩm và nghiên cứu thị trường một cách kỹ lưỡng.
Vào năm 2004, một công ty khởi nghiệp với tên gọi "Snowdevil", một cửa hàng trực tuyến bán dụng cụ trượt tuyết. Công ty này không thành công, nhưng những người sáng lập vẫn nhìn thấy tia hy vọng trong nền tảng thương mại điện tử của họ. Vì vậy, hai năm sau, Tobias Lütke, Daniel Weinand và Scott Lake đã ra mắt Shopify. Ngày nay, Shopify đã trở thành một công ty lớn trong lĩnh vực thương mại điện tử, giúp các doanh nghiệp khác xây dựng cửa hàng trực tuyến.
4. Thay đổi ưu tiên
Là người sáng lập startup, bạn phải có khả năng thích ứng cao và có thể thay đổi các ưu tiên dựa trên phản hồi của thị trường, trạng thái tài chính và các yếu tố liên quan khác.
Ngược lại, các công ty đã thành lập có các ưu tiên ổn định dựa trên dữ liệu và kinh nghiệm trong quá khứ.
Ví dụ, YouTube bắt đầu là một trang web hẹn hò, nơi người dùng có thể đăng video mô tả về người bạn đời lý tưởng của mình. Ý tưởng này không thành công. Tuy nhiên, hai nhà đồng sáng lập Steven Chen và Jawed Karim vẫn giữ hy vọng. Họ thay đổi ý tưởng ban đầu và mở cửa cho người dùng đăng bất kỳ loại nội dung video nào họ thích. Và phần còn lại là lịch sử!
Thực hiện quản lý dự án trong các công ty khởi nghiệp: Hướng dẫn từng bước
Các công ty khởi nghiệp thường hoạt động trong môi trường năng động, nhịp độ nhanh với nguồn lực hạn chế. Quản lý dự án hiệu quả là yếu tố quan trọng để đạt được mục tiêu và tối đa hóa hiệu quả.
Dưới đây là hướng dẫn từng bước:
1. Xác định vai trò và trách nhiệm
Nếu startup của bạn đang trong giai đoạn đầu với một nhóm rất nhỏ, rất có thể sẽ không có ranh giới rõ ràng giữa người phụ trách phát triển, người làm công việc thiết kế sản phẩm, người thu thập phản hồi của các bên liên quan và người lập chiến lược tiếp thị.
Thật tuyệt vời khi có một phương pháp hợp tác và giữ cho toàn bộ nhóm tham gia. Tuy nhiên, việc thiếu cấu trúc cũng có thể dẫn đến tình trạng kiệt sức và hỗn loạn không mong muốn.
Vì vậy, đây là bước đầu tiên để thiết lập một hệ thống quản lý dự án khởi nghiệp hiệu quả: phân công vai trò và xác định rõ trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm.
Nó sẽ trông giống như sau:
- Quản lý dự án: Chỉ định một quản lý dự án để giám sát dự án, đảm bảo dự án diễn ra đúng tiến độ, trong phạm vi ngân sách và đạt được các mục tiêu. Các trách nhiệm khác bao gồm phối hợp với các thành viên trong nhóm, quản lý rủi ro và xử lý thông tin liên lạc với các bên liên quan
- Thành viên nhóm: Tùy thuộc vào phạm vi dự án, nhóm có thể bao gồm các nhà phát triển, nhà thiết kế, nhà tiếp thị hoặc các chuyên gia khác. Phác thảo trách nhiệm của từng người để rõ ràng hơn
- Chủ sở hữu sản phẩm (nếu có): Trong các khung Agile (đặc biệt là trong Scrum), Chủ sở hữu sản phẩm đại diện cho các bên liên quan và đảm bảo nhóm mang lại giá trị cho doanh nghiệp
- Scrum Master (nếu có): Agile Scrum Master chịu trách nhiệm điều hành các quy trình và nghi thức Scrum khác nhau, loại bỏ các trở ngại và giúp nhóm tuân thủ các thực tiễn Agile
Đây là ý tưởng cốt lõi. Vai trò và trách nhiệm cụ thể sẽ khác nhau tùy thuộc vào ngành và kích thước nhóm của bạn.
2. Chọn phương pháp quản lý dự án phù hợp
Như chúng ta đã thấy trước đó, phương pháp Agile phù hợp nhất với các startup. Khung Agile mà bạn chọn sẽ phụ thuộc vào độ phức tạp và yêu cầu của dự án, mục tiêu quản lý dự án của bạn và sở thích của các thành viên trong nhóm.
Ví dụ, Scrum là công cụ lý tưởng cho các dự án cần một khung công việc có cấu trúc với các vai trò, sự kiện và sản phẩm được xác định trước. Vì hoạt động theo các chu kỳ có độ dài cố định (sprint), công cụ này phù hợp hơn với các nhóm làm việc theo thói quen và cần một lộ trình rõ ràng để hoàn thành công việc theo từng giai đoạn.
Mặt khác, Kanban linh hoạt hơn và không có vai trò cố định. Nó hoạt động hiệu quả nhất khi công việc đến liên tục thay vì theo khoảng thời gian cố định. Bảng Kanban cho phép các nhóm xem trạng thái công việc trong nháy mắt, giúp dễ dàng xác định các điểm nghẽn và tối ưu hóa quy trình cho phù hợp. Bạn có thể sử dụng nó cho các dự án có mức độ ưu tiên khác nhau và các công việc cần được giải quyết ngay khi phát sinh.
Dù bạn chọn phương pháp nào, hãy trang bị cho các thành viên trong nhóm những khóa đào tạo và tài nguyên phù hợp để họ có thể hiểu rõ phương pháp đó. Ví dụ, Scrum là một khung công tác phức tạp với đường cong học tập đáng kể. Các thành viên mới trong nhóm có thể cảm thấy khó khăn, điều này có thể ảnh hưởng đến năng suất của họ. Với đào tạo và hỗ trợ, họ có thể nắm bắt được các sắc thái của phương pháp này và tuân theo các thực tiễn để cải thiện quá trình phát triển.
3. Bắt đầu với công cụ quản lý dự án
Xây dựng một startup là công việc khó khăn. Bạn phải luôn cảnh giác, xoay xở với nhiều công việc kinh doanh, từ phát triển, vận hành, tiếp thị đến tìm kiếm nhà đầu tư tiềm năng. Với quá nhiều việc phải làm, thật khó để theo kịp những ưu tiên thay đổi và lượng thông tin mới đổ về.
Nhưng bạn biết gì không? Với Phần mềm quản lý dự án khởi nghiệp ClickUp , bạn có thể kiểm soát sự hỗn loạn.
Được thiết kế để thích ứng với tốc độ, sự linh hoạt, tính khó dự đoán và khả năng mở rộng của các startup, công cụ này sẽ trở thành trụ sở kỹ thuật số của bạn. Nó giúp bạn tổ chức công việc, cung cấp bức tranh tổng quan rõ ràng về quy trình và công việc của bạn, đồng thời giúp bạn đạt được mục tiêu hiệu quả hơn.
Hãy cùng tìm hiểu cách bạn có thể tận dụng tối đa công cụ này:
- Mở rộng nhóm của bạn và quản lý các dự án phức tạp một cách dễ dàng với Phân cấp ClickUp. Tạo Không gian Làm việc của bạn và chia thành Không gian, Danh sách công việc, Nhiệm vụ và Công việc con để theo dõi phân cấp nhóm, nhiệm vụ và các tài nguyên liên quan đến dự án của bạn
- Đặt mục tiêu cụ thể (S), có thể đo lường (M), có thể đạt được (A), có liên quan (R), có thời hạn (T) (SMART) cho startup của bạn bằng cách sử dụng ClickUp Goals, chia chúng thành các mục tiêu có thể thực hiện và thực hiện các hành động có ý nghĩa thường xuyên
- Phân công công việc cho các thành viên trong nhóm/freelancer, đặt ngày bắt đầu và ngày đáo hạn, đánh dấu các ưu tiên của bạn và cung cấp cho mọi người khả năng hiển thị rõ ràng về quy trình làm việc với ClickUp Task Priorities
- Cộng tác trong thời gian thực với ClickUp Docs, giao tiếp không đồng bộ bằng cách sử dụng các bình luận được gán trên Nhiệm vụ và Tài liệu, chia sẻ tệp đính kèm và luôn cập nhật thông tin mới nhất
- Hình dung khối lượng công việc của nhóm, xác định rủi ro tiềm ẩn, theo dõi thời gian, nhận thông tin chi tiết về sprint, kiểm tra tiến độ và ROI của các chiến dịch tiếp thị, xem tổng quan về doanh số bán hàng và hơn thế nữa với Bảng điều khiển ClickUp
- Tóm tắt các chủ đề bình luận dài, nhận cập nhật dự án tự động, tạo công việc con tự động dựa trên mô tả nhiệm vụ và tự động hóa các mục hành động với trợ lý AI của ClickUp, ClickUp Brain
4. Tích hợp phần mềm quản lý dự án với công nghệ của bạn
Để giảm bớt sự phức tạp không cần thiết, bạn sẽ muốn làm cho công nghệ của mình gọn gàng và mạnh mẽ hơn. Tin tốt là khi sử dụng ClickUp Integrations, bạn có thể tích hợp với hơn 1000 ứng dụng của bên thứ ba và quản lý mọi thứ từ một nền tảng duy nhất.
Dưới đây là một số tích hợp quan trọng mà bạn nên biết:
- Giao tiếp: Slack, Microsoft Teams, Zoom
- Phát triển: GitHub, GitLab, Bitbucket
- Lưu trữ tệp: Google Drive, Dropbox, OneDrive
- Theo dõi thời gian: Toggl, Harvest, Evenhour
- Quản lý khách hàng: Salesforce, HubSpot, Intercom
Và đây chỉ là phần nổi của tảng băng chìm. Ngoài các tích hợp sẵn có, bạn còn có thể sử dụng API hoặc các trình kết nối của bên thứ ba (ví dụ: Zapier) để liên kết ClickUp với các phần mềm khác trong hệ thống công nghệ của bạn.
Các startup trong nhiều ngành công nghiệp yêu thích cách ClickUp thích ứng với nhu cầu riêng của họ.
Chúng tôi là một công ty sáng tạo, hoạt động hiệu quả nhất với các nền tảng cho phép chúng tôi theo kịp tốc độ phát triển siêu nhanh của một startup tăng trưởng cao, và ClickUp là công cụ phù hợp nhất cho mục đích này.
Chúng tôi là một công ty sáng tạo, hoạt động hiệu quả nhất với các nền tảng cho phép chúng tôi theo kịp tốc độ phát triển siêu nhanh của một startup tăng trưởng cao, và ClickUp là công cụ phù hợp nhất cho mục đích này.
ClickUp cho các nhóm quản lý dự án
Giải pháp Quản lý dự án của ClickUp cung cấp các tính năng bổ sung có thể mang lại lợi ích đáng kể cho các startup:
- Chế độ xem có thể tùy chỉnh: ClickUp Views cho phép bạn linh hoạt hình dung các dự án của mình theo cách phù hợp với quy trình làm việc của bạn. Ví dụ: chế độ xem Gantt có thể giúp các nhà quản lý dự án theo dõi dòng thời gian và các phụ thuộc, trong khi chế độ xem Bảng có thể hỗ trợ quy trình làm việc theo phong cách Kanban
- Quản lý tài nguyên: Sử dụng các tính năng quản lý tài nguyên, chẳng hạn như chế độ xem Khối lượng công việc và biểu đồ Tốc độ, để phân bổ tài nguyên hiệu quả và theo dõi việc phân công công việc, thời hạn và mức độ ưu tiên. Điều này đảm bảo các nhóm có thể tối đa hóa năng suất và quản lý khối lượng công việc hiệu quả
- Hỗ trợ và giới thiệu cho các công ty khởi nghiệp: Thông qua Chương trình ClickUp cho Công ty Khởi nghiệp, bạn có thể truy cập các tính năng cao cấp và tài nguyên giới thiệu miễn phí. Sáng kiến này được thiết kế để giúp các doanh nghiệp mới khởi động hành trình năng suất của mình và tận dụng tối đa các khả năng của ClickUp
Sử dụng ClickUp để xây dựng Quản lý dự án khởi nghiệp của chúng tôi từ đầu là một trải nghiệm tuyệt vời.
Sử dụng ClickUp để xây dựng Quản lý dự án khởi nghiệp của chúng tôi từ đầu là một trải nghiệm tuyệt vời.
Mẫu quản lý dự án ClickUp
Bạn cũng có thể sử dụng các mẫu quản lý dự án để bắt đầu ngay lập tức — không cần phải xây dựng từ đầu!
Một lựa chọn tuyệt vời là Mẫu quản lý dự án của ClickUp . Lý tưởng cho các dự án có nhiều giai đoạn, khung này giúp bạn đánh dấu các nhiệm vụ của mình bằng các trạng thái tùy chỉnh (Đang tiến hành, Có rủi ro, Đang tiến hành, Chưa bắt đầu, Hoàn thành, Cần cập nhật, v.v.).
Bạn có thể sắp xếp các công việc thành các danh mục riêng biệt như Bộ phận, Giai đoạn dự án, Ưu tiên, Quản lý dự án, Ước lượng thời gian và các chi tiết liên quan khác bằng các trường tùy chỉnh.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Có được chế độ xem toàn cảnh về dự án của bạn qua các giai đoạn và bộ phận
- Phá bỏ rào cản và giúp mọi người hiển thị tiến độ dự án
- Xác định các rủi ro (ví dụ: chậm trễ, thiếu hụt nguồn lực) và thực hiện các biện pháp nhanh chóng để giảm thiểu chúng
- Hình dung tiến độ bằng biểu đồ Gantt, bảng Kanban hoặc bất kỳ cách nào bạn thích
Chúng tôi quyết định chuyển sang ClickUp vì nó rất dễ sử dụng và hầu như không cần đào tạo, chính xác là những gì chúng tôi cần với tư cách là một công ty khởi nghiệp đang phát triển.
Chúng tôi quyết định chuyển sang ClickUp vì nó rất dễ sử dụng và hầu như không cần đào tạo, chính xác là những gì chúng tôi cần với tư cách là một công ty khởi nghiệp đang phát triển.
Mẹo quản lý dự án hiệu quả trong startup
Dưới đây là một số mẹo quản lý dự án khởi nghiệp có thể giúp đẩy nhanh thành công của dự án:
1. Truyền đạt thông điệp quan trọng một cách rõ ràng
Duy trì giao tiếp rõ ràng và nhất quán giữa các thành viên trong nhóm. Tốt hơn là giao tiếp quá mức hơn là bỏ sót các chi tiết quan trọng. Ví dụ: khi bạn ra mắt một sản phẩm mới, hãy đảm bảo mọi thành viên trong nhóm đều nắm rõ mục tiêu, dòng thời gian và vai trò của mình. Sử dụng các công cụ cộng tác, email và các cuộc họp hàng ngày để mọi người luôn được cập nhật thông tin.
2. Khuyến khích các kênh giao tiếp linh hoạt
Tạo môi trường để các thành viên trong nhóm có thể chia sẻ ý tưởng và mối quan tâm một cách tự do. Ví dụ, bạn có thể sắp xếp một cuộc họp nhóm hàng tuần để mọi người thảo luận về những thách thức và thành công của họ. Những cuộc đối thoại cởi mở như vậy giúp xác định sớm những trở ngại tiềm ẩn.
3. Xây dựng cơ chế phản hồi
Thực hiện cơ chế phản hồi thường xuyên để khuyến khích cải tiến liên tục. Sử dụng các cuộc họp cá nhân, đánh giá hiệu suất và khảo sát phản hồi để xác định những gì đang hiệu quả và những gì không. Ví dụ: sau khi hoàn thành một dự án, bạn có thể tổ chức một phiên đánh giá để thảo luận về những thành công và đưa ra đề xuất cải tiến cho các dự án trong tương lai.
Xem thêm: Các công cụ tốt nhất cho startup
Những thách thức trong quản lý dự án khởi nghiệp và các chiến lược để vượt qua
Mặc dù điều hành một startup mang lại nhiều thành quả, bạn phải đối mặt với một số trở ngại lớn trên con đường dẫn đến thành công:
1. Các quy trình hoặc vai trò không rõ ràng
Trong giai đoạn đầu thành lập, ưu tiên hàng đầu của bạn là đổi mới và phát triển. Tuy nhiên, tập trung tất cả nỗ lực vào những lĩnh vực này có thể làm lu mờ nhu cầu về cấu trúc và dẫn đến sự mơ hồ.
Sự mơ hồ có thể thể hiện dưới nhiều hình thức—các thành viên trong nhóm của bạn có thể không biết ai chịu trách nhiệm cho công việc cụ thể, quy trình ra quyết định có thể không rõ ràng và có thể không có quy trình chuẩn hóa cho các hoạt động thường ngày. Sự nhầm lẫn này có thể dẫn đến hiệu quả thấp, nỗ lực trùng lặp và các công việc quan trọng bị bỏ sót.
Cách bạn có thể đối phó với điều này:
- Xác định rõ vai trò và trách nhiệm: Ngay cả khi nhóm của bạn nhỏ, việc phân định ai chịu trách nhiệm về việc gì là rất quan trọng. Sử dụng một khung như ma trận RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed - Người chịu trách nhiệm, Người báo cáo, Người tham khảo, Người được thông báo) để xác định vai trò và duy trì tính minh bạch
- Thiết lập quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP): Tạo SOP ghi lại các quy trình khóa của startup và giúp kiến thức dễ dàng truyền đạt. Ví dụ, có quy trình nhập môn được ghi chép rõ ràng sẽ giúp nhân viên mới nhanh chóng bắt kịp công việc
2. Nguồn lực hạn chế
Các công ty khởi nghiệp, đặc biệt là trong những ngày đầu, thường hoạt động với nguồn lực hạn chế (ví dụ: ngân sách eo hẹp, lực lượng lao động ít, thiếu công nghệ tiên tiến). Điều này hạn chế bạn đầu tư đúng mức vào phát triển sản phẩm và tiếp thị hoặc tuyển dụng nhân tài mới.
Cách bạn có thể đối phó với điều này:
- Xếp hạng công việc theo mức độ ưu tiên: Sử dụng nguyên tắc Pareto (quy tắc 80/20) để xác định những công việc có tác động lớn nhất trong quy trình làm việc của bạn và phân bổ phần lớn nguồn lực để tập trung vào những công việc đó
- Tận dụng freelancer và nhà thầu: Thay vì thuê nhân viên toàn thời gian cho mọi vai trò, hãy cân nhắc sử dụng freelancer cho các dự án hoặc công việc cụ thể
3. Vấn đề về khả năng mở rộng
Khi startup của bạn phát triển và bạn có thêm khách hàng và thành viên mới, các hệ thống ban đầu có thể không hỗ trợ khối lượng công việc và độ phức tạp ngày càng tăng. Kết quả là, hiệu quả của bạn bị ảnh hưởng.
Cách bạn có thể đối phó với điều này:
- Áp dụng các giải pháp có thể mở rộng từ sớm: Chọn phần mềm có thể phát triển cùng với doanh nghiệp của bạn. Ví dụ: một công cụ quản lý dự án mạnh mẽ như ClickUp có thể nhanh chóng đáp ứng khối lượng công việc đa dạng, cho dù bạn có vài người dùng hay vài trăm người dùng
- Đầu tư vào đào tạo: Trang bị cho nhóm của bạn những kỹ năng phù hợp (kiến thức vững vàng về các công cụ, kỹ năng quản lý nhân sự và kỹ năng quản lý khách hàng, để đề cập đến một vài ví dụ) để xử lý các trách nhiệm ngày càng tăng. Sắp xếp các phiên đào tạo thường xuyên và cung cấp quyền truy cập vào các khóa học để nâng cao kỹ năng
- Tự động hóa khi có thể: Xác định các công việc lặp đi lặp lại (như phân công công việc, cập nhật dự án, gửi nhắc nhở về thời hạn, v.v.) trong quy trình làm việc của bạn. Tìm cách tự động hóa chúng và giải phóng lịch trình của bạn để tập trung vào công việc chiến lược hơn
4. Quản lý dòng thời gian
Thời gian là vàng trong các công ty khởi nghiệp, nơi bạn có quá nhiều việc cần làm trong thời gian quá ngắn. Nhưng nếu bạn cố gắng làm mọi việc cùng một lúc, bạn sẽ nhanh chóng kiệt sức và kết quả dự án sẽ bị ảnh hưởng
Cách bạn có thể đối phó với điều này:
- Thêm thời gian dự phòng: Dành thời gian dự phòng để ứng phó với những sự chậm trễ không lường trước và tránh lịch trình quá dày gây căng thẳng
- Sử dụng mẫu quản lý dòng thời gian: Ước lượng thời lượng của toàn bộ vòng đời dự án và chia nhỏ thành các ước lượng thời gian cho từng công việc bằng mẫu dòng thời gian dự án
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng <29>Mẫu dòng thời gian dự án Gantt của ClickUp để quản lý các công việc mới và hiện tại dự kiến sẽ kéo dài trong thời gian dài. Bạn có thể theo dõi tổng quan quá trình hàng ngày, hàng tháng và hàng năm, đồng thời theo dõi tiến độ.
Đơn giản hóa quản lý dự án khởi nghiệp với ClickUp
Khi bạn phải làm việc với lịch trình, ngân sách và nguồn lực eo hẹp, bạn cần một phần mềm quản lý dự án linh hoạt, giàu giá trị để lo liệu mọi việc từ A đến Z cho nhiều dự án của mình. Và còn gì có thể là lựa chọn tốt hơn ClickUp cho việc quản lý dự án của các startup?
Công cụ quản lý dự án khởi nghiệp này giúp bạn giảm bớt khối lượng công việc, giữ mọi thứ ngăn nắp, tăng cường sự hợp tác của nhóm với các bên liên quan bên ngoài và phân tích cách thức thực hành quản lý dự án của bạn đang mang lại hiệu quả.
Bắt đầu với ClickUp ngay hôm nay và biến những điều không chắc chắn thành cơ hội phát triển!